1

2

ISI KANDUNGAN

BAB 1 PENGENALAN

1.1 Latar Belakang Jabatan Khidmat Pengurusan

1.2 Objektif JKP

1.3 Fungsi Jabatan Khidmat Pengurusan

1.4 Carta Organisasi

1.4.1 Carta Organisasi MBSP

1.4.2 Carta Organisasi JKP

1.5 Piagam Pelanggan

1.6 Pengenalan Mengenai Inovasi – Sistem e-

SPAM

BAB 2 IMPAK SEBELUM INOVASI DIHASILKAN

2.1 Kelemahan Sistem Sedia Ada

BAB 3 IMPAK SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

3.1 Impak Kepada Pengurusan Ahli Majlis

3.2 Impak Kepada Jabatan-Jabatan MBSP

BAB 4 ELEMEN INOVASI

BAB 5 PENGIKTIRAFAN DITERIMA

BAB 6 RUMUSAN

BAB 7 PENGHARGAAN

3

BAB 1

PENGENALAN

1.0 PENGENALAN

a. Penerangan mengenai Jabatan Khidmat Pengurusan, Majlis Bandaraya

Seberang Perai (JKP MBSP)

JKP MBSP mempunyai lima (5) bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Bahagian

Perkhidmatan dan perjawatan, Bahagian Latihan dan kompetensi, Bahagian

Perolehan dan Aset, Bahagian Kaunter Berpusat serta Bahagian

Kesetiausahaan. Fungsi JKP MBSP adalah seperti berikut :

Menguruskan perkara-perkara berkaitan dengan Pentadbiran Am,

Personel dan Kebajikan Kakitangan, Pembekalan dan Stor, Kontrak dan

Perkhidmatan.

Memberi perkhidmatan urusetia kepada jawatankuasa-jawatankuasa

Penasihat serta Majlis Penuh.

Pembangunan Sumber Manusia – Menyedia ruang serta peluang dan

mengurus perkara-perkara yang berkaitan dengan latihan, kursus,

pembangunan diri dan kerjaya kakitangan.

Saluran komunikasi antara pentadbiran MPSP dengan Jabatan Kerajaan,

Badan Berkanun atau Pihak Berkuasa Tempatan lain.

Menyediakan sistem kawalan ke atas penggunaan kenderaan Jabatan

Khidmat Pengurusan dan juga kebersihan pejabat.

Mengawalselia pembangunan sistem dan teknologi maklumat Majlis.

4

Pengurusan hal-hal berkaitan dengan perolehan dan bekalan MPSP

.Pengurusan Hal Ehwal Ahli Majlis MPSP

Urusetia Hal Ehwal Ahli Majlis di bawah Bahagian Pentadbiran

bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan berkaitan Ahli Majlis

MBSP. Inovasi yang diwujudkan ini mengambil kira proses kerja yang dilakukan

di jabatan. Piagam pelanggan inovasi yang telah diwujudkan adalah

permohonan dibuat secara online dan diproses serta merta.

Objektif JKP MBSP adalah bagi memastikan urusan pengurusan am dan

perkhidmatan personal Majlis diuruskan secara efisyen dan sistematik mengikut

peraturan-peraturan / pekeliling yang ditetapkan bagi memberi kepuasan

pelanggan dalaman / luaran dengan sistem penyampaian yang cekap dan

berkualiti

b. Pengenalan Mengenai Inovasi

Inovasi yang diwujudkan adalah Sistem Peruntukan Ahli Majlis atau e-SPAM

merupakan hasil cetusan idea yang kreatif serta inovatif dalam aspek yang dapat

meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi terutama dalam sistem

penyampaian perkhidmatan yang optimum dan responsif kepada stakeholders.

e-SPAM adalah sistem yang melibatkan pembangunan web responsif untuk

membantu Ahli Majlis membuat permohonan dan membuat semakan

pengurusan perbelanjaan peruntukan RM1.68 juta. Setiap Ahli Majlis MBSP

telah diberi peruntukan sebanyak RM 70,000.00 setahun untuk pelaksanaan

Projek Projek di bawah peruntukan Ahli Majlis dan MBSP mempunyai 24 Ahli

Majlis. e-SPAM juga memberi maafaat kepada pihak urusetia bagi membantu

MBSP meningkatkan dan memberikan kualiti perkhidmatan yang terbaik di

samping menjadikan dapat meningkatkan mutu proses kerja di jabatan.

5

Inovasi yang dihasilkan ini adalah secara menyeluruh dan kumpulan sasar bagi

inovasi yang diwujudkan adalah Ahli Majlis / kontraktor / pembekal / MPKK /

Persatuan Penduduk dimana peruntukan digunakan untuk manfaat penduduk

Seberang Perai.

