BUKU PANDUAN (Reference Manual)

SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA)

GROUP ‘MAHASISWA’

1

2

Selamat datang di Sistem Informasi Akademik untuk Group Mahasiswa. Di bawah ini adalah petunjuk penggunaan Sistem Informasi untuk mahasiswa. Selamat mencoba.

I. MENU YANG DISEDIAKAN OLEH SIA-GROUP MAHASISWA Menu-menu yang disediakan oleh SIA-Grup Mahasiswa pada dasarnya hanya terdiri atas 2 (dua) menu utama, yaitu: MENU ENTRY dan MENU INFORMASI. Secara rinci, fasilitas-fasilitas yang disediakan dalam menu utama di atas dapat diuraikan sebagai berikut. MENU ENTRY a. Pengisian kartu rencana studi (KRS)b. Entry judul skripsi dan data lainnya MENU INFORMASI a. Informasi krs, khs dan transkrip b. Melihat jadual kuliah c. Daftar matakuliah d. Mencari data mahasiswa e. Pengumuman nilai ujian per matakuliah f. Jadual ujian akhir semester g. Daftar dosen h. Daftar peserta matakuliah Tampilan awal setelah ID masuk dan Password dimasukkan pada SIA-Grup Mahasiswa adalah seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.

3

Gambar 1. Tampilan setelah ID Masuk dan Password dimasukkan untuk Group Mahasiswa

A. MENU ENTRY

MENU ENTRY digunakan oleh grup mahasiswa untuk: a. Pengisian kartu rencana studi (KRS) b. Entri judul skripsi dan data lainnya.

1. Pengisian kartu rencana studi (KRS) Submenu ini digunakan oleh Mahasiswa untuk mengisi kartu rencana studi (KRS) pada semester aktif. Apabila mahasiswa pada semester aktif belum mengisi KRS dan masa pengisian masih diperbolehkan, maka tampilan awal setelah pilihan submenu Pengisian kartu rencana studi (KRS) diklik dapat ditunjukkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Tampilan dari menu Pengisian kartu rencana studi (KRS).

4

Setelah itu, mahasiswa menekan tombol Silahkan klik tombol ini … untuk menampilkan daftar matakuliah yang ditawarkan, sehingga muncul tampilan berikutnya seperti yang ditunjukkan pada Gambar 3.

Gambar 3. Tampilan untuk mengisi matakuliah ke dalam KRS.

Bagi yang belum begitu terbiasa untuk mengentrikan KRS online ini, disarankan untuk membaca petunjuk pengisian yang ada pada tampilan, yaitu: CARA MENGISI 1. pilih MK diatas lalu tekan tombol 'Tambahkan ke daftar', 2. tetapkan STATUS dan KELAS (kalau ada), 3. untuk membatalkan, centang lalu tekan tombol 'Batalkan dulu MK yang di centang', 4. untuk menyimpan dan keluar dari halaman ini, tekan tombol 'Simpan Perubahan'

Khusus untuk KELAS, di sini mahasiswa diberikan keleluasaan untuk memilih kelas yang ada, misalnya A dan B. Contoh kasus, misalnya suatu matakuliah diprediksi diikuti oleh 100 orang, dan dibagi menjadi 2 (dua) kelas: A dan B. Jika untuk Kelas A sudah penuh (50 orang), maka akan ada peringatan bahwa kelas A sudah penuh, dan mahasiswa diminta untuk mengisikan kelas yang lain (dalam hal ini Kelas B).

Harap diperhatikan, bahwa untuk menjamin data agar tersimpan, setelah selesai mengisi mahasiswa harus menekan tombol Simpan Perubahan. Setiap mahasiswa mengisikan data suatu matakuliah ke KRS, maka daftar matakuliah yang diisikan tersebut secara automatis ditampilkan. Contoh tampilan dapat ditunjukkan pada Gambar 4.

5

Gambar 4. Contoh tampilan daftar matakuliah yang telah diisikan.

Mahasiswa dapat membatalkan matakuliah yang sudah diisikan dengan cara mencentang (√) matakuliah yang diinginkan untuk dibatalkan pada kolom BATALKAN, dan setelah itu menekan tombol Batalkan dulu MK yang dicentang.

Namun, apabila mahasiswa sudah pernah mengisi, namun ingin mengubah (menambah, mengurangi, ataupun mengganti) maka tanpilan ditunjukkan seperti pada Gambar 5.

Gambar 5. Tampilan perubahan pengisian KRS.

Setelah itu, mahasiswa meneruskan prosesnya dengan menekan tombol Silahkan klik tombol ini … di sebelah bawah, dan meneruskan proses tersebut seperti pada proses pengisian KRS baru.

