fail meja mampu-nurul

FAIL MEJAPEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) N17

BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA1

KANDUNGANKANDUNGAN MUKA SURAT

1. 2. 3. 4.

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Visi, Misi dan Objektif Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Bahagian/Unit Objektif Bahagian/Unit Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain Peraturan-peraturan Pentadbiran Proses Kerja Carta Aliran Kerja Senarai Semak / Checklist Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai

5. 6. 7. 8.9. 10.

11. Undang-Undang dan Peraturan 12. Jawatankuasa Yang Dianggotai 13. Norma Kerja 14. Format Senarai Tugas Harian

2

BAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASI

CARTA ORGANISASI

__________________________

3

CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN ____________________ FARMASI

4


VISI, MISI DAN OBJEKTIF

_______________________

5


VISI, MISI DAN OBJEKTIF

____________________________

VISI Menerajui pengurusan berkualiti ke atas ubat-ubatan melalui tenaga kerja yang berdaya saing, sains dan teknologi bersesuaian dan perkongsian dengan semua pihak yang berkepentingan.

MISI Memastikan ubat-ubatan berkualiti untuk negara.

OBJEKTIF Memastikan semua keluaran farmaseutikal dan produk penjagaan kesihatan yang berada di pasaran adalah berkualiti, selamat, berkesan dan dikawal mengikut undangundang yang berkaitan serta digunakan secara rasional.

6

BAHAGIAN PENGURUSAN FARMASI

CARTA ORGANISASI

__________________________

7

_______________________________


CARTA ORGANISASI

8


OBJEKTIF

___________________

9

(Bahagian Pengurusan Farmasi)1. Merancang, menggubal, memantau dan menilai dasar berkaitan penyampaian perkhidmatan dan profesion farmasi. 2. Merancang keperluan sumber manusia untuk perkhidmatan farmasi di seluruh Negara. 3. Merancang, menyelaras dan memantau latihan anggota farmasi di peringkat ibu pejabat dan negeri.4.

OBJEKTIF

Merancang, menyelaras, membangun dan sistem maklumat bagi perkhidmatan farmasi. dan

mengembangkan

5. Menyelaraskan farmasi.

memantau sistem kualiti perkhidmatan

6. Merancang dan membelanjakan peruntukan kewangan secara berhemah.

10

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

11

TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAINJawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI)

Bahagian : PENGURUSAN FARMASI (UNIT SUMBER MANUSIA & KERJAYA)

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS HUBUNGAN

Timbalan Pengarah Pengurusan Menerima arahan mengenai tugas-tugas yang perlu dilaksanakan Ketua Penolong Pengarah Kanan Menyelaras pelaksanaan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan

1.

Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi Membantu memantau rekod / statistik & memberikan

Pembantu Am Pejabat (N1) Urusan penghantaran surat melalui : - Pos - Berdaftar - Serahan tangan Pegawai Khidmat Pelanggan Menyambung panggilan telefon dan membuat12

2.



KUASA YANG DIBERI


Penolong Pengarah Kanan / Penolong Pengarah Membantu dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberi Pembantu Tadbir (N17) Urusan memasukkan data / rekod pegawai ke dalam sistem Urusan mengeluarkan surat dan pemfailan Urusan menyediakan folder yang berkaitan3.

maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia Membantu dalam mengendalikan suratsurat atau fail-fail yang berkenaan Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan

panggilan keluar Pemandu Menghantar ke tempat berkursus / seminar Luaran - Orang awam - Agensi Kerajaan - Agensi Swasta

4.

13



KUASA YANG DIBERI


untuk digunakan dalam mesyuarat Urusan tempahan makanan Menu Sihat untuk mesyuarat yang dikendalikan di bawah Pengurusan Farmasi

pertukaran bagi Pegawai Farmasi

5.

Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)

6. Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai14



KUASA YANG DIBERI


Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia7.

Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi Menjalankan tugastugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke semasa oleh pegawai atasan.

8.

15

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

16


TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi

i.

Menerima dan mengumpul surat penempatan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan Pegawai Farmasi dari Bahagian Sumber Manusia, Putrajaya untuk direkod ke dalam sistem Merekod dan mengemaskini data Sumber Manusia Farmasi (SMF) yang diterima dari semua negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia yang diterima setiap 31 Mac, 30 Jun, 30 September dan 31 Disember setiap tahun

ii.

17


TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysiai.

