Download - pengeluaran SIA.doc

Transcript

Document

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

School Of Information Systems

Jurusan Komputerisasi Akuntansi

Skripsi Sarjana Komputer

Semester Ganjil tahun 2012/2013

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI

Ayu Novita

1

3

0106

4

0

71

Safitri Rahmadiani

1

3

0106

8

3

91

Hana Listianti

1

3

0106

9

2

61

Kelas / Kelompok : 07 PBA/ 04

Abstrak

TUJUAN PENELITIAN, ialah untuk merancang sistem berbasis komputerisasi yang dimana diharapkan

dapat memberikan efektifitas dan efisien dalam membaca, mencari, mengisi, meperbaharui data yang

bertujuan akan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan

pembelian dan pengeluaran kas PT. Sumber Sinar Lestari. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam

penulisan skripsi ini yaitu 1.Studi Pustaka, 2.Studi Lapangan yang terdiri dari wawancara, observasi, dan

review dokumen, 3.Metode Analisis, 4. Metode Perancangan yang terdiri dari rich picture, event table,

UML activity diagram(overview dan detail), workflow table, UML class Diagram, navigation diagram,

rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, dan rancangan laporan. HASIL YANG

DICAPAI ialah terbuatnya sistem komputerisasi yang dapat mencari data, membaca data, mengisi data,

menyimpan data dan membuat laporan pada perusahaan. SIMPULAN dari penelitian ini ialah, rancangan

yang telah dibuat dapat beroperasi secara efektif, efisien dan bermanfaat bagi kepentingan perusahaan.

Adapun sistem ini berisi data tentang pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat

permintaan penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data pengeluaran bank, data

bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan

Hutang Jatuh Tempo, Laporan Pembelian berdasarkan Barang (sering dibeli), Laporan Pembelian Barang

(terfavorit), Laporan Pembelian berdasarkan Pemasok, Laporan Pembelian berdasakan PO (berdasarkan

nilai), Laporan Pembelian Periode yang nanti nya dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan

pengambilan keputusan yang tepat pada PT. Sumber Sinar Lestari.

Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian dan Pengeluaran Kas.

Latar Belakang

Kebutuhan akan teknologi menjadi salah satu kebutuhan yang penting

bagi

perusahaan,

karena

sudah banyak proses

suatu bisnis

perusahaan

dikendalikan dengan teknologi informasi. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

merupakan suatu alat yang digunakan dalam bidang sistem Informasi

dan

teknologi Informasi (IT) dimana dirancang untuk membantu dalam manajemen

dan pengendalian terhadap topik yang berhubungan dengan organisasi dalam

bidang ekonomi dan keuangan (Siamak;Nejadhosseini;Soudani. International

Journal of Economics and Finance

Vol. 4, No. 5;May 2012: p.136. The

Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational

Performance).

Sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas adalah merupakan

system informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode

yang

dirancang

untuk

menghasilkan,

menganalisis,

menyebarkan

dan

memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai

pembelian dan pengeluaran kas. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah

untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang proses bisnis yang dapat

digunakan untuk menghasilkan output yang berarti bagi para pengambil

keputusan.

(Brown; Ulysses, Park; Yonpae, Jung; Sungwoo. International

Journal of Research in Higher Education;Aug 2010:p.3. The effects of

students knowledge and attitude on the classroom performance). Selain itu,

sistem informasi pembelian dan pengeluaran kas juga sangat penting untuk

melakukan pencatatan yang akurat serta menghasilkan informasi secara tepat

waktu.

Berdasarkan berbagai pertimbangan tersebut, maka dalam penyusunan

tugas skripsi penulis memilih judul ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM

INFORMASI

AKUNTANSI

PEMBELIAN

DAN

PENGELUARAN KAS PADA PT. SUMBER SINAR LESTARI.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup pembahasan pada sistem informasi akuntansi pembelian dan

pengeluaran kas pada PT. Sumber Sinar Lestari dibatasi pada prosedur

pembelian yang terdiri dari :

1

.

Pengajuan Permintaan pembelian,

Pada pengajuan permintaan pembelian ini dimulai dari Bagian Penjualan

memberikan Purchase Order Penjualan kepada Bagian Pembelian untuk

melakukan pembelian yang sesuai Purchase Order Penjualan tersebut

2

.

