MANUAL PROSEDUR KERJA
1GFMAS
JABATAN AKAUNTAN NEGARA
MALAYSIA
MODUL
LMS –External Loan
(LMS EL)
KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017
KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS
MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
SENARAI ISI KANDUNGAN
BIL. NO. RUJUKAN
DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT
1. SINGKATAN SINGKATAN MPK iGFMAS 4 - 8
2.
MPK MM-01
PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
9 – 13
3.
MPK MM-02
PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
14 – 20
4. MPK MM-03 PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL 21 - 23
5.
MPK MM-04
PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA
24 – 27
6.
MPK MM-05
PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM
28 – 30
7.
MPK MM-06
PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
31 – 33
8.
MPK MM-07
PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
34 – 36
9.
MPK MM-08
PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
37 – 39
10.
MPK MM-09
PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
40 – 42
11.
MPK MM-10
PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS
43 – 45
12. MPK MM-11 PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS 46 – 49
13. MPK MM-12 PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN
50 – 53
14. MPK MM-13 COGSTR - DIMANSUHKAN
2
BIL. NO. RUJUKAN
DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT
15.
MPK MM-14
PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)
54 – 56
16. MPK MM-15 PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0 57 – 59
17. MPK MM-16 PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DI DALAM iGFMAS 60 – 62
18.
MPK MM-17
PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN
63 – 66
19.
MPK MM-18
PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS
67 -70
3
SINGKATAN MPK IGFMAS
ABT Akaun Belum Terima
ABC Activity-Based Costing
ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)
ANM Akauntan Negara Malaysia
AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)
AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)
APG Arahan Potongan Gaji
APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)
APP Pengguna Aplikasi
AR Account Receivable
BA Bahagian Akaun Kementerian
BB Baucar Bayaran
BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BNM Bank Negara Malaysia
BP Business Partner
BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
BPD Borang Pergerakan Dokumen
BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence
BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
4
SINGKATAN MPK IGFMAS
CA Certified Authority
CAA Carta Akaun Akruan
CM Cash Management
COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST
CPC Certificate of Practical Completion
CTL Cek Tak Laku
DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)
DTB Desktop Banking
EC Laporan Penyata Pendapatan
ECC Enterprise Central Component
Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)
EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)
EFT Electronic Fund Transfer
EG Electronic Government
eP ePerolehan
GPKI Government Public Key Infrastructure
GTS Government Travel System
HCM Human Capital Management
HO Ibu Pejabat
HR Human Resource
HRMIS Human Resource Management Information System
iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)
ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM
5
SINGKATAN MPK IGFMAS
IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Jab Jabatan
JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri
JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan
JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan
JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan
JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian
JSM Job Schedule Management
KA Desktop Banking
Kem Kementerian
KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji
KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji
KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal
KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal
KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal
KGT Kenaikan Gaji Tahunan
KnowA Knowledge Article
KP Kad Pengenalan
KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan
LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri
LoA Limit of Amount
LPC Sijil Gaji Akhir
6
SINGKATAN MPK IGFMAS
LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)
LUH Laporan Urus niaga Harian
MM Material Management
MP Manual Pengguna iGFMAS
MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan
MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan
NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)
NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)
OTC One Time Customer
PAT Penutupan Akhir Tahun
PBH Kementerian
PC Borang Penyata Perubahan Gaji
PCB Borang Perubahan Gaji
Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia
Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I
Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II
PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial
PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)
PP Pejabat Pemungut
PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
Pre DME Pre Data Medium Exchange
PTJ Pusat Tanggungjawab
RA Registration Authority
7
SINGKATAN MPK IGFMAS
SA Sub Admin
SAP System Application and Product
SAPGUI SAP Graphical User Interface
SBP Sistem Bayaran Pukal
SFTP Secured File Transfer Protocol
SOLMAN Solution Manager
SPA Sistem Pengurusan Aset
SST Surat Setuju Terima
TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)
TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)
TP1 Personal Tax Waive Able Claims
TT Telegraphic Transfer
USB Universal Serial Bus
VO Perubahan Tanggungan Kontrak
WebI Web Intelligence
WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)
WJP Wang Jaminan Pelaksanaan
WPUA Waran Perjalanan Udara Awam
iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System
iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri
8
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 1/5
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja perolehan dan bayaran dengan pesanan kerajaan
melalui eP.
1.0 SKOP
1.1 Prosedur ini diguna pakai di Pejabat Perakaunan (AO) bagi menyemak ketepatan kod perakaunan
pesanan kerajaan (PO) dan tanggungan kontrak kerajaan (CO) yang disediakan di eP untuk
perolehan bekalan & perkhidmatan bagi kategori pembelian biasa dan segera.
2.2 Prosedur ini juga diguna pakai bagi memperakukan Arahan Pembayaran bagi perolehan kerajaan
melalui eP.
2.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Semakan Charge Line
Semakan Kod Perakaunan Akruan, Perihal Bayaran dan
Bilangan Digit Nombor Akaun Bank Penerima.
2. Fulfillment Receipt Notes (FRN)
Nota Penerimaan Barang / Perkhidmatan yang diperaku
oleh PTJ di dalam eP.
9
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 2/5
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN Semak paparan senarai tugas harian PK eP. Semak ketepatan kod perakaunan PO / CO dan sahkan. Sekiranya tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003) Nota: PO / CO perlu disediakan semula bagi menggantikan PO / CO yang telah dikuiri untuk disahkan semula oleh AO. PTJ semak status semakan AO. Teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan invois di eP.
Penyemak (AO)
Penyemak (AO)
PTJ eP
PTJ eP
10
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 3/5
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4. 5.
ARAHAN PEMBAYARAN DENGAN PESANAN ePEROLEHAN Terima dokumen sokongan selepas Proses Padanan Bayaran di eP. Semak ketepatan data dan buat Perakuan I. Sekiranya tidak tepat, Rujuk Nota Penting di bawah. Sahkan ketepatan kod termasuk kod perakaunan tambahan (Jika berkaitan). Jika tiada tambahan kod perakaunan, terus ke langkah 4. (Rujuk MP MM-012) Semak ketepatan data dan buat Perakuan II. (Rujuk MP MM-012) Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan siri
Peraku 1 (PTJ)
Peraku 1 (PTJ)
Penyemak (AO)
Peraku II (PTJ)
Penyedia (PTJ)
11
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 4/5
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai PO / CO dan Arahan Pembayaran boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan
Kerajaan Yang Telah Lengkap.
5.2 AO perlu semak semula Arahan Pembayaran sekiranya terdapat Kod Perakaunan Tambahan.
Contohnya: kenaan penalti, potongan Wang Jaminan Perlaksanaan (WJP).
5.3 Nota Penerimaan Barang / Perkhidmatan (FRN) eP diperakaunkan ke lejer iGFMAS secara
automatik setelah perakuan II di PTJ eP dibuat.
5.4 Pembatalan bagi PO / CO / FRN eP hanya boleh dibuat di sistem eP sahaja dan notifikasi
pembatalan akan diterima di dalam iGFMAS. Pelarasan pembatalan dilakukan secara automatik
di dalam iGFMAS.
5.5 Nama Pegawai Padanan Bayaran akan dipaparkan sebagai nama Penyedia di Arahan
Pembayaran. PTJ perlu pastikan pengasingan tugas dibuat sewajarnya supaya pegawai peraku
adalah pegawai yang berbeza dan gred jawatan lebih tinggi dari Pegawai Padanan Bayaran /
penyedia arahan pembayaran. Walau bagaimanapun bagi PTJ yang kecil dengan kekangan
pegawai, Pegawai Padanan Bayaran boleh sama dengan Penyedia Arahan Pembayaran dan
juga boleh bertindak sebagai Peraku 1 bagi satu satu dokumen tersebut. Bagaimanapun,
Pegawai Peraku 2 hendaklah pegawai yang berbeza dan gred jawatan adalah lebih tinggi.
