“inspiring creative and innovative minds”

“Inspiring Creative and Innovative Minds”

Pengurusan Pembayaran Penyelidikan

Research Management Centre

Research Management Centre

Penolong Akauntan Pembayaran

NOR IZRA BINTI MOHAMADZUHAIDAH BINTI KASIMMUHAMMAD TARIQ ZAINAL ABIDINMUHAMAD NAJIB BIN HASSAN

Bahagian KewanganPusat Pengurusan Penyelidikan37929 & 37901 [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

mailto:[email protected]




JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN1. Perjalanan :- 1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri) : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006

(Perbatuan)

: Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007

(Perbatuan) : Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil.8 Tahun

2010 : Pekeliling Pejabat

Bendahari Bil 1/2013 : Pekeliling

Perkhidmatan Bil 1/2012 (klausa Elaun perjalanan kenderaan)

- 1.2 Tugas Rasmi (Luar Negeri) : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 : Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009

JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN2. Perjalanan:- 2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 3 Tahun 2005- :Pekeliling Pejabat Bendahari Bil

10/2010

- 2.2 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) :Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 3 Tahun 2005

3. Saguhati/Honorarium :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995 :Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996 :Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008

4. Pendahuluan Perjalanan :Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 :Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998

5. Pendahuluan Pelbagai : Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990

JENIS-JENIS ELAUN/TUNTUTAN

6. Bayaran Balik Wang : Pekeliling Bendahari Bil 7 tahun 2010

7. Upah/Saguhati : Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 : Pekeliling Pentadbiran Bil. 31/2010

8. Tuntutan Kerja Lebih Masa

9. Skim Pelajar Bekerja

10. Pembayaran Inbois < RM5,000 : Pekeliling Bendahari Bil. 7 Tahun 2010

11. Pesanan Tempatan (LO)

12. Tuntutan Pembayaran Luar Negara

13. Pemulangan Resit Wang Pendahuluan Pelbagai

14. Pemulangan Resit Pendahuluan Perjalanan

ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN

• Elaun Makan• Sewa Hotel• Elaun Lodging • Elaun Harian• Perbatuan• Tambang Gantian• Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi• Pelbagai cth: dobi, parking

SYARAT KELULUSAN PERJALANANArahan/kelulusan perjalanan rasmi merangkumi kelulusan untuk staf membuat tuntutan perjalanan mengikut kelayakan.

• Surat/email kelulusan DEKAN RESEARCH ALLIANCE bagi menghadiri aktiviti mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel (Luar UTM @ Dalam Negara sahaja). Bagi Dekan RA kelulusan perlu diperolehi dari Unit Aktiviti RMC.

• Surat/email arahan KETUA PROJEK bagi menghadiri aktiviti mesyuarat/kerja lapangan/seminar/bengkel (dalam UTM) – bagi Ahli Projek dan Pelajar sahaja

• Surat kelulusan UNIT AKTIVITI RMC bagi pembentangan kertas kerja dalam negara dan pembayaran yuran kertas kerja sahaja (Dalam & Luar Negara).

SYARAT KELULUSAN PERJALANAN

• Surat kelulusan Perjalanan Ke Luar Negara yang diluluskan oleh pejabat TNCPI bagi perjalanan ke luar negara.

• Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/ Persidangan Dalam UTM dan melibatkan pihak luar perlu mendapat kelulusan daripada Dekan RA.

• Surat kelulusan Penganjuran Bengkel/ Kursus/ Seminar/ Persidangan Luar UTM perlu mendapat kelulusan daripada TNC (P&I).

1.Perjalanan:- 1.1 Tugas Rasmi (Dalam Negeri)

1. ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN

Gred Elaun Makan Hotel Lodging

Peninsular Malaysia

Sabah, Labuan & Sarawak

Peninsular Malaysia


Peninsular Malaysia


Utama/Khas A keatas

115.00 165.00 350.00 350.00 80.00 85.00

Utama/Khas B dan

C

100.00 130.00 350.00 350.00 75.00 80.00

53 to 54 85.00 115.00 350.00 350.00 70.00 75.00

45 to 52 60.00 80.00 180.00 200.00 60.00 70.00

41 to 44 45.00 65.00 160.00 170.00 55.00 60.00

27 to 4017 to 26

40.0040.00

55.0055.00

140.00130.00

160.00150.00

45.0040.00

50.0045.00

1 to 16 35.00 50.00 120.00 140.00 35.00 40.00

1.Perjalanan:- 1.1 Tugas Rasmi (Luar Negeri)



