fail meja rozi-updated 5.8.09

Download FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

Post on 08-Apr-2018

249 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    1/77

    NAMA ROZI BINTI TAMIN

    NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR

    GRED N41

    BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI

    PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR

    TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006

    TARIKH PENEMPATAN(Tarikh penempatan di Bahagian /Seksyen / jabatan berkenaan)

    27 MAC 2006

    NO. TELEFON 03-8947 2027

    EMAIL [email protected]

    FAKS 03-8942 6468

    TARIKH DIBUKA

    NO. SEMAKAN 00

    TARIKH DIKEMASKINI -

    FAIL MEJA

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    2/77

    *Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atauportfolio tugas.

    FAIL MEJA Halaman: 2

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    3/77

    ARAHAN

    1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-

    tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

    2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:

    (a) Maklumat organisasi;

    (b) Struktur organisasi;

    (c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);

    (d) Struktur organisasi PTJ;

    (e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawaipegawai lain;

    (f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);

    (g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);

    (h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;

    (i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);

    (j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;

    (k) Senarai borang-borang yang digunakan;

    (l) Norma-norma kerja;

    (m) Senarai tugas dan tanggungjawab;

    (n) Senarai tugas harian.

    3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan

    jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masapertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua PusatTanggungjawab (PTJ) .

    4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail inidikaji semula dan dikemaskini:-

    (a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan

    (b) sekurang-kurangnya setahun sekali.

    FAIL MEJA Halaman: 3

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    4/77

    ISI KANDUNGAN

    Bil Perkara Halaman

    1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

    1.1 Latar belakang UPM

    1.2 Punca kuasa

    1.3 Objektif penubuhan UPM

    1.4 Visi UPM

    1.5 Misi UPM1.6 Matlamat UPM

    1.7 Piagam pelanggan UPM

    5

    5

    6

    6

    6

    6

    7

    2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8

    3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

    3.1 Latar belakang PTJ

    3.2 Fungsi utama

    3.3 Dasar Kualiti

    3.4 Wawasan

    3.5 Misi

    3.6 Matlamat

    3.7 Piagam Pelanggan

    9

    9

    10

    10

    10

    10

    12

    4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ

    4.1 Carta Organisasi PTJ

    4.2 Objektif Kualiti PTJ

    13

    14

    5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17

    6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAIDENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

    18

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30

    FAIL MEJA Halaman: 4

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    5/77

    Bil Perkara Halaman

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50

    9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANGDIPERLUKAN

    65

    10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66

    11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68

    12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69

    13.0 NORMA-NORMA KERJA 71

    14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74

    15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75

    FAIL MEJA Halaman: 5

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    6/77

    1.0 MAKLUMAT ORGANISASI

    UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

    1.1 LATAR BELAKANG

    Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti

    Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya

    adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan

    Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu

    Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan

    dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikantumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam

    bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.

    Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada

    kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan

    sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan

    sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang

    sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya

    kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana

    Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu

    langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi

    yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping

    berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi

    kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.

    1.2 PUNCA KUASA

    1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);

    1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)

    1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan

    1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]

    berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.

    FAIL MEJA Halaman: 6

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    7/77

    1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN

    Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang

    berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti

    penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuahnegara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia

    tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan

    Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.

    1.4 VISI

    Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.

    1.5 MISI

    Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang

    memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan

    dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia

    dan penerokaan ilmu sejagat.

    1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

    UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan

    wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu

    dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap

    objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan

    masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:

    Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan

    berusaha untuk terus maju;Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan

    kemahiran insaniah;

    Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang

    terkemuka;

    Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan

    pendidikan dan penyelidikan pertanian;

    Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan

    FAIL MEJA Halaman: 7

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    8/77

    cemerlang;Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan

    amalan terbaik;Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti

    secara cekap dan berkesan;Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan

    berasaskan ICT; danMatlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni

    1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI

    Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan

    budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan

    profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:

    Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam

    aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan

    perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik

    yang diterima guna di peringkat antarabangsa;

    Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana

    pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan

    ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;

    Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang

    dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara

    secara menyeluruh;

    Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan

    serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan

    kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk

    membangunkan potensi diri staf dan pelajar;

    Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan

    kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan

    Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua

    warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama

    untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.

    FAIL MEJA Halaman: 8

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    9/77

    2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM

    TIMBALAN NAIB

    CANSELOR (AKADEMIKDAN ANTARABANGSA)

    NAIB CANSELOR

    TIMBALAN NAIBCANSELOR

    (PENYELIDIKAN DANINOVASI)

    TIMBALAN NAIB

    CANSELOR (HAL EHWALPELAJAR DAN ALUMNI)

    TIMBALAN NAIBCANSELOR (JARINGAN

    INDUSTRI DANMASYARAKAT)

    PENDAFTAR

    KETUA PUSTAKA

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    10/77

    3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB

    3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR

    Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras denganpenubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagianyang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yangmelibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.

    Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakanfungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yangterbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusansumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya

    kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalampengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistempenyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapatdisediakan.

    3.2 FUNGSI UTAMA

    Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, PejabatPendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:

    a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,akademik dan pentadbiran umum di Universiti;

    b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan denganPelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syaratPerkhidmatan pekerja Universiti;

    c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusansumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am diUniversiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran

    mengenainya;

    d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yangmelibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;

    e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakansebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengansewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah danPeraturan.

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    11/77

    3.3 DASAR KUALITI

    Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasarkualiti Universiti Putra Malaysia.

    Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem PengurusanKualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dankerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagimenyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesionalmelalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untukmemenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008

    3.4 WAWASAN

    Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlangdengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dankesenian selaras dengan wawasan UPM.

    3.5 MISI

    Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumbermanusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan

    serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.

    3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR

    (a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja

    dengan cemerlang;i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga

    kerja yang cemerlang pada semua peringkat

    Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara

    kontrak yang lebih berdaya saing untuk

    menarik individu berpengalaman luas

    dalam industri;

    Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;

    Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai

    akademik adjung dan tenaga pakar;

    Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut

    skim perkhidmatan;

    Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai

    FAIL MEJA Halaman: 11

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    12/77

    yang lebih berkesan; dan

    Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara

    dua hala pada peringkat antarabangsa

    (Pembangunan Staf).

    ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,sihat, kondusif dan ceria.

    Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek

    kebajikan kerja yang lebih terjamin;

    Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk

    pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan

    persekitaran kerja;

    Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh

    menjamin keselamatan dan kesihatan

    staf; dan

    Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan

    psikologikal untuk persekitaran kerja

    yang sihat/ceria.

    (b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti

    berteraskan amalan terbaik.

    i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan

    berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban

    dan kecekapan

    Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti

    dalam pengurusan kewangan dan

    pentadbiran entitiii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti

    Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang

    diselaraskan dengan kriteria AKPM

    FAIL MEJA Halaman: 12

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    13/77

    3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR

    a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;

    b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;

    c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;

    d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepatimasKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohonselewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik diterima;

    e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohonselewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;

    f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada pesertadalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerimakelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai KursusInduksi;

    g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calonselewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehidaripada PPU/KPT;

    h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelumbersara;

    i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14

    bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yangditetapkan;

    j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas

    melapor diri; dan

    k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawabselewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.