5.6 Sebarang kesilapan Kod Akaun yang dikenalpasti semasa proses Perakuan I, Pengesahan PP
atau Perakuan II, tindakan pembetulan hanya boleh dilakukan melalui jurnal pelarasan setelah
Arahan Bayaran lengkap (Status:80) dan / atau penggantian cek / EFT terbatal oleh PTJ selepas
selesai proses larian bayaran.
5.7 Jika kesilapan berkaitan maklumat akaun bank, proses stop payment hendaklah dilakukan
sebelum fail bayaran EFT dihantar ke bank (tcode ZIAP512). Penggantian pembayaran perlu
dilakukan melalui akaun penggantian cek / EFT terbatal (jika berkaitan) oleh PTJ selepas selesai
proses larian bayaran. Rujuk MPK AP-14. Proses ini hanya digunapakai sehingga fasa
pelaksanaan 2 sistem eP selesai.
12
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEROLEHAN DAN BAYARAN DENGAN PESANAN KERAJAAN MELALUI ePEROLEHAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-01 MUKA SURAT : 5/5
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
6.0 LAMPIRAN
6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS
Lampiran A
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)
7.1.2 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Accounts Payable
7.2.1 MPK AP-14 Proses Pembayaran Secara EFT
7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PK2
.
13
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 1/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja penyediaan pesanan kerajaan dan tanggungan
kontrak kerajaan untuk perolehan dan penerimaan bekalan dan perkhidmatan melalui iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk menyediakan pesanan kerajaan dan tanggungan kontrak kerajaan
di dalam iGFMAS untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi kategori pembelian biasa dan
segera.
2.2 Prosedur ini juga diguna pakai untuk proses penerimaan bekalan dan perkhidmatan.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1.
Semakan Charge Line
Semakan Kod Perakaunan Akruan, Perihal Bayaran dan
Bilangan Digit Nombor Akaun Bank Penerima
2.
NPB / GRN
Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan yang
diperaku oleh PTJ di dalam iGFMAS (Goods Received
Note).
14
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 2/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN Sediakan PO / CO. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.3) Semak dan luluskan PO / CO. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.6 & Para 2.1.8) Semak ketepatan Kod Perakaunan dan buat pengesahan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-003 Para 2.1.7 & Para 2.1.8) Cetak salinan:
Untuk PO: Cetak dua (2) salinan. Cap dan dapatkan tandatangan Pegawai Pelulus. sesalinan dikemukakan kepada pembekal dan sesalinan lagi untuk rujukan pejabat.
Untuk CO: Cetak sesalinan untuk pejabat.
(Rujuk MP MM-003 Para 2.1.7 & Para 2.1.8)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyemak (AO)
Penyedia (PTJ)
Mula
(1)
Sediakan PO/CO
(2)
Semak dan
luluskan
(3)
Semak dan
Pengesahan AO
(4)
Cetak
Tamat
Kuiri
Kuiri
Tidak
Tidak
Ya
Ya
15
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 3/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN Terima DO (bekalan & perkhidmatan) / Dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan PO / CO. Sediakan GRN dan lakukan proses perakuan I. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data. dan lakukan perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan untuk rujukan pejabat jika perlu. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.9)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Peraku II (PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Mula
(1)
Terima DO
(2)
Sediakan GRN dan
Peraku I
(3)
Semak dan
Peraku II
Kuiri
(4)
Cetak
Tamat
Tidak
Ya
16
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 4/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
5.0. NOTA PENTING
5.1 Sebelum penyediaan PO / CO, sila pastikan tatacara perolehan semasa telah dipatuhi.
5.2 Senarai PO / CO dan Senarai GRN boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan
Yang Telah Lengkap dan Laporan Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan.
5.3 Pegawai Penyedia dan Pegawai Pelulus PO / CO hendaklah orang yang berlainan.
5.4 Takrifan kategori pembelian adalah seperti berikut:
Biasa
Perolehan mengikut tatacara sedia ada mengikut KPI perolehan jabatan
masing-masing.
Segera a) Perolehan Segera – peruntukan mesti mencukupi.
b) Perolehan Darurat - sekiranya peruntukan tidak mencukupi, amaun
tanggungan akan dikenakan terlebih dahulu kepada Akaun Kumpulan
Wang Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) atas nama pegawai yang
telah ditentukan. Rujuk Arahan Perbendaharaan 173.2.
5.5 Terdapat lima (5) jenis belian iaitu:
Jenis Belian Penerangan
B Belanja
A Aset
L Aset Bernilai Rendah / Lain-lain
D Aset Pertahanan
I Inventori
5.6 Bagi jenis belian Aset:
5.6.1 Amaun perolehan mestilah RM2,000 dan ke atas kecuali aset biologi pertanian (A17) .
5.6.2 ID aset akan dijana semasa proses simpan dokumen PO / CO.
17
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 5/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
5.6.3 Hanya satu ID aset akan dijana bagi perolehan aset yang melibatkan lebih daripada satu
(1) kuantiti. ID untuk setiap aset hanya akan dijana oleh sistem selepas proses perakuan
II GRN dilakukan.
5.6.4 Sekiranya terdapat perubahan selepas klik butang simpan, baris caj tersebut perlu
dihapuskan dan baris caj baharu perlu ditambah.
5.7 Perolehan untuk jenis belian Inventori hanya boleh digunapakai oleh PTJ berstatus Inventory
Enable. PTJ Inventori adalah PTJ yang memenuhi definisi dalam Polisi dan Intepretasi
Perakaunan dan Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 -
Inventori Kerajaan Asas Akruan. Sekiranya ada PTJ yang baharu memenuhi kriteria sebagai PTJ
inventori, sila rujuk MPK MM-16 untuk Proses Pewujudan PTJ Inventori Di Dalam iGFMAS
5.8 Perolehan untuk jenis belian Aset Pertahanan (kelas akaun: A16 dan A21) hanya boleh
digunapakai oleh PTJ di bawah Kementerian Pertahanan. Tiada ID aset dijana untuk Aset
Pertahanan.
5.9 Perolehan berikut hendaklah menggunakan jenis belian aset bernilai rendah / lain-lain:
5.9.1 Perolehan aset bernilai kurang daripada RM2,000;
5.9.2 Perolehan aset (tanpa mengira amaun) yang menggunakan peruntukan Akaun Amanah
Seksyen 9;
5.9.3 Perolehan yang menggunakan Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (ATTD); dan
5.9.4 Perolehan yang menggunakan Akaun Deposit Bon Pelaksanaan Kerja.
5.10 Sekiranya penghantaran bekalan melibatkan lebih daripada satu alamat penghantaran, jumlah
kuantiti bekalan keseluruhan di alamat penghantaran perlulah sama dengan jumlah kuantiti
perolehan.
5.11 Bagi penyediaan CO, maklumat SST perlu dipilih daripada senarai No. Surat Setuju Terima bagi
pembekal berkenaan di dalam portal iGFMAS.
18
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 6/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
5.12 Bagi PO / CO yang GRN telah diperakukan, pembatalan PO / CO hanya boleh dibuat selepas
GRN tersebut dibatalkan terlebih dahulu.
5.13 Pastikan DO (bekalan & perkhidmatan) / dokumen berkaitan diambil tindakan seperti berikut:
5.13.1 Dicap tarikh penerimaan bekalan dan perkhidmatan
5.13.2 Disertakan bersama PO / CO yang telah diperakukan oleh pembekal dan jabatan.
5.14 Bagi penerimaan bekalan / perkhidmatan secara berperingkat, tindakan berikut perlu diambil:
5.14.1 Cap “Penerimaan Berperingkat” ke atas dokumen pesanan (PO / CO).
5.14.2 GRN perlu disediakan bagi setiap penerimaan bekalan / perkhidmatan yang diterima
secara berperingkat.
