fail meja setiausaha peperiksaan (sup) 1. objektif 2 ... sup jul2005_a.pdf · fail meja setiausaha...
TRANSCRIPT
FAIL MEJA SETIAUSAHA PEPERIKSAAN (SUP)
1. Objektif 1.1 Mengurus perancangan, penggubalan soalan, pentadbiran dan
pemantauan pelaksanaan penilaian yang merangkumi kerja kursus dan peperiksaan.
2. Objektif Unit Peperiksaan dan Penilaian 2.1 Memastikan proses penggubalan kertas soalan dan Peraturan Memberi
Markah (PMM) dilaksanakan secara teratur dan terkawal dengan menepati format dan Jadual Penentuan Ujian (JPU) serta mengikut prosedur yang ditetapkan.
2.2 Memastikan proses penilaian kerja kursus dan taksiran dijalankan secara teratur dan mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
2.3 Memberi panduan dalam perancangan dan pentadbiran peperiksaan, penyediaan, pemprosesan dan pengesahan keputusan peperiksaan dan penilaian secara teratur dan sistematik berdasarkan Manual Prosedur Proses Peperiksaan Pendidikan Guru dan Perintah Lembaga Peperiksaan Pendidikan Guru.
2.4 Memastikan proses pemeriksaan skrip jawapan peperiksaan bertulis dijalankan secara tekal dan terkawal mengikut panduan moderasi.
2.5 Memastikan proses penyediaan analisis item dan bank item serta analisis keputusan peperiksaan dijalankan secara sistematik dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.
1
3. Carta Organisasi Jabatan dan Kedudukan Setiausaha Peperiksaan (SUP)
CARTA ORGANISASI STAF AKADEMIK 2004 MAKTAB PERGURUAN
(Rujuk Lampiran “Carta Organisasi 2004” )
2
4. Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
PENGARAH Semua perkara mengenai perancangan, pelaksanaan hal penilaian segala program kurikulum maktab selaku Pengarah Maktab
1.
Merancang dan mengurus penggubalan kertas soalan dan Peraturan Memberi Markah
Ketua Jabatan
- Pengerusi Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Maktab Pendidikan Guru (JKPPMPG)
SUG
- Penyelaras rancangan, pelaksanaan dan penilaian program kurikulum maktab
2. Merancang dan mengurus penilaian kerja kursus dan taksiran
Mengawal dan mengurus selia bilik kebal maktab
SUPraktikum
TIMBALAN PENGARAH Bertanggungjawab tentang perancangan, pelaksanaan hal penilaian segala program kurikulum maktab selaku Pengarah Maktab
Melupuskan bahan-bahan peperiksaan dan penilaian yang dikenalpasti
SULDP
- Penyelia rancangan, Pelaksanaan dan penilaian program kurikulum maktab
3. Menguruskan pentadbiran peperiksaan dan pemprosesan keputusan peperiksaan
Mencalonkan pengawas dan pemeriksa
Pensyarah
3
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan
- Pengerusi Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Maktab Pendidikan Guru (JKPPMPG) dalam masa ketiadaan Pengarah
Pegawai Eksekutif (Perkhidmatan) Urusan fail, surat menyuarat, perkhidmatan dan Buku Rekod Perkhidmatan
4. Menguruskan dan menyelaraskan pemeriksaan kertas jawapan
Pembantu Tadbir Rendah Menaip surat-surat dan penyata yang berkaitan.
5 Menguruskan penyediaan analisis dan bank item serta analisis keputusan peperiksaan
PEMBANTU AM RENDAH Membuat fotostat salinan-salinan yang perlu dan menghantar surat-surat dalam dan luar pejabat.
6 Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah.
Hubungan Luar: 1. Pegawai-
pegawai BPG 2. Ketua Pen.
Pengarah Unit PEN
3. Setiausaha LPPG
4. Ketua Sub Unit Penyelarasan dan Standard
5. Ketua Sub Unit Perancangan dan Pengurusan Peperiksaan (KSRUP)
4
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab
Kuasa Yang Diberi
Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan 6. Ketua Sub Unit
Bina Soalan (KSUBS)
7. Ketua Sub Unit Penyelarasan
dan Standard (KSPS)
5
5. Peraturan-peraturan Pentadbiran
5.1 Peraturan Maktab Pendidikan Guru (Peperiksaan, Penilaian dan Pensijilan) 1999
5.2 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01
5.3 Format dan Jadual Penentuan Ujian
5.4 Panduan Penggubalan Kertas Soalan dan PMM (Julai 2003)
5.5 Manual Prosedur Proses Peperiksaan Pendidikan Guru 2000
5.6 Perintah Lembaga Peperiksaan Pendidikan Guru 1999
5.7 Prosedur Keselamatan dan Kerahsiaan Proses Peperiksaan Pendidikan Guru
5.8 Jadual Penentuan Tugasan (JPT)
5.9 Garis Panduan Pelaksanaan dan Penilaian Kerja Kursus
5.10 Garis Panduan Moderasi Kerja Kursus
5.11 Matrik Kelayakan Calon Menduduki Peperiksaan terkini
5.12 Panduan Amali Muzik yang terkini
5.13 Panduan Amali Pengajian Agama yang terkini
5.14 Panduan Amali Sains Maktab Pendidikan Guru yang terkini
5.15 Panduan Amali Teknologi Maklumat yang terkini
5.16 Panduan Amali Pendidikan Jasmani yang terkini
5.17 Panduan Sistem Kod Peperiksaan dan Penilaian Pendidikan Guru terkini
5.18 Panduan Moderasi Pemeriksaan Skrip Jawapan Peperiksaan Julai 2003
5.19 Panduan Prosedur Analisis Item
5.20 Format Analisis Item dan Bank Item yang terkini
5.21 Format Analisis Keputusan Peperiksaan terkini
6
6. Proses Kerja dan Carta Aliran
6.1 Penggubalan Draf Kertas Soalan dan Peraturan Memberi Markah 6.1.1 Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar mata
pelajaran
Bil.
Proses Kerja Pegawai yang Dirujuk/ meluluskan
Seksyen Undang-undang/ Peraturan
1.
Terima memo untuk mengambil tindakan berhubung dengan maklumat pensyarah mengajar mata pelajaran Opsyen (Major) dan Ilmu Pendidikan untuk tujuan pencalonan penggubalan
P/TP
2. Sedia dan cetak borang LAM-PT13-01
3. Sediakan memo kepada KJ untuk melengkapkan Borang LAM-PT13-01
P/TP
4. Terima Borang LAM-PT13-01 daripada KJ mengikut tarikh yang ditetapkan
KJ
5. Serahkan Borang LAM-PT13-01 yang telah dilengkap isi oleh KJ kepada P/TP untuk pengesahan
P/TP
6. Ambil balik Borang LAM-PT13-01 yang telah disahkan oleh P/TP
P/TP
7. Sediakan surat iringan penghantaran Borang LAM-PT13-01 kepada BPG
P/TP
8. Hantar surat untuk tandatangan P/TP
P/TP
9. Hantar Borang LAM-PT13-01 dengan surat iringan kepada Unit PEN, BPG mengikut tarikh yang ditetapkan.
10. Simpan salinan Borang LAM-PT13-01 dan surat iringan kepada Unit PEN , BPG dalam fail
7
Carta Aliran: Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar mata pelajaran Ilmu Pendidikan dan opsyen
Memo tentang maklumat pensyarah mengajar Ilmu Pendidikan
dan opsyen untuk pencalonan penggubalan
Sedia dan cetak borang LAM-PT13-01
Sediakan memo kepada KJ untuk melengkapkan Borang LAM-PT13-01
Serahkan Borang LAM-PT13-01 yang telah dilengkap isi oleh KJ kepada P/TP untuk pengesahan
Sediakan surat iringan penghantaran borang LAM-PT13-01 kepada BPG
Hantar borang LAM-PT13-01 dengan surat iringan kepada BPG
mengikut tarikh yang ditetapkan.
Simpan salinan Borang LAM-PT13-01 dan surat iringan kepada Unit PEN , BPG dalam fail
Mula
Tamat
86.1.2 Menggubal draf kertas soalan dan PMM di peringkat maktab
Bil.
Proses Kerja Pegawai yang Dirujuk/ meluluskan
Seksyen Undang-undang/ Peraturan
1.
