UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
PEKELILING BENDAHARI
Bilangan 6 Tahun 2012
GARIS PANDUAN PEROLEHAN MEMBEKAL DAN MENYEDIAKAN MAKANAN/MINUMAN UNTUK MAJLIS JAMUAN
RASMI/ACARA KHAS DAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
to TUJUAN
Pekeliling ini disediakan adalah untuk memaklumkan garis panduan perolehan
membekal dan menyediakan makanan / minuman majlis jamuan rasmi / acara
khas dan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej Universiti Teknologi
MARA.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Kuasa Melulus Mengadakan Program di Hotel
Semua program UiTM yang melibatkan penggunaan perkhidmatan pakej
perhotelan hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor.
Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Bil. (Khas) Tahun 2012 pada 3 Ogos
2012 telah bersetuju menurunkan kuasa kepada Rektor Negeri/Cawangan
untuk meluluskan program di luar kampus UiTM dengan bajet maksimum
RM20,000.
2.2 Kuasa Melulus Perolehan Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas Kerajaan.
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 16 Tahun 2002 telah memberi
kebenaran kepada Pegawai Pengawal untuk meluluskan perolehan bagi
majlis jamuan rasmi / acara khas Kerajaan bernilai sehingga RM100,000.
1
2.3 Kuasa Melulus Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara
Pakej
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 tahun 2012 menetapkan
kuasa meluluskan perolehan secara Rundingan Terus bagi perkhidmatan
kemudahan latihan secara pakej mengikut nilai yang ditetapkan seperti
berikut:
BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS
1 Sehingga RM50 ribu
Peqawai Penqawal / Pegawai yang
diturunkuasa oleh Pegawai Pengawal
2 Melebihi RM50 ribu
sehingga RM500 ribu
Jawatankuasa Sebut Harga
3 Melebihi RM500 ribu
sehingga RM20 juta
Lembaga Perolehan Agensi
2.4 Takrifan
2.4.1 "Pegawai Pengawal" bagi tujuan pengurusan perolehan di
peringkat Universiti Teknologi MARA adalah Naib Canselor, selaku
Ketua Agensi.
2.4.2 "Latihan" bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan
bertujuan menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang
bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa
dalam organisasi. la meliputi mesyuarat, persidangan, konvensyen,
kursus, bengkel/retreat, makmalUab), seminar/taklimat, kolokium,
forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik
kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan.
2.4.3 "Pakej" bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan
Tempatan merangkumi kombinasi daripada mana-mana item
kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, sewaan, bilik
latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan
daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan
berkemampuan.
2
3.0 PELAKSANAAN
Lembaga Pengarah Univerisiti Teknologi MARA dalam mesyuarat ke-128
pada 18 September 2012 telah bersetuju untuk menerima pakai peraturan
perolehan seperti berikut:
3.1 Kuasa Melulus Acara Mailis Rasmi Atau Latihan Diadakan Di Hotel:
a. Semua acara majlis atau latihan yang hendak dilaksanakan di hotel
hendaklah terlebih dahulu mendapat kelulusan Naib Canselor kecuali
bagi:
i. Acara majlis atau latihan yang diadakan di Hotel UiTM / Intekma
Resort.
ii. Program latihan seperti seminar/konferensi yang dibiayai melalui
kutipan wang peserta/penaja di mana kelulusan mengadakan
program ini di hotel hendaklah mendapat kelulusan daripada
Jawatankuasa Akaun Amanah yang berkenaan.
b. Rektor UiTM Negeri / Cawangan adalah diberi kuasa untuk
meluluskan program (termasuk dengan pakej hotel) diadakan di
mana-mana lokasi dalam negara tertakluk kepada bajet maksimum
RM20,000 bagi setiap program.
3.2 Kuasa Meluluskan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej
UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi
perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej seperti yang dinyatakan
oleh Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2012 tertakluk
kepada pindaan kuasa dan had nilai meluluskan perolehan secara
Rundingan Terus seperti berikut:
BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS
1. Sehingga RM50 ribu 1.Naib Canselor,
2.Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM .
2 Melebihi RM50 ribu
sehingga RM500 ribu
Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi
UiTM
3
BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS
3 Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan B UiTM
(Melebihi RM500 ribu sehingga
RM20juta)
Bagi tujuan melaksanakan peraturan perolehan secara Rundingan Terus
untuk perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej, Jawatankuasa
Penilaian perlu dilantik. Kuasa melantik Jawatankuasa Penilaian adalah
seperti berikut:
3.2.1 Naib Canselor; atau
3.2.2 Ketua Pusat Tanggungjawab; atau
3.2.3 Jawatankuasa Induk Program/ Aktiviti Latihan khusus bagi satu-
satu projek misalannya projek konferensi / seminar/ kursus.
