PowerPoint Presentation
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
PELAN TINDAKAN BENCANA REKOD KERAJAAN
1
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
SKOP
Pengenalan
Pelan Tindakan Bencana (PTB) ?
Objektif
Tujuan dan Faedah Penyediaan PTB
Komponen PTB
Penggunaan PTB
2
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Memahami keperluan penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR)
Bertindak (response) apabila berlaku sesuatu
bencana kepada rekod
Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar segera selepas berlaku bencana
Memaklumkan kepada ANM sebarang insiden bencana kepada rekod
OBJEKTIF
3
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
ARAHAN 20 MAJLIS KESELAMATAN NEGARA
Insiden semulajadi atau manusia secara tiba-tiba mengakibatkan kerosakan
BUKU PENGENALAN PENGURUSAN REKOD MS.97
Satu peristiwa yang akan menyebabkan kehilangan nyawa, harta benda, rekod serta mengganggu dan mencacatkan operasi perniagaan atau aktiviti sesuatu organisasi
4
BENCANA
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan/atau faktor bukan alam mahupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya kehilangan nyawa, kerosakan harta benda,.
Disaster is a sudden, calamitous event bringing great damage, loss, and destruction and devastation to life and property.
5
BENCANA-samb.
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Asian Disaster Preparedness Center (ADPC) The serious disruption of the functioning of society, causing widespread human, material or environmental losses, which exceed the ability of the affected communities to cope using their own resources
6
BENCANA-samb.
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Bencana Semulajadi
Tsunami Ribut Banjir Faktor Biologi Gempa Tanah Runtuh Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan Manusia Peperangan Api Vandalisme Pencerobohan Maklumat Dan Lain-lain
Tindakan
Pemulihan Persediaan Peralatan / Kemudahan
Tenaga dan Kepakaran
Kemusnahan Rekod/Hartabenda
Bencana Semulajadi
Tsunami Ribut Banjir Faktor Biologi Gempa Tanah Runtuh Kebakaran
Bencana Akibat Perbuatan Manusia Peperangan Api Vandalisme Pencerobohan Maklumat Dan Lain-lain
7
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 8
Bencana Di Negara Jiran - Indonesia
Sumber : Dodi Nandika - 19 th SARBICA Executive Board Meeting and International Seminar on Disaster Management of Archives: Challenge and Solution. Bandung, 27 September 2013
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 9
Adakah Negara Kita Bebas Bencana ?????
Ya Tidak
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
10
KEJADIAN BENCANA DI MALAYSIA
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
11
Bencana samb
Tanah Runtuh, Kuala Lumpur 2008
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 12
BENCANA REKOD
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
13
Bencana Rekod. Samb..
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
75.0 meter panjang (buku perpustakaan dan fail jabatan) Jabatan A
45.0 meter panjang (buku teks & buku perpustakaan sahaja) Jabatan B
1.0 meter panjang (buku bacaan) Jabatan C
20.0 meter panjang (buku bacaan & fail jabatan) Jabatan D
14
Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di Chukai, Kemaman Disember 2013
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
15.0 meter panjang (fail) Jabatan E
0.5 meter panjang (fail) Jabatan F
20.0 meter panjang (fail, buku perpustakaan & bahan bukan fail) Jabatan G
15.0 meter panjang (fail, borang dan bahan bukan fail) Jabatan H
15
Kerosakan Rekod Akibat Bencana Banjir di Chukai, Kemaman Disember 2013
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 16
Apakah Pelan Tindakan Bencana?
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
BUKU PANDUAN PENYEDIAAN PELAN TINDAKAN BENCANA - ANM
../Hyperlink_contoh-contoh/Pelan Tindakan Bencana.pptx../Hyperlink_contoh-contoh/Pelan Tindakan Bencana.pptx
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Pelan kontigensi yang disediakan sebagai panduan kepada setiap kementerian/ jabatan/ agensi kerajaan untuk menyelamat rekod-rekod dari musnah sekiranya berlaku bencana.
Menggariskan peraturan peraturan pengurusan rekod sebelum, semasa dan pemulihan selepas bencana.
