BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem adalah sekelompok komponen yang

saling berhubungan, dengan batasan yang jelas, bekerja bersama untuk

mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output

dalam proses transformasi yang teratur.

Menurut Satzinger (2009: 6), sistem adalah kumpulan dari komponen

yang saling berhubungan yang memiliki fungsi sama untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok

komponen yang saling berhubungan dan bekerja secara teratur dan dinamis

untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

2.1.1. Komponen Sistem

Menurut O’ Brien (2010: 26), sistem memiliki 3 (tiga) komponen

atau fungsi dasar yang berinteraksi:

a. Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai

elemen yang memasuki sistem untuk diproses.

b. Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang

mengubah input menjadi output.

c. Output melibatkan perpindahan elemen yang telah

diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.

Selain 3 (tiga) komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi

tersebut, sistem juga memiliki 2 (dua) komponen tambahan:

a. Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem.

9

10

b. Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian

umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak

menuju pencapaian tujuan atau tidak.

2.2. Pengertian Informasi

Menurut O’ Brien (2010: 34), informasi adalah data yang telah diubah

menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.

Menurut Gelinas dan Dull (2010: 17), information is data presented in a

form that is useful in a decision-making activity. Diterjemahkan menjadi

informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dalam

aktivitas pengambilan keputusan.

Menurut Zikmund et. all (2009: 19), informasi adalah data terstruktur

yang digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan atau mendefinisikan

hubungan antara 2 (dua) fakta.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang

telah diubah melalui serangkaian proses sehingga memiliki suatu arti tertentu

yang memiliki manfaat penting bagi para pengambil keputusan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut O’ Brien (2010: 4), sistem informasi adalah kombinasi teratur

dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data,

kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan

informasi di dalam sebuah organisasi. Orang – orang bergantung pada sistem

informasi yang modern untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain

dengan menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan

komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resources).

11

Menurut Whitten dan Bentley (2007: 6), sistem informasi adalah suatu

pengaturan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling

berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan

kegunaan yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu

organisasi.

Menurut Gelinas dan Dull (2010: 12), information system is a manmade

system that generally consist of an integrated set of computer-based components

and manual components established to collect, store, and manage data and to

provide output information to users. Diterjemahkan menjadi sistem informasi

adalah sistem buatan manusia yang umumnya terdiri dari serangkaian

komponen berbasis komputer yang terintegrasi dan komponen manual yang

dibentuk untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan

memberikan informasi output ke pengguna.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah

sistem buatan manusia yang berbasis komputer yang mampu untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan informasi untuk

mendukung jalannya kegiatan pengguna sistem.

2.4. Pengertian Data

Menurut Laudon & Laudon (2012: 15), data merupakan fakta mentah

yang mewakili kejadian di dalam suatu organisasi atau lingkungan fisik sebelum

kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh

orang lain.

Menurut O’ Brien dan Marakas (2009: 33), data adalah fakta – fakta

mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.

Menurut Zikmund et. all (2009: 19), data adalah fakta atau pengukuran

yang tercatat atau sebuah fenomena tertentu.

12

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta –

fakta mentah mengenai transaksi bisnis di dalam suatu organisasi yang

kemudian dapat diubah ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh orang lain.

2.5. Pengertian Proses Bisnis

Menurut Laudon & Laudon (2012: 43), proses bisnis merupakan perilaku

di mana pekerjaan diatur, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk memproduksi

sebuah produk ataupun jasa yang memiliki nilai. Proses bisnis adalah kumpulan

aktivitas yang dibutuhkan untuk memproduksi produk atau jasa. Aktivitas ini

didukung oleh alur material, informasi, dan pengetahuan antara partisipan di

dalam proses bisnis.

Menurut Jones (2010: 306), proses bisnis adalah sebuah aktivitas (seperti

order processing, inventory control, product design) yang melewati batas area

fungsional dan menjadi sangat penting untuk mengirimkan barang atau jasa

dengan cepat atau mempromosikannya dengan kualitas yang tinggi atau biaya

yang rendah.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah

aktivitaslintas fungsi di dalam perusahaan di mana pekerjaan diatur,

dikoordinasikan, dan difokuskan untuk menghasilkan barang atau jasa yang

akan digunakan oleh konsumen.