5.14.3 Bagi PO Arahan Pembayaran hanya boleh diproses setelah keseluruhan bekalan /
perkhidmatan telah diterima.
5.14.4 Bagi CO Arahan Pembayaran boleh diproses secara berperingkat mengikut penerimaan
Bekalan dan Perkhidmatan.
5.15 Cap / Borang Pergerakan Dokumen perlu disediakan pada peringkat tindakan:
5.15.1 Penyedia / Perakuan I
5.15.2 Perakuan II
5.16 Titik pengiktirafan (point of recognition) perakaunan untuk aset, inventori dan belanja berlaku
selepas proses perakuan II GRN dilakukan. Pegawai Perakuan II perlu memastikan bekalan /
perkhidmatan telah diterima dengan sempurna.
5.17 Bagi perolehan inventori, lejar subsidiari disimpan di dalam sistem inventori luar seperti Sistem
Pengurusan Stor (SPS) dan lain-lain.
5.18 Bagi PO / CO yang mempunyai pembekalan berperingkat, pastikan proses GRN dibuat sehingga
Peraku II sebelum memproses GRN yang berikutnya atau SI (bagi PO) / VO (bagi CO)
dilaksanakan.
19
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN UNTUK PEROLEHAN DAN PENERIMAAN BEKALAN / PERKHIDMATAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-02 MUKA SURAT : 7/7
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI: 30 JUN 2019
5.19 Bagi pembatalan GRN, sila rujuk MPK MM-08 (Proses Pembatalan Penerimaan Bekalan dan
Perkhidmatan).
5.20 Pembatalan GRN tidak dibenarkan setelah bekalan dan perkhidmatan diterima dan GRN telah
diperakukan dalam sistem kecuali mempunyai justifikasi yang kukuh.
6.0 LAMPIRAN
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)
7.1.2 MP MM-005 Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Material Management (MM)
7.2.1 MPK MM-08 Batal GRN
7.2.2 MPK MM-16 PTJ Inventori
7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2
20
Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran C dan Lampiran D
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja bagi penyediaan waran perjalanan udara awam di
iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai bagi penempahan tiket penerbangan daripada agensi pengeluar tiket yang
menggunakan sistem bayaran pukal dan bukan pukal kecuali bagi waran perjalanan udara awam yang
dikeluarkan melalui integrasi dengan GTS 2.0.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
21
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima Borang Tempahan tiket kapal terbang yang telah diluluskan berserta dokumen sokongan berkaitan. Sediakan WPUA. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.5 & Para 2.1.9) Semak ketepatan kod perakaunan dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.6 & Para 2.1.9) Cetak 3 salinan WPUA, Cap Pejabat dan ditandatangani oleh Pegawai Pelulus (2 salinan untuk agensi pengeluar tiket, 1 salinan untuk fail). (Rujuk MP MM-002 Para 2.2.2) Terima tiket kapal terbang dari agensi pengeluar tiket untuk diserahkan kepada pemohon.
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyemak (AO)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
22
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL / BUKAN PUKAL
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-03 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pastikan kod akaun pukal telah diwujudkan dalam sistem. Permohonan pewujudan perlu
dikemukakan kepada AO.
5.2 Senarai WPUA boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah
Lengkap.
5.3 Tempahan tiket kapal terbang (cetakan WPUA) hanya boleh dibuat selepas kelulusan semakan
kod perakaunan oleh Pegawai Penyemak AO.
5.4 Pengurusan “No Show Passenger” boleh dirujuk dalam PP WP2.5.
5.5 Pembayaran WPUA pukal diuruskan oleh AO. (Rujuk MPK AP-13)
5.6 PTJ perlu menyemak Laporan Terperinci Pembayaran Pukal dengan invois dari syarikat
penerbangan. Item yang tidak dapat disesuaikan perlu diambil tindakan sewajarnya.
5.7 Jika terdapat perbezaan amaun antara WPUA pukal dengan invois yang dibilkan, nota debit atau
nota kredit akan dijana secara auto oleh sistem iGFMAS.
6.0 LAMPIRAN
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Accounts Payable
7.2.1 MPK AP-13 Proses Pembayaran Bil Pukal
7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi (WP2.5)
23
6.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran B
6.2 Borang Tempahan Tiket Penerbangan – Lampiran G
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja bagi menanggung amaun perbelanjaan pesanan
dan tanggungan kontrak kerajaan bagi perolehan kerja dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai bagi perolehan kerja untuk:
2.1 Pesanan Kerajaan bagi perolehan di bawah nilai RM500,000 dan tiada kontrak.
2.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi perolehan yang mempunyai kontrak.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
24
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima Inden Kerajaan (IK) dan / atau dokumen sokongan berkaitan. Kunci masuk maklumat WO / CW. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.5 & Para 2.1.7) Semak ketepatan kod perakaunan dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri. (Rujuk MP MM-004 Para 2.1.6 & Para 2.1.7) Cetak 1 salinan maklumat tanggungan WO / CW untuk difailkan bersama Inden Kerajaan (Kerja) / dokumen sokongan berkaitan. (Rujuk MP MM-004 Para 2.2.1 ) Kemukakan Inden Kerajaan (Kerja) manual yang telah ditandatangani kepada pembekal.
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyemak (AO)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Mula
(1)
Terima IK
(2)
Sediakan WO/CW
(3)
Semak dan
Kelulusan PTJ
(4)
Semak dan
kelulusan AO
(5)
Cetak
(6)
Kemukakan PK
kepada Pembekal
Tamat
Kuiri
Tidak
Tidak
Ya
Ya
25
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai WO / CW boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah
Lengkap.
5.2 Pegawai Penyedia dan Pelulus WO/CW hendaklah dua orang yang berbeza.
5.3 Inden Kerajaan (Kerja) hendaklah menggunakan borang yang dikeluarkan oleh Jabatan Kerja
Raya (JKR). Bagi perolehan darurat, sekiranya peruntukan tidak mencukupi, amaun tanggungan
akan dikenakan terlebih dahulu kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri (Pegawai
Awam) atas nama pegawai yang telah ditentukan.
5.4 Bagi WO / CW yang melibatkan Aset Dalam Pembinaan (AUC) atau perolehan aset,
pengguna perlu mewujudkan ID Aset AUC / ID Aset terlebih dahulu melalui modul Asset
Accounting. Rujuk MPK – AA.
5.5 Bagi WO / CW yang mempunyai perolehan Aset:
a) Amaun perolehan mestilah RM2,000 dan ke atas kecuali aset biologi pertanian (A17) dan
AUC (A20 dan A21) .
b) Sekiranya terdapat perubahan selepas klik butang simpan, baris caj tersebut perlu
dihapuskan dan baris caj baharu perlu ditambah.
5.6 Pembatalan WO / CW tidak boleh dibuat sekiranya terdapat Arahan Pembayaran yang telah
wujud.
5.7 Bagi penyediaan CW, maklumat SST perlu dipilih daripada senarai No. Surat Setuju Terima bagi
pembekal berkenaan di dalam portal iGFMAS.
6.0 LAMPIRAN
26
6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran C
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN KERJA
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-04 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-004 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Perakaunan Aset
7.2.1 MPK AA
7.3 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2.
27
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk membatalkan Pesanan Kerajaan dan
Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan, kerja dan Waran Perjalanan
Udara Awam dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk membatalkan Pesanan Kerajaan dan Tanggungan Kontrak
Kerajaan yang telah diluluskan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam iGFMAS.
