Download - Minit Mesyuarat KIK

Minit Mesyuarat KIKBil 7/2011

Tarikh : 7 April 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :

- Tiada - Bil Perkara Tindakan1. Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Pengerusi memberi ucapan terima kasih atas kehadiran semua ahli kumpulan atas kerja berpasukan dan diharapkan masalah yang timbul dapat diselesaikan.

- Makluman -

2. Dari mesyuarat yang lepas, kita telah mendapatkan 3 tajuk projek yang utama. Kaedah soal selidik juga dilakukan bagi mendapat keputusan kepada masalah yang utama.

- Setiausaha -

3. Borang soal selidik telah diedarkan kepada 35 orang yang terdiri daripada 29 Pengurus Besar PPK, 1 Pengurus Besar PPNJ, 4 Orang Pegawai Peladang Daerah dan 1 Ketua Cawangan Urusan Pendaftar.Hasil soal selidik mendapati tajuk kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan mendapat undian tertinggi iaitu sebanyak 15 undian.

4. Oleh kerana tajuk telah diperolehi, maka semua ahli

kumpulan diminta mendapatkan data sebelum projek di mulakan.

4. Hal-hal lain

Perbincangan seterusnya akan dibincangkan semula pada mesyuarat yang akan datang.

Mesyuarat ditangguhkan jam 3.20 petang.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

Pn. Norba’yah bt. Bahar. En. Aszrul Erwan b. Abd. LatibSetiausaha Kumpulan Ketua Kumpulan


Tarikh : 21 April 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :

En. Hirzam b. Ahmad Hanafi Bil Perkara Tindakan1. Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini.

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data sebelum projek. - Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi kepada penjelasan projek. Apa itu Audit pengurusan, punca kuasa audit pengurusan, objektif audit pengurusan, Ahli Jawatankuasa Audit Pengurusan, dan Skop CAMELT.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa banyak data sebelum yang menggunakan kaedah 5 W + 1H



Pn. Norba’yah bt. Bahar. En. Aszrul Erwan b. Abd. LatibSetiausaha Kumpulan Ketua Kumpulan


Tarikh : 12 Mei 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :

En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :Pn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Shahril b. Abd. Hamid

Bil Perkara Tindakan1. Ucapan Alu-aluan oleh Pengerusi

- Ucapan salam dimula oleh pengerusi kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. Disebabkan ketiadaan setiausaha, Pn Rosnah binti Abd Rahman sebagai pencatit minit

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data sebelum projek yang menggunakan kaedah 5 W + 1 H.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi kepada Latar belakang Masalah iaitu masalah yang timbul dalam Audit Pengurusan, carta aliran perlaksanaan Audit Pengurusan berdasarkan blueprint, data star rating pada tahun 2010, objektif kenapa tajuk ini dipilih dan impaknya sekiranya projek ini diabaikan.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang dipilih.



Pn. Rosnah binti Abd Rahman En. Aszrul Erwan b. Abd. LatibPencatit Minit Ketua Kumpulan


Tarikh : 26 Mei 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :Pn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua Kumpulan


- Ucapan salam dimula oleh pengerusi (En Safie bin Mohd Saloki) kepada ahli-ahli kumpulan KIK yang hadir pada kali ini. Beliau menyampaikan salam dari ketua kumpulan kerana tidak dapat hadir dalam mesyuarat kali ini kerana ada masalah yang tidak dapat dielakkan.

- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan pertubuhan peladang.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi definasi masalah melalui kaedah 5W + 1 H dan definasi setiap patah perkataan iaitu:

Kesukaran = bermaksud kesulitan atau kesusahanMeningkatkan = bermaksud menaiktaraf dan menambah baikStar rating = markah yang diberikan kepada pertubuhan peladang berdasarkan penilaian yang diberikan oleh panel audit pengurusan bagi setiap soalan dalam setiap skopAudit Pengurusan = bermaksud kerja-kerja pemeriksaan terhadap sesuatu PP yang dikenalpasti dari segi kriteria pemilihan PP.Pertubuhan Peladang = Organisasi yang ditubuhkan dibawah Akta 109, Akta PP 1973 dan tertakluk kepada undang-undang.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul seberapa maklumat berkaitan dengan projek yang dipilih.



