BAB 8 RANCANGAN ORGANISASI

Memahami kepentingan rancangan guna tenaga dalam perniagaanMenghubungkait kepentingan rancangan guna tenaga dengan perancangan strategik perniagaanMerancang keperluan struktur organisasi dan sumber manusia bagi sesuatu perniagaan HASIL PEMBELAJARAN

RANCANGAN ORGANISASIMATLAMAT & STRATEGI ORGANISASI

STRUKTUR & PERANCANGAN ORGANISASI

CARTA ORGANISASI

PERJAWATAN DALAM ORGANISASI

PERALATAN PEJABAT

Akulah Boss..

MATLAMATSPECIFIC ( KHUSUS)

MEASURABLE (BOLEH UKUR)

ACHIEVABLE (BOLEH CAPAI)

REALISTIC (MUNASABAH)

TIME FRAME (TEMPOH MASA)CIRI-CIRI MATLAMAT YANG BAIK

Syarikat dapat menambah 10 cawangan perniagaan pada tahun 2003 hingga 2010 di seluruh Malaysia MATLAMATCONTOH:

STRATEGIRancangan yang teratur atau kaedah yang sistematik digunakan untuk mencapai matlamat jangka panjang organisasi

Menggemblengkan sumber secara optimum

sumber terdiri daripada:modal, sumber manusia, teknologi, maklumat, tanah, bahan mentah STRATEGIMengikut Tahap Perkembangan PerniagaanStrategi Berasaskan Sumber

Membuat promosi secara agresif, harga berpatutan dengan harga pesaing, menjaga kualiti produk STRATEGI mengikut Tahap Perkembangan PerniagaanStrategi Menembusi Pasaran

Membaiki kualiti produkStrategi Perkembangan

STRATEGI mengikut Tahap Perkembangan Perniagaan

Mencari pelanggan baru

STRATEGI mengikut Tahap Perkembangan PerniagaanStrategi Pengekalan (Bertahan)

Merujuk kepada tugasan tertentu diperuntukan mengikut fungsi yang ada dan saling berhubungkait antara satu sama lain.Pelbagai bentuk struktur organisasi iaitu:Struktur fungsianStruktur BahagianStruktur Matriks STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR FUNGSIANMerujuk kepada pembahagian fungsi dalam organisasi mengikut fungsi seperti kewangan, pengeluaran dan operasi, sumber manusia dan pemasaran.Setiap fungsi mempunyai tanggungjawab yang tertentu.

STRUKTUR BAHAGIANMerujuk kepada struktur organisasi yang dikelaskan mengikut produk/perkhidmatan, pelanggan, geografi dan proses. Setiap bahagian akan diwakili oleh setiap ketua yang akan bertanggung jawab sebagai pengurus bahagian.

CARTA ORGANISASI APA ITU CARTA ORGANISASI?Struktur pengurusan yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut fungsi, unit dan kedudukan dalam organisasiKEPENTINGAN

Pembahagian kerjaHubungan antara ketua-subordinatHierarki pengurusanAutoriti lineKomunikasi formal

CARTA ORGANISASI

Proses membuat unjuran atau ramalan keperluan guna tenaga dalam melaksanakan aktiviti untuk memenuhi keperluan organisasi itu sendiri.Tujuan:Memastikan perniagaan berjalan lancarGuna tenaga mencukupi dan pengeluaran dapat dijalankan dengan berkesan MERANCANG SUMBER MANUSIA

Analisa kerja: Asas/kaedah yang digunakan dalam membuat perancangan sumber manusiaKajian yang mendalam tentang sesuatu spesifikasi kerja dan deskripsi kerja akan diperoleh.Spesifikasi kerja menerangkan kelayakan, kebolehan, tanggungjawab dan kemahiran yang perlu ada pada diri individuDeskripsi kerja menerangkan objektif, tugas, tanggungjawab tugas yang hendak dilaksanakan itu.