Terima arahan menggubal daripada Unit PEN, BPG
P/TP
3.
Drafkan memo arahan menggubal daripada P/TP kepada KJ
P/TP
4.
Edarkan memo arahan menggubal bersama-sama borang senarai semak
5.
Sediakan surat perlantikan menggubal untuk ditandatangani oleh P/TP
P/TP
6.
Edarkan surat perlantikan menggubal kepada pensyarah berkenaan
7.
Gubal mengikut surat arahan BPG
KJ/Psy
8.
Rancang dan urus Mesyuarat Penyemakan Draf Kertas Soalan dan PMM
P/TP
9.
Terima draf yang telah dimurnikan dalam tiga (3) salinan berserta disket untuk proses penghantaran kepada BPG mengikut masa yang ditetapkan
KJ/Psy
13.
Akui penerimaan draf daripada KJ/Penyarah
KJ/Psy
14.
Hantar draf kepada BPG melalui Courier Service
P/TP
9
Carta Aliran: Menggubal draf kertas soalan dan PMM di peringkat maktab
MULA
Terima arahan menggubal
daripada BPG
Draf dan edarkan memo arahan menggubal bersama-sama
borang senarai semak
Sedia dan edarkan surat perlantikan menggubal kepada
pensyarah
Mesyuarat kawalan mutu penggubalan draf kertas soalan
dan PMM
Tidak Menepati
Spesifikasi ? Memperbaiki draf
soalan dan PMM Ya
Merancang dan melaksanakan mesyuarat penyemakan draf
soalan dan PMM
Tidak Menepati
Spesifikasi ?
Memperbaiki draf soalan dan PMM
Ya
Menyerahkan draf untuk proses
penghantaran ke BPG
Tamat
10
6.1.3 Menggubal draft kertas soalan dan PMM di peringkat jabatan
Bil.
Proses Kerja
Pegawai yang Dirujuk/ meluluskan
Seksyen Undang-undang/ Peraturan
1.
Terima draf yang telah dimurnikan dalam tiga (3) salinan hardcopy berserta disket
KJ/Psy
2.
Sahkan penerimaan draf kertas soalan lengkap dan sempurna berserta disketnya
KJ/Psy
11
Carta Aliran: Menggubal draf kertas soalan dan PMM di peringkat jabatan
MULA
Mesyuarat kawalan mutu
penggubalan draf kertas soalan dan PMM di peringkat jabatan
Tidak Menepati
Spesifikasi ? Memperbaiki draf
soalan dan PMM Ya
Terima draf berserta disketnya
Tamat
12
6.1.4 Menghantar draf kertas soalan dan PMM kepada BPG
Bil.
Proses Kerja
Pegawai yang Dirujuk/ meluluskan
Seksyen Undang-undang/ Peraturan
1.
Terima draf yang telah dimurnikan
KJ/Psy
2.
Cop nama maktab di setiap muka surat bahagian atas sebelah kanan
3.
Masukkan tiga (3) salinan hardcopy draf dan disket ke dalam sampul yang bercop “SULIT” mengikut mata pelajaran dan tulis nama dan kod mata pelajaran di muka depan sampul
4.
Bungkus semula semua sampul yang berisi draf dan dicatatkan untuk perhatian pegawai berkenaan sebagaimana dalam surat arahan penggubalan BPG
5.
Sediakan surat iringan penghantaran yang ditandatangani pengarah
P/TP
6
Hantar melalui Courier Service
13
Carta Aliran: Menggubal draf kertas soalan dan PMM di peringkat jabatan
Terima draf yang telah dimurnikan
Cop nama maktab di setiap muka surat bahagian atas sebelah kanan
Masukkan tiga (3) salinan hardcopy draf dan disket ke dalam sampul yang bercop “SULIT” mengikut mata pelajaran dan tulis nama dan kod
mata pelajaran di muka depan sampul
Bungkus semula semua sampul yang berisi draf dan dicatatkan untuk perhatian pegawai berkenaan sebagaimana dalam surat arahan
penggubalan BPG
Sediakan surat iringan penghantaran yang ditandatangani pengarah
Hantar melalui Courier Service
Mula
Tamat
14
6.2 Penilaian Kerja Kursus
6.2.1 Urusan Pelaksanaan Kerja Kursus (KK) di Peringkat Maktab
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
Kumpul cadangan nama penggubal JPT daripada Ketua Jabatan dan serah kepada Penyelaras Kerja Kursus Maktab. Draf surat perlantikan penggubal JPT Kerja Kursus dan serah kepada Pengarah untuk semakan, pengesahan dan tandatangan. Edar surat perlantikan penggubal JPT kepada Penyelaras Kerja Kursus Jabatan untuk dipanjangkan kepada pensyarah pembimbing berkaitan sebelum cuti akhir semester. Adakan bengkel penggubalan JPT, Tugasan dan PMM kerja kursus sebelum cuti akhir semester. Susun jadual kerja bagi pelaksanaan kerja kursus dengan merujuk jadual kerja Unit PEN, BPG dan jadual kerja SUP untuk tahun akan datang.
Ketua Jabatan Pengarah Pengarah
Buku Panduan Pelaksanaan dan Penilaian KKBI KPLI - KP (BPG) 9022/4/64/(16) KDPM - KP (BPG) 9022/4/64/(16) KDPM/KPLI LPBS - KP (BPG) 9022/4/64/(42)
15
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Adakan mesyuarat pelaksanaan kerja kursus bersama Penyelaras Kerja Kursus Jabatan yang merangkumi :
a) Edaran jadual kerja bagi pelaksanaan kerja kursus.
b) Taklimat pelaksanaan kerja kursus.
c) Penyerahan JPT, Tugasan dan PMM kerja kursus dari setiap jabatan.
Adakan mesyuarat/taklimat pelaksanaan kerja kursus peringkat jabatan. Hantar 1 salinan JPT, Tugasan dan PMM kerja kursus kepada BPG. Beri taklimat kerja kursus kepada semua pelajar. Edar Tugasan kerja kursus kepada pelajar. Bimbing dan pantau kerja kursus pelajar. Terima kerja kursus daripada pelajar. Semak kerja kursus pelajar.
KJ HEP
16
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Selaras markah kerja kursus di peringkat jabatan. Adakan mesyuarat moderasi bagi kerja kursus projek. Isi markah dalam BKKP. Isi borang analisis keberkesanan pelaksanaan kerja kursus. Serah BKKP dan borang analisis kepada SUP. Adakan Mesyuarat Kajian Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus. Hantar analisis keberkesanan ke Unit PEN, BPG.
Pengarah
Garis Panduan Moderasi KKBI Bagi KDPM dan KPLI Berkuatkuasa Mulai Jun 2004 – KP (BPG) 9022/4/64/(47)
17
Carta Aliran 6.2.1 : Urusan Pelaksanaan Kerja Kursus (KK) di Peringkat Maktab
MULA
Kumpul cadangan nama
penggubal JPT
Draf surat perlantikan penggubal JPT dan serah kepada
Pengarah untuk tanda tangan
Edar surat perlantikan penggubal JPT
Adakan bengkel penggubalan JPT, Tugasan dan PMM kerja
kursus
Susun jadual kerja bagi
pelaksanaan kerja kursus
Adakan mesyuarat pelaksanaan
kerja kursus
Hantar 1 salinan JPT, Tugasan
dan PMM kerja kursus kepada BPG
18
Sambung
Beri taklimat kerja kursus kepada
semua pelajar
Edar Tugasan kerja kursus
kepada pelajar
Bimbing dan pantau kerja kursus
pelajar
Terima kerja kursus daripada pelajar
Tidak
Semak kerja kursus pelajar
Menepati spesifikasi
Selaras markah kerja kursus di peringkat jabatan
Adakan mesyuarat moderasi bagi
kerja kursus projek
19
Sambung
Isi markah dalam BKKP
Isi borang analisis keberkesanan
pelaksanaan kerja kursus
Serah BKKP dan borang analisis kepada SUP
Adakan Mesyuarat Kajian Keberkesanan Pelaksanaan
Kerja Kursus
Hantar analisis keberkesanan ke
Unit PEN, BPG
TAMAT
20
6.2.2 Urusan Pemantauan dan Penilaian Kerja Kursus (KK)
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Edar Tugasan kerja kursus kepada pelajar. Beri taklimat khusus tentang tugasan kerja kursus mengikut mata pelajaran. Bimbing dan pantau kerja kursus pelajar. Semak draf kerja kursus. Laporkan kes disiplin berkaitan kerja kursus jika ada. Terima kerja kursus akhir daripada pelajar setelah menepati spesifikasi seperti dalam JPT. Semak kerja kursus akhir pelajar. Rekodkan markah sebelum penyelarasan. Selaraskan markah diperingkat jabatan. Pilih sampel untuk moderasi peringkat maktab bagi kerja kursus projek. Isi markah kerja kursus dalam BKKP.