Pn Norba’yah binti Bahar En Safie bin Mohd SalokiSetiausaha Pengerusi Mesyuarat


Tarikh : 9 Jun 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad Hanafi

Tidak Hadir :Pn. Rosnah bt. Abd. RahmanPn. Asimah bt. Abdul Rahman



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan tajuk projek yang telah dipilih iaitu kesukaran meningkatkan star rating audit pengurusan pertubuhan peladang.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi menetapkan sasaran pencapaian projek kita. Melalui analisis rajah pareto berdasarkan prinsip 84/16.

Berdasarkan analisis tersebut, sasaran projek ini adalah mengurangkan 82 % kekerapan. Terdapat 4 sebab paling mungkin iaitu:-

1. Tiada garis panduan yang jelas mengenai audit pengurusan

2. Format laporan pemantauan yang tidak seragam.

3. Ahli jawatankuasa yang kurang kefahaman dan kerjasama

4. Desk officer yang kurang pengetahuan dan pengalaman.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul analisis dalam mengenal pasti masalah.



Pn Norba’yah binti Bahar En. Aszrul Erwan b. Abd. LatibSetiausaha Ketua Kumpulan


Tarikh : 23 Jun 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :- Tiada



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan mengenal pasti masalah.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi dalam mengenalpasti masalah, kumpulan telah menganalisis punca masalah melalui 4 cabang iaitu manusia, persekitaran, alat/mesin serta kaedah.

Dari analisi itu dapat dirumuskan melalui rajah ishikawa 1. Sebab paling mungkin yang diterima ialah

1. Jawatankuasa Audit Pengurusan kurang kefahaman dan kerjasama

2. Desk officer kurang pendedahan dan pengalaman

3. Jarak PPK yanh diaudit4. Banyak menggunakan kertas dan dakwat5. Pengangkutan yang terhad dan bertindih

dengan tugasan yang lain6. Panduan Audit Pengurusan tidak jelas

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul analisis dalam mengenal pasti masalah dan sebab paling mungkin.


Tarikh : 7 Julai 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor





- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul berkaitan mengenal pasti masalah.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi dalam mengenalpasti masalah, kumpulan telah menganalisis punca masalah melalui 4 cabang iaitu manusia, persekitaran, alat/mesin serta kaedah.

Dari sebab paling mungkin yang diterima pada mesyuarat yang lalu, dapat dirumuskan melalui Rajah Ishikawa 2. Untuk memudahkan lagi mengenal pasti masalah, satu format temuduga telah disediakan kepada 6 orang Ahli jawatankuasa Audit Pengurusan.

Hasil temuduga tersebut, dapat dirumuskan melalui rajah ishikawa 3 iaitu sebab paling mungkin ialah :

1. AJK Negeri kurang kefahaman dan kerjasama2. Desk officer kurang pendedahan dan

pengalaman3. Tiada garis panduan yang jelas4. Format laporan pemantauan yang tidak

seragam.4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa

baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul data bagi mengukuhkan lagi punca masalah projek ini.





Tarikh : 21 Julai 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor





- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data untuk mengukuhkan lagi punca masalah yang diperolehi

- Setiausaha -

3. Data yang diperolehi adalah berdasarkan borang soal selidik terhadap 7 PPK yang telah diaudit pada tahun 2010 dan aal 2011. Sebanyak 100 borang telah diedarkan yang mengandungi soalan dalam kajian 4 sebab paling mungkin yang diperolehi dari rajah ishikawa 3.

Data yang diperolehi dirumuskan melalui :1. Lembaran semakan 2. Ringkasan senarai semakan3. Carta turus’4. Jadual kekerapan5. Rajah pareto6. Rumusan data

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mengumpul data analisis



Tarikh : 11 Ogos 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor





- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta untuk mengumpul data. - Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi menyediakan data melalui rajah yang boleh digambarkan.

Data yang diperolehi dirumuskan melalui :1. Lembaran semakan 2. Ringkasan senarai semakan3. Carta turus’4. Jadual kekerapan5. Rajah pareto.6. Rumusan data

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mencari kaedah penyelesaian.


Tarikh : 25 Ogos 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor





- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan mencari kaedah penyelesaian masalah - Setiausaha -

3. Terdapat 5 cadangan penyelesaian masalah :-1. Mewujudkan handbook dan checklist2. Program kursus dan taklimat3. Sistem pecahan skop kepada semua

cawangan4. Sediakan format pemantauan yang seragam5. Pra auditing

Perbincangan adalah meliputi menilai setiap cadangan penyelesaian melalui kaedah swot iaitu mengkaji setiap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman setiap cadangan.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan melaksanakan ujicuba supaya setiap cadangan dinilai samada Berjaya ataupun tidak.


