Transcript
Page 1: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

UNIT PENDIDIKAN KHASUNIT PENDIDIKAN KHASJABATAN PENDIDIKAN PAHANGJABATAN PENDIDIKAN PAHANG

PENGURUSAN FAIL PENGURUSAN FAIL PROGRAM PENDIDIKAN PROGRAM PENDIDIKAN

KHAS INTEGRASIKHAS INTEGRASI(PPKI)(PPKI)

Disediakan OlehDisediakan Oleh

Ropizalhazri Bin IsmailRopizalhazri Bin Ismail

Page 2: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

TUJUAN PENGURUSAN FAILTUJUAN PENGURUSAN FAIL Menentukan sistem pengurusan fail Menentukan sistem pengurusan fail

yang bersistematik untuk tujuan yang bersistematik untuk tujuan tindakan atau rujukan.tindakan atau rujukan.

Menjelaskan proses pembukaan, Menjelaskan proses pembukaan, pergerakan dan penyimpanan fail. pergerakan dan penyimpanan fail.

Mendapat kefahaman dalam Mendapat kefahaman dalam tugas-tugas mengendalikan fail dan tugas-tugas mengendalikan fail dan pengurusan PPKI.pengurusan PPKI.

Page 3: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

PENGKELASAN FAILPENGKELASAN FAIL Fail RasmiFail Rasmi

-- tanggungjawab Ketua tanggungjawab Ketua Pembantu Tadbir, Pembantu Pembantu Tadbir, Pembantu Tadbir dan Pembantu Am Tadbir dan Pembantu Am Pejabat.Pejabat.

Fail KerjaFail Kerja-- tanggungjawab Guru Penolong tanggungjawab Guru Penolong Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Kanan (GPK) Pendidikan Khas/ Penyelaras dan Guru Pendidikan Penyelaras dan Guru Pendidikan Khas.Khas.

Page 4: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

JENIS FAILJENIS FAIL Fail RasmiFail Rasmi Fail KerjaFail Kerja

Page 5: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

Kulit FailKulit Fail

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 menyebut Tahun 2007 menyebut menggunakan kulit fail (Am 435 – menggunakan kulit fail (Am 435 – Pin 1/80) yang ditetapkan Pin 1/80) yang ditetapkan mengikut piawaian Jabatan Arkib mengikut piawaian Jabatan Arkib Negara. Negara.

FAIL RASMIFAIL RASMI

Page 6: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

PengkodanPengkodan

-- SMKKS/04/11/003 ( )SMKKS/04/11/003 ( )

- JPNP/09/02/02 ( )- JPNP/09/02/02 ( )

- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )- JPN.SPSPK 02.700-1/3 ( )

- CEA4089.700-1/3 ( )- CEA4089.700-1/3 ( )

Page 7: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

SekolahSekolah

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

PengkodanPengkodan

- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )- CEA4089.700 – 04 / 03 ( )

Kod Arkib NegaraKod Arkib NegaraPendidikan KhasPendidikan Khas

KurikulumKurikulumBilanganBilangan

Page 8: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

8

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Page 9: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

CEA4089….-CEA4089….-O4O4Pendidikan KhasPendidikan Khas

Pengkodan dan PendaftaranPengkodan dan Pendaftaran - - Teliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-failTeliti kandungan surat / dokumen dan pastikan fail-fail

berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka berkenaan telah sedia ada ataupun memerlukan fail baru dibuka dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.dan direkodkan dalam Buku Daftar Fail Baru dan Tutup.

