garis panduan perolehan perlantikan perunding uitm

1

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

___________________________________

PEKELILING PEJABAT BENDAHARI

___________________________________

Bilangan 2 Tahun 2012

GARIS PANDUAN PEROLEHAN PELANTIKAN PERUNDING UiTM

TUJUAN

1. Pekeliling ini disediakan dengan tujuan untuk memberi garis panduan ringkas

proses dan dokumen yang berkaitan di dalam permohonan perolehan pelantikan

perunding bagi projek atau kajian kerajaan selaras dengan Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011 berserta dengan Manual Perolehan

Perkhidmatan Perunding Edisi 2011.

LATAR BELAKANG

2. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan yang ke-176 pada 7 Mac

2012 telah meluluskan garis panduan pelantikan perundingan UiTM.

3. Berikut adalah takrif bagi maksud pemakaian pekeliling ini:

3.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti, Jabatan,

Pusat, Akademi dan Kampus UiTM Negeri / Cawangan yang menerima

peruntukan perbelanjaan. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, UiTM

Shah Alam adalah termasuk Kampus Induk Shah Alam, Kampus Seksyen 17

(INTEC) dan Kampus Jalan Othman manakala Kampus Puncak Alam,

Puncak Perdana, Kampus Selayang dan Kampus Sungai Buloh adalah

dikategorikan sebagai cawangan UiTM.

2

3.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) ” bermaksud ketua yang telah diberi

kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan

dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat Tanggungjawab di

bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan pekeliling ini, kuasa dan

tanggungjawab Penolong Naib Canselor Kampus Puncak Alam dan Puncak

Perdana dan Ketua Kampus Selayang dan Sungai Buloh adalah setaraf

dengan Rektor UiTM Cawangan.

3.3 “Pihak Berkuasa Melulus (PBM)” bermaksud Jawatankuasa Sebut Harga

UiTM Shah Alam / Lembaga Perolehan ‘B’ / Lembaga Perolehan ‘A’ /

Kementerian Kewangan.

3.4 “Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP)” adalah jawatankuasa yang

dilantik oleh Naib Canselor dengan tangunggjawab untuk:

(a) Mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang telah

diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan

oleh KPTJ;

(b) Menetapkan markah lulus penilaian teknikal;

(c) Melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos

yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan

(d) Memperakukan perunding yang layak untuk pertimbangan PBM.

3.5 “Term of Reference (TOR)” adalah merupakan terma rujukan yang perlu

disediakan bagi setiap permohonan perundingan.

3.6 “Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos (CTK)” adalah cadangan teknikal

dan cadangan kos yang disediakan oleh perunding.

3.7 “Cadangan Teknikal Pra Kelayakan (CTPK)” adalah cadangan teknikal pra

kelayakan yang disediakan oleh perunding.

3

3.8 “Perkhidmatan Perunding” adalah perkhidmatan yang disediakan oleh

firma perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod

bidang perkhidmatan perunding berkaitan dan dikategorikan sebagai

perunding fizikal dan perunding bukan fizikal.

i. Perunding Fizikal adalah seperti berikut:

(a) Arkitek, kejuruteraan awam dan struktur, kejuruteraan mekanikal

dan elektrikal, ukur bahan, perancang bandar dan desa, landskap,

hiasan dalaman, akustik, alam sekitar dan lain-lain perkhidmatan

teknikal yang berkaitan dengan kejuruteraan dan/atau projek

pembinaan antaranya menyediakan reka bentuk terperinci,

penyediaaan dokumen tender dan lain-lain;

(b) Kerja-kerja ukur tanah dan kerja ukur khusus seperti hydrography,

aerial photogrammetry, remote sensing dan lain-lain;

(c) Perkhidmatan penilaian fizikal seperti penilaian harta, audit &

assessment dan lain-lain; dan

(d) Kajian-kajian fizikal yang berkaitan dengan kerja-kerja kejuruteraan

dan/atau projek pembinaan, antaranya kajian kemungkinan/kajian

awalan kejuruteraan, kajian tebatan banjir/cerun, kajian rancangan

tempatan/struktur, kajian EIA dan lain-lain.