2. Entri judul skripsi dan data lainnya.

6

Submenu Entry judul skripsi dan data lainnya digunakan oleh mahasiswa untuk mengisikan judul skripsi, data pribadi mahasiswa, data orang tua mahasiswa, maupun data lainnya yang berhubungan dengan mahasiswa tersebut. Contoh tampilan lengkap setelah submenu ini dipilih dapat ditunjukkan pada Gambar 6. Data yang dapat diisikan sudah cukup jelas tertampil pada Gambar tersebut, sehingga tidak perlu dijelaskan lebih rinci.

Untuk menyimpan data yang telah dientri, tombol Simpan ditekan, dan automatis tampilan akan kembali ke menu utama. Namun, apabila data yang dientrikan diinginkan untuk tidak disimpan, maka tombol Batal yang ditekan, dan tampilan akan kembali ke menu utama juga. Kedua tombol ini ada pada sebelah atas dan bawah, memilik fungsi yang sama.

Gambar 6. Tampilan untuk entri data mahasiswa dan data orangtua mahasiswa.

B. MENU INFORMASI

7

Dari kedelapan submenu yang ada pada menu informasi di atas, terdapat 7 (tujuh) menu yang sama dengan fasilitas pada Menu Informasi pada Grup Dosen, yaitu:

a. Informasi krs, khs dan transkrip b. Melihat jadual kuliah c. Daftar matakuliah d. Mencari data mahasiswa e. Jadwal ujian akhir semester f. Daftar dosen g. Daftar peserta matakuliah

Yang tidak ada pada Grup Dosen tetapi ada dalam Grup Mahasiswa adalah submenu Pengumuman nilai ujian per matakuliah. Oleh sebab itu, penjelasan untuk menu-menu di atas bisa dilihat juga pada Buku Panduan SIA-Grup Dosen. 1. Informasi KRS, KHS, dan Transkrip Submenu Informasi krs, khs dan transkrip digunakan untuk melihat Kartu

Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), dan Transkrip untuk tiap-tiap mahasiswa.. Contoh tampilan dari submenu ini dapat ditunjukkan pada Gambar 7. Jika submenu ini dipilih, maka akan ada dialog box yang meminta kita untuk memasukkan NIM.

Gambar 7. Contoh tampilan submenu Informasi krs, khs dan transkrip.

Tombol-tombol yang disediakan untuk diisi ataupun dipilih adalah: Tahun Ajaran (dipilih), Semester (dipilih), Transkrip, KRS, KHS, TRANSKRIP LENGKAP, TRANSKRIP TERBAIK, dan LOG KONVERSI. Penjelasan terhadap tombol-tombol tersebut adalah sebagai berikut. a. Tombol Tahun Ajaran: sudah jelas. b. Tombol Semester: terdapat 4 (empat) pilihan, yaitu: 1 untuk semester 1 (gasal),

2 untuk semester 2 (genap), 3/SP1 untuk semester pendek setelah semester 1, dan 4/SP2 untuk semester pendek setelah semester 2.

c. Tombol Transkrip: dipilih jika diinginkan untuk melihat transkrip yang berasal dari KRS ataupun dari KHS (keluarannya sama antara transkrip

8

berdasar KRS maupun KHS). Yang akan ditampilkan setelah tombol Transkrip ditekan adalah nilai-nilai pada semester yang bersangkutan yang telah dientrikan oleh operator jurusan.

d. Tombol KRS digunakan untuk melihat matakuliah-matakuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester yang bersesuaian.

e. Tombol KHS digunakan untuk melihat nilai matakuliah-matakuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester yang bersesuaian.

f. Tombol TRANSKRIP LENGKAP digunakan untuk melihat transkrip mahasiswa secara lengkap, termasuk nilai-nilai yang belum diulang ataupun nilai-nilai perbaikannya. Juga akan ditampilkan nilai-nilai matakuliah yang belum dikonversi (jika ada). Oleh sebab itu, transkrip lengkap merupakan riwayat (history) lengkap dari nilai keseluruhan mahasiswa selama perkuliahan.

g. Tombol TRANSKRIP TERBAIK digunakan untuk melihat transkrip mahasiswa yang terbaik, dalam hal ini adalah nilai-nilai terbaik dari suatu matakuliah yang sudah ditempuh, nilai-nilai matakuliah hasil konversi (jika ada), dan membuang nilai-nilai matakuliah lama sebelum perbaikan, nilai-nilai gagal (‘E’) maupun nilai-nilai matakuliah sebelum konversi (jika ada).

h. Tombol LOG KONVERSI digunakan pada jurusan-jurusan yang sedang melakukan penyesuaian dari kurikulum lama ke kurikulum baru, sehingga perlu konversi matakuliah. Tombol ini jika ditekan akan menampilkan catatan konversi, yaitu: matakuliah-matakuliah lama yang dinonaktifkan dan matakuliah-matakuliah baru yang ditambahkan, beserta status konversi (sukses atau tidak).