04/0104/01Pengurusan PPKIPengurusan PPKI

04/0304/03Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid

04/0404/04KokurikulumKokurikulum

04/0204/02KurikulumKurikulum

04/03/0104/03/01PasukanPasukan

Badan BeruniformBadan Beruniform

04/03/0204/03/02Kelab dan PersatuanKelab dan Persatuan

04/03/0304/03/03Sukan dan Permainan/Sukan dan Permainan/

1M1S1M1S

Page 10: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Kandungan FailKandungan Fail

Kertas MinitKertas Minit

Surat Keluar Surat Keluar MasukMasuk

- Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan - Masukkan Kertas Minit berserta surat / dokumen yang berkenaan di dalam fail yang telah dibuka. di dalam fail yang telah dibuka. - Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.Minit kandungan surat dimasukkan dan difailkan di sebelah kiri.- Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.Surat, dokumen atau salinan surat / dokumen di sebelah kanan fail.

Page 11: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Kertas MinitKertas Minit-- ppenting bagi mencatat enting bagi mencatat segala segala dokumen keluar masuk.dokumen keluar masuk.

-- Minit kandungan Minit kandungan surat yang diterima/ surat yang diterima/ masuk ditulis masuk ditulis menggunakan pen menggunakan pen warna merahwarna merahdan dan surat keluar menggunakan pen surat keluar menggunakan pen berwarna biru / hitam.berwarna biru / hitam.

Page 12: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Surat Masuk dan KeluarSurat Masuk dan Keluar-- Surat yang Surat yang diterima / masukditerima / masuk dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna merah.merah.

-- Surat yang Surat yang dihantar / keluardihantar / keluar dicop dicop menggunakan warna menggunakan warna biru / hitam.biru / hitam.

Page 13: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Simpanan FailSimpanan Fail-- menyebut perlu menyebut perlu disimpan di Bilik Rekod disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan dengan menggunakan rak yang sesuai dan rak yang sesuai dan dilabelkan bagi dilabelkan bagi memudahkan memudahkan pengesanan fail.pengesanan fail.-- Fail hendaklah disimpan dalam kabinet Fail hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.Arahan Keselamatan.

Page 14: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Menutup FailMenutup Fail-- apabila jumlah apabila jumlah bilangan surat / dokumen bilangan surat / dokumen mencecah bilangan 100 mencecah bilangan 100 atau setebal 2 inci/4 cm.atau setebal 2 inci/4 cm.

-- Fail hendaklah ditulis Fail hendaklah ditulis Tutup Pada XX/X/2010Tutup Pada XX/X/2010Rujuk Jilid XXRujuk Jilid XX

-- Fail baru hendaklah di tulis Jld. XXFail baru hendaklah di tulis Jld. XXContoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2Contoh : CEA4089.700-04/03 Jld. 2

Page 15: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL RASMI FAIL RASMI (sambungan)(sambungan)

Fail Perlu HidupFail Perlu Hidup-- ada catatan keluar masuk ada catatan keluar masuk surat / dokumen.surat / dokumen.- Contoh :- Contoh :

DOKUMENDOKUMEN STATUSSTATUS BILBIL

a.a. Surat mohon tubuh Pengakap PPKISurat mohon tubuh Pengakap PPKI KeluarKeluar 11b.b. Surat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GBSurat kelulusan tubuh oleh Pengetua/GB MasukMasuk 22c.c. Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap Surat pelantikan Guru Penasihat Pengakap MasukMasuk 33d.d. Surat panggilan kursus Pengakap dari JPNSurat panggilan kursus Pengakap dari JPN MasukMasuk 44e.e. Surat maklum hadir kursus dari sekolahSurat maklum hadir kursus dari sekolah KeluarKeluar 55f.f. Surat mohon kelulusan buat program sekolahSurat mohon kelulusan buat program sekolah KeluarKeluar 66g.g. Surat kelulusan program dari PengetuaSurat kelulusan program dari Pengetua MasukMasuk 77

Page 16: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJAFAIL KERJA Kulit FailKulit Fail

