Download - Penyediaan Kertas Cadangan
1
TAKLIMAT
PENYEDIAAN
KERTAS CADANGAN DANPANDUAN TUGAS JAWATANKUASA
Oleh;
Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP.Penolong Pengarah (Naik Pangkat),
Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan,
Jabatan Pelajaran Negeri Pahang
2
KANDUNGAN
1. Pendahuluan2. Senarai Jawatankuasa Induk3. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja4. Atur Cara Majlis5. Senarai Jemputan6. Anggaran Perbelanjaan7. Senarai Peralatan / Perkhidmatan8. Kekangan9. Jadual Kerja10.Aturan Pentadbiran11.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis12.Senarai Tugas Jawatankuasa13.Kesimpulan
3
PENGENALAN
Kertas cadangan merupakan suatu dokumen yang amat penting disediakan sebelum program berkenaan dijalankan. Penyediaannya dibuat berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat perancangan yang telah dipersetujui.
Tujuan umum pnyediaan kertas cadangan ialah;
a. Memudahkan perbincangan.
b. Dokumen bermaklumat untuk ditunjukkan kepada pihak tertentu untuk kelulusan dan kebenaran.
c. Dokumen sokongan untuk mendapatkan sumber kewangan dan pembiayaan.
d. Panduan kepada AJK mengawal aktiviti supaya tidak terkeluar daripada okjektif asal.
e. Suatu bahan sejarah / rujukan di masa akan datang.
f. Memenuhi tuntutan dokumentasi ISO bagi sesebuah organisasi.
4
CONTOH
KULIT LUAR KERTAS CADANGAN
KERTAS CADANGAN
MAJLIS; ……………………………………
Tema;…………………………………….
Perasmian oleh;
………………………………………….
Tarikh;…………………………
Tempat; …………………………
5
1. PENDAHULUAN
a. Latar belakang
Penerangan lanjut tentang program yang dirancang serta kepentingan dan peranannya.
b. Matlamat
Menyatakan harapan secara khusus daripada semua objektif
yang dinyatakan.
c. Objektif
Menghuraikan semua objektif yang ingin dicapai daripada pelbagai aktiviti yang dijalankan dalam program tersebut.
6
(Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri)
2. SENARAI JAWATANKUASA INDUK
PENASIHAT : Ikut Kesesuaian Tetamu KehormatPENGERUSI : Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran DaerahSETIAUSAHA : Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanBENDAHARI : Dilantik
AHLI JAWATANKUASA
• S/U Sulit DYMM / Pejabat MB * Setiausaha Majlis Daerah• Bahagian Majlis Pejabat SUK * Pejabat Penerangan Daerah• Ketua Sektor Pengurusan Sekolah* Pengurus TNB Daerah• Ketua Sektor Peng. Perkhi.Pend. * Pegawai Bonba Daerah• Ketua Unit Pembangunan * Pegawai Agama Daerah• Ketua Unit Perhubungan * Pegawai Pejabat Haiwan Daerah• Jurutera Daerah, JKR * Penghulu Mukim• Pegawai Kesihatan Daerah * Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah• Ketua Polis Daerah * YDP PIBG Sekolah• Pegawai Perubatan Daerah
7
3.SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA
PENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanTIM.PENGERUSI : Penolong KananNAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBGSETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuaratBENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk
AHLI JAWATANKUASA
• AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan• AJK Disiplin * AJK Seranta • AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan• AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas• AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan• AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan • AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat• AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan• AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya• AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan• AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian• AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri• AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis
Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa
8
4.ATUR CARA MAJLIS
9.00 pagi - Ketibaan dif-dif jemputan9.30 pagi - Ketibaan YB Menteri Pelajaran Malaysia
- Ketibaan YAB Menteri Besar Perak- Keberangkatan Tiba DYAM Raja DiHilir Perak & DYAM Raja Puan Muda
- Keberangkatan Tiba DYTM Raja Muda Perak10.00 pagi - Keberangkatan Tiba DYMM Paduka Seri Sultan & DYMM Raja Permaisuri Perak