    FAIL MEJA Halaman: 13

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    14/77

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    15/77

    4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

    Bil. Proses Objektif Kualiti

    1. Kawalan Dokumen Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya

    sekali dalam setahun

    2. Audit Dalaman Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman

    berkurangan 20% dari tahun sebelumnya

    3.TindakanPembetulan

    Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangkapanjang) dari tarikh surat diedarkan.

    5.TindakanPencegahan

    Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan

    6.

    Kepuasanpelanggan,analisa,pengukuran danpeningkatan

    Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalamanpada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)

    Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaranpada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)

    8.

    Perolehan danpembayaran(Bekalan,Perkhidmatan danKerja)

    Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4kali setahun

    Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagianalisis penilaian prestasi pembekal

    10.

    Perkhidmatan

    TeknologiMaklumat

    Memastikan tempoh baikpulih dalaman untukperkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja

    Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untukperkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas(15) hari bekerja

    Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminantempoh baikpulih

    Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi

    server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasidilakukan selewat-lewatnya 4 jam

    Memastikan baikpulih akibat gangguan operasiaplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lainboleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukanselewat-lewatnya 2 hari bekerja

    Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasikerosakan yang serius serta memerlukan pertukaranaliran serta fungsian sistem atau pemasanganperalatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam

    tempoh lima (5) hari bekerja16. Latihan Staf Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang

    menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari

    FAIL MEJA Halaman: 15

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    16/77

    Bil. Proses Objektif Kualitisetahun

    Memastikan 80% latihan yang dijalankanmengikut takwim tahunan

    18. Pelantikan staf

    Memastikan tempoh iklan dikeluarkandalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima

    Pengiklanan jawatan kosong (Akademik)dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun

    Pengiklanan jawatan kosong (BukanAkademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun

    Memastikan surat tawaran dikeluarkanselewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerjaselepas tarikh menerima petikan minit mesyuaratPihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasamelantik

    Memastikan pengisian kekosongan jawatankerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongantersebut.

    Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah94% dari waran yang diterima.

    Kadar pengisian jawatan (BukanAkademik) adalah 94% dari waran yang diterima.

    24.Pengesahan Dalam

    Jawatan

    Memastikan staf dapat disahkan jawatandalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelahmemenuhi semua syarat yang ditetapkan

    25. Persaraan Memastikan pesara mendapat GCR padagaji terakhir sebelum bersara

    26. Kenaikan Pangkat

    Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6hari bekerja selepas waran diterima

    Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes

    persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kespenamatan perkhidmatan

    Surat pemakluman kenaikan pangkat (BukanAkademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)hari bekerja selepas menerima petikan MinitMesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (PihakPengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)atau arahan Pihak Berkuasa Melantik

    Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerjaselepas menerima petikan Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik (Pihak PengurusanUniversiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan PihakBerkuasa Melantik

    FAIL MEJA Halaman: 16

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    17/77

    Bil. Proses Objektif Kualiti

    30. Kursus Induksi

    Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kalisetahun

    Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri

    Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh

    10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerimakelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orangPanel Penilai Kursus Induksi

    33. Cuti belajar Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%

    daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi

    34. Kaunseling Staf

    Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kesyang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepaspenerimaan kes

    Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang

    dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalamtempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir

    Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling padatahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk

    Menganjurkan program berbentuk pencegahan,pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6kali dalam setahun

    38.Buku rawatanperubatan

    Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan

    buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan

    39.

    Perhidmatan

    Perundang-undangan

    Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrakperkhidmatan dengan menghantar notis tuntutandalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerjasetelah menerima arahan yang lengkap daripadaSeksyen Latihan Akademik

    Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidaktertunggak bagi kes pelanggaran kontrakperkhidmatan bagi penama yang telah bersetujuuntuk membuat pembayaran secara ansuran

    Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadirbertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpasebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerjasetelah menerima laporan bertulis yang lengkapdaripada PTJ

    Memaklumkan keputusan dan melaksanakanhukuman yang diputuskan oleh JawatankuasaTatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 haribekerja setelah keputusan Mesyuarat JawatankuasaTatatertib dibuat.

    FAIL MEJA Halaman: 17

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    18/77

    5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

    Ketua SeksyenPuan Rozi Tamin

    Penolong Pendaftar, N41

    Cik Mahmudah AunudinPenolong Pegawai Tadbir, N27

    Pn. Kasmaria Zawawi

    Pem. Tadbir (P/O), N17

    En. Mohd. Shafie MuhamadPem. Tadbir (P/O), N17

    Pn. Siti Rohay

    Pem. Tadbir (P

    Pn. NoorainiPem. Tadbir (P

    En. Michael Pitte

    PengurusanKualiti

    Pengurusa

    & Reko

    En. Wan Azman Wan OmarPendaftar

    FAIL MEJA Halaman: 18

    SEKSYEN JAMINAN KUALITI

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    19/77

    6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    1. Pendaftar / WakilPengurusanMerancang pelaksanaanSistem PengurusanKualiti (SPK) MS ISO9001:2000

    Mengurus, menyelaras danmelaksanakan aktiviti SistemPengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:

    a) Audit Dalaman dan AuditPersijilan SIRIM;b) Mesyuarat SemakanPengurusan (MSP) /Jawatankuasa Jaminan Kualiti(JKJK) Induik, MesyuaratJawatankuasa Dokumentasi,Mesyuarat JawatankuasaKepuasan Pelanggan;c) Latihan dan BengkelPenyediaan/semakan Dokumen.

    Tiada Penyelaras Audit/(PA)/Timbalan PA Merancang program audit

    dan memastikan auditdilaksanakan mengikutperancangan.

    Memastikan tindakanpembetulan/pencegahan bagiLaporanKetidakpatuhan(NCR)/Cadangan penambahbaikan (OFI)dilaksanakan mengikuttempoh yang ditetapkan.

    Ahli JKJK Induk/MSP Menyediakan laporan

    mengikut agenda yangditetapkan.

    Penyelaras Latihan Staf(PLS)/Timbalan PLS Membuat analisis

    keberkesanan latihan stafyang menghadirilatihan/bengkel.

    FAIL MEJA Halaman: 19

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    20/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,

    menyelaras danmelaksanakan aktiviti SistemPengurusan Kualiti PejabatPendaftar

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Memastikan persediaan

    audit, mesyuarat, latihan danbengkel dilaksanakan denganlancar.

    FAIL MEJA Halaman: 20

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    21/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    2. Pendaftar / WakilPengurusanMeluluskan danmengesahkan DokumenMS ISO 9001:2008

    Mengurus, mengawal, menyelenggaradan memantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008dan sistem ISO INTRANET.

    Tiada Timbalan Pegawai KawalanDokumen (TPKD) Mengurus, mengawal,

    menyelenggara danmemantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO9001:2008 di entiti masing-masing.

    Ketua Seksyen/Unit Menyedia/menyemak

    dokumen operasi masing-masing dan membuatpermohonan pindaandokumen kepada PKD/TPKD.

    Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus,mengawal, menyelenggara danmemantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO9001:2000 dan sistem ISOINTRANET.

    Penolong Pegawai TeknologiMaklumat Penambahbaikan sistem

    ISO INTRANET.