18
PELAN TINDAKAN BENCANA (PTB)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
P
T
B Selepas Bencana
Semasa Bencana Pemeliharaan
Rekod
Sebelum Bencana
19
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 Fungsi Ketua Pengarah (q)
Perkara 8.9 Panduan Pengurusan Pejabat 2007
Perkara 20 Arahan Keselamatan
20
PUNCA KUASA
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) - Perkara 7 Fungsi Ketua Pengarah (q)
Mengenal pasti dan membuat salinan rekod penting yang perlu bagi keberterusan fungsi atau penyusunan semula sesuatu organisasi semasa dan selepas darurat dan juga rekod yang perlu bagi perlindungan hak dan kepentingan organisasi itu dan orang perseorangan yang secara langsung terjejas dengan kegiatan organisasi itu
21
Arahan & Peraturan Berkaitan
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Panduan Pengurusan Pejabat 2007, Bab 8, Perkara 8.9 :
Ketua Jabatan dan Ketua Agensi hendaklah menyediakan
Pelan Tindakan Bencana yang meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara untuk menyediakan Pelan Tindakan Bencana bagi pemeliharaan dan pemuliharaan rekod awam.
22
Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Arahan 20 Majlis Keselamatan
Negara
Arahan ini menggariskan dasar pengurusan
dan bantuan bencana serta menentukan
peranan serta tanggungjawab agensi-agensi
yang terlibat semasa bertindak menangani sesuatu kejadian bencana yang berlaku. Arahan ini juga meliputi tindakan pemantauan terhadap aktiviti-aktiviti pencegahan dan persediaan agensi-agensi tertentu untuk menghadapi sesuatu bencana.
23
Arahan & Peraturan Berkaitan (samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Memastikan rekod-rekod penting lagi bernilai dapat diselamatkan dan terpelihara bagi membolehkan kementerian / jabatan/ agensi kerajaan terus beroperasi meskipun terlibat dalam bencana.
24
Objektif Penyediaan PTBR
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Mengenalpasti rekod penting yang perlu untuk
kesinambungan perkhidmatan
Memastikan rekod awam selamat daripada bencana,
Meminimumkan kerosakan rekod awam dengan mengenal
pasti jenis dan punca kerosakan bagi tindakan pemulihan,
Persiapkan pejabat awam untuk menghadapi kemungkinan
bencana
25
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Membolehkan pejabat awam terus beroperasi
selepas menghadapi sesuatu bencana
Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar
segera selepas menghadapi sesuatu bencana,
Membentuk satu pasukan Petugas (Response
Team) di pejabat awam.
26
Keperluan Pelan Tindakan Bencana (samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Penyediaan panduan pelan tindakan bencana
Pembentukan jawatankuasa pengurusan bencana
Penyediaan fasiliti dan infrastruktur
27
Kaedah Penyediaan Pelan Tindakan Bencana
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Sebelum bencana
Bentuk Pasukan bertindak Bencana (Response Team)
Membuat analisa risiko
Menyediakan peralatan menyelamat dan pemuliharaan
Menyediakan peraturan serta panduan menghadapi bencana
Memantapkan kawalan dan peralatan keselamatan
Memberi latihan serta program kesedaran bencana
28
Panduan Pelan Tindakan Bencana
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Analisa Risiko
Lokasi
Cuaca
Pengalaman - Banjir - Kebakaran
Kehilangan Rekod
Vandalisme
Pencerobohan
29
Sebelum Bencana Persediaan Dan Pencegahan
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Persediaan Panduan-Panduan dan Peraturan
Arahan Keselamatan
Panduan Pengurusan Rekod
Peraturan Keselamatan
Peraturan Pengendalian Rekod
Peraturan Keluar Masuk Pejabat
Akta-akta
Peraturan pengendalian alat-alat pencegahan kebakaran
30
Persediaan Dan Pencegahan (Samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
Penubuhan Jawatankuasa Untuk bertindak secara berkesan dan teratur ketika
berhadapan dengan bencana
JK Pengurusan Bencana sepatutnya bersedia untuk menghadapi bencana dan bertanggungjawab untuk bertindak dan melaksanakan tindakan pemulihan mengikut kaedah-kaedah yang ditentukan.
Response Team melaksanakan kerja-kerja menyelamat dan memindahkan rekod-rekod.