- Memeriksa Perbarisan- Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG- Bacaan Doa- Persembahan Koir- Ucapan Yang Di Pertua PIBG - Ucapan Pengetua / Guru Besar - Titah Ucapan Perasmian oleh DYMM Paduka Seri Sultan Perak_ Persembahan Murid- Penyampaian Hadiah- Lawatan Pameran- Sesi Bergambar- Jamuan Tengahari- Sidang Media- Bersurai
9
5. SENARAI JEMPUTAN
Bil. Senarai Jemputan Bil. Senarai Jemputan
1. Menteri Besar 1 17. Ketua Jabatan 352. Setiausaha Kerajaan Negeri 1 18. Penghulu 13. Penasihat Undang -Undang 1 19. Pengetua 404. Pegawai Kewangan Negeri 1 20. Guru Besar 1005. Exco Pelajaran 1 21. Pegawai PPD 66. Mufti Kerajaan Negeri 1 22. Ketua Kampung 6 7. Pengarah Pelajaran Negeri 1 23. JK PIBG 168. Semua Pegawai Daerah 9 24. Ibubapa 5319. Semua Orang Besar Daerah 9 10. S/U Sulit DYMM / Pejabat MB 111. Bahagian Majlis SUK 4 Jumlah : 80012. Ahli Parlimen 213. ADUN 414. Semua Ketua Sektor JPN 515. Semua PPD 916. Semua Ketua Unit JPN 16
10
6. ANGGARAN PERBELANJAAN
Bil. Perkara Kos seunit RM1. Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 20 x RM45 900.002. Jamuan Meja (VVIP) 2 40 x RM25 1000.003. Jamuan VIP 150 x RM15 2250.004. Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat 600 x RM8 4800.00
5. Jamuan Pelajar 800 x RM3 3200.006. Plaque 1 x RM3500 3500.007. Cenderamata Tetamu Kehormat 1 x RM500 500.008. Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) 1 x RM100 100.00 9. Buku Program Teramu Kehormat 2 x RM100 200.0010. Buku Program VIP 200 x RM8 1600.0011. Buku Program Biasa 600 x RM2 1200.0012. Kad Jemputan & Setem 200 x RM2 400.0013. Bunga Manggar 10 x RM10 100.0014. Sirih Junjung 2 x RM20 40.0015. Bunga Pahar 2 x RM25 50.00 16. Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) 2000.00
Jumlah Keseluruhan : RM21,890.00
11
7. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN
Bil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan
1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas.
2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan
3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik
4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas
5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas
6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan
7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol
8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara
9. Tentera Latihan Perbarisan
10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans
11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa
12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu
12
8. MASALAH YANG DIHADAPI
Bil. Jenis Masalah Cadang Penyelesaian Tindakan
1. Ruang Perasmian/ Tapak Perhimpunan
Ruang Sempit dan Air Bertakung
Diluaskan serta diturap semula
JKR / JPN
2. Laluan Masuk Ke Sekolah
Keadaan Becak dan berlopak Diturap semula JKR / JPN
3. Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah
Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis Daerah
4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan tiada berpagar
Digantikan dengan yang baru
JPN / PPD
5. Penutup Longkang Pecah dan Membahayakan Digantikan dengan yang baru
JPN / PPD
6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilik darjah yang ada
JKR / JPN
7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD
8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur
Gantian paip baru JPN / JBA
9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD
13
9. JADUAL KERJA
TARIKH PERKARA TINDAKAN
31.1.2005 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Perak
Pejabat SUK / JPN
2.2.2005 Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua
10.2.2005 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Pengetua
17.2.2005 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Pengetua
29.2.2005 Mesyuarat JK Induk 1 JPN / PPD
Minggu 1 Mac 2005 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, tandatangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll
Pengetua
30.2.2005 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll
JPN / PPD
8.3.2005 Mesyuarat JK Pengelola 2 Pengetua
18.4.2005 Mesyuarat JK Induk 2 JPN / PPD
23 & 25 .4. 2005 Raptai JPN / PPD
29.4.2005 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat
3.5.2005 Menghantar Surat Penghargaan Pengetua
10.5.2005 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua
14
10. ATURAN PENTADBIRAN
Pergerakan/Masa Acara Tatacara
P1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.