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyelenggara dokumen

    Sistem Pengurusan Kualiti MSISO 9001:2008

    FAIL MEJA Halaman: 21

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    22/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    3. Pendaftar / WakilPengurusanMemastikanmaklumbalas pelanggandiuruskan mengikutprosedur yangditetapkan supayaperkhidmatan dapatditingkatkan.

    Mengurus, menyelaras danmenganalisa maklumbalas pelanggan

    Tiada Timbalan PenyelarasKepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus, menyelaras

    dan menganalisamaklumbalas pelanggan dientiti masing-masing

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,

    menyelaras dan menganalisamaklumbalas pelanggan

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyemak dan

    merekodkan maklumbalas.

    4. PendaftarWakil PengurusanMemastikan kajiankepuasan pelanggandiuruskan mengikutprosedur yangditetapkan supaya

    perkhidmatan dapatditingkatkan.

    Merancang, mengurus, menyelarasdan menganalisa Kajian kepuasanpelanggan dalaman dan luaran PejabatPendaftar

    Tiada Timbalan PenyelarasKepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus Kajian

    kepuasan pelanggan dalamandan luaran Pejabat Pendaftardi entiti masing-masing

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan

    menganalisa kajian kepuasanpelanggan

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mengedar dan

    merekodkan borang kajiankepuasan pelanggan.

    FAIL MEJA Halaman: 22

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    23/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    5. PendaftarMemastikan sistempengurusan rekodPejabat Pendaftardilaksanakan dengansistematik

    Merancang, mengurus dan memantausistem pengurusan rekod PejabatPendaftar

    Tiada Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus danmemantau sistem pengurusanrekod Pejabat Pendaftar

    Pembantu Tadbir(Perkeranian dan Operasi)Menyelenggara dan memeliharafail dan rekod

    Pembantu Am PejabatMembantu menyelenggara danmemelihara fail dan rekod

    Pekerja AwamMembantu menyelenggara danmemelihara fail dan rekod

    6. Pendaftar/WakilPengurusan/KetuaPTJ/Timbalan WakilPengurusanMemastikan semuatindakan yang diambil

    bagi tindakanpembetulan, tindakanpencegahan danketidakpatuhanproduk/perkhidmatanadalah berkesan dantidak berulang.

    Mengumpul, menyelaras danmengambil tindakan susulan bagilaporan tindakan pembetulan,tindakan pencegahan, danketidakpatuhan produk/perkhidmatan

    Tiada Timbalan Wakil PengurusanMelaporkan status tindakanpembetulan, pencegahan danketidakpatuhan di entiti masing-masing

    Ketua Seksyen/Unit Merekodkan tindakan

    yang dibuat danmenyerahkan kepada WPatau TWP masing-masing.

    FAIL MEJA Halaman: 23

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    24/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,

    menyelaras dan mengambiltindakan susulan bagi laporantindakan pembetulan,tindakan pencegahan, danketidakpatuhanproduk/perkhidmatan,tindakan pencegahan dantindakan ke atasketidakpatuhanproduk/perkhidmatan.

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyedia dan

    merekodkan borang-borangyang telah lengkap kedalamfail-fail yang berkaitan.

    FAIL MEJA Halaman: 24

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    25/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    7. Naib CanselorMempengerusimesyuarat PIN, JKP danPPMKB danmengesahkan laporanuntuk dihantar ke KPTM

    PendaftarMemastikan

    pelaksanaan pelaporanPIN, JKP dan PPMKB diUPM berjalan lancar.

    Mengumpul/menyediakan, menyelarasdan memantau pengurusan pelaporan(*PIN, JKP, dan PPMKB) keKementerian Pengajian Tinggi

    * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: JawatankuasaKeutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: PasukanPetugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi

    Tiada Pegawai Pelapor di PTJ Menyediakan laporan dan

    mengambil tindakan di setiapPTJ masing-masing melaluiSistem Pelaporan IntegrasiUPM (SPIN).

    Ketua Bahagian/SeksyenPejabat Pendaftar Menyediakan laporan aktiviti

    berkaitan.

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu

    mengumpul/menyediakan,menyelaras dan memantaupengurusan pelaporan (*PIN,JKP, dan PPMKB) keKementerian PengajianTinggi.

    8. Naib CanselorMemantau kemajuanUPM ke arah AKPM 2010

    dan menerima laporanpelaksanaan.

    PendaftarMempengerusikanmesyuaratJawatankuasa AKPM danmemastikanpelaksanaan aktivitimengikut kriteria AKPM.

    Mengurus, memantau danmengemaskini maklumat pelaksanaantindakan berkaitan kriteria Anugerah

    Kualiti Perdana Menteri (AKPM)

    Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM Mengumpul, melapor dan

    melaksanakan aktiviti

    berdasarkan kriteria AKPM.

    Ketua Bahagian/SeksyenPejabat Pendaftar Mengumpul, melapor dan

    melaksanakan aktivitiberdasarkan kriteria AKPM.

    FAIL MEJA Halaman: 25

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    26/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,

    memantau danmengemaskini maklumatpelaksanaan tindakanberkaitan kriteria AnugerahKualiti Perdana Menteri(AKPM).

    9. Naib CanselorMengesahkan danmeluluskan PelanIntegriti Organisasi(PIO) UPM yangdibangunkan untukdilaksanakan

    PendaftarMemantaupembangunan PIO UPMsupaya selaras denganPelan Integriti Nasionaldan PIO Kementerian

    Pengajian TinggiMalaysia

    Membangunkan dan memantaupelaksanaan Pelan Integriti Organisasi(PIO) UPM

    Tiada Ketua PTJ UPM Memastikan pelaksanaan dan

    memantau aktiviti/programselaras dengan PIO.

    Pegawai Pelapor di PTJ Melaporkan pelaksanaan PIO

    di PTJ pada setiap sukutahun.

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu membangunkan

    dan memantau pelaksanaanPelan Integriti Organisasi

    (PIO) UPM.

    Pembantu Am Pejabat Mengedarkan PIO yang telah

    diluluskan oleh Jawatankuasake semua PTJ UPM

    FAIL MEJA Halaman: 26

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    27/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    10.

    PendaftarMemastikan semua stafUPM mempunyai FailMeja

    Memantau ke atas pengwujudan danpelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM

    Tiada Ketua PTJ/WakilPengurusan Memantau pelaksanaan fail

    meja staf PTJ .

    Pegawai Pelaksana Fail Mejadi PTJ Memantau dan membantu

    dalam penyediaan fail mejasetiap staf di PTJ masing-masing.

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu memantau ke

    atas pengwujudkan danpelaksanaan fail meja di UPM

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini

    rekod dan statuspenyediaan / kemaskini failmeja staf UPM

    FAIL MEJA Halaman: 27

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    28/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    11.

    PendaftarMemastikan semua stafPejabat Pendaftarmempunyai Fail Meja

    Mengurus, melaksana dan memantaupenyediaan Fail Meja (FM) staf PejabatPendaftar

    Tiada Ketua Bahagian PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan fail

    meja staf bahagian .

