garis panduan pelaksanaan ekosistem · pdf fileperpustakaan / pusat sumber ... menjadi...

Tarikh dikeluarkan: 01 Jun 2017

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

KIMIA MALAYSIA


ii

ISI KANDUNGAN

1. TUJUAN ..................................................................................................................................................................... 1

2. PENGENALAN EKSA (SEBELUM DIJENAMAKAN SEMULA)................................................................. 1

3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S ..................................................................................................... 1-3

4. PELAKSANAAN EKSA DI JABATAN KIMIA MALAYSIA (JKM) .............................................................. 4

4.1. Dasar ............................................................................................................................................................ 4

4.2. Visi ................................................................................................................................................................ 4

4.3. Misi ............................................................................................................................................................... 5

4.4. Objektif ....................................................................................................................................................... 5

4.5. Slogan dan Logo ...................................................................................................................................... 5

4.5.1. Slogan ............................................................................................................................................ 5

4.5.2. Logo ........................................................................................................................................... 5-6

4.6. Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan…………………………………………………………………7

4.6.1. Jawatankuasa Pelaksana ....................................................................................................... 7

4.6.2. Peranan Penaung/ Pengerusi .............................................................................................. 8

4.6.3. Peranan Fasilitator .................................................................................................................. 8

4.6.4. Peranan Ketua Pelaksana ...................................................................................................... 8

4.6.5. Peranan Setiausaha ................................................................................................................. 9

4.6.6. Peranan Jawatankuasa Latihan........................................................................................... 9

4.6.7. Peranan Jawatankuasa Promosi .................................................................................. 9-10

4.6.8. Peranan Jawatankuasa Audit ............................................................................................ 10

4.6.9. Peranan Jawatankuasa Keseragaman ..................................................................... 10-11

4.6.10. Peranan Jawatankuasa Keselamatan dan Persekitaran OSH ............................... 11

4.6.11. Peranan Ketua Zon................................................................................................................ 11

4.6.12. Peranan Ahli ............................................................................................................................ 12


iii

4.6.13. Mewujudkan Zon EKSA…………………………………………………………………………....12

5. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA ......................................................................................................... 12-13

6. KEPERLUAN SUDUT EKSA ............................................................................................................................. 13

7. KEPERLUAN FAIL INDUK, LATIHAN, PROMOSI, AUDIT DAN ZON ................................................ 14

8. RUANG PEJABAT ................................................................................................................................................ 14

8.1. Peralatan Pejabat ........................................................................................................................... 14-15

8.2. Susun Atur Peralatan Pejabat ................................................................................................... 15-16

8.3. Hiasan Dalaman ................................................................................................................................... 15

8.4. Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan ............................................................................................. 16

8.5. Ruang Kerja Terperingkat ................................................................................................................ 16

8.6. Susunan Fail ..................................................................................................................................... 16-17

8.7. Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)) ................................... 17

8.8. Ruang Kaunter ................................................................................................................................ 17-18

8.9. Peti Kecemasan………………………………………………………………………………………………….18

9. RUANG ATAU BILIK PEGAWAI ..................................................................................................................... 19

9.1 Meja (di atas meja) .............................................................................................................................. 19

9.2 Meja (di bawah / tepi meja) ............................................................................................................ 19

9.3 Laci Meja / Almari ......................................................................................................................... 19-20

9.4 Lantai ........................................................................................................................................................ 20

10. BAHAGIAN PENGELUARAN ........................................................................................................................... 20

10.1. Bilik Pencetakan/ Dokumentasi .............................................................................................. 20-21

10.2. Mesin dan Peralatan ........................................................................................................................... 21

11. RUANG KERJA ..................................................................................................................................................... 22

11.1 Ruang Analisis……………………………………………………………………………………………………22

11.2 Peti Sejuk/Chiller.………………………………………………………………………………………………22

11.3 Kebuk wasap……..………………………………………………………………………………….……………23


iv

11.4 Kabinet Penyimpanan Bahan Kimia dan Bahan Biologi.………………………….……………23

12. TEMPAT PENYIMPANAN / STOR……….………………………………………………………………………….23

12.1 Pelan Lantai……………………………………………………………………………………………………….23

12.2 Pintu Stor…………………………………………………………………………………………………………..23

12.3 Dalam Stor…………………………………………………………………………………………………………24

12.4 Simpanan Barang Stor…………………………………………………………………………………..24-25

12.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor………………………………………………………………………25

13. TEMPAT UMUM .................................................................................................................................................. 26

13.1 Surau/ Bilik Solat ........................................................................................................................... 26-27

13.2. Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan .................................................................................... 27-28

13.3. Bilik Latihan ..................................................................................................................................... 28-29

13.4. Bilik Sumber & Multimedia ........................................................................................................ 28-29

13.5. Pantri…………………………………………………………………………………………………………...29-31

13.6. Tandas ................................................................................................................................................ 31-32

13.7. Laluan Utama / Laluan Awam .................................................................................................. 32-33

13.8. Perpustakaan / Pusat Sumber ........................................................................................................ 33

13.9 Lobi Utama ............................................................................................................................................. 33

13.10. Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu .............................................................. 34

14. KAWASAN PERSEKITARAN ........................................................................................................................... 34

14.1. Papan Tanda Jabatan/ PapanTanda Arah/ Petunjuk ............................................................ 34

14.2. Media/ Bahan Pameran .................................................................................................................... 34

15. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA ................................................................................................................ 35

15.1. Dari Segi Penampilan Diri dan Imej ............................................................................................. 35

15.2. Perhubungan Dengan Rakan Sejawat .......................................................................................... 35

15.3. Perhubungan Dengan Pelanggan .................................................................................................. 35

15.4. Kecekapan dan Kemahiran Dalam Melaksanakan Tugas..................................................... 35


v

16. KESELAMATAN PERSEKITARAN........................................................................................................... 35-36

17. LIF……………………………………………………………………………………………………………………………… 36

18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI........................................................................................... 37

19. TINDAKAN PENJIMATAN/ AMALAN HIJAU ............................................................................................ 37

20. PENUTUP .............................................................................................................................................................. 37

LAMPIRAN 1 – CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA

LAMPIRAN 2 - KOMPONEN GENERIK KRITERIA PENILAIAN EKSA

LAMPIRAN 3- KESERAGAMAN

LAMPIRAN 4 – BORANG –BORANG EKSA


1

1. TUJUAN

Panduan ini disediakan bertujuan sebagai rujukan umum kepada warga Jabatan Kimia

Malaysia (JKM) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) bagi

menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Panduan ini berperanan

sebagai penetapan piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara

minima dan pelaksanaannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon. Panduan

ini juga adalah selaras dengan Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam yang

telah dikeluarkan oleh pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU).

2. PENGENALAN EKSA (SEBELUM DIJENAMAKAN

SEMULA)

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 dan diamalkan di sektor-sektor awam bagi

mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selesa, kemas dan selamat. Setelah

dijenamakan semula kepada EKSA (yang sebelumnya dikenali dengan Amalan 5S), amalan

ini mengambil kira keperluan semasa sesebuah sektor awam bagi mengetengahkan serta

mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan kondusif. Di samping

itu, amalan ini juga dapat mengurangkan pembaziran dari segi masa, ruang dan sebagainya,

justeru menjimatkan kos operasi.

3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai sejak tahun 2010.

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S, namun telah

ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baru. Terdapat 5 elemen baru yang

telah ditambah dalam pelaksanaan EKSA iaitu:


2

ELEMEN OBJEKTIF UTAMA PENERANGAN

Imej Korporat Meningkatkan imej

korporat

Imej korporat merujuk kepada identiti

atau persepsi pihak berkepentingan

terhadap persekitaran, tindakan dan

pencapaian sesebuah organisasi.

Nilai, etika dan norma kerja yang seragam

dalam kalangan warga kerja amat

diperlukan untuk mewujudkan budaya

korporat yang positif. Selain itu, EKSA juga

turut menitikberatkan aspek keselamatan

persekitaran di setiap agensi sektor awam.

Kreativiti dan

Inovasi

Menyemarakkan aktiviti

kreativiti dan inovasi

selaras dengan tuntutan

pihak berkepentingan

Dalam usaha untuk mempertingkatkan

produktiviti di tempat kerja, EKSA

menggalakkan warga agensi

membudayakan elemen kreativiti dan

inovasi semasa melaksanakan tugas dan

tanggungjawab masing-masing.

Persekitaran sektor awam yang sering kali

berubah mengikut peredaran masa

menuntut pewujudan budaya organisasi

yang dinamik berasaskan kreativiti dan

inovasi. Warga agensi digalakkan untuk

sentiasa berfikir di luar kotak (out of the

box) untuk menghasilkan persekitaran

kerja yang kondusif dan selamat.

Amalan Hijau Menggalakkan aktiviti ke

arah mewujudkan

persekitaran hijau

Penekanan turut diberikan pada aspek

Amalan Hijau di pejabat dengan

melaksanakan program seperti kitar

semula dan meningkatkan kecekapan


3

melalui pembudayaan

Amalan Hijau

penggunaan tenaga ke arah penjimatan

sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap

dapat diterapkan kepada keseluruhan

warga agensi ke arah penggunaan sumber

secara optimum.

Persekitaran

Kondusif

Memperluas pelaksanaan

di agensi-agensi kerajaan

bagi mewujudkan

persekitaran yang

kondusif

Persekitaran kondusif adalah penting

dalam memperkukuhkan budaya organisasi

berprestasi tinggi dan inovatif dalam

kalangan agensi sektor awam. Amalan EKSA

menggalakkan agensi sektor awam

memberikan penekanan pada penyampaian

sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan

memberi keselesaan semasa berurusan.

Bagi pelanggan orang kelainan upaya

(OKU), kemudahan yang sesuai harus

disediakan.

Kepelbagaian

Agensi

Memastikan elemen

pengauditan memenuhi

keperluan kepelbagaian

agensi kerajaan

EKSA memperkenalkan model penilaian

dan pengauditan baharu yang merangkumi

kriteria generik dan kriteria khusus dengan

mengambil kira kepelbagaian agensi

kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang

diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan

sebelum ini iaitu one size fits all didapati

kurang mencakupi keperluan kepelbagaian

agensi kerajaan pada masa kini.


4

4. PELAKSANAAN EKSA DI JABATAN KIMIA MALAYSIA

4.1. Dasar

Jabatan Kimia Malaysia (JKM) komited dalam mengamalkan budaya kerja produktif

melalui persekitaran yang kondusif bagi memastikan sistem perkhidmatan yang

berkualiti, cekap dan efisien melalui pelaksanaan amalan EKSA yang berterusan.

4.2. Visi

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif bagi meningkatkan motivasi, integriti dan

imej korporat warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM) dalam sistem penyampaian

perkhidmatan yang berkualiti.


5

4.3. Misi

Menerapkan kesedaran kualiti yang berkekalan di kalangan warga Jabatan Kimia

Malaysia (JKM) bagi mewujudkan kesefahaman dan semangat kerjasama serta

memastikan misi EKSA dapat dicapai dan kepuasan pelanggan terjamin.

4.4. Objektif

4.4.1. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan kondusif

pada setiap masa bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan; dan

4.4.2. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di

kalangan warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM).

