fail meja pap

Upload: sksw

Post on 30-May-2018

274 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    1/31

    FAIL MEJA

    PEMBANTU AM

    PEJABAT N1Nama Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT GRED N1

    Tarikh Kuatkuasa:

    Alamat Organisasi: Akademi Kastam Diraja MalaysiaJalan Penghulu Abas, Bukit Baru,Hang Tuah Jaya, 75150 Melaka.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    2/31

    MAKLUMAT PEGAWAI

    JAWATANHAKIKI : PEMBANTU AM PEJABAT

    GRED

    JAWATAN : N1

    BAHAGIAN/ :

    UNIT

    TARIKHMEMEGANG

    JAWATAN :

    TARIKH PENEMPATAN:

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    3/31

    ARAHAN

    1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-tiap tugasyang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

    2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:-

    2.1 Objektif Jabatan2.2 Objektif Bahagian/Unit2.3 Carta Organisasi Jabatan & Piagam Pelanggan2.4 Carta Organisasi Bahagian/Unit & Piagam Pelanggan (Kedudukan

    Pegawai)

    2.5 Senarai Tugas/Kuasa/Hubungan dengan lain-lain pegawai

    (i) Proses Kerja(ii) Carta Aliran Kerja(iii) Senarai Semak(iv) Peraturan-peraturan Pentadbiran(v) Senarai Undang-undang Pekeliling dan Lain-lain Rujukan(vi) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

    2.6 Senarai Jawatankuasa Yang Di Anggotai2.7 Norma Kerja2.8 Format Senarai Tugas Harian2.9 Senarai Tugas SKT

    3. Fail Meja ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya.Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini

    hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir Program

    4. Ketua Bahagian / Ketua Pembantu Tadbir hendaklah mempastikan bahawa fail

    ini dikaji semula dan dikemaskini:-

    4.1 Setiap dua (2) tahun sekali; dan

    4.2 Apabila pertukaran pegawai berlaku.

    5 Catitan hendaklah dibuat di atas grid yang disediakan di sebalik fail ini.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    4/31

    2.1 OBJEKTIF JABATAN

    Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan

    keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggotajabatan.

    Membantu melahirkan masyarakat faham kastam.

    Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa.

    Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokongkecemerlangan dan keberkesanan program latihan.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    5/31

    2.2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

    Untuk menyediakan kemudahan penginapan kepada peserta yangberkursus di AKMAL

    Untuk merancang, mengurus dan melaksanakan program kokurikulumpeserta

    Untuk merancang dan melaksanakan program kebajikan peserta

    Untuk menyediakan perkhidmatan kaunseling dan rakan pembimbingkepada peserta

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    6/31

    2.3 CARTA ORGANISASI & PIAGAM PELANGGANJABATAN

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    7/31

    Timbalan

    PengarahJab. Penyelidikan& Pembangunan

    TimbalanPengarah

    Jab. Teknologi

    Informasi &Komunikasi

    Pusat Sumber

    BAV

    MaklumatLatihan

    Pengurusan

    PengarahAKMAL

    Kecemerlangan

    Pengurusan,Kepimpinan

    PengurusanKebudayaan,

    Istiadat & Jati Diri

    PengurusanKualiti

    Program

    KerjasamaSwasta

    KerjasamaAntaraban sa

    Pentadbiran &

    WCO e-

    Bahasa& Komunikasi

    Kemahiran

    TimbalanPengarah

    Jab. Teknikal& Kemahiran

    TimbalanPengarah

    Jabatan Sahsiah&

    Kepimpinan

    Timbalan PengarahJabatan Pengajian

    Luar

    TimbalanPengarahJab. Hal

    Ehwal Pelajar

    TimbalanPengarah

    Jab. Pendaftar

    TimbalanPengarah

    Jab. PengajianAsas

    Pengurusan

    KebajikanPela ar

    Pengurusan

    PengurusanLo istik

    Pentadbiran Am

    Perakaunan& Auditan

    Taksiran& Penjenisan

    Siasatan& Pendakwaan

    KewanganPerolehan

    PembangunanProfesional

    PembangunanOperasi

    PembangunanSokon an

    PgurusanPerolehan

    Kokurikulum

    Tangkas

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    8/31

    PIAGAM PELANGGAN

    AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

    Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam menyempurnakan

    tugas yang dipertanggungjawabkan.

    Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada pegawai

    bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan jangkaharap

    pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama telah disedia dan

    dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan cawangan.

    Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan orang awam

    yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan perkhidmatan yang

    profesional.

    Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

    1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;

    2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta penginapan yang

    selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;

    3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan bermutu pada

    skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,

    4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai skor purata

    minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    9/31

    2.4 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT & PIAGAM PELANGGAN

    (Carta Organisasi Kedudukan Pegawai)

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    10/31

    Pengarah AKMAL

    Timbalan Pengarah AKMAL

    Program Pengurusan DomestikPenolong Pengurus Asrama

    Ketua Jabatan Hal Ehwal PelajarPenolong Kanan Pengarah Kastam

    Program KokurikulumPenolong Pengarah Kastam

    Program Kebajikan PelajarPegawai Kastam Kanan

    Penyelia Asrama

    Stor LinenPembantu Am Pejabat

    DAUD BIN ABD RAHMANUnit PenyelenggaraanPembantu Am Pejabat

    ABID 7Pembantu Am Pejabat

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    11/31

    2.5 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI

    Bahagian/Unit :

    Jawatan : Pembantu Am PejabatProgram Pengurusan DomestikJabatan Hal Ehwal Pelajar

    Tugas Pegawai Atasan Yang Ada

    Hubungan

    Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi T

    A

    PENOLONG KANAN PENGARAH

    KASTAM

    Perkara-perkara dasar mengenai

    pengurusan domestik

    PENOLONG PENGURUS

    ASRAMA

    Arahan dan taklimat kerja

    PENYELIA ASRAMA

    Menyelia dan membantu PAP dalam

    kerja-kerja tertentu yang diarahkan.

