halaman: 1/17 sokongan kewangan no. semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-kew-web/sok-kew...

SOKONGAN

KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK004/AST

Halaman: 1/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA PENDAFTARAN ASET Tarikh: 22/08/2011

Tujuan Arahan Kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara pendaftaran aset yang dibeli bagi mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini. 1. PENDAFTARAN MASUK (LOG IN)

1.1 Klik Icon FAMS WEB BROWSER

1.2 Masukkan user ID yang terdiri daripada W dan diikuti dengan nombor staf dan kata laluan

1.3 Klik Login

Skrin 1

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 2/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


2. KEMASKINI MAKLUMAT ASET 2.1 PEMBELIAN MELALUI PESANAN BELIAN

2.1.1 Membuat Carian Aset /Inventori

a) Klik search pada Skrin 2

Skrin 2

b) maklumat seperti Skrin 3 akan dipaparkan

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 3/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Skrin 3

c) Pada column Add New Criterion, klik Cost Centre Code seperti Skrin 4

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 4/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Skrin 4

d) Pilih is equal to dan masukkan nombor pusat kos seperti Skrin 5 dan tekan Add criterion

Skrin 5

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 5/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


e) Pilih Add a new criterion yang kedua seperti Skrin 6

Skrin 6

f) Ulang langkah yang sama untuk memilih nombor Pesanan

Belian. Contoh: Purchase Order Number : 000104 seperti Skrin 7 dan tekan Add criterion

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 6/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Skrin 7

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 7/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


g) Skrin 8 akan dipaparkan. Klik butang Search

Skrin 8

h) Skrin 9 akan dipaparkan dan klik Search Result List

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 8/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Skrin 9

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 9/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


i) Skrin 10 akan dipaparkan. Klik pada perkataan Edit untuk mengemaskini maklumat aset

Skrin 10

(Nota: Pegawai hanya boleh edit aset bagi pusat kos PTJ masing – masing)

2.1.2. Kemaskini daftar aset

a) Apabila aset diterima daripada pembekal, Pegawai aset PTJ perlu mengemaskini daftar aset untuk field berikut:-

i) Nombor barcode (mengikut klasifikasi dan struktur

fizikal aset ); ii) Jenis aset (asset product); iii) Lokasi am iv) Pengguna am v) Lokasi sebenar vi) Pengguna sebenar

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 10/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


b) pada Skrin 11, masukkan no Barcode dan Serial

number(jika ada)

Skrin 11

c) Klik di sebelah Product untuk kemaskini jenis aset

d) Skrin 12 akan dipaparkan. Pilih jenis aset di bahagian kiri skrin dan tekan OK

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 11/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Skrin 12

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 12/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


e) klik di sebelah location untuk kemaskini lokasi aset ditempatkan. Skrin 13 akan dipaparkan

Skrin 13

f) Klik disebelah folder untuk membuka subfolder di setiap lokasi. Contoh : Folder 0032 Bendahari . Pilih lokasi di bahagian kanan skrin.

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 13/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


g) Klik di sebelah Person untuk pilih pengguna Am dan Skrin 14 akan dipaparkan

Skrin 14

h) Taip seperti contoh dibawah untuk membuat carian no id

staf pegawai di column restrict seperti contoh di bawah.

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 14/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


i) Skrin 15 akan dipaparkan. Klik pada nama yang berkenaan

Skrin 15

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 15/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


j) Masukkan lokasi sebenar di ruangan Actual Location dan pengguna sebenar di ruang Actual User seperti di Skrin 16

Skrin 16

k) Klik butang save dan teruskan proses kemaskini untuk aset yang lain

l) Pada Skrin 10, Klik Return to Menu dan klik butang Search

2 kali. Paparan seterusnya adalah seperti pada Skrin 8.

2.2 PEMBELIAN TANPA PESANAN BELIAN

2.2.1 Bagi pembelian aset tanpa pesanan belian, hantar butiran aset

dengan mengemukakan SOK/KEW/DF024/AST (Daftar Aset Tanpa Pesanan Belian) dan salinan invois / resit ke Seksyen Pengurusan Aset , Pejabat Bendahari.

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 16/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


2.2.2 Terima ID Aset dari Seksyen Pengurusan Aset, Pejabat Bendahari. 2.2.3 Membuat Carian Aset /Inventori

a) Proses kemaskini adalah seperti langkah 2.1.1 kecuali pada Skrin 2, Add a new criterion adalah Asset Code seperti Skrin 17

Skrin 17

b) masukkan no ID Aset berkenaan dan klik Add criterion

c) proses seterusnya adalah seperti langkah 2.1.2 a) hingga l)

SOKONGAN

KEWANGAN


Halaman: 17/17

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


3. Cetak Laporan

3.1 pada Skrin 8, klik search dan paparan seterusnya adalah seperti Skrin 9. Pilih laporan yang hendak dicetak samada Daftar Aset (Perolehan Tanpa Pesanan Belian) -PTJ (Skrin 18) atau Daftar Aset Mengikut Pesanan Belian –PTJ (Skrin19)

Skrin 18

Skrin 19

halaman: 1/17 sokongan kewangan no. semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-kew-web/sok-kew...

Documents