4.5. Slogan dan Logo

4.5.1. Slogan

“PERSEKITARAN KONDUSIF ORGANISASI PRODUKTIF”

4.5.2. Logo


6

Keterangan Logo:

Warna hijau dan kuning Melambangkan identiti ekslusif dan korporat

KIMIA Malaysia

Logo “KIMIA” Melambangkan fungsi dan peranan KIMIA

Malaysia dalam memberi perkhidmatan kimia

analisis dan sains forensik yang efisien bagi

menjamin kesejahteraan rakyat pada tahap

profesionalisme, kerahsiaan dan integriti yang

paling tinggi;

Akronim EKSA Simbolik kepada makna Ekosistem Kondusif Sektor

Awam secara amnya.

Vektor daun dan jalur

biru/kelabu

Melambangkan ekosistem mesra alam yang dicapai

dengan melaksanakan EKSA disamping

membudayakan elemen kreativiti dan inovasi

Bulatan Hijau Melambangkan kesinambungan konsep dan

matlamat EKSA berasaskan kesefahaman dan

semangat kerjasama serta komited bagi

menjamin kecemerlangan kualiti dan prestasi

warga kerja KIMIA Malaysia; dan

Enam kuntum bunga

berwarna putih

Melambangkan kekemasan, kebersihan dan

keceriaan yang terhasil sebagai pencetus

transformasi


7

4.6. Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan

4.6.1 Jawatankuasa Pelaksana (Rujuk Lampiran 1)

CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA

JABATAN KIMIA MALAYSIA

PENAUNG/PENASIHAT

PENGERUSI

KETUA PELAKSANA

SETIAUSAHA

JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA PROMOSI

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASA KESELAMATAN PERSEKITARAN

JAWATANKUASA KESERAGAMAN

JAWATANKUASA OSH

WAKIL ZON

BKP

PERSEKUTUAN

KAS

FOR

PJK

IKTD


8

PERANAN JAWATANKUASA

4.6.2. Penaung/ Pengerusi

i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

iii. Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;

iv. Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;

v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

vi. Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan;

vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan

viii. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan

terbaik.

4.6.3. Fasilitator

i. Pemudah cara serta memberi khidmat nasihat dan perundingan bagi

keseluruhan proses pelaksanaan Pensijilan EKSA Jabatan Kimia

Malaysia (JKM);

ii. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;

iii. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan;

iv. Menentukan pembahagian zon;

v. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan

vi. Menyelaras dan memantau aktiviti.

4.6.4. Ketua Pelaksana

i. Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

ii. Menyelaras program EKSA;

iii. Melaporkan kemajuan dan status penyelarasan EKSA;

iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA; dan

v. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.


9

4.6.5. Setiausaha

i. Mengatur dan menyelaras urusan mesyuarat Jawatankuasa Induk

EKSA;

ii. Menyediakan dan menyimpan rekod utama, laporan keseluruhan dan

minit berkaitan dengan pelaksanaan EKSA;

iii. Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA; dan

iv. Merangka surat lantikan ahli Jawatankuasa Induk EKSA.

4.6.6. Jawatankuasa Latihan

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya

EKSA kepada semua warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM);

ii. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa

bagi mengukuhkan aktiviti EKSA;

iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga Jabatan Kimia Malaysia

(JKM) mendapat latihan EKSA yang mencukupi;

iv. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan dengn aktiviti latihan EKSA;

dan

v. Merangka sijil penghargaan kepada semua warga Jabatan Kimia

Malaysia (JKM) yang terlibat dalam EKSA.

4.6.7. Jawatankuasa Promosi

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;

ii. Mengenal pasti aktiviti atau kempen promosi bagi memupuk

kesedaran penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan;

iv. Menyediakan sudut maya EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM);

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dan

Go Green di kalangan warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM);

vi. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan aktiviti promosi EKSA;

vii. Mengadakan pertandingan mencipta logo EKSA; dan


10

viii. Mewujudkan dan mempromosikan aktiviti berkaitan dengan kitar

semula contohnya mewujudkan sudut kitar semula.

4.6.8 Jawatankuasa Audit

i. Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.

ii. Menyediakan kriteria dan senarai semak audit dalaman EKSA.

iii. Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan

pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan.

iv. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

v. Menyediakan laporan dan analisis keseluruhan audit kepada

jawatankuasa Induk amalan EKSA.

vi. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan

yang dikenalpasti semasa proses audit.

vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan;

viii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;

ix. Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa

mengikut keperluan; dan

x. Menyediakan dokumentasi yang berkaitan dengan aktiviti audit EKSA

seperti gambar – gambar penemuan, laporan penambahbaikan serta

laporan keseluruhan aktiviti.

xi. Borang-borang yang digunakan ialah :

Borang EKSA 1/1 : Jadual Audit Dalam EKSA

Borang EKSA 2/1 : Penemuan Audit EKSA

Borang EKSA 3/1 : Kriteria EKSA Komponen A – E

Borang EKSA 4/1 Laporan Audit Dalam EKSA

4.6.9 Jawatankuasa Keseragaman

i. Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk

Keceriaan.

ii. Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk keseragaman

semua Zon EKSA.


11

iii. Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep

keceriaan terus diamalkan.

iv. Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru.

v. Sentiasa memastikan / mengingatkan warga Jabatan untuk terus

mengekalkan keceriaan pejabat

vi. Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk

keceriaan zon.

4.6.10 Jawatankuasa Keselamatan Persekitaran dan OSH

i. Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan

keselamatan fizikal, dokumen dan komputer

ii. Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit

keselamatan dan kesihatan.

iii. Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan

mengikut zon

iv. Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang mematuhi

kriteria E.

4.6.11 Ketua Zon

i. Bertindak selaku ketua pelaksana EKSA peringkat Zon;

ii. Melantik Ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon;

iii. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli zon;

iv. Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA;

v. Merancang aktiviti zon iaitu pelan tindakan mengikut kriteria;

vi. Memberikan maklumbalas mengenai status perlaksanaan di peringkat

zon secara berkala;

vii. Menyediakan tatacara dan pelan lantai mengikut zon.

viii. Menyediakan bahan dan informasi bagi penyediaan sudut EKSA Zon;

ix. Mengurus belanjawan Zon masing-masing; dan

x. Memberikan komitmen secara berterusan.


12

4.6.12 Ahli

i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

iii. Bekerjasama dalam kumpulan; dan

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA.

4.6.13 Mewujudkan Zon EKSA

Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan aktiviti yang dijalankan.

Senarai zon yang terlibat dalam pelaksanaan EKSA di Ibu Pejabat Jabatan

Kimia Malaysia (JKM):

BAHAGIAN NAMA ZON

Forensik Erythrosin

Kesihatan Alam Sekitar (KAS) Fast Green

Penyelidikan dan Jaminan Kualiti (PJK) Alura Red

Industri dan Klasifikasi Tarif Dagangan (IKTD) Carmoisine

Khidmat Pengurusan (BKP) Sunset Yellow

Persekutuan Brilliant Blue

5. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 10 kategori utama yang

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Jabatan Kimia Malaysia (JKM) iaitu:

i. Keperluan Sudut EKSA;

ii. Keperluan Fail Induk, Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Promosi, Audit,

Jawatankuasa Keseragaman dan Jawatankuasa Keselamatan;

iii. Ruang Pejabat;


13

iv. Ruang Kerja/ Bilik Pegawai;

v. Tempat Penyimpanan/ Stor;

vi. Tempat Umum;

vii. Kawasan Persekitaran;

viii. Keupayaan Sumber Manusia; dan

ix. Keselamatan Persekitaran dan OSH.

6. KEPERLUAN SUDUT EKSA

Sudut EKSA adalah merupakan salah satu kaedah penyaluran maklumat. Ia boleh

disediakan secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (dinding/papan

kenyataan) atau secara maya. Sudut EKSA di setiap zon perlu mengandungi perkara-

perkara berikut:

i. Dasar dan Objektif EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM);

ii. Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA;

iii. Carta Perbatuan Zon;

iv. Pelan Lantai Zon EKSA;

v. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (gambar);

vi. Informasi/ hebahan berkaitan EKSA untuk tujuan promosi;

vii. Logo dan Slogan Amalan EKSA Jabatan Kimia Malaysia (JKM); dan

viii. Tarikh kemaskini sudut EKSA.


14

7. KEPERLUAN FAIL INDUK, LATIHAN, PROMOSI,

AUDIT DAN ZON

i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA serta garis panduan EKSA Jabatan Kimia

Malaysia (JKM);

ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk dan zon;

iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);

iv. Jadual Perancangan Carta Perbatuan EKSA – Fail induk, jawatankuasa (berkenaan),

dan zon;

v. Minit Mesyuarat – Fail induk, jawatankuasa (berkenaan) dan zon;

vi. Gambar aktiviti – aktiviti berkaitan EKSA;

vii. Gambar sebelum dan selepas – Fail induk dan zon; dan

viii. Sesi pengauditan (kriteria dan keputusan audit) – Fail induk, jawatankuasa

(berkenaan) dan zon. Logo EKSA

ix. Pelan Lokasi Semua Zon

x. Rekod Mesyuarat /Perbincangan Induk

xi. Gambar Pelancaran EKSA

xii. Laporan-Laporan :

xiii. Jawatankuasa Pelaksana

a. Laporan Latihan

b. Laporan Audit

c. Laporan Promosi

xiv. Laporan Keceriaan/Keseragaman

8. RUANG PEJABAT

8.1. Peralatan Pejabat

8.1.1. Memastikan peralatan pejabat dalam keadaan baik dan boleh digunakan

dengan selamat;


15

8.1.2. Memastikan peralatan pejabat sentiasa bersih dan tersusun supaya kelihatan

kemas; dan

8.1.3. Mastikan lampu dan soket elektrik berfungsi dengan baik dan dilabelkan

mengikut kesesuaian.

8.2. Susun Atur Peralatan Pejabat

8.2.1. Memastikan perabot dan peralatan pejabat disusun dengan kemas,

berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

8.2.2. Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya

mewujudkan suasana kerja yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak

mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; dan

8.2.3. Menggalakkan teknik penyusunan peralatan yang efisien dan teratur bagi

memendekkan masa memproses sesuatu kerja.

8.3. Hiasan Dalaman

8.3.1. Hiasan yang bersesuaian dengan imej Jabatan, mudah serta jimat

diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan

kesihatan pekerja;

8.3.2. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam

pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);

8.3.3. Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup adalah TIDAK

DIGALAKKAN. Jika masih digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi

mengelakkan habuk terperangkap dan kerosakan pada lantai/ karpet.

Penggunaan yang tidak keterlaluan dari segi kuantiti;

8.3.4. Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

8.3.5. Hiasan seperti lanskap berkonsepkan ‘water features’ dan akuarium dalam

ruang pejabat adalah TIDAK DIGALAKKAN. Jika masih digunakan,

penyelenggaraan diperlukan bagi memastikannya berfungsi dengan baik;

8.3.6. Memastikan semua hiasan yang dibuat tidak berhabuk, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan


16

pemandangan; dan

8.3.7. Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan

tidak mengancam keselamatan pekerja.

8.4. Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan

8.4.1. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko;

8.4.2. Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition atau bilik

pegawai; dan

8.4.3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan

(laluan kecemasan) yang sesuai perlu

diletakkan di tempat yang strategik serta

mudah dilihat oleh orang ramai.

8.5. Ruang Kerja Terperingkat

8.5.1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja

Larangan;

8.5.2. Memastikan kawasan bilik ini sentiasa dalam keadaan kemas, tersusun,

bersih, tidak berhabuk dan selesa;

8.5.3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan

memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam

peraturan keselamatan); dan

8.5.4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlu dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon

hendaklah dipamerkan pada pintu

masuk bilik berkenaan.

