Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
1
PETUNJUK PENGGUNAAN
SPMI ONLINE UNTUK AUDITOR
KANTOR PENJAMINAN MUTU INSTITUT
TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
2020
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Panduan Penggunaan SistemPenjaminan Mutu
Internal (SPMI)
USER AUDITOR
2020
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
3
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ..........................................................................................................1
1. Halaman Login .................................................................................................2
2. Halaman Beranda ..............................................................................................2
3. Mengubah Password User ....................................................................................4
4. Penilaian Standar SPMI .......................................................................................4
4.1. Penilaian Data Pendahuluan ............................................................................6
4.2. Jenis-jenis Penilaian .....................................................................................7
4.2.1. Jenis Penilaian Peninjauan...........................................................................7
4.2.2. Jenis Penilaian Isian Singkat ........................................................................7
4.2.3. Jenis Penilaian Checkbox ............................................................................8
4.2.4. Jenis Isian Pilihan .....................................................................................8
4.2.5. Jenis Isian Otomatis ..................................................................................9
5. Melihat Nilai ....................................................................................................9
6. Laporan Form Audit Mutu internal ........................................................................12
Lampiran Sumber Data.... .... ...................................................................................17
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
4
a. Beranda : Menuju halaman beranda.
b.
c.
Penilaian
Nilai Jurusan
: Menu untuk menuju halaman penelitian.
: Menu untuk melihat capaian nilai jurusan.
1. Halaman Login
Halaman awal dari tampilan website adalah halaman login. Halaman login merupakan pintu
masuk bagi auditor untuk dapat mengakses web. Pada Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) ini terdapat beberapa macam user dengan hak akses yang berbeda-beda. Pada kasus
ini akan dibahas hak akses untuk user auditor. Tampilan halaman login dapat dilihat pada
Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Tampilan Halaman Login
Pada Gambar 1.1 terdapat isian username dan password yang wajib untuk diisi. Username
diisi dengan identitas departemen, sehingga tiap auditor memiliki username yang berbeda.
Password merupakan kata kunci yang sesuai dengan username yang diisikan.
2. Halaman Beranda
Setelah auditor memasukkan username dan password dengan benar, maka akan menuju
halaman beranda. Tampilan halaman beranda dapat dilihat pada Gambar 2.1. Berdasarkan
tampilan halaman beranda, terdapat bagian-bagian utama, yaitu:
1. Menu Bar
Menu Bar menampilkan menu-menu utama yang terdapat pada SPMI. Berdasarkan
tampilan halaman beranda pada Gambar 2.1, berikut merupakan menu utama yang
terdapat pada SPMI:
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
5
d. Isi Akar Penyebab/Penunjang
penyebab/penunjang.
: Menu untuk halaman isi akar
e. Unduh Panduan SPMI
SPMI.
: Menu untuk mengunduh panduan penggunaan
1 2
3
5
Gambar 2.1 Tampilan Halaman Beranda
2. Panel User
Panel User merupakan menu khusus untuk user. Pada tampilan Panel User terdapat
informasi hak akses user dan dua menu user, yaitu: 1) Ubah Password 2) Logout.
Tampilan Panel User dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2 Tampilan Panel User
3. Pilihan Tahun
Sebelum melakukan pengisian data, terlebih dahulu pastikan periode tahun yang akan
4 6
6
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
diisi. Secara otomatis SPMI akan menggunakan periode 2020 sebagai acuan pengisian
periode tahun.
4. Isi Data Pendahuluan
Isi Data Pendahuluan merupakan menu untuk menuju halaman Penilaian Data
Pendahuluan. Panduan pengisian akan dijelaskan pada bagian Penilaian Standar SPMI.
5. Daftar Isian Standar
Berisi daftar standar yang harus dinilai dalam SPMI. Panduan penilaian akan dijelaskan
pada bagian Penilaian Standar SPMI.
6. Upload FORM 2 AMI
merupakan menu untuk Auditor mengupload hasil AMI Program Studi setelah
dilakukan Audit Mutu Internal
3. Mengubah Password User
Untuk mengubah password user, pilih menu Ubah Password pada Panel User. Pada
formulir ubah password masukkan password saat ini, password baru, dan konfirmasi
password baru. Kemudian pilih simpan. Tampilan formulir ubah password dapat dilihat
pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Tampilan Formulir Ubah Password
4. Penilaian Standar SPMI
Untuk mengakses halaman pengisian data SPMI dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu:
7
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
1. Menu Penilaian. Lihat Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Lokasi Manu Penilaian
2. Tombol Isi Data pada setiap daftar standar pada halaman utama (Lihat Gambar 2.1).
Khusus untuk metode menggunakan tombol Isi Data, system akan menampilkan isian
data dari standar yang dipilih. Tampilan halaman pengisian data SPMI dapat dilihat pada
Gambar 4.2.