-- bebas.bebas. Simpanan FailSimpanan Fail

-- dalam Bilik PPKI dalam Bilik PPKI Pengkelasan FailPengkelasan Fail

Mesy/Mesy/TaklimatTaklimat

PengurusanPengurusanPPKIPPKI

PengurusanPengurusan RekodRekod

Pengurusan dan Pentadbiran PPKIPengurusan dan Pentadbiran PPKI

Akta/Akta/PekelilingPekeliling

PengurusanPengurusanKewanganKewangan

Page 17: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

Kandungan FailKandungan Fail-- Menggunakan kertas pembahagiMenggunakan kertas pembahagi-- Mengandungi maklumat seperti :Mengandungi maklumat seperti :

* Carta Organisasi* Carta Organisasi* Takwim / Perancangan Tahunan* Takwim / Perancangan Tahunan* Senarai Jawatankuasa* Senarai Jawatankuasa* Perlembagaan* Perlembagaan* Surat-surat* Surat-surat

Page 18: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan) Pengkelasan Fail KerjaPengkelasan Fail KerjaBIL FAIL UTAMA JUMLAH

FAIL1 Pengurusan dan Pengurusan dan

Pentadbiran PPKIPentadbiran PPKI7

2 KurikulumKurikulum 113 Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid 54 KokurikulumKokurikulum 4

JUMLAH 27

Page 19: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan PentadbiranBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

1 Pengurusan PPKI

1.1 Maklumat Am Program PPKI

1.2 Fail Meja

1.3 Carta Organisasi PPKI

1.4 Jawatankuasa PPKI

1.5 Maklumat Kelas PPKI

1.6 Takwim / Perancangan Tahunan

1.7 Buku Panduan Pengurusan

1.7 Perancangan Strategik PPKI

2 Mesyuarat / Taklimat2.1 Surat Panggilan Mesyuarat

2.2 Minit Mesyuarat

Page 20: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan PentadbiranBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

3Akta dan Surat Pekeliling

3.1 Rujuk lampiran

4 Pengurusan Rekod

4.1 Rekod Pendaftaran Murid4.2 Rekod Kehadiran Murid4.3 Rekod Pergerakan Guru / PPM4.4 Rekod Guru Ganti4.5 Rekod Penggunaan Peralatan4.6 Rekod Laporan Guru Bertugas4.7 Rekod Pelawat