8.6. Susunan Fail

8.6.1. Disusun dengan teratur, mudah

diperoleh/disimpan dan bersistem;

8.6.2. Sistem pengurusan fail yang

memudahkan pencarian/pencapaian


17

dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan

8.6.3. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.

8.7. Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

8.7.1. Pelan Susun Atur/ pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di

ruang yang strategik;

8.7.2. Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis

dokumen dan meletakkan indeks;

8.7.3. Fail di dalam kabinet perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut

turutan nombor siri fail;

8.7.4. Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat

waktu bekerja;

8.7.5. Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail

yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk

fail);

8.7.6. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi

berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar

kabinet;

8.7.7. Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

8.7.8. Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan

diparkirkan; dan

8.7.9. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/PIC) dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

8.8. Ruang Kaunter

8.8.1. Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

8.8.2. Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berhabuk, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas;

8.8.3. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;


18

8.8.4. Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini;

8.8.5. Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

8.8.6. Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan,

ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;

8.8.7. Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan

8.8.8. Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pengguna

ii. Direktori pegawai

iii. Borang

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Piagam pelanggan

8.9 Peti Kecemasan

8.9.1 Setiap ubatan hendaklah dinomborkan.

8.9.2 Tarikh luput ubat hendaklah ditampal pada setiap ubat.

8.9.3 Peti kecemasan hendaklah dibahagikan kepada tiga bahagian.

8.9.4 Pastikan indeks dibuat dan ditampalkan pada bahagian atas dalam peti

kecemasan


19

9. RUANG ATAU BILIK PEGAWAI

9.1 Meja (di atas meja)

9.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan “MASUK/ KELUAR”;

9.1.2 Fail-fail aktif/ diari/ planner hendaklah

disusun dengan kemas dan teratur pada

setiap masa; dan

9.1.3 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan

disenaraikan (tidak termasuk self-ink

rubber stamp) jika berkaitan dengan

tugasan harian sahaja.

9.2 Meja (di bawah / tepi meja)

Wayar/ kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan

bahan-bahan yang bersesuaian seperti pita pelekat hitam atau penutup kabel (cable

casing).

9.3 Laci Meja / Almari

9.3.1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja,

penggunaan ruang laci boleh dilabelkan seperti

berikut:

i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS”

dan dikhaskan penggunaannya kepada

alat-alat tulis dan disusun kemas

mengikut kreativiti pegawai;

ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan dikhaskan bagi

menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan

buku catatan; dan


20

iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan dikhaskan bagi menempatkan

alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan

lain-lain.

iv. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di

dalam laci / almari ruangan peribadi dan disusun kemas;

9.3.2. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang

berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur;

dan

9.3.3. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada dalam keadaan kemas,

tersusun dan bersih.

9.4 Lantai

9.4.1. Memastikan lantai tidak berhabuk, tidak basah dan bersih dari sebarang

kekotoran; dan

9.4.2. Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di

sekitar ruang kerja.

10. BAHAGIAN PENGELUARAN

10.1. Bilik Pencetakan/ Dokumentasi

10.1.1. Memastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berhabuk, tidak terdapat

lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai;

10.1.2. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu

dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;


21

10.1.3. Penggunaan label yang sesuai untuk

membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan

(Contoh: label barang siap, barang dalam proses,

rosak, pelupusan dan lain-lain); dan

10.1.4. Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan

teratur dan boleh dilabelkan dengan nama

alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau

almari yang telah disediakan supaya mudah

diperolehi dan disimpan semula.

10.2. Mesin dan Peralatan

10.2.1. Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang

pergerakan proses kerja;

10.2.2. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka

hayat mesin;

10.2.3. Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya

bahan yang berbentuk cecair;

10.2.4. Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang

merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

10.2.5. Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut

kesesuaian;

10.2.6. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau

dilupuskan; dan

10.2.7. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.


22

11. RUANG KERJA

11.1. Ruang analisis

11.1.1. Memastikan persekitaran makmal bersih, kemas dan selamat;

11.1.2. Memastikan meja, rak dan almari sentiasa kemas dan bersih;

11.1.3. Memastikan semua peralatan di makmal dilabel dengan betul, disusun

dengan kemas dan berada dalam keadaan baik;

11.1.4. Menyediakan tempat pembuangan sisa berasingan seperti sisa bahan Kimia,

bahan buangan berbahaya, domestik dan alatan tajam untuk mengelakkan

sisa bahan Kimia yang tidak serasi daripada bercampur;

11.1.5. Memastikan semua bekas reagen makmal dan bahan Kimia ditutup dan

diletakkan di rak yang sesuai dan dilabelkan dengan betul dan jelas dengan

nama bahan Kimia, kepekatan dan tarikh penyediaan;

11.1.6. Memastikan peralatan keselamatan dilabel dengan betul, disusun dengan

kemas dan sentiasa berada dalam keadaan baik serta disimpan ditempat

yang senang diambil;

11.1.7. Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik

serta sempurna; dan

11.1.8. Menyediakan etika keselamatan makmal.

11.2. Peti sejuk / chiller

11.2.1. Memastikan setiap bahan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas dan

berada dalam keadaan baik;

11.2.2. Memastikan suhu peti sejuk direkod dan diperiksa secara berkala; dan

11.2.3. Memastikan makanan dan minuman tidak disimpan didalam peti sejuk yang

digunakan untuk penyimpanan bahan Kimia;

11.3. Kebuk wasap

11.3.1. Memastikan persekitaran dalam kebuk wasap bersih, kemas dan selamat;

11.3.2. Memastikan reagen, cecair, alat kaca dan lain-lain alat radas tidak disimpan


23

di dalam kebuk wasap kerana boleh mengganggu pengaliran udara dan

mengurangkan keberkesanan penggunaan kebuk wasap sebagai alat

keselamatan; dan

11.3.3. Menyediakan etika penggunaan kebuk wasap (contohnya: sentiasa pastikan

kebuk wasap boleh beroperasi sebelum memulakan ujikaji atau analisis).

11.4. Kabinet penyimpanan bahan kimia dan bahan biologi

11.4.1. Memastikan semua bahan kimia di dalam kabinet dilabel dengan betul,

disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik;

11.4.2. Bahan biologi perlu diasingkan dengan bahan kimia menggunakan kabinet

yang berbeza dan bersesuaian;

11.4.3. Untuk kabinet penyimpanan bahan kimia perlu dipastikan hanya disimpan

bahan kimia yang serasi sahaja di dalam kabinet tersebut

12. TEMPAT PENYIMPANAN / STOR

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 tahun 2009:

12.1. Pelan Lantai

Pelan lantai stor hendaklah disediakan dan dipamerkan di lokasi yang sesuai dan

mudah dilihat serta difahami seperti pada pintu masuk stor.

12.2 Pintu Stor

12.2.1 Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:

i. Suis hendaklah dilabelkan

ii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan

iii. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.

12.3 Dalam Stor

12.3.1. Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berhabuk dan tersusun kemas;


24

12.3.2. Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen

barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);

12.3.3. Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut

diambil/dicapai/dicari;

12.3.4. Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;

12.3.5. Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi

(contoh: tangga dan troli);

12.3.6. Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan

garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor

tetapi melambangkan imej korporat; dan

12.3.7. Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

12.4 Simpanan Barang Stor

12.4.1. Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

12.4.2. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar

Dulu / First In First Out (MDKD/ FIFO);

12.4.3. Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada

seperti berikut:

i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti

bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;

ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau

nombor atau kedua-duanya sekali; dan

iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak

diberikan satu nombor (contohnya seperti liquid paper botol terletak

di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2).

12.4.4. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya

hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah

dilihat;


25

12.4.5. Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

12.4.6. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun

dengan kemas;

12.4.7. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang

masih boleh digunakan;

12.4.8. Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang

selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

12.4.9. Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa

(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor

utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

12.4.10. Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

12.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

12.5.1. Alat pemadam api yang memenuhi kriteria keselamatan berikut:

i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

12.5.2. Sistem Pencegahan Kebakaran (contohnya water sprinkler system dan hose

reel);

12.5.3. Pencahayaan yang mencukupi;

12.5.4. Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”

dipamerkan dengan jelas; dan

12.5.5. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai.

13. TEMPAT UMUM

Ruang Umum termasuk Surau/ Bilik Solat, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-

lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa


26

digunakan. Oleh itu, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan

pengguna.

13.1 Surau/ Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat

tempat yang selesa untuk beribadat:

13.1.1 Memastikan pelan lantai disediakan dan suis hendaklah dilabelkan

13.1.2. Pastikan semua peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik;

13.1.3. Sentiasa memastikan lantai tidak berhabuk, tidak basah dan sentiasa

bersih untuk keselesaan ramai;

13.1.4. Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau

digantung dengan kemas;

13.1.5. Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan “Surau/ Bilik Solat”;

13.1.6. Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/

kabinet/ rak yang disediakan;

13.1.7. Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat

dengan jelas;

13.1.8. Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

13.1.9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

13.1.10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;


27

13.1.11. Penggunaan pewangi (air freshener)

digalakkan untuk mendapatkan suasana

yang sentiasa segar;

13.1.12. Jam dinding

disediakan

(jika

diperlukan);

13.1.13. Mempunyai

sistem

inventori dan

penyelenggaraan

kemudahan/

peralatan; dan

13.1.14. Pegawai

bertanggungjawab boleh dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/

bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

13.1.15. Pastikan surau tidak berbau hapak.

13.1.16. Etika surau tidak boleh tidur didalam surau, jangan berborak sewaktu

pegawai sedang solat.

13.1.17. Pastikan tempat wuduk bersih dan tidak berlumut.

13.2 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat/ Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

13.2.1 Memastikan pelan disediakan bagi:

i. Pelan lantai bilik mesyuarat

ii. Pelan suis sekiranya lebih daripada dua suis

iii. Suis hendaklah dilabelkan

13.2.2. Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berhabuk dan tiada kekotoran;

13.2.3. Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan baik;


28

13.2.4. Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan;

13.2.5. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

13.2.6. Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

13.2.7. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada

penyelenggaraan yang berkala (contohnya seperti gambar korporat,

maklumat pencapaian Jabatan/ Bahagian, penyataan kualiti/ hala tuju,

piagam pelanggan, program Jabatan/ Bahagian dan lain-lain);

13.2.8. Papan putih hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

13.2.9. Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam

diletakkan di tempat yang disediakan;

13.2.10. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

13.2.11. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan

power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat;

13.2.12. Pegawai bertanggungjawab perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan

bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan

13.2.13. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi

yang bersesuaian.

13.2.14. Buku kehadiran mesyuarat dan kalendar tahunan semasa disediakan.

13.2.15. Pastikan jam tidak rosak dan pastikan waktu tidak berhenti.

13.3 Bilik Latihan

13.3.1 Memastikan pelan disediakan bagi:

i. Pelan lantai bilik latihan

ii. Pelan suis

iii. Suis hendaklah dilabelkan

13.3.2. Lantai bersih, tidak berhabuk dan tiada kekotoran;

13.3.3. Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (contoh:

gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan

kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain);


29

13.3.4. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna

dan boleh digunakan dengan baik;

13.3.5. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

13.3.6. Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,

informatif dan efektif; dan


bilik latihan (nama pegawai dan nombor telefon).

13.4 Bilik Sumber & Multimedia

13.4.1 Memastikan pelan lantai lantai bilik sumber dan multimedia disediakan.

Suis hendaklah dilabelkan.

13.4.2. Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;

13.4.3. Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/

dicapai/ dicari (contohnya seperti rak/ tanda/ label/ abjad/ bahan) apabila

diperlukan;

13.4.4. Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna

dan boleh digunakan dengan baik;

13.4.5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif;

13.4.6. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

13.4.7. Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) boleh dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama pegawai dan

nombor telefon).