    Ketua Seksyen PejabatPendaftar Memantau dan membantu

    dalam penyediaan fail mejasetiap staf di PTJ masing-masing

    Membuat analisis statuspenyediaan fail meja danmenghantar kepada urussetia

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,

    melaksana dan memantaupenyediaan Fail Meja (FM)staf Pejabat Pendaftar

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi)

    Membantu mengemaskinirekod dan statuspenyediaan / kemaskini failmeja staf Pejabat Pendaftar

    FAIL MEJA Halaman: 28

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    29/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    12.

    PendaftarMemastikanpelaksanaan danpematuhan ke ataspiagam pelanggan danobjektif kualitidilaksanakan denganberkesan

    Mengumpul, mengemaskini danmemantau pengukuran dan analisisPiagam Pelanggan dan objektif kualiti

    Tiada Ketua Bahagian PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan dan

    memastikan tindakanpembetulan danpenambahbikan dilaksanakan

    Ketua Seksyen PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan dan

    menyediakan laporan secaraberkala

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,

    mengemaskini danmemantau pengukuran dananalisis Piagam Pelanggandan objektif kualiti

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mengemaskini data-data

    pengukuran piagam

    pelanggan dan objektif kualitidan memaklumkan mengenaisebarang pindaan/semakan.

    FAIL MEJA Halaman: 29

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    30/77

    Bil.Tugas pegawai

    atasan yang adahubungan

    Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada

    hubungan serta jenishubungan

    13.

    PendaftarMengesahkan senaraitugas dan cartaorganisasi PejabatPendaftar

    Mengemaskini dan memantau senaraitugas dan carta organisasi PejabatPendaftar

    Tiada Ketua Bahagian/KetuaSeksyen Menyemak dan

    menyerahkan senarai tugasyang terkini untukdirekodkan.

    Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengemaskini

    dan memantau senarai tugasdan carta organisasi PejabatPendaftar

    Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mendapatkan senarai

    tugas yang terkini daripadaKetua Bahagian/KetuaSeksyen.

    FAIL MEJA Halaman: 30

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    31/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABATPENDAFTAR

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/WakilPengurusan

    2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran danKewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yangdisenaraikan pada tahun berkenaan.

    Ketua SeksyenPentadbiran dan

    Kewangan

    3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan

    4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahundan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluansemasa.

    5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkanpada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.

    6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :

    (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa

    Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat JawatankuasaDokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa KepuasanPelanggan;

    (c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

    FAIL MEJA Halaman: 31

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    32/77

    (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Indukentiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftardan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun

    WakilPengurusan/Penyelaras

    Audit

    2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit DalamanPejabat Pendaftar.

    Penyelaras Audit

    3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkandiedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftarmengikut tempoh yang ditetapkan

    4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yangakan dijalankan.

    5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselarasdan tersedia.

    6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikutjadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas

    7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua JuruauditDalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian

    8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perludiambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.

    9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupanketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi

    FAIL MEJA Halaman: 32

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    33/77

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCRkepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan

    Pendaftar/WakilPengurusan

    11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihakSIRIM selepas proses audit dijalankan.

    12. Kemaskini rekod-rekod audit.

    (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)

    (b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, MesyuaratJawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuaratSPK.

    Pendaftar/WakilPengurusan

    2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untukmesyuarat disediakan dan lengkap.

    3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telahditetapkan

    4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.

    (* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)

    FAIL MEJA Halaman: 33

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    34/77

    (c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yanghendak diadakan bagi keperluan SPK

    Pendaftar/WakilPengurusan

    2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 haribekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.

    3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaiankeberkesanan latihan diakhir program

    4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telahdiisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaianpeserta dan tindakan selanjutnya.

    5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dandiselenggara

    (* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)

    FAIL MEJA Halaman: 34

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    35/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumendan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperticop Dokumen Terkawal). Tempat simpanan ini adalah diPusat Dokumen dan Rekod.

    Pendaftar

    2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utamadokumen terkawal.

    3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualitisebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen(UPM/PEND/P001).

    Pendaftar/WakilPengurusan

    Standard MS ISO9001:2008

    4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalamsistem ISO INTRANET.

    5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANETmengunakan perisian macromedia.

    Pen. Peg. TeknologiMaklumat

    6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalamserver melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.

    7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaandokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.

    (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)

    FAIL MEJA Halaman: 35

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    36/77

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    37/77

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu

    i. Sahkan tindakan pembetulan yangtelah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatianatau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.

    ii. Maklumkan kepada pengadu danrekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepadapengadu pada Bahagian D dalam Borang MaklumbalasPelanggan (PEND/BR01/MP).

    5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log PenerimaanAduan (PEND/BL01/ADUAN)

    6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan danpertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadanganatau pertanyaan yang dinyatakan pada BorangMaklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.

    7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan suratkepada staf yang berkenaan.

    8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam SenaraiUtama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).

    9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftaruntuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP

    (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)

    FAIL MEJA Halaman: 37

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    38/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARANPEJABAT PENDAFTAR

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman

    Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau BorangKajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar(PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.

    2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran PejabatPendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luarPejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu

    (a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terusdi kaunter perkhidmatan.

    (b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM

    3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan PejabatPendaftar dan rekodkan dalam Log RekodPenyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan(PEND/BL01/KKP).

    4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidikyang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data(UPM/PEND/P009).

    5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.

    FAIL MEJA Halaman: 38

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    39/77

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakantindakan pembetulan atau tindakan pencegahan denganMerujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).

    7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan PelangganDalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atauBorang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabatpendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).

    8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan diMesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa JaminanKualiti Induk Pejabat Pendaftar.

    (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)

    FAIL MEJA Halaman: 39

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    40/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABATPENDAFTAR

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    (a) Peminjaman Fail dan Rekod

    1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagiproses peminjaman fail dan rekod.

    2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduandan proses yang telah dikuatkuasakan.

    3. Pantau proses peminjaman secara berkala denganmengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjamanfail dan rekod.

    4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garispanduan peminjaman yang telah ditetapkan.

    (b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod

    1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuaidan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun faildan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukandari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti diBilik Fail dan Bilik Arkib.

    Pendaftar

    2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secarafaktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.

    FAIL MEJA Halaman: 40

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    41/77

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempatpenyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekodterpelihara dengan baik.

    Penolong Pendaftar,Seksyen Pentadbiran &

    Kewangan

    (c) Pelupusan Rekod

    1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacarapelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadualpemisahan rekod.

    Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekodyang telah diasingkan.

    Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendakdilupuskan.

    Pendaftar Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari ArkibNegara.

    Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacarayang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara.

    Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari ArkibNegara.

    Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)

    FAIL MEJA Halaman: 41

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    42/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan

    pencegahan.2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan

    Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang LaporanTindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).

    3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) danbentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.

    4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulanberdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telahditetapkan.

    Pendaftar/WakilPengurusan

    5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan padaSenarai Utama Status Tindakan Pencegahan(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status TindakanPembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).

    6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat

    JKJK (PTJ).

    7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalamMSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepadaProsedur Mesyuarat Semakan Pengurusan(UPM/PEND/P007) jika berkenaan.

    (* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan keatas Produk dan Perkhidmatan)

    FAIL MEJA Halaman: 42

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    43/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DANPPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam

    Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.

    2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana diPTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.

    3. Semak status penghantaran laporan dari PusatTanggungjawab melalui SPIN.

    4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melaluiSPIN.

    5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepadaPTJ.