2.6. Pengertian Evaluasi

Menurut Umar (2005: 36), evaluasi adalah sebuah proses yang tak boleh

dilewatkan oleh manajemen perusahaan. Setelah program kerja direncanakan,

disetujui, dilaksanakan, dan pada akhirnya harus dievaluasi. Proses evaluasi ini

akan mengungkap sejauh mana hasil suatu kegiatan tertentu telah dicapai:

apakah sesuai, di bawah, atau di atas tolak ukur yang telah ditentukan

sebelumnya.

13

Menurut Zikmund et. all (2009: 10), evaluasi adalah bentuk formal dari

sebuah pengukuran dan penilaian atas sebuah aktivitas, proyek, ataupun program

yang telah mencapai tujuannya. Selain untuk mengukur program mana yang

telah mencapai tujuan atau tetap melanjutkan program yang sedang digunakan,

evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang mempengaruhi

tingkat kinerja sistem yang diamati.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah proses

pengukuran dan penilaian atassebuah aktivitas, proyek, ataupun program yang

telah dijalankan untuk mengetahui pencapaian dari kegiatan tersebut.

2.7. Enterprise Resources Planning(ERP)

2.7.1. Pengertian ERP

Menurut Laudon & Laudon (2012: 51), ERP adalah sistem yang

mengintegrasikan proses bisnis dalam kegiatan manufaktur dan produksi,

finance dan accounting, sales dan marketing, dan human resource ke

dalam sebuah sistem software. Informasi yang sebelumnya terbagi ke

dalam beberapa sistem disimpan di sebuah media penyimpanan yang

dapat digunakan oleh setiap bagian dari perusahaan.

Menurut O’ Brien (2010: 272), Enterprise Resources Planning

adalah sebuah sistem lintas fungsi perusahaan yang didukung oleh

sekumpulan modul software yang terintegrasi yang berfungsi untuk

mendukung proses bisnis internal yang mendasar di dalam perusahaan.

Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan manufaktur akan

mengolah dan melacak data – data terkait penjualan, inventory,

pengiriman, penagihan, dan juga perkiraan penggunaan raw material dan

kebutuhan sumber daya manusia.

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 32), Enterprise Resources

Planning adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk

14

memproses sebuah transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan,

produksi, dan respon ke konsumen secara terintegrasi dan real time.

Gambar 2.1: Komponen Utama Dalam Aplikasi ERP Yang

Menunjukkan Lintas Fungsi Perusahaan

Sumber: O’ Brien (2010: 272)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa ERP adalah sistem

yang menggabungkan fungsi – fungsi bisnis dalam perusahaan agar data

– data disimpan pada pada satu media penyimpanan, sehingga mampu

menghasilkan informasi secara real-time.

2.7.2. Sejarah ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 15), sistem ERP sudah ada

sejak tahun 1960an, di mana pada awalnya hanya berfokus pada sistem

pabrikasi untuk mengendalikan persediaan. Sekarang ini, sistem ERP

telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi

pengelolaan sumber daya. Berikut tabel sejarah sistem ERP.

15

Tabel 2.1: Sejarah Sistem ERP

Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009: 15)

Tahun Peristiwa

1960an Sistem Pabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control).

1970an

Fokus bergeser pada Material Requirement Planning (MRP), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980anManufacturing Resources Planning (MRP-II) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi.

1990an

MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resources Planning (ERP).

2000an – sekarang

Extended ERP menjadi ERP II

2.7.3. Manfaat Penerapan ERP Dalam Perusahaan

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 33), dikutip dari buku

karangan James O’Brien, sistem ERP memiliki banyak manfaat, seperti:

1. Kualitas dan Efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan

kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan

proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan

peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi

layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

2. Penurunan Biaya. Sistem ERP dapat menurunkan

signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan

hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi

informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak

terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.

3. Pendukung Keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah

tugas – tugas manajemen sehari – hari dalam pengambilan

keputusan dan melakukan fungsi manajemen yang

16

meliputi diantaranya di bidang perencanaan,

pengorganisasian, pengawasan, dan pengendalian.