13.5 Pantri

13.5.1 Memastikan pelan lantai disediakan

i. Pelan lantai pantri

ii. Label pada setiap plug

iii. Pelan lantai suis hendaklah dibuat sekiranya suis lebih daripada dua.

13.5.2. Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;


30

13.5.3. Semua peralatan/ perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah

digunakan;

13.5.4. Kabinet/ rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan

seragam (mengikut kesesuaian);

13.5.5. Tiada pinggan mangkuk/ cawan/ gelas diletak di atas meja dan sinki selepas

digunakan;

13.5.6. Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan

teratur di dalam kabinet/rak;

13.5.7. Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

13.5.8. Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

13.5.9. Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya

hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contohnya dimasukkan ke

dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian);

13.5.10. Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

13.5.11. Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada

sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak

menyenangkan;

13.5.12. Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak

menyenangkan;

13.5.13. Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;

13.5.14. Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,

peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;

13.5.15. Dilarang merokok dan memasak di dalam pantri; dan


pantri (nama pegawai dan nombor telefon).

13.5.17. Piramid kesihatan dan poster hendaklah ditampal.

13.5.18. Memastikan sabun pencuci pinggan diasingkan dengan peralatan.

13.5.19. Susu hendaklah diletak didalam bekas plastik.

13.5.20. Peralatan elektrik hendaklah disusun rapi seperti microwave, pembakar roti

dan pemanas air.


31

13.5.21. Periuk nasi dan peralatan menggoreng tidak dibenarkan dibawa dan

disimpan di dalam pantri.

13.5.22. Etika penggunaan pantri dibenarkan berada 15 minit didalam pantry.

13.5.23. Pamerkan doa sebelum/ selepas makan.

13.6 Tandas

13.6.1 Memastikan Pelan lantai tandas disediakan

13.6.2 Labelkan tandas cangkung/duduk. Labelkan (1),(2),(3) bagi menyenangkan

laporan kerosakan.

13.6.3. Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

13.6.4. Senarai peralatan,

kelengkapan yang perlu

ada dalam bilik air:

i. Bekas sampah;

ii. Sanitary bin (untuk

bilik air wanita);

iii. Alat pengering tangan

(hand drayer);

iv. Mesin penyembur pewangi;

v. Soap dispenser; dan

vi. Kertas tisu.

13.6.5. Permukaan dinding

keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama;

13.6.6. Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;

13.6.7. Semua lampu berfungsi dengan baik;

13.6.8. Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak,

penyangkut seluar dan kelihatan bersih;

13.6.9. Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

selamat;


32

13.6.10. Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system

berfungsi dengan sempurna;

13.6.11. Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan

sempurna;

13.6.12. Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan

sempurna;

13.6.13. Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

13.6.14. Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi

dengan baik;

13.6.15. Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada

sabun;

13.6.16. Tisu sentiasa ada di dalam tandas;

13.6.17. Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;

13.6.18. Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di

dalam bilik air;

13.6.19. Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan


tandas (nama pegawai dan nombor telefon).

13.6.21. Notis penjimatan hendaklah dipamer.

13.6.22. Etika dan peraturan penggunaan tandas.

13.6.23. Suis lampu dibuat pelan lantai sekiranya lebih dari dua suis.

13.6.24. Jadual pembersihan tugas hendaklah ditampal dibelakang pintu tandas.

13.7 Laluan Utama / Laluan Awam

13.7.1. Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;

13.7.2. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)

disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;

13.7.3. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan

baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

13.7.4. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan


33

13.7.5. Papan kenyataan yang diletakkan di sepanjang laluan perlulah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

13.8 Perpustakaan / Pusat Sumber

13.8.1. Memastikan pelan lantai disediakan

13.8.2. Perpustakaan/ pusat sumber perlulah sentiasa dalam keadaan bersih dan

kemas;

13.8.3. Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/ tanda/

label/abjad/bahan);

13.8.4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan

13.8.5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan

mudah dilihat.

13.9 Lobi Utama

13.9.1. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan

baik;

13.9.2. Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan lain-

lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat;

13.9.3. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan

seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan

13.9.4. Menyediakan perkara-perkara berikut:

i. Buku kedatangan pelawat;

ii. Direktori pegawai;

iii. Sudut informasi untuk pelanggan; dan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

13.10 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu

13.10.1. Memastikan kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan

tersusun;

13.10.2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/ tetamu luar;


34

13.10.3. Peralatan/ kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan

teratur dan berada dalam keadaan baik;

13.10.4. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan

kemas; dan

13.10.5. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan

yang mudah dilihat.

13.10.6. Memastikan bahan bacaan disediakan seperti surat khabar dan majalah-

majalah ilmiah yang berkaitan.

14 KAWASAN PERSEKITARAN

14.1. Papan Tanda Jabatan/ PapanTanda Arah/ Petunjuk

14.1.1. Papan tanda Jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di

lokasi penting iaitu kawasan pentadbiran, tandas dan pintu keluar;

14.1.2. Berada dalam keadaan baik, tidak berhabuk dan sentiasa bersih;

14.1.3. Saiz yang sesuai dan senang difahami;

14.1.4. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

14.1.5. Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

14.2. Media/ Bahan Pameran

14.2.1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau

papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,

tidak berhabuk dan sentiasa bersih;

14.2.2. Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

14.2.3. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,

berimej korporat, kemas dan teratur; dan

14.2.4. Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan

supaya dapat menarik perhatian pelanggan.


35

15 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

15.1. Dari Segi Penampilan Diri Dan Imej

Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara

pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri

sesuai dengan imei penjawat awam.

15.2. Perhubungan Dengan Rakan Sejawat

Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti,

mesyuarat dan sebagainya.

15.3. Perhubungan Dengan Pelanggan

Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa,

sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

15.4. Kecekapan Dan Kemahiran Dalam Melaksanakan Tugas

Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan

komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas

hakiki dan berinisiatif.

16 KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang

selamat:

16.1. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak

diperlukan (contohnya seperti pasu bunga, alat pemadam api, kotak-kotak dan

sebagainya);

16.2. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak

dihalang;

16.3. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

16.4. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;

16.5. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contohnya

seperti “DILARANG MEROKOK”, tanda “KELUAR” dan “AWAS”);


36

16.6. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contohnya seperti barang-barang

pra pelupusan);

16.7. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman Jabatan Kimia Malaysia

(JKM) (contohnya seperti pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga,

ruang awam dan sebagainya);

16.8. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;

16.9. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan

pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan.

16.10. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan

sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

16.11. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

16.12. Memastikan lampu kecemasan berada dalam keadaan baik.

16.13. Memastikan laluan kecemasan tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan seperti kerusi, meja yang rosak.

17. LIF

17.1. Lif hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:

i. Pastikan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat : dipaparkan dan masih sah

ii. Lif dalam keadaan bersih/baik/berfungsi

iii. Menyediakan senarai nama pegawai yang boleh dihubungi semasa kecemasan

iv. Direktori pegawai atau Bahagian/Seksyen setiap aras dengan jelas

v. Pegawai bertanggungjawab telah dilantik.

18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI

18.1. Melaksanakan inovasi atau amalan baik yang boleh meningkatkan produktiviti dan

kualiti kerja warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan


37

18.2. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk

hiasan setiap zon atau dalam kegunaan amalan EKSA

19. TINDAKAN PENJIMATAN/ AMALAN HIJAU

Langkah-langkah penjimatan tenaga dan sumber dijalankan secara

menyeluruh seperti:

19.1. Menaikkan notis atau arahan penjimatan tenaga di

tempat yang bersesuaian;

19.2. Penggunaan peralatan yang menjimatkan penggunaan

elektrik (save energy);

19.3. Penetapan suhu optimum di pejabat;

19.4. Perjimatan kertas dan air; dan

19.5. Membudayakan program kitar semula.

20. PENUTUP

Dengan adanya panduan ini diharap dapat membantu warga Jabatan Kimia Malaysia (JKM)

dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti dan kondusif serta

membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di Jabatan Kimia Malaysia

(JKM).

Rujukan

1. Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Panduan

Perlaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA),2015

2. Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI) Garis Panduan Perlaksanaan

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), 2017.


38

Disediakan oleh:

Puan Halimah binti Abdul Rahim Ketua Pelaksana EKSA

Puan Aminah binti Hussin

Jawatankuasa Keseragaman EKSA

Puan Aziati binti Mokhtar Jawatankuasa Audit EKSA

Cik Nurfarahin binti Mohamad

Urusetia

Semakan oleh:

Pn.Kamaliah binti Hj.Kassim

Fasilitator Jabatan Kimia Malaysia

Diluluskan oleh:

Jawatankuasa Induk EKSA Jabatan Kimia Malaysia

i

LAMPIRAN 1– CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA

LAMPIRAN 2 – KOMPONEN GENERIK KRITERIA PENILAIAN EKSA

Borang EKSA 3/1

LAMPIRAN 3– KESERAGAMAN

LAMPIRAN 4 – BORANG –BORANG EKSA

Borang EKSA 1/1 : Jadual Audit Dalam EKSA

Borang EKSA 2/1 : Penemuan Audit EKSA

Borang EKSA 4/1 Laporan Audit Dalam EKSA

ii

LAMPIRAN 1

CARTA JAWATANKUASA

INDUK EKSA

iii

CARTA JAWATANKUASA INDUK EKSA


PENAUNG/PENASIHAT Datuk Haji Ismail Bin Talib

PENGERUSI Tuan Haji Mohd Zaini Bin Abdul

Rahman

(Berkuatkuasa 28 Ogos 2017)

FASILITATOR

Puan Kamaliah Binti Haji Kassim

KETUA PELAKSANA Puan Halimah Binti Abdul

Rahim

SETIAUSAHA Encik Ridzuan Abd Aziz Bin

Mohd Yusop

JAWATANKUASA

AUDIT Puan Aziati Binti

Mokhtar

JAWATANKUASA

PROMOSI Puan Yamuna Devi

A/P Govindarajoo

JAWATANKUASA

LATIHAN Encik Ahmad Shamsul

Irwan Bin Mohd Zaki

JAWATANKUASA

KESELAMATAN

PERSEKITARAN Encik Saiful Anuar Bin

Mohd Kesah

JAWATANKUASA

KESERAGAMAN Puan Aminah Binti

Hussin

JAWATANKUASA

OSH Encik Ahmad Dahlan

Bin Ubaidah

WAKIL ZON

(BAHAGIAN)

SUNSET YELLOW

(BKP)

PERSEKUTUAN

(BRILLIANT BLUE)

KAS

(FAST GREEN)

FOR

(ERYTHROSIN

RED)

PJK

(ALLURA RED)

IKTD

(CARMOISINE)

iv

LAMPIRAN 2

KOMPONEN GENERIK

KRITERIA PENILAIAN EKSA

iv

KOMPONEN GENERIK

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN A

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

1 2 3 4 5 MARKAH A1) Dasar / Polisi EKSA

1 1 Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi.

Garis panduan tidak disediakan

Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga

agensi

Garis panduan disediakan kepada

semua warga agensi

2 2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya.

Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan

Dasar dan Garis Panduan EKSA disebar dan

difahami oleh sebahagian warga

Dasar dan Garis Panduan EKSA

disebar dan difahami oleh semua warga

3 3 Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.