Pemilihan Pemasok

Pada pemilihan pemasok ini dimulai ketika Bagian Pembelian membuat

Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), hingga pemasok memberikan

Surat Penawaran Harga (SPH) kepada perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari,

dimana dari SPH tersebut akan diketahui bahwa pembelian tersebut akan

dilakukan dengan Down Payment atau tidak dengan Down Payment.

3

.

Pemesanan pembelian,

Bagian Pembelian membuatkan Purchase Order yang akan dikirim ke

pemasok sesuai dengan perjanjian harga yang telah disepakati.

4

.

Penerimaan barang,

Pada penerimaan barang ini dimulai ketika Bagian Pembelian menerima

barang, mengecek kesesuaian barang yang diterima, hingga membuat Bukti

Terima Barang (BTB).

5

.

Pencatatan hutang dan pengeluaran kas

Pencatatan hutang dan pengeluaran kas atas pembelian dan pengeluaran kas

dimulai ketika bagian pembelian menerima kwitansi dari pemasok, hingga

membuat Tanda Terima Kwitansi yang akan diberikan kepada pemasok.

Surat-surat tersebut akan diberikan kepada Bagian Keuangan untuk cross

check, melakukan pembayaran dengan cek/ giro hingga dibuatkan Bukti

Pengeluaran Bank oleh Bagian Keuangan.

6

.

Pada skripsi ini tidak membahas tentang retur pembelian.

Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan manfaat dari skripsi ini tentunya untuk memberikan keuntungan

bagi perusahaan. Terutama dalam hal kemudahan Pembelian dan Pengeluaran

Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari yang sangat berpengaruh dalam persediaan

barang.

A.

Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :

1.

Bagi Penulis

a.

Penelitian dilakukan untuk menerapkan ilmu yang telah didapat

selama perkuliahan.

b.

Penelitian dilakukan untuk lebih mengenal dunia perusahaan, selain

itu lebih memahami masalah yang dihadapi perusahaan khususnya

dalam pembelian dan pengeluaran kas.

c.

Penelitian dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan yang lebih

sekedar yang didapat di bagku perkuliahan.

2.

Bagi Perusahaan :

a.

Melakukan analisis terhadap transaksi akuntansi pembelian dan

pengeluaran kas yang terjadi di PT. Sumber Sinar Lestari

b.

Merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran

kas pada PT. Sumber Sinar Lestari.

c.

Memberikan

rekomendasi

berdasarkan

masalah-masalah

yang

ditemukan pada proses bisnis akuntansi pembelian dan pengeluaran

kas yang berjalan pada PT. Sumber Sinar Lestari.

B.

Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah :

1.

Bagi Penulis :

a.

Dapat mengetahui bagaimana sistem pembelian dan pengeluaran

kas yang dilakukan oleh PT. Sumber Sinar Lestari.

2.

Bagi Perusahaan

a.

Memberikan kemudahan dalam mengakses data yang diperlukan

PT. Sumber Sinar Lestari.

b.

Memberikan informasi yang detail dan sistematis sehingga dapat

meningkatkan kinerja sistem informasi pembelian dan pengeluaran

kas yang digunakan pada PT. Sumber Sinar Lestari.

c.

Memberikan informasi dan saran berupa laporan bagi PT. Sumber

Sinar Lestari mengenai solusi untuk meningkatkan efisiensi dan

efektifitas tercapainya strategi dan tujuan perusahaan.

Metodologi Penelitian

Untuk mendukung pembuatan skripsi serta perancangan sistem informasi dan

aplikasi yang sesuai dengan tujuan yang telah disampaikan, berikut penjabaran

dari metodologi yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini :

1.

Studi Kepustakaan

Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan teori-teori yang berkaitan

dengan judul skripsi yang disajikan, dengan mempelajari beberapa literatur-

literatur yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi yang

berkaitan

dengan

proses

Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT.

Sumber Sinar Lestari.

2.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan pengumpulan

data

langsung

yang

berhubungan dengan perusahaan sebagai objek

penelitian. Ada beberapa studi lapangan yang dilakukan, antara lain :

a.