1
3
2
4 5
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Penilaian Standar SPMI
Berikut penjelasan dari Gambar 4.2.
1. Filter untuk memilih periode tahun yang akan diisi.
2. Daftar standar yang harus dinilai pada SPMI.
3. Informasi keterangan warna pada setiap indicator pada pengisian standar SPMI.
a. Merah : Data belum dinilai.
b. Hijau : Data sudah dinilai. Data akan dinilai oleh sistem.
c. Kuning : Data tidak bisa dinilai.
4. Menu Lihat Rincian digunakan untuk melihat penjelasan setiap indikator. Lihat
Rincian dapat dilihat pada contoh Gambar 4.3.
8
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Gambar 4.3 Tampilan Rincian Indikator
5. Menu Isian Data digunakan untuk melakukan penilaian pada tiap indikator.
Penjelasan mengenai Isian Data akan dijelaskan pada bagian 4.2 Jenis-jenis
Penilaian Data.
4.1.Penilaian Data Pendahuluan
Untuk melakukan penilaian data pendahuluan dapat dilakukan dengan memilih menu
Isi Data Pendahuluan pada halaman utama atau pada menu Data Pendahuluan pada
halaman pengisian data SPMI, kemudian pilih menu Isi Data Pendahuluan. Berikut
merupakan tampilan dari penilaian data pendahuluan, seperti pada Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Tampilan Pengisian Data Pendahuluan
Pada Gambar 4.4, bagian yang diberi tanda kotak merah adalah tabel-tabel pada LKPS
yang harus dinilai oleh auditor. Berikut merupakan tampilan dari Tabel 1 LKPS, seperti
pada Gambar 4.5.
9
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Gambar 4.5 Tampilan Tabel LKPS yang Akan Dinilai
4.2.Jenis-jenis Penilaian
Pada bagian ini akan dijelaskan jenis-jenis penilaian yang digunakan dalam SPMI.
Sebagai catatan, setiap penilaian akan memiliki kolom alasan yang dapat digunakan
oleh auditor untuk memberikan alasan pemberian nilai pada setiap standar yang dinilai.
4.2.1. Jenis Penilaian Peninjauan
Jenis penilaian peninjauan merupakan jenis penilaian dimana auditor harus
melakukan peninjauan terhadap isian yang ada. Kemudian auditor harus
memberikan poin penilaian berdasarkan hasil peninjauan. Berikut merupakan
contoh jenis penilaian peninjauan seperti pada Gambar 4.6.
Gambar 4.6 Tampilan Jenis Penilaian Peninjauan
4.2.2. Jenis Penilaian Isian Singkat
Jenis penilaian isian singkat merupakan jenis penilaian di mana auditor dapat
10
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
mengubah informasi yang telah diisikan oleh departemen sesuai fakta yang
ditemukan di lapangan. Bentuk dari penilaian isian singkat yaitu berupa textbox,
apabila isian tersebut berupa angka desimal harap menggunakan tanda titik(.)
bukan koma (,) sebagai pemisah. Contoh jenis penilaian isian singkat seperti
pada Gambar 4.7.
Gambar 4.7 Tampilan Penilaian Isian Singkat
4.2.3. Jenis Penilaian Checkbox
Jenis penilaian checkbox merupakan jenis penilaian di mana auditor harus
memilih paling tidak satu dari opsi-opsi yang telah disediakan. Auditor juga
dapat mengubah pilihan yang telah dipilih oleh departemen sesuai dengan fakta
yang ditemukan. Berikut merupakan contoh dari jenis penilaian checkbox
seperti pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Jenis Penilaian Checkbox
4.2.4. Jenis Isian Pilihan
Jenis penilaian pilihan merupakan jenis penilaian di mana auditor dapat
11
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
mengubah pilihan yang telah dipilih oleh departemen sesuai dengan fakta yang
telah ditemukan. Berikut merupakan contoh jenis penilaian pilihan seperti pada
Gambar 4.9.
4.2.5. Jenis Isian Otomatis
Gambar 4.8 Jenis Penilaian Pilihan
Jenis penilaian otomatis merupakan jenis penilaian dimana auditor tidak perlu
melakukan penilaian. Data dari jenis penilaian otomatis didapatkan dari data
pendahuluan dan penilaian akan dilakukan oleh sistem. Berikut merupakan
contoh jenis penilaian otomatis seperti pada Gambar 4.9.
5. Melihat Nilai
Gambar 4.9 Jenis Penilaian Otomatis
Melihat nilai merupakan fitur pada SPMI untuk melihat capaian nilai dari tiap departemen
berdasarkan indikator-indikator yang ada pada SPMI. Melihat nilai dapat dilakukan pada
halaman nilai. Halaman nilai dapat diakses dari menu Nilai Jurusan. Tampilan halaman nilai
dapat dilihat pada Gambar 5.1.