ANALISA KERJA

ANALISA KERJADESKRIPSI KERJASPESIFIKASI KERJA ANALISA KERJA

Contoh: Pengurus cawangan

KelayakanDiploma/ijazah Pengurusan Perniagaan dan pemasaranPengalaman: 3-5 tahun pengurusan dan pemasaranSikap: Jujur, Rajin, Suka cabaran, Kreatif, CermatBoleh menulis dan bertutur Bahasa Malaysia dan Inggeris dengan baikBoleh bekerja dengan baik tanpa pengawasanTidak merokok

DESKRIPSI KERJA

Contoh: Pengurus cawangan

Mengurus/mentadbir cawanganMemastikan outlet mencapai tahap perkhidmatan dan keuntungan yang cemerlangMerancang aktiviti perniagaanMembuat promosi SPESIFIKASI KERJA

HUBUNGAN ANTARA ANALISA KERJA DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA ANALISA KERJAPengambilanPemilihanLatihanGanjaranPenilaian prestasiKeselamatan dan kesihatan pekerja

Kenalpastikan maklumat perjawatan :

Bilangan jawatanTaraf jawatan tetap, kontrak, sementaraAnggaran gaji/elaunKelulusan,kemahiran dan pengalaman

PERJAWATAN DALAM ORGANISASI

Perekutan/Pengambilan pekerjaKaedah:Pengrekrutan dalaman:Merujuk kepada usaha pengrekrutan ke atas sesuatu posisi kerja daripada para pekerja yang sedia ada dalam syarikatKelebihan:Meminimumkan kosKelebihan dan keupayaan pekerja lebih diketahui berbanding pemohon luarMeningkatkan moral, komitmem dan motivasi pekerjaKelemahan:Mengekalkan cara kerja yang lama dalam melakukan sesuatuKepelbagaian idea dan pemikiran baru tidak berkembangPolitik dalaman

KEPENTINGAN PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Perekutan/Pengambilan pekerjaKaedah:Pengrekrutan Sumber Luaran:Merujuk kepada usaha pengrekrutan dari sumber luar syarikat.Kelebihan:Mencambah pemikiran dan idea baruKelemahan:Kesan negatif terhadap moral dan keakraban ahli kumpulan kerja dalam syarikat tersebut

KEPENTINGAN PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

Proses memilih pekerja/ mengukur/ menilai atau mentafsirkan sifat sekumpulan pemohon dan memilih individu yang akan berjaya dalam pekerjaan tersebut.Tujuan: melihat kemampuan seseorang individu dalam melaksanakan tugas sebelum individu tersebut memegang jawatan yang dipohon.Cara: temuduga, ujian @ latar belakang pekerjaan mereka PEMILIHAN PEKERJA

Perbelanjaan yang dibuat secara tetap meliputi perancangan sumber manusia, latihan, gaji, pampasan dan faedah dan insentifAntara kandungan dalam perancangan sumber manusia:Keperluan Sumber ManusiaDeskripsi tugas dan tanggungjawabJadual Pembayaran gajiGanjaranKadar caruman BAJET SUMBER MANUSIA

KOS OPERASI PENTADBIRAN Belanja pentadbiran merujuk kepada perbelanjaan yang dibuat ke atas operasi harian syarikat.Antaranya:(i)Belanja pentadbiranGajiCaj bankPenyelenggaraan dan penambahbaikanSustnilai (peralatan pejabat)InsuransSewaLatihanGuamanPercetakan

KOS OPERASI PENTADBIRAN (ii)Belanja PemasaranBergantung kepada aktiviti pemasaran yang digunakan seperti promosi di media massa, papan tanda dan sebagainya. Perbelanjaan sebegini dikenali sebagai perbelanjaan jenis berubah(iii)Belanja KewanganRangkuman bagi semua belanja pentadbiran seperti pembayaran gaji dan lain-lain.Belanja tetap adalah perbelanjaan yang dibayar atau digunakan sama untuk sepanjang bulan @ tahun. Mudah diklasifikasikan dan diagih sama rata.Belanja berubah sukar ditentukan. Sentiasa berubah bergantung kepada keperluan dan persekitaran perniagaan.

RUMUSANRancangan organisasi membantu dalam menyelaraskan aktiviti sumber manusia dan perbelanjaan.Perancangan yang teliti dapat membantu usahawan dalam meningkatkan keuntungan, prestasi dan menyumbang kepada peningkatan prestasi perniagaan.