    6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahanmesyuarat.

    7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jikaada).

    Pendaftar

    8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian TinggiMalaysia (KPT).

    FAIL MEJA Halaman: 43

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    44/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DANOBJEKTIF KUALITI

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti PejabatPendaftar yang telah dibangunkan.

    2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggankepada semua staf mengenai piagam pelanggan danobjektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster

    3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektifkualiti setiap 6 bulan dan tahunan

    4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektifkualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untukpenyediaan laporan

    5. Terima data-data /laporan pencapaian objektifkualiti/piagam pelanggan.

    6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telahdihantar oleh pegawai.

    7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi

    pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yangtidak mencapai sasaran.

    8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentangdalam mesyuarat

    FAIL MEJA Halaman: 44

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    45/77

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat prosesperkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikutprosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan

    10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaanpiagam pelanggan/objektif kualiti.

    11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,prosedur atau poster.

    12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaanyang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yangsepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan

    13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggaradengan baik.

    FAIL MEJA Halaman: 45

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    46/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIAANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan

    dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).

    2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.

    3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagijawatankuasa AKPM UPM.

    Pendaftar

    4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-halAKPM

    5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepadapemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,pengumpulan dokumen sokongan disediakan.

    6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawaiyang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporankriteria AKPM

    7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripadapegawai-pegawai yang bertanggungjawab

    8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentangdalam mesyuarat

    FAIL MEJA Halaman: 46

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    47/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana failmeja dari semua PTJ di UPM.

    2. Sediakan template format fail meja senarai semak dancarta analisis dan edarkan kepada semua pegawaipelaksana melalui email dan buletin.

    3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepadapegawai pelaksana PTJ.

    Pendaftar

    4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semuapegawai pelaksana PTJ

    5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail mejamengikut PTJ/UPM.

    6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM padamesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti

    FAIL MEJA Halaman: 47

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    48/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dancarta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua

    bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.

    2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail mejakepada ketua bahagian/seskyen.

    3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketuabahagian/seksyen.

    Pendaftar

    4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail mejamengikut Bahagian/Seksyen.

    5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftarpada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.

    FAIL MEJA Halaman: 48

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    49/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.

    Bil. Proses KerjaPegawai yang

    Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan

    1.

    Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk

    membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM

    2. Sediakan draf PIO

    3.

    Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikankeperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan IntegritiKementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelumdiserah kepada Jawatankuasa PIN UPM

    4.Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPMuntuk semakan dan kelulusan

    Naib Canselor,Pendaftar

    5.Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh

    jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semuastaf UPM

    Pendaftar

    6.

    Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah

    dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada stafUPM

    Pendaftar

    7.Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukandan tindakan

    8.Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM padasetiap suku tahun

    FAIL MEJA Halaman: 49

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    50/77

    7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

    7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

    Bil. Proses Kerja Pegawai yangMeluluskan/Dirujuk Seksyen Undang-undang Peraturan1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur

    organisasi

    2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yangberkaitan

    Ketua Bahagian/KetuaSeksyen

    3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, KetuaBahagian

    4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagipenyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan failmeja

    5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semuaperubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai

    tugas mempunyai tarikh kuatkuasa

    Pendaftar

    6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepadastaf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan

    7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggaradan dipelihara dengan baik

    FAIL MEJA Halaman: 50

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    51/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

    a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;

    Perancangan AD

    Buat pindaan berdasarkan

    mesyuarat

    Pindaan?

    Sedia draf jadual aktivitiAD

    Edar surat mesyuratkepada Jawatankuasa AD

    Ya

    Tida

    k

    Mesyuarat akanmengesahkan jadual AD

    Edar surat makluman ADkepada juruaudit dan auditi

    Buat persiapan untukproses AD

    Majlis Pembukaan AD

    Proses AD

    Majlis Penutupan AD danpembentangan laporan AD

    Kemaskini Rekod

    Ambil tindakan pembetulan

    Pastikan rekod AD lengkap

    NCR ?

    OFI

    Tidak

    Ya

    1

    Proses audit

    Dapatkan maklumat pjuruaudit dan jadual a

    pihak SIRIM

    Edarkan jadual auditsemua staf

    Ya

    Buat persediaan audit(tempat mesyuarat, alatslide pembentangan, jamakan, papan tanda pr

    dan lain-lain

    Mesyuarat pembukaan

    Mesyuarat penutupan

    Dapatkan laporan adaripada Ketua Juru

    Kenalpasti punca dlaksanakan tindak

    pembetulan pada NCtindakan pencegahan p

    Hantar laporan NCR kpihak SIRIM

    Tindakanmemuaskan?

    Buat pembayaran proskepada SIRIM (baha

    pers ijilan)

    Dapatkan sijil audit dar

    Mula

    (ii) AUDIT SIRIM(i) AUDIT

    DALAMAN

    2

    3

    10

    9

    8

    7

    6

    5

    4

    11

    15

    14

    13

    12

    17

    FAIL MEJA Halaman: 51

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    52/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

    b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa JaminanKualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;

    Mula

    Keluarkan surat maklu

    mesyuarat kepada semahli mesyuarat

    Mesyuarat dapatdijalankan mengikut tarik

    yang ditetapkan ?

    Mesyuarat diadakandilaksanakan

    Sediakan dokumen -dokumesyuarat yang diperlukan

    Tentukan tarikh mesyuyang hendak dijalankan

    Keluarkan Minit Mesyua

    dalam tempoh 3 hari bekeselepas tarikh mesyuadijalankan

    Edarkan minit mesyu

    kepada semuamesyuarat dan petikan mimesyuarat untuk tinda

    pegawai ybertanggungjawab

    TIDAK

    YA

    5

    Keluarkan suratmakluman penangguhanmesyuarat kepada semuaahli mesyuarat danmaklumkan penangguhantempahan bilik/makanan

    FAIL MEJA Halaman: 52

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    53/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

    c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen

    Maklumkan kepada pesertamengenai Latihan/Bengkel kepada

    peserta selewat -lewatnya 7 haribekerja

    Menyediakan kelengkapan dankeperluan latihan/bengkel yang

    akan diadakan

    Tentukan tarikh, masa, tempat dan

    penceramah (jika perlu) Latihan/Bengkel

    Majukan borang penilaian

    keberkesanan latihan kepada ketuaseksyen/PTJ peserta untuk tindakanselanjutnya (setelah tamat latihan/

    bengkel yang diadakan ).

    Laksanakan program mengikutjadual yang ditetapkan

    Borang Penilaian KeberkesananLatihan (bagi latihan/bengkel)diedarkan kepada peserta

    Mula

    FAIL MEJA Halaman: 53

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    54/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAUDOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008DAN SISTEM ISO INTRANET

    Mula

    Sediakan tempat simpanan dokumen

    Kenalpasti dan senaraikan dokumen

    Kawal dan selenggara dokumen

    Buat back-up softcopy dokumen

    Buat pemantauan secara berkala

    FAIL MEJA Halaman: 54

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    55/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALASPELANGGAN

    Mula

    Rekodkan Aduan

    Aduan?Cadangan &Pertanyaan

    Jika PenghaKeluarkanpenghar

    Buat penjelasan danrekodkan pada

    borang

    Salurkan kepada TPKP/PYB

    Jalankan siasatan

    Sahih?