Kadar/Hari Kadar/Hari

Utama/Khas A keatas

370.00 Actual (Standard Suite) Appendix 1

Utama/Khas B dan C 340.00 Actual (Standard Room) Appendix 1

53 to 54 320.00 Actual (Standard Room) Appendix 1


1 to 44 Appendix 1 Actual (Standard Room) Appendix 1

Appendix 1Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009

Category Elaun Makan (RM)Pendahuluan /Sewa Hotel

(RM) Lelaun Lojing (RM)I 175 400 100II 195 440 120III 215 480 140IV 235 520 160V 255 560 180

Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga

Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu

Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland ZimbabweBotswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand

Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

Samb. Appendix 1 Category III

Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia SudanAlgeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan

Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway TurkmenistanAustralia Cuba Ireland Lebanon Qatar UkraineAustria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan

Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain

Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela

Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen

Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria

Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates

Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA Japan Macau Mexico

ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN1.1.1 Elaun Makan

Kelayakan:a) Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak b) Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturut-

turut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu.c) Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut

untuk bahagian yang tidak disediakan seperti berikut:- - Sarapan 20% daripada Elaun Makan - Makan Tengahari 40% daripada Elaun Makan - Makan Malam 40% daripada Elaun Makand) Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk

wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai layak menuntut perbezaannya.

e) Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41 (RO)

f) Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan

1.1.3 Elaun HarianKelayakan:a) Seorang Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabatnya

bagi tempoh melebihi 8 jam tetapi kurang 24 jam - kadar ½ daripada Elaun Makan (mengikut gred)

ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN1.1.2 Hotel/LodgingKelayakan:a) Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam (Program

bermula sebelum jam 10 pg pada keesokan hari)b) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am

dan cuti hujung minggu.c) Layak untuk claim caj tambahan cth. Caj Perkhidmatan(10%),cukai (6%)d) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan.

*Maksimum kadar hotel = RM350 / malam (gred 53 ke atas) + 16% cukai

(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 1/2013)

ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN1.1.4 Perbatuan: Kadar/KM KELAS

KM A B C D E

Cent/KM

1st 500 KMs 70 60 50 45 40

501-1,000KMs

65 55 45 40 35

1,001-1,700KMs

55 50 40 35 30

1701 KM & next

50 45 35 30 25

KELAS A B C D E

Staff Salary > RM 2,323.41

>RM 2,064.60

> RM 1,611.28

<RM 1,611.28

<RM 1,611.28

Car C.C >1400 C.C >1000 C.C <1000 C.C >175 C.C <175 C.C

Jadual kelas:-

ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN1.1.5 Perbatuan:

Kelayakan: a) Jarak melebihi 25KM & kurang 240 KM (dari ibu pejabat)b) Pegawai dikehendaki menjalankan tugas di beberapa tempat yang berasinganc) Apabila di dapati mustahak dan mengkehendaki pegawai membawa kenderaan

sendirid) Dikehendaki membawa pegawai lain yang juga menjalankan tugas rasmie) Para (b), (c ), (d) di benarkan dengan kelulusan Ketua Jabatan.

1.1.6 Tambang Gantian

Kelayakan:f) Jarak perjalanan melebihi 240 KM; layak mendapat tambang gantian mengikut i.e

Tambang kapal terbang / Keretapi(mengikut gred) g) Hanya berkelayakan jika bandar yang ditugaskan mempunyai Airport sendirih) Pegawai yang menuntut tambang gantian tidak layak untuk menuntut cas

tambahan berkaitan perjalanan berkenaan i.e tambang teksi airport ke pejabat/cukai lapangan terbang.

*semua tuntutan mesti disertakan resit tol/Touch N Go original yang disahkan

2. ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri)-Kursus

Gred Elaun Makan Hotel LodgingPeninsular Malaysia


Peninsular Malaysia


Peninsular Malaysia


Utama/Khas A keatas

90.00 120.00 Actual (Standard Room)

Actual (Standard Room)

80.00 85.00

Utama/Khas B dan

C

90.00 120.00 Actual (Standard room)

Actual (Standard room)

75.00 80.00

53 to 54 70.00 90.00 Actual (Standard Room)

Actual (Standard Room)