12
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
1
2 3 4 5
6
7
Gambar 5.1 Tampilah Halaman Lihat Nilai
Berikut penjelasan bagian-bagian pada Gambar 5.1.
1. Pilihan Periode Tahun: Menampilkan nilai sesuai dengan periode tahun yang dipilih.
2. Keterangan: Penjelasan menganai halaman lihat nilai.
3. Bandingkan Skor: Membandingkan nilai departemen dengan periode tahun yang
lain.
4. Cetak Skor: Cetak nilai dalam format HTML.
5. Download Excel: Mengunduh daftar nilai dalam format Microsoft Excel (.xls).
6. Filter Nilai: Menu filter nilai berdasarkan standar.
7. Daftar Nilai: Daftar nilai untuk seluruh indikator.
Keterangan warna merah pada daftar nilai merupakan indikator bahwa capaian indikator
memiliki nilai kurang.
13
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
6. Laporan Form Audit Mutu Internal
Prosedur pengisian Form AMI, seperti pada Gambar 6.1.
Gambar 6.1 Beranda
Pada Top Menu bisa memilih Menu Audit, kemudian akan diperlihatkan Form-Form yang
harus diisi mulai dari Form 0 hingga Form 5, seperti pada Gambar 6.2.
Gambar 6.2 Menu Audit
Untuk memulai pengisian, bisa diisi secara terurut dari Form0 terlebih dahulu baru Form
selanjutnya, Berikut adalah pengisian untuk Form0.
14
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Gambar 6.3 Form0 – Pendahuluan
Pada Form0 bagian Pendahuluan terdapat identitas Auditee dan Auditor yang akan otomatis terisi,
untuk Temuan Positif bisa diisikan Temuan-temuan yang telah ditemukan pada Departemen.
Gambar 6.4 Form0 – Ringkasan Temuan dan Kesimpulan Audi
t Terdapat 2 Bagian, untuk Nomor 1 bisa diisikan Temuan-temuan dengan kategori (OB,KTS Mi
dan KTS Ma), jika ingin menambahkan Temuan bisa diklik pada tanda (+) berwarna hijau. Untuk
bagian Nomor 2, adalah kesimpulan dari hasil Temuan temuan yang akan digunakan sebagai dasar
Departemen untuk menetukan perbaikan.
2
1
15
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Berikut adalah untuk Form1, tidak terdapat isian/entry untuk Auditor, Form1 hanya menampilkan
informasi terkait Jadwal Pelaksanaan Audit, Ketua Auditor, Anggota Auditor dan Auditee.
Gambar 6.4 Form1
Pada Form2, adalah daftar pertanyaan/checklist terkait temuan-temuan dari isian Departemen.
Pada Form2 terdapat 4 entry, yaitu untuk Referensi diisikan dengan Butir Standar, Pertanyaan,
Bukti dan Nama Dokumen Pendukung.
Gambar 6.5 Form2
16
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Pada Form3, data yang diisikan sesuai dari temuan temuan yang telah dientrykan pada Form0,
form3 bisa diisi jika Form0 telah selesai Berikut untuk Form 4 dan Form5, untuk melengkapi
Laporan AMI, bisa mengupload Daftar hadir pembukaan Audit pada Form4 dan Daftar Hadir
penutupan Audit pada Form5, Form4 dan Form5 dibatasi maximum size 8 MB dengan Format
PDF.
17
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
Lampiran A – Daftar Indikator
No Nama Tabel Sapto Sumber Data Indikator
1 Tabel 1 Kerjasama Tridharma -
Pendidikan
MoU Kerjasama (Lokal) 2.3.2
2 Tabel 1 Kerjasama Tridharma - Penelitian
3 Tabel 1 Kerjasama Tridharma -
Pengabdian kepada Masyarakat
4 Tabel 2.a Seleksi Mahasiswa SIM Akademik (Pusat) 3.1.1
5 Tabel 2.b Mahasiswa Asing Lokal 3.1.2
6 Tabel 3.a.1) Dosen Tetap Perguruan
Tinggi
SIMPEG (Pusat) 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4
7 Tabel 3.a.2) Dosen Pembimbing Utama
Tugas Akhir
SIMPEG & SIM
Akademik(Pusat)
4.2.1
8 Tabel 3.a.3) Ekuivalen Waktu Mengajar
Penuh (EWMP) Dosen Tetap Perguruan
Tinggi
(Pusat)/ inputan spmi 4.2.2
9 Tabel 3.a.4) Dosen Tidak Tetap SIMPEG & SIM
Akademik(Pusat)
4.1.5
10 Tabel 3.a.5) Dosen Industri/Praktisi Lokal -
11 Tabel 3.b.1) Pengakuan/Rekognisi Dosen Lokal 4.2.3
12 Tabel 3.b.2) Penelitian DTPS Pusat 4.2.3, 7.1.2
13 Tabel 3.b.3) PkM DTPS Pusat 4.2.3, 8.2.1
14 Tabel 3.b.4) Publikasi Ilmiah DTPS Untuk detail daftar
publikasi dtps untuk jenis
seminar & jurnal
4.3.1
15 Tabel 3.b.4)
Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi
Ilmiah DTPS
Untuk detail daftar
publikasi dtps untuk jenis
selain seminar & jurnal
4.3.2
16 Tabel 3.b.5) Karya Ilmiah DTPS yang
Disitasi
SINTA dengan 2 sumber :
GS dan SCOPUS
4.3.3
17 Tabel 3.b.6) Produk/Jasa DTPS yang
Diadopsi oleh Industri/Masyarakat
Lokal -
18 Tabel 3.b.7) Luaran Penelitian/PkM
Lainnya - HKI (Paten, Paten Sederhana)
Lokal 4.3.4
18
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
19 Tabel 3.b.7) Luaran Penelitian/PkM
Lainnya - HKI (Hak Cipta, Desain Produk
Industri, dll.)