Amalan EKSA tidak diamal dan dipatuhi oleh warga agensi

Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh sebahagian

warga agensi

Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh

semua warga agensi

4 4

Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: i. Minit mesyuarat ii. Surat lantikan Jawatankuasa iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

Dokumentasi tidak teratur dan tidak

dikemaskini

Sebahagian dokumentasi teratur dan dikemaskini

Semua dokumentasi teratur dan dikemaskini

5 5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi.

Tiada keseragaman

Keseragaman pada sebahagian agensi

Keseragaman pada keseluruhan agensi

6

6

a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut: i. Dasar EKSA agensi ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS iv. Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA

Sudut EKSA tidak disediakan

Sudut EKSA disediakan

tetapi hanya mengandungi dua perkara

seperti dicadangkan

Sudut EKSA disediakan tetapi hanya mengandungi tiga hingga empat perkara

seperti dicadangkan

Sudut EKSA mengandungi

semua perkara seperti

dicadangkan

Sudut EKSA mengandungi semua

perkara seperti dicadang serta

dipaparkan secara kreatif dan inovatif

7

b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.

Tidak terkini dan tidak berada dalam

keadaan baik

Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan

baik

Terkini dan berada dalam keadaan baik

No. Borang : EKSA 3/1

Tarikh Isu : 1 Jun 2017

Authorisation : TKP (O)

Tarikh:

v

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7

8

a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i. Jawatankuasa Latihan ii. Jawatankuasa Promosi iii. Jawatankuasa Audit

Jawatankuasa Pelaksana tidak

dibentuk dan tidak dilantik

Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan dilantik tetapi

hanya mempunyai satu hingga dua jawatankuasa

yang disyorkan

Jawatankuasa Pelaksana dibentuk dan

dilantik serta mempunyai semua jawatankuasa yang

disyorkan

9 b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Fasilitator tidak dilantik

Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih

Fasilitator telah dilantik dan terlatih

8 10

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu

Program/aktiviti EKSA tidak

dirancang dan dilaksanakan

Program/aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak

dilaksanakan

Program/aktiviti EKSA dirancang dan dilaksanakan

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9 11 Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA.

Pengurusan atasan bukan

penaung/penasihat EKSA

Pengurusan atasan sebagai

penaung/penasihat EKSA

10 12 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

Program tidak dilaksanakan

Mempunyai program

kesedaran/ pendedahan

yang kurang aktif

Mempunyai program kesedaran/ pendedahan yang aktif tanpa penglibatan

pengurusan atasan

Mempunyai program

kesedaran/ pendedahan

yang aktif dengan

sebahagian-nya

melibatkan pengurusan

atasan

Mempunyai program kesedaran/

pendedahan yang aktif dengan penglibatan pengurusan atasan

sepenuhnya

11 13 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam mesyuarat pengurusan.

Aktiviti EKSA tidak dibentang dan

dilaporkan dalam mesyuarat

pengurusan

Sebahagian aktiviti EKSA dibentang dan dilaporkan

dalam mesyuarat pengurusan

Semua aktiviti EKSA dibentang dan

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

12 14

Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusan sama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun.

Audit Dalam tidak dilaksanakan

Audit Dalam dilaksanakan sekali dalam satu tahun

Audit Dalam dilaksanakan mengikut

jadual

13 15 Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi.

Hasil/laporan Audit Dalam tidak disebarkan

Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan kepada sebahagian warga

Hasil/laporan Audit Dalam disebarkan

kepada semua warga




vi

14 16

Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)

Laporan Penilaian Kendiri tidak dikemukakan

kepada MAMPU

Laporan Penilaian Kendiri dikemukakan

kepada MAMPU

A5) Pengiktirafan

15 17

Melaksanakan program pengiktirafan Ekosistem EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. Zon Terbaik ii. Bilik Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Workstation Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik

Program pengiktirafan tidak

dilaksanakan

Satu hingga dua program

pengiktirafan dilaksanakan

Sekurang-kurangnya tiga program pengiktirafan

dilaksanakan

Empat program

pengiktirafan dilaksanakan

Lima atau lebih program pengiktirafan dilaksanakan

16 18 Menerima pengiktirafan dan ditandaaras sama ada di peringkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain.

Tiada pengiktirafan diterima/tidak

ditanda aras oleh agensi lain

Menerima pengiktirafan tetapi tidak ditanda aras

oleh agensi lain

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras oleh

agensi lain

17 19 Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Program pengiktirafan tidak

disebarkan

Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan

kepada sebahagian warga

Program pengiktirafan disebar dan dipamerkan

kepada semua warga

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18 20 Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.

Program inovasi/ Best Practice tidak

dilaksanakan

Program inovasi/ Best Practice dilaksanakan

19 21

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA

Program kreativiti dan inovasi tidak

dilaksanakan

Program kreativiti dan inovasi dilaksanakan

A7) Tindakan Penjimatan/Go Green

20 22

a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau

Tidak melaksanakan program penjimatan

tenaga

Melaksana sekurang-kurangnya dua program

penjimatan tenaga

Melaksana sekurang-kurangnya tiga program

penjimatan tenaga

b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.

Tiada program/usaha kitar

semula dilaksanakan

Program/usaha kitar semula dilaksanakan




vii

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh: i. Kos ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. Ruang

Tiada analisis penjimatan disediakan

Analisis penjimatan

disediakan

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 0

Jumlah Markah : /120X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

Semua penemuan telah dimaklumkan sepenuhnya dan telah dipersetujui :

Juru Audit : _______________________________ Ketua Zon : _______________________________

(Nama & Tandatangan) (Nama & Tandatangan)

Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________

(Nama & Tandatangan)




viii

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN B

RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

1 2 3 4 5 MARKAH FIZIKAL

B1) Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan

Tidak bersih Bersih dan memenuhi

satu kriteria Bersih dan memenuhi

dua kriteria Bersih dan memenuhi

tiga kriteria Bersih dan memenuhi

kesemua kriteria

2 Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Tiada program pemantauan

Menyediakan program

pemantauan tetapi tidak dipatuhi

Menyediakan program

pemantauan dan dipatuhi

B2) Dinding dan Siling

3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.

Dinding kotor dan rosak

Dinding dalam keadaan baik tetapi tidak bersih

Dinding dalam keadaan

baik dan bersih

4 Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

Hiasan keterlaluan dan tidak

bersesuaian

Hiasan sederhana tetapi tidak selaras dengan

imej korporat

Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej

korporat

B3) Lampu Dan Soket

5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

Ada lampu yang rosak

Semua lampu berfungsi Semua lampu bersih, berfungsi dan dalam

keadaan baik

6 Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

Soket elektrik tidak berfungsi

Sebahagian soket

elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik

Semua soket elektrik berfungsi dan dalam

keadaan baik

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

7 Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal.

Susunan laci meja/ mobile pedestal tidak

seragam

Sebahagian susunan laci meja/ mobile pedestal seragam

Semua susunan laci

meja/ mobile pedestal seragam

8

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas: i. Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci

Semua peralatan tidak teratur dan tidak

kemas

Sebahagian peralatan teratur dan kemas

Semua peralatan teratur dan kemas




Tarikh :

ix

B5) Keadaan Peralatan

9 Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/dalam laci.

Alat tulis tidak disusun dengan kemas dan

teratur

Sebahagian alat tulis disusun dengan kemas

dan teratur

Semua alat tulis disusun dengan kemas dan

teratur

10 Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Semua peralatan tidak dalam keadaan baik dan tidak boleh

digunakan

Sebahagian peralatan

dalam keadaan baik dan boleh digunakan

Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan

11 Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.

Tiada tanda/label bagi barang yang disimpan

Sebahagian barang yang disimpan

bertanda/berlabel

Semua barang yang disimpan

bertanda/berlabel

12 Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.

Semua peralatan berdebu, tidak bersih

dan tidak kemas

Sebahagian peralatan berdebu, tidak bersih

dan tidak kemas

Semua peralatan tidak berdebu, bersih dan

kemas

13 Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan gunasama (yang bersesuaian)

Tiada tatacara penggunaan dipamerkan

Mempamerkan tatacara penggunaan pada

sebahagian peralatan gunasama

Mempamerkan tatacara penggunaan dengan

jelas dan mudah difahami pada semua peralatan gunasama

14 Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

Tiada arahan/notis dipamerkan

Arahan/notis dipamerkan di

sebahagian tempat (yang bersesuaian)

Arahan/notis dipamerkan di semua

tempat (yang bersesuaian)

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

15 Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.

Tiada tanda nama pada bilik/kubikel

Sebahagian bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang

seragam

Semua bilik/ kubikel memaparkan tanda nama pegawai yang

seragam

16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan seksyen/unit.

Tidak berlabel

Label lengkap, jelas tetapi tidak seragam

Label lengkap, jelas dan seragam

17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah dibaca.

Saiz yang tidak sesuai dan sukar

dibaca

Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca

Saiz yang sesuai dan mudah dbaca

18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah dilihat.

Semua papan tanda di kedudukan tidak strategik dan sukar

dilihat

Sebahagian papan tanda pada kedudukan strategik dan mudah

dilihat

Semua papan tanda pada kedudukan

strategik dan mudah dilihat

B7) Perhiasan

19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Hiasan yang keterlaluan dan tidak

berimej korporat

Hiasan minima tetapi tidak selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima dan selaras dengan imej

korporat




x

20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.

Perhiasan berdebu dan usang

Sebahagian perhiasan dalam keadaan baik dan

tidak berdebu

Perhiasan dalam keadaan baik, bersih

dan tidak berdebu

B8) Keperluan Umum

21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat.

Pelan lantai tidak disediakan

Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan

lantai yang jelas difahami

Semua bilik/ruang menyediakan pelan

lantai yang jelas difahami

22 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

Pelan lampu tidak disediakan

Sebahagian bilik/ruang menyediakan pelan

lampu yang jelas difahami

Semua bilik/ruang menyediakan pelan

lampu yang jelas difahami

23 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di semua bilik/ruang.

KEW.PA-7 tidak dipaparkan

Sebahagian bilik/ruang

menyediakan KEW.PA-7 tetapi tidak

dikemaskini

Sebahagian bilik/ruang menyediakan

KEW.PA-7 dan dikemaskini

Semua bilik/ruang menyediakan

KEW.PA-7 tetapi tidak dikemaskini

Semua bilik/ruang menyediakan

KEW.PA-7 dan dikemaskini

24

Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge (PIC) bagi setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

PIC tidak dilantik bagi setiap ruang/bilik

Sebahagian ruang/bilik

mempunyai PIC tetapi tidak mempunyai

nombor untuk dihubungi

Sebahagian ruang/bilik mempunyai PIC dan mempunyai nombor

untuk dihubungi

Semua ruang/bilik mempunyai PIC tetapi

tiada nombor untuk dihubungi

Semua ruang/bilik mempunyai PIC dan

nombor untuk dihubungi

25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

Etika/tatacara bilik tidak disediakan

Etika/tatacara bilik

disediakan tetapi tidak jelas

Etika/tatacara bilik

disediakan dengan jelas

26 Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jika ada).

Tiada inisiatif Merencanakan inisiatif/tindakan

pembaikan proaktif

RUANG KERJA

B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja

27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan

baik

Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

Semua meja kerja

kemas dan peralatan disusun dengan baik



berimej korporat


imej korporat


korporat

B10) Bilik Pegawai

29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak kemas dan peralatan tidak disusun dengan

baik

Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

Semua meja kerja

kemas dan peralatan disusun dengan baik




xi

30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak disusun

kemas

Sebahagian perabot disusun kemas

Semua perabot disusun

kemas



berimej korporat


imej korporat


korporat

B11) Stor Peralatan Pejabat

32

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak memenuhi kriteria

Memenuhi dua kriteria Memenuhi kesemua

kriteria

33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

Tidak menyediakan sistem

Sistem kurang jelas dan

tidak teratur Sistem jelas dan teratur

34 Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.