70.00 75.00

45 to 52 60.00 80.00 145.00 160.00 60.00 70.00

41 to 44 45.00 65.00 130.00 140.00 55.00 60.00

17 to 40 40.00 55.00 80.00 100.00 35.00 40.00

1 to 16 35.00 50.00 65.00 80.00 30.00 35.00

2. ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri)-Kursus


Rate/day Rate/day

Utama/Khas A keatas

300.00 Actual (Standard Room) Appendix 2

Utama/Khas B dan C 270.00 Actual (Standard Room) Appendix 2



1 to 44 Appendix 2 Appendix 2 Appendix 2

Appendix 2Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005

Category Meal Allowance (RM) Advance /Hotel Rental (RM) Lodging Allowance (RM)I 100 200 100II 120 300 120III 140 400 140IV 160 500 160V 180 600 180

Category I Afghanistan Chile Kribati Nepal Portugal Tuvalu Bangladesh Columbia Laos North Korea Samoa Vietnam Bolivia Ecuador Maldives Pakistan Sri Lanka Bulgaria Fiji Mauritius Peru Tanzania Cambodia India Mynmar Philippines Tonga

Category II Angola Hungary Morrocco Paraguay Solomon Island Vanuatu

Argentina Indonesia Mozambique Poland Swaziland ZimbabweBotswana Lesotho Namibia Republic Czech Taiwan Ethiophia Madagascar Nauru Republic Slovac Thailand

Ghana Malawi New Zealand Senegal Tunisia Greece Mali Papua New Guinea Seychelles Uganda Guinea Malta South Africa Uruguay

Category III Albania Balarus Georgia Kenya Mongolia SudanAlgeria Brunei Gibraltar Kuwait Netherland Tajikistan

Armenia China Iraq Kyrgyzatan Norway TurkmenistanAustralia Cuba Ireland Lebanon Qatar UkraineAustria Cyprus Jamaica Libya Romania Uzbekistan

Azerbaijan Egypt Jordan Luxembourg Russia Bahrain Kasakstan Moldova Spain

Category IV Belgium Canada France Niger Singapore Venezuela

Bosnia-Herzegovina Croatia Gambia Nigeria Surinam Yemen

Brazil Germany Saudi Arabia Switzearland Zambia Benin Denmark Guyana Serbia & Montenegro Syria

Category V Barbados Hong kong Oman Sweden United Arab Emirates

Dubai Iran South Korea Trinidad & Tobago United Kingdom Finland Italy St. Lucia Turkey USA Japan Macau Mexico

Samb. Appendix 2

2.1.1 Elaun Makan

Kelayakan:a) Tugas Rasmi > 24 jam dikira mulai dari tarikh bertolak b) Tidak boleh dibayar untuk masa bertugas melebihi 3 bulan berturut-

turut termasuk hari kelepasan am dan hujung minggu.c) Tidak layak jika makan disediakan oleh penganjur; layak menuntut

untuk bahagian yang tidak disediakan spt berikut:- - Sarapan 20% daripada Elaun Makan - Makan Tengahari 40% daripada Elaun Makan - Makan Malam 40% daripada Elaun Makand) Sekiranya pihak penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk

wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut, maka pegawai layak menuntut perbezaannya.

e) Kelayakan Elaun bagi pelajar yang sedang mengikuti Pengajian Master & PhD adalah sama seperti kadar gred 41

f) Manakala bagi pengajian siswazah pula mengikut kadar gred samada 27 atau 17 (ARO / RA) – yang mana berkenaan


2.1.2 Hotel/Lodging

Kelayakan:a) Tugas rasmi yang mengkehendaki pegawai bermalam(Program bermula

sebelum jam 10 pg pada keesokan hari)b) Tidak boleh dibayar 3 bulan berturut-turut termasuk hari kelepasan am

dan cuti hujung minggu.c) Layak untuk claim cas tambahan contoh : Caj Perkhidmatan(10%), cukai (6%)d) Tidak layak untuk claim jika pihak penganjur menyediakan penginapan.