Lokal 4.3.4
20 Tabel 3.b.7) Luaran Penelitian/PkM
Lainnya - Teknologi Tepat Guna, Produk,
Karya Seni, Rekayasa Sosial
Lokal 4.3.4
21 Tabel 3.b.7) Luaran Penelitian/PkM
Lainnya - Buku ber-ISBN, Book Chapter
SIMPEG (Pusat) 4.3.4
22 Tabel 4 Penggunaan Dana Lokal 5.1.1, 5.2.1, 5.2.2
23 Tabel 5.a Kurikulum, Capaian
Pembelajaran, dan Rencana
Pembelajaran
Lokal 6.3.4
24 Tabel 5.b Integrasi Kegiatan
Penelitian/PkM dalam Pembelajaran
Lokal 6.6.1
25 Tabel 5.c Kepuasan Mahasiswa IPD (Pusat) 6.8.1
26 Tabel 6.a Penelitian DTPS yang
Melibatkan Mahasiswa
Lokal S1 (7.1.3) S3 (7.1.2)
27 Tabel 6.b Penelitian DTPS yang Menjadi
Rujukan Tema Tesis/Disertasi
Lokal S2 (7.2.1) dan S3 (7.1.3)
28 Tabel 7 PkM DTPS yang Melibatkan
Mahasiswa
Lokal
29 Tabel 8.a IPK Lulusan SIM Akademik (Pusat) 9.1.2
30 Tabel 8.b.1) Prestasi Akademik
Mahasiswa
Tabel 8.b.2) Prestasi Non-akademik
Mahasiswa
SIM Akademik (Pusat) 9.1.2
31 9.1.3
32 Tabel 8.c Masa Studi Lulusan SIM Akademik(Pusat) 9.1.4, 9.1.5
33 Tabel 8.d.1) Waktu Tunggu Lulusan Lokal 9.1.6
34 Tabel 8.d.2) Kesesuaian Bidang Kerja
Lulusan
Lokal 9.1.7
35 Tabel 8.e.1) Tempat Kerja Lulusan Lokal 9.1.9
36 Tabel Referensi 8.e.2) Lokal -
37 Tabel 8.e.2) Kepuasan Pengguna Lulusan Lokal 9.1.8
38 Tabel 8.f.1) Publikasi Ilmiah Mahasiswa Lokal 9.1.9
19
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •
39 Tabel 8.f.1)
Pagelaran/Pameran/Presentasi/Publikasi
Ilmiah Mahasiswa
Lokal -
40 Tabel 8.f.2) Karya Ilmiah Mahasiswa yang
Disitasi
Lokal
41 Tabel 8.f.3) Produk/Jasa Mahasiswa yang
Diadopsi oleh Industri/Masyarakat
Lokal -
42 Tabel 8.f.4) Luaran Penelitian yang
Dihasilkan Mahasiswa - HKI (Paten,
Paten Sederhana)
Lokal 9.1.9
43 Tabel 8.f.4) Luaran Penelitian yang
Dihasilkan Mahasiswa - HKI (Hak Cipta,
Desain Produk Industri, dll.)
Lokal 9.1.9
44 Tabel 8.f.4) Luaran Penelitian yang
Dihasilkan Mahasiswa -Teknologi Tepat
Guna, Produk, Karya Seni, Rekayasa
Sosial
Lokal 9.1.9
45 Tabel 8.f.4) Luaran Penelitian yang
Dihasilkan Mahasiswa - Buku ber-ISBN,
Book Chapter
Lokal 9.1.9
20
Panduan Penggunaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
• • •