-
SISTEM Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor
1. NAMA INOVASI Sistem Maklumat Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan oleh Kumpulan Inovatif Kreatif 2. MAKLUMAT INOVASI Inovasi ini mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan menyelesaikan masalah komunikasi antara staf menggunakan aplikasi komputer eSTOR dibangunkan sendiritasking. Kejayaan diperolehi seterusnya telah dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada tahun 2014 di Tokyo, Jepun.
3. TUJUAN INOVASI eSTOR bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor. Dengan memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor disamping menyediakan kemudahan serta disokong paparan maklumat berkaitandan rekod verifikasi stok.
SISTEM MAKLUMAT STOR (eSTOR)Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor
Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan oleh Kumpulan Inovatif Kreatif (KIK), Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor.
INOVASI
mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor dengan
komputer secara atas talian PHP dan MYSQL.
dibangunkan sendiri oleh ahli kumpulan, hasil penerapan budaya diperolehi dalam Konvensyen ICC peringkat kebangsaan dan
dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada di Tokyo, Jepun.
bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor.
memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor ediakan kemudahan dalam membuat dan meluluskan permohonan
serta disokong paparan maklumat berkaitan seperti baki stok, sejarah permohonan
(eSTOR)
Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan abat Setiausaha Kerajaan Johor.
mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta pentadbir stor dengan
PHP dan MYSQL.
hasil penerapan budaya multi-peringkat kebangsaan dan
dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada
bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor.
memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor membuat dan meluluskan permohonan seperti baki stok, sejarah permohonan
-
4. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS 4.1. Proses Sebelum Soalselidik telah
berikut Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan
mendapatkan barangan di stormenggunakan beberapa quality tools Graph, Tree Diagram dan semakan Pro dan Kontra.
Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan punca
yang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja harian yang memungkin masalah ini berl
a) Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.
b) Pentadbir stor lewat ambil tindakan.
c) Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).
d) Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Tidak tahu
spesifikasi
barang
100%
PE
RA
TU
S(%
)
Setuju
Tidak setuju
PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
Proses Sebelum
telah dijalankan kepada semua staf dan memperolehi statistik
Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan mendapatkan barangan di stor pentadbiran. Kajian selanjutnya menggunakan beberapa quality tools antaranya Rajah Ishikawa, Pareto Graph, Tree Diagram dan semakan Pro dan Kontra.
Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan puncayang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja harian yang memungkin masalah ini berlaku iaitu :-
Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.
Pentadbir stor lewat ambil tindakan.
Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).
Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.
Tidak tahu
spesifikasi
barang
Lewat ambil
tindakan Mohon manualGagal
dihubungi
100%
93.8%
64.6%
56.9%
Hasil Soal Selidik Kekerapan Berlaku
PUNCA PALING MUNGKINsetuju
0 %6.2 %
35.4 %
kepada semua staf dan memperolehi statistik
Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan Kajian selanjutnya
antaranya Rajah Ishikawa, Pareto
Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan punca-punca yang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja
Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.
Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).
Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.
Gagal
dihubungi
56.9%
43.1 %
-
4.2. Proses Selepas
Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan Sistem Maklumat Stor (antaranya :-
a) Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog
bergambar.
b) Semua transaksi permohonan dipapar dan
c) Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin komputer dan telefon andriod.
d) Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang diberi kebenaran.
e) Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang memberi kemudahan m
f) Kemudahan cetakan borang KEW.PS 11.
g) Semua transaksicetakan iaitu Rekod Terimaan Barang (Kawalan Stok ((KEW.PS.4).
Proses Selepas
Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan Maklumat Stor (eSTOR) yang menepati ciri-ciri yang diperlukan
Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog bergambar.
Semua transaksi permohonan dipapar dan direkod.
Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin komputer dan telefon andriod.
Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang diberi kebenaran.
Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang memberi kemudahan membuat keputusan.
Kemudahan cetakan borang KEW.PS 11.
Semua transaksi direkod dan memberi kemudahan paparan dan cetakan iaitu Rekod Terimaan Barang (KEW.PS.1Kawalan Stok (KEW.PS.3B) dan Rekod Transaksi (KEW.PS.4).
Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan ciri yang diperlukan
Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog
direkod.
Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin
Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang
Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang
direkod dan memberi kemudahan paparan dan KEW.PS.1), Rekod
KEW.PS.3B) dan Rekod Transaksi
-
5. CIRI-CIRI DAN IMPAK
5.1. Komunikasi Antara Pemohon Dan Pegawai Stor Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor
hendaklah melalui sistem Ediedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini dipatuhi, terkecuali bagi waktu kecemasan.
Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya
dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada jumlah pesanan.
5.2. Kawalan Baki Stok Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui
paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.
5.3. Kawalan Pengeluaran Stok
Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran boleh dikesan awal.
5.4. Penjimatan Masa Telah dijalankan kaj
selepas penggunaan Esebagaimana graf ditunjukkan.
20
20
10
20
30
40
50
60
isi borang serah borang
MINIT
PERBANDINGAN( sebelum dan
CIRI DAN IMPAK INOVASI
Komunikasi Antara Pemohon Dan Pegawai Stor
Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor hendaklah melalui sistem E-STOR. Surat arahan mengenainya telah diedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini dipatuhi, terkecuali bagi waktu kecemasan.
Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada jumlah pesanan.
Kawalan Baki Stok
Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.
Kawalan Pengeluaran Stok
Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran boleh dikesan awal.
Penjimatan Masa
Telah dijalankan kajian masa mengikut peringkat proses sebelum dan selepas penggunaan E-STOR. Kajian memperolehi keputusan sebagaimana graf ditunjukkan.
10
30
55
45
0 2 36
serah borang semak stok kelulusan sedia
tempahan
PERINGKAT PROSES
PERBANDINGAN TEMPOHMASA PERMOHONANdan selepas cadangan )
Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor STOR. Surat arahan mengenainya telah
diedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini
Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada
Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.
Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran
ian masa mengikut peringkat proses sebelum dan STOR. Kajian memperolehi keputusan
30
5
serah
tempahan
Sebelum
Selepas
-
5.5. Meningkatkan Imej Jabatan Organisasi sering dilawati bagi perkongsian ilmu. Bagi tahun 2013
melebihi 485 orang perkongsian eSTOR telah dibuat. 5.6. Pembudayaan Inovasi Dorongan melaksanakan inovasi dikalangan kakitangan telah dapat
ditingkatkan dibuktikan dengan adanya kumpulan baru KIK yang telah sampai ke peringkat KIK Kebangsaan pada tahun 2014.
6. PENCAPAIAN Inovasi ini telah diketengahkan melalui Konvensyen KIK dan ICC anjuran MPC.
6.1. Anugerah Perak di Konvensyen ICC14 di Tokyo, Jepun.
6.2. Anugerah Emas di Konvensyen ICC Kebangsaan 2013 dan dipilih 10 kumpulan terbaik.
6.3. Tempat ketiga KIK Sektor Awam Negeri Johor 2013.
6.4. Anugerah Emas peringkat Wilayah Timur 2013 di Konvensen ICC anjuran MPC.
PEJBAT SETIAUSAHA KERAJAAN JOHOR BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA eSTOR@2015