2.1.3 Elaun Pakaian Panas (Luar Negara)

Kelayakan:e) RM 1500.00 sekali untuk setiap 3 tahun (permohonan hanya melalui fakulti menggunakan peruntukan khas dari Universiti sahaja)



2.1.4 Tambang Gantian Kapal Terbang:-

From Fare Type Single Return

Johor Bahru to:

Kuala Lumpur Economy 209.00 418.00

Kuantan Economy 408.00 816.00

Terengganu Economy 458.00 916.00

Kota Bharu Economy 458.00 916.00

Penang Economy 458.00 916.00

Alor Star Economy 468.00 936.00

Langkawi Economy 508.00 1,016.00

2. ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN2.1.5 Pengangkutan AwamKelayakan:-a) Tugas Rasmi : Teksi, Bas- Disokong dengan resit yang sah

Bagi teksi yang tidak bermeter, resit manual (tulisan tangan pemandu) boleh diterima dengan syarat ia mengandungi maklumat syarikat teksi, nombor pendaftaran teksi, tarikh perjalanan, dari mana ke mana, jumlah tambang, dan tandatangan pemandu. Bagi teksi persendirian, pemandu hendaklah juga mencatatkan nombor kad pengenalannya. (Pekeliling Bendahari Bil 8/ 2010)

b) Kapal Terbang – mesti disertakan Boarding Pas original yang disahkan KPc) Keretapi/Kapal Air: Gred Kelas 27 ke atas 1 1-26 2d) Tambang Gantian Keretapi : bagi gred 1-26 yang tidak layak menuntut Tambang Gantian Kapal

Terbang & juga perbatuan untuk bawa kenderaan persendirian.

2. ELAUN/TUNTUTAN PERJALANAN2.1.6 Pelbagai

Kelayakan:-

a) Tugas Rasmi: Telefon, Telegram, pos, kurier, dobi(> 3 malam), parking- Disokong dengan resit yang sah

b) Broadband : penggunaan semasa di hotel adalah atas tanggungan sendiri dan tidak boleh dituntut bersama claim perjalanan.

• Khas bagi pembayaran kepada Professor Pelawat @ Penceramah Jemputan @ Fasilitator Profesional di B29000.

• Bagi khidmat profesional dan individu dengan kepakaran dibenarkan untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja

• Jenis kepakaran dan kadar saguhati boleh dirujuk pada Garis Panduan Upah di portal RMC

• CV dan Bukti Kepakaran mesti dilampir dan diiktiraf.• Staf UTM - kadar & peraturan ditentukan berdasarkan bajet

& kertas kerja yang dibuat oleh fakulti/PTJ masing-masing dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.

• Surat kelulusan Pejabat Pendaftar untuk Profesor Pelawat Luar Negara sahaja.

3. SAGUHATI / HONORARIUM

• Layak untuk mendapatkan kemudahan pendahuluan jika membuat perjalanan:– Dalam Negeri : 90% daripada jumlah kos

perjalanan*– Luar Negara: 100% daripada jumlah kos perjalanan**Kos perjalanan: Anggaran kos hanya untuk makan & sewa

hotel sahaja, tidak meliputi minyak & tol.

• Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh perjalanan rasmi bermula menggunakan SODO B21601.

4. PENDAHULUAN PERJALANAN

Anggaran Minima kos perjalanan:- Gred 41 & Ke atas : Tidak kurang RM500.00- Gred 27 ke 40 : Tidak kurang RM300.00- Gred 17 ke 26 : Tidak kurang RM100.00• Resit perjalanan mesti dikemukakan dalam tempoh 2

minggu selesai tugasan bagi mengelakkan pemotongan gaji tanpa notis.

• Jika aktiviti dibatalkan selepas pendahuluan diambil, wang hendaklah diserahkan sepenuhnya ke kaunter penerimaan RMC dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh pembatalan.

4. PENDAHULUAN PERJALANAN

5. PENDAHULUAN PELBAGAI

• Amaun pendahuluan: minima = RM 500.00 maksima = RM5,000.00• Perlu senaraikan bahan yang hendak dibeli beserta

anggaran harga• Aset/inventori/upah/katering TIDAK dibenarkan• Tidak dibenarkan membuat 2 pendahuluan dalam

satu-satu masa• Resit pembelian original mesti dipulangkan dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh cek dikeluarkan bagi mengelakkan pemotongan gaji tanpa notis

• Tarikh resit pembelian mestilah selepas tarikh cek

5. PENDAHULUAN PELBAGAI

• Pendahuluan hanya boleh diberikan kepada Penyelidik/staf UTM yang berjawatan tetap atau staf kontrak yang mempunyai baki tempoh kontrak tidak kurang daripada enam (6) bulan.

• Permohonan dalam UTMFin menggunakan SODO B29601 sahaja.

• Pendahuluan TIDAK BOLEH dikeluarkan atas nama pelajar atau syarikat/agensi luar atau individu dari syarikat/agensi luar.

• Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 14 hari sebelum tarikh aktiviti bermula atau berakhir.