KJ HEP
21
Carta Aliran 6.2.2 : Urusan Pemantauan dan Penilaian Kerja Kursus (KK)
MULA
Edar Tugasan kerja kursus
kepada pelajar
Beri taklimat khusus tentang
tugasan kerja kursus mengikut mata pelajaran
Bimbing dan pantau kerja kursus
pelajar
Kes disiplin
Semak draf kerja kursus
Tidak
Menepati spesifikasi
Terima kerja kursus akhir daripada pelajar setelah menepati
spesifikasi seperti dalam JPT
Semak kerja kursus akhir pelajar
HEP
22
Sambung
Rekodkan markah sebelum
penyelarasan
Selaraskan markah diperingkat jabatan
Pilih sampel untuk moderasi peringkat maktab bagi kerja
kursus projek
Isi markah kerja kursus dalam
BKKP
TAMAT
23
6.2.3 Urusan Moderasi Kerja Kursus (KK) Peringkat Maktab
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kumpul cadangan nama moderator/ketua moderator daripada Ketua Jabatan. Serah senarai nama kepada Penyelaras KK Maktab. Draf surat perlantikan moderator/ketua moderator dan surat penggilan Mesyuarat Moderasi KK peringkat maktab. Serah draf surat kepada Pengarah untuk semakan, pengesahan dan tandatangan. Edar surat perlantikan bersama surat panggilan Mesyuarat Moderasi KK peringkat maktab. Tempah bilik mesyuarat, peralatan untuk mesyuarat dan makanan semasa proses moderasi berlangsung. Laksanakan Mesyuarat Moderasi yang merangkumi:
a) Peringatan tentang prosedur moderasi.
b) Edaran borang-borang perlu untuk proses moderasi.
c) Peringatan tentang tarikh akhir memasukkan markah KK ke dalam BKKP.
Ketua Jabatan Pengarah Pengarah
24
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
8. 9. 10.
Laksanakan proses moderasi mengikut Prosedur Moderasi KK terkini (sila rujuk dokumen sokongan bagi LAM-PT14) . Isi markah akhir selepas moderasi dalam Borang Markah Projek dan BKKP. Semak dan serah BKKP kepada SUP.
Garis Panduan Moderasi KKBI Bagi KDPM dan KPLI Berkuatkuasa Mulai Jun 2004 – KP (BPG) 9022/4/64/(47)
25
Carta Aliran 6.2.3 : Urusan Moderasi Kerja Kursus (KK)
MULA
Kumpul cadangan nama
moderator/ketua moderator
Draf surat perlantikan moderator/ketua moderator dan
surat penggilan Mesyuarat Moderasi
Serah draf surat kepada Pengarah untuk semakan,
pengesahan dan tandatangan
Edar surat perlantikan dan surat
panggilan mesyuarat
Tempah bilik mesyuarat, peralatan mesyuarat dan
makanan
Laksanakan Mesyuarat Moderasi
Laksanakan proses moderasi dan
isi markah akhir
Semak dan serah BKKP kepada SUP
TAMAT
26
6.2.4 Urusan Penilaian Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus (KK)
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1. 2. 3. 4.
Edar Borang Analisis Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus kepada semua pensyarah pembimbing. Kumpul semua borang selepas proses moderasi. Adakan Mesyuarat Kajian Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus bersama Penyelaras Kerja Kursus Jabatan. Hantar analisis keberkesanan ke Unit PEN, BPG.
SUP
27
Carta Aliran 6.2.4 : Urusan Penilaian Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus
MULA
Edar Borang Analisis
Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus kepada semua
pensyarah pembimbing
Kumpul semua borang selepas proses moderasi
Adakan Mesyuarat Kajian
Keberkesanan Pelaksanaan Kerja Kursus
Hantar analisis keberkesanan ke
Unit PEN, BPG
TAMAT
28
6.3 Pentadbiran Peperiksaan dan Pemprosesan keputusan Peperiksaan
6.3.1 Mengurus Pendaftaran Calon Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1. 2. 3. 4.
Menyemak senarai dan butiran terkini pelajar yang sedia ada dan menerima serta menyemak senarai dan butiran pelajar baru dan pelajar bertukar maktab/tangguh/berhenti dari Jabatan HEP. Menyediakan butiran maklumat pelajar menggunakan Borang Pendaftaran Peperiksaan Menyerahkan butiran maklumat kepada pelajar untuk disemak dan ditandatangani Menerima maklumat yang telah disemak oleh pelajar dan membetulkan rekod pelajar (jika perlu) untuk penyediaan BKKP (rujuk LAM-PT15-01) dan inden peperiksaan.
KJ HEP
29
Carta Aliran 6.3.1 : Mengurus Pendaftaran Calon Peperiksaan
MULA
Menyemak senarai terkini
Pelajar dari HEP
Menyediakan butiran
maklumat pelajar menggunakan Borang Pendaftaran Peperiksaan
Menyerahkan butiran maklumat kepada pelajar untuk disemak
dan ditandatangani
Menerima maklumat yang telah
disemak oleh pelajar dan membetulkan rekod pelajar (jika
perlu)
TAMAT
30
6.3.2 Menyusun Jadual Kerja Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1 Menerima Jadual Kerja Peperiksaan daripada Unit PEN,BPG pada awal setiap semester.
2 3
Mengedarkan salinan Jadual Kerja Peperiksaan Unit PEN, BPG, kepada Ketua Jabatan/Ketua Unit dan Setiausaha GERKO. Meneliti Jadual Kerja Peperiksaan tersebut
4 Merangka draf Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab dengan mengambil kira takwim maktab.
5 Mengemukakan Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab kepada Pengarah untuk pengesahan dan tandatangan.
6 Satu salinan Jadual Kerja Peperiksaan peringkat maktab dipaparkan di papan kenyataan untuk makluman para pensyarah.
31
Carta Aliran 6.3.2 Menyusun Jadual Kerja Peperiksaan
32
Menerima draf jadual kerja peperiksaan BPG
Memberi cadangan
Memberi maklum balas kepada BPG
Mendapatkan pengesahan Pengarah
Meyusun Jadual Kerja Peperiksaan Maktab
Mengedarkan kepada Ketua-ketua Jabatan & paparkan di papan kenyataan
Mendapatkan jadual muktamat daripada BPG
MULA
Meneliti draf jadual kerja peperiksaan
BPG. Sesuai?
Tidak
TAMAT
6.3.3 Menyusun Jadual Waktu Peperiksaan Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Menerima Jadual Waktu Peperiksaan daripada Unit PEN, BPG.
Menyemak kesesuaian draf Jadual Waktu Peperiksaan bersama Ketua Jabatan dan Ketua Unit. Jika tidak sesuai, cadangan balas hendaklah dikemukakan kepada Unit PEN, BPG. Jika sesuai, perakukan kepada Unit PEN, BPG. Menerima Jadual Waktu Peperiksaan muktamad daripada Unit PEN, BPG. Semak dan susun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut opsyen yang terlibat. Edarkan satu salinan kepada Ketua Jabatan/Ketua Unit dan satu salinan masing-masing dipamerkan pada papan kenyataan pelajar dan satu lagi dipamerkan pada papan kenyataan pensyarah.
33
Carta Aliran : Menyusun Jadual Waktu Peperiksaan Di Peringkat Maktab
Mendapatkan jadual muktamat daripada BPG
Memberi cadangan balas
Menyusun Jadual Waktu Peperiksaan Maktab
Memaklumkan semua staf agar bekerjasama & mengelakkan gangguan
Mendapatkan pengesahan Pengarah
Mengedarkan kepada Ketua-ketua Jabatan & paparkan di papan kenyataan
Memberi maklum balas kepada BPG
Menerima draf jadual waktu peperiksaan BPG
MULA
Meneliti draf Jadual Waktu
Pep BPG. Sesuai?