    Kenalpasti punca &tentukan tindakan

    Laksanakan tindakanpembetulan

    Sahkan tindakan danmaklumkan kepada

    pengadu

    Kemaskini log aduan

    Ya

    Tidak

    Ya

    Tidak

    Ya

    Tidak

    Terima dan kenalpastiMaklumbalas

    Sedia atau kemaskini

    Serahkan kepadaPYB

    Kembalikan borang

    kepada PKP/TPKP

    1

    2

    4

    5

    6

    7

    8

    9

    10

    16

    11

    12

    13

    14

    3

    FAIL MEJA Halaman: 55

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    56/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASANPELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR

    Mula

    Terima dan KumpulBorang

    Pengukuran danAnalisis

    Tidak

    Edaran Borang 1

    2

    3

    4MemenuhiKepuasan

    Pelanggan?

    Ya

    Rekod dan Failkan

    6

    Laksana tindakPembetulan/Pencegahan

    FAIL MEJA Halaman: 56

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    57/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSANREKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

    Merancang dan memantau

    peminjaman, pemeliharaan danpelupusan fail dan rekod

    (A) Peminjaman faildan rekod

    (B) Penyelengaraan/pemeliharaan

    Daftar dan rekod

    dalam Senarai Daftar

    Rekod

    Susun setiap rekoddengan sistematik

    mengikut label yang

    telah ditetapkansupaya mudahkesan

    Semak rekod yangtamat tempoh sim

    tindakan dan keluark

    rak untuk tujuan pe

    rekod (rujuk

    pemisahan rekodberkait an)

    Hantar dan susun

    tamat tempoh simptindakan ke Bilik Arkib

    Kenalpasti kaedah

    tatacara pelupusan

    (rujuk Akta Arkib Nega

    Lakukan kaedah & ta

    pelupusan rekoddibenarkan

    Dapat Sijil Peng

    Pelupusan rekod

    Lengkapkan borang

    Peminjaman Rekod (PEND/

    BR01/PINJAM-REKOD)Jumlah maksimum fail

    yang dibenarkan adalah20buah fail

    Semak borang permohonan

    & sediakan fail-fail yang

    dipohon

    Maklumkan kepada

    pemohon/sta f bahawa fail-

    fail telah tersedia

    Rekodkan peminjaman kedalam Log Pinjaman

    Dokumen dan Rekod

    (PEND/BL01/PDR)

    Semak log pinjaman yang

    telah melebihi tempoh

    pinjaman 10 hari bekerja

    Kemaskini rekod pada LogPinjaman Dokumen dan

    Fail telah

    dipulangkan keBilik Fail?

    Beri surat

    peringatan kepadapeminjam

    YA

    TIDAK

    Pinjaman > 5

    buah fail?

    Serahkan borangpeminjaman kepada

    Petugas sel ewat-

    lewatnya 1 hari

    sebelum tarikh

    peminjaman

    YA

    TIDAK

    Serahkan borang

    peminjaman rekod/failkepada Petugas

    1

    Mula

    Lulus?

    Tempat penyimpanan

    dan pemeliharaan

    rekod mencukupi

    Buat penyenaraian re

    Fail dan rekod

    terpelihara dari

    musuh-musuh rekod

    (rujuk Arkib Negara)

    Baikpul ih kerosakan/

    kemusnahan pada

    rekod/ tempat

    simpanan

    (C) Pelupusan

    Mohon kelulusan peldari Arkib Negara

    Kemaskini reko

    proses pelupusan

    YA

    Sediakan garis panduan dan

    dokumentasi peminjaman

    fail dan rekod

    2

    8

    7

    6

    5

    3

    12

    10

    9

    4

    11

    1

    2

    6

    5

    3

    i

    Dapatkan ma

    prosedur pelupusan

    Arkib Negara

    FAIL MEJA Halaman: 57

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    58/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKANSUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKANPENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

    Mula

    Kenalpasti Punca (bagi tindakanpembetulan) dan tentukan

    Tindakan pembetulan /

    pencegahan

    Perlu TindakanPembetulan/Pencegahan?

    Laksanakan Tindakan

    Ya

    Tida

    Tidak

    Terima Maklumat untukTindakan Pembetulan ,

    Pencegahan danKetidakpatuhan

    1

    2

    3

    4

    6

    Tindakan

    Berkesan?

    Ya

    Laporan

    5

    FAIL MEJA Halaman: 58

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    59/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAUPENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KEKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

    Urus Setia mendaftar/mengemaskini maklumat pelapor

    dalam SPIN

    Ketua PTJ boleh menyemaklaporan yang disediakan olehpelapor menggunkan ID yang

    sama

    Sistem akan kenalpasti statuslaporan

    Urus Setia semak, saring dan pilihlaporan dari PTJ

    Urus Setia memaklumkan kepada

    pelapor bagi penyediaan laporanmelalui SPIN

    Pelapor memasukkan maklumatmelalui SPIN menggunakan ID

    Pengguna yang diberi

    Pelapor boleh meneruskan prosesTransmit (Hantar) kepada urus

    Setia

    Lengkap?

    Ya

    Pelapor semak mamana ruangan yang

    lengkap

    Tidak

    Mula

    Semakan dan kelulusan Mesyuarat

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    8

    9

    10

    FAIL MEJA Halaman: 59

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    60/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DANANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI

    Terima data-data /pencapaian objektif kualiti

    Mula

    Semak kecukupan laporandihantar. Jika tidak medapatkan maklumat laporan te

    Tamat

    Ambil tindakan yang bersterhadap analisis laporan peobjektif kualiti/piagam pelangg

    tidak mencapai sasaran

    Pantau tindakan pembetulapiagam pelanggan/objektif kualtidak mencapai sasaran

    Kumpul dan sediakankeseluruhan untuk dibentanmesyuarat

    Kemaskini rekod-rekod laporan dan

    pencapaian berkaitan piagampelanggan dan objektif kualiti

    Kenalpasti piagam pelangobjektif kualiti Pejabat Pendafttelah dibangunkan

    Maklumkan kepada semumengenai piagam pelangobjektif kualiti yang terkiniedaran surat/memo/poster

    Analisis pencapaian piagam pe& objektif kualiti setiap 6tahunan

    Sediakan template laporankualiti / piagam pelanggaedarkan kepada pegawaiberkenaan untuk penyediaan l

    YaIsi borang CPD dan justifikasisemakan/pindaan bagi proses

    Terima borang CPD dan bawa keMesyuarat untuk dibincang dankelulusan pindaan

    Lakukan pindaan pada piagampelanggan / objektif kualiti

    Maklumkan kepada semua stafberhubung semakan dan pindaanpiagam pelanggan/objektif kualiti dantarikh kuatkuasa

    Ada semakan /

    Lulus?