Membuat pengiraan mengenai kedudukan dan pengisian jawatan terkini Pegawai Farmasi di setiap negeri dan Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia untuk digunakan dalam18

keperluan anggaran perjawatan Pegawai Farmasi pada tahun berikutnya


TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan i. Menerima surat yang telah ditandatangani untuk dimasukkan nombor rujukan pada fail yang berkaitan dan menghantar surat tersebut melalui pos, serahan tangan atau faks

19


TUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi Menerima borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi untuk dikemaskini dan disemak semula dalam sistemi. 20


21

TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir university-universiti tempatan (IPTA & IPTS)

I.

Menerima borang maklumat calon untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi gred U41 pelajar tahun akhir universiti-universiti tempatan (IPTA dan IPTS : USM, UIAM, UKM, UM, IMU, UiTM, UCSI, AIMST dan CUCMS) untuk direkod ke dalam sistem


22

TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia i. Mesyuarat tersebut perlu dijalankan 4 kali dalam setahun

23


TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi)

I.

Membuat tempahan makanan mengikut kalori yang sesuai dalam Menu Sihat dan menyediakan borang tempahan makanan / borang keperluan Harta Modal / membuat tagging pada Menu Sihat

24

PROSES KERJA

25

PROSES KERJATUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN

1.

Membantu Menghantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut

TP/KPPK

2.

PPK/PP

26

3.

Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini

PROSES KERJATUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia

BIL

PROSES KERJA



1.

TP/KPPK Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan

2.

Membantu Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang

PKPF/TP/KPPK/ PPK/PP/PT

27

berada di bawah Program Farmasi

3.

Menerima Membantu mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi

PPK/PP

4.

TP/KPPK/PPK

5.

PKPF/TP/KPPK.P Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, PK/PP/PT KKM

6.

Bertanggungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon

PPK/PP/PT

28

PROSES KERJATUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanBIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN

1.

Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan.

TP/KPPK

2.

PPK

29

3.

Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon

PPK

4.

PKPF/TP/KPPK

5.

PPK/PP/PT

Ini adalah prosses kerja permohonan pegawai dagang bukan pengeluaran surat/fail

PROSES KERJATUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi

BIL

PROSES KERJA


SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN Garispanduan Penempatan dan Pertukaran

1.

Menerima borang permohonan pegawai farmasi

TP/KPPK

30

2.

Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.

PPK

PPK

Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM

3.

Meminta PT yang bertanggungjawab PPK/PP/PT untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkan di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKMPengarah A&P Pengarah Penguatkuasaan Pengarah BPFK TP KPPK PSUK, BSM PPK/PP

4.

Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan

5.

6.

PPK/PP/PT

31

PROSES KERJATUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKSYEN UNDANGUNDANG PERATURAN

32

1.

PP/PT Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)

2.

Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap

PP/PT

3.

Meminta PT yang bertanggungjawab PP/PT untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem

PROSES KERJATUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia

33

BIL

PROSES KERJA



SEBELUM MESYUARAT 1.

Terima arahan untuk mengadakan mesyuarat Buat perbincangan tentang mesyuarat yang akan diadakan: i. ii. iii. iv. Tarikh & Masa Mesyuarat Tempat Agenda mesyuarat Fail & Minit Mesyuarat

TP/KPPK

2.

TP/KPPK

3.

Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat

PPK/PP/PT

4.

PPK/PP/PT

5.

KPPK

6.

PPK/PP

6.

Edarkan surat panggilan mesyuarat PP/PT kepada ahli mesyuarat melalui email, faks dan pos Failkan surat panggilan mesyuarat Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepasPP/PT PP/PT

7. 8.

34

8.

Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat

PP/PT

HARI MESYUARAT 1.

Pastikan persiapan bilik mesyuarat i. ii. iii. Susun atur Pendingin hawa Laptop dan LCD sedia untuk digunakan

PP/PT

2.

Pastikan makanan dan minuman disediakan Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat Ambil minit mesyuarat Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan

PPK/PP/PT

3.

PPK/PP

4. 5.

PPK/PP PP/PT

SELEPAS MESYUARAT 1. PPK/PP Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat

2. 3.

Semak deraf minit mesyuarat Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi Edarkan minit mesyuarat Failkan minit mesyuarat

KPPK PPK/PP

4. 5.

PT PT

35

TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan FarmasiBIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKESYEN UNDANGUNDANG PERATURAN

1.

Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan

PPK/PP/TP

36

2.

Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran

PT

3.

PT

4.

PP/PT

5.

PP/PT

6.

PT/KPPK/TP

7.

8.

Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan

37

CARTA ALIRAN KERJA

38

CARTA ALIRAN Menghantar surat atau KERJATUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar Menerima maklumbalas dan sentiasa dikemaskini daripada negeri SMF serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, terkini pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai FarmasiMengumpul dan menyelaraskan SMF email kepada negeri untuk memohon SMF terkini

Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini SMF dan statistik terkini 39

A

Menerima Surat Haluan Dasar Berlanjawan perjawatan Bahagian Sumber Manusia,KKM Menyediakan dan meminta PT mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri mengenai ABM Menerima, mengumpul dan menyelaraskan maklumbalas ABM Perbincangan diadakan untuk menilai semula permohonan ABM

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan Menyediakan memo maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan permohonan ABM Program Farmasi kepada tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada BSM pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan MalaysiaDapatkan tandatangan

Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM 40 Meminta PT untuk Failkan Salinan memo

Menerima Surat Permohonan pegawai Dagang daripada pemohon

A

Menyemak semua dokumen yang dilampirkan

CARTA ALIRAN KERJA

Dokumen lengkap

TUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanDapatkan tandatangan

Sediakan surat jawapan kepada permohonan

Masukkan nombor rujukan dari fail yang berkaitan

Meminta PT untuk mengeluarkan surat jawapan kepada pemohon (pos, serahan tangan) Meminta PT untuk Failkan surat

41

Tidak lengkap Hubungi pemohon untuk mendapatkan dokumen yang lengkap

Menerima borang atau rayuan daripada pemohon

Menyemak borang yangditerima

Borang lengkap

A

Memasukkan data pemohon dalam senarai permohonan Semua permohonan disemak dan dipertimbangkan oleh ahli mesyuarat

CARTA ALIRAN KERJA

Menyediakan memo dan senarai nama pemohon TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskiniyang diluluskan semula dan menyemak pertukaran borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi

Mendapatkan tandatangan pengesahan Pohon JKN untuk memberitahu pegawai terbabit melengkapkan borang

Dapatkan tandatangan Tidak lengkap Meminta PT untuk mengeluarkan surat/ memo ke BSM

42

Menerima borang temuduga Pelajar Tahun Akhir IPTA & IPTS

Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap

CARTA ALIRAN KERJA

A

Meminta PT yang bertanggungjawab merekod data dalam sistem

TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)

43

A

Terima arahan

Buat perbincangan mesyuarat

Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, laptop dan LCD

CARTA ALIRAN KERJA

Sediakan surat/memo panggilan mesyuarat Semak surat/memo panggilan mesyuarat

TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan SETUJU berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia

Dapatkan tandatangan SEBELUM MESYUARAT 44

Tidak setuju Buat pindaan

Edarkan surat/memo panggilan mesyuarat

YaFailkan salinan surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan maklumbals kehadiran ahli mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas Sediakan senarai kehadiran ahli mesyuarat A Sediakan fail mesyuarat

A

Sediakan bilik mesyuarat

Pastikan minuman dan makanan disediakan Edarkan senarai kehadiran mesyuarat

HARI MESYUARAT

Ambil minit mesyuarat

Kemaskan bilik mesyuarat 45 Sediakan deraf minit mesyuarat

SELEPAS MESYUARAT

A

A

Semak deraf minit mesyuarat

TIDAK SETUJU YA Dapatkan tandatangan

Edarkan minit mesyuarat

Failkan salinan minit mesyuarat 46

A

Menerima surat panggilan mesyuarat

Lengkapkan Borang Tempahan Makanan & Borang Harta Modal

Sediakan Menu Sihat mengikut masa yang telah ditetapkan

CARTA ALIRAN Buat tempahan makanan KERJApada katerer yang dilantik

TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Terima sebutharga dari Farmasi caterer

Dapatkan sokongan & kelulusan dari pegawai berkenaan

Hantar ke Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran

47

A

SENARAI SEMAK/CHECKLIST

48

SENARAI SEMAK/CHECKLIST SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 1: Memastikan sistem rekod dan penyimpanan maklumat Sumber Manusia BPF,KKM berjalan lancar dan sentiasa dikemaskini serta menyelaras dan mengemaskini rekod/statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai FarmasiBIL 1. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

Hantar surat atau email kepada setiap negeri untuk menghantar SMF terkini kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut49

2.

Menerima maklumbalas SMF daripada setiap negeri mengenai kedudukan terkini pegawai dan kakitangan sokongan farmasi di negeri tersebut Meminta PT yang bertanggungjawab untuk mengemaskini sistem rekod Sumber Manusia Farmasi (SMF) berpandukan maklumbalas SMF negeri dan menyediakan statistik perjawatan yang terkini

3.

SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia

BIL

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

50

1.