Wawancara

Salah satu metode studi lapangan yang dilakukan adalah dengan

mengadakan wawancara, yaitu tanya jawab dengan pihak pihak

terkait dengan menemui ibu Ati selaku Bagian Pembelian pada

tanggal 30 September 2012, tanggal 15 Oktober 2012 dengan

menemui bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, dan tanggal 20

Desember 2012 menemui Direktur PT. Sumber Sinar Lestari dan

bapak Limanto selaku Bagian Keuangan, mengenai berbagai hal

seputar penelitian berdasarkan pertanyaan pertanyaan yang telah

disiapkan

terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi

yang

dibutuhkan mengenai gambaran umum perusahaan dan masalah

masalah yang dihadapi sehubungan dengan tema penelitian.

b.

Observasi

Observasi yaitu melakukan pengamatan langsung ke lapangan untuk

mendapatkan informasi yang lebih detail mengenai proses bisnis

yang

dijalankan

oleh

PT.

Sumber

Sinar

Lestari

dalam

kesehariannya.

c.

Review dokumen

Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen dokumen

transaksi

perusahaan yang

berkaitan

dengan

proses

pembelian

dan

pengeluaran kas

meliputi Surat

Permintaan Penawaran Harga

(SPPH), Purchase Order (PO), Bukti Terima Barang (BTB), Tanda

Terima Kwitansi (TTK), dan Bukti Pengeluaran Bank (BPB), serta

menerima menerima dokumen perusahaan yang berisi company

profile.

3.

Metode Analisis

Dalam skripsi

ini, metode analisis yang digunakan yaitu analisis sistem

yang berorientasi objek untuk menentukan kebutuhan sistem. Mulai dari

menganalisis proses bisnis untuk kebutuhan PT. Sumber Sinar Lestari

hingga

bagaimana

kebutuhan

tersebut

akan

digunakan,

serta

mengidentifikasi kelemahan sistem manual dan membuat sistem yang baru.

4.

Metode Perancangan

Dalam skripsi ini, metode perancangan menggunakan metode Object

Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified

Modelling Languange (UML), yang meliputi tahap:

a.

Membuat narasi

b.

Membuat Rich Picture

c.

Membuat Event Table

d.

Membuat UML Activity Diagram (overview dan detail)

e.

Membuat Workflow Table

f.

Membuat UML Class Diagram

g.

Membuat Usecase Diagram

h.

Membuat Navigation Diagram

i.

Membuat Rancangan Database

j.

Membuat Rancangan Formulir

k.

Membuat Rancangan Layar

l.

Membuat Rancangan Laporan

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dalam penulisan skripsi ini disusun dalam lima bab. Untuk

lebih memudahkan pembahasan, maka isi skripsi ini secara sistematis disusun

dalam format-format sebagai berikut :

BAB 1: PENDAHULUAN

Bab ini akan

menjelaskan

mengenai latar belakang pemilihan judul

skripsi

ANALISIS

DAN

PERANCANGAN

SISTEM

INFORMASI

AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS PADA PT.

SUMBER SINAR

LESTARI,

Ruang

Lingkup, Tujuan dan

Manfaat,

Metodologi Penulisan, Sistematika Penulisan .

BAB 2 : LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan pembahasan mengenai konsep-konsep dan teori-

teori yang digunakan dalam penulisan topik skripsi ini. Konsep-konsep tersebut

dijadikan sebagai landasan umum selama Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Sumber Sinar Lestari.

BAB 3: ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN

Pada bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan, struktur

organisasi, profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, analisis sistem yang

sedang berjalan pada perusahaan, tata laksana sistem yang berjalan, dokumen

yang digunakan, masalah yang sedang dihadapi,

dan usulan pemecahan

masalah.

BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Berisikan hasil analisis aspek kerahasiaan, analisis permasalahan dan

kebutuhan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas PT.

Sumber Sinar Lestari, pemodelan sistem secara fungsional dan gambaran

rancangan struktur program dan desain antar muka, serta memberikan gambaran

tentang hasil laporan yang dapat dijadikan solusi untuk PT. Sumber Sinar

Lestari.

BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN

Bab terakhir akan memuat kesimpulan isi dari keseluruhan uraian bab-

bab sebelumnya dan saran-saran dari hasil yang diperoleh yang diharapkan dapat

bermanfaat dalam pengembangan selanjutnya.

Teori Dasar

Pengertian Sistem

Ralph Stair dan George Reynold (2011,p.8), mengemukakan bahwa

Sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang berinteraksi untuk

mencapai tujuan

Gelinas, Dull dan Wheeler (2012,p11), mengemukakan bahwa

Sistem

adalah seperangkat

elemen independen

yang

bersama-sama

mencapai tujuan spesifik.