P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat(10.02 pg) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)
P3 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah……..,(10.05 pg) di arak ke pentas di Raja & Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga
Paharmengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak
pentas di Raja * Persembahan murid* Ucapan Aluan Pengetua* Ucapan Menteri Pendidikan* Titah Ucapan Perasmian
P4(11.15 pg) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque
* DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa
P5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P7 (12.30tgh) Bilik Rehat DiRaja * Rombongan DYMM, MB, Menteri
P8 (12.45tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan
P8 (1.15tgh) Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga Sekolah
15
11. PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS
BILIK DARJAH
MAKMAL SAINS MAKMALKOMPUTER
PADANG PERMAINAN
TAPAK PERASMIAN
KA
NT
IN
BILIK
D
AR
JAH
BILIK
D
AR
JAH
P1
P2P3
P4
P5P6
P7
P8
P8
P8
16
12. BIDANG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KECIL
12.1. PENGERUSI (Pengetua / Guru Besar)
* Maklumkan ke pengetahuan JPN, PD, PPD.* Setiausaha kepada J.kuasa Induk* Pengerusi kepada J.kuasa Pengelola* Merancang dan memilih J.kuasa Pengelola* Taklimat tentang bidang tugas kepada J.kuasa* Menentukan majlis berjalan lancar* Bertanggungjawab ke atas J.kuasa Pengelola* Bekerjasama dengan Pejabat SUK, Pejabat DYMM , Pejabat Daerah, JPN, PPD dan
juga Agensi Kerajaan / Swasta dalam mengendalikan majlis tersebut.
17
12.2.SETIAUSAHA
* Menerima surat perlantikan daripada Pengerusi• Membantu Pengerusi dalam sebarang tugas yang diarahkan• Menyediakan surat perlantikan J.kuasa pengelola • Menyediakan surat jemputan mesyuarat• Menyediakan Kertas Cadangan• Menguruskan surat menyurat kepada;
a. JPN (baik pulih, plaque, peruntukan, kata-kata aluan)b. SUK (peruntukan, peralatan, khidmat protokol)c. Pejabat DYMM (mohon perkenan Tuanku, Gambar, khidmat bantu,
kundang dan jurupayung)d. Pejabat Daerah (Kata-kata aluan, khidmat bantu, peralatan, perabot)e. Jabatan / agensi (memohon bantuan mengikut keperluan)
• Menyediakan aturan pentadbiran / perjalanan majlis• Menetapkan yarikh dan hari raptai• Menyediakan surat penghargaan / terima kasih• Meneyediakan laporan penilaian• Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan
18
12.3.BENDAHARI
• Menyediakan anggaran perbelanjaan
• Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada JK kecil
• Membentangkan anggaran perbelanjaan semasa mesyuarat JK Pengelola
• Mengurus dan menyediakan Penyata Kewangan
• Menguruskan pengagihan perbelanjaan peringkat sekolah
19
12.4. AJK SAMBUTAN
• Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan yang bersesuaian untukbertugas sebagai penyambut tetamu
• Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu • Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat roset,
jambangan bunga, pembuka pintu kenderaan) beradadi tempat yang ditetapkan.
• Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat duduk tetamu• Penyambut tetamu tahu dan mengenali jemputan terutama jemputan
VVIP / VIP• Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke khemah yang ditetapkan• Mengedarkan buku program kepada semua jemputan• Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada kepada VVIP / VIP• Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program kepada tetamu
kehormat di atas pentas* Bekerjasama dengan AJK Buku Program, Pengacara,Hadiah,
Persiapan Dewan / Pentas
20
12.5. AJK DISIPLIN
• Memberi taklimat tentang perjalanan atur cara / peristiwa,pakaian dan peraturan serta tatacara majlis.
• Menentukan dan mengawal disiplin pelajar semasa perjalanan majlis dengan bantuan pengawas.
• Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan AJK Lalulintas di tempat yang telah ditetapkan
• Memastikan Aturan Pentadbiran / Perjalanan Majlis di patuhi
21
12.6. AJK BUKU ATUR CARA
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku atur cara;
~ Kata-kata aluan
~ Senarai ahli jawatankuasa
~ Sejarah dan perkembangan sekolah
~ Senarai penerima hadiah (jika ada)
~ Senarai atur cara majlis
~ Kandungan lain yang bersesuaian / berkaitan
• Bekerjasama dengan AJK Sambutan / Jemputan tentang pengagihan buku atur cara mengikut kategori
• Menyemak, meneliti & mengemaskini maklumat dalam buku atur cara
• Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokol dalam buku atur cara
• Mengurskan cetakan buku atur cara
22
12.7. AJK JEMPUTAN
• Menyediakan senarai jemputan
• Menguruskan cetakan kad jemputan, kad jawapan dan pelekat kereta
• Menguruskan pengedaran kad jemputan
• Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan (VVIP / VIP)
• Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP / VIP kepada JK Protokol dan Urusetia
• Menyediakan senarai kehadiran terkini mengikut keutamaan
• Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas, Sambutan, Jamuan, Pengacara, Protokol
23
12.8. AJK LALULINTAS
• Menyediakan pelan letak kereta untuk semua jemputan mengikut keutamaan
• Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori dan lokasi
(selaraskan dengan JK Jemputan)
• Menyediakan papan tanda penunjuk arah
• Melabelkan tempat letak kereta mengikut kategori
• Pastikan petugas berada di lokasi yg ditetapkan
• Bekerjasama dengan Setiausaha, Pihak Polis, Pegawai Protokol
24
12.9. AJK PENYEDIAAN TEKS UCAPAN, TEKS DOA & TEKS PENGACARA MAJLIS
• Sediakan draf teks ucapan untuk;Tetamu kehormat, Pengetua / Guru Besar dan PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah
* Menghubungi Pejabat Agama untuk bantuan pembaca doa dan teks doa
• Sediakan draf teks pengacara majlis• Mengemaskini teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis dan
mendapatkan pengesahan dari Unit Perhubungan JPN• Sediakan draf semua kata-kata aluan tetamu kehormat untuk buku atur
cara• Tentukan teks ucapan, teks doa dan teks pengacara majlis ada dalam
simpanan (standby)• Sediakan susunan ucapan protokol dan serahkan kepada ketiga-tiga
pihak yang akan berucap (disemak dan disahkan oleh pegawai protokol)
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan, Sambutan, Atur Cara, Siaraya, Hadiah, Persembahan, Jabatan Penerangan dn protokol.
25
12.10. AJK HADIAH & CENDERAMATA
• Kenalpasti kategori hadiah dan penerima
• Sediakan anggaran perbelanjaan hadian dan cenderamata
• Membalut dan menyiapkan hadiah dan cenderamata
• Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada semua penerima hadiah (raptai)
• Bekerjasama dengan Bendahari, Pengacara Majlis dan Protokol
• Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja, alas dulang, dulang,dan petugas)
• Menyediakan hadiah / cenderamata kepada tetamu kehormat
* Sediakan jambangan bunga untuk Isteri sekiranya tetamu kehormt menbawa Isteri
26
12.11. AJK SERANTA
• Menyediakan papan tanda arah di persimpangan jalan sebagai panduan kepada jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan
• Menghubungi media cetak dan elektronik untuk membuat liputan untuk hari sebelum dan semasa
• Menyediakan kain rentang, poster atau sebarang maklumat hebahan kepada masyarakat sekeliling
• Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang
• Bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya
• Menyediakan bilik sidang akhbar jika diperlukan
27
12.12. AJK SIARAYA
• Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat swasta untuk bantuan siaraya dan juga Pengacara Majlis
• Memohon dan menyediakan peruntukan kewangan untuk sewaan siaraya
• Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran untuk mengendalikan siaraya
• Menyediakan segala peralatan yang berkaitan siaraya secukupnya mengikut keperluan (speaker, pembesar suara, dsbnya)
28
12.13AJK PERSEMBAHAN
• Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan penggunaan senjata tajam dalam persembahan berkenaan)
• Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat
• Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan
• Menentukan raptai untuk persembahan berkenaan
• Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol
29
12.14. AJK PAMERAN
• Mengenalpasti jenis pameran (kurikulum, kokurikulum, HEM, agensi kerajaan / swasta)
• Mengenalpasti kesesuaian lokasi / bilik pameran• Menyiapkan bilik pameran & menyediakan bahan pameran• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi
luar untuk bantuan bahan pameran• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi
luar untuk bantuan peralatan pameran• Menyediakan pelan susun atur dalam bilik pameran• Menyediakan anggaran perbelanjaan• Mengenalpasti dan menyediakan petugas yang sesuai dengan
pameran berkenaan
30
12.15. AJK PERSIAPAN KHEMAH
• Menyediakan pelan kedudukan khemah
• Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon bantuan peralatan daripada agensi luar / beli
(kerusi,kipas angin, air cooler, payung, karpet dll)
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan Protokol untuk menentukan bilangan dan kedudukan khemah
• Menyediakan kerusi tetamu secukupnya
• Menyediakan label / tanda arah ikut kategori
(khemah utama / khemah jemputan khas / khemah ibubapa / khemah pelajar)
• Menghias khemah
• Menyediakan anggaran pembelian dan sewaan
31
12.16. AJK PERSIAPAN PENTAS
• Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang sesuai
• Menyediakan pelan susun atur
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk memohon bantuan peralatan daripada SUK, JKR, MD, JPN (kerusi tetamu kehormat, kerusi-kerusi, meja, rostrum, kipas, air cooler dll keperluan)
• Bekerjsama dengan AJK Sambutan dan Protokol bagi menyusun dan melabel tempat duduk tetamu khas mengikut keutamaan
• Menyediakan ‘back drop’
• Menyediakan perhiasan pentas (bendera, bunga, air mineral, gelas, alas meja, alas kerusi, karpet dll)
32
12.17. AJK TEMPAT / BILIK JAMUAN
• Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang bersesuaian
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menentukan bilangan kehadiran
• Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk menentukan kedudukan jemputan
• Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon peruntukan jamuan / peralatan / perabot / perhiasan
• Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP / VIP
• Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan dan di dalam dewan jamuan
• Menghias tempat / bilik jamuan
• Menyediakan segala kelengkapan kerusi, meja dan peralatan yang berkaitan mengikut kesesuaian secukupnya.