2.2 Proses ini membenarkan pembatalan dokumen bagi situasi berikut:
2.2.1 PO / CO - Bekalan dan Perkhidmatan
a. Sebelum GRN diperakukan; atau
b. Setelah GRN diperakukan tetapi sebelum perakuan II Arahan Pembayaran
2.2.2 WPUA – sebelum tiket penerbangan dikeluarkan oleh Agensi Pengembaraan.
2.2.3 WO / CW – Kerja
Sebelum perakuan II Arahan Pembayaran
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
28
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima permohonan pembatalan bagi PO / CO / WPUA / WO / CW Lakukan Carian dokumen yang ingin dibatalkan. Laksanakan proses pembatalan (Rujuk MP MM-002 Para 2.2.1, MP MM-003 Para 2.2.0 & MP MM-004 Para 2.2.0) Cetak satu (1) salinan dokumen untuk rujukan pejabat. (Rujuk MP MM-003 Para 2.2.1)
Pelulus (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyedia (PTJ)
29
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PESANAN KERAJAAN DAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN, KERJA DAN WARAN PERJALANAN UDARA AWAM
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-05 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai dokumen yang telah dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan
Kerajaan Yang Telah Lengkap ( PO / CO / WPUA / WO / CW).
5.2 Sebelum proses pembatalan dokumen, pastikan tindakan berikut dilakukan (sekiranya
berkaitan):
5.2.1 Hapuskan dokumen Arahan Pembayaran yang belum diperaku II; atau
5.2.2 Hapuskan dokumen GRN yang belum diperaku II; atau
5.2.3 Batalkan dokumen GRN yang telah diperaku II; atau
5.2.4 Batalkan dokumen SI; atau
5.2.5 Batalkan dokumen VO
6.0 LAMPIRAN
Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran A
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS – Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam
7.1.2 MP MM-003 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan &
Perkhidmatan)
7.1.3 MP MM-004 Pesanan Kerajaan / Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja)
7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management
30
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses kerja bagi penyediaan perubahan tanggungan kontrak
(VO) perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi penyediaan perubahan tanggungan kontrak perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja.
2.2 Prosedur ini terpakai untuk perubahan tanggungan kontrak melibatkan pengurangan /
penambahan kuantiti dan amaun kontrak.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
31
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima permohonan perubahan tanggungan kontrak (manual) bagi CO / WO / CW yang telah diluluskan. Sediakan VO. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.3 & Para 2.1.4) Semak ketepatan data dan luluskan. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak maklumat VO untuk difailkan. (Rujuk MP MM-008 Para 2.2.0)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyedia (PTJ)
32
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK PEROLEHAN BEKALAN, PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-06 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai VO boleh disemak melalui Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak.
5.2 Penyediaan VO yang melibatkan penambahan nilai kontrak hanya boleh dilakukan sekiranya
peruntukan mencukupi dan diluluskan.
5.3 Bagi penyediaan VO yang mengurangkan nilai kontrak, tanggungan kontrak akan dikurangkan
dan peruntukan akan bertambah semula.
5.4 Sekiranya VO melibatkan tambahan charge line, CO / WO / CW yang baru perlu disediakan.
Rujuk MPK MM-02 dan MPK MM-04.
6.0 LAMPIRAN
6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS – Lampiran A
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-008 Perubahan Pesanan / Tanggungan Kontrak Kerajaan
7.2 Manual Prosedur Kerja iGFMAS - Modul Material Management
7.2.1 MPK MM-02 Proses Penyediaan Pesanan Kerajaan dan Tanggungan Kontrak
Kerajaan untuk Perolehan dan Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan Melalui iGFMAS
7.2.2 MPK MM-04 Proses Penyediaan Pesanan dan Tanggungan Kontrak Kerajaan bagi
Perolehan Kerja
7.3 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management
33
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk menerangkan proses kerja bagi membatalkan dokumen
perubahan tanggungan kontrak kerajaan (VO) untuk perolehan bekalan & perkhidmatan dan kerja dalam
iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi membatalkan perubahan tanggungan kontrak kerajaan untuk
perolehan bekalan & perkhidmatan dan kerja.
2.2 Prosedur ini terpakai hanya untuk membatalkan perubahan tanggungan kontrak kerajaan yang
telah diluluskan di sistem iGFMAS.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
34
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
.
Terima dokumen / arahan pembatalan VO bagi CO / WO / CW Cari VO yang hendak dibatalkan dan hantar kepada pelulus. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.8) Semak ketepatan data dan lakukan proses kelulusan. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-008 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan VO selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-008 Para 2.2.0)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyedia (PTJ)
35
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN DOKUMEN PERUBAHAN TANGGUNGAN KONTRAK KERAJAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN DAN KERJA DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-07 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai VO yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak.
5.2 Pembatalan VO akan melibatkan dua (2) keadaan:
5.2.1 Menyebabkan tanggungan kontrak dikurangkan dan peruntukan bertambah semula bagi
VO yang menambahkan nilai CO / WO / CW.
5.2.2 Menyebabkan tanggungan kontrak bertambah dan peruntukan berkurangan bagi VO
yang mengurangkan nilai CO / WO / CW. Pembatalan hanya boleh dilakukan sekiranya
peruntukan mencukupi.
5.3 Sebelum proses pembatalan dokumen, pastikan tindakan berikut dilakukan (sekiranya berkaitan):
5.3.1 Hapuskan dokumen Arahan Pembayaran yang belum diperaku II; atau
5.3.2 Hapuskan dokumen GRN yang belum diperaku II; atau
5.3.3 Batalkan dokumen GRN yang telah diperaku II.
6.0 LAMPIRAN
Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS - Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-008 Perubahan Pesanan / Tanggungan Kontrak Kerajaan
7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management
36
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk membatalkan penerimaan bekalan dan
perkhidmatan (GRN) dalam iGFMAS. Proses ini dilakukan selepas GRN diperakukan di dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai hanya untuk membatalkan GRN bagi PO / CO.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
37
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima arahan pembatalan GRN. Cari GRN yang hendak dibatalkan, lakukan perakuan I dan hantar kepada Peraku II . (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.8) Semak ketepatan data dan lakukan perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-005 Para 2.1.5 & Para 2.1.6) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan GRN selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-005 Para 2.2.0)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Penyedia / Peraku I
(PTJ)
Peraku II (PTJ)
Penyedia / Peraku I
(PTJ)
Mula
(1)
Terima arahan
pembatalan GRN
(2)
Lakukan carian GRN
dan perakuan I
(3)
Semak dan
perakuan II
(4)
Cetak
(jika perlu)
Tamat
Kuiri
Tidak
Ya
38
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-08 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai GRN yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Penerimaan Bekalan &
Perkhidmatan.
5.2 Proses pembatalan GRN hanya boleh dilakukan bagi GRN yang telah diperaku II (status 80).
5.3 Proses pembatalan ini akan menambahkan semula amaun tanggungan manakala amaun aset
atau belanja dilaraskan semula.
5.4 Pembatalan GRN bagi inventori dan aset hanya dibenarkan jika item tersebut masih dalam
pegangan PTJ (belum dibuat pindahan / agihan).
5.5 Pembatalan GRN tidak dibenarkan setelah bekalan dan perkhidmatan diterima dan GRN telah
diperakukan dalam sistem kecuali mempunyai justifikasi yang kukuh.
5.6 Sebelum proses pembatalan GRN dilakukan, pastikan Arahan Pembayaran yang belum diperaku
II dihapuskan terlebih dahulu (jika ada).