6. BAYARAN BALIK WANG• Amaun : minima = RM 20.00 maksima = RM5,000.00• Sekiranya tuntutan bayaran balik wang melibatkan

pembayaran luar negara, dokumen tambahan yang diperlukan adalah seperti berikut:

- Bayaran menggunakan kad kredit - Sila sertakan salinan penyata kad kredit yang disahkan oleh Ketua Projek. Jika tiada, pihak RMC akan menentukan kadar bayaran berdasarkan kadar semasa Jabatan Akauntan Negara. - Bayaran secara Pindahan Telegrafik (TT) – Sila sertakan salinan asal slip bank (Carbonised copy yang disahkan Ketua Projek) Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja bagi pembayaran yuran luar negara.

6. BAYARAN BALIK WANG• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang

lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan *jika perlu bagi pembelian aset, mesti disertakan proposal Penaja atau surat justifikasi dan diluluskan atas kesesuaian penyelidikan.*resit original mesti disahkan dengan tandatangan asal & di gam di atas A4

• Bagi tuntutan yuran Keahlian Profesional, perlu dilampirkan bukti serta tahun keahlian menggunakan SODO B15000 sahaja

• Bagi Sewaan Broadband, perlu dinyatakan dalam proposal asal dengan menggunakan SODO B23000 sahaja.

• Bagi Yuran Penerbitan (IF Journal), perlu kemukakan “Frontpage Publisher” (ada IF terkini & ISSN) & “Full Paper Publication”

7. UPAH KERJA• Pelajar bukan lantikan RMC dan individu luar

(warganegara) dibenarkan dibayar Upah untuk tempoh maksima 2 bulan sahaja di B11000 dalam sesuatu vot tertakluk kepada amaun yang diluluskan oleh Penaja (MOSTI, MOHE, Agensi Luar dll).

• Penerima TIDAK DIBENARKAN menerima 2 bayaran (SPB dan Upah) BERTINDIH bagi vot dan tempoh yang sama.

• Cek akan dikeluarkan mengikut nama pemohon sahaja• Bagi penerima bukan staf hendaklah membuat

pendaftaran di dalam UTMFIN

Kadar Upah (mengikut garis panduan penyelidikan)

Bil Jenis Geran Kelayakan Kadar 1. FRGS/ LRGS/ NRGS/

PRGS/ GUPi. Pelajar Master

i. <RM1,500.00

ii. Pelajar PhD

ii. <RM2,000.00

2. Sciencefund i. Degree Holder

i. RM1,500.00 (SF shj)

ii. Master Holder

ii. RM1,800.00

iii. PhD Holder

iii. RM2,500.00

3. Institusi/ Short Term/ FAVF

i. Diploma Holder i. RM5x8jamx30hari= RM1,200.00 (max)

ii. Degree Holder ii. RM7x8jamx30hari= RM1,680.00 (max)

iii. Master Holder iii. RM9x8jamx30hari= RM2,160.00 (max)

4. Contract/ Others Tidak ditetapkan. Kadar bayaran tidak boleh melebihi RM3,000.00. Bayaran sagu hati kepada Penyelidik atau Ahli Kumpulan seperti dinyatakan dalam perjanjian.

5. Technofund i. Degree Holder i. RM2,300.00

ii. Master Holder ii. RM2,500.00

iii. PhD Holder iii. RM2,800.00

*Kadar upah tidak boleh melebihi 2 bulan. Sekiranya melebihi 2 bulan, KP perlu buat perlantikan secara rasmi melalui Unit Lantikan

8. TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA

• Borang Tuntutan Kerja Lebih Masa Universiti dan disahkan Ketua Projek

• Slaid kedatangan harian staf yang disahkan• Surat Arahan Kerja oleh Ketua Projek• Surat pengesahan dari Ketua Makmal/Ketua Jabatan**bagi mengelakkan pertindihan kerja antara tugas hakiki jabatan dan tugas penyelidikan

• Pemohon perlu mengisi Tuntutan Kerja Lebih Masa di modul Gaji UTMFin, walaubagaimanapun buat sementara waktu pemohon dikehendaki mengisi e-form Lamparan Kerja UTMFin.

9. TUNTUTAN SKIM PELAJAR BEKERJA

• Salinan surat lantikan SPB yang sah• Borang Tuntutan SPB (Sila download dari portal RMC)- sila

nyatakan perincian jam bagi setiap hari bekerja (tidak lebih daripada 8 jam sehari)

10. INBOIS < RM5000.00• Ketua Projek perlu membuat semakan harga pasaran sebelum

pembelian melalui inbois dilaksanakan khususnya yang melibatkan pembelian aset dan inventori.