33
12.18. AJK JAMUAN
• Bekerjsama dengan AJK Persiapan Bilik Jamuan bagi mengenalpasti kesesuaian bilik jamuan
• Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menyediakan anggaran perbelanjaan dan bilangan tetamu yang hadir
• Menyediakan Menu Yang bersesuaian dan telah mendapat persetujuan daripada Pejabat DYMM / PM / MB / M
• Mendapatkan khidmat kundang / pelayan daripada Pejabat DYMM ( sekiranya tetamu DYMM)
• Mengenalpasti pembekal makanan yang bersesuaian• Penyediaan peralatan jamuan yang secukupnya• Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan• Memastikan tetamu selesa dan dewan yang bersih• Sediakan pelan susun atur dewan jamuan untuk rujukan
34
12.19. AJK KECERIAAN & KEBERSIHAN
• Memastikan tahap kebersihan sempurna
• Menceriakan bangunan dan kawasan sekitar
• Bekerjasama dengan Bhg. Majlis SUK, MD, Bomba,JKR dll untuk bantuan bunga hiasan, tiang dan Bendaera DiRaja pembersihan kawasan, banteng dan peralatan pancutan air
• Bekerjasama dengan Pejabat Haiwan untuk penyemburan racun serangga
35
12.20. AJK KECEMASAN
• Mengenalpasti bilik rawatan kecemasan
• Menghubungi Pejabat Kesihatan untuk bantuan Pegawai Perubatan, Ambulans dan Ubat-ubatan
• Menghiasi bilik rawatan kecemasan
• Menyediakan petugas tertentu untuk membantu sekiranya berlaku kecemasan selain bantuan daripada Pegawai Perubatan
36
12.21.PENGACARA MAJLIS & PEMBACA DOA
• Menghubungi Jawatankuasa penyediaan teks pengacara majlis dan doa untuk mendapat yang telah disemak dan diluluskan oleh pihak-pihak yangt berkenaan;
~ teks pengaraan majlis
~ teks doa
• Dapatkan senarai protokol daripada JK Sambutan / Urusetia / Protokol
• Menghadiri raptai sepenuhnya
• Sentiasa bersedia dari masa ke semasa khususnya dari segi kesihatan, ketepatan masa, penampilan diri, suara dan maklumat yang berkatan dengan majlis berkenaan
• Bekerjasama dengan Setiausaha, AJK Persiapan, AJK Siaraya dan Protokol;
~ masa untuk mengacarakan majlis / bacaan doa
~ tempat untuk mengacarakan / bacaan doa
* Menyediakan pembantu pengacar majlis / pembaca doa sekiranya berlaku sesuatu kecemasan
37
12.22. AJK PLAQUE PERASMIAN
• Mengenalpasti tempat meletakkan ‘plaque’ perasmian
• Mendapatkan kelulusan daripada Pejabat DYMM / MB / Menteri tentang draf ‘plaque’ berkenaan
• Bekerjasama dengan Setiausaha untuk urusan tempahan ‘plaque’ perasmian / uruskan tempahan ‘plaque’
• Menyemak dan meneliti teks ‘plaque’
• Reka bentuk, menghiasi dan membina tapak ‘plaque’ perasmian
• Memastikan tali penarik tirai ‘plaque’ dalam keadaan berfungsi / menandatangi ‘plaque’ dan sediakan alternatif sekiranya berlaku kecemasan
38
12.23. AJK. FOTOGRAFI / RAKAMAN
• Menyediakan kamera SLR dan kamera Video
• Menyediakan petugas yang berkelayakan
• Menentukan lokasi penggambaran guru / pelajar bersama tetamu kehormat
• Menguruskaqn segala urusan penyucian gambar dan memproses rakaman video
• Menyediakan album gambar
• Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk kenangan dan laporan
39
12.24. AJK PERALATAN
• Bertanggungjawab kepada semua keperluan peralatan
• Mengedarkan borang maklumat mendapatkan senarai keperluan peralatan
• Menyediakan rekod penerimaan dan pemulangan peralatan
• Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik semasa penerimaan dan pemulangan
• Memastikan peralatan yang diperlukan dapat disediakan dengan secukupnya
• Menyediakan surat penghargaan terima kasih kepada pihak yang membantu dalam pembekalan peralatan
40
12.25. AJK MAJLIS PERASMIAN
* Menentukan kedudukan pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat (sekiranya ada)
* Menyusun atur cara majlis perasmian pembukaan / penutup dengan kemas.