31
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Kemudahan & Peralatan
Alat Pemadam Api
Fire and Gas Extinguisher
Alat Penggera/Alarm
Topi
Glove
32
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Pemeriksaan Peralatan dan Kemudahan
Berjadual/Berkala
Bantuan dari Bomba dan Penyelamat
Pembekal
33
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Latihan Menghadapi Bencana
Berjadual
Berkumpulan
Kesedaran
Mengenalpasti kelemahan-kelemahan pelan kontigensi
34
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Keselamatan
Pelan Lantai
Laluan Kecemasan
Tempat Berhimpun
Lokasi Rekod
35
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 36
Persediaan dan Pencegahan(samb.) Hot-Line (Direktori Bencana)
ATM 03-26921333
JPS 03-42552613
Indah Water 03-27801100
GAS 03-92067800
JKR 03-26919011
Telekom 03-77279393
Hospital Kuala Lumpur 03-26155555
TNB 03-22965566
PDRM 03-22626222
Jabatan Kimia 03-79853000
DBKL 03-26179931
Bomba dan Penyelamat
03-88880036
Pasukan Gerakan Am
03-90862222
Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan
03-88881255 Majlis Keselamatan Negara
03-88881997
Direktori Bencana
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
RFID
CCTV
KESELAMATAN
RFID
BILIK KAWALAN
37
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
ELEKTRONIK
CARD-KEY READER
CCTV
BILIK KAWALAN
ELEKTRONIK
CARD-KEY READER
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Salinan Keselamatan (Pendua)
Back-up Records (medium)
Mikrofilem
Lain-lain Medium (CD, DVD)
Tape
Back-up Sistem (Contoh di Arkib Negara)
Backup to tape - Tape akan disimpan di Repositori
Backup to disk Operasi Backup di Pusat Data Utama
Salinan data yang telah dibackup disimpan di
Pusat Data Secondary
Penyimpanan - On-site
- Off-site 38
Persediaan dan Pencegahan(samb.)
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Gerakkan Pasukan Tindakan Bencana
Hubungi agensi dan petugas yang berkaitan
Sediakan alatan menyelamat yang sesuai
Bertindak mengikut arahan
Pemeriksaan tempat dengan berhati-hati
Perlindungan kepada rekod-rekod
Buat tinjauan serta sediakan laporan bagi tindakan
seterusnya
39
Semasa Bencana - Tindakan
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Pastikan ruang/kawasan selamat
Buat analisa kerosakan
Kenalpasti rekod-rekod penting yang perlu penyelamatan awal
Pastikan tindakan pemulihan
Sediakan laporan keseluruhan kerja yang dijalankan
40
SELEPAS BENCANA AKTIVITI MENYELAMAT DAN PEMULIHAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Analisa Kerosakan/Laporan
Kenalpasti Jenis Kerosakan
Kenalpasti Kaedah Pemulihan yang sesuai
Pengasingan rekod bernilai dan tidak
Laporan Penuh Bencana
Tindakan pelupusan rekod yang musnah/tidak dapat
dipulihkan (ANM)
41
SELEPAS BENCANA AKTIVITI MENYELAMAT DAN PEMULIHAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
MENGETAHUI APA YANG PERLU DISELAMATKAN
2003 Flood at
University of Hawaii at Manoa
Photos, Honolulu Star-Bulletin
http://www2.hawaii.edu/~smurata/flood/
http://www2.hawaii.edu/~smurata/flood/
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
MENGETAHUI KAEDAH PENYELAMATAN
UK Law Library
Salvage methods: Air Drying
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
KAEDAH PENYELAMATAN
Salvage methods: offsite freezing
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
Air dry, Vacuum freeze-dry
Photos, Kathy Ludwig, NARA
Vacuumfreeze-dry
Air dry
KAEDAH PENYELAMATAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
For large scale disaster: recovery service vendor, such as Munters. A representative from Munters gave the
UK Libraries employees a lecture.
KAEDAH PENYELAMATAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
PERALATAN DAN BEKALAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
LATIHAN BERMAKLUMAT DAN MENYERONOKAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
BENGKEL DAN LATIHAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
BENGKEL DAN LATIHAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
LATIHAN : BEKERJASAMA DENGAN JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT
extinguisher
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A 52
Pembentukan Pasukan Petugas Bencana Rekod Penting Negara dapat diselamatkan
Kerosakan rekod dapat diminimakan
Kesedaran dan persediaan pada organisasi
Jabatan dapat beroperasi semula
Tindakan Pemulihan Segera
IMPAK
RUMUSAN
A R K I B N E G A R A M A L A Y S I A
The Art of War teaches us to rely not on the likelihood of the enemys not coming, but on our readiness to receive him; not on the chances of
his not attacking, but rather on the fact we have made our position steadfast
Sun Tzu : Art of War
The Art of War mengajarkan kita untuk tidak bergantung pada kemungkinan musuh tidak datang, tetapi pada kesediaan kita untuk menerima-nya, bukan pada
kemungkinan-nya tidak menyerang, tetapi lebih pada kenyataan kita telah membuat persediaan "
53