• Pembekal mestilah berdaftar dengan Bendahari UTM dan tersenarai dalam UTMFIN (vendor)

• Inbois & Nota Serahan (DO)* ASAL - disahkan oleh Pembekal & Ketua Projek (t/tangan ASAL & cop) di setiap helaian. *DO dikecualikan bagi bayaran perkhidmatan seperti analisis sampel, sewaan, katering dan penterjemahan.

• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan

10. INBOIS < RM5000.00 • Salinan kelulusan penaja jika pembelian melibatkan peralatan. Cth : Escience – Website MOSTI (V35000) FRGS (RMK9) – Proposal yang diluluskan (V35000)

Others & Contract Research – Surat kelulusan penaja. GUP/FRGS (RMK10) – RADIS 3 (Bajet)

• Surat Justifikasi keperluan pembelian peralatan kepada Pengarah RMC (Jika pembelian peralatan tidak terkandung dalam proposal yang diluluskan)

• Surat Justifikasi keperluan pembelian barangan IT kepada Pengarah RMC bagi peralatan berharga RM3,000 hingga RM5000 atau gajet seperti IPad, Galaxy Tab, Smartphone

• Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC bagi pembelian barang dari luar negara.

11. PESANAN TEMPATAN (LO)• E-form UTMFin yang telah didaftar dan disahkan oleh Ketua Projek

melalui sistem UTMFin :- Bayaran Invois Pesanan Tempatan bagi LOdikeluarkan pada

tahun 2012- Bayaran Invois Bil bagi LO dikeluarkan sebelum tahun 2012

• Pesanan Tempatan HrFin (LO kuning) • Inbois & Nota Serahan (DO) di sahkan oleh KP dengan t/tangan asal• Borang Daftar Harta Tetap/ Inventori/ Penyelenggaraan yang

lengkap (mesti dicetak atas kertas pink) - mana yg berkaitan • Borang Penilaian Pembekal (di kertas hijau bagi pembelian Aset)• SODO B-siri adalah seperti yang tertera di setiap LO dan

pertukaran semasa pembayaran TIDAK dibenarkan.

12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA

• Surat Kelulusan daripada Unit Aktivti atau TNCPI bagi pembayaran yuran kertas kerja/seminar.

• Surat Akujanji Pembelian Peralatan Dari Luar Negara (Aset/Inventori sahaja) perlu disertakan daripada Penyelidik.

• Salinan brosur atau arahan bayaran daripada penaja bagi pembayaran yuran luar negara.

• Surat Justifikasi keperluan pembelian kepada Pengarah RMC bagi pembelian barang dari luar negara.

• Inbois @ Sebut harga @ Registration Form yang disahkan oleh Ketua Projek (t/tangan asal & cop)

12. TUNTUTAN PEMBAYARAN LUAR NEGARA

• Maklumat Bank Penerima : Nama Bank Alamat Bank Nama Penerima No. Akaun Penerima/IBAN Code SWIFT Code Sort Code (UK Bank)/ABA Code (USA Bank)

• Cara bayaran Telegrafik Transfer (TT) atau Demand Draft (DD)

13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI

• Pendahuluan hendaklah diselaraskan melalui resit-resit ASAL pemulangan wang dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh cek bayaran pendahuluan dikeluarkan.

• Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan

• Jika resit melebihi amaun pendahuluan, Ketua Projek perlu memohon tuntutan Bayaran Balik Wang

• Resit-resit ASAL perbelanjaan disahkan oleh Ketua Projek dengan t/tangan asal dan di gam di atas A4.

• Resit perbelanjaan mestilah sama seperti yang disenaraikan dalam Lampiran semasa permohonan pendahuluan.

13. PEMULANGAN RESIT WANG PENDAHULUAN PELBAGAI

• Resit perbelanjaan hendaklah bertarikh kemudian daripada tarikh cek pendahuluan.

Contoh : Tarikh cek pendahuluan – 1.10.2012. Semua resit perbelanjaan hendaklah bertarikh pada atau selepas 1.10.2012.

14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN

• Pendahuluan perjalanan hendaklah diselaraskan melalui tuntutan perjalanan, yang perlu dibuat oleh staf yang telah mengambil pendahuluan perjalanan, sekembalinya dari bertugas, dan dikemukakan kepada Pejabat Pembayar tidak lewat dari 10hb bulan berikutnya.