ii. Perunding Bukan Fizikal adalah seperti berikut:

(a) Kajian kemungkinan, kajian ekonomi, kajian penswastaan dan

kajian-kajian lain;

(b) Kajian berkaitan pengurusan seperti pengurusan sumber manusia,

kewangan dan perakaunan, percukaian, pengurusan kualiti,

perundangan, kerja-kerja audit kewangan, kerja-kerja audit

pengurusan, teknologi maklumat dan komunikasi serta bidang-

bidang pengurusan lain; dan

4

(c) Perkhidmatan perunding lain mengikut kategori yang diperlukan

oleh Agensi dan ditentukan oleh Perbendaharaan dari semasa ke

semasa.

KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING

4. Pelantikan perunding boleh dilaksanakan dengan tiga (3) kaedah berikut:

i. Lantikan Terus Beserta Kos Siling

ii. Tender Terhad

iii. Tender Terbuka:

(a) Tanpa Pra Kelayakan atau

(b) Dengan Pra Kelayakan

Permohonan bagi perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling

hendaklah dibuat melalui sistem e Perunding Kementerian Kewangan. Wakil

Jabatan hendaklah mengenalpasti dan menamakan pegawai-pegawai yang

terlibat secara langsung dan memohon untuk mendapatkan katanama dan

katalaluan dengan melengkapkan dan mengemukakan borang Borang ID

ePerunding kepada Kementerian Kewangan, yang boleh dimuat turun dari

https://eperunding.treasury.gov.my.

MENENTUKAN KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING

5. Penentuan kaedah perolehan perkhidmatan perunding bergantung kepada nilai kos

projek, kos kajian atau kos kerja ukur yang akan dilaksanakan seperti di JADUAL 1

berikut:

JADUAL 1

Kaedah Perolehan Had Nilai

Lantikan Terus Beserta

Kos Siling

Kos Projek

Pembangunan Fizikal

sehingga RM5 juta

Kos Kajian sehingga RM500 ribu

Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu

Tender Terhad Kos Projek

Pembangunan Fizikal

sehingga RM50 juta

https://eperunding.treasury.gov.my/

5

JADUAL 1

Kaedah Perolehan Had Nilai

Kos Kajian sehingga RM2 juta

Kos Kerja Ukur melebihi RM500 ribu

Tender Terbuka Kos Projek

Pembangunan Fizikal

melebihi RM50 juta

Kos Kajian melebihi RM2 juta

Perolehan perunding selain daripada kaedah-kaedah di JADUAL 1 di atas adalah tidak

dibenarkan melainkan mendapat kebenaran daripada Kementerian Kewangan.

PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM) DAN HAD NILAI KUASA

6. PBM dengan had nilai kuasa melulus perolehan perkhidmatan perunding adalah

seperti di JADUAL 2 berikut:

JADUAL 2

PBM* Had Nilai Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan

Perunding

Jawatankuasa Sebut

Harga

- Kampus Shah Alam

sahaja

Kos Projek

Pembangunan Fizikal

sehingga RM5 juta

Kos Kajian sehingga RM500 ribu

Kos Kerja Ukur sehingga RM500 ribu

Lembaga Perolehan ‘B’ Kos Projek

Pembangunan Fizikal

sehingga RM20 juta


Kos Kerja Ukur sehingga RM2 juta

Lembaga Perolehan ‘A’

Kos Projek

Pembangunan Fizikal

sehingga RM200 juta


Kos Kerja Ukur sehingga RM5 juta

Kementerian Kewangan Kos Projek

Pembangunan Fizikal

melebihi RM200 juta

6

JADUAL 2

PBM* Had Nilai Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan

Perunding

Kos Kajian melebihi RM5 juta

Kos Kerja Ukur melebihi RM5 juta

*PBM di UiTM Negeri / Cawangan boleh melantik perunding mengikut jenis

perkhidmatan perunding dan tertakluk kepada had nilai yang telah ditentukan oleh

Kementerian Kewangan, setelah mendapat kebenaran bertulis daripada Naib

Canselor atau pegawai yang diturunkan kuasa.