4.8Rekod Profil Murid (unit HEM)- Rekod Kesihatan- Rekod Pergigian

4.9 Buku Stok/Inventori/Harta Modal 4.10 Buku Tugasan Guru 4.11 Buku Tugasan PPM

Page 21: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

1. Pengurusan dan Pentadbiran1. Pengurusan dan PentadbiranBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

5Pengurusan Kewangan

5.1 Perancangan Perbelanjaan Tahunan

5.2 Penyata peruntukan PCG

5.3 Rekod perbelanjaan

5.4 Salinan Nota minta / Invois / Resit

6 Perkembangan Staf6.1 Kertas Kerja

6.2 Laporan Aktiviti

7 Dokumentasi

7.1 Kertas Kerja

7.2 Laporan Aktiviti

7.3 Post Mortem

Page 22: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

2. Kurikulum2. KurikulumBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

1 KSSRPK/KSSMPK

1.1 Dokumen Standard Kurikulum (DSK)

1.2 Dokumen Standard Prestasi (DSP)

1.3 Sukatan Pelajaran Bermasalah Pembelajaran

2 Jadual Waktu

2.1 Jadual Waktu Induk2.2 Jadual Waktu Guru2.3 Jadual Waktu Kelas2.4 Jadual Tugasan PPM

3Pentaksiran / Penilaian

3.1 Jadual Pentaksiran / Penilaian

3.2 Laporan Pentaksiran

3.3 Pendaftaran Peperiksaan Awam

Page 23: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

2. Kurikulum2. KurikulumBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

4 Bank Soalan 4.1 Bank Soalan / Senarai Semak

5 Program Inklusif

5.1 Surat Persetujuan Ibubapa / Penjaga

5.2 Ujian Kelayakan5.3 Laporan Prestasi Murid

5.4 Jawatankuasa Program Inklusif

5.5Jadual Waktu Guru Resos dan Arus Perdana berkaitan

5.6 Senarai Nama Murid Inklusif

6Rancangan Pengajaran Individu

6.1 Jawatankuasa RPI

6.2 Dokumen RPI

7 Pemantauan

7.1 Jadual pemantauan Guru7.2 Instrumen pencerapan

7.3 Maklum balas pemantauan

Page 24: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

2. Kurikulum2. Kurikulum

BIL FAIL DAN REKODNO

ITEMITEM

8Panitia Mata pelajaran / Komponen

8.1 Jawatankuasa Panitia

8.2 Perancangan Program Panitia

8.3 Minit Mesyuarat Panitia

8.4 Kewangan Panitia

8.5 Laporan Aktiviti Panitia

10 LINUS10.1 Saringan 1

10.2 Domain LINUS

11 PBS 11.1 Dokumen PBS

Page 25: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

3. Hal Ehwal Murid3. Hal Ehwal MuridBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

1 Peribadi Murid

1.1 Biodata (SMM), 1.2 Surat Penempatan Murid

1.3 Laporan Pemeriksaan Doktor

1.4 Salinan Kad OKU1.5 Salinan Sijil Kelahiran

1.6 Salinan Kad Pengenalan Murid

1.7 Salinan Kad Pengenalan Ibubapa/Penjaga

1.8 Salinan Buku Akaun Bank

1.9 Sijil Penghargaan/Penyertaan

2Data / Enrolmen (SMPK)

2.1 Analisis Data Guru2.2 Analisis Data Murid2.3 Analisis Data PPM2.4 Laporan Status PPKI

Page 26: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

3. Hal Ehwal Murid3. Hal Ehwal Murid

BIL FAIL DAN REKODNO

ITEMITEM

3 Disiplin3.1. Jawatankuasa Disiplin PPKI

3.2 Laporan Salahlaku Murid

4Skim Pinjaman Buku Teks

4.1 Borang Pinjaman Buku Teks

4.2 Data SPBT PPKI

5 Biasiswa / EMK

5.1 Borang Persetujuan Ibubapa

5.2Borang Kebenaran / Kawalan Pengeluaran Wang

Page 27: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

4. Kokurikulum4. KokurikulumBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

1Induk Pengurusan Kokurikulum

1.1Carta Organisasi / Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum

1.2 Senarai Nama Murid Mengikut Unit

1.3 Takwim / Perancangan Kokurikulum

1.4 Laporan Pencapaian / Pengiktirafan

1.5 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

2Pasukan Badan Beruniform

2.1 Senarai Nama Murid

2.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid

2.3 Senarai Kehadiran Aktiviti

2.4 Perlembagaan2.5 Pelaporan Aktiviti

2.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim

2.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Page 28: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

FAIL KERJA FAIL KERJA (sambungan)(sambungan)

4. Kokurikulum4. KokurikulumBIL FAIL DAN REKOD

NO ITEM

ITEM

3 Kelab dan Persatuan

3.1 Senarai Nama Murid

3.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid

3.3 Senarai Kehadiran Aktiviti

3.4 Perlembagaan3.5 Pelaporan Aktiviti

3.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim

3.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

4Sukan dan Permainan / 1M1S

4.1 Senarai Nama Murid

4.2 Carta Organisasi / Jawatankuasa Murid

4.3 Senarai Kehadiran Aktiviti

4.4 Perlembagaan4.5 Pelaporan Aktiviti

4.6 Perancangan Kokurikulum/Takwim

4.7 Lampiran Surat/Dokumen Berkaitan

Page 29: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

Soal JawabSoal Jawab

Page 30: UNIT PENDIDIKAN KHAS JABATAN PENDIDIKAN PAHANG

TERIMA KASIHTERIMA KASIH


Top Related