6.0 LAMPIRAN
6.1.1 Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS – Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-005 Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan
7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management
39
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja untuk melaksanakan arahan pengurangan kuantiti
bekalan dan perkhidmatan (SI) dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai hanya untuk mengurangkan pesanan kuantiti bekalan dan perkhidmatan
bagi PO yang telah diluluskan tetapi invois belum dikeluarkan.
2.2 Sekiranya melibatkan perubahan harga, Nota Debit / Nota Kredit perlu digunakan.
2.3 Prosedur ini hanya terpakai jika bekalan / perkhidmatan belum sempurna diterima dan sekurang-
kurangnya satu GRN telah lengkap diproses.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
40
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima arahan pengurangan kuantiti bekalan dan perkhidmatan bagi PO. Sediakan SI dan lakukan perakuan I. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.3) Semak ketepatan data dan lakukan perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.4 & Para 2.1.5) Cetak satu (1) salinan SI untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.8)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Peraku II (PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Mula
(1)
Terima arahan
(2)
Sedia SI dan
perakuan I
(3)
Semak dan
peraku II
Kuiri
(4)
Cetak
Tamat
Tidak
Ya
41
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-09 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai SI boleh disemak melalui Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan. Laporan boleh
disemak secara harian, mingguan atau bulanan.
5.2 SI hanya boleh dilakukan bagi GRN yang telah lengkap (berstatus 80) sahaja.
5.3 SI dibenarkan sekiranya masih terdapat baki kuantiti yang belum diterima. Kuantiti yang hendak
dikurangkan perlulah kurang atau sama dengan baki kuantiti yang masih belum diterima.
5.4 SI yang telah diperakukan akan mengurangkan tanggungan.
5.5 Nota Kredit tidak perlu dikeluarkan kerana kuantiti yang dipesan akan sama dengan invois yang
dikemukakan (kuantiti di PO akan dikemaskini secara automatik di dalam sistem sahaja).
5.6 Proses SI tidak boleh dilakukan secara serentak. Oleh itu, proses SI perlu lengkap (Peraku I dan
II) sebelum penyediaan proses SI seterusnya.
5.7 Transaksi SI yang bertujuan mengosongkan kuantiti (zerorise) tidak boleh digabungkan dengan
transaksi SI yang mengurangkan kuantiti bekalan dalam satu dokumen SI.
5.8 Pembatalan SI, sila rujuk MPK MM-10 (Proses Pembatalan Arahan Pengurangan Kuantiti
Bekalan).
6.0 LAMPIRAN
Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-007 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan
7.2 Modul Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Material Management
7.2.1 MPK MM-10 Proses Pembatalan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan Dalam iGFMAS
7.3 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management
42
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk menerangkan proses kerja untuk membatalkan arahan
pengurangan kuantiti bekalan (SI) dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai untuk membatalkan SI yang telah diluluskan.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
43
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima arahan pembatalan SI bagi PO. Cari SI yang hendak dibatalkan dan lakukan proses perakuan I. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.7) Semak ketepatan data dan lakukan proses perakuan II. Sekiranya tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.4 & Para 2.1.5) Cetak satu (1) salinan dokumen pembatalan SI selepas diluluskan untuk rujukan pejabat (jika perlu). (Rujuk MP MM-007 Para 2.1.8)
Penyedia / Peraku I
(PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
Peraku II (PTJ)
Penyedia / Peraku I (PTJ)
44
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBATALAN ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-10 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai SI yang dibatalkan boleh disemak melalui Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan.
Laporan boleh disemak secara harian, mingguan atau bulanan.
5.2 Pembatalan SI hanya boleh dilakukan sekiranya:
5.2.1 Peruntukan mencukupi; dan
5.2.2 Berstatus lengkap (SI status 80).
5.3 Pembatalan SI akan menyebabkan tanggungan PO bertambah dan peruntukan berkurangan.
6.0 LAMPIRAN
Borang Pergerakan Dokumen iGFMAS
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-007 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan
7.2 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management
45
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja Arahan Pembayaran melalui iGFMAS.
1.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi memproses Arahan Pembayaran untuk transaksi berikut yang
dibuat melalui iGFMAS:
2.1.1 Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – PO
2.1.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – CO
2.1.3 Pesanan Kerajaan (Kerja) – WO
2.1.4 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) – CW
2.1.5 Waran Perjalanan Udara Awam Bukan Pukal - WPUA
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Kod Akaun Tambahan
Penambahan kod akaun berlaku di peringkat Arahan
Bayaran selepas pesanan kerajaan disediakan yang
akan memberi kesan kepada jumlah bayaran. Contoh:
Wang Pendahuluan, Wang Jaminan Pelaksanaan,
Royalti dan Penalti.
46
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima PO / CO / CW / WPUA / WO, Invois, Nota Debit, Nota Kredit atau lain-lain dokumen berkaitan yang telah disahkan. Sedia Arahan Pembayaran. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.3) Semak dan lakukan perakuan I. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.4 & Para 2.1.7) Sahkan ketepatan kod perakaunan tambahan jika ada. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai Jika tidak berkaitan, terus ke langkah 5. Semak dan lakukan perakuan II. Jika tidak tepat, kuiri dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.5 & Para 2.1.7) Semak status dan cetak Arahan Pembayaran setelah nombor EFT dijana. Failkan dokumen ikut turutan nombor siri. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.9)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Peraku I (PTJ)
Penyemak (AO)
Peraku II (PTJ)
Penyedia
(PTJ)
47
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai Arahan Pembayaran boleh disemak melalui Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang
Telah Lengkap.
5.2 Arahan Pembayaran boleh dihapus sebelum proses Perakuan II dilakukan. Tiada proses batal
bagi Arahan Pembayaran yang telah dibuat perakuan II.
5.3 Sebarang kesilapan Kod Akaun yang dikenalpasti selepas Perakuan II, tindakan pelarasan hanya
boleh dilakukan melalui jurnal di modul General Ledger. Rujuk MPK GLFMCO-007 (Proses
Baucar Jurnal Portal)
5.4 Jika kesilapan berkaitan maklumat akaun bank, proses stop payment hendaklah dilakukan
sebelum fail bayaran EFT dihantar ke bank (tcode ZIAP512). Penggantian pembayaran perlu
dilakukan melalui akaun penggantian cek / EFT terbatal (jika berkaitan) oleh PTJ selepas selesai
proses larian bayaran. Rujuk MPK AP-14 (Proses Pembayaran Secara EFT) dan MPK AP-16
(Proses Bayaran Melalui Cek).
5.5 Maklumat Nota Debit atau Nota Kredit hendaklah dikunci masuk di dalam Arahan Pembayaran
(sekiranya ada).
5.6 Untuk arahan Pembayaran yang melibatkan pembayaran kepada Pemfaktor, PTJ perlu
memastikan syarikat pemfaktor telah berdaftar dengan eVendor.
5.7 Bagi kes-kes perolehan yang dibuat di luar peraturan di mana melibatkan pembayaran melalui
AP59, proses bayaran perlu dibuat melalui modul Loan Management System (LMS). Rujuk MPK
LMS.