4. Kelincahan Perusahaan. Dalam mengimplementasikan

sistem ERP dapat menghilangkan perbedaan budaya

antara departemen sehingga data dapat diintegrasikan.

5. Sistem Terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem

terintegrasi dalam perusahaan, sehingga proses dan

pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih

efektif dan efisien.

6. Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang,

tetapi dapat menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan

koreksi data pada banyak sistem komputer yang masih

terpisah.

7. Sistem ERP dapat memungkinkan manajemen mengelola

operasi, tidak hanya memonitor operasional saja, tetapi

mampu menjawab apa yang harus dikerjakan untuk

menjadi lebih baik.

8. Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk

menghasilkan analisa dan laporan mendukung

perencanaan jangka panjang yang dapat dijadikan alat

pengambilan keputusan sebagai decision support system.

9. Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan

yang relevan untuk membuat perencanaan aktivitas antar

departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan

secara efisien dan efektif, misalnya perencanaan

17

pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan

cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.

10. Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping

dan pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan

sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi, baik fungsi

penjualan, pembelian, produksi, dan keuangan sehingga

dapat menghilangkan pekerjan – pekerjaan rangkap dan

menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.

11. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan, misalnya fungsi

pembelian harus melalui perhitungan perencanaan

kebutuhan setelah itu order pembelian kemudian

penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan

demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efisien dan

efektif.

12. Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan

menggabungkan seluruh aktivitas masing – masing

departemen dalam satu sistem yang terintegrasi. Dengan

sistem yang terintegrasi, dapat dihindari kebocoran,

pemborosan, penyalahgunaan sumber daya perusahaan

dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.

2.7.4. SunFish ERP

SunFish ERP adalah aplikasi ERP berbasis web yang

dikembangkan oleh DataOn. SunFish ERP terdiri dari 12 (dua belas)

modul, diantaranya, Account Payable, Account Receivable, Customer

Relationship Management (CRM), Finance, Fixed Asset, General

Ledger, Inventory, Production, Project, Purchase, Sales, dan Setting.

18

Saat ini, aplikasi SunFish ERP sudah banyak digunakan oleh

perusahaan – perusahaan besar, seperti 7 Eleven, Adaro, GE Finance

Indonesia, Hotel Mulia Senayan, Universitas Pelita Harapan, dan masih

banyak lagi yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Dengan

menggunakan aplikasi SunFish ERP, perusahaan akan mendapatkan

informasi yang selalu diperbaharui oleh user secara real-time, perusahaan

dapat berkolaborasi dengan partner, vendor, dan juga pelanggan serta

masih banyak keuntungan lain yang akan didapatkan dengan menerapkan

aplikasi SunFish ERP.

Aplikasi SunFish ERP mendukung setiap aktivitas perusahaan

yang mencakup model Supply Chain Management dan menentukan arah

transisi dengan menggunakan menjabarkan seluruh area bisnis untuk

mengidentifikasi biaya operasional dan penyusutan aset, sejalan dengan

peningkatan mutu layanan.

2.8. Pengertian Produksi

Menurut Heizer dan Render (2011: 36), produksi adalah proses

penciptaan barang dan jasa.

Produksi adalah proses dan metode yang digunakan untuk mengubah

input berwujud (barang mentah, barang setengah jadi, bahan rakitan) dan input

yang tidak berwujud (ide, informasi, pengetahuan) menjadi barang atau jasa.

Sumber daya yang digunakan dalam proses ini akan menghasilkan output yang

cocok untuk digunakan atau memiliki nilai yang berbeda.[http 1]

19

Gambar 2.2: Siklus Produksi Sistem SAP

Sumber: [http 2]

Berikut penjelasan dari siklus produksi sistem SAP:

1. Production Planning.

Tahapan pertama di mana perencanaan dilakukan berdasarkan

banyak aspek yang terlibat dalam proses manufaktur. Aspek

perencanaan muncul dari beberapa ide yang berbeda – beda.

2. Order Creation

Tahapan kedua di mana order dibuat berdasarkan kebutuhan

tertentu. Baik berdasarkan ramalan perencanaan untuk digunakan

sebagai stok barang ataupun rencana lain.

3. Order Release

Tahapan di mana order yang telah dibuat di-released sehingga

proses selanjutya dapat dijalankan.