Selaras dengan objektif Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Pulau Pinang (AIKN)

diadakan maka e-SPAM telah mencipta inovasi bagi memperkasakan lagi

perkhidmatan dan mutu kerja melalui medium Teknologi ICT. e-SPAM

merupakan sistem yang diperkenalkan pada Tahun 2019 untuk sesi percubaan

dan telah digunakan sepenuhnya bermula tahun 2020.

Proses pelaksanaan e-SPAM adalah secara in-house dimana cetusan idea

diperolehi daripada sesi perbincangan pelbagai peringkat pengurusan dan

seterusnya diprogramkan oleh vendor. Jabatan mengambil masa tempoh selama

lebih kurang setahun bagi membangunkan sistem ini dengan mengadakan

beberapa siri perbincangan bersama jabatan dan vendor.

6

Implikasi Kewangan

e-SPAM merupakan cetusan idea secara in house namun ianya masih perlu

diprogramkan oleh vendor bagi memastikan sistem diwujudkan dengan

menggunakan kepakaran teknologi. e-SPAM juga merupakan sistem yang

mesra penguna, mempercepatkan dan mempermudahkan semua proses

pelaksanaan kerja-kerja supaya berjalan dengan lancar. Implikasi kewangan

yang terlibat adalah sebanyak RM32,330.00 bagi memastikan sistem dapat

diprogramkan seperti yang dikehendaki.

TEMPOH PELAKSANAAN e-SPAM

No. PERKARA TARIKH MULA TARIKH SIAP TEMPOH (HARI)

1 Sesi Perbincangan Mac 2 Kajian 01/03/2019 15/03/2019 11

3 Pembangunan sistem 15/03/2019 31/07/2019 99

4 Sesi Percubaan 01/08/2019 01/09/2019 22

5 Sesi Penambahbaikan 01/09/2019 01/10/2019 22

7

Kategori inovasi yang dipertandingkan adalah Anugerah Inovasi ICT dimana

inovasi yang telah dihasilkan ini dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti

jabatan dan merangkumi penambahbaikan kepada sistem, prosedur, kaedeh dan

cara kerja.

Indikator inovasi adalah permohonan yang telah diterima dan digunakan untuk

memproses permohonan oleh Ahli Majlis. Pelaksanaan e-SPAM ini merupakan

proses inovasi yang akan digunakan oleh urusetia dalam proses kerja seharian.

Tambahan pula, sistem ini boleh diakses oleh AM dan jabatan melalui telefon

pintar atau komputer mudah alih di mana-mana sahaja menggantikan proses

permohonan peruntukan yang sebelum ini yang dilakukan secara bersemuka.

Input yang diterima dengan wujudnya e-SPAM adalah seperti berikut:

i. Ahli Majlis boleh akses dengan mudah tanpa mengira waktu dan tidak

perlu hadir ke MBSP untuk membuat permohonan dan menyemak baki

peruntukan tetapi boleh melihat melalui atas talian pada bila-bila masa.

Sama ada melalui link atau website MBSP.

ii. Status kelulusan dan senarai permohonan tahun semasa boleh dilihat

oleh AM dan urusetia untuk tujuan kemaskini dan tindakan selanjutnya.

8

2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIGUNAKAN

Perbandingan mengenai kaedah / sistem yang digunakan

i. Permohonan peruntukan sebelum inovasi adalah secara manual

dengan menggunakan borang permohonan seperti di bawah.

ii. Permohonan perlu dikemukakan oleh Ahli Majlis kepada urusetia

untuk diproses dalam tempoh tiga (3) hari untuk kelulusan oleh

YBhg. Datuk Bandar. Pihak Urus Setia akan membuat semakan

samada memenuhi garis panduan pelaksanaan projek dari segi

skop projek yang dibenarkan dan peruntukan adalah mencukupi

sebelum dikemukakan kepada Tuan Setiausaha Bandaraya untuk

disokong dan YBhg. Datuk Bandar untuk kelulusan. Permohonan

projek yang tidak mendapat kelulusan akan dimaklumkan kepada

Ahli Majlis.

iii. Inovasi yang dihasilkan bagi menambahbaik proses sedia ada

adalah dengan mewujudkan e-SPAM untuk memudahkan dan

9

mempercepatkan proses permohonan. Ahli Majlis dapat

mengetahui status permohonan dengan kadar segera.