Menerima surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia KKM bagi permohonan perjawatan untuk tahun hadapan Mengeluarkan surat dan email kepada semua negeri untuk membuat anggaran keperluan perjawatan untuk pegawai farmasi dan kaitangan sokongan yang berada di bawah Program Farmasi Menerima ,mengumpul dan menyelaras maklumbalas permohonan anggaran keperluan perjawatan daripada setiap negeri Berbincang dengan TP (P) dan KPPK (P) untuk mengenai permohonan anggaran keperluan perjawatan yang dipohon bagi semua negeri dan jawatan yang berada di bawah program farmasi Menyediakan memo permohonan ABM Program Farmasi kepada BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada pemohon

2.

3.

4.

5.

4.

51

SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 3 : Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaanBIL TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

52

1.

Menerima surat permohonan pegawai dagang daripada hospital swasta atau syarikat farmaseutikal Menyemak semua dokumen yang diminta berpandukan senarai semak yang telah disediakan. Sekiranya dokumen yang dipohon tidak disertakan atau tidak mengikut seperti yang diminta, dapatkan dokumen tersebut daripada pemohon Menyediakan surat samada menyokong atau tidak permohonan untuk tujuan imegresen bagi pegawai dagang tersebut Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan surat yang telah ditandatangani kepada pemohon

2.

3.

4.

5.

SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 4 : Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi

53

BIL 1.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM

Menerima borang permohonan pegawai farmasi Menyemak borang yang dihantar untuk memastikan lengkap Sekiranya borang permohonan tidak lengkap, pohon JKN untuk memberitahu pgawai terbabit untuk melengkapkan borang tersebut.

2.

3.

Meminta PT yang bertanggungjawab untuk memasukkan data pegawai berkenaan dalam senarai pegawai yang memohon bertukar untuk di pertimbangkabn di dalam Mesyuarat Pertukaran Pegawai Farmasi Ahli mesyuarat menyemak semua permohonan pertukaran dan rayuan beserta dokumen sokongan utuk dipertimbangkan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di dalam Garispanduan penempatan dan pertukaran pegawai farmasi KKM Menyediakan memo dan juga senarai nama pegawai yang telah diluluskan pertukaran ke BSM, KKM Meminta PT yang bertangungjawab untuk mengeluarkan memo yang telah ditandatangani kepada BSM, KKM

4.

Garispanduan Tinadakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan

5.

6.

54

SENARAI SEMAK/CHECKLIST

55

TUGAS 5 : Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS)

BIL 1.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

Menerima borang temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti-universiti tempatan (IPTA & IPTS) Menyemak borang temuduga yang dihantar untuk memastikan lengkap Meminta PT yang bertanggungjawab untuk merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universiti IPTA & IPTS yang terlibat ke dalam sistem

2.

3.

56

SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia

BIL 1.

TINDAKAN

TANDA ( )

CATATAN

Buat tempahan bilik mesyuarat, makanan, Laptop dan LCD Sediakan deraf surat/memo panggilan mesyuarat Semak deraf surat/memo panggilan mesyuarat Dapatkan tandatangan pada surat/memo panggilan mesyuarat Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat melalui email, fax dan pos Failkan surat panggilan mesyuarat Dapatkan meklumbals kehadiran mesyuarat dan maklumbalas minit mesyuarat yang lepas Sediakan senarai kehadiran mesyuarat dan fail mesyuarat Pastikan persiapan bilik mesyuarat iv. v. vi. Susun atur Pendingin hawa Laptop dan LCD sedia untuk57

2.

3.

4.

5.

6. 7.

8.

9.

digunakan

10.

Pastikan makanan dan minuman disediakan Edarkan senarai kehadiran dan fail mesyuarat Pastikan bilik mesyuarat dikemas dan peralatan dikembalikan Sediakan deraf minit mesyuarat dalam masa 7 hari bekerja dari tarikh mesyuarat Dapatkan tandatangan pengesahan pengerusi Edarkan minit mesyuarat Failkan minit mesyuarat

11.

12.

13.

14.

15. 16.

58

SENARAI SEMAK/CHECKLISTTUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan FarmasiBIL 1. TINDAKAN TANDA ( ) CATATAN

Menerima surat panggilan mesyuarat dari pegawai yang berkenaan Lengkapkan Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Sediakan menu ikut kesesuaian jumlah kalori mengikut panduan Menu Sihat dan mengikut masa yang telah ditetapkan Membuat tempahan makanan dengan katerer yang dilantik untuk penyajian Menu Sihat Menerima sebut harga dari katerer untuk dikepilkan bersama Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal Dapatkan sokongan dari Ketua Unit dan Kelulusan dari Timbalan Pengarah pada Borang Tempahan Makanan dan Borang Harta Modal yang lengkap59

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Menghantar borang tersebut kepada Bahagian Kewangan untuk proses pembayaran Menyediakan tagging Menu Sihat yang telah ditempah setiap kali mesyuarat diadakan

8.

