fail meja pap
TRANSCRIPT
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
1/31
FAIL MEJA
PEMBANTU AM
PEJABAT N1Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1
Tarikh Kuatkuasa:
Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja MalaysiaJalan Penghulu Abas, Bukit Baru,Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
2/31
MAKLUMAT PEGAWAI
JAWATANHAKIKI : PEMBANTU AM PEJABAT
GRED
JAWATAN : N1
BAHAGIAN/ :
UNIT
TARIKHMEMEGANG
JAWATAN :
TARIKH PENEMPATAN:
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
3/31
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugasyang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-
2.1 Objektif Jabatan2.2 Objektif Bahagian/Unit2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan
Pegawai)
2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai
(i) Proses Kerja(ii) Carta Aliran Kerja(iii) Senarai Semak(iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran(v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan(vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan
2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai2.7 Norma Kerja2.8 Format Senarai Tugas Harian2.9 Senarai Tugas SKT
3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini
hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program
4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail
ini dikaji semula dan dikemaskini:-
4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan
4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku.
5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
4/31
2.1 OBJEKTIF JABATAN
Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan
keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggotajabatan.
Membantu melahirkan masyarakat faham kastam.
Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa.
Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokongkecemerlangan dan keberkesanan program latihan.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
5/31
2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yangberkursus di AKMAL
Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulumpeserta
Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta
Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbingkepada peserta
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
6/31
2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGANJABATAN
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
7/31
Timbalan
PengarahJab. Penyelidikan& Pembangunan
TimbalanPengarah
Jab. Teknologi
Informasi &Komunikasi
Pusat Sumber
BAV
MaklumatLatihan
Pengurusan
PengarahAKMAL
Kecemerlangan
Pengurusan,Kepimpinan
PengurusanKebudayaan,
Istiadat & Jati Diri
PengurusanKualiti
Program
KerjasamaSwasta
KerjasamaAntaraban sa
Pentadbiran &
WCO e-
Bahasa& Komunikasi
Kemahiran
TimbalanPengarah
Jab. Teknikal& Kemahiran
TimbalanPengarah
Jabatan Sahsiah&
Kepimpinan
Timbalan PengarahJabatan Pengajian
Luar
TimbalanPengarahJab. Hal
Ehwal Pelajar
TimbalanPengarah
Jab. Pendaftar
TimbalanPengarah
Jab. PengajianAsas
Pengurusan
KebajikanPela ar
Pengurusan
PengurusanLo istik
Pentadbiran Am
Perakaunan& Auditan
Taksiran& Penjenisan
Siasatan& Pendakwaan
KewanganPerolehan
PembangunanProfesional
PembangunanOperasi
PembangunanSokon an
PgurusanPerolehan
Kokurikulum
Tangkas
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
8/31
PIAGAM PELANGGAN
AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA
Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan
tugas yang dipertanggungjawabkan.
Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai
bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap
pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan
dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.
Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam
yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang
profesional.
Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:
1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;
2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang
selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;
3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada
skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,
4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata
minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
9/31
2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN
(Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
10/31
Pengarah AKMAL
Timbalan Pengarah AKMAL
Program Pengurusan DomestikPenolong Pengurus Asrama
Ketua Jabatan Hal Ehwal PelajarPenolong Kanan Pengarah Kastam
Program KokurikulumPenolong Pengarah Kastam
Program Kebajikan PelajarPegawai Kastam Kanan
Penyelia Asrama
Stor LinenPembantu Am Pejabat
DAUD BIN ABD RAHMANUnit PenyelenggaraanPembantu Am Pejabat
ABID 7Pembantu Am Pejabat
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
11/31
2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI
Bahagian/Unit :
Jawatan : Pembantu Am PejabatProgram Pengurusan DomestikJabatan Hal Ehwal Pelajar
Tugas Pegawai Atasan Yang Ada
Hubungan
Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi T
A
PENOLONG KANAN PENGARAH
KASTAM
Perkara-perkara dasar mengenai
pengurusan domestik
PENOLONG PENGURUS
ASRAMA
Arahan dan taklimat kerja
PENYELIA ASRAMA
Menyelia dan membantu PAP dalam
kerja-kerja tertentu yang diarahkan.
1. Melaksana kerja-kerja pembaikan
kecil asrama.
2. Memantau kerja-kerja pembaikan
yang dibuat oleh kontraktor.
3. Memeriksa dan melapor
kerosakan dalam bilik penginapan
sebelum, semasa dan selepas
kursus.
4. Melakukan tugas-tugas
pendaftaran
PE
(A
M
un
PE
CE
M
Pe
K
M
da
M
ke
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
12/31
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan/ dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerjapembaikan kecil.
2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki
sendiri atau perlu khidmat kontraktor.
3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan
kerja-kerja pembaikan kecil.
4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujukPenyelia.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
13/31
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
14/31
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1.
2.
3.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
15/31
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
16/31
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan/ dirujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerjapembaikan oleh kontraktor.
2. Pastikan kerja-kerja dilakukan mengikutspesifikasi.
3. Laporkan kepada Penyelia.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
17/31
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima maklumat mengenai kursus tamat
Pantau kerja-kerja mengeluarkan
barangan linen daripada bilik asrama.
Kira dengan tepat barangan linen yang
kotor bersama pekerja kebersihan
Tamat
Isi borang pengambilan barangan linen
Hantar borang kepada Penyelia Asrama
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
18/31
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Borang Pengambilan Barangan Linen
2.
3.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
19/31
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
20/31
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran
Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/Peraturan
1. Terima arahan daripada Penyelia untuk
melakukan pendaftaran.
2. Serahkan folder dan borang pendaftaran.
3. Terima borang pendaftaran.
4. Serah kunci kepada peserta.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
21/31
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima permohonan keperluan barangan
linen daripada setiap blok asrama
Sediakan barangan linen mengikut
bilangan yang diperlukan
Kira dan rekodkan jumlah barangan linen
yang dikeluarkan
Tamat
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
22/31
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Rekod pengeluaran barangan linen
2.
3.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
23/31
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
24/31
2.5.1 (i) PROSES KERJA
Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan
Proses Kerja Pegawai yang
meluluskan/ di
rujuk
Undang-undang/
Peraturan
1. Terima maklumat mengenai kursus yang akandilaksanakan dan kursus tamat.
2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum,semasa dan selepas kursus.
3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
25/31
2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA
Mula
Terima maklumat mengenai kursus yang
akan dilaksanakan dan kursus tamat
Buat pemeriksaan pada setiap bilik
sebelum, semasa dan selepas kursus
Laporkan kerosakan kepada Penyelia
Asrama
Tamat
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
26/31
2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK
Tindakan Tindakan Catatan
1. Senarai kerosakan
2. Borang Aduan Kerosakan
3.
4.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
27/31
2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN
Tidak berkenaan
2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
Tidak berkenaan
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
28/31
2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
- Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
29/31
2.7 NORMA KERJA
Bil. Senarai Tugas/Jenis Kerja MasaYang Diambil
(minit)
Jumlah Unit yang
boleh dijalankandalam seminggu
1.
2.
3.
4.
5.
.
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
30/31
2.8. SENARAI TUGAS HARIAN
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Bil. Butir-butir tugas Catatan
Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda
-
8/14/2019 Fail Meja Pap
31/31
2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ..
Nama: No.Kad Pengenalan:
Jawatan: Kem./Jab.
Bertanggungjawab kepada:
Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)