Download - Pks 08 pengurusan rekod
PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
1/3
SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKOLAH
PENGAJARAN &PEMBELAJARAN
PROSEDUR KUALITI
PKS 08
PENGURUSAN
REKOD
PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
2/3
13.1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan prosedur pengurusan rekod dipatuhi yang merupakan bukti pematuhan kepada standard dan keberkesanan operasi Sistem Pengurusan Kualiti.
13.2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh BPSH, JPN, PPW, PPD dan sekolah bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan bagi rekod-rekod bertaraf terbuka.
13.3. RUJUKAN
13.3.1. Manual Kualiti 13.3.2. Prosedur Kualiti 13.3.3. Lampiran Kualiti 13.3.4. Dokumen Sokongan 13.3.5. Arahan Keselamatan 1974 13.3.6. Akta Arkib Negara 2003 13.3.7. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5/2007 – Panduan Pengurusan
Pejabat
13.4. DEFINISI
13.4.1 Rekod
Rekod bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini merangkumi segala jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematografi, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.
PKS 08 - Pengurusan Rekod
No. Keluaran Tarikh Keluaran No. Pindaan Tarikh Pindaan Tarikh Berkuatkuasa
05 01 Disember 2016 0 0 04 Januari 2017
Muka Surat
3/3
13.5. TANGGUNG JAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNG JAWAB TINDAKAN RUJUKAN
PT Rekod
1. 1. Menyelenggara rekod-rekod sebagai bukti pematuhan standard melalui kaedah berikut :
a. Mendaftar dan memberikan nombor rujukan untuk setiap rekod. b. Menyimpan rekod-rekod mengikut fail yang selaras dengan Akta Arkib Negara 2003 c. Menyediakan kaedah yang sesuai bagi mengesan pergerakan rekod d. Mengenal pasti dan menyenaraikan rekod-rekod yang perlu dilupuskan.
e. Melaksanakan pelupusan Rekod mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara 2003.
Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PKS 07 Tindakan Pembetulan
Senarai Pendaftaran Rekod Sistem Penyimpanan Rekod Sistem Pergerakan Rekod Senarai Pelupusan Rekod Pelupusan
13.6. REKOD KUALITI
BIL. JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI
1 Rekod Awam 5 Tahun Sekolah
2 Dokumen Lain Tertakluk kepada Jadual
Pelupusan Rekod Sekolah
3 Rekod Kewangan 7 Tahun Sekolah