2. Melihat Jadwal Kuliah

Jika submenu Melihat jadual kuliah dipilih, maka akan diinformasikan jadual dari seluruh matakuliah pada semester yang bersangkutan. Contoh dari tampilan jika submenu ini dipilih dapat ditunjukkan pada Gambar 8.

9

Gambar 8. Contoh tampilan jika submenu Melihat jadual kuliah dipilih.

3. Daftar Matakuliah

Submenu ini digunakan untuk melihat daftar matakuliah yang diadakan pada semester yang bersangkutan. Dengan demikian tidak ada pilihan bagi pengguna untuk menentukan semester mana yang akan dilihatnya.

Gambar 9 menunjukkan contoh tampilan dari submenu Daftar matakuliah jika pengguna mengaksesnya pada saat Semester Pendek setelah ujian akhir semester gasal (SP1).

10

Gambar 9. Contoh tampilan dari submenu Daftar matakuliah

4. Mencari Data Mahasiswa

Submenu Mencari data mahasiswa digunakan oleh dosen untuk mencari data mahasiswa berdasarkan masukan NIM ataupun penggalan NIM. Penggalan NIM sampai dengan kode angkatan, misalnya L2F003 akan menampilkan seluruh data mahasiswa angkatan 2003. Pengisian masukan lengkap akan menampilkan data mahasiswa yang sesuai dengan NIM tersebut. Contoh tampilan dari submenu ini dapat ditunjukkan pada Gambar 10.

Gambar 10. Contoh tampilan submenu Mencari data mahasiswa.

Data mahasiswa yang ditampilkan mencakup Nama, NIM, Foto, lama studi dalam tahun (dari mendaftar sampai sekarang), IP semester lalu, jumlah SKS yang diambil sesuai KRS, IP kumulatif, SKS kumulatif, Judul tugas akhir/skripsi, Pembimbing I dan II Tugas Akhir, Tanggal efektif mulai TA (sejak proposal TA diajukan), alamat asal, dan Dosen Wali.

5. Pengumuman nilai ujian per matakuliah

Submenu ini menampilkan keluaran daftar nilai para mahasiswa per matakuliah pada suatu semester. Contoh tampilan dari submenu ini ditunjukkan pada Gambar 11. Beberapa tombol yang harus dipilih adalah Matakuliah, Sortir berdasar kelas, dan Sortir berdasar kelamin. Penjelasan terhadap tombol-tombol tersebut adalah sebagai berikut.

11

a. Tombol Matakuliah: Matakuliah yang diinginkan untuk diinformasikan dapat dipilih berdasar pilihan yang disediakan. Daftar matakuliah yang ada hanyalah matakuliah yang ditawarkan pada semester dan tahun ajaran yang sedang berlangsung.

b. Tombol Sortir berdasar kelas akan menampilkan daftar nilai mahasiswa per matakuliah per kelas. Artinya, tombol ini akan berguna jika jumlah kelas yang ada adalah lebih dari satu. Jika jumlah kelas adalah satu maka hanya pilihan SEMUA yang ditampilkan. Pemilihan dianggap valid sampai dengan tombol Proses ditekan.

c. Tombol Sortir berdasar kelamin akan menampilkan daftar nilai mahasiswa per matakuliah berdasarkan jenis kelamin. Tombol berisi pilihan SEMUA, L, dan P. Jika dipilih SEMUA maka seluruh nilai mahasiswa per matakuliah akan ditampilkan tanpa memandang jenis kelamin. Jika tombol L yang dipilih, maka yang ditampilkan adalah seluruh nilai mahasiswa berjenis kelamin Laki-laki per matakuliah. Sedangkan jika tombol P yang dipilih, maka yang ditampilkan adalah seluruh nilai mahasiswa berjenis kelamin Perempuan per matakuliah. Pemilihan dianggap valid sampai dengan tombol Proses ditekan.

Gambar 11. Contoh tampilan setelah menu Daftar nilai ujian per matakuliah/kelas dipilih.

6. Jadwal Ujian Akhir Semester Submenu Jadual ujian akhir semester digunakan oleh grup Mahasiswa untuk

melihat jadwal ujian akhir semester yang telah ditetapkan pada awal semester. Contoh tampilan setelah submeniu ini dipilih dapat ditunjukkan pada Gambar 12.