TAMAT
Tidak
34
6.3.4 Mengurus penyediaan Borang Kerja Kursus dan Taksiran (BKKP)
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1. 2. 3. 4. 5.
Menyediakan template BKKP(LAM –PT15-01) dalam bentuk softcopy Memasukkan maklumat calon ke dalam BKKP berdasarkan Borang Pendaftaran Peperiksaan yang telah ditandatangani calon Menyediakan BKKP bagi setiap mata pelajaran yang ditawarkan di maktab. Semasa menyediakan BKKP, hendaklah merujuk sukatan pelajaran dan struktur program kursus yang terkini yang ditawarkan di maktab Menyerahkan BKKP kepada semua KJ dan SUG berkenaan mengikut jadual kerja peperiksaan Mengisi Borang/rekod serah terima BKKP
KJ & SUG
35
Carta Aliran 6.3.4 : Mengurus penyediaan Borang Kerja Kursus dan Taksiran (BKKP)
MULA
1Menggunakan pakej aplikasi hamparan elektronik.
Menyediakan template BKKP dalam bentuk softcopy1
Memasukkan maklumat calon ke
dalam BKKP
2Sukatan pelajaran dan struktur program kursus berkenaan.
Menyediakan BKKP bagi setiap
mata pelajaran2
3Berdasarkan jadual kerja peperiksaan
Menyerahkan BKKP kepada semua KJ3
Memasukkan markah kerja kursus dan taksiran ke dalam
BKKP.
Menyemak dan mengesah BKKP yang telah lengkap diisi
.
Tidak
Akur ? Buat pembetulan dan isi markah
semula Ya
Mengembalikan BKKP yang telah disahkan kepada SUP mengikut jadual kerja
Mengisi Borang/rekod serah
terima BKKP
TAMAT
36
6.3.5 Menyusun Jadual Tugas Pengawasan Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Berbincang dengan Pengarah atau Timbalannya (ketika ketiadaan Pengarah) tentang tarikh, masa dan tempat untuk mengadakan Mesyuarat JKPPMPG dengan mengambil kira Jadual Kerja Pengurusan Peperiksaan yang dikeluarkan oleh Unit PEN. Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPPMPG Mengedarkannya kepada semua ahli mesyuarat Membentang laporan kehadiran kuliah Membentang laporan kehadiran gerko dan markah gerko Membentang BKKP Membuat cadangan keputusan kelayakan calon menduduki peperiksaan berdasarkan Lampiran D Perintah Lembaga Membuat laporan mesyuarat JKPPMPG Menghantar laporan kelayakan calon menduduki peperiksaan ke unit PEN BPG dengan menggunakan Borang LAM-PT 15- Membuat keputusan kelayakan calon menduduki peperiksaan Menghantar laporan kelayakan calon menduduki peperiksaan ke maktab Memaklumkan kepada calon keputusan LPPG
Pengarah/ Timbalan Pengarah
37
Carta Aliran : Mengurus Mesyuarat JKPPMPG untuk kelayakan calon menduduki peperiksaan
MULA
1Ambil kira jadual kerja pengurusan peperiksaan.
Runding dengan Pengerusi (Tarikh1, masa dan tempat)
Sediakan surat jemputan mesyuarat
Siapkan dokumen-dokumen2
untuk mesyuarat.
3Antaranya: a. Agenda mesyuarat; b. Minit Mesyuarat yang
lepas; c. BKKP; d. Laporan Kehadiran
Gerko & kuliah dan e. Fail-fail kes (jika ada). Adakan Pre-council dengan
Pengerusi.
Bentangkan laporan kehadiran kuliah & gerko dan BKKP
Tidak
Layak ? Catatkan maklumat calon tidak layak ke dalam Borang LAM PT 15
Ya
Sediakan surat iringan untuk menghantar LAM PT 15 dan
Laporan ke Unit PEN.
Terima keputusan LPPG
Maklum kepada calon keputusan LPPG
TAMAT
38
6.3.6 Menyusun Jadual Tugas Pengawasan Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan 1.
2.
3.
4.
5.
Menyediakan draf jadual pengawasan peperiksaan dengan mengambil kira perkara-perkara berikut: 1. Jadual peperiksaan Muktamad 2. Senarai nama pensyarah setiap jabatan 3. Dewan dan bilik peperiksaan 4. Senarai aktiviti pensyarah setiap jabatan 5. Inden kertas peperiksaan untuk
mengetahui bilangan calon dan bilangan pengawas yang diperlukan. Nisbah antara Calon dengan Pengawas (tidak termasuk Ketua Pengawas) adalah seperti berikut: A. Jika di dewan, 30:1 (Minimum dua
orang). Tidak Termasuk Ketua Pengawas
B. Jika di bilik peperiksaan 30:2 (Seorang daripadanya Ketua Bilik Peperiksaan).
Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan yang muktamad. Menyediakan surat perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas. Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengarah. Mengedarkan surat perlantikan Ketua Pengawas dan Pengawas serta jadual pengawasan peperiksaan. Mempamerkan satu salinan di papan kenyataan bilik Pensyarah.
KJ
P/T.P
39
Carta Aliran: Menyusun Jadual Tugas Pengawasan Peperiksaan
MULA
Menyediakan draf
jadual pengawasan peperiksaan
Mengedarkan untuk mendapatkan
maklum balas
Menerima dan teliti
maklum balas
Menyediakan jadual pengawasan
peperiksaan
Menyediakan surat perlantikan
Ketua Pengawas & Pengawas
Mendapatkan pengesahan
Pengarah Maktab
Mengedarkan surat dan jadual
Berkenaan
TAMAT
40
6.3.7 Mengurus Penerimaan Kertas Soalan/Bahan Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan 1. 2. 3. 4.
Mengambil tindakan-tindakan yang sesuai dengan maklumat penghantaran tersebut untuk persiapan menerima kertas soalan/bahan peperiksaan berkenaan Memeriksa bungkusan/kotak tersebut untuk memastikan dua perkara berikut, sebelum menandatangani slip pengiriman (delivery order). 1. Bungkusan/kotak dalam keadaan baik
(tidak diceroboh), dan 2. Bilangan bungkusan/kotak akur dengan
slip pengiriman 3. Melaporkan kepada
Pengarah/Timbalannya serta menghubungi unit PEN, BPG untuk mendapatkan pandangan jika terdapat sebarang keraguan, dan
4. Menyediakan laporan terperinci mengenainya.
Membuka bungkusan/kotak berkenaan di dalam bilik kebal dengan tujuan: a. Menyemak bagi memastikan bahawa
semua sampul kertas soalan dan PMM/bahan peperiksaan dalam keadaan sempurna dan akur dengan surat iringan; dan
b. Menyusun sampul-sampul kertas soalan di
atas rak-rak di dalam bilik kebal dan dilabelkan menurut jadual waktu peperiksaan.
Jika terdapat sebarang keraguan pada sampul kertas soalan dan PMM atau bahan peperiksaan tersebut, SUP/Penolongnya hendaklah melaporkannya kepada Unit PEN,
41
Carta Aliran : Mengurus Penerimaan Kertas Soalan/Bahan Peperiksaan
A
Sampdibungkus
Mengiterima d
bu
s
Menandat
Mend
Dengan kehadiran saksi (Pengarah/Pegawai yang mewakilinya)
Dengan susunan menurut kertas peperiksaan dan jadual waktu peperiksaan secara sistematik
MUL
Menerima Bungkusan Kertas
ul kertas soalan semula dan dilakri
si borang akuan an kirim ke BPG
angani Nota Serahan
apatkan Saksi
Tidak
TAMAT
42
Lapor kepada Pengarah BPG,
Kourier
Lapor kepada BPG
Simpan dalam bilik
Membuka ngkusan serta menyemak ampul kertas
Tidak
Memeriksa bungkusan keadaan
6.3.8 Menyedia Dewan/Bilik Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
43
Carta Aliran : Menyedia Dewan/Bilik Peperiksaan
MULA
Meneliti maklumat 1
Berkaitan
1Inden Kertas Peperiksaan, Jadual Waktu Peperiksaan, Kapasiti Dewan/ Bilik, Senarai calon
Menyediakan Nombor meja
Menyediakan plan
tempat duduk
2Jarak 1.2 m. antara pusat-pusat meja / 60 cm antara tepi meja.