Tiada label Sebahagian ruang letak barang/bahan berlabel

Semua ruang letak

barang/bahan berlabel

35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

Tidak menyediakan etika penggunaan

Etika penggunaan disediakan tetapi tidak

dipaparkan kepada warga kerja

Etika penggunaan disediakan dan

dipaparkan kepada warga kerja

36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.

Tidak menyediakan kad inventori

Sebahagian barang sahaja memaparkan

kad inventori dan tidak dikemaskini

Sebahagian barang memaparkan kad

inventori dan dikemaskini

Semua barang memaparkan kad

inventori tetapi tidak dikemaskini

Semua barang memaparkan kad

inventori dan sentiasa dikemaskini

37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.

Terdapat bahan/ peralatan tidak

diperlukan disimpan dan tidak disusun

dengan kemas

Terdapat bahan/ peralatan tidak

diperlukan disimpan tetapi disusun dengan

kemas

Tiada barang/ peralatan

tidak diperlukan disimpan dalam stor

38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Tiada penanda aras minima

Penanda aras minima disediakan pada

sebahagian barang sahaja

Penanda aras minima

disediakan pada semua barang

B12) Bilik Fail

39

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas

Tidak memenuhi kriteria

Memenuhi sebahagian

kriteria

Memenuhi kesemua kriteria

40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas

Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik

dan kemas

Peralatan, kabinet, dan

rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas

41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

Fail berselerak dan tidak teratur.

Fail disusun kemas tetapi tidak teratur

Fail disusun kemas dan

teratur




xii

42 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

Senarai indeks dan nombor fail tidak

disediakan

Senarai indeks dan nombor fail disediakan

43

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail

Tiada label Sebahagian sahaja

berlabel

Setiap fail/ dokumen berlabel

44 Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup.

Sistem kawalan dan pergerakan fail tidak

disediakan

Sistem kawalan dan pergerakan fail

disediakan tetapi tidak dikemaskini

Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan dan

dikemaskini

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

45

Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat

Tidak memenuhi kriteria.

Hanya dua kriteria dipenuhi

Hanya tiga kriteria dipenuhi

Hanya empat kriteria dipenuhi

Memenuhi kesemua kriteria

46 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur, tidak baik dan tidak kemas

Sebahagian peralatan, kabinet dan rak dalam keadaan teratur, baik

dan kemas

Peralatan, kabinet, dan

rak dalam keadaan teratur, baik dan kemas

B14) Bilik Pemandu

47 Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak kemas, tidak bersih dan peralatan tidak

disusun dengan baik

Sebahagian meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun

dengan baik

Semua meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun

dengan baik



berimej korporat


imej korporat


korporat

B15) Bilik Server/Terperingkat

49

Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat

Tidak memenuhi kriteria.

Memenuhi satu kriteria

Memenuhi dua kriteria Memenuhi tiga hingga

empat kriteria Memenuhi kesemua

kriteria




xiii

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 0

Jumlah Markah : /245 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)




Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________




Authoriti : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)




xiv

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN C

TEMPAT UMUM

1 2 3 4 5 MARKAH C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

1 Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.

Persekitaran lobi kotor, tidak kemas

tidak ceria dan tidak selaras dengan imej

korporat

Persekitaran lobi bersih dan kemas tetapi

kurang ceria dan tidak selaras dengan imej

korporat

Persekitaran lobi bersih,

kemas ceria selaras dengan imej korporat

2

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan iv. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat dipaparkan

Sebahagian maklumat yang dipaparkan dan

terkini

Semua maklumat yang dipaparkan dan terkini

3

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Tidak menyediakan semua perkara yang

disyorkan

Menyediakan satu hingga tiga perkara

yang disyorkan

Menyediakan semua perkara yang disyorkan

C2) Kaunter Utama

4

Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi iii. Borang-borang/brosur berkaitan iv. Bahan bacaan/informasi v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

Kaunter menyediakan satu kriteria yang

disyorkan

Kaunter menyediakan dua kriteria yang

disyorkan

Kaunter menyediakan semua kriteria yang

disyorkan

5 Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

Kaunter tidak bersih, tidak kemas dan tidak

ceria

Kaunter bersih dan kemas tetapi tidak

ceria

Kaunter bersih, kemas dan ceria

6 Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

Usaha-usaha delighting the customer tidak dilaksanakan

Usaha-usaha delighting the customer dilaksanakan

7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

Perkhidmatan yang tidak mesra pelanggan

Perkhidmatan yang mesra pelanggan




Tarikh :

xv

8 Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.

Tidak disediakan

Carta aliran perkhidmatan

disediakan tetapi tidak dikemaskini

Carta aliran perkhidmatan disedia

dan dikemaskini

C3) Ruang Menunggu

9 Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.

Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan

tidak disediakan

Sofa/tempat duduk disediakan tetapi tiada

bahan bacaan

Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan

bersesuaian disediakan

10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

Semua peralatan kotor, tidak kemas dan tidak teratur

Sebahagian peralatan bersih, kemas dan

teratur

Semua peralatan bersih, kemas dan teratur

11 Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

Tong sampah tidak disediakan

Tong sampah disediakan tetapi tidak bersesuaian dan tidak

mencukupi

Tong sampah yang bersesuaian dan

mencukupi disediakan

C4) Laluan Utama/Koridor

12 Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

Semua susunan peralatan atau hiasan

tidak kemas, tidak bersih dan berserabut

Sebahagian susunan peralatan atau hiasan

kemas, bersih dan teratur

Semua susunan peralatan atau hiasan

kemas, bersih dan teratur

13 Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

Terdapat halangan di semua laluan dan pintu kecemasan

Terdapat halangan di sebahagian laluan dan

pintu kecemasan

Tiada halangan di semua laluan dan pintu

kecemasan

C5) Bilik Mesyuarat

14 Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

Semua peralatan tidak berfungsi

Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik

Semua peralatan berfungsi dengan baik

15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

Persekitaran bilik kotor, tidak kemas dan tidak selamat

Persekitaran bilik bersih dan kemas

tetapi tidak selamat

Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber

16 Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

Ruang perpustakaan kotor, tidak kemas dan tidak teratur

Ruang perpustakaan bersih tetapi tidak

kemas dan tidak teratur

Ruang perpustakaan bersih, kemas dan

teratur

17 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/ capaian tidak disediakan

Sistem susunan/ capaian/ label menyukarkan

pelanggan

Sistem susunan/ capaian/label

memudahkan pelanggan

18 Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

Tiada sistem rekod kawalan

Sistem rekod kawalan disedia, tetapi tidak

dikemaskini

Sistem rekod kawalan disedia dan dikemaskini




xvi

C7) Surau/Bilik Solat

19

Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/Kain Pelekat; ii. Sejadah; dan iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

Peralatan dalam keadaan tidak baik

dan tidak memenuhi kriteria yang

disyorkan

Sebahagian peralatan dalam keadaan baik

dan memenuhi kriteria yang disyorkan

Semua peralatan dalam keadaan baik dan memenuhi semua

kriteria yang disyorkan

20

Menyediakan kemudahan berikut: i. Tanda arah kiblat ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan iii. Tempat letak/rak kasut iv. Selipar

Hanya satu kemudahan disediakan

Dua kemudahan

disediakan

Semua kemudahan disediakan

21 Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.

Al-Quran/bahan bacaan tidak kemas

dan tidak dalam keadaan baik

Sebahagian Al-Quran/bahan bacaan

kemas dan dalam keadaan baik

Semua Quran/ bahan bacaan kemas dan dalam keadaan baik

22 Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

Surau berkeadaan tidak bersih, berdebu

dan tidak selesa

Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu

tetapi tidak selesa

Surau berkeadaan bersih, tidak berdebu

dan selesa

23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan)

Bau surau tidak menyenangkan

Bau surau menyenangkan

24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' kotor

Tempat wudhu' bersih

C8) Lif

25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

Lif rosak & kotor

Sebahagian lif dalam keadaan baik dan

bersih

Semua lif dalam keadaan baik dan bersih

26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.

Tiada maklumat pegawai disediakan

Maklumat pegawai ada disediakan

27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

Tidak disediakan

Disediakan tetapi kurang jelas

Disediakan dengan jelas

28 Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala

Tidak dipaparkan

Dipaparkan

C9) Pantri/Tempat Minum

29 Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.

Peralatan tidak terurus dan tidak boleh digunakan

Sebahagian peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan

Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan

30 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

Pantri dalam keadaan tidak bersih, berdebu

dan tidak terurus

Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu tetapi tidak terurus

Pantri dalam keadaan bersih, tidak berdebu

dan terurus




xvii

C10) Tandas

31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

Persekitaran tandas kotor dan basah

Persekitaran tandas bersih dan kering

32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak menyenangkan

Tidak berbau/ bau menyenangkan

33 Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

Semua peralatan tidak berfungsi

Sebahagian peralatan berfungsi dengan baik

Semua peralatan berfungsi dengan baik

34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak

baik Pengudaraan baik

35 Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas

Tiada pemakluman disediakan

Sebahagian maklumat dipaparkan

Pemakluman disediakan

36

Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/Tong Sanitari iv. Cermin Muka v. Bahan pewangi

Menyediakan satu peralatan yang

disyorkan

Menyediakan dua peralatan yang

disyorkan

Menyediakan tiga peralatan yang

disyorkan

Menyediakan empat peralatan yang

disyorkan

Menyediakan semua peralatan yang disyorkan

37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

Tiada tandas OKU

Tandas OKU disediakan tetapi tidak berfungsi dengan baik

Tandas OKU disediakan dan berfungsi dengan

baik

JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 0


K.EKOSISTEM (A-E)_v11




Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________





xviii

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN D

KESELAMATAN PERSEKITARAN 1 2 3 4 5 MARKAH

D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.

Tiada Pelan Tindakan

Kecemasan

Pelan Tindakan Kecemasan

mengandungi dua kriteria yang

disyorkan


mengandungi tiga kriteria yang disyorkan


mengandungi empatkriteria yang

disyorkan


mengandungi kesemua kriteria yang disyorkan

2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

Tiada lampu kecemasan

Ada lampu kecemasan

dan berfungsi tetapi terhalang

Ada lampu kecemasan,

berfungsi dan tidak terhalang

D2) Pendawaian/Kabel

3 Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

Pendawaian dalam keadaan tidak

kemas, tidak teratur dan tidak selamat

Sebahagian pendawaian dalam keadaan kemas,

teratur dan selamat

Semua pendawaian

dalam keadaan kemas, teratur dan selamat

4 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan eletrik yang digunakan.

Plag tidak dilabel Plag dilabel

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

5

Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan iii.Berkeadaan bersih iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

Tiada alat pemadam api disediakan

Alat pemadam api

menepati sebahagian kriteria yang disyorkan

Alat pemadam api menepati kesemua

kriteria yang disyorkan

6 Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

Tiada gelung hos pemadam api

disediakan

Gelung hos pemadam api disediakan tetapi

tidak boleh digunakan

Gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan

7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

Terdapat halangan

Tiada halangan

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

8 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup




Tarikh :

xix

9 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas. Tiada tanda arah

KELUAR yang jelas

Sebahagian tanda arah KELUAR dipaparkan

dengan jelas

Semua tanda arah KELUAR dipaparkan

dengan jelas

10 Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.

Terdapat halangan di laluan/tangga

kecemasan

Tiada halangan di laluan/tangga kecemasan

D5) Kunci

11 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.