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem

adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan satu sama lain untuk

mencapai suatu output.

Pengertian Informasi

Rainer dan Turban (2009, p6), mengemukakan bahwa Informasi

menunjukkan data yang telah di atur sehingga informasi tersebut memiliki

arti dan nilai bagi penerimanya.

Hall (2013,

p110),

mengemukakan bahwa

Informasi

sering

diartikan sebagai data yang diolah dimana informasi tersebut ditentukan

oleh efeknya terhadap pengguna, bukan dari bentuk fisiknya.

Stair dan Reynold (2011,p.5), mengemukakan bahwa Informasi

adalah kumpulan fakta yang terorganisir dan diproses sehingga memiliki

nilai tambah di luar nilai fakta individu

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa informasi

adalah sekumpulan data yang sudah diolah

sehingga dapat berguna bagi

kebutuhan penggunanya.

Pengertian Sitem Informasi

Satzinger (2009, p6), mengemukakan bahwa Sistem informasi

adalah sekumpulan komponen komputer yang saling berhubungan yang

dikumpul,

diproses,

disimpan

(biasanya

di

dalam

database) dan

menyediakan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

bisnis.

Dull dan Wheeler (2012, p12), mengemukakan bahwa Sistem

informasi adalah suatu sistem yang umumnya terdiri dari serangkaian

komponen berbasis komputer dan komponen manual bertujuan untuk

mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data untuk memberikan output

informasi ke pengguna

Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah

serangkaian prosedur resmi dimana data tersebut dikumpulkan, diproses

menjadi informasi, didistribusikan kepada pengguna.

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem

informasi adalah suatu kumpulan komponen yang diproses sehingga dapat

menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan untuk mencapai

tujuan.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Considine, Olsen, Speer dan Lee (2010, p14), mengemukakan bahwa

Sistem informasi akuntansi menunjukan sebagai tekhnologi aplikasi untuk

dapat mengambil, memverifikasi, menyimpan, memisahkan dan melaporkan

data yang berhubungan dengan aktifitas organisasi atau perusahaan.

Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57) mengemukakan bahwa

Sistem

informasi

akuntansi

adalah

rangkaian

aktivitas

yang

menggambarkan pemerosesan data-data dari aktivitas bisnis pengolahan

data keuangan perusahaan dengan menggunakan sistem informasi komputer

yang saling terintegrasi.

Hall (2013, p5), mengemukakan bahwa Sistem informasi akuntansi

adalah bagian dari proses transaksi keuangan dan transaksi bukan keuangan

yang

secara langsung memberikan pengaruh

pada

proses

transaksi

keuangan.

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem

informasi akuntansi adalah sekumpulan manusia, perangkat keras, perangkat

lunak dan jaringan yang saling berkaitan untuk mengolah data keuangan

maupun data

bukan keuangan agar

menjadi

informasi

yang

dapat

bermanfaat bagi kebutuhan pengguna.

Pengertian Analisis Sistem

Whitten dan Bentley (2007, p32), mengemukakan bahwa analisis

sistem

adalah

pembelajaran

domain

masalah

bisnis

untuk

merekomendasikan perbaikan dan menentukan persyaratan dan perioritas

bisnis sebagai solusi.

Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa Analisis sistem adalah

proses memahami dan menentukan secara rinci apa sistem informasi harus

capai.

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa analisis

sistem adalah tahap selanjutnya dari pengembangan sistem yang lebih rinci

dan

memerlukan

banyak

informasi

serta

memahami

sistem

dan

permasalahan yang sudah ada sebelumnya.

Pengertian Perancangan Sistem

Whitten

dan

Bentley

(2007,

p33),

mengemukakan

bahwa

pengertian perancangan sistem adalah spesifikasi atau kontruksi solusi

teknis

yang

berbasis

komputer

sebagai

persyaratan

bisnis

yang

diidentifikasikan dalam analisis sistem.

Romney

dan Steinbert

(2009,

p819),

mengemukakan bahwa

perancangan

sistem

adalah suatu

proses

detail,

spesifikasi

untuk

mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru.

Satzinger (2009, p4), mengemukakan bahwa perancangan sistem

adalah proses menentukan secara rinci bagaimana banyak komponen dari

sistem informasi harus secara fisik dilaksanakan.