• Tuntutan perjalanan rasmi menggunakan Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri.

14. PEMULANGAN RESIT PENDAHULUAN PERJALANAN

• Resit-resit perbelanjaan yang berkaitan dengan perjalanan rasmi berkenaan seperti resit pembayaran sewa hotel, tol, tempat letak kereta dan seumpamanya hendaklah memenuhi kriteria berikut :-

- Tarikh resit adalah dalam tempoh perjalanan rasmi (bukan tarikh sebelum atau selepas).

- Resit atas nama staf yang mengambil pendahuluan. - Resit original disahkan oleh Ketua Projek dengan t/tangan ASAL dan di gam atas A4.• Baki wang pendahuluan (jika ada) hendaklah diserahkan ke

kaunter penerimaan RMC dalam tempoh 7 hari dari tarikh surat pemulangan baki pendahuluan dikeluarkan

ISU-ISU PEMBAYARAN

1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke RMC tidak lengkap.2. Pendaftaran syarikat dengan Pej. Bendahari tidak dibuat (invois < RM 5k)3. Peruntukan SODO tidak mencukupi4. Tiada kelulusan penaja (aset/inventori)5. Tiada lampiran borang aset, inventori dan penyelenggaraan (borang pink)6. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun (> 3 bulan)

ISU-ISU PEMBAYARAN

7. Perbelanjaan melebihi peruntukan8. Kurang mahir dengan sistem9. Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan10. Tidak buat pelarasan pendahuluan sedia ada (pemulangan resit)11. Penyelidik membuat pembelian peribadi

JENIS TUNTUTAN KESILAPAN YG KERAP DILAKUKAN IMPLIKASI

Wang sendiri / OT / invois / upah /

saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan

pelbagai /pemulangan resit

pendahuluan / pembayaran

Pesanan Tempatan / Yuran

Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara

1. Tidak mengemukakan dokumen asal

2. Tidak mengesahkan dokumen asal

3. Bagi Pendahuluan Perjalanan, permohonan dihantar kurang dari tempoh 14 hari sebelum aktiviti.

4. Bagi Pemulangan Resit Wang Pendahuluan Perjalanan, pemulangan tidak dibuat dalam masa 2 minggu selepas tarikh perjalanan.

1. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana memberi implikasi pada audit kewangan

2. Terdedah kepada ‘fraud’, ketidakjujuran tuntutan, pemalsuan amaun dan tindakan tatatertib Universiti.

3. Pihak RMC tidak mempunyai masa yang cukup untuk meluluskan baucer pendahuluan, seterusnya menyulitkan penyelidik semasa perjalanan & RMC tidak bertgjwb atas kelewatan tersebut.

4. Berhadapan risiko pemotongan gaji tanpa notis dari Bendahari

MASALAH YANG DIHADAPI


Wang sendiri / OT / invois / upah /

saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan



Pesanan Tempatan / Yuran

Seminar / Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara

5. Bagi Tuntutan pembayaran inbois, pembelian peralatan yang tidak diluluskan Penaja dibuat.

6. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah, tempoh kerja masih berjalan. Cth: Pembayaran Upah utk Oktober 2012 tapi dihantar pada 20 Oktober 2012.

7. Bagi Tuntutan Pembayaran Upah juga, deskripsi kerja tidak disertakan dan tuntutan dibuat melebihi 2 bulan.

5. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana RMC turut bertanggungjawab kepada Penaja selain ia akan menjejaskan imej penyelidik.

6. Pembayaran tidak boleh dilakukan kerana tempoh kerja masih belum berakhir. Pembayaran akan ditangguhkan sehingga tempoh kerja selesai.

7. Pembayaran lewat diluluskan kerana RMC akan memohon penyelidik kemukakan deskripsi kerja terlebih dahulu. Bagi pembayaran melebihi 2 bulan, perlu melalui proses lantikan dan tertakluk kepada AKTA KWSP


Wang sendiri / OT / invois /

upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan



Pesanan Tempatan / Yuran Seminar /

Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara

8. Bagi pembayaran upah kerja kepada individu yang mempunyai pertalian persaudaraan.

9. Bagi Tuntutan Pembayaran Pesanan Tempatan (LO), dokumen inbois & DO tidak disahkan KP dengan tandatangan cop getah.

10. Bagi Permohonan Pembayaran Yuran, kaedah pembayaran tidak dikenalpasti terlebih dahulu: Contoh – bayaran terus kepada penganjur melalui inbois tetapi KP mohon Bayaran Balik Wang

8. Bahagian Kewangan TIDAK akan membuat pembayaran kerana bercanggahan dengan Pekeliling Bendahari dan Akta Surcaj

9. Pembayaran tidak dapat dibuat kerana tiada bukti penerimaan barangan/perkhidmatan dari pembekal dan boleh menyebabkan penyelidik dikenakan tatatertib.