Anak kunci tidak dilabel/ditanda

Anak kunci dilabel/ditanda tetapi

tidak memenuhi tatacara keselamatan

Anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara

keselamatan

12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

Anak kunci tidak disimpan di dalam peti keselamatan

Anak kunci disimpan di dalam peti keselamatan

13 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

Senarai anak kunci tidak disimpan

Senarai anak kunci disimpan dengan

selamat

14 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

Buku log peminjaman kunci tidak disediakan

Buku log peminjaman kunci disediakan tetapi

tidak dikemaskini

Buku log peminjaman kunci disediakan dan

dikemaskini

JUMLAH SKOR (KOMPONEN D) 0





Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________





xx

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN E1 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri)

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH

1 Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.

Tiada tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja, pelawat

dan OKU

Tempat meletak kenderaan disediakan,

tetapi tidak sesuai untuk pekerja, pelawat dan

OKU

Tempat meletak kenderaan sesuai untuk

pekerja, pelawat dan OKU

2 Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.

Garisan antara lot-lot yang disediakan

tidak jelas

Sebahagian garisan antara lot-lot disediakan

dengan jelas

Semua garisan antara lot-lot yang disediakan

jelas

3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

Tunjuk arah laluan pelawat disediakan

Tunjuk arah laluan pelawat disediakan tetapi kurang jelas

Tunjuk arah laluan pelawat disediakan

dengan jelas

4 Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Semua kawasan persekitaran tidak

berada dalam keadaan baik dan

bersih

Sebahagian kawasan persekitaran berada

dalam keadaan baik dan bersih

Semua kawasan persekitaran berada

dalam keadaan baik dan bersih

5 Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

Lampu jalan tidak disediakan

Sebahagian lampu jalan berfungsi dan dalam

keadaan baik

Semua lampu jalan berfungsi dan dalam

keadaan baik

6 Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

Jalan berlubang dan tidak dalam keadaan baik

Jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik

7 Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada).

Taman permainan dan peralatan di

taman permainan dalam keadaan

tidak baik dan tidak boleh digunakan

Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan

8 Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.

Sistem kawalan keluar masuk tidak

disediakan

Sistem kawalan keluar masuk disediakan tetapi

tidak berkesan

Sistem kawalan keluar masuk yang berkesan

disediakan

9 Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak /mati di sekitar kawasan.

Tanaman/pokok tidak dijaga dengan

rapi

Sebahagian tanaman pokok dijaga dengan

rapi

Semua tanaman pokok dijaga dengan rapi

10 Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.

Kawasan padang kotor dan rumput

panjang

Sebahagian kawasan padang bersih dan

rumput tidak dibiarkan panjang

Kawasan padang bersih dan rumput tidak

dibiarkan panjang




Tarikh :

xxi

11 Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian dan mencukupi .

Tong/bakul sampah tidak

bersesuaian dan tidak mencukupi

Tong/bakul sampah sesuai dan mencukupi

12 Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.

Kawasan/ tong pengumpulan sampah tidak

bersih, berbau dan tidak diuruskan

dengan baik

Kawasan/tong pengumpulan sampah

bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik

13 Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.

Pondok pengawal tidak kemas dan

kotor

Pondok pengawal dalam keadaan baik & bersih

JUMLAH SKOR (KOMPONEN E1) 0





Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________





xxii

ZON/SEKSYEN: KOMPONEN E2 (Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan)

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 1 2 3 4 5 MARKAH

1 Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.

Tiada tempat meletak kenderaan disediakan untuk pekerja, pelawat dan OKU

Tempat meletak kenderaan

disediakan, tetapi tidak sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU

Tempat meletak kenderaan

sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU

2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang disediakan.

Garisan antara lot-lot yang disediakan tidak jelas

Sebahagian garisan antara lot-lot disediakan dengan jelas

Semua garisan antara lot-lot yang disediakan jelas

3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat

disediakan


Tunjuk arah laluan pelawat disediakan dengan jelas

4 Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

Semua kawasan persekitaran tidak berada dalam keadaan baik dan

bersih

Sebahagian kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik dan bersih

Semua kawasan persekitaran berada dalam keadaan baik

dan bersih

5 Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik.

Kawasan/tong pengumpulan sampah tidak bersih, berbau dan tidak diuruskan dengan

baik

Kawasan/tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan dengan baik

6 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas. Tunjuk arah laluan pelawat

disediakan


Tunjuk arah laluan pelawat

disediakan dengan jelas

7 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak terhalang. Laluan ke pintu masuk

terhalang

Laluan ke pintu masuk tidak terhalang

8 Menyediakan perhiasan minima selaras dengan imej korporat agensi.

Hiasan yang keterlaluan dan tidak terurus

Hiasan minima dan

menonjolkan imej korporat

JUMLAH SKOR (KOMPONEN E2) 0





Disahkan oleh :

Ketua Juru Audit : _______________________________


Tarikh :




xxiii

LAMPIRAN 3

KESERAGAMAN



Authoriti : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)

xxiv

PELAKSANAAN KESERAGAMAN EKSA

1. PERALATAN/LABEL UMUM

1 PERALATAN / LABEL UMUM

Tujuan Penyeragaman Menyeluruh

Impak Memberi penerangan yang jelas kepada semua Bahagian / Zon

Pelaksanaan Semua Bahagian di KIMIA

Keseragaman 1. Label pada suis Lampu dan Kipas

Menggunakan pelan lampu bagi menggantikan label dilampu / gantungan

Tampal pelan lampu berdekatan suis lampu (sebaik-baiknya ditampal di

atas papan suis).

Warna yang digunakan sebagai warna petunjuk di suis hendaklah warna

dari kumpulan warna yang berlainan untuk membezakan kedudukan

lampu tersebut. Contoh: Sekiranya terdapat 4 suis pada satu papan,

warna yang dicadangkan untuk digunakan adalah merah, biru, kuning dan

kelabu.

Warna petunjuk di suis hendaklah dilekatkan berdekatan suis

Labelkan visual “JIMATKAN ELEKTRIK”

2. Pintu

Label pintu masuk utama (TOLAK/TARIK)

Peringatan sebelum meninggalkan pejabat

Contohnya : sekiranya anda orang terakhir yang meninggalkan pejabat

pastikan :

Semua suis lampu dan eletrik ditutup

Semua pintu telah dikunci

Label yang ditampal perlu dilaminasi

Label yang ditampal pada paras mata

Semua latar belakang menggunakan template Jabatan

xxv

3. Aspek Keselamatan

Pintu Kecemasan : Kenalpasti pintu kecemasan dan tampal ‘signage’

laluan keluar

Visual digunakan bagi :

Tong sampah

Jimatkan Elektrik

Tempat Letak Kasut

Larangan Merokok

Setiap pintu masuk Makmal di Bangunan Utama perlu dilabelkan

“UNTUK KAKITANGAN SAHAJA” dan diletakkan pada paras mata (eye

level)

4. S.O.P/Etika/Peraturan

Perlu ada visual dan penerangan :

Mesin Photostat

Faksimili

Stapler Elektrik

Lain-lain barangan elektrik

(Letakkan etika penggunaan dan cara penjimatan)

Pelan lantai bagi setiap bilik di tampal bersebelahan (bahagian dalam)

pintu masuk dan senang dilihat

Pelan Lantai ditanda mengikut pintu & Bahagian / Zon

Mempamerkan arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

5. Ruang Kerja

Laci pegawai / staf dilabel

Alat tulis (laci pertama)

Dokumen Rasmi (Laci Kedua)

Peribadi (Laci Ketiga)

Laci Alat Tulis

Disusun dengan kemas

Perlu seragam – mengikut bahagian / zon

Rubber Stamp / Cop

Petunjuk ditampal dan dinomborkan dalam satu senarai cop.

xxvi

Perkataan pada cop hendaklah ditaip kecuali cop bulat dan cop

simbol tangan

Perlu seragam – mengikut bahagian / zon

Rak dokumen

Dinomborkan mengikut dokumen yang berkaitan

Tempat Pegawai / Kakitangan

Setiap Tempat Pegawai / kakitangan perlu seragam - mengikut

bahagian / zon

Susunan hiasan adalah minima dan seragam

Tempat Letak Kasut

Hendaklah seragam untuk bahagian/ zon.

Kemas dan tersusun

Plag

Ditag pada wayar di bawah kepala plag, dilabel dan dilaminasi

Senarai peralatan pejabat atau inventori ditampal di setiap bilik atau ruang

kerja

6. Jenis dan Saiz Tulisan

Jenis huruf adalah menggunakan Times New Roman

Saiz tulisan adalah berbeza mengikut peralatan

Peralatan besar dan kecil (Instrument) – Saiz : 36, ID : 20

Rak Kayu – Saiz : 28

Rak Besi – Saiz : 28

Kabinet besi – Saiz : 32

Kabinet kayu – Saiz : 28

Kabinet asid – Saiz : 65

Kabinet pelarut – Saiz : 65

Laci dan Meja Pejabat – Saiz : 32

Plag – Saiz : 32

2. RUANG PEJABAT

xxvii

2 RUANG PEJABAT

Tujuan Mewujudkan ruangan pejabat yang teratur dan kemas

Impak Memudahkan pengesanan kedudukan pegawai dan pencapaian peralatan

pejabat

Pelaksanaan Menyediakan carta pergerakan individu dan penglabelan alat tulis

Keseragaman 1. Carta Pergerakan Individu Pegawai (di pintu / partition) –

diselaraskan berdasarkan harian dan mengandungi maklumat berikut :

a) Nama Pegawai

b) Jawatan

c) Gambar

d) E-mail/ no untuk dihubungi

e) Petunjuk :

Hadir

Cuti Rehat

Cuti Sakit

Kursus/ Seminar

Mesyuarat

Lain-lain

f) Warna mengikut warna korporat Bahagian / Zon

2. Almari Alat Tulis

Perlu ada signage “minimum / maksimum”

Senarai inventori alat tulis perlu ada bagi semua alat tulis

Warna mengikut warna korporat Bahagian / Zon

Label perlu diletak di luar pintu kabinet alat tulis pada bahagian kiri atas

(sekiranya terdapat label aset, label EKSA perlu diletakkan dibawah

label aset)

Perlu ada kad “in / out” bagi alat tulis yang diterima dan yang

dikeluarkan

Stok kad item perlu mengikut peraturan / pekeliling yang berkuatkuasa

3. KOMPUTER / KOMPUTER RIBA

xxviii

3 KOMPUTER / KOMPUTER RIBA

Tujuan Mewujudkan Wallpaper dan Screen Saver bagi Komputer / Komputer Riba

yang seragam

Impak Penyeragaman pada semua Komputer / Komputer Riba pegawai dan

kakitangan warga Jabatan

Pelaksanaan Komputer

Komputer Riba

Keseragaman Wallpaper dan Screen Saver desktop komputer / komputer riba diseragamkan

dengan logo Jabatan Kimia Malaysia

Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja

xxix

4. PERSON IN CHARGE (PIC)

4 PERSON IN CHARGE (PIC)

Tujuan Untuk memastikan pengawalan, kekemasan dan kebersihan kawasan

Impak Mudah untuk membuat pemantauan berterusan

Pelaksanaan Mewujudkan Sticker PIC

Keseragaman Size sticker (6.5 X4.5 cm) mengikut kesesuaian setiap zon.

Saiz gambar passport

Tulisan Times New Roman / Font 12/ mengikut tamplet yang sedia ada.