12

Gambar 12. Tampilan setelah menu Jadual ujian akhir semester ditekan.

Pada sebelah atas setelah judul tampilan, terdapat tulisan sebagai berikut.

|| Kembali ke menu utama|| Jadual pribadi (sesuai krs) || Jadual seluruhnya ||

Pilihan-pilihan di atas digunakan untuk melihat jadwal pribadi untuk mahasiswa (sesuai KRS) yang bersangkutan (yang melakukan login), melihat jadwal seluruhnya, dan tentu saja, juga untuk kembali ke menu utama.

7. Daftar Dosen Submenu Daftar dosen ini digunakan oleh grup Mahasiswa untuk melihat

daftar dosen yang ada pada Jurusan. Gambar 13 menunjukkan contoh tampilan daftar dosen.

Gambar 13. Contoh tampilan submenu Daftar dosen pada sebuah jurusan.

13

8. Daftar peserta kuliah per matakuliah

Submenu ini menampilkan keluaran daftar nilai para mahasiswa per matakuliah pada suatu semester. Contoh tampilan dari submenu ini ditunjukkan pada Gambar 14. Beberapa tombol yang harus dipilih adalah Matakuliah, Sortir berdasar kelas, dan Sortir berdasar kelamin. Penjelasan terhadap tombol-tombol tersebut adalah sebagai berikut.

a. Tombol Matakuliah: Matakuliah yang diinginkan untuk diinformasikan dapat

dipilih berdasar pilihan yang disediakan. Daftar matakuliah yang ada hanyalah matakuliah yang ditawarkan pada semester dan tahun ajaran yang sedang berlangsung.

b. Tombol Sortir berdasar kelas akan menampilkan daftar nilai mahasiswa per matakuliah per kelas. Artinya, tombol ini akan berguna jika jumlah kelas yang ada adalah lebih dari satu. Jika jumlah kelas adalah satu maka hanya pilihan SEMUA yang ditampilkan. Pemilihan dianggap valid sampai dengan tombol Proses ditekan.

c. Tombol Sortir berdasar kelamin akan menampilkan daftar nilai mahasiswa per matakuliah berdasarkan jenis kelamin. Tombol berisi pilihan SEMUA, L, dan P. Jika dipilih SEMUA maka seluruh nilai mahasiswa per matakuliah akan ditampilkan tanpa memandang jenis kelamin. Jika tombol L yang dipilih, maka yang ditampilkan adalah seluruh nilai mahasiswa berjenis kelamin Laki-laki per matakuliah. Sedangkan jika tombol P yang dipilih, maka yang ditampilkan adalah seluruh nilai mahasiswa berjenis kelamin Perempuan per matakuliah. Pemilihan dianggap valid sampai dengan tombol Proses ditekan.

Gambar 14. Contoh tampilan setelah menu Daftar peserta kuliah per matakuliah/kelas dipilih.

14

Dapat dilihat bahwa tombol-tombol yang ada adalah sama dengan yang ada pada submenu Daftar nilai ujian per matakuliah/kelas, namun keluaran yang ditampilkan berbeda dalam hal tidak ada nilai matakuliah pada submenu Daftar peserta kuliah per matakuliah/kelas.

NAVIGASI

Pada bagian bawah menu utama terdapat menu Navigasi yang digunakan untuk mengubah password dan untuk keluar dari menu utama.

Submenu Ubah Password digunakan untuk mengubah password dari pengguna atau siapa pun yang membuka aplikasi ini terhadap password miliknya. Jadi tidak dimungkinkan bagi siapa pun (termasuk operator) untuk mengubah password dari pengguna lainnya. Tampilan dari submenu Ubah Password dapat ditunjukkan pada Gambar 15.

Gambar 15. Tampilan dari submenu Ubah Password.

Password baru yang diinginkan harus diisikan dua kali (dalam bentuk karakter bintang (‘*’), lihat Gambar 15) untuk meyakinkan bahwa password penggantinya sudah betul-betul terkonfirmasi. Keterangan-keterangan lain sebagai penunjuk telah dituliskan cukup rinci pada Gambar 15. Sedangkan submenu Keluar digunakan oleh pengguna untuk keluar dari sistem. Jika dikehendaki untuk kembali ke menu utama, maka, pengguna diminta untuk memilih menu Menu utama lagi serta mengisikan ID masuk dan

15

Password-nya, kemudian tekan tombol Masuk, seperti yang ditunjukkan pada tampilan pada Gambar 16.

Gambar 16. Tampilan untuk masuk lagi ke SIA.