4. Order Printing

Mencetak order yang sudah di-released.

20

5. Material Staging

Tahapan material staging adalah tahapan yang penting di dalam

siklus produksi. Pada tahapan ini, semua bahan baku yang

diperlukan dalam proses produksi dipersiapkan dan siap untuk

digunakan dalam proses produksi.

6. Order Execution

Pada tahapan ini, proses produksi dijalankan untuk menghasilkan

barang jadi.

7. Confirmations and Goods Receipt

Tahapan terakhir dari siklus produksi di mana barang jadi sudah

disetujui dan dipindahkan ke gudang beserta dengan surat – surat

pendukung lainnya.

Dapat disimpulkan bahwa, produksi adalah proses mengubah bahan –

bahan baku (barang mentah, setengah jadi) yang disertai dengan penggunaan

ide, informasi yang ada, dan juga pengetahuan menjadi barang atau jasa yang

siap untuk digunakan.

2.8.1. Kegunaan Modul Produksi

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), terdapat 2 (dua)

manfaat dari penggunaan modul Produksi, yaitu:

a. Mengatur jadwal produksi dengan cepat sesuai dengan

schedule pengiriman dari order penjualan dan rencana

penjualan dengan mempertimbangkan ketersediaan

material dan kapasitas produksi.

b. Meningkatkan pengendalian penggunaan material per

work order untuk mencapai tingkat efisiensi tertinggi

kegiatan produksi.

21

2.8.2. Karakteristik Modul Produksi (dan Operasi)

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 91), modul Produksi (dan

Operasi) memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

a. Fasilitas penginputan Tarif Standar Direct Labor dan FOH

per Mesin.

b. Fasilitas perhitungan Bill of Material (BOM) per Work

Order Produksi.

c. Fasilitas perhitungan standar pra-kalkulasi per Work Order

Produksi.

d. Fasilitas penginputan Work Order Produksi dan

permintaan barang per Work Order Produksi.

e. Fasilitas penginputan penerimaan hasil jadi dan detil

pemakaian bahan per Work Order.

f. Fasilitas penginputan retur penerimaan hasil jadi untuk

reproses produksi.

g. Fasilitas penginputan Work in Process (WIP).

2.9. Fit/ Gap Analysis

2.9.1. Pengertian Fit/ Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011), fit/ gap analysis adalah

metodologi yang digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan

proses bisnis perusahaan dan fungsi sistem, mengevaluasi, dan mencatat

fungsi – fungsi yang sesuai (fit) dan tidak sesuai (gap). Tujuan dari

analisa ini adalah tidak untuk memberikan solusi maupun rancangan

terhadap sistem.

Gap analysis adalah teknik yang digunakan oleh perusahaan

untuk menentukan langkah apa yang harus diambil untuk beralih dari

kondisi sekarang ke kondisi yang diinginkan di masa mendatang. Gap

analysis juga biasa dikenal dengan need-gap analysis, needs analysis, dan

needs assessment. [http 3]

22

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa Fit/ Gap Analysis

adalah teknik yang digunakan perusahaan untuk mengetahui kesesuaian

dan ketidaksesuaian antara proses bisnis berjalan dengan sistem yang

digunakan, sehingga perusahaan dapat menentukan langkah berikutnya

yang harus diambil untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

2.9.2. Tujuan Fit/ Gap Analysis

Fit/ Gap Analysis bertujuan untuk:

a. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.

b. Sebagai langkah awal untuk menentukan penyesuaian

yang perlu dilakukan.

c. Memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi

kebutuhan proses bisnis perusahaan.

d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best

Practice”.

e. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan.

Fit/ Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user

terhadap sistem dan mengidentifikasi apa fit dan gap antara kebutuhan

pengguna dengan sistem. Fit berarti requirement telah dipenuhi oleh

sistem, sedangkan gap berarti requirement tidak dipenuhi oleh sistem.

2.9.3. Metode dalam Fit/ Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011), terdapat 4 (empat) metode

yang dapat digunakan dalam melakukan Fit/ Gap Analysis, yaitu:

23

1. Simulation Based

Gambar 2.3: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Simulation Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Plan: Perencanaan Fit - Gap untuk kegiatan sehari-hari,

daftar partisipan dan agenda detil yang dipersiapkan

berdasarkan hasil bisnis blueprint dan kebutuhan analisa

dasar.