Menyusun kerusi meja2 dan
penyediaan3 bilik/ dewan
3Papan tulis, pembesar suara jam dan sebagainya serta turunkan carta-carta rujukan.
Menampalkan Nombor meja
Menguji perkakasan4
4 Pembesar suara, lampu, kipas angin, kunci bilik dan sebagainya
Memasang papan kenyataan5
5”PEPERIKSAAN SEDANG BERLANGSUNG”
Mengunci Dewan/
bilik peperiksaan
.
Menampalkan Maklumat6 di luar
pintu masuk
6Pelan tempat duduk, Jadual Peperiksaan, Arahan Kepada Calon dan Senarai Nama Calon
TAMAT
44
6.3.9 Memberi Taklimat Kepada Calon
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Merancang taklimat untuk semua calon peperiksaan (Penentuan tarikh, masa dan tempat yang dapat menghimpunkan semua yang terlibat). Menempah kemudahan untuk majlis taklimat (seperti Dewan Kuliah, OHP, Projektor LCD, skrin dan seumpamanya).
Menyediakan draf bahan untuk menyampaikan taklimat.
Mendapatkan pandangan Pengarah tentang bahan taklimat yang disediakan.
Mempamerkan notis majlis taklimat kepada calon di tempat-tempat strategik.
Merancangkan suatu sistem yang berkesan bagi merekodkan kehadiran calon menurut kumpulan.
Menyediakan bahan untuk menyampaikan taklimat dengan mengambil kira teguran Pengarah.
Menyampaikan taklimat peperiksaan kepada semua calon menurut peraturan yang sedang berkuatkuasa. Antara perkara-perkara yang perlu dititikberatkan ialah:
a. Persiapan untuk menghadiri peperiksaan
b. Larangan-larangan c. Implikasi terhadap pelanggaran
larangan.
Mengendalikan sesi soal jawab.
45
Carta Aliran 6.3.9 : Memberi Taklimat Peperiksaan Kepada Calon
MULA
Merancang taklimat peperiksaan untuk calon
Menempah kemudahan untuk majlis taklimat tersebut
Menyediakan bahan taklimat
Mendapatkan pandangan
Pengarah Maktab
Menjemput semua yang terlibat (Notis di tempat strategik)
Menyediakan bahan taklimat
Menyampaikan taklimat
Melayani
sesi soal-jawab
TAMAT
46
6.3.10 Memberi Taklimat Peperiksaan Kepada Pengawas dan Ketua Pengawas
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Merancang taklimat pengawasan peperiksaan (penentuan tarikh, masa dan tempat yang dapat menghimpunkan semua yang terlibat). Menempah kemudahan untuk majlis taklimat (seperti Dewan Kuliah, OHP, Projektor LCD, skrin dan seumpamanya). Menyediakan draf bahan untuk menyampaikan taklimat. Mendapatkan pandangan Pengarah tentang bahan taklimat yang disediakan, Menjemput semua yang terlibat dengan pengawasan dengan surat. Menyediakan bahan untuk menyampaikan taklimat. Menyampaikan taklimat pengawasan peperiksaan dan melayani sesi soal jawab.
P/T/KJ
KJ TP
Pengarah
47
Carta Aliran 6.3.10 : Memberi Taklimat Peperiksaan Kepada Pengawas dan Ketua Pengawas
MULA
Merancang taklimat pengawasan peperiksaan
Menempah
kemudahan untuk majlis taklimat tersebut
Menyediakan draf bahan taklimat
Mendapatkan pandangan Pengarah Maktab
Jemput semua
yang terlibat
Menyediakan bahan taklimat
Menyampaikan
taklimat pengawasan peperiksaan
Melayani sesi soal-jawab
TAMAT
48
6.3.11 Mentadbir Hari Peperiksaan
6.3.11.1 Persediaan memulakan Peperiksan Bil Proses Kerja
Pegawai Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Menyerahkan sampul kertas soalan bersama peralatan lain kepada Ketua Pengawas. Penyerahan ini hendaklah dilakukan 30 minit sebelum sesuatu peperiksaan yang telah dijadualkan bermula. Antara peralatan yang dimaksudkan ialah: A. Anak kunci pintu dewan/ bilik peperiksaan (jika ada); B. Kertas jawapan; C. Benang; D. Sampul / kertas pembungkus; E. Pelekat Kedap Keselamatan; dan F. Alat tulis lain yang diperlukan. Memberikan taklimat ringkas tentang tugas-tugas pengawasan peperiksaan bagi sesi itu kepada semua Pengawas. Mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan lain yang berkaitan ke setiap meja calon. Mengarahkan Pengawas (mengikut keperluan) bersedia di pintu masuk untuk memerhatikan calon-calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan. Pastikan bahawa tiada apa-apa bahan yang terlarang dibawa masuk oleh calon. Mengarahkan calon masuk ke dewan/ bilik peperiksaan dan mengambil tempat masing-masing dengan tertib dan berdisiplin. Ketua Pengawas memberikan taklimat ringkas tentang sesi peperiksaan yang akan dijalankan kepada semua calon.
49
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
Antara perkara-perkara yang perlu disebutkan ialah: A. Kertas Peperiksaan bagi sesi
berkenaan. B. Tarikh dan masa peperiksaan C. Minta calon meletakkan Kad
Pengenalan / Kad Matrik di sudut kanan atas meja masing-masing.
D. Peringatkan calon tentang larangan membawa masuk bahan atau peralatan elektronik yang tidak dibenarkan.
50
Carta Aliran 6.3.11.1 Persediaan memulakan Peperiksaan MULA
1Penyerahan: 30 minit sebelum peperiksaan;
di bilik SUP; kepada Ketua Pengawas; dan
direkodkan.
Menyerahkan1
sampul kertas soalan dan alat/ bahan lain2
2Jadual Markah dan Kedatangan (JMK), Kertas jawapan, benang, tali pengikat, Kertas pembungkus skrip, Buku Rumus Matematik dan sebagainya.
3Arahan-arahan terakhir tentang tugas pengawasan peperiksaan sesi berkenaan.
Taklimat ringkas3 Ketua Pengawas
kepada Pengawas
Membahagikan kertas jawapan4
ke setiap meja calon
4Bersama bahan/ alat lain3 yang berkaitan.
Mengarahkan Pengawas
bersedia di pintu masuk ke Dewan/ Bilik Peperiksaan
515 minit sebelum peperiksaan, melalui pintu yang ditetapkan dan diawasi oleh Pengawas.
Mengarahkan
calon masuk5 ke dewan/ bilik peperiksaan
Memberikan
taklimat ringkas6
kepada calon
6Amaran dan Larangan, Kertas Peperiksaan yang akan ditadbirkan, tempoh dan seumpamanya.
TAMAT
51
6.3.11.2 Memulakan Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
Membuka sampul kertas peperiksaan di hadapan calon. Menandatangani sampul kertas soalan yang baru dibuka. Mengambil tindakan-tindakan berikut jika mendapati kertas peperiksaan selain daripada yang dijadualkan pada sesi tersebut: A. Meminta para Pengawas menjalankan
Prosedur Kuarantin ke atas calon-calon berkenaan.
B. Membuat laporan kepada Pengarah,
SUP dan KPP Unit PEN, BPG untuk mencari jalan penyelesaian.
C. Jika kertas soalan yang telah dibuka itu
belum ditadbirkan, berikut adalah tindakan-tindakan yang perlu diambil: (i) Memasukkan semula Kertas soalan
itu ke dalam sampul kedap keselamatan yang baru.
(ii) Meminta para Pengawas mengawal
calon untuk memastikan tiada calon yang keluar dari dewan /bilik peperiksaan. Jika ada yang terpaksa keluar dewan /bilik peperiksaan, calon tersebut hendaklah diiringi oleh seorang pengawas untuk memastikan ia tidak membuat apa-apa hubungan dengan mana-mana orang lain yang mungkin telah dapat membaca kertas soalan yang dijadualkan pada sesi berkenaan.
52
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
(iii) Laporkan dan serahkan semula kepada SUP.
(iv) Dapatkan kertas soalan sebenar
yang dijadualkan pada sesi berkenaan.