Jadi

berdasarkan definisi

diatas

dapat

di

simpulkan bahwa

perancangan sistem adalah rancangan sistem terdiri dari aktivitas desain

yang bertujuan untuk menentukan bentuk dari sistem tersebut yang

dikembangkan dalam proses analisis sistem.

Pengertian Event Table

Jones dan Rama (2009, p22) mengemukakan bahwa event adalah

berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

Satzinger (2009, p168) mengemukakan bahwa event table meliputi

baris dan kolom, yang mewakili event dan detilnya masing-masing.

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa event

table adalah proses mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam

suatu rangkaian sistem yang berjalan dalam perusahaan.

UML Class Diagram

Whitten dan Bentley (2007, p.400), mengemukakan bahwa Class

Diagram adalah suatu gambaran grafis dari suatu struktur objek statis

sistem, yang menunjukkan kelas objek bahwa sistem terdiri dari hubungan

antara kelas objek.

Satzinger (2009, p.60), mengemukakan bahwa UML class diagram

adalah model grafis yang digunakan dalam pendekatan berorientasi obyek

untuk menunjukan seluruh class dari objek suatu sistem.

UML class diagram menunjukkan representasi statis dari masalah

penelitian yang menggabungkan objek berorientasi database dan operasi

yang diterapkan pada database. (Vipin;Saxena, Deepa;Raj, Vishal;Verma.

Computer and Electrical Engineering Vol.4, No.1, February 2012 : p.7.

Vehicle Insurance Policy System through UML)

Jadi berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa class

diagram adalah diagram yang menunjukkan kelas yang menunjukkan

hubungan antar table dan sifatnya.

Overview Activity Diagram

Jones dan Rama (2009, p.79) mengemukakan bahwa Overview

Activity Diagram adalah suatu aktivitas UML yang menyajikan suatu

pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan

kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini, dan jumlah aliran

informasi dalam peristiwa-peristiwa ini.

Overview Activity Diagram ialah diagram yang menunjukkan aliran

kegiatan melalui sistem. (Dayanand;Ingle, Meshram. Computer Science

Issues, Vol. 9, Issue 4, No 3, July 2012.: p.531. Hybrid Analysis and

Design Model for Building Web Information).

Detail Activity Diagram

Jones dan Rama (2009, p.80) mengemukakan bahwa Detail Activity

Diagram adalah suatu diagram aktivitas UML yang menyediakan penyajian

yang lebih detail dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua

kejadian yang disajikan dalam OAD.

Pengertian C# (C Sharp)

Nash (2010, p.1), mengemukakan bahwa C # adalah tipe bahasa

berorientasi objek yang hampir sama dengan kode visual C + + (dan Java).

Hejlsberg dan Golde (2006,

p3)

mengemukakan bahwa C #

(diucapkan "See Sharp") adalah sederhana, berorientasi objek, dan jenis

bahasa pemrograman yang aman. C # memiliki akar dalam bahasa C dan

dikenal dengan C, C + +, dan Java Programmer.

Dietel (2011, p37) mengemukakan bahwa "C# adalah berorientasi

objek dan memiliki akses pada kecanggihan .Net Framework Class Library

koleksi

komponen

prebuilt

dalam

jumlah besar, memungkinkan

programmer untuk mengembangkan aplikasi dengan cepat. "

Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa

C#

adalah sebuah program berorientasi objek yang memiliki akses yang

canggih didalamnya.

Pengertian Crystal Reports

Peck (2003, p.2) mengemukakan bahwa crystal reports menjadi

jendela-laporan berdasarkan penulisan,

penyedia

semua

alat

yang

dibutuhkan untuk membuat presentasi laporan yang berkualitas.

Taylor (2008, p11) mengemukakan bahwa crystal reports

adalah

sebuah paket aplikasi pembuatan laporan untuk lebih dari satu dekade,

dimana sejauh ini yang paling sering digunakan untuk membuat laporan

didunia.

Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa

crystal

reports merupakan suatu peralatan yang digunakan untuk membuat laporan

dan presentasi berkualitas dalam mengelola kegiatan yang dilakukan.

Teori Khusus

Pengertian Pembelian

Assauri (2008, p.233), mengemukakan bahwa pembelian merupakan

salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan.

Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan

kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga

yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan

terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi

dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan dalam pabrik.

Bodnar

dan Hopwood (2010,

p308), mengemukakan bahwa

pembelian merupakan sinonim dari pengadaan, yang diartikan sebagai:

pengadaan

adalah proses

bisnis

pemilihan sumber,

pemesanan, dan

memperoleh barang dan jasa.

Jadi, berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian

merupakan

kegiatan yang

dilakukan untuk

pengadaan barang yang

dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan

sumber sampai memperoleh barang.

Analisis Sistem Yang Berjalan

Sejarah Perusahaan

PT. Sumber Sinar Lestari merupakan perusahaan yang bergerak

dibidang electrical, mechanical, Instrument and control Equipment General

Contractor

Supplier

dimana

PT. Sumber

Sinar

Lestari

melakukan

penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan

pesanan.

Perusahaan

ini didirikan pada awal tahun 22 November 2000

sebagai PT. Sumber Sinar Lestari dibawah akte notaris Ibu Netty Maria

Machdar, SH dengan akte pendirian No. 10 dimana pengurusnya meliputi

Bapak Roby Rudy Djohan sebagai Direktur Utama, Bapak Beny Rudy

Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris.

Perusahaan

ini

didirikan

dengan

No.

SIUP

(Surat

Izin

Usaha

Perdagangan) 0002/10-04/PM/I/2001 tanggal 31 Januari 2001 dengan nama

perusahaan PT. Sumber Sinar Lestari yang berSJmisili di kota Tanggerang,

tepatnya di Jl. Palem Siarai VII No. 12 RT/RW : 05/019 Bencongan - Curug

-

Tanggerang 15810

Sejalannya waktu pada tahun 2003 terjadi penjualan saham dan

pengunduran diri Bapak Tedy Rudy Djohan sebagai Komisaris dibawah

akte notaris Ibu Netty Maria Machdar, SH dengan akte pendirian No. 4

tanggal 06 May 2003 dimana pengurusnya berganti menjadi Bapak Roby

Rudy Djohan sebagai Direktur, dan Bapak Beny Rudy Djohan sebagai

Komisaris.

Pada tahun 2009 terjadi penyesuaian akte perusahaan dengan UU

Perseroan No. 40/2007 dibawah akte notaris Bapak Linggo Darsono, SH

dengan akte pendirian No. 5 tanggal 04 Agustus 2009.

Pada tahun 2012 terjadi peningkatan modal dasar dari 1 Milyar

menjadi 5 Milyar serta peningatan modal ditempatkan dan disetor penuh

dari Rp.250.000.000 menjadi Rp.2.500.000.000 dibawah akte notaris Ibu

Heriati Zuraida, SH dengan akte pendirian No. 23 tanggal 28 Juni 2012.

Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur

organisasi

dalam

sebuah perusahaan

menggambarkan

bagaimana aliran tugas dan tanggung jawab setiap fungsi yang ada di dalam

perusahaan. Berikut ini adalah struktur organisasi dari PT. Sumber Sinar

Lestari :

Kelemahan Sistem Berjalan dan Usulan Pemecahan Masalah

Berikut ini adalah beberapa yang terdapat dalam sistem pembelian

dan pengeluaran aks yang sedang berjalan dalam perusahaan dan usulan

pemecahan terhadap kelemahan yang ada.

1.

Terjadinya kecurangan dalam proses pembelian dan penerimaan barang

yang disebabkan adanya perangkapan tugas di Bagian Pembelian.

Kriteria

Jones dan Rama (2009, p134), pengendalian internal menurut

laporan COSO salah satunya adalah adanya pemisahan tugas yang

mencakup pembebanan tanggung jawab untuk otorisasi transaksi,

pelaksanaan transaksi, pencatatan transaksi, pemeliharaan aset

kepada karyawan yang berbeda-beda.

Sebab

Didalam

perusahaan, bagian pembelian bertanggung

jawab

terhadap otorisasi transaksi, pencatatan dokumen dan pelaksanaan

transaksi meliputi

pemesanan barang,

pemilihan

pemasok,

penerimaan barang dan yang melakukan pengecekan barang-

barang yang masuk.

Akibat

Penggelapan

barang

yang

diterima

dari

pemasok

akibat

perangkapan tugas di bagian pembelian.