PERATURAN UMUM DI DALAM PERMOHONAN PELANTIKAN PERUNDING

7. KPTJ hendaklah mendapatkan surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor

atau pegawai yang diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan

perkhidmatan perunding.

8. Bagi projek pembangunan fizikal, KPTJ hendaklah menyediakan surat pengesahan

tidak menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh

Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta surat

permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan

disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang mengesahkan

tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang dipohon.

9. Bagi pelantikan perunding dalam bidang ICT, KPTJ hendaklah mendapatkan surat

kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang ICT.

10. Perunding hendaklah diperaku, dipelawa dan dilantik di kalangan firma perunding

yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang perkhidmatan

perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding fizikal dan perunding

bukan fizikal.

11. Ketua Pusat Tanggungjawab adalah dilarang memecahkecilkan nilai projek

pembangunan fizikal / kajian dengan tujuan untuk mengelak daripada melaksanakan

kaedah pelawaan yang lebih kompetitif / telus / terbuka.

7

12. PBM di UiTM Shah Alam boleh melantik perunding UiTM mengikut jenis

perkhidmatan perunding dan tertakluk kepada had nilai yang telah ditentukan oleh

Kementerian Kewangan.

13. JPP dengan ahlinya dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa.

14. Kelulusan baru PBM adalah diperlukan jika terdapat perubahan misalannya pada

TOR/Perunding/Kos Siling daripada kelulusan asal PBM.

15. Penggunaan dokumen dan butiran terperinci pelaksanaan peraturan pelantikan

perunding hendaklah mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011

berserta dengan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 atau mana-

mana pekeliling Kerajaan yang masih berkuatkuasa.

PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS BESERTA KOS

SILING

16. Proses pelantikan perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling adalah

seperti berikut:

17. KPTJ hendaklah mencadangkan sekurang-kurangnya satu perunding dan

mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR dan Anggaran Kos. Perkara berikut

hendaklah dikemukakan kepada JPP:

i. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.

(LAMPIRAN 1A) dan surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.

ii. TOR (LAMPIRAN 2) dan Perincian Anggaran Kos.

iii. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan

kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan perunding.

iv. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak

menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh

Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran)

beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut

yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari

8

Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan

perkhidmatan perundingan yang dipohon.

v. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding

dalam bidang ICT.

vi. Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja

perunding mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding

Kementerian Kewangan. (LAMPIRAN 5)

vii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)

yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah Alam / Pejabat

Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan beserta nombor projek

pembangunan (jika berkaitan).

18. JPP bermesyuarat untuk:

i. Meluluskan TOR dan Perincian Anggaran Kos.

ii. Memperakukan sekurang-kurangnya satu perunding untuk pertimbangan

PBM.

Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat

Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi /

Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.

19. Bagi membolehkan PBM mempertimbangkan dan membuat keputusan, Urus Setia

JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat

Bendahari.

i. Surat permohonan / iringan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian

Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ berserta kertas kerja

khas (jika ada) dengan menyatakan perunding yang diperakukan.

ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN 1A)

iii. TOR. (LAMPIRAN 2)

9

iv. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.

v. Minit Mesyuarat JPP yang menyatakan TOR dan Perincian Anggaran Kos yang

diluluskan dan perunding yang diperakukan.

vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /

Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP bagi Mesyuarat JPP di atas.

(LAMPIRAN 3 dan 4)

vii. Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja perunding

mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding Kementerian

Kewangan. (LAMPIRAN 5)

viii. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran L).

ix. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)




x. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan


xi. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak menerima

jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh Jabatan

Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta surat

permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan

disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang

mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang

dipohon.

xii. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang ICT.

20. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding berserta kos

siling berdasarkan perakuan JPP atau membuat pilihan perunding lain yang

berkelayakan.