2. Implement: Sistem diimplementasikan dalam uji simulasi

atau sandbox.

3. Analyze: Analisa sistem dilakukan untuk membandingkan

fungsi-fungsi yang ada dengan kebutuhan perusahaan.

4. Capture: Menemukan fit dan gap sistem serta

mendokumentasikannya.

24

2. Brainstorming Discussion Based

Gambar 2.4: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Brainstorming

Discussion Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Schedule: Jadwal detil untuk diinformasikan. Jadwal beserta

topik yang akan didiskusikan dipersiapkan.

2. Discuss: Pembawa materi menjelaskan tentang fitur – fitur

sistem pada detil fungsi dan stakeholdermenyampaikan

mengenai apa yang mereka butuhkan.

3. Capture: Menemukan perbedaan antara kebutuhan dengan

fungsi.

4. Analyze: Fit dan Gap dianalisa dan didokumentasikan.

25

3. Questionnaire Based

Gambar 2.5: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Questionnaire

Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Analyze: Kebutuhan perusahaan pertama kali dianalisa

berdasarkan bisnis blueprint dan kebutuhan analisa dasar.

2. Formulate: Pertanyaan detil daftar fit – gapyang

dipersiapkan berdasarkan kebutuhan analisa.

3. Answer: Jawaban pertanyaan – pertanyaan diisi oleh

seseorang yang ahli di bidangnya dalam perusahaan.

4. Extract: Jawaban dicocokkan dengan fungsi sistem

berdasarkan daftar fit dan gap.

26

4. Hybrid Based

Gambar 2.6:Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode Hybrid Based

Sumber: Pol dan Paturkar (2011)

1. Plan & Schedule: Perencanaan fit dan gap untuk jadwal

sehari – hari, daftar partisipan dan detil agenda dipersiapkan.

Detil jadwal untuk diskusi disampaikan.

2. Discuss & Formulate: Diskusi antara konsultan sistem dan

stakeholder. Pertanyaan diformulasikan dan diberikan

kepada seseorang yang ahli di bidangnya untuk dijawab.

3. Answer & Analyze: Inti diskusi dianalisa berikut juga dengan

jawaban yang telah diisi oleh para ahli dalam perusahaan.

4. Extract & Capture: Analisis dan jawaban dibandingkan

dengan fungsi sistem untuk daftar fit dan gap.

27

2.9.4. Langkah – Langkah Fit/ Gap Analysis

Berikut langkah – langkah yang akan dilakukan dalam fit/ gap

analysis adalah sebagai berikut:

2.9.4.1. Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek

untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi oleh sistem

yang sudah diimplementasikan. Selain itu, berfungsi untuk

memastikan tim proyek berfokus pada era yang paling penting

bagi perusahaan agar functionality yang baru dapat memberikan

nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis.

Requirement harus diidentifikasikan sesuai dengan tingkat

prioritasnya. Tingkat prioritasnya akan dijelaskan dalam tabel

berikut.

Tabel 2.2: Tingkat Prioritas Dalam Fit/ Gap Analysis

Sumber: [http 4]

Kode Keterangan

H

High Critical Requirement – Merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan produksi dan tanpa requirement tersebut kegiatan perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.

MMedium Critical Requirement – Merupakan requirement di mana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.

LLow Critical Requirement – Merupakan requirement yang hanya menambah nilai kecil atau minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.

Adapun requirement tersebut akan dikelompokkan

berdasarkan beberapa kategori, yaitu:

28

a. Operasional

Requirement pada kategori operasional

merupakan requirement yang bersifat sebagai

peningkatan produktifitas karyawan, seperti

efisiensi waktu, dan penyempurnaan operasional.

b. Strategis

Requirement pada kategori strategis

merupakan requirement yang bersifat sebagai alat

pendukung pengambilan keputusan bagi pihak

manajemen.

2.9.4.2. Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir

oleh sistem yang sudah diimplementasikan. Degree of Fit terdiri

dari 3 (tiga) kategori, yaitu: fit, gap, dan partial fit.

Tabel 2.3: Degree of Fit Dalam Fit/ Gap Analysis

Sumber: [http 4]

Kode KeteranganF Fit – Kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh aplikasi sistem.