5.8 Tambahan baris caj kredit membenarkan penyedia memilih 7 pilihan indikator berikut:
Indikator Potongan
Perihal Potongan
1 CDC (Tiada kenaan caj fi CDC (eP) bagi Arahan Pembayaran melalui iGFMAS)
2 Penalti
3 Royalti
4 Wang Pendahuluan
48
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES ARAHAN PEMBAYARAN MELALUI iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-11 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
Indikator Potongan
Perihal Potongan
5 Potongan Tetap
6 Potongan Tidak Tetap
7 Wang Jaminan Pelaksanaan
8 Lain-lain (merangkumi kod akaun kredit yang tidak termasuk di bawah item 2 hingga 7)
5.9 Bagi indikator 4 (Wang Pendahuluan), maklumat baris caj ditarik dari subsidiari di modul AP.
5.10 Bagi indikator 7 (Wang Jaminan Pelaksanaan), maklumat subsidiari akan dikemaskini di modul AP
selepas Perakuan II Arahan Pembayaran.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan
7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Lejar Am, Pengurusan Dana, Kawalan
7.2.1 MPK GLFMCO-007 Proses Baucar Jurnal (Portal)
7.3 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Akaun Bayaran
7.3.1 MPK AP-14 Proses Pembayaran Secara EFT
7.3.2 MPK AP-16 Proses Bayaran Melalui Cek
7.4 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS Modul Loan Management System (LMS)
7.4.1 MPK LMS
7.5 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuatkuasa – Material Management
49
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah proses kerja untuk penyediaan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) dengan
Pesanan Kerajaan di dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai bagi menyediakan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) bagi Pesanan
Kerajaan seperti berikut:
2.1.1 Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - PO
2.1.2 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) – CO
2.1.3 Pesanan Kerajaan (Kerja) - WO
2.1.4 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) - CW
2.1.5 Waran Perjalanan Udara Awam Bukan Pukal – WPUA
2.2 Pembayaran di bawah AP58(a) dibuat berdasarkan kriteria berikut:
2.2.1 Perolehan di bawah peruntukan Vot Mengurus (Vot B & T)
2.2.2 PO / CO dan GRN yang dikeluarkan pada tahun sebelumnya.
2.2.3 Tarikh Siap / Separa Siap Kerja/Perkhidmatan adalah pada tahun sebelumnya bagi
dokumen WO / CW / WPUA.
2.2.4 Arahan Pembayaran disediakan pada tahun semasa.
2.3 Prosedur ini diguna pakai untuk penyediaan Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) yang
disediakan di dalam iGFMAS sahaja.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
50
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
Terima sijil kelulusan AP58(a) dari AO / Kementerian Kewangan.
Penyedia (PTJ)
Mula
(1)
Terima Sijil
Kelulusan
AP58(a)
Tidak
Ya
Ya
(3)
Semak dan
Peraku I
Tidak
Kuiri
(6)
Cetak
(2)
Terima/ Sedia
daftar dan
kemaskini
Tamat
(4)
Semak dan
Pengesahan
(5)
Semak dan
Peraku IITidak
2. Daftar Arahan Pembayaran iGFMAS dan pastikan kotak AP58(a) bertanda. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.3)
Penyedia (PTJ)
3. Semak ketepatan data dan lakukan Perakuan I. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 2 hingga selesai. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.4)
Peraku I (PTJ)
4. Semak ketepatan data dan lakukan pengesahan. Kuiri jika maklumat tidak tepat. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.5)
Penyemak (AO)
5. Semak ketepatan data dan lakukan Perakuan II. Kuiri jika maklumat tidak tepat. (Rujuk MP MM-009 Para 2.1.6)
Peraku II (PTJ)
6. Cetak Arahan Pembayaran selepas nombor EFT / Cek dikemas kini. Failkan dokumen. (Rujuk MP MM-012 Para 2.1.9)
Penyedia (PTJ)
51
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
5.0 NOTA PENTING
5.1 Kotak AP58(a) di dalam dokumen Arahan Pembayaran akan ditanda secara automatik apabila
syarat-syarat seperti di para 2.2 dipenuhi.
5.2 Nombor rujukan sijil kelulusan AP58(a) hendaklah dikunci masuk di ruangan Catatan.
5.3 Maklumat baris caj debit berikut boleh dikemas kini:
5.2.1 Kumpulan PTJ dan PTJ Dipertanggung
5.2.2 Vot / Dana
5.2.3 Program / Aktiviti
5.2.4 Projek
5.2.5 Setia
5.2.6 Subsetia
5.2.7 CP
5.3 Penyedia dibenarkan untuk menambah / meminda / menghapus baris caj kredit seperti berikut :
5.3.1 Penalti
5.3.2 Royalti
5.3.3 Wang Pendahuluan Kontraktor
5.3.4 Potongan Tetap
5.3.5 Potongan Tidak Tetap
5.3.6 Wang Jaminan Pelaksanaan
5.3.7 Lain-lain : merangkumi kod akaun kredit yang tidak termasuk di bawah item (5.3.1) hingga
(5.3.6).
5.4 Semasa proses “Perakuan II” (posted), bajet tahun semasa akan ditolak menggunakan baris caj
baharu yang telah dikemas kini seperti item 5.2.
5.5 Bagi Arahan Pembayaran yang dikuiri di peringkat Peraku I / Penyemak AO / Peraku II dokumen
akan dikembalikan kepada penyedia untuk pembetulan.
5.6 Selepas proses Perakuan II berjaya dilakukan, perbelanjaan sebenar ditunjukkan di dalam
peruntukan tahun semasa.
52
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DENGAN PESANAN KERAJAAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-12 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
5.7 Bagi bekalan dan perkhidmatan yang dibayar di bawah AP58(a), kedua-dua peruntukan bagi tahun
perolehan dibuat dan tahun semasa akan ditolak.
5.8 Senarai Arahan Pembayaran di bawah AP58(a) boleh disemak melalui Laporan Kedudukan Bil /
Invois AP58(a). Laporan boleh disemak secara harian, mingguan atau bulanan.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Sijil AP58(a)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKAITAN
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-009 Arahan Pembayaran AP58(a) - Dengan Pesanan Kerajaan
7.1.2 MP MM-012 Daftar Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan
7.2 Pekeliling Perbendaharaan (PP) - Kaedah Perolehan Kerajaan - PP PK2
53
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses penghantaran data Nota Penerimaan Bekalan dan
Perkhidmatan (GRN) daripada iGFMAS kepada sistem luar yang berintegrasi dengan iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh AO untuk memantau proses penghantaran data GRN selepas proses
Perakuan II GRN berjaya dilakukan di eP / iGFMAS.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
54
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
Semak kewujudan fail di Tcode AL11 (SAP GUI). Jika tiada, jana fail secara manual. (Rujuk MP MM-006)
Pegawai Bertanggungjawab
(AO)
Mula
Semak KewujudanFail di AL11
Wujud?Jana fail secara
manual
Semak penghantaran fail
Proses secara manual
Maklumkan kepada PTJ
Tamat
Tidak
Tidak
Ya
Ya
2.
Pantau penghantaran fail di WebMethod. Jika gagal, buat penghantaran semula secara manual.
Pegawai Bertanggungjawab
(AO)
3.
Pastikan PTJ terima makluman / notifikasi secara auto dari iGFMAS
Pegawai Bertanggungjawab
(AO) / PTJ
55
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PEMANTAUAN PENGHANTARAN DATA NOTA PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN (GRN) SECARA INTEGRASI DENGAN SISTEM LUAR (eGRN)
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-14 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pegawai yang bertanggungjawab perlu mempunyai capaian ke Tcode ZMT035 untuk memantau
proses penghantaran data GRN
5.2 Pegawai AO bertanggungjawab memastikan maklumat penerimaan data GRN yang lengkap dan
berjaya dihantar ke sistem agensi luar.
5.3 Untuk makluman, proses penghantaran fail ke AL11 dan WebMethod dilaksanakan secara
berjadual.
5.4 Semua maklumat GRN bagi bekalan akan dihantar ke sistem luar kecuali senarai penerimaan
aset.
6.0 LAMPIRAN
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-006 Manual Trigger eGRN Interface – Sistem Luar
56
6.1. Senarai Butiran Yang Dihantar Ke Sistem Inventori Luar - Lampiran E
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah bertujuan memberi panduan untuk penyediaan Waran Perjalanan Udara Awam
(WPUA) di iGFMAS melalui integrasi dengan sistem Malaysia Airlines Berhad (MAB) iaitu Government
Travel System (GTS 2.0).