Tarikh : 8 September 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor





- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta melaksanakan ujicuba kepada cadangan penyelesaian.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi setiap cadangan penyelesaian telah dibuat ujicuba dan kaedah penerangan bagi setiap cadangan penyelesaian adalah melalui kaedah 5 W + 1 H dan didapati kelima-lima cadangan penyelesaian berjaya.

Pecahan ketogori inovasi dan kreativiti ialah :-1. Mewujudkan handbook dan checklist

(inovasi)2. Program kursus dan taklimat

(kreativiti)3. Sistem pecahan skop kepada semua

cawangan(kreativiti)

4. Sediakan format pemantauan yang seragam(kreativiti)

5. Pra auditing(kreativiti)

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mencari maklumat

data selepas projek dilaksanakan.





Tarikh : 22 September 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :En. Noriman b. Hj. Sewito



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta mengumpul data selepas projek tersebut dilaksanakan.

- Setiausaha -

3. Data yang diperolehi adalah berdasarkan borang soal selidik terhadap 3 PPK yang telah diaudit pada tahun 2011. Sebanyak 50 borang telah diedarkan yang mengandungi soalan dalam kajian 4 sebab paling mungkin yang diperolehi dari rajah ishikawa 3.

Data yang diperolehi dirumuskan melalui :1. Lembaran semakan 2. Ringkasan senarai semakan3. Carta turus’4. Jadual kekerapan5. Rajah pareto6. Rumusan data

Selain itu juga, kumpulan telah membuat perbandingan sebelum dan selepas melalui rajah pareto perbandingan dan carta turus perbandingan.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mencari banyak lagi maklumat data selepas.


Tarikh : 6 Oktober 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor

Kehadiran :En. Aszrul Erwan b. Abd. Latib – Ketua KumpulanPn. Norba’yah bt. Bahar - SetiausahaEn. Safie b. SalokiPn. Rosnah bt. Abd. RahmanEn. Noriman b. Hj. SewitoEn. Shahril b. Abd. HamidEn. Marizal b. MansorEn. Hirzam b. Ahmad HanafiPn. Asimah bt. Abdul Rahman

Tidak Hadir :



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta mengumpul data selepas projek tersebut dilaksanakan.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi menyediakan data melalui rajah yang boleh digambarkan.

Data yang diperolehi dirumuskan melalui :1. Lembaran semakan 2. Ringkasan senarai semakan3. Carta turus’4. Jadual kekerapan5. Rajah pareto.6. Rumusan data

Selain itu juga, kumpulan telah membuat perbandingan sebelum dan selepas melalui rajah pareto perbandingan dan carta turus perbandingan.

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya mengumpul maklumat bagi pencapaian kumpulan.


Tarikh : 20 Oktober 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor


Tidak Hadir :



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta mengumpul mengumpul maklumat bagi pencapaian kumpulan.

- Setiausaha -

3. Perbincangan adalah meliputi kepada pencapaian projek :-

1. Star rating audit pengurusan semakin meningkat

2. Pengurusan Pertubuhan Peladang lebih teratur3. Penjimatan tenaga kerja4. Penjimatan masa5. Meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan6. Meningkatkan imej LPP Negeri

4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat mencari nama yang sesuai untuk inovasi yang diwujudkan.


Tarikh : 10 November 2011Masa : 2.30 petangTempat : Bilik Mesyuarat LPP Johor


Tidak Hadir :-Tiada



- Makluman -

2.Dari mesyuarat yang lepas, semua ahli kumpulan diminta mencari nama yang sesuai untuk inovasi yang diwujudkan iaitu handbook dan checklist.

- Setiausaha -

3. Hasil perbincangan mendapati nama S-CHAMP dipilih sebagai inovasi iaitu membawa maksud State-Checklist & Handbook Audit Managment Programme.

Semua ahli kumpulan dengan sebulat suara.4. Hal-hal lain.

Untuk mesyuarat akan datang pengerusi minta jasa baik ahli kumpulan supaya dapat melengkapkan lagi projek KIK ini supaya bersesuaian dengan tema dan objektif LPP itu sendiri.




Download - Minit Mesyuarat KIK

Top Related