* Menyediakan pelajar untuk pasukan ‘BM’, ‘SJ’, ‘BP’, kompang, silat dll
* Menyediakan dan memastikan alat perasmian berfungsi sepenuhnya.
* Menyediakan pelajar untuk menyampaikan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas.
* Menyelaraskan dengan JK Hadiah & Cenderamata untuk cenderamata kepada Tetamu Kehormat.
* Penyelaras dengan JK Persembahan untuk persembahan murid
* Menentukan masa dan keperluan untuk mengadakan raptai
* Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa yang berkatan dengan majlis perasmian (Jawatankuasa hadiah / persembahan / protokol / sambutan /
hiasan / persiapan pentas / persiapan dewan / juruacara / doa / siaraya dll
* Menyelaras dengan JK Persiapan pentas tentang penyediaan; (rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna, tulisan, hiasan, bunga dll)
41
12.26. AJK PERSIAPAN DEWAN
* Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan dewan
* Dapatkan senarai jemputan dan kehadiran tetamu daripada pihak Urusetia
* Menghubungi pihak-pihak yang berkaitan melalui Urusetia dan juga JK Peralatan untuk bantuan;
~ Kerusi, ikut keperluan dan kesesuaian
~ Peralatan dewan (tanda arah)
~ Hiasan dewan (bunga)
~ Keperlun lain (karpet, tempat persembahan dll)
42
12.27. AJK PROTOKOL
* Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk menyambut Tetamu Kehormat
* Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat dan jemputan utama di atas pentas dan di meja utama jamuan.
* Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu Kehormat dan jemputan di atas pentas dan meja utama jamuan.
* Menyambut dan menentukan kedudukan tetamu VIP dibarisan hadapan / utama di dalam dewan.
* Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar bagi tujuan penyerahan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas
pentas.
* Memastikan susunan perjalanan majlis mengikut peraturan / protokol.
* Membantu JK Persiapan Pentas dalam penyediaan keperluan berikut mengikut kesesuaian;
(rostrum, kerusi Tetamu Kehormat, alas, meja, air, gelas, buku cenderamata, ‘tray’, ‘back drop’, warna, tulisan,
hiasan, bunga dll)
43
12.28. AJK LALUAN DIRAJA / PERDANA MENTERI / MENTERI BESAR / MENTERI
• Menentukan dan menyediakan pelan laluan tetamu kehormat dan serahkan kepada polis untuk keselamatan
• Mohon bantuan permaidani merah / kuning daripada pihak yang berkenaan
• Memastikan pemasangan permaidani di sepanjang laluan (sekiranya perlu)
• Memastikan permaidani dalam keadaan baik dan bersih
44
13. KESIMPULAN
Menganjurkan satu majlis rasmi dengan lancar dan berjaya memang suatu tugas yang sukar dan mencabar. Banyak perkara-perkara kecil boleh menjadi isu besar sekiranya perancangan dan penyediaannya tidak dilakukan dengan rapi / terlepas pandang.
Untuk membantu kelancaran perjalanan majlis yang diatur maka penyediaan ‘Kertas Cadangan’ merupakan suatu dokumen sokongan yang boleh dijadikan panduan dalam menjamin kejayaan perjalanan majlis berkenaan. Ia boleh dijadikan panduan yang merangkumi prosedur sebelum, semasa dan selepas majlis berlangsung.
‘Kertas Cadangan’ ini meliputi perancangan, penjadualan, peruntukan perbelanjaan, mesyuarat, keperluan logistik, komunikasi, etika dan juga kualiti pengurusan acara rasmi.
Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.
Disediakan oleh,Hassan bin Ibrahim PPT
45
SekianTerima kasih