G

Gap – Aplikasi sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap aplikasi sistem.

P

Partial Fit – Sistem aplikasi mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

2.9.4.3. Gap Resolution

Dalam proses Fit/ Gap Analysis akan ditemukan sebuah

gap. Pada saat gap ditemukan, tim penulis akan menentukan

alternatif dan rekomendasi solusi untuk mengatasi gap tersebut.

Terdapat beberapa jalan dalam menyelesaikan gap yaitu dengan

29

gap resolution. Beberapa metode yang digunakan dalam gap

resolution antara lain:

a. Package work-around.

Pertama kali tim akan mengidentifikasi

jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan proses

yang ada.

b. Membuat bisnis sesuai dengan package.

Apabila metode package work-around

tidak dapat diterapkan, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada

proses bisnis untuk dilakukan penyesuaian.

Penyesuaian dilakukan pada proses bisnis yang ada

untuk mengeliminasi gap yang terjadi.

Customization merupakan perubahan pada aplikasi yang

memerlukan keikutsertaan dari staf Pengembangan, atau beberapa

perubahan agar proses bisnis berjalan dapat berjalan dengan lebih

baik untuk kemampuan upgrade pada software selanjutnya. Dan

jika customization dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah

membangun fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan

package, dibandingkan dengan merubah package yang sudah ada.

2.10. Risk Analysis

2.10.1. Pengertian Risk Analysis

Risk analysis adalah sebagai komponen dari risk management

yang terdiri dari: [http 5]

1. Identifikasi dari kondisi positif dan negatif dari

kegiatan internal dan eksternal.

2. Menentukan hubungan sebab dan akibat antara

kemungkinan kejadian.

30

3. Evaluasi dari sejumlah hasil atau akibat dengan asumsi

yang berbeda – beda.

4. Aplikasi dari teknik kualitatif dan kuantitatif untuk

mengurangi hasil yang tidak pasti, biaya yang tidak

terduga, hutang, dan kerugian.

Menurut Whitman dan Mattord (2010, p277), risk analysis adalah

identifikasi dan penilaian atas tingkat resiko di dalam perusahaan.

Menurut Marchewka (2010: 217), risk analysis adalah penentuan

tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah

sebuah tolak ukur untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi

dan akibatnya di dalam sebuah proyek.

2.10.2. Risk Identification

Menurut Schwalbe (2010: 434), risk identification adalah sebuah

proses pemahaman kejadian potensial di mana dapat merugikan ataupun

meningkatkan sebuah objek tertentu.

Menurut Triadi, Norken, & Dharma (2011: 51) dalam jurnal yang

berjudul “Manajemen Resiko Operasi Pemeliharaan Waduk di Propinsi

Bali”, dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko – resiko

yang ada sampai level yang detil dan kemudian menentukan signifikasi

(potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei dan penyelidikan

terhadap masalah – masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam

mengidentifikasi resiko, dapat digunakan beberapa cara, antara lain

dengan menyusun daftar resiko, wawancara dengan personel kunci

(expert) yang terlibat, dan melalui brain storming.

31

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa risk identification

adalah aktivitas mempelajari dan memperkirakan resiko – resiko yang

mungkin muncul beserta potensinya dalam sebuah proyek.

2.10.3. Tujuan Risk Analysis

Menurut Marchewka (2010: 251), risk analysis bertujuan untuk

menentukan kemungkinan terjadinya setiap resiko yang telah

diidentifikasi dan dampaknya terhadap proyek.

2.10.4. Qualitative Risk Analysis

Menurut Schwalbe (2010: 438), qualitative risk analysis

menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko – resiko

yang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran beserta dengan

prioritasnya.

2.10.5. Matriks Peluang/ Dampak (Probability/ Impact Matrix)

Menurut Schwalbe (2010: 438), seorang manajer proyek dapat

menuangkan ke dalam bentuk grafik peluang dan dampak resiko pada

Matriks Peluang/ Dampak. Sebuah Matriks Peluang/ Dampak

mendaftarkan peluang dari sebuah resiko yang muncul pada satu sisi dari

matriks dan dampak yang berhubungan dengan resiko pada sisi lainnya.

Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik

sederhana ini untuk membantu mereka mengidentifikasikan resiko yang

perlu mereka perhatikan. Untuk menggunakan pendekatan ini, project

stakeholder mendaftarkan resiko – resiko yang diperkirakan mungkin

muncul atas proyek yang sedang dilaksanakan. Mereka kemudian

menentukan apakah resiko tersebut termasuk kedalam kategori high

(tinggi), medium (sedang), ataupun low (rendah) atas peluang timbulnya

dan dampaknya jika resiko tersebut muncul.

32

Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam

probability/ impact matrix. Tim proyek menempatkan resiko pada

matriks, mengkombinasikan semua resiko umum, dan memutuskan di

mana resiko – resiko tersebut harus ditempatkan pada matriks. Tim

proyek harus berfokus pada setiap resiko yang termasuk pada kategori

high dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka

merencanakan untuk mersepon resiko – resiko tersebut apabila terjadi.

Gambar 2.7: Probability/ Impact Matrix

Sumber: Schwalbe (2010: 439)

2.10.5.1. Risk Probability Rank

Risk Probability Rank mengukur kemungkinan

(probability) terjadinya resiko. Risk ProbabilityRank memiliki 3

(tiga) kategori yang dijelaskan dalam tabel berikut:

33

Tabel 2.4: Risk Probability Rank

Sumber: [http 6]

Peringkat Deskripsi

High Kemungkinan resiko akan muncul relatif tinggi apabila fungsi tidak diterapkan.

Medium Kemungkinan resiko akan muncul cukup tinggi apabila fungsi tidak diterapkan.

Low Kemungkinan resiko akan muncul cukup rendah jika fungsi tidak diterapkan.

2.10.5.2. Risk Impact Rank

Risk Impact Rank mengukur dampak yang ditimbulkan

dari resiko. Risk Impact Rank memiliki 3 (tiga) kategori yang

dijelaskan dalam tabel berikut:

Tabel 2.5: Risk Impact Rank

Sumber: [http 6]

Peringkat Deskripsi

HighDampak yang ditimbulkan dari resiko sangat mempengaruhi sehingga menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

MediumDampak yang ditimbulkan dari resiko cukup mempengaruhi, tetapi tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

Low

Dampak yang ditimbulkan dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

2.11. Activity Diagram

2.11.1. Pengertian Activity Diagram

Menurut Satzinger (2009: 141), activity diagram merupakan jenis

dari workflow diagram yang sederhana, yang mendeskripsikan kegiatan

berbagai user atau sistem, orang yang melakukan setiap aktivitas, dan

urutan dari aktivitas – aktivitas yang dilakukan.

34

2.11.2. Tujuan Penggunaan Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur

prosedural dari aktivitas yang merupakan bagian dari aktivitas yang lebih

besar. Di dalam proyek, di mana terdapat use case, activity diagram dapat

menggambarkan secara spesifik use case tersebut. [http 7]

2.11.3. Simbol – Simbol Activity Diagram

Menurut Satzinger (2009: 141), dalam menggambarkan activity

diagram, digunakan beberapa simbol yang menggambarkan proses –

proses yang terjadi. Berikut simbol – simbol digunakan dalam pembuatan

activity diagram:

a. Swimlane. Area berbentuk persegi di dalam activity

diagram yang merepresentasikan aktivitas yang dilakukan

oleh seorang agen.

Gambar 2.8: Swimlane

Sumber: Satzinger (2009: 142)

b. Starting Activity. Poin awal alur di dalam sebuah aktivitas.

Digambarkan dengan lingkaran hitam penuh.

Gambar 2.9: Starting Activity

Sumber: Satzinger (2009: 142)

c. Activity. Menggambarkan kegiatan apa yang dilakukan.

35

Gambar 2.10: Activity

Sumber: Satzinger (2009: 142)

d. Transition Arrow. Menunjukkan arah dari satu aktivitas ke

aktivitas selanjutnya.

Gambar 2.11: Transition Arrow

Sumber: Satzinger (2009: 142)

e. Synchronization Bar. Simbol di dalam activity diagram

yang menunjukkan pembagian ataupun penggabungan dari

beberapa aktivitas.