    Tidak

    Ya

    16

    15

    14

    13

    17

    FAIL MEJA Halaman: 60

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    61/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMATPELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAHKUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)

    Urus Setia mendaftar /mengemaskinimaklumat Jawatankuasa dan Pegawai yangbertanggungjawab menyediakan laporan(pelapor) dalam Sistem AKPMonline

    Masukkan atau kemaskini laporanberdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan .Masukkan maklumat pada ruangan STATUSSEMASA dan CADANGAN /TINDAKANPENAMBAHBAIKAN

    Hantar laporan kepada Urus Setia melaluiproses TRANSMIT

    Urus Setia memasukkan maklumat kriteria ,sub-kriteria, wajaran (Markah), Bahagianyang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran(KPI) dalam Sistem AKPMonline

    Pelapor memasukkan maklumat melaluiAKPMonline menggunakan ID Pengguna danpassword yang diberi

    Muatturun dokumen melalui proses UPLOADdan seterusnya pilih Skor (Star Rating ) iaitumengikut Skala 1 5 berdasarkan STATUSSEMASA yang dilaporkan

    Perlu muatturundokumen sokongan?

    Ya

    Tidak

    Mula

    Semak laporan yang dihantar oleh Pelapormelalui Sistem AKPMonline

    Kemaskini maklumat /laporan yang dihantaroleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih

    Perlu kemaskinimaklumat/laporan?

    Ya

    Tidak

    4

    5

    9

    1

    FAIL MEJA Halaman: 61

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    62/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAILMEJA (FM) STAF UPM

    Laksanakan kurus Fail Meja (F

    Beri taklimat pengurusan FM kepPegawai Pelaksana FM

    Beri taklimat kepada semua staf dmasing-masing

    Dapatkan nama Pegawai Pelaksandari Pusat Tanggungjawab (PT

    Sediakan template Format FM , Se

    Semak, dan carta analisis

    Senaraikan semua staf di PTJ mamasing dalam Senarai Semak ya

    disediakan

    Mula

    Sediakan FM berdasarkan templyang diberi dengan bantuan Peg

    Pelaksana FM PTJ

    Buat analisis keseluruhan

    Terima laporan?

    Ya

    Tidak

    10

    Buat pemantauan dan analisis stpenyediaan FM Staf di PTJ berdas

    senarai semak yang disediaka

    Hantar laporan analisis statupenyediaan FM staf PTJ kepada

    Setia secara berkala

    11Maklumkan kepadaPegawai Pelaksana FM

    FAIL MEJA Halaman: 62

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    63/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA(FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR

    Laksanakan kursus Fail Meja (

    Beri taklimat pengurusan FMkepada Ketua Seksyen/Ketu

    Bahagian

    Beri taklimat kepada semua staBahagian/Seksyen masing-mas

    Sediakan template Format FSenarai Semak, dan carta anali

    Senaraikan semua staf Pejaba

    Pendaftar dalam Senarai Semyang disediakan

    Mula

    Sediakan FM berdasarkan tempyang diberi dengan bantuan Ket

    Seksyen

    Buat analisis keseluruhan statpenyediaan FM mengikut bahagi

    seks en

    Terimalaporan?

    Ya

    Tidak 9

    Buat pemantauan dan analisistatus penyediaan FM Staf Seksberdasarkan senarai semak ya

    disediakan

    Hantar laporan analisis statupenyediaan FM staf Seksyen

    kepada Urus Setia secara berka

    Maklumkan kepadaKetua Seksyen

    FAIL MEJA Halaman: 63

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    64/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DANMEMANTAU PELAKSANAANNYA.

    Mula

    Kenalpasti dan kummaklumat/bahan-bahan unmembangunkan PIO UPM

    Semak draf PIO yang teldibangunkan untuk memastikeperluan Pelan IntegNasional (PIN) dipenuhi

    Draf lulus?

    Sediakan dokumen PIO yatelah diluluskan undimaklumkan kepada PTJ dstaf UPM

    Serah draf PIO kepaJawatankuasa PIN UPM unt

    semakan dan kelulusan

    Sediakan draf Pelan IntegOrganisasi (PIO) UPM

    Beri taklimat mengenai Pkepada staf UPM

    Edar PIO

    YA

    TIDAKlakukan pembetulan/penambahbikan padadraf PIO

    6

    FAIL MEJA Halaman: 64

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    65/77

    8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)

    8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTAORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR

    Dapatkan pengesahanPendaftar

    Buat pemantauan padaperubahan staf/struktur

    organisasi

    Dapatkan maklumat staf

    dari seksyen yang berkaitan

    Ya

    Tidak

    Kemaskini carta organisasi

    1

    5

    9

    8

    4

    3

    2

    Edar surat makluman kepadaKetua Bahagian/Seksyen

    bagi penyediaan/pengemaskinian senarai

    tugas

    Edarkan senarai tugaskepada Ketua Bahagian /Seksyen dan staf yang

    berkaitan untuk simpanan

    Terima senaraitugas?

    Hantar suratperingatan kepad

    pegawai yangberkenaan

    Mula

    FAIL MEJA Halaman: 65

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    66/77

    9.0SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANGDIPERLUKAN

    BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen

    1.-

    Panduan Pengurusan Pejabat (PekelilingPerkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)

    2.-

    Quality Management Systems Requirements (ISO9001:2008, IDT)

    3.- Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia

    4.- Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)

    5. - Akta Arkib Negara 2003

    6.- Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)

    FAIL MEJA Halaman: 66

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    67/77

    10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

    10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAUDOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN

    SISTEM ISO INTRANET

    Bil PerkaraTandakan

    ( )Catatan

    1. Terima Borang Cadangan Pindaan/TambahanDokumen (CPD)

    2.Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan

    3.Pindaan pada dokumen

    4. Pindaan pada Senarai Utama DokumenTerkawal.

    5. Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan danPendaftar pada muka hadapan dokumen

    6.Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET

    7.Cetakan

    8. Pengedaran dan penarikan dokumen (LogPengedaran dan Penarikan Dokumen)

    9. Rincih dokumen

    10.

    Semakan dan Pengesahan Pegawai KawalanDokumen (PKD)

    FAIL MEJA Halaman: 67

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    68/77

    8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSANREKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.

    Bil PerkaraTandakan

    ( )Catatan

    1.Senarai rekod untuk dilupuskan

    2.Borang (4) Arkib Negara

    3. Majukan borang permohonan pelupusan keArkib Negara

    4.Surat kebenaran pelupusan

    5.Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)

    6. Pelupusan rekod mengikut kaedah yangdibenarkan

    7. Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari ArkibNegara

    FAIL MEJA Halaman: 68

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    69/77

    11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

    Bil Jawatankuasa Keanggotaan

    1.Jawatankuasa Anugerah Kualiti PerdanaMenteri Universiti Putra Malaysia

    Setiausaha / Urussetia

    2.Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional(PIN) Universiti Putra Malaysia

    Setiausaha

    3.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) IndukPejabat Pendaftar

    Setiausaha

    4.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)Bahagian Sumber Manusia, Pejabat

    Pendaftar

    Setiausaha

    5.Jawatankuasa Dokumentasi PejabatPendaftar

    Pengerusi / Pegawaikawalan Dokumen

    6.Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP)Pejabat Pendaftar

    Penyelaras kepuasanPelanggan

    7.Jawatankuasa Audit Dalaman PejabatPendaftar

    Setiausaha

    8.Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif

    (KIK) Pejabat Pendaftar

    Ketua

    9.Jawatankuasa Laporan Tahunan UniversitiPutra Malaysia

    Ahli / Sidangpengarang

    10. Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)Universiti Putra malaysia