60

SENARAI BORANG

SENARAI BORANG61

BIL.

SENARAI BORANG

TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi 1. Borang SMF pindaan 01/11

TUGAS 2 : Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Borang Ringkasan Jawatan Mengikut Program Program 6 & Program 2 & Program 3 (Berkaitan Farmasi) Borang Anggaran Belanjawan Mengurus Tahun 2011 (Justifikasi Jawatan Baru)

TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan

TIADA TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1. Borang Permohonan Pertukaran Pegawai & Kakitangan Kumpulan Pegurusan & Professional /Sokongan KKM

TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) 1. Lampiran B (Borang maklumat calon) Urusan Pengambilan sebagai Pegawai Farmasi Gred U41

TUGAS 6 : Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. 3. Borang Tempahan Makanan Borang Permohonan Alat Tulis Borang Permohonan membawa keluar aset62

4.

Borang Permohonan Keluar Pejabat (Lampiran A)

TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi 1. 2. Borang Tempahan Makanan Borang Permohonan Keperluan Harta Modal

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

63

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN64

BIL.

SENARAI UNDANG-UNDANG & PERATURAN

TUGAS 1: Membantu mengemaskini rekod / statistik bagi penempatan, pelantikan, pertukaran, persaraan dan peletakan jawatan bagi Pegawai Farmasi

1.

TIADA

TUGAS 2: Membantu memantau rekod / statistik & memberikan maklumat yang betul dan tepat bagi membuat anggaran keperluan tenaga manusia (ABM) secara langsung atau tidak langsung kepada pegawai-pegawai Ibu Pejabat Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Surat Haluan Dasar Belanjawan Perjawatan Bahagian Sumber Manusia Kkm Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 2011 (Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Anggaran Perbelanjaan Tahun 2012 Dan 2013

TUGAS 3: Membantu dalam mengendalikan surat-surat atau fail-fail yang berkenaan 1. 2. Akta Racun 1952 Dan Peraturan-peraturannya Akta Dadah Merbahaya 1952 Dan Peraturan-peraturannya

TUGAS 4: Membantu dalam mengemaskini dan menyemak semula borang permohonan pertukaran bagi Pegawai Farmasi 1. 2. Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM Garispanduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau mana-mana orang mengenai Urusan Kerajaan

TUGAS 5: Membantu dalam merekod data untuk urusan temuduga pengambilan jawatan pegawai farmasi U41 Pelajar Tahun Akhir universitiuniversiti tempatan (IPTA & IPTS) TIADA

65

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

TUGAS 6: Membantu menguruskan pengendalian mesyuarat Penempatan / Pertukaran Pegawai Farmasi yang sedang / akan berkhidmat di Kementerian Kesihatan Malaysia 1. 2. Garispanduan Penempatan dan Pertukaran Pegawai Farmasi Yang Sedang Berkhidmat di KKM Garispanduan Tindakkan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau manamana orang mengenai Urusan Kerajaan

TUGAS 7 : Membantu dalam urusan Penyediaan Menu Sihat untuk semua mesyuarat yang dijalankan di bawah Pengurusan Perkhidmatan Farmasi TIADA

66

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

67

JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAIKEKERAPAN MESYUARAT

BIL.

NAMA JAWATANKUASA

KEANGGOTAAN

1.

Mesyuarat Pertukaran/Penempatan Pegawai Farmasi yang Sedang Berkhidmat di KKM

Urusetia/ahli

4 kali setahun /setiap 3 bulan

2.

Mesyuarat Pembangunan Kerjaya Farmasi Mesyuarat Rayuan Pegawai Farmasi

Urusetia/ahli

2 kali setahun

3.

Urusetia/ahli

4 kali setahun

68

NORMA KERJA

69

NORMA KERJA

BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA (Masa/Kuantiti)

1. 2. 3.

Merekod data pegawai farmasi Mengeluarkan surat Membuat tempahan makanan (Menu Sihat)

Sepanjang tahun Sepanjang tahun Sepanjang tahun

70

SENARAI TUGAS HARIAN

71

SENARAI TUGAS HARIANNAMA JAWATAN TARIKH BIL. 1. 2. : NURUL AIZURA MISRAN : PEMBANTU TADBIR N17 : TUGAS SAYA HARI INI CATITAN

CATITAN : Sila letakkan senarai ini di atas meja anda apabila anda keluar.

72

fail meja mampu-nurul

Documents