(v) Membuat laporan ringkas
mengenainya. Antara yang perlu dicatatkan dalam laporan tersebut ialah: (a) Catatan di luar sampul asal. (b) Kertas soalan yang didapati
di dalam sampul berkenaan. (c) Tarikh dan masa peperiksaan
bagi kertas soalan tersebut dijadualkan .
(d) Nama dan tandatangan Ketua
Pengawas serta Pengawas yang menyaksikan pembukaan sampul kertas berkenaan.Ketua Pengawas mengira kertas soalan dan mengedarkannya kepada semua calon dengan bantuan para Pengawas. Jika berlaku kekurangan, Ketua Pengawas hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut
A. Meminta para Pengawas mengawal
calon untuk memastikan tiada calon yang keluar dari dewan /bilik peperiksaan. Jika ada yang terpaksa keluar dewan /bilik peperiksaan, calon tersebut hendaklah diiringi oleh seorang pengawas untuk memastikan ia tidak membuat apa-apa hubungan dengan mana-mana orang lain yang mungkin telah dapat membaca kertas soalan berkenaan.
53
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
4.
5.
C. Membuat salinan kertas soalan di bilik SUP maktab dengan bantuan SUP.
Mengingatkan semula semua calon tentang beberapa peraturan peperiksaan yang telah ditaklimatkan oleh SUP. Antara perkarayang perlu diperingatkan semula ialah: A. Larangan membawa masuk bahan/ alat,
kecuali yang dibenarkan khusus untuk kertas peperiksaan berkenaan sahaja.
B. Calon-calon hendaklah meletakkan kad pengenalan/ kad matrik masing-masing di sudut kanan atas mejanya.
C. Calon-calon tidak dibenarkan bercakap atau berhubung dengan apacara sekalipun dengan calon-calon lain sepanjang masa berada di dewan/ bilik peperiksaan.
D. Calon-calon tidak dibenarkan meninggalkan dewan/ bilik peperiksaan dalam tempoh 30 minit sebelum peperiksaan berakhir.
E. Calon-calon hendaklah memberi perhatian dan mematuhi segala arahan Ketua Pengawas/ Pengawas.
F. Calon-calon tidak dibenarkan membawa
keluar kertas jawapan peperiksaan sama ada yang telah digunakan ataupun yang masih belum digunakan.
G. Calon-calon tidak dibenarkan membuka kertas soalan sehingga diarahkan berbuat demikian.
Mengedarkan kertas soalan kepada semua calon dengan bantuan para Pengawas.
54
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
6.
7.
Membacakan beberapa maklumat penting dalam tempoh 10 minit sebelum peperiksaan dimulakan, pada muka depan kertas soalan berkenaan untuk memastikan semua calon mendapat kertas soalan yang sama dan seragam. Antara maklumat penting itu ialah: A. Mata Pelajaran; B. Nombor kod kertas peperiksaan; C. Tempoh menjawab soalan; D. Bahagian-bahagian kertas soalan; E. Bilangan item dalam setiap bahagian
kertas soalan; F. Bilangan muka surat kertas soalan; dan
G. Arahan-arahan khusus tentang apa yang perlu dilakukan ke atas kertas-kertas saranan jawapan soalan objektif, soalan struktur dan soalan esei.
Mengumumkan bahawa semua calon boleh mula menjawab soalan peperiksaan sekarang dan berhenti pada masa yang telah ditetapkan. Pastikan jam rasmi di dewan/ bilik peperiksaan selaras dengan pengumuman yang dibuat.
55
Carta Alir 6.3.11.2 Memulakan Peperiksaan
MULA
Membuka1 sampul kertas soalan.
1Di hadapan calon.
Menandatangani
sampul kertas soalan yang dibuka
2Jumlahnya hendaklah sama dengan catatan di luar sampul dan inden kertas soalan
Mengira2
kertas soalan. Cukup ?
Tidak
Buat salinan tambahan di bilik SUP.
Ya
Mengedarkan3 kertas soalan
Mengarahkan calon
menyemak8 kertas soalan yang diterima.
3Ke setiap meja calon melalui Pengawas-Pengawas, mengikut barisan. Pastikan tiada calon yang membuka kertas soalan sebelum diarahkan.
Mengisytiharkan peperiksaan bermula dan masa akan
berakhir.
8Dalam 10 minit semak: Maklumat pada kulit
hadapan kertas soalan (Subjek, Kod, tarikh, masa, dan arahan khas).
Setiap halaman dan
setiap item.
TAMAT
56
6.3.11.3 Mengawas Semasa Calon Menjawab Kertas Peperiksaan Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
Menyemak butiran calon dan menandakan kehadiran dengan menggunakan borang JMK. Pengawas-pengawas lain hendaklah memberi perhatian kepada tugas pengawasan peperiksaan. Semasa peperiksaan berlangsung, di samping mengawasi calon-calon menjawab soalan peperiksaan, perlu bersedia menguruskan kemungkinan-kemungkinan seperti berikut: A. Calon bertanya tentang soalan peperiksaan. Ketua Pengawas/ Pengawas tidak dibenarkan membantu calon ke arah mendapatkan jawapan. B. Terdapat kesilapan dalam kertas soalan peperiksaan. Biarkan kertas soalan itu sebagaimana adanya. Penyelarasan akan dibuat semasa pemeriksaan skrip di jalankan. C. Calon yang hendak ke bilik air. Calon ini hendaklah diawasi dan dipastikan bahawa: (i) Bilik air yang digunakan tidak menjadi tempat menyembunyikan bahan-bahan pelajaran seperti kertas nota dan seumpamanya. (ii) Calon tidak berkomunikasi
57
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
dengan orang lain. (iii) Waktu yang diambil dalam bilik air munasabah. (iv) Tiada bahan yang diseludup masuk apabila calon masuk semula ke dewan/ bilik peperiksaan. D. Calon yang memerlukan alat tulis dan kertas jawapan tambahan hendaklah dibantu. Pastikan calon tidak berkomunikasi sesama mereka. E. Calon yang hendak meninggalkan peperiksaan pada bila-bila masa antara 30 minit setelah peperiksaan bermula sehingga 30 minit sebelum peperiksaan berakhir. Pastikan calon ini tidak masuk semula atau menghampiri dewan atau bilik peperiksaan. F. Mengawasi calon yang dikenakan kuarantin
58
Carta Aliran 6.3.11.3 Mengawas Semasa Calon Menjawab Kertas Peperiksaan
MULA 1Dilakukan oleh sebahagian pengawas manakala yang lain mengawasi calon.
Menyemak1 butiran calon dan menandakan JMK2
2Jadual Markah dan Kedatangan.
Mengawasi calon menjawab soalan
peperiksaan3
3AJika ada calon yang melakukan penyelewengan, rujuk Catatan 1
3BBantu calon: Mereka yang
memerlukan tambahan kertas jawapan dan sebagainya.
Membuat pengumuman bahawa mulai saat itu4 calon tidak dibenarkan
meninggalkan peperiksaan.
3CJika ada calon yang hendak meninggalkan peperiksaan boleh dibenarkan.selepas 30 minit peperiksaan bermula,
430 minit sebelum peperiksaan berakhir.
Membuat pengumuman5
5Bahawa: Masa hanya tinggal 5
minit. Semak, susun dan ikat
kertas jawapan.
Memberi arahan berhenti menulis.
6Pastikan bilangannya mencukupi sebagaimana dalam JMK.
Memungut skrip jawapan, mengira6, menyusunya menurut angka giliran,
membungkus7 dan melakri.
7Bersama JMK dan senaskhah kertas soalan.
8Kertas soalan hendaklah dikira dan pastikan bilangannya mencukupi dan hendaklah dibungkus.
Memungut kertas soalan8,
kertas jawapan9 dan bahan-bahan lain10.
.
9Yang belum digunakan dan yang rosak.
10Seperti buku rumus Matematik dsb.
11ACalon tidak dibenarkan membawa keluar apa-apa kertas.
Mengarahkan calon keluar11 dari dewan/ bilik
peperiksaan.
11BKeluar melalui pintu yang dibenarkan dan di awasi.
12Bungkusan kertas soalan dan bahan-bahan lain.
Menyerahkan skrip dan lain-lain12 kepada SUP.
Tamat
59
6.3.11. 4 Menguruskan calon yang dikuarantinkan
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
Menentukan iangka masa, bilangan calon tempat dan kemudahan lain. Jangka masa 1 – 2 jam sediakan minuman, > 3 jam sediakan makan-minum. Menempatkan calon dalam bilik yang sesuai. Sesuai dari segi: a. Saiz bilik dan bilangan calon. b. Kondusif untuk membaca.
