fail meja asrama

PENGURUSAN ASRAMA

1. Objektif Membolehkan PK HEM dan penyelia asrama atau sesiapa yang mengambilalih tugas dan tanggungjawabnya merujuk, meneliti dan memahami bidang tugas serta tanggungjawab Memudahkan kerja semak semula dan/atau pindaan kepada dokumen rasmi dan tidak rasmi pada masa akan datang Mempercepatkan proses kerja rutin yang ditanggung oleh PK HEM dan Penyelia Asrama Memudahkan PK HEM dan Penyelia Asrama merancang kerjanya untuk sepanjang tahun dengan rapi dan memastikan segala urusan kerja berjalan dengan licin dan lancar

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERI

CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASRAMA NEGERIPENGARAH

KETUA SEKTOR PENGURUSAN PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH *PEGAWAI KHAS HEM UNIT HAL EHWAL MURID *KETUA UNIT *PENOLONG PENGARAH/PENYELIA PENGETUA

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMA SEKOLAH

CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN ASRAMAPENGETUA/GURU BESAR

PENOLONG KANAN

PEN.KANAN HEM

GURU KANAN

PEMBANTU TADBIR

PENYELIA ASRAMA

KETUA WARDEN WARDEN

KAUNSELOR

GURU AGAMA

KAKITANGAN ASRAMA

PEMBEKAL MAKANAN ASRAMA

LEMBAGA PENGAWAS

KETUA-KETUA KAMAR

PENGHUNI ASRAMA

3.SENARAI TUGAS 3.1 Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama . 3.2. Membantu dalam perlantikan warden asrama. 3.3 Melaksanakan program-program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama. 3.4 Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok. 3.5 Membantu mengurus kakitangan asrama. 3.6 Memastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga. 3.7 Memastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual / menu yang ditetapkan. 3.8 Memastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat. 3.9 Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah. 3.10 Memastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum. 3.11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama. 3.12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni, bangunan dan alatan asrama supaya sentiasa dalam keadaan baik. 3.13Menyelia supaya penggunaan air dan eletrik tidak berlaku pembaziran. 3.14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama. 3.15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Pengetua/ Guru Besar. 3.16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/ Guru Besar.

4.PROSES KERJA JAWATAN Pengetua/PK HEM PROSES 1.Melantik Jawatankuasa Asrama 2.Mengadakan mensyuarat perancangan dan pengurusan asrama 3.Mengadakan mesyuarat asrama sebulan sekali Pendaftaran dan Penempatan murid

PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama

Pengurusan Dewan Makan dan Makanan

Pengurusan Kesihatan dan Kebajikan muird

Semasa Gangguan Bekalan Air,Letrik dan Kecemasan

Latihan Kebakaran

Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Etika Makan Beradab/Jamuan Rasmi

Aktiviti RIMUP dan Patriotisme

Keluar mingguan (outing) dan Pulang Bermalam Mingguan,Cuti Penggal

PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal Keselamatan PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Pengawal keselamatan

Laporan Keluar Masuk Pelawat Asrama

Keceriaan,kecantikan dan keselamatan asrama

PK HEM/Ketua Kes disiplin dan sesi kaunseling Warden/Warden/ Penyelia Asrama/Guru Disiplin/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama/Unit Peperiksaan/Kaunselor PK HEM/Ketua Warden/Warden/Penyelia Asrama Kelas Persediaan ( Prep)

Pengurusan stor, stok dan perolehan

Prestasi akademik muird

Pelupusan dan hapuskira

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Menerima senarai nama daripada Pengetua Mengenalpasti bilik/perabot/alatan

Diurus Oleh Penyelia Asrama

Tidak Ya

Lengkap?

Menentukan agihan mengikut bilik Pelajar melapor diri/taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Beli Di Koperasi Tidak Ya Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori Lengkap?

Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas asrama /Warden/Penyelia Asrama Penghuni mendapat tempat

SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Tindakan Tandakan ( ) Catatan

1. Terima senarai nama pelajar 2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap 3. Agihan penempatan 4. Menerima pelajar yang melapor diri

5. Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama 6. Pelajar menerima peralatan dan menandatangani borang inventori 7. Pelajar di bawa ke bilik yang ditentukan 8. Pastikan pelajar mendapat tempat

7. NORMA KERJA NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN Bil 1 2 3 4 Jenis Kerja Menerima senarai nama Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar Jawatankuasa Penempatan membuat agihan penempatan pelajar Pelajar melapor diri / taklimat Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal di asrama Menyerahkan alatan kepada 5 6 7 pelajar/mengutip yuran Pelajar dibawa oleh petugas ke bilik yang ditentukan Petugas / Penyelia Asrama menyemak borang akuan penerimaan Pelajar mendapat tempat di asrama 5 minit 1 minit 5 minit Masa Yang Diambil 2 Minit 1 Jam 1 hari 1 jam Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dalam Seminggu

8. PERATURAN & PEKELILING 8.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 1/1987 Pengurusan & Kawalan Asrama Sekolah Harian 8.2 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.12/1989 Garispanduan Dari Segi Pencegahan Kebarkaran Bangunan Dormitori & Asrama

9. BORANG-BORANG

1. KEMASUKAN PELAJAR Bil. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jenis Borang Borang Permohonan Kemasukan Asrama Surat Tawaran Surat Permohonan Kemasukan Asrama Ditolak Surat Akuan Ibu Bapa / Penjaga Borang Maklumat Diri (Sma) Borang Perjanjian Jaminan Tatatertib Asrama(Aku Janji) Surat Akuan Anti Dadah Borang Permohonan Keluar Asrama Surat Akuan Dadah Senarai Semak Pakaian Dan Peralatan / Barang Keperluan

Kepala Surat Sekolah ______________________________________________________________________________ BORANG PERMOHONAN KEMASUKAN ASRAMAUNTUK KEGUNAAN PEJABAT LULUS / TIDAK Tarikh terima borang : Tarikh masuk : No Dom/Bilik :... No. Pendaftaran:.. (Gambar) Pasport

BUTIR-BUTIR PEMOHON 1.NamaPenuh: ..(Tulis dengan huruf besar mengikut Kad Pengenalan)

2.Jantina:.................................3.Kaum:........................................4.Agama:................................... 5.NoK/P/SijilKelahiran:......................................6.Warganegara:................................................ 7.Alamatpenuh: ............................................................................................................................... 7.No.Tel: . ...........................................................(R)..................................................................(H/P) 8. Jarak rumah sekolah:...................................................................................................................... ke

9. Sekolah terdahulu:....................................................................10:Ting/Darjah:................................ 11. Kelulusan terakhir: ........................................................................................................(Sertakan salinan slip peperikasaan)

akademik

12. Kegiatan Ko.Korikulum:. i. Sukan/permainan .................................. Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................ ii. Kelab/persatuan .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun................. iii. Unit Beruniform .....................................Sekolah/Daerah/Negeri/Negara Tahun ................ 13. Alahan makanan:*Ya/Tidak alahan...................................................... Jika ya nyatakan jenis yang

14. Jenis-jenis penyakit dihidapi ...................................................................................................

15. Pengalaman tinggal di asrama: (Tahun)

*Ya/Tidak dan

14.Tempoh alamat asrama

16. Jika Ya, Nyatakan nama dahulu:....................................................................

17. Sebab-sebab memohon tinggal di asrama: i. ii. iii. Tarikh: ............................ ( ) Nama/Tandatangan Murid

BUTIR-BUTIR IBU BAPA/PENJAGA Maklumat Nama Bapa Ibu Penjaga*

No.K.Pengenalan Warganegara Alamat rumah No.telephon PekerjaanPendapatan bulanan (sertakansalinan slip gaji yang disahkan)

Alamat majikan Tandatangan dan cop Penghulu/ wakil Rakyat(Jika bekerja sendiri) *Jika bukan dijaga oleh ibubapa

TANGGUNGAN Bil 01 02 03 04 05 06 Saya mengaku maklumat di atas dalah BETUL dan BENAR. Tarikh :_____________________________ ( Nama dan T.Tgn Bapa/Penjaga ) NamaKaitan Persaudaraan

Tahun/Ting

Anggaran Perbelanjaan Sebulan

SENARAI SEMAK Bil 01 02 03 04 05 06 07 08 Perkara Salinan K.Pengenalan/Surat Beranak Salinan K.Pengenalan Ibubapa/Penjaga Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PMR/SPM/Akhir Tahun Salinan Slip gaji ibubapa/penjaga Surat pengesahan pendapatan daripada Ketua Kampung Gambar bersaiz pasport 1 kepingSampul surat berukuran 4 X 9 beralamat sendiri dan stem 0.30 sen

Tanda (/)

Surat Akuan Disiplin

SURAT AKUAN IBU BAPA / PENJAGA

Saya

____________________