    Urus setia

    11.Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)dan Pasukan Petugas Bagi MengurangkanKarenah Birokrasi (PPMKB) Universiti PutraMalaysia

    Urus Setia

    12. Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFIDUniversiti Putra Malaysia Ahli

    13. Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFIDUniversiti Putra Malaysia

    Pengurus Projek

    FAIL MEJA Halaman: 69

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    70/77

    12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

    Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

    1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan

    2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan

    3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman

    4. PEND/BR01/AD 04Senarai Kehadiran MesyuaratPembukaan/Penutupan Audit Dalaman

    5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman

    6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan

    7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD

    8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan

    9. PEND/BR01/CPDBorang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen(CPD)

    10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen

    11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan

    12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan

    13. PEND/BR01/KAJIAN 01Borang Kajian Kepuasan Pelanggan DalamanPejabat Pendaftar

    14. PEND/BR01/KAJIAN 02Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran PejabatPendaftar

    15.PEND/BR01/ PINJAM-REKOD

    Borang Pinjaman Rekod

    16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail

    17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen

    18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan

    19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod

    20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal

    21. PEND/SE01/TERKAWAL(PTJ)

    Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)

    FAIL MEJA Halaman: 70

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    71/77

    Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen

    22.PEND/SU01/DOKUMEN01

    Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualitidan Prosedur)

    23.PEND/SU01/DOKUMEN02

    Senarai Utama Dokumen Terkawal(Borang/Log/Senarai Semakan/GarisPanduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)

    24.

    PEND/SU01/DOKUMEN

    03

    Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen

    Rujukan)

    25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti

    26. -Senarai Utama Juruaudit Dalaman PejabatPendaftar

    27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan

    28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan

    29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan

    FAIL MEJA Halaman: 71

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    72/77

    13.0 NORMA-NORMA KERJA

    Bil. Kerja / Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)

    1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.

    (a) Melaksanakan SPK di semua entiti PejabatPendaftar.

    i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan

    Pengurusan sekali setahun.

    KuantitiSekali

    ii. Melaksanakan tindakan pembetulanpada Laporan ketidakpatuhan (NCR)audit SIRIM dalam tempoh yangditetapkan.

    Masa3 bulan

    iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas

    Cadangan Penambahbaikan (OFI) auditSIRIM.

    Masa4 bulan

    iv. Melaksanakan audit dalaman Induk

    sekurang-kurangnya sekali setahun.

    KuantitiSekali

    v. Melaksanakan kajian kepuasan

    pelanggan Pejabat Pendaftar sekalidalam tempoh setahun.

    KuantitiSekali

    vi. Memberi akuan penerimaan

    maklumbalas kepada pengadu.

    Masa3 hari bekerja

    (b) Mengurus, mengawal, menyelenggara danmemantau dokumen SPK

    i. Melaksanakan semakan semula dokumenSPK dalam tempoh setahun KuantitiSekali

    ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK

    dan sistem ISO Intranet setiap kaliperubahan dokumen selewat-lewatnya padahari tarikh kuatkuasa.

    Masa1 hari

    FAIL MEJA Halaman: 72

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    73/77

    Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi

    (Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)

    11. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti denganberteraskan integriti, keutuhan,kebertanggungjawaban dan kecekapan.

    (a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalampengurusan pentadbiran

    i. Memastikan Jawatankuasa Pelan

    Integriti Nasional (PIN), JawatankuasaKeutuhan Pengurusan (JKP), JawatankuasaPasukan Petugas Bagi MengurangkanKarenah Birokrasi (PPMKB) dan LaporanKajian Semula Sistem dan Prosedur SertaUndang-undang Peraturan bermesyuarat

    Kuantiti4 kali setahun

    ii. Melaporkan usaha-usaha

    penambahbaikan berkaitan pengurangankarenah birokrasi untuk memudahkansesuatu urusan kepada pelanggan

    Kuantiti4 kali setahun

    iii. Membuat penilaian keberkesananusaha-usaha penambahbaikan (Outcomekeberkesanan hendaklah jelas dan telahmelaksanakan survei terhadap keberkesananpenambahbaikan yang telah dilaksanakan)

    Kuantiti1 kali setahun

    (b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat

    universiti untuk dihantar ke KementerianPengajian Tinggi (KPT)

    i. Menghantar laporan ke KPT

    setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang

    ditetapkan

    Masa3 bulan sekali

    12. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.

    (a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yangdiperlukan dalam Anugerah Kualiti PerdanaMenteri (AKPM)

    i. Mendapatkan dan mengemaskini data

    berkaitan kriteria yang diperlukan daripadaentiti terbabit

    MasaSetiap kali mesyuarat

    ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua staf

    Pejabat Pendaftar disediakan(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPMA1.3.c)

    Kuantiti100% staf Pejabat

    Pendaftar

    MasaNovember 2009

    FAIL MEJA Halaman: 73

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    74/77

    Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi

    (Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)

    iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudandan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf disemua Pusat Tanggungjawab UPM(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM

    A1.3.c)

    MasaSetiap bulan

    iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi(PIO)(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)

    Kuantiti1 PIO

    MasaDisember 2009

    13. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod

    (a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan

    melupus fail dan rekod

    i. Merekodkan dokumen yang diterima ke

    dalam fail (Secara berpusat)

    MasaDalam tempohsehari / 10 hari

    bekerja

    ii. Memelihara fail dan rekod dengan

    sempurna

    KualitiTiada fail rosak

    iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Faildan penggunaan Bilik Fail

    KuantitiTiada kes kehilangan

    fail

    iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Failyang telah tamat tempoh simpanan ke BilikArkib Pejabat pendaftar

    Masa2 bulan selepas tamat

    tempoh simpanan

    v. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah

    tamat tempoh simpanan arkib

    KuantitiSekali dalam tempoh

    setahun

    FAIL MEJA Halaman: 74

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    75/77

    14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

    Nama PusatTanggungjawab (PTJ)

    : Pejabat Pendaftar

    Nama Pegawai dan No. KadPengenalan : Rozi binti Tamin (760828-04-5308)

    No. Staf : A03200

    Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)

    Bahagian/Seksyen /Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti

    Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar

    Pegawai Penilai Kedua : -

    Senarai Tugas dan Tanggungjawab:

    1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti

    Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);

    2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem

    Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ISO INTRANET ;

    3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat

    Pendaftar;

    4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan

    dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;

    5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail danArkib Pejabat Pendaftar.

    6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:a. tindakan pembetulan;b. tindakan pencegahan;

    c. kawalan ketidakpatuhan produk.

    7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN,JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;

    (*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)

    8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakanberkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);

    9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantaupelaksanaanya;

    FAIL MEJA Halaman: 75

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    76/77

    10. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;

    11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf PejabatPendaftar;

    12. Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis PiagamPelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.

    13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi PejabatPendaftar.

    14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawahtanggungjawab Pegawai.

    15. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

    Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009

    Tandatangan dan cop KetuaPTJ/Bahagian

    :

    FAIL MEJA Halaman: 76

  • 8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09

    77/77

    15.0 SENARAI TUGAS HARIAN

    NAMA :

    JAWATAN :

    TARIKH :Bil Tugas Catatan

    Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi ataumana-mana log tugas harian