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai bagi pengeluaran WPUA secara berintegrasi dengan GTS 2.0.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
57
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima maklumat tempahan dan ID tempahan daripada GTS 2.0. Lakukan carian dokumen di skrin Kemas Kini Integrasi. (Rujuk MP MM-002 Para 2.1.7) Semak ketepatan data tempahan. Kemas kini maklumat di Butiran dan di Catatan jika perlu. Jika maklumat selain daripada di atas tidak tepat, maklumkan kepada agen penerbangan untuk pembetulan di GTS 2.0 dan ulang langkah 1 hingga selesai. Semak ketepatan data dan lakukan proses kelulusan. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 3 hingga selesai. Semak ketepatan kod Akaun dan lakukan proses pengesahan. Kuiri jika, a) maklumat tidak tepat dan ulang
langkah 3 hingga selesai. b) terdapat ralat “Dokumen
6XXXXX gagal dihantar. ID Tempahan telah tamat tempoh sah laku”.
Cetak satu (1) salinan WPUA jika perlu.
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
Pelulus (PTJ)
Penyemak (AO)
Penyedia (PTJ)
58
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENYEDIAAN WARAN UDARA PUKAL – GTS 2.0
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-15 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 GTS 2.0 adalah sistem tempahan tiket kapal terbang yang disediakan oleh MAB.
5.2 Senarai WPUA boleh disemak melalui Laporan Pesanan Kerajaan secara harian, mingguan atau
bulanan.
5.3 Cetakan dokumen waran udara hanya boleh dibuat selepas pengesahan Kod Akaun dilakukan
oleh Pegawai Penyemak di AO.
5.4 Semasa proses carian di Kemas kini Integrasi, Simpan, Lulus dan Semak AO tempoh tamat sah
laku akan dipaparkan. Pengguna boleh memohon pelanjutan tempoh tamat sah laku sekiranya
hampir tamat kepada agen pengeluar tiket.
5.5 Sekiranya semasa proses pengesahan WPUA oleh AO, terdapat ralat “Dokumen 6XXXXX gagal
dihantar. ID Tempahan telah tamat tempoh sah laku”, tindakan yang perlu dibuat ialah:
5.6.1 Penyemak di AO: Kuiri dan nyatakan sebab mengapa WPUA perlu dihapuskan.
5.6.2 Penyedia di PTJ: Hapus WPUA dan membuat tempahan semula sekiranya perlu.
5.6 Tiket penerbangan hanya boleh dikeluarkan selepas proses pengesahan oleh Penyemak di AO
berjaya. WPUA hanya boleh dibatalkan sekiranya tiket penerbangan belum dikeluarkan. Semakan
pengeluaran tiket penerbangan boleh dilakukan di skrin status dokumen.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-002 Waran Perjalanan Udara Awam
7.2 Senarai Peraturan Berkuat kuasa – Material Management
59
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini adalah bertujuan memberi panduan proses pewujudan PTJ inventori dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh BPTM, JANM untuk mewujudkan PTJ inventori dalam iGFMAS yang telah
memenuhi kriteria sebagai PTJ inventori enable selaras dengan Polisi dan Interpretasi Perakaunan dan
Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 - Inventori Kerajaan Asas
Akruan.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
60
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
Hantar borang permohonan yang lengkap ke BPOPA, JANM Semak kelayakan dan ketepatan maklumat permohonan. Kuiri jika maklumat tidak lengkap dan ulang langkah 1 hingga selesai Hantar permohonan ke BPTM untuk konfigurasi data Semak ketepatan maklumat dan lakukan proses konfigurasi sistem. Kuiri jika maklumat tidak lengkap dan ulang langkah 1 hingga selesai Maklumkan kepada BA Kementerian, PTJ inventori telah berjaya diwujudkan.
BA Kementerian
BPOPA, JANM
BPOPA, JANM
BPTM, JANM
BPTM, JANM
61
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PEWUJUDAN PTJ INVENTORI DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-16 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Senarai maklumat yang diperlukan untuk konfigurasi sistem dan migrasi data adalah seperti
berikut :
5.1.1 Kod Kumpulan PTJ dan PTJ
5.1.2 Kod Pegawai Pengawal
5.1.3 Kod Pejabat Perakaunan
5.1.4 Kod Vot/ Dana
5.1.5 Kod Program Aktiviti/Projek/Setia/Sub Setia/CP
5.1.6 Kod Akaun
5.2 PTJ perlu kemukakan Borang Pewujudan PTJ Inventori dan Borang Capaian Pengguna iGFMAS
kepada Bahagian Akaun Kementerian dan disalinkan kepada AO berkaitan.
5.3 Semua permohonan PTJ Inventori hendaklah melalui BA kementerian masing-masing.
6.0 LAMPIRAN
7.1 Garis Panduan Pelaksanaan Perakaunan Akruan Bilangan 1 Tahun 2014 - Inventori Kerajaan
Asas Akruan.
7.2 Polisi dan Interpretasi Perakaunan Akruan .
7.3 Tatacara Permohonan Status Pusat Tanggungjawab Inventori
62
6.2 Borang Capaian Pengguna - Lampiran J
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
6.1 Borang Permohonan Pewujudan PTJ Inventori - Lampiran I
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan proses kerja penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan
dalam iGFMAS khusus dalam Modul MM.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai untuk penyenggaraan :
2.1 Penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan secara bulanan dan tahunan.
2.2 Tempoh AKB
2.3 Tempoh PAT
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. AKB Akaun Kena Bayar
63
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1
Rujuk jadual penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan berdasarkan SPANM / arahan BPOPA
Pegawai
Ditugaskan (BPOPA)
Mula
(1)
Terima Dokumen
permohonan
Tamat
(2)
Sedia daftar
Penutupan
Akhir Tahun?
Ya
(4)
Lanjut tarikh
penutupan
Tidak
(5)
Senggara tempoh
PAT
(3)
Semak tempoh
perakaunan
2. Kemaskini tempoh perakaunan di SAPGUI. Langkah-langkah: a. Capaian Tcode MMPV atau
melalui Menu Path: Logistic Material Management Material Master Other Close Period.
b. Kunci masuk data berikut:
i. From Company Code ii. To Company Code iii. Period iv. Fiscal Year v. Pilih Check and Close Period
Pegawai Ditugaskan (BPOPA)
3.
Semak tempoh perakaunan yang dikunci masuk di Langkah 2 menggunakan Tcode MMRV dan proses tamat. Bagi proses akhir tahun, rujuk Langkah 4.
Pegawai Ditugaskan (BPOPA)
64
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
Lanjutkan tarikh penutupan akhir tahun (jika perlu) menggunakan TCode STVARV di SAPGUI, medan ZMM_GR_AKB_PERIOD di ruangan Lower Limit dan Upper Limit. Proses tamat. Bagi menyenggara tempoh Penutupan Akhir Tahun (PAT), rujuk langkah 5. Kunci masuk tempoh PAT di Tcode ZMMM013 – Table for Penutupan Akhir Tahun di medan Valid From dan Valid To.
Pegawai
Ditugaskan (BPOPA)
Pegawai
Ditugaskan (BPOPA)
65
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK : PROSES PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN TEMPOH PERAKAUNAN SECARA BULANAN DAN TAHUNAN
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-17 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI :
5.0 NOTA PENTING
5.1 Bulan perakaunan untuk modul MM terhad kepada dua belas (12) bulan sahaja (tiada tempoh
AKB).
5.2 Tarikh penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan bergantung kepada tarikh yang akan
ditetapkan oleh BPOPA.