Jawatankuasa Penilaian hendaklah dilantik secara secara bertulis (Contoh
di Lampiran 1A) atau diminitkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Induk
Program/Aktiviti Latihan (Contoh adalah di Lampiran 1B)
Pelantikan Jawatankuasa Penilaian hendaklah dengan keahlian terdiri
daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli di
mana sekurang-kurangnya seorang daripadanya hendaklah terdiri
daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf
serta pelantikan seorang setiausaha di kalangan pegawai gred 27 dan ke
atas.
Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian adalah seperti berikut:
i. Memastikan peruntukan kewangan telah diluluskan dan
mencukupi;
ii. Membuat kajian pasaran secara terperinci merangkumi kos
sewaan dewan/bilik latihan dan peralatan yang berkaitan latihan
untuk mendapatkan harga tawaran yang paling menguntungkan
Kerajaan sebelum perkhidmatan diperolehi. Bagi perolehan
melebihi RM50,000, digalakkan mendapat 3 (tiga) sebut harga
untuk tujuan perbandingan;
iii. Memastikan perolehan tidak hanya tertumpu kepada satu penyedia
kemudahan latihan sahaja dalam satu-satu tahun kewangan
semasa;
iv. Memberi keutamaan kepada institusi latihan/pusat konvensyen
yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya.
Institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi
Kerajaan atau anak-anak syarikatnya adalah dikecualikan daripada
berdaftar dengan Kementerian Kewangan;
v. Memberi keutamaan kepada penyedia kemudahan latihan dan
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang
Perhotelan (Menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus,
seminar dan lain-lain yang berkaitan) bagi perolehan yang bernilai
melebihi RM50,000;
vi. Memastikan kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum
peserta latihan hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa
yang berkuat kuasa. Mendapatkan kelulusan daripada Bahagian
Dasar Saraan, Wang Awam Dan Khidmat Pengurusan,
Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan
minum bagi peserta latihan melebihi kadar kelayakan semasa yang
berkuat kuasa; dan
vii. Menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan
mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran, tempoh,
diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan
latihan dan kriteria-kriteria lain yang ditetapkan oleh Pusat
Tanggungjawab.
viii. Membuat perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan
latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain,
dengan menggunakan format di Lampiran 2. Perbandingan
hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing);
ix. Mendapatkan Akaun Pembida daripada penyedia kemudahan
(Sila rujuk Lampiran 3) di dalam pelaksanaan Integrity Pact.
x. Memperakukan kepada pihak berkuasa melulus, penyedia
kemudahan latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik
dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.
xi. Jawatankuasa Penilai perlu melaksanakan Integrity Pact dengan
mengisi borang pelantikan seperti di Lampiran 4 dan borang
selesai bertugas seperti di Lampiran 5.
3.3 Kuasa Melulus Perolehan Membekal Dan Menvediakan
Makanan/Minuman Untuk Majlis Jamuan RasmilAcara Khas UiTM
UiTM menerima pakai peraturan perolehan secara Rundingan Terus bagi
membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan
rasmi/acara khas UiTM seperti yang dinyatakan oleh Surat Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 16 tahun 2002 tertakluk kepada pindaan kuasa
dan had nilai meluluskan perolehan secara Rundingan Terus seperti
berikut:
BIL HAD NILAI PIHAK BERKUASA MELULUS
1. Sehingga
RM50 ribu
Ketua Pusat Tanggungjawab UiTM
2. Sehingga
RM100 ribu
a. Naib Canselor
b. Rektor UiTM untuk Negeri/Cawangan yang
berkenaan
c. Penolong Naib Canselor Kampus Puncak
Alam dan Kampus Puncak Perdana
d. Ketua Kampus Selayang dan Kampus
Sungai Buloh
Rundingan Terus hendaklah dibuat dengan:
a. syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan
bagi membekal atau menyediakan makanan / minuman; atau
b. mana-mana hotel tempatan bagi jamuan / perkhidmatan katering.
Pusat Tanggungjawab dicialakkan untuk mendapatkan dua (2) hingga
tiga (3) sebut harga bagi tujuan perbandingan serta mendapatkan Akuan
Pembida dari penyedia kemudahan (Sila rujuk Lampiran 3) di dalam
pelaksanaan Integrity Pact.
Penilaian dan pengesyoran hendaklah dibuat dengan menggunakan
format di Lampiran 2.
6
Pegawai yang terlibat di dalam perolehan ini hendaklah melaksanakan
Integrity Pact dengan mengisi borang di Lampiran 6.
Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman bagi
setiap majlis jamuan rasmi/acara rasmi UiTM yang melebihi RM100,000,
perolehan hendaklahmengikut tatacara perolehan biasa seperti berikut:
3.3.1 Sebut Harga Rasmi bagi nilai perolehan melebihi RM100,000
sehingga RM500,000,
3.3.2 Tender bagi nilai perolehan melebihi RM500,000.
3.4 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej /
Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk Majlis
Jamuan Rasmi / Acara Khas UAW Secara Berjadual/Berulang
Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej atau
membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk majlis jamuan
rasmi / acara khas UiTM yang disediakan oleh penyedia perkhidmatan
yang sama bagi siri-siri program-program yang boleh dirancang seperti
program-program latihan staf/pelajar yang bersiri anjuran iLQaM/Jabatan
Pembangunan Staf/Bahagian Hal Ehwal Pelajar, kaeda h perolehan
hendaklah ditentukan mengikut anggaran nilai terkumpul tahunan
program-program tersebut.