10. Bahagian Kewangan RMC tidak dapat memproses pembayaran segera kerana terpaksa mengenalpasti kaedah pembayaran serta maklumat yang diperlukan untuk membuat pembayaran.


Wang sendiri / OT / invois /

upah / saguhati / pendahuluan perjalanan / pendahuluan

pelbagai /pemulangan

resit pendahuluan /

pembayaran Pesanan

Tempatan / Yuran Seminar / Tuntutan

Perjalanan Dalam dan Luar Negara

11. Bagi Tuntutan Perjalanan Seminar/ Persidangan Dalam Dan Luar Negara, aturcara program tidak dilampirkan bersama.

12. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan Luar Negara juga, penyelidik tidak memperincikan pembayaran yang dibuat dan hanya kepilkan resit & dokumen asal.

13. Bagi Tuntutan Perjalanan Dalam Dan Luar Negara juga, kelulusan dari Pej.TNC(P&I) serta Dekan RA / unit Aktiviti RMC tidak dilampirkan bersama.

11. Bahagian Kewangan RMC terpaksa mengambil inisiatif mencari di internet bagi tujuan pembayaran elaun makan. Tindakan ini melewatkan pembayaran.

12. Bahagian Kewangan RMC akan menggunakan penaksiran sendiri terhadap kos yang terlibat sekiranya tidak berjaya menghubungi penyelidik. Ini turut melewatkan pembayaran.

13. Bahagian Kewangan RMC tidak dapat memproses pembayaran segera kerana perlu mendapat salinan kelulusan tersebut.

Bil TUGAS KETUA PROJEK IMPLIKASI1.

2.

3.

4.

5.

Memastikan semua permohonan disediakan mengikut senarai semak

Mengetahui jenis (nature) sesuatu transaksi kewangan agar tidak berlaku kesilapan V-Siri

Memastikan semua pembelian mengikut proposal. Lampirkan surat justifikasi jika tiada dalam proposal.

Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, LO dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti.

Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan.

Kerani tidak perlu memulangkan dokumen kerana tidak lengkap.

Tidak berlaku perbezaan perekodan file projek dan rekod di RMC

Tidak perlu menunggu lama untuk kelulusan pembelian.

Mengelakkan KP dikenakan surcaj & tindakan tatatertib.

Mengelakkan vot terlebih belanja & melebihi peruntukan diluluskan Penaja.

Tanggungjawab Ketua Projek

Isu baki SODO tidak mencukupi :

perlu pindaan B-siri jika masih ada baki lain yang boleh dipindahkan mengikut

kelayakan vot masing-masingProses Pindaan V-siri di lakukan oleh Unit Pemantauan melalui radis 3 dan

bukan Bahagian Kewangan

Borang tambahan (sekiranya perlu)

*sumber Portal RMC

**mesti menggunakan kertas berwarna ‘pink’

BORANG DAFTAR INVENTORI

BORANG DAFTAR PENYELENGGARAAN

BORANG DAFTAR HARTA TETAP

PEGAWAI YANG TERLIBAT DALAM PEMBAYARAN

PEGAWAI JABATAN / PTJ SAMB. TEL

En Abdul Rashid Bin ArisPenolong Bendahari Kanan

(Pemantauan Keseluruhan) 37869

Pn. Nor Izra Binti MohamadPenolong Akauntan

FKSG, FKE, FCOMP, VOT TABUNG 37901

Pn. Zuhaidah KasimPenolong Akauntan

FBME, FS, FM 37901

En. Muhammad Tariq Zainal AbidinPenolong Akauntan

FKK, FPREE, FTI, VOT MENGURUS 37929

En. Muhamad Najib HassanPenolong Akauntan

FKM, FKA, FAB, FP 37929

Sekian, Terima Kasih.

Pusat Pengurusan PenyelidikanUpdate : 25 Jun 2013

“inspiring creative and innovative minds”

Documents