Jika > 1 jam pastikan ada bilik air berhampiran dan dapat dikawal. Memberikan taklimat kepada calon.
Antara lain nyatakan: a. sebab kuarantin dilaksanakan; b. Tujuannya; dan c. Apa yang boleh dan tak boleh
dilakukan oleh calon. Mengawal calon daripada berhubungan dengan pihak lain. Antara yang perlu diperhatikan: a. Calon ke bilik air; b. Calon perlukan makan-minum;
dan c. Calon dihubungi oleh pihak luar
(boleh dilayan hanya kes kecemasan sahaja).
Memberikan taklimat untuk mengakhiri tempoh kuarantin. Antara lain: a. Ucapkan terima kasih kerana bekerjasama. b. Keluar dari bilik kuarantin dengan tertib
60
Carta Alir 6.3.11.4 Menguruskan calon yang dikuarantinkan
MULA 1Jangka masa 1 – 2 jam sediakan miniman, > 3 jam sediakan makan-minum.
Menentukan iangka masa, bilangan calon tempat dan
kemudahan lain1
.
Menempatkan calon dalam bilik yang sesuai2.
2Sesuai dari segi: a. Sais bilik dan bilangan
calon. b. Kondusif untuk membaca. c. Jika > 1 jam pastikan ada
bilik air berhampiran dan dapat dikawal.
Memberikan taklimat3
kepada calon
3Antara lain nyatakan: a. sebab kuarantin
dilaksanakan; b. Tujuannya; dan c. Apa yang boleh dan tak
boleh dilakukan oleh calon.
Mengawal4 calon daripada
berhubungan dengan pihak lain
4Antara yang perlu diperhatikan: a. Calon ke bilik air; b. Calon perlukan makan-
minum; dan c. Calon dihubungi oleh pihak
luar (boleh dilayan hanya kes kecemasan sahaja).
Memberikan taklimat5 untuk mengakhiri tempoh
kuarantin
6Antara lain: a. Ucapkan terima kasih
kerana bekerjasama. b. Keluar dari bilik kuarantin dengan tertib.
TAMAT
61
6.3.11.5 Membuat Pemeriksaan TUBUH (Body Search)
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Melaporkan secara lisan kejadian yang disyaki kepada SUP/TP/P Menentukan 2 (dua) pegawai untuk melaksanakan pemeriksaan tubuh. Sama jantina dengan calon yang disyaki. Menentukan tempat tertutup seperti di bilik air, bilik SUP atau bilik lain yang sesuai. Mengarahkan kedua-dua pegawai yang ditugaskan, mengiringi calon ke tempat tertutup tersebut. Melurut bahagian lengan, badan dan kaki calon. Merampas bahan/ alat berkenaan jika ada bahan/ alat yang terlarang Membenarkan calon menduduki peperiksaan dengan status calon bantahan(jika ada bukti) Menulis laporan
62
Carta Alir 6.3.11.5 Membuat Pemeriksaan TUBUH (Body Search) 6.3.
MULA
1Secara lisan kepada Pegawai atasan (Pengawas Ketua Pengawas Pengarah).
Melaporkan1
kejadian yang disyaki2
2Nasihat SUP mungkin diperlukan.
3Sama jantina dengan calon yang disyaki.
Menentukan3 2 (dua) Pegawai
untuk melaksanakan pemeriksaan tubuh.
Menentukan tempat4
tertutup
4Contoh: bilik air, bilik pejabat SUP, HEP dsb.
Mengarahkan kedua-dua
pegawai yang ditugaskan, mengiringi calon ke tempat
tertutup tersebut4.
5Dilakukan oleh seorang daripada pegawai dengan diawasi oleh Pegawai yang lagi.
Melurut5 Bahagian lengan, badan
Dan kaki calon. Ada bahan/ alat yang
terlarang ?
ya Merampas
bahan/ alat berkenaan.
Tidak
6Jika ada bukti, statusnya menduduki peperiksaan secara bantahan.
Membenarkan calon menduduki
peperiksaan6
Menulis laporan
TAMAT
63
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
Apabila tiba masa peperiksaan berakhir, hendaklah mengumumkan bahawa: A. Masa untuk menjawab soalan-soalan telah tamat. B. Calon-calon diminta berhenti menulis dan menyediakan kertas jawapan untuk dikutip. C. Calon-calon tidak dibenarkan meninggalkan Dewan / bilik peperiksaan sehingga diarahkan berbuat demikian. D. Calon-calon tidak dibenarkan bercakap atau berkomunikasi dengan mana-mana calon atau orang lain, selagi masih berada di dalam dewan / bilik peperiksaan. Mengutip kertas jawapan mengikut angka giliran. Membilang kertas jawapan yang dikutip untuk memastikan ia tersusun menurut angka giliran dan bilangannya akur dengan JMK. Mengutip: A. Kertas soalan; B. Kertas jawapan yang tidak digunakan; dan C. Kertas jawapan yang rosak. Mengarahkan semua calon keluar daripada dewan/ bilik peperiksaan setelah perkara diatas dilaksanakan, melalui satu atau dua pintu yang diawasi. Pastikan bahawa calon tidak membawa
64
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
5.
6.
keluar kertas jawapan peperiksaan sama ada yang kosong atau pun yang telah bertulis. Memastikan dewan/bilik peperiksaan dikunci selepas berakhir peperiksaan (jika perlu). Menyerah semua skrip jawapan, kertas soalan, JMK, kertas jawapan yang tidak digunakan / rosak, laporan penyeliaan, kunci dewan / bilik peperiksaan(jika ada) dan alat tulis kepada Setiausaha Peperiksaan .
65
6.3.11.7 Mengakhiri Tugas Pengawasan Peperiksaan
Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
Membungkus skrip jawapan calon bersama dua salinan JMK. Mencatatkan pada sampul / bungkusan maklumat- maklumat berikut: (i) Mata Pelajaran; (ii) Kod Kertas Peperiksaan; (iii) Tarikh Peperiksaan; (iv) Masa Peperiksaan; dan (v) Nama serta tandatangan Ketua Pengawas. Melakri/Melekatkan pelekat keselamatan sampul / bungkusan. Mengumpulkan segala peralatan peperiksaan yang diserahkan oleh SUP sebelum menjalankan tugas pengawasan tadi, serta memastikan semuanya cukup. Memastikan tiada kertas jawapan yang terpakai atau yang belum digunakan masih belum dikutip. Menyerahkan semua benda berikut kepada SUP: (i) Sampul / bungkusan skrip jawapan; (ii) Sampul / bungkusan kertas soalan; dan (iii) Semua peralatan peperiksaan yang diserahkan oleh SUP sebelum menjalankan tugas pengawasan.
66
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
6.
7.
Membilang kertas soalan dan memastikan bilangannya cukup sebagaimana sewaktu membuka sampul kertas soalan sebelum memulakan peperiksaan tadi. Membungkus kertas soalan dan mencatatkan maklumat- maklumat berikut pada pembungkusnya. (i) Mata Pelajaran; (ii) Kod Kertas Peperiksaan; (iii) Tarikh Peperiksaan; (iv) Masa Peperiksaan; dan (v) Nama Ketua Pengawas Mengumpulkan semua kertas jawapan. (i) Kertas jawapan yang belum digunakan boleh digunakan untuk sesi peperiksaan yang akan datang. (ii) Kertas jawapan yang sudah digunakan hendaklah dikumpulkan dalam karung, ponjot dan diserahkan kepada SUP untuk dimusnahkan secara teratur. D. Membantu Ketua Pengawas menyerahkan semua bahan dan peralatan peperiksaan kepada SUP.
67
Carta Alir 6.3.11.7 Mengakhiri Tugas Pengawasan Peperiksaan
MULA
KETUA PENGAWAS PENGAWAS Membungkus skrip jawapan
bersama dua salinan JMK dan senaskhah kertas
soalan.
Cari
Tidak
Membilang
kertas soalan. Cukupi ?
Ya Membungkus kertas
soalan
Mencatat maklumat pada sampul / bungkusan
1Butiran: Subjek, Kod, Tarikh dan Masa Pep.