    1. Melaksana kerja-kerja pembaikan

    kecil asrama.

    2. Memantau kerja-kerja pembaikan

    yang dibuat oleh kontraktor.

    3. Memeriksa dan melapor

    kerosakan dalam bilik penginapan

    sebelum, semasa dan selepas

    kursus.

    4. Melakukan tugas-tugas

    pendaftaran

    PE

    (A

    M

    un

    PE

    CE

    M

    Pe

    K

    M

    da

    M

    ke

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    12/31

    2.5.1 (i) PROSES KERJA

    Tugas: Melaksana kerja-kerja pembaikan kecil asrama.

    Proses Kerja Pegawai yang

    meluluskan/ dirujuk

    Undang-undang/

    Peraturan

    1. Terima arahan untuk melakukan kerja-kerjapembaikan kecil.

    2. Kenalpasti kerosakan samada boleh dibaiki

    sendiri atau perlu khidmat kontraktor.

    3. Sekiranya boleh dibaiki sendiri, laksanakan

    kerja-kerja pembaikan kecil.

    4. Sekiranya perlu khidmat kontraktor, rujukPenyelia.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    13/31

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    14/31

    2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

    Tindakan Tindakan Catatan

    1.

    2.

    3.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    15/31

    2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

    Tidak berkenaan

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    16/31

    2.5.1 (i) PROSES KERJA

    Tugas: Memantau kerja-kerja pembaikan yang dibuat oleh kontraktor

    Proses Kerja Pegawai yang

    meluluskan/ dirujuk

    Undang-undang/

    Peraturan

    1. Terima arahan untuk memantau kerja-kerjapembaikan oleh kontraktor.

    2. Pastikan kerja-kerja dilakukan mengikutspesifikasi.

    3. Laporkan kepada Penyelia.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    17/31

    2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

    Mula

    Terima maklumat mengenai kursus tamat

    Pantau kerja-kerja mengeluarkan

    barangan linen daripada bilik asrama.

    Kira dengan tepat barangan linen yang

    kotor bersama pekerja kebersihan

    Tamat

    Isi borang pengambilan barangan linen

    Hantar borang kepada Penyelia Asrama

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    18/31

    2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

    Tindakan Tindakan Catatan

    1. Borang Pengambilan Barangan Linen

    2.

    3.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    19/31

    2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

    Tidak berkenaan

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    20/31

    2.5.1 (i) PROSES KERJA

    Tugas: Melakukan tugas-tugas pendaftaran

    Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan/ di

    rujuk

    Undang-undang/Peraturan

    1. Terima arahan daripada Penyelia untuk

    melakukan pendaftaran.

    2. Serahkan folder dan borang pendaftaran.

    3. Terima borang pendaftaran.

    4. Serah kunci kepada peserta.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    21/31

    2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

    Mula

    Terima permohonan keperluan barangan

    linen daripada setiap blok asrama

    Sediakan barangan linen mengikut

    bilangan yang diperlukan

    Kira dan rekodkan jumlah barangan linen

    yang dikeluarkan

    Tamat

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    22/31

    2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

    Tindakan Tindakan Catatan

    1. Rekod pengeluaran barangan linen

    2.

    3.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    23/31

    2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

    Tidak berkenaan

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    24/31

    2.5.1 (i) PROSES KERJA

    Tugas: Memeriksa dan melapor kerosakan dalam bilik penginapan

    Proses Kerja Pegawai yang

    meluluskan/ di

    rujuk

    Undang-undang/

    Peraturan

    1. Terima maklumat mengenai kursus yang akandilaksanakan dan kursus tamat.

    2. Buat pemeriksaan pada setiap bilik sebelum,semasa dan selepas kursus.

    3. Laporkan kerosakan kepada Penyelia Asrama.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    25/31

    2.5.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

    Mula

    Terima maklumat mengenai kursus yang

    akan dilaksanakan dan kursus tamat

    Buat pemeriksaan pada setiap bilik

    sebelum, semasa dan selepas kursus

    Laporkan kerosakan kepada Penyelia

    Asrama

    Tamat

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    26/31

    2.5.1 (iii) SENARAI SEMAK

    Tindakan Tindakan Catatan

    1. Senarai kerosakan

    2. Borang Aduan Kerosakan

    3.

    4.

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    27/31

    2.5.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

    Tidak berkenaan

    2.5.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

    Tidak berkenaan

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    28/31

    2.6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

    - Jawatankuasa dianggotai oleh pegawai sekurang-kurangnya untuk tempoh (6) bulan;

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    29/31

    2.7 NORMA KERJA

    Bil. Senarai Tugas/Jenis Kerja MasaYang Diambil

    (minit)

    Jumlah Unit yang

    boleh dijalankandalam seminggu

    1.

    2.

    3.

    4.

    5.

    .

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    30/31

    2.8. SENARAI TUGAS HARIAN

    Nama:

    Jawatan:

    Tarikh:

    Bil. Butir-butir tugas Catatan

    Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

  • 8/14/2019 Fail Meja Pap

    31/31

    2.9: SASARAN KERJA TAHUNAN ..

    Nama: No.Kad Pengenalan:

    Jawatan: Kem./Jab.

    Bertanggungjawab kepada:

    Senarai Tugas : ( sama seperti mengikut format fail meja)