10

Urus Setia PBM menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /

Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi

Mesyuarat PBM.

21. Setelah mendapat kelulusan PBM, Urus Setia PBM akan mengeluarkan Surat

Makluman Keputusan kepada KPTJ.

22. KPTJ menyedia dan menyerahkan Dokumen Pelawaan CTK dan Surat Akuan

Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada Urus Setia JPP.

23. Urus Setia JPP mengeluarkan Surat Pelawaan dan Dokumen Pelawaan kepada

perunding yang telah diluluskan oleh PBM untuk mengemukakan CTK.

i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian.

ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh

Surat Pelawaan.

24. Setelah menerima CTK dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)

yang yang dikemukakan perunding, JPP hendaklah bermesyuarat untuk:

i. Membuat penilaian teknikal dan kos.

ii. Membuat rundingan kos dengan perunding (sekiranya perlu) dengan syarat

tidak melebihi kos siling yang telah diluluskan oleh PBM.

iii. Memuktamadkan kos siling.




25. Surat Setuju Terima (SST), Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan

Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah kos siling

dimuktamadkan JPP.

i. Bagi projek yang tidak melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal /

Kerja-Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, pengeluaran surat setuju terima,

11

Surat Akuan Perunding Yang Dilantik (Lampiran J) dan kontrak diuruskan

oleh Bahagian Pengurusan Perolehan.

KPTJ akan memantau projek mengikut skop kerja serta mengesah bayaran

yuran perunding mengikut kemajuan kerja.

ii. Bagi projek yang melibatkan Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal / Kerja-

Kerja Ukur Tanah dan Alam Sekitar, Pejabat Pengurusan Fasiliti / Bahagian

Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan akan:

(a) Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang

Dilantik (Lampiran J)

(b) Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.

(c) Memantau projek mengikut skop kerja.

(d) Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.

PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERHAD

26. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terhad adalah seperti berikut:

i. KPTJ hendaklah memperakukan sekurang-kurangnya 3 hingga

maksimum 10 perunding dan mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR,

Anggaran Kos, Senarai Pendek Perunding dan Kriteria Penilaian yang

akan digunakan untuk menilai CTK perunding. Perkara berikut hendaklah

dikemukakan kepada JPP:

(a) Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.

(LAMPIRAN 1B) dan surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.

(b) TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.

(c) Kriteria Penilaian CTK.

12

(d) Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan


(e) Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak

menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM

diterima oleh Jabatan (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan

Saliran ) beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan

Teknik tersebut yang telah dicap dan disahkan penerimaan atau

menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang mengesahkan tidak

mampu untuk melaksanakan perkhidmatan perundingan yang dipohon.

(f) Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam

bidang ICT.

(g) Salinan profil firma perunding yang dicadangkan termasuk beban kerja



(h) Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan

1/2002) yang telah dikemaskini oleh Unit Kewangan Zon UiTM Shah

Alam / Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan yang berkenaan

beserta nombor projek pembangunan (jika berkaitan).

27. JPP bermesyuarat untuk meluluskan:

i. TOR dan Perincian Anggaran Kos.

ii. Senarai pendek perunding yang akan dipelawa untuk mengemukakan CTK.

iii. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.




13

28. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, bagi membolehkan Bahagian

Pengurusan Perolehan membuat pelawaan, Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen

berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.

i. Surat arahan pelawaan kepada Ketua Timbalan Bendahari, Bahagian

Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) berserta kertas

kerja khas (jika ada).

ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (Lampiran 1B)

iii. TOR. (LAMPIRAN 2)

iv. Kriteria PenilaianCTK

v. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.

vi. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:

(a) TOR dan Perincian Anggaran Kos.

(b) Penetapan Kriteria Penilaian CTK.

(c) Senarai Pendek Perunding

vii. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas

Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP JPP di atas. (LAMPIRAN 3

dan 4)

viii. Dokumen Pelawaan dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)

ix. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)




x. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa oleh Naib Canselor untuk menggunakan perkhidmatan

perunding.

14

xi. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak


Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran )





xii. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang

ICT.

29. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mempelawa di kalangan perunding yang

telah disenarai pendek oleh JPP untuk mengemukakan CTK seperti berikut:

i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian

ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh tutup

pelawaan.

30. Selepas tarikh tutup pelawaan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan

oleh Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan CTK perunding dan

Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual

Pembukaan Tawaran CTK Perunding.

31. Bahagian Pengurusan Perolehan akan:

i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan CTK Perunding kepada JPP.

ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan CTK di papan kenyataan Bahagian

Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh sekurang-

kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.

15

32. Setelah JPP menerima dokumen seperti di atas, JPP hendaklah bermesyuarat

untuk:


ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal & kos.

iii. Mengesyorkan satu perunding untuk kelulusan PBM.


Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi

/ Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.



Bendahari.


Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ berserta dengan

menyatakan perunding yang disyorkan.

ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi. (LAMPIRAN

1C)

iii. Minit Mesyuarat JPP yang memperakukan perunding lulus penilaian teknikal

dan kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.

iv. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas

Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan

4)

v. Laporan Penilaian Kos dan Teknikal Oleh JPP serta Surat Akuan

Kepentingan Perunding (Lampiran I)

vi. Format Senarai Standard dan Senarai Semak (Lampiran M).

16

vii. Salinan profil perunding yang dipelawa termasuk beban kerja perunding

mengikut bidang yang dicetak daripada sistem e-Perunding Kementerian

Kewangan. (LAMPIRAN 5)

34. PBM akan mempertimbangkan dan meluluskan pelantikan perunding beserta kos

berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal dan kos oleh JPP.

Urus Setia PBM menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat


Urus Setia bagi Mesyuarat PBM.

35. Setelah mendapat kelulusan PBM, urus setia PBM akan mengeluarkan Surat

Makluman Keputusan kepada KPTJ


Perjanjian / Kontrak Perkhidmatan Perunding hendaklah dikeluarkan setelah pelantikan

perunding dan kos siling diluluskan PBM.















17

PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERBUKA

(TANPA PRA KELAYAKAN)

37. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terbuka (Tanpa Pra Kelayakan)

adalah seperti berikut:

38. KPTJhendaklah mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR, Anggaran Kos dan

Kriteria Penilaian yang akan digunakan untuk menilai CTK perunding. Perkara berikut

hendaklah dikemukakan kepada JPP:

i. Surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.

ii. TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.

iii. Kriteria Penilaian CTK.

iv. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan

kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan perkhidmatan perunding.

v. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak



beserta surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang

telah dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan

Teknik yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan

perundingan yang dipohon.

vi. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding

dalam bidang ICT.



ii. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.

18


Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /

Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.

40. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, KPTJ hendaklah menyediakan

Dokumen Pelawaan bagi tujuan pelawaan kepada perunding untuk mengemukakan

CTK.

41. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mengiklankan pelawaan melalui akhbar

harian utama tempatan, laman web / portal kepada perunding yang layak dan berminat

untuk mengemukakan CTK.

42. Bagi membolehkan Bahagian Pengurusan Perolehan mengiklankan pelawaan,

Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan

Perolehan, Pejabat Bendahari.




ii. TOR. (LAMPIRAN 2)

iii. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.

iv. Kriteria penilaian CTK

v. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:

(a) TOR dan Perincian Anggaran Kos.

(b) Penetapan Kriteria Penilaian CTK.

vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli /

Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP di atas. (LAMPIRAN 3 dan 4)

vii. Dokumen Pelawaan dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I)

19

viii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)




ix. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang diturunkan


x. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak menerima

jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM diterima oleh Jabatan

Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Pengairan dan Saliran ) beserta

surat permohonan perkhidmatan kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah

dicap dan disahkan penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik

yang mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan


xi. Menyertakan surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding

dalam bidang ICT.

43. Tempoh iklan adalah sekurang-kurangnya 21 hari kalendar (calendar days)/ 3

minggu bagi pelawaan terbuka tempatan.

44. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 90 hari dari tarikh iklan

ditutup.

45. Selepas tarikh tutup iklan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan

Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan tawaran CTK perunding

dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual

Pembukaan Tender CTK.

20


i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan Tender CTK beserta CTK

perunding dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada

JPP.

ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan Tender di papan kenyataan Bahagian



47. Setelah JPP menerima dokumen seperti di atas, JPP hendaklah bermesyuarat

untuk:


ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal dan kos.


Urus Setia JPP menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /

Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia

bagi Mesyuarat JPP.





Bendahari.


Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) dengan


ii. Borang Permohonan Pelantikan Perunding yang lengkap diisi.(LAMPIRAN

1D)

21


& kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.



4)

v. Laporan Penilaian Kos & Teknikal Oleh JPP serta Surat Akuan Kepentingan

Perunding (Lampiran I)


vii. Salinan profil perunding yang menyertai tender termasuk beban kerja










perunding dan kos siling diluluskan PBM.










22






PROSES PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERBUKA (DENGAN PRA

KELAYAKAN)

52. Proses pelantikan perunding Secara Tender Terbuka (Dengan Pra Kelayakan)

adalah seperti berikut:

i. KPTJ hendaklah mendapatkan kelulusan JPP untuk TOR, Anggaran Kos

dan Kriteria Penilaian Pra Kelayakan yang akan digunakan untuk menilai

CTPK perunding. Perkara berikut hendaklah dikemukakan kepada JPP :

(a) Surat Permohonan Rasmi dari KPTJ.

(b) TOR (Lampiran 2) dan Perincian Anggaran Kos.

(c) Kriteria Penilaian Pra Kelayakan.

(d) Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan


(e) Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak

menerima jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat UiTM

diterima oleh Jabatan Teknik (Jabatan Kerja Raya atau Jabatan

Pengairan dan Saliran ) beserta surat permohonan perkhidmatan

kepada Jabatan Teknik tersebut yang telah dicap dan disahkan

penerimaan atau menyertakan surat dari Jabatan Teknik yang

mengesahkan tidak mampu untuk melaksanakan perkhidmatan


23

(f) Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam

bidang ICT.



ii. Penetapan Penilaian Pra Kelayakan.

Urus Setia menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan Surat



54. Setelah JPP meluluskan perkara di atas, KPTJ hendaklah menyediakan Dokumen

Pelawaan Pra Kelayakan bagi tujuan pelawaan kepada perunding untuk

mengemukakan CTPK.

55. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mengiklankan pelawaan melalui akhbar

harian utama tempatan, laman web / portal kepada perunding yang layak dan berminat

untuk mengemukakan CTPK.

56. Bagi membolehkan Bahagian Pengurusan Perolehan mengiklankan pelawaan,

Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan

Perolehan, Pejabat Bendahari.




ii. TOR (LAMPIRAN 2)

iii. Perincian Anggaran Kos Perkhidmatan Perunding.

iv. Kriteria Penilaian Pra Kelayakan

24

v. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:

a. TOR dan Perincian Anggaran Kos.

b. Penetapan Penilaian Pra Kelayakan.

vi. Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas


4)

vii. Dokumen Pelawaan CTPK berserta Surat Akuan Kepentingan Perunding

(Lampiran I).

viii. Surat pengesahan peruntukan atau salinan Borang PB 3/80 (Pindaan 1/2002)




ix. Surat kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan perkhidmatan

perunding.

x. Bagi projek pembangunan fizikal, melampirkan surat pengesahan tidak







xi. Surat kelulusan MAMPU jika melibatkan pelantikan perunding dalam bidang

ICT.

57. Tempoh iklan adalah sekurang-kurangnya 14 hari kalendar (calendar days)/2

minggu bagi pelawaan terbuka tempatan.

58. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 120 hari dari tarikh iklan

ditutup.

25

59. Selepas tarikh tutup iklan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan

Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan tawaran CTPK

perunding dan Surat Akuan Kepentingan Perunding (lampiran I) dengan melengkapkan

Jadual Pembukaan Tender CTPK.


i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan Tender, CTPK perunding serta

Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) kepada JPP.

ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan Tender CTPK di papan kenyataan

Bahagian Pengurusan Perolehan dan laman web / portal bagi tempoh

sekurang-kurangnya dua (2) minggu daripada tarikh jadual dipaparkan.

61. Setelah JPP menerima dokumen di atas JPP hendaklah bermesyuarat untuk:

i. Membuat penilaian teknikal pra kelayakan.

ii. Menyenarai pendek dan memperaku 3 hingga 10 perunding mengikut

kedudukan markah penilaian teknikal pra kelayakan tertinggi untuk kelulusan

PBM.

Urus Setia JPP menyediakan minit mesyuarat dan mendapatkan tandatangan

Surat Akuan Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas

Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.

62. PBM akan mempertimbangkan dan memberi kelulusan senarai pendek

berdasarkan perakuan penilaian keseluruhan teknikal pra kelayakan oleh JPP.


PP perlu menghantar dokumen berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat

Bendahari.


Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ dengan menyatakan

perunding yang disenaraipendek dan diperakukan.

26


1E)

iii. Minit Mesyuarat JPP yang menyenarai pendek dan memperaku 3 hingga 10

perunding mengikut kedudukan markah penilaian teknikal pra kelayakan

tertinggi untuk kelulusan PBM.



4)

v. Laporan Penilaian CTPK Oleh JPP dan Surat Akuan Kepentingan Perunding

(Lampiran I)

vi. Salinan profil perunding yang menyertai tender termasuk beban kerja





Urus Setia PBM menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan Ahli /

Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi / Urus Setia bagi

Mesyuarat PBM.

65. KPTJ hendaklah:

i. Menyediakan Dokumen Pelawaan kepada perunding yang telah diluluskan

oleh PBM untuk mengemukakan CTK.

ii. Menyediakan Kriteria Penilaian dan seterusnya mendapatkan kelulusan JPP

untuk Kriteria Penilaian tersebut.

Urus Setia JPP menyedia minit dan mendapatkan tandatangan Surat Akuan

Ahli / Pengerusi / Urus Setia dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli / Pengerusi

/ Urus Setia bagi Mesyuarat JPP.

27

66. Setelah JPP meluluskan perkara seperti di atas, bagi membolehkan Bahagian

Pengurusan Perolehan membuat pelawaan, Urus Setia JPP perlu menghantar dokumen

berikut ke Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.




ii. Kriteria Penilaian CTK

iii. Minit Mesyuarat JPP yang meluluskan:

a. TOR dan Perincian Anggaran Kos.

b. Penetapan Kriteria Penilaian CTK.



4)

v. Dokumen Pelawaan termasuk dan Surat Akuan Kepentingan Perunding

(Lampiran I)

67. Bahagian Pengurusan Perolehan akan mempelawa di kalangan perunding yang

lulus senarai pendek oleh PBM untuk mengemukakan CTK seperti berikut:

i. Tempoh pelawaan adalah mengikut kesesuaian

ii. Tempoh minimum sah laku tawaran perunding adalah 120 hari dari tarikh

tutup pelawaan.

68. Selepas tarikh tutup pelawaan, Jawatankuasa Pembuka Tender yang ditubuhkan

oleh Bahagian Pengurusan Perolehan akan merekodkan penerimaan CTK perunding dan

Surat Akuan Kepentingan Perunding (Lampiran I) dengan melengkapkan Jadual

Pembukaan Tawaran CTK Perunding.

28


i. Mengemukakan salinan Jadual Pembukaan CTK Perunding kepada JPP.

ii. Mempamerkan Jadual Pembukaan CTK di papan kenyataan Bahagian



70. Setelah menerima CTK yang dikemukakan perunding, JPP bermesyuarat untuk:


ii. Memperaku perunding yang lulus penilaian teknikal & kos.









Bendahari.


Pengurusan Perolehan yang ditandatangani oleh KPTJ(PTJ) dengan



1F)


& kos dan perunding yang disyorkan untuk kelulusan PBM.