Mencatat maklumat1 pada sampul /
bungkusan Melakri dan menandatangani
sampul / bungkusan 2Yang belum digunakan
boleh digunakan semula. Yang rosak masukkan dalam karung plastik untuk dimusnahkan kemudian.
Mengutip kertas jawapan lebihan/ terpakai yang
rosak2.
Mengunci semula
dewan/ bilik peperiksaan.
13Bungkusan skrip jawapan dan bungkusan kertas soalan.
Menyerahkan sampul / bungkusan3 dan bahan-bahan lain4 kepada SUP.
4Seperti buku rumus matematik, kunci dewan /bilik peperiksaan.dan seumpamanya,
Tamat
68
6.3.11.8 Mentadbir Peperiksaan Calon Kurang Upaya
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
Pertimbangan khas hendaklah diberikan kepada calon-calon kurang upaya bagi memastikan mereka berpeluang menunjukkan kebolehan dan pencapaian sebenar. Kurang upaya yang dimaksudkan ialah: A. Cacat anggota badan
(yang tidak membolehkan calon melaksanakan tugasan sebagaimana calon normal).
B. Lumpuh.
C. Rabun / Tuna Lihat.
D. Tuna Dengar.
E. Kurang upaya sementara (Semasa peperiksaan dijalankan calon sakit atau kemalangan).
Prosedur peperiksaan calon-calon kurang upaya adalah sama seperti prosedur peperiksaan calon normal. Walau bagaimanapun calon-calon kurang upaya hendaklah diberikan beberapa pertimbangan khas seperti berikut:
A. Waktu tambahan peperiksaan
25 %.
B. Waktu rehat semasa peperiksaan dijalankan boleh diberi jika diminta oleh
69
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
calon. Waktu ini tidak dikira sebagai waktu peperiksaan untuk sesuatu mata pelajaran.
C. Untuk calon Tuna Lihat soalan-soalan diubahsuai dengan cara:
(i) Menggunakan kertas lebar.
(ii) Dicetak dengan huruf bersaiz besar.
(iii) Transformasi kepada tulisan Braille.
(iv) Tulisan timbul.
(v) Menggunakan alat-alat bantuan teknologi khas yang dapat membantu calon.
D. Untuk calon Tuna Dengar
bahasa pada kertas soalan dipermudahkan kecuali bahasa teknikal.
E. Pengawas Peperiksaan calon Tuna Dengar hendaklah:
(i) Membacakan soalan
kepada calon jika cara lain tidak dapat disediakan.
(ii) Membacakan soalan kepada calon secara isyarat.
(iii) Menggunakan alat pembesar suara.
70
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
3.
(iv) Menggunakan soalan pada
kad imbasan.
(v) Membacakan soalan di depan calon yang memahaminya melalui pergerakan bibir.
Kaedah Menjawab. Calon-calon berkenaan boleh menjawab soalan peperiksaan dengan menggunakan mana-mana kaedah berikut:
A. Menggunakan tulisan Braille.
B. Menggunakan peralatan
mekanikal atau elektronik seperti komputer.
C. Menjawab secara lisan dan dirakamkan dengan perakam audio atau video (jika perlu).
D. Menggunakan khidmat orang lain untuk menuliskan jawapan lisan calon ke atas kertas. (Juru tulis hendaklah mempunyai pengetahuan asas berhubung dengan mata pelajaran berkenaan dan bukan ahli keluarga calon).
71
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
4.
5.
Tempat Peperiksaan A. Peperiksaan boleh diambil
di luar pusat peperiksaan seperti di hospital atau premis kerajaan yang lain, dengan syarat keselamatan dan kerahsiaan kertas peperiksaan serta penyeliaan dapat dijamin oleh Ketua Pengawas Peperiksaan.
B. Bilik berasingan daripada calon biasa bagi mengelakkan gangguan kepada calon-calon normal (Umpamanya, mesin taip / Braille berbunyi bising apabila digunakan).
C. Meja calon lebih lebar bagi memuatkan peralatan yang diperlukan oleh calon. Keperluan-Keperluan Lain.
Maktab hendaklah membuat persediaan awal bagi mendapatkan pembantu atau peralatan khas seperti:
A. Jurubaca (Readers).
B. Pembantu amali.
C. Komputer / mesin taip /
mesin Braille.
D. Perakam suara.
E. “Headphone”.
72
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
Pemeriksaan Skrip. Bagi calon kurang upaya yang menjawab secara Braille, Setiausaha Peperiksaan hendaklah melakukan perkara-perkara berikut:: A. Melantik seorang pentranskrip
yang mahir menukarkan bahasa braille kepada bahasa biasa (Borang lantikan disediakan oleh BPG). Pentranskrip hendaklah menandatangani Akta Rahsia ’88.
B. Menyerahkan skrip jawapan calon kepada pentranskrip.
C. Menetapkan jangka waktu untuk kerja-kerja mentranskrip.
D. Menerima semula skrip asal dan juga transkrip daripada pentranskrip.
E. Menyerahkan transkrip kepada pemeriksa untuk diperiksa.
F. Menyimpan skrip asal dan transkrip calon selama sekurang-kurangnya 6 bulan.
G. Menghantar borang tuntutan yang berkaitan dengan kerja-kerja mentranskrip kepada BPG.
73
6.3.11.9 Mentadbir Peperiksaan Amali dan Kuarantin Bil Proses Kerja
Pegawai
Yang Meluluskan/
Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
1.
2.
Persediaan Amali Sains: A. Persediaan peperiksaan
amali sains mesti dimulakan pada tarikh yang tercatat pada sampul arahan persediaan.
B. Arahan persediaan hendaklah sentiasa disimpan dalam bilik kebal / kabinet besi berkunci.
C. Arahan persediaan tidak boleh disalin. Walau bagaimanapun penyelia mata pelajaran boleh membawanya ke makmal untuk proses penyediaan.
D. Arahan persediaan hendaklah disimpan dalam sampul asal, dilakri/dilekat dengan pelekat keselamatan semula sebelum disimpan di bilik / kabinet besi berkunci.
Tempat Peperiksaan Amali:
A. Makmal sains hendaklah
dikuarantin seminggu sebelum tarikh peperiksaan amali sebenar.
B. Ketua Penyelia dan Pembantu Makmal sahaja dibenarkan berada di makmal semasa persediaan peralatan / bahan untuk peperiksaan amali dibuat.
74
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
3.
4.
C. Bilik kuarantin yang sesuai dan mencukupi hendaklah disediakan untuk mengkuarantinkan calon-calon.
Keselamatan alat dan bahan peperiksaan:
A. Maklumat yang disampaikan
berhubung dengan peperiksaan amali sains mestilah dikawal dengan rapi supaya sebarang kebocoran tidak berlaku.
B. Senarai alat dan bahan mestilah disimpan di tempat yang selamat dan hendaklah dilabel dengan kod.
C. Alat dan bahan yang dikodkan hendaklah dirujuk dengan kod sahaja dan bukan nama yang sebenar.
Waktu Peperiksaan
A. Waktu peperiksaan adalah
ditetapkan mengikut jadual waktu sidang rasmi. Sebarang pindaan masa peperiksaan tidak dibenarkan sama sekali.
B. Calon-calon mesti melaporkan
diri di pusat peperiksaan mengikut sidang dan masa yang ditetapkan dalam jadual waktu sidang.
75
Bil Proses Kerja
Pegawai Yang
Meluluskan/ Dirujuk
Seksyen Undang-undang/
Peraturan
5.
C. Calon-calon bagi sidang pertama dan sidang kedua tidak dibenarkan mengambil peperiksaan sekiranya lewat 30 minit setelah peperiksaan amali dimulakan.
D. Calon-calon sidang ketiga dan sidang keempat tidak dibenarkan mengambil peperiksaan sekiranya mereka melaporkan diri di pusat kuorantin selepas waktu balik yang ditetapkan untuk calon sidang pertama.
Mengambil peperiksaan di luar pusat peperiksaan
Calon tidak dibenarkan menduduki peperiksaan di luar pusat peperiksaan yang telah ditentukan kecuali mendapat kebenaran bertulis daripada Pengarah Pendidikan Guru. Masalah kesihatan dan bencana alam sahaja yang dipertimbangkan. Setiausaha Peperiksaan maktab asal hendaklah memaklumkan kepada maktab yang berkenaan mengenai identiti calonnya.
76