Latar belakang warna biru

Ditampal di tepi pintu kawasan seliaan

Maklumat PIC

Nama

Kawasan Seliaan

No.untuk dihubungi

E-mail pegawai

xxx

5. BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN

5 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN

Tujuan Penambahbaikan berterusan

Impak Bilik akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tersusun

Pelaksanaan Semua Bilik Mesyuarat dan Bilik Perincangan di Jabatan

Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan di bilik mesyuarat adalah;

PIC bilik mesyuarat dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) –

tampal di pintu masuk bilik mesyuarat

Perlu ada pelan lantai dan pelan lampu (sekiranya suis lebih dari 2)

Semua plug perlu dilabel

Signage: Pengerusi/ Urus setia perlu ada

Buku kehadiran mesyuarat/ kalender tahun semasa perlu ada di bilik

mesyuarat

Hendaklah memastikan jam di dinding bilik mesyuarat tidak rosak/ waktu

tidak berhenti

Perhiasan hendaklah diletakkan secara minimum

Kerusi/meja/ mikrofon dalam keadaan baik

Perlu digantung gambar Yang Di Pertuan Agung serta Permaisuri dan

gambar Perdana Menteri di Bilik Mesyuarat.

Etika bilik mesyuarat

Kandungan Etika Bilik Mesyuarat

Pastikan bilik ini sentiasa berada dalam keadaan bersih

Kehadiran ahli mesyuarat lebih awal/ tepat pada waktunya

Pastikan semua peralatan berada dalam keaadaan baik dan

dikembalikan ke kedudukan asal selepas digunakan

Larangan penggunaan alat telekomunikasi/ letakkan dalam mod senyap

Ahli mesyuarat adalah tertakluk dan perlu mematuhi Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88)

Individu terakhir hendaklah memastikan semua suis ditutup

xxxi

6. TANDAS

6 TANDAS


Impak Tandas akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selesa digunakan

Pelaksanaan Semua Tandas di Jabatan

Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di tandas adalah;

PIC tandas dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di

pintu masuk tandas.

Perlu ada pelan lantai

Suis lampu dibuat pelan lampu sekiranya lebih dari 2 suis.

Doa masuk/keluar tandas ditampal di pintu masuk.

Semua paip air ditanda nombor untuk kemudahan pembaikan.

Bilik tandas perlu dilabel dan dinyatakan jenis tandas samada jenis

duduk, mencangkung atau OKU.

Perlu ada jadual pembersihan (tugas) yang ditampal di belakang pintu

tandas

Pastikan ada peralatan tambahan seperti cecair pencuci tangan, tisu

tangan, bakul sampah/ tong sanitari dan bahan pewangi di dalam

tandas.

Tampal visual label “JIMAT PENGGUNAAN AIR” pada paip air.

Etika penggunaan tandas

Kandungan Etika Tandas

Dilarang mencangkung di atas mangkuk tandas duduk

Sila pam selepas diguna

Jangan membazir air dan elektrik

Larangan pembuangan sampah (tisu atau tuala wanita) ke dalam

mangkuk tandas

Hos hendaklah diletak semula ke tempatnya selepas diguna

Penggunaan tisu secara berhemah

Individu terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan

dan paip air ditutup

xxxii

7. SURAU LELAKI/ PEREMPUAN

7 SURAU LELAKI/ PEREMPUAN


Impak Surau akan sentiasa berada dalam keadaan bersih, tidak berbau dan

tersusun

Pelaksanaan Semua Surau Lelaki/ Perempuan di Jabatan

Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan bagi penyelenggaraan surau adalah;

PIC surau dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di

pintu masuk surau

Perlu ada pelan lantai dan pelan lampu (sekiranya suis lebih dari 2)

Semua plug perlu dilabel

Semua peralatan seperti telekung pegawai disimpan dalam beg KIMIA

atau digantung supaya seragam

Kain pelikat hendaklah dilipat kemas

Perlu ada jadual waktu solat dan tanda arah kiblat

Kopiah lelaki disusun kemas di dalam bekas atau kotak supaya tidak

berselerak/ berbau/ kopiah bertukar warna dan bertahi lalat

Semua paip air di tempat wuduk hendaklah dilabel dan dipastikan tidak

berlumut

Disediakan tempat meletak selipar supaya selipar tidak berselerak

selepas digunakan

Etika penggunaan surau

Kandungan Etika Penggunaan Surau

Pastikan surau sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas

Jangan tidur di surau

Dilarang berborak sewaktu jemaah sedang bersolat

Al-Quran dan kitab disusun rapi di rak selepas digunakan

Dilarang meninggalkan kain/ tuala lembap/ basah di dalam surau bagi

mengelakkan bau hapak

Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis dimatikan dan

paip ditutup

xxxiii

8. LIF

8 LIF


Impak Lif akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selamat digunakan

Pelaksanaan Semua Lif di Jabatan

Keseragaman Perkara yang perlu diseragamkan bagi penyelenggaraan lif adalah;

PIC lif dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di luar

berhampiran pintu masuk lif

Perlu pastikan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat dipaparkan

dalam lif dan masih valid

Perlu disediakan senarai nama pegawai yang boleh dihubungi

semasa kecemasan

Direktori Floor Warden ditampal dengan jelas bagi setiap aras.

xxxiv

9. PANTRI

9 PANTRI


Impak Pantri akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan selesa digunakan

Pelaksanaan Semua pantri di Jabatan

Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di pantri adalah;

PIC pantri dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di pintu

masuk pantri.



Doa sebelum/ selepas makan ditampal di tempat yang bersesuaian.

Hiasi dengan gambar buah-buahan/piramid makanan.

Peralatan pinggan mangkuk/ bekalan makanan minuman perlu dilabel

Etika penggunaan pantri

Kandungan Etika Penggunaan Pantri

Selepas menggunakan peralatan di pantri, ia hendaklah dibersihkan dan

disimpan di tempatnya semula

Kerusi dan meja makan sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan

tersusun

Jangan membazir air dan elektrik

Larangan pembuangan sisa dan bahan bungkusan makanan dan

meludah merata-rata

Dilarang memakai kot makmal di dalam pantri

Semua plag peralatan elektrik hendaklah dicabut daripada soket setelah

digunakan (kecuali peti sejuk)

Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan

dan paip air ditutup

xxxv

10. MAKMAL DAN BILIK PERALATAN ANALISIS

10 MAKMAL DAN BILIK PERALATAN ANALISIS


Impak Makmal dan bilik peralatan akan sentiasa berada dalam keadaan bersih,

kemas dan selamat digunakan

Pelaksanaan Semua kawasan Makmal dan Bilik Peralatan di Jabatan

Keseragaman Elemen-elemen yang perlu diseragam dan dilaksanakan di makmal adalah;

PIC dilantik (perlu ada no telefon untuk dihubungi) – tampal di pintu masuk

makmal.



Semua alatradas di dalam makmal yang bersih hendaklah disimpan di dalam

kubikel yang disediakan dan dilabel mengikut jenis masing-masing.

Semua peralatan/ instrument perlu dilabel berserta no ID nya dan ditampal

tatacara/SOP penggunaannya.

Kawasan mencuci peralatan kaca hendaklah dilabel dan ditampal dengan

tanda larangan pembuangan sisa bahan kimia.

Kebuk wasap juga perlu dilabel

Buku rujukan disusun di atas rak/ almari yang disediakan dan dilabel.

Etika penggunaan makmal

Kandungan Etika Penggunaan Makmal

Semua peralatan hendaklah dibersihkan dan disimpan di tempatnya semula

selepas diguna

Wajib memakai kot makmal dan kasut bertutup.

Penggunaan PPE yang sesuai semasa bekerja

Dilarang bekerja berseorangan di dalam makmal

Dilarang makan dan minum di dalam makmal

Semua plug peralatan elektrik hendaklah dicabut daripada socket setelah

digunakan

Pengguna terakhir hendaklah memastikan semua suis elektrik dimatikan dan

paip air ditutup

xxxvi

LAMPIRAN 4

BORANG – BORANG

AUDIT EKSA

xxxvii


JADUAL AUDIT DALAM EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

No. Borang : EKSA 1/ 1



NO. ZON TARIKH AUDIT

KETUA AUDIT JURUAUDIT

1.

FAST GREEN

(KESIHATAN ALAM

SEKITAR)

2.

SUNSET YELLOW

(BAHAGIAN

KHIDMAT

PENGURUSAN)

3. BRILLIANT BLUE

(PMT/PLKM/PJK)

4. ERYTHROSIN RED

(FORENSIK )

5.

ALURA RED

(PENYELIDIKAN

JAMINAN KUALITI)

6. CARMOISINE

(IKTD)

xxxviii


(Disimpan dalam fail Jawatankuasa Induk Audit )

Nama Zon/Makmal:

No Rujukan Fail.:

Tarikh audit:

Auditee:

Juruaudit:

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1) Dasar / Polisi EKSA

Kriteria:

Lokasi:

Penemuaan:

Penambahbaikan:

Penerangan Penambahbaikan

Gambar

Gambar

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT (FIZIKAL)

B1) LANTAI

Kriteria:

Lokasi:

Penemuaan:

Kriteria:

Lokasi:

Penemuaan:

Gambar Gambar




PENEMUAN AUDIT DALAM EKSA

xxxix


Nama Zon:

No.Fail Rujukan :

Tarikh Laporan :

Ketua Zon: Ketua Audit :

Juruaudit :

Audit standard: Garis Panduan EKSA MAMPU dan Jabatan serta komponen penilaian EKSA

Bilangan Penemuan : Bilangan Amalan Baik :

1. Latar belakang Audit (Pasukan Audit, Tarikh Audit, Skop Audit)

Pasukan Audit: (Gambar Ahli)

Tarikh Audit:

Skop Audit:

2. Latar belakang Zon dan Kekuatan Sistem Pengurusan Makmal dalam perlaksanaan EKSA (Kekuatan dan

Kelemahan Sistem dan Perubahan Pengurusan )

LAPORAN AUDIT DALAM EKSA




xl

No.Rujukan Fail:

3. Hasil auditan (Penemuan dan Amalan Baik)

Amalan Baik 1 dari _

Gambar

Ulasan

Amalan Baik 2 dari _

Gambar

Ulasan

Penemuaan 1 dari _

Gambar

Ulasan




xli

4. Kesimpulan Audit

Ulasan audit

MARKAH PURATA KESELURUHAN

BIL KOMPONEN MARKAH

A Keperluan Utama perlaksanaan

B Ruang Tempat Kerja/Pejabat

C Tempat Umum

D Keselamatan persekitaran

E Kawasan Persekitaran bangunan

JUMLAH KESELURUHAN




xlii

No.Rujukan Fail:

Salinan kriteria yang tidak mematuhi dari Komponen A hingga Komponen E yang telah dipersetujui disertakan.

Ketua Juru Audit : ….………………………………….

(Nama dan Tandatangan)

Progress Audit: (untuk diisi oleh Ketua Juru Audit)

Audit Mula : Tarikh: ………………………………

Audit Tamat : Tarikh: ………………………………

Tindakan Pembetulan diambil : Tarikh: ................................*

Makluman kepada Pengarah

Saya mengesahkan bahawa semua pembuktian bagi penemuan audit akan diserahkan kepada Jawatan Kuasa Induk

bagi penambahbaikan penemuan audit didalam tempoh yang telah di tetapkan diatas.*

Pengerusi Zon : …………………………………………… Tarikh: ……………………………..

(Nama dan Tandatangan)




garis panduan pelaksanaan ekosistem · pdf fileperpustakaan / pusat sumber ... menjadi...

Documents