5.3 Pembukaan tempoh perakaunan bulan semasa hendaklah dilakukan supaya proses perakuan II
GRN dan Arahan Pembayaran dapat dilaksanakan dalam bulan semasa.
5.4 Senarai semak dan prosidur penutupan dan pembukaan tempoh perakaunan adalah tertakluk
kepada tatacara yang ditetapkan oleh BPOPA.
5.5 Semasa tempoh penutupan akhir tahun, PTJ dan AO perlu pastikan semua dokumen GRN
diperaku II dan Arahan Pembayaran yang lengkap diproses sehingga payment run.
5.6 Semasa tempoh penutupan bulanan, proses penyediaan dokumen berikut boleh diteruskan:
5.6.1 Pesanan Kerajaan – PO/CO/WO/CW/WPUA
5.6.2 Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan - SI
5.6.3 Perubahan Tanggungan Kontrak - VO
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Rujuk Lampiran Senarai Peraturan Berkuat Kuasa – Material Management
66
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan bagi melaksanakan proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) bagi Pesanan
Kerajaan (PO / CO / WO / CW / WPUA) dalam iGFMAS.
2.0 SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk melaksanakan proses membawa ke tahun hadapan (carry
forward) Pesanan Kerajaan iGFMAS yang masih belum menerima bekalan dan perkhidmatan
(status 00, 10, 20, 22, 32 dan 80).
2.2 Bagi perolehan yang tidak melibatkan penerimaan bekalan dan perkhidmatan seperti perolehan
kerja dan waran udara, proses ini akan melibatkan semua WO / CW / WPUA samada kerja /
penerbangan belum / telah dilaksanakan (status 00, 10, 20, 22, 32 dan 80). Kerja / penerbangan
yang telah dilaksanakan pada tahun sebelumnya akan tertakluk kepada AP58(a). Rujuk MPK
MM-12 Proses Pembayaran Di Bawah AP58(a) Dengan Pesanan Kerajaan.
2.3 Prosedur ini tidak terpakai bagi pesanan kerajaan yang dikeluarkan oleh sistem eP.
3.0 TERMINOLOGI
Tiada
67
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
Terima arahan daripada JANM untuk melaksanakan Prosedur Penutupan Akhir Tahun Pesanan Kerajaan. (Rujuk Surat Pekeliling PAT)
Penyedia
(PTJ)
2.
Tentukan PO / CO / WO / CW / WPUA yang hendak dibawa ke hadapan/ batal / hapus. Nota: Hanya PO / CO / WO / CW / WPUA Bukan Pukal yang mempunyai peruntukan tahun semasa yang mencukupi boleh dibawa ke hadapan.
Penyedia (PTJ)
3.
Daftar dan Kemas kini Proses Penutupan Akhir Tahun (PAT) Pesanan Kerajaan iGFMAS. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.3 & Para 2.1.5)
Penyedia (PTJ)
4. Semak ketepatan data dan lakukan kelulusan. Kuiri jika maklumat tidak tepat dan ulang langkah 3 hingga selesai. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.4 & Para 2.1.6)
Pelulus (PTJ)
5.
6.
Cetak Senarai Dokumen Penutupan Akhir Tahun Yang Dibawa Kehadapan / Dihapus dan Dibatalkan untuk semakan. (Rujuk MP MM-010 Para 2.1.8) Semak Senarai Dokumen Penutupan Akhir Tahun yang Dibawa Kehadapan / Dihapus dan Dibatalkan. Jika terdapat transaksi gagal, ulang langkah 2 hingga selesai.
Penyedia (PTJ)
Penyedia (PTJ)
68
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.0 NOTA PENTING
5.1 Proses bawa ke hadapan (carry forward) PO / CO / WO / CW / WPUA hendaklah dimasukkan ke
dalam Senarai Semak Proses PAT PTJ.
5.2 PTJ perlu melaksanakan proses PAT mengikut jenis dokumen Pesanan Kerajaan secara satu
persatu seperti berikut :
5.2.1. P3 - Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - PO
5.2.2. P4 - Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - CO
5.2.3. P5 - Waran Perjalanan Udara Awam – WPUA
5.2.4. P6 - Pesanan Kerajaan (Kerja) - WO
5.2.5. P7 - Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) - CW
5.3 Sistem akan default tindakan proses PAT kepada tindakan Bawa Kehadapan. Namun demikian,
PTJ boleh mengubah kepada tindakan Hapus / Batal.
5.4 Bagi dokumen WPUA Pukal, sistem akan default kepada tindakan Hapus / Batal.
5.5 No. Dokumen PAT akan dijana semasa proses “Simpan” dokumen oleh penyedia.
5.6 No. Pesanan Kerajaan dan Tarikh Dokumen Pesanan yang dibawa ke hadapan adalah tidak
berubah dan kekal sama seperti dokumen asal.
5.7 PO / CO / WO / CW / WPUA yang mempunyai peruntukan tahun semasa mencukupi sahaja
berjaya dibawa ke hadapan.
5.8 PO yang mempunyai partial GRN tidak boleh dibawa ke hadapan (carry forward). PTJ perlu
membuat Arahan Pengurangan Kuantiti (SI) ke atas baki bekalan dan perkhidmatan yang belum
diterima bagi membolehkan bayaran dibuat. Rujuk MPK MM-09 Proses Arahan Pengurangan
Kuantiti Bekalan Dan Perkhidmatan Dalam iGFMAS
5.9 Peruntukan yang ditanggung pada tahun dokumen dijana akan dilepaskan dan peruntukan tahun
baharu akan ditanggung.
69
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM)
TAJUK: PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN (PAT) BAGI PESANAN KERAJAAN DALAM iGFMAS
RUJUKAN DOKUMEN : MPK MM-18 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019
5.10 Dokumen yang di bawa ke hadapan yang tidak terlibat dengan proses peralihan (conversion)
data induk akan kekal dengan status sedia ada. Contohnya dokumen yang telah berstatus 80
akan kekal dengan status 80, dokumen yang berstatus 10 akan kekal dengan status 10.
5.11 Jika, dokumen yang ingin di bawa ke hadapan terlibat dengan proses peralihan (conversion)
data induk:
5.11.1 No. dokumen, tarikh dokumen dan no. dokumen kawalan akan diberi no. dan tarikh
yang baharu mengikut tarikh proses PAT.
5.11.2 Hanya dokumen berstatus 80 sahaja yang akan kekal berstatus 80. Manakala yang
berstatus 00, 10, 20, 22 dan 32 akan di reset semula ke status 00. PTJ perlu kemas kini
dan hantar semula dokumen untuk kelulusan.
5.12 Bagi dokumen Pesanan Kerajaan P6 & P7 yang mempunyai ID aset atau ID aset AUC yang
belum pernah dibuat bayaran hendaklah dibatal / hapus sekiranya PTJ tersebut terlibat dengan
perubahan kod kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung. Daftar semula Pesanan Kerajaan pada
tahun baharu menggunakan kod baharu sekiranya perlu.
5.13 Status dokumen PAT Pesanan Kerajaan menyenaraikan ID proses yang terdiri daripada 3 status
iaitu:
5.13.1 DEL – senarai dokumen yang dihapus / batal
5.13.2 CFF – senarai dokumen yang di bawa ke tahun hadapan
5.13.3 CCJ – senarai dokumen yang terlibat dengan proses peralihan (conversion)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING YANG BERKAITAN
7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS Modul Pengurusan Bahan
7.1.1 MP MM-010 Penutupan Akhir Tahun
7.2 Pekeliling Perbendaharaan (PP)
70
6.0 LAMPIRAN
6.1 Garis Panduan Penutupan Akhir Tahun iGFMAS (Modul MM) - Lampiran F