3.0 IMPAK INOVASI

i. Agensi / Jabatan Perkhidmatan

Pihak Urusetia hanya perlu memantau permohonan melalui e-

SPAM bagi setiap permohonan yang terima tanpa perlu

menyemak borang secara fizikal. Selain itu juga inovasi ini dapat

menjimatkan penggunaan kertas kerana permohonan disemak dan

dipantau melalui sistem. Inovasi ini juga dapat menjimatkan masa

dan kos pentadbiran.

ii. Awam Rakyat / Perniagaan

MBSP telah menyediakan RM 70,000.00 setahun kepada setiap

Ahli Majlis seperti yang ditetapkan oleh Majlis Mesyuarat

Kerajaan (MMK) untuk pelaksanaan Projek Projek di bawah

peruntukan Ahli Majlis. Peruntukan disediakan adalah bagi

melaksanakan projek-projek infrastruktur dan projek-projek di

bawah program “Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”

selaras dengan dasar kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah

“Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”.

iii. Kumpulan Sasar

Inovasi ini meletakkan kumpulan sasaran iaitu Ahli Majlis secara

khusus dan penduduk Seberang Perai secara amnya.

10

4.0 ELEMEN INOVASI

i. Inovatif / Kreativiti

Inovasi ini diterjemahkan melalui kretiviti dimana urusetia

mengawal peruntukan perbelanjaan Ahli Majlis sebanyak RM1.68

Juta melalui e-SPAM. Elemen baru yang diwujudkan adalah

permohonan melalui e-SPAM dapat diakses pada bila-bila masa

dengan menggunakan telefon pintar atau tab. Inovasi ini secara

langsung memberi manfaat kedua-kedua pihak dari segi

penjimatan masa. Elemen inovasi ini dapat mempermudahkan /

penyelesaian masalah seperti berikut :

a. Inovasi ini membantu mempercepatkan proses pengeluaran

Pesanan Kerajaan kepada kontraktor / pembekal daripada tujuh (7)

hari kepada tiga (3) hari.

b. Ahli Majlis dapat membuat perancangan untuk perbelanjaan

peruntukan di mana sistem ini dapat mengemaskini baki peruntukan

yang boleh digunakan.

c. Ahli Majlis boleh menyemak status kelulusan permohonan

dengan hanya mengakses e-SPAM tanpa merujuk kepada urusetia.

d. Ahli Majlis hanya memuat naik sebutharga dalam e-SPAM yang

mena boleh memudahkan dan mempercepatkan permohonan

tanpa perlu ke pejabat.

11

ii. Keberkesanan

Inovasi yang dihasilkan dapat memberi ruang dan kaedah kepada

Ahli Majlis untuk menyemak semua permohonan yang telah dibuat

dengan hanya dihujung jari berbanding dengan cara konvensional,

Ahli Majlis perlu menyemak semua permohanan yang telah dibuat

dengan hadir ke pejabat. Selain itu juga, laporan boleh dipamerkan

mengikut carian yang dikehendaki.

Inovasi ini dapat meningkatkan produktiviti / kepuasan dengan cara

boleh memproses permohonan secara serentak dan semua

permohonan Ahli boleh dimohon secara serentak. Semua

permohonan dapat dibuat dalam tempoh yang ditetapkan iaitu tiga

(3) hari.

Proses permohonan peruntukan yang diproses oleh e-SPAM

Projek-projek yang dilaksanakan adalah bagi melaksanakan projek-

projek infrastruktur dan projek-projek di bawah program “Cleaner,

Greener, Safer and Healthier Penang” selaras dengan dasar

kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah “Cleaner, Greener, Safer and

Healthier Penang”. Peruntukan ini memberi peluang dan

meningkatkan penglibatkan kontraktor / pembekal dalam

merancakkan ekonomi.

iii. Signifikan

Inovasi ini memberi perkhidmatan boleh mesra pelanggan kerana

s-SPAM akan memproses cara bayaran dengan cara EFT kepada

kontraktor / pembekal yang telah dilantik. e-SPAM merupakan

inovasi yang menjimatkan masa, kos, mudah digunakan dan dapat

mempertingkatan produktiviti kerja di lapangan.

12

e-SPAM dapat memenuhi objektif inisiatif di dalam perkhidmatan

awam kerana menggunakan perkhidmatan atas talian dan

menjadikan organisasi ke arah persekitaran digitial di tempat kerja

dan menjimatkan masa serta paperless.