Gambar 2.12: Synchronization Bar (Split)

Sumber: Satzinger (2009: 142)

Gambar 2.13: Synchronization Bar (Join)

Sumber: Satzinger (2009: 142)

36

f. Decision Activity. Titik di dalam alur kerja, di mana alur

keluar dari sebuah aktivitas dapat menuju aktivitas

alternatif, tergantung pada kondisi.

Gambar 2.14: Decision Activity

Sumber: Satzinger (2009: 142)

g. Ending Activity. Poin akhir alur di dalam sebuah aktivitas.

Di dalam sebuah alur kerja, dimungkinkan untuk terdapat

lebih dari 1 ending activity. Digambarkan dengan

lingkaran hitam penuh yang dikelilingi lingkaran.

Gambar 2.15: Ending Activity

Sumber: Satzinger (2009: 142)

2.12. System Flowchart

Menurut Satzinger (2009: 354), system flowchart merupakan diagram

yang mendeskripsikan alur kontrol program komputer secara keseluruhan di

dalam sistem.

2.12.1. Simbol – Simbol Yang Digunakan

Simbol untuk membuat flowchart dapat dibedakan ke dalam 4

(empat) kategori sebagai berikut:

a. Input/ output symbols, merepresentasikan alat atau media

yang menyediakan input atau record input dari operasi

pemrosesan.

37

b. Processing symbols, menunjukkan jenis alat yang

digunakan untuk memproses data atau mengindikasikan

kapan pemrosesan dilakukan secara manual.

c. Storage symbols, merepresentasikan alat yang digunakan

untuk menyimpan data yang sedang tidak digunakan oleh

sistem.

d. Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan arus

data dan barang. Simbol ini juga merepresentasikan

operasi ketika flowchart dimulai atau diakhiri, di mana

keputusan dibuat, dan kapan untuk menambahkan

penjelasan untuk flowchart.

Gambar 2.16: Simbol – Simbol Umum Dalam Penyusunan Flowchart

Sumber: Satzinger (2009: 358)

38

2.13. Kerangka Berpikir

Gambar 2.17: Kerangka Berpikir

2.14. Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2008: 193), bila dilihat dari segi cara atau teknik

pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara

interview (wawancara) dan observasi (pengamatan).

2.14.1. Interview atau Wawancara

Menurut Sugiyono (2008: 194), wawancara digunakan sebagai

teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi

pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan

juga apabila peneliti ingin mengetahui hal – hal dari responden yang lebih

mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data

ini didasarkan pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau

setidak – tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara

tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan

dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan

telepon.

Wawancara terbagi menjadi 2 jenis, yaitu:

a. Wawancara terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara

terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan

pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan

wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi

pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya.

39

b. Wawancara tidak terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 197), wawancara tidak

terstruktur adalah wawancara yang bebas, di mana peneliti

tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah

tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan

data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa

garis – garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

2.14.2. Observasi

Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi sebagai teknik

pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan

dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika dalam

wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan narasumber

secara langsung, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga

objek – objek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan

observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia,

proses kerja, gejala – gejala alam dan bila responden yang diamati tidak

terlalu besar.

Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi proses pelaksanaan

pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant

observation (observasi berperan serta) dan non-participant observation.

a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)

Menurut Sugiyono (2008: 203), dalam observasi ini

peneliti terlibat dengan kejadian sehari – hari orang yang

sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data

penelitian.

b. Observasi Non-Partisipan

40

Menurut Sugiyono (2008: 203), jika dalam

observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan

aktivitas orang – orang yang diamati, maka dalam

observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya

sebagai pengamat yang bersifat independen.

Menurut Sugiyono (2008: 203), dari segi instrumen yang

digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur

dan tidak terstruktur.

a. Observasi Terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 203), observasi

terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara

sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana

tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila

peneliti telah mengetahui dengan pasti tentang variabel

apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur

atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai

pedoman untuk melakukan observasi.

b. Observasi Tidak Terstruktur

Menurut Sugiyono (2008: 205), observasi tidak

terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara

sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini

dilakukan karena peneliti tidak tahu pasti tentang apa yang

akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti

tidak menggunakan instrumen yang telah baku, tetapi

hanya berupa rambu – rambu pengamatan.