29



4)

v. Laporan Penilaian Kos & Teknikal Oleh JPP dan dan Surat Akuan

Kepentingan Perunding (Lampiran I)


vii. Salinan profil perunding yang mengemukakan CTK termasuk beban kerja










perunding dan kos diluluskan PBM.










a. Mengeluarkan surat setuju terima dan Surat Akuan Perunding Yang


30

b. Mengurus penyediaan dan menandatangan kontrak.

c. Memantau projek mengikut skop kerja.

d. Mengesah bayaran yuran perunding mengikut kemajuan kerja.

Ringkasan proses pelantikan perunding adalah seperti di Lampiran 6.

KOS TAMBAHAN PERUNDING

75. Permohonan kos tambahan perunding hendaklah mengikut peraturan di dalam

Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan permohonan hendaklah

menggunakan Format Standard dan Senarai Semak di Lampiran N.

PELAKSANAAN INTEGRITI PACT OLEH PERUNDING

76. Perunding yang dipelawa hendaklah mengisi Surat Akuan Kepentingan Perunding

(Lampiran I) dan dokumen ini hendaklah diserahkan bersama-sama dokumen

permohonan pelantikan perunding kepada Urus Setia JPP dan Urus Setia PBM yang

berkenaan.

77. Perunding yang dilantik hendaklah mengisi dan mengembalikan Surat Akuan

Perunding Yang Dilantikl (Lampiran J) bersama Surat Setuju Terima.

MAKLUMAT PERUNDING

78. Bagi tujuan mendapatkan nama perunding yang ingin dicadangkan, salinan profil

perunding dan beban kerja perunding daripada sistem e-Perunding Kementerian

Kewangan (untuk dilampirkan bersama dokumen yang dikemukakan kepada PBM), KPTJ

boleh menghubungi Urus Setia Jawatankuasa Pemilihan Perunding (JPP) Pejabat

Pengurusan Fasiliti / Pejabat Pembangunan atau Urus Setia PBM di Bahagian

Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari, UiTM Shah Alam.

Syarat-syarat khusus dan terperinci mengenai perolehan perkhidmatan perunding

adalah di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2011 bertarikh 23

31

Mac 2011 dan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 yang boleh

dimuat turun daripada laman web MOF www.treasury.gov.my.

KPTJ dikehendaki membaca Pekeliling Bendahari ini bersama-sama dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2011 berserta dengan Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 serta peraturan terkini kerajaan

mengenai perolehan perkhidmatan perunding supaya urusan perolehan

perkhidmatan perunding dapat dilaksanakan dengan teratur dan segera.

MESYUARAT PIHAK BERKUASA MELULUS (PBM) UiTM

79. Bagi memastikan fail Mesyuarat PBM UiTM dapat dikeluarkan 7 hari sebelum

tarikh mesyuarat, semua dokumen berkaitan mestilah diterima dengan lengkap oleh

Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam tidak lewat dari 14

hari sebelum tarikh mesyuarat berkenaan.

Tarikh Mesyuarat PBM UiTM akan dimaklumkan dari semasa ke semasa.

TARIKH DIKELUARKAN

80. Pekeliling ini dikeluarkan pada 20 Mac 2012.

TARIKH KUAT KUASA

81. Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua

Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 1 Mac 2012 dan hendaklah dibaca bersekali

dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan, yang masih

berkuatkuasa.

82. Pekeliling ini membatalkan Pekeliling Bendahari Bil: 12/2009 - Garis Panduan

Perolehan Pelantikan Perkhidmatan Perunding UiTM.

http://www.treasury.gov.my/

32

SANIP WAHID Bendahari 22 Mac 2012

Dikelilingkan kepada:

Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit

Semua Dekan-Dekan Fakulti

Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri

Semua Penyelaras Kampus UiTM

Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam

Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus

Bil. Fail : 100-BP(100/PT.6/3)

No. Siri : 100-BP(100/PT.6/3)2

garis panduan perolehan perlantikan perunding uitm

Documents