Pemohon juga boleh menyemak terus Nama Pembekal yangtelah

didaftarkan dalam sistem e-perolehan MBSP. Sistem Peruntukan

akan kongsi data dengan Sistem Perolehan untuk memastikan

nama pembekal telah berdaftar. E-SPAM akan memberi notifikasi

bagi pengawai sebagai tanda isyarat jika nama pembekal tidak

berdaftar di Sistem e-Perolehan.

iv. Relevan

Inovasi ini dapat memberi sumbangan kepada pembentukan

ekonomi nilai tinggi kerana peruntukan yang disediakan sebanyak

RM1.68 juta. Setiap Ahli Majlis telah diberi peruntukan sebanyak

RM 70,000.00 setahun untuk pelaksanaan projek-projek kepada

rakyat.Projek-projek yang dilaksanakan adalah bagi melaksanakan

projek-projek infrastruktur dan projek-projek di bawah program

13

“Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang” selaras dengan

dasar kerajaan negeri Pulau Pinang ke arah “Cleaner, Greener,

Safer and Healthier Penang”.

Had nilai bagi projek-projek infrastruktur adalah sebanyak RM

35,000.00 dan had nilai bagi program di bawah Projek “Cleaner,

Greener, Safer and Healthier Penang” dan Projek-Projek Khas /

Latihan / Bekalan adalah sebanyak RM 35,000.00. Jumlah

keseluruhan peruntukan bagi setiap Ahli Majlis untuk setahun

adalah sebanyak RM70,000.00

Bagi memastikan inovasi ini relevan ianya turut melibatkan urusan

berkaitan perolehan. Di mana pengurusan perbelanjaan ini dapat

ditadbir urus dengan baik dan mematuhi prinsip Cekap Akauntabiliti

dan Telus (CAT) termasuk prinsip-prinsip perolehan seperti

akauntabiliti, telus, nilai faedah yang terbaik best value for money

saingan adil dan saksama hendaklah dipatuhi. Ini dapat

menjadikan inovasi ini memberi penjanaan hasil yang ketara.

eSPAM dapat mengwujudkan kolabrasi unik dengan rakyat

dengan menyalurkan peruntukan yang diperolehi untuk projek-

projek yang memberi faedah kepada rakyat seperti mengadakan

program Projek “Cleaner, Greener, Safer and Healthier Penang”

dan Projek Khas / Latihan / Bekalan kemasyarakatan dengan

aktiviti gotong royong, pembinaan, pembaikan, naiktaraf dan

penyelenggaraan kecil seperti penyelenggaraan jalan, dewan,

longkang, parit, jambatan dan projek�projek infrastruktur kecil yang

lain bagi keselesaan masyarakat.

14

5.0 PENGIKTIRAFAN YANG DITERIMA

e-SPAM merupakan projek inovasi yang baru diperkenalkan pada tahun

2019 untuk digunakan peringkat jabatan sebagai trial dan belum

menyertai pertandingan dan belum menerima pengiktirafan dari mana-

mana agensi.

6.0 PENUTUP

Majlis Bandaraya Seberang Perai (MBSP) merupakan Pihak Berkuasa

Tempatan yang telah menjadikan Motto Kerajaan Negeri iaitu Cleaner,

Greener, Healthier And Safer Penang sebagai Guiding Principles bagi

memenuhi Motto MBSP itu sendiri iaitu Seberang Perai Aspirasi Bandar

Masa Hadapan dan seterusnya mencapai Visi dan Misi MBSP. Selaras

dengan Pelan Strategi Seberang Perai 2018 – 2022 yang menjadikan

SP05 – Penerapan Teknologi Baru sebagai salah satu daripada 10

Keutamaan yang menjadi pilihan stakeholders semasa soal selidik

dilaksanakan.

Oleh yang demikian, bagi menepati arus peredaran zaman dan dunia

dihujung jari e-SPAM diwujudkan dan secara tak langsung ianya dapat

mendidik pengguna untuk menggunakan teknologi terkini agar sentiasa

mengikuti peredaran zaman serta tidak ketinggalan dengan dunia luar.

Dengan hanya mengakses dan memuat naik maklumat, pemohon iaitu

Ahli Majlis tidak perlu lagi mengisi permohonan yang panjang yang akan

mengambil masa yang lama untuk mengemukakan permohonan kepada

pihak Urusetia. Pelaporan yang panjang juga tidak diperlukan bagi setiap

tindakan yang telah diambil terhadap permohonan kerana maklumat boleh

diperolehi dengan mengakses e-SPAM.

15

Disediakan oleh :

1.Puan Siti Haslinda binti Hasan

2. Puan Rosmalinda binti Rosli

3. Puan Nur Afiza Hanim binti Abdul Rahim

4. Encik Mohammad Afifi bin Zulkipli

Jabatan Khidmat Pengurusan, MBSP

04-5497437

rosmalinda@mbsp.gov.my