Usulan

Untuk pemecahan masalah ini, maka diusulkan untuk penambahan

fungsi

bagian

penerimaan barang

dalam

struktur organisasi

sehingga adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dengan

bagian penerimaan barang. Dengan tujuan agar barang yang

diterima

lebih terjamin,

serta

menghilangkan potensi tindak

kecurangan yang dapat dilakukan oleh pihak yang bersangkutan.

2.

Terjadinya

kesalahan di

dalam

dokumen pencatatan

hutang

yang

disebabkan karena adanya akumulasi pembayaran.

Kriteria

Jones dan Rama (2009, p137), resiko terlambatnya, terlewatnya,

atau

terduplikasinya

pembayaran

dapat

dikurangi

dengan

mengambil langkah untuk mencatat faktur secara tepat waktu.

Sebab

Dalam sistem berjalan ini, ditemukan masalah, misalnya ketika

bagian keuangan melakukan pembayaran sebesar Rp. 10.000.000

untuk dua transaksi sekaligus yang terdiri dari satu transaksi yang

terjadi hari ini dan satu transaki pembayaran sebelumnya yang

diakumulasikan pembayarannya untuk hari ini, namun setelah

dilakukan pengecekan ternyata 2 transaksi tersebut hanya sebesar

Rp.

9

.

0

00.

0

00

.

Akibat

Akibat dari pencatatan transaksi yang digabungkan tersebut

membuat bagian keuangan melakukan

kesalahan pencatatan

hutang pada aging hutang karena adanya pembayaran hutang

sebelumnya dapat diakumulasikan dengan pembayaran hutang

yang akan dibayar.

Usulan

Untuk pemecahan masalah ini, maka akan dibuat sistem yang

membantu dalam proses pencatatan, dimana transaksi yang terjadi

dapat langsung tercatat oleh system dan ditampilkan pada saat 1

minggu sebelum tanggal jatuh tempo.

3

.

Mengembangkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi karena

untuk menunjang kebutuhan perusahaan.

Kriteria

Puspitawati Lilis dan Anggadini (2011,p.57), manfaat sistem

informasi akuntansi salah satunya adalah menyediakan informasi

yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas

utama pada value chain secara efektif dan efisien.

Sebab

Sering terjadinya kesalahan pencatatan dokumen yang disebabkan

Identifikasi Kebutuhan Informasi

Dalam proses pembelian dan pengeluaran kas di PT Sumber Sinar

Lestari harus dilengkapi dengan berbagai informasi yang mendukung yang

dibutuhkan untuk pengendalian internal, mengurangi terjadi kesalahan dari

manusia ( human eror) dan mendukung proses pengambilan keputusan.

Idetifikasi kebutuhan informasi antara lain :

1.

Master data yang dibutuhkan untuk memudahkan dalam proses transaksi,

antara lain :

a.

Ms_Pemasok

Data

yang

berisi

informasi detail mengenai

pemasok yang

diperlukan untuk melakukan transaksi pembelian.

b.

Ms_Barang

Data yang berisi seluruh informasi mengenai detail barang yang ada

di dalam perusahaan yang dibutuhkan sebagai rincian pada setiap

transaksi.

c.

Ms_Karyawan

Data yang berisi informasi mengenai detail pada karyawan yang di

perlukan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap

suatu dokumen dan transaksi tersebut.

2.

Laporan yang

dibutuhkan untuk mendukung

pengendalian

dalam

perusahaan, antara lain :

a.

Laporan pembelian periode

b.

Laporan pembelian barang (terfavorit)

c.

Laporan pembelian barang (sering dibeli)

d.

Laporan pembelian berdasarkan pemasok

e.

Laporan pembelian barang berdasarkan PO (berdasarkan nilai)

f.

Laporan hutang jatuh tempo

g.

Laporan pengeluaran kas

oleh human eror sehingga perusahaan tidak dapat mencapai

keefektifan dan keefisienan dalam proses bisnis perusahaan.

Akibat

Dokumen yang dihasilkan tidak dapat menunjang proses bisnis

pembelian dan pengeluaran kas dimana perusahaan membutuhkan

informasi yang relevan, akurat, dan tepat.

Usulan

Menerapkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi.

4.

Tidak adanya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan dengan

keuangan perusahaan.

Kriteria

Hutang jatuh tempo diperlukan apabila laporan digunakan untuk

disesuaikan dengan keuangan perusahaan.