3.5 Perolehan Membekal Dan Menvediakan Makanan / Minuman Untuk
Majlis Jamuan Rasmi/Acara Khas UiTM Dan/ Atau Perkhidmatan
Kemudahan Latihan Secara Pakej Yang Tidak Memenuhi Svarat-
Svarat Peraturan Perolehan Di Dalam Pekelilinq ini.
Bagi perolehan membekal dan menyediakan makanan / minuman untuk
majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan/ atau perkhidmatan kemudahan
latihan secara pakej yang tidak memenuhi syarat-syarat di dalam
pekeliling ini, perolehan boleh dilaksanakan secara Rundingan Terus
daripada Kementerian Kewangan Malaysia di mana permohonan
hendaklah dibuat selewat-lewatnya empat (4) bulan sebelum tarikh
pelaksanaan perkhidmatan makanan / minuman untuk majlis jamuan
rasmi dan program berkaitan latihan.
7
3.6 Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan perkhidmatan
kemudahan latihan secara pakej mengikut kaedah Rundingan Terus
dengan anak syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi
daripada pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam
perenggan 32 pekeliling ini.
Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mendapatkan bekalan dan penyediaan
makanan / minuman bagi majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM mengikut
kaedah Rundingan Terus tanpa sebaranq had nilai dengan anak
syarikat UiTM. Kelulusan perolehan ini hendaklah diperolehi daripada
pihak berkuasa melulus seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 3.3
pekeliling ini. Bagi nilai perolehan melebihi RM100,000, pihak berkuasa
melulus adalah Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi.
Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis
jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan
secara pakej daripada anak syarikat UiTM yang bernilai melebihi
RM5,000, satu sebut harga hendaklah diperolehi daripada anak syarikat
UiTM. Ketua Pusat Tanggungjawab atau Jawatankuasa Induk Program/
Aktiviti Latihan hendaklah membuat rundingan harga dengan anak
syarikat UiTM serta mengesyorkan kepada pihak berkuasa melulus.
3.7 Bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman bagi majlis
jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan kemudahan latihan
secara pakej secara Rundingan Terus dengan Jabatan UiTM seperti
Hotel UiTM, Ketua Pusat Tanggungjawab adalah diberi kuasa untuk
meluluskan perolehan tanpa had nilai.
3.8 Ketua Pusat Tanggungjawab, Unit Kewangan Zon/Pejabat Bendahari
UiTM Negeri/Cawangan yang berkenaan hendaklah memastikan semua
dokumentasi bagi perolehan bekalan dan penyediaan makanan / minuman
untuk majlis jamuan rasmi/acara khas UiTM dan perkhidmatan
kemudahan latihan, lengkap dan diserahkan kepada Pihak Berkuasa
Melulus, satu (1) bulan sebelum program dilaksanakan. Senarai Semak
adalah di Lampiran A.
8
4.0 SENARAI LAMPIRAN
4.1 Lampiran 1A Contoh dan format surat pelantikan
Jawatankuasa Penilaian.
4.2 Lampiran 1B - Contoh dan format minit pelantikan
Jawatankuasa Penilaian oleh mesyuarat
Jawatankuasa Induk Program/Aktiviti.
4.3 Lampiran 2 - Contoh dan format Jadual Penilaian Sebut
Harga.
4.4 Lampiran 3 Format Surat Akuan Pembida.
4.5 Lampiran 4 - Contoh dan format Surat Akuan Pelantikan
Ahli/Pengerusi Jawatankuasa Penilaian.
4.6 Lampiran 5 - Contoh dan format Surat Akuan Selesai
Tugas Ahli/Pengerusi Jawatankuasa
Penilaian.
4.7 Lampiran 6 Surat Akuan oleh Penjawat Awam yang
terlibat dalam urusan perolehan UiTM.
4.8 Lampiran A Senarai Semakan Perolehan
5.0 TARIKH DIKELUARKAN
Pekeliling ini dikeluarkan pada 1 Disember 2012
9
6.0 TARIKH KUATKUASA
Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi MARA bagi semua
Kumpulan Wang, berkuat kuasa mulai 4 Disember 2012, dan hendaklah dibaca
bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan,
yang masih berkuatkuasa.
Dikelilingkan Kepada:
Semua Ketua Jabatan/Bahagian/Pusat/Unit
Semua Dekan-Dekan Fakulti
Semua Rektor-Rektor Kampus Negeri
Semua Penyelaras Kampus U1TM
Semua Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari U1TM Shah Alam
Semua Ketua Pejabat Bendahari UiTM Negeri / Cawangan / Kampus
Bil. Fail :
100-BP(100/PT. 6/3)
No. Sin :
100-BP(100/PT.6/3)1
10