Sebab

Laporan yang dihasilkan masih berupa daftar transaksi yang

belum diolah sesuai kebutuhan.

Akibat

Hal ini mengakibatkan direktur menjadi sulit dalam mengambil

keputusan karena kurangnya informasi.

Usulan

Dibuatkannya laporan hutang jatuh tempo untuk disesuaikan

dengan keuangan perusahaan.

Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Struktur Organisasi Yang Diusulkan

Untuk mendukung prosedur pembelian dan pengeluaran kas pada

PT. Sumber Sinar Lestari, maka diusulkan untuk menambah fungsi didalam

struktur organisasi sebagai berikut :

Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Dengan Down Payment

Overview Activity Diagram Pembelian dan Pengeluaran Kas Tanpa Down Payment

Class Diagram

Rancangan Layar Form Login

Rancangan Layar Form Utama

Rancangan Layar Master Barang

Rancangan Layar Master Pemasok

Rancangan Layar Purchase Requisition

Rancangan Layar SPPH

Rancangan Layar PO

Rancangan Layar BTB

Rancangan Layar TTK

Rancangan Layar BP DP

Rancangan Layar BPB

Simpulan

Setelah dilakukan analisis terhadap prosedur dan sistem berjalan di PT.

Sumber Sinar Lestari terhadap masalah yang di hadapi, sistem yang dapat di

usulkan, maka dapat di tarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1.

PT. Sumber Sinar Lestari

merupakan perusahaan yang bergerak dibidang

electrical,

mechanical,

Instrument

and control

Equipment

General

Contractor

Supplier

dimana

PT. Sumber

Sinar

Lestari

melakukan

penjualan barang secara langsung kepada konsumennya sesuai dengan

pesanan.

2.

Terdapat beberapa masalah yang kami temukan, diantaranya yaitu adanya

perangkapan fungsi di dalam struktur organisasi, mekanisme pembayaran

yang tidak sesuai dengan dokumen pendukung, dan tidak adanya cap

Lunas

pada Bukti Pengeluaran

Bank yang

mendukung kebutuhan

perusahaan, tidak adanya integritas sistem antara bagian pembelian, bagian

keuangan, dan bagian akuntansi serta laporan yang dihasilkanpun tidak

menunjang dalam pengambilan keputusan terhadap strategi perusahaan.

3.

Dengan adanya sistem yang baru perusahaan sudah menggunakan sistem

yang terkomputerisasi dimana sistem ini berisi data tentang

pemasok, data barang, data purchase requisition, data surat permintaan

penawaran harga, data purchase order, data bukti terima barang, data

pengeluaran bank, data bukti pembayaran dan data tanda terima kwitansi

serta Laporan yang dihasilkan sistem yaitu, Laporan pembelian berdasarkan

barang yang sering dibeli, laporan pembelian berdasarkan barang yang

jarang dibeli, laporan pembelian per-PO, laporan pembelian per-Pemasok,

laporan hutang, laporan pengeluaran kas yang nanti nya dapat digunakan

untuk membantu dalam melakukan pengambilan keputusan yang tepat pada

PT. Sumber Sinar Lestari.

Saran

Saran saran yang dapat dipertimbangkan mengenai sistem informasi

akuntansi pembelian dan pengeluaran kas yang diusulkan agar dapat berguna

bagi pihak perusahaan adalah sebagai berikut :

1.

Data dan informasi yang dimasukkan kedalam sistem harus diperhatikan

kelengkapan dan kebenarannya. Tujuannya agar mencegah terjadinya

kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

2.

Sebelum mengimplementasikan sistem yang diusulkan pada PT. Sumber

Sinar Lestari, sebaiknya perusahaan perlu memberikan pelatihan kepada

karyawannya mengenai cara pengoprasian aplikasi.

3.

Perlu dilakukan backup data dan pengawasan terhadap penggunaan sistem

untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti pencurian data,

kerusakan data, overload data yang akan berdampak pada kinerja sistem dan

penghapusan data kepada pihak yang tidak berwenang.

4.

Dalam periode tertentu, minimal perbulan sebaiknya perusahaan melakukan

pemeliharaan dan evaluasi terhadap kinerja sistem untuk mengetahui apakah

sistem yang dijalankan tersebut masih berfungsi sesuai dengan kebutuhan

perusahaan.


Top Related