1
Sistem e-Rekod
Manual
Pengguna
Sistem e-Rekod
Unit Teknologi Maklumat
December, 2015
2
Sistem e-Rekod
Kronologi Versi
Bil Tarikh Diluluskan No
Versi
Muka surat /
Seksyen
Keterangan
Ringkas
Pindaan
Disahkan
Oleh
3
Sistem e-Rekod
Memorandum Kebenaran Manual Pengguna
I have carefully assessed the User’s Manual for the e-Rekod. This document has been
completed in accordance with the requirements of the HUD System Development
Methodology.
MANAGEMENT CERTIFICATION - Please check the appropriate statement.
______ The document is accepted.
______ The document is accepted pending the changes noted.
______ The document is not accepted.
We fully accept the changes as needed improvements and authorize initiation of work to
proceed. Based on our authority and judgment, the continued operation of this system is
authorized.
_______________________________ _____________________
NAME DATE
Project Leader
_______________________________ _____________________
NAME DATE
Operations Division Director
_______________________________ _____________________
NAME DATE
Program Area/Sponsor Representative
_______________________________ _____________________
NAME DATE
Program Area/Sponsor Director
4
Sistem e-Rekod
ISI KANDUNGAN
ISI KANDUNGAN .............................................................................................................................................. 4
RAJAH .............................................................................................................................................................. 6
1. MENGENAI SISTEM .................................................................................................................................. 8
GAMBARAN SISTEM .................................................................................................................................... 8
2. RINGKASAN SISTEM ................................................................................................................................ 9
KONFIGURASI SISTEM.................................................................................................................................. 9 AKSES PENGGUNA ...................................................................................................................................... 9
3. PENGENALAN SISTEM ............................................................................................................................ 10
AKSES KEPADA SISTEM & LOG MASUK ......................................................................................................... 10 3.1.1. Akses Sistem e-Rekod ................................................................................................................. 10 3.1.2. Penerangan Halaman Mula ....................................................................................................... 11 3.1.3. Cara Log Masuk .......................................................................................................................... 12 HALAMAN UTAMA ................................................................................................................................... 14
3.2.1. Menu .......................................................................................................................................... 14 3.2.2. Nama Pengguna ......................................................................................................................... 15 3.2.3. Tajuk Halaman ........................................................................................................................... 15 3.2.4. Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca ................................................................. 15 3.2.5. Footer seperti ............................................................................................................................. 16
4. MENGGUNAKAN SISTEM ....................................................................................................................... 17
CARTA ALIR SISTEM .................................................................................................................................. 17 TAWAN REKOD ........................................................................................................................................ 18
4.2.1. Navigasi Halaman Tawan Rekod ................................................................................................ 18 4.2.2. Mengisi Borang Tawan Rekod .................................................................................................... 20 4.2.3. Menghantar Borang Tawan Rekod ............................................................................................ 30 NOTIFIKASI ............................................................................................................................................. 30
4.3.1. Notifikasi Rekod Dihantar Bagi Pihak Pengguna ........................................................................ 31 4.3.2. Notifikasi Pengesahan Rekod ..................................................................................................... 31 4.3.3. Notifikasi Penerimaan Rekod ..................................................................................................... 31 4.3.4. Notifikasi Penerimaan Salinan Rekod ......................................................................................... 32 4.3.5. Memadam Notifikasi Dari Halaman Utama ............................................................................... 32 4.3.6. Notifikasi Pentadbir Fail ............................................................................................................. 32 4.3.7. Penerimaan Notifikasi Melalui e-mail. ....................................................................................... 33 SENARAI REKOD ....................................................................................................................................... 33
4.4.1. Navigasi Kepada Senarai Rekod ................................................................................................. 33 4.4.2. Menggunakan Fungsi Carian Rekod ........................................................................................... 34 Ruang Carian ....................................................................................................................................... 34 Lokasi .................................................................................................................................................. 36 4.5.1. Senarai Rekod ............................................................................................................................. 36 MAKLUMAT REKOD .................................................................................................................................. 37
4.6.1. Navigasi Kepada Maklumat Rekod............................................................................................. 37 4.6.2. Penerangan Halaman Maklumat Rekod .................................................................................... 38 PENGESAHAN REKOD ................................................................................................................................ 42 PENERIMAAN, NOTA DAN SERAH REKOD ...................................................................................................... 43
4.8.1. Penerimaan / Nota ..................................................................................................................... 43 4.8.2. Serah Rekod ................................................................................................................................ 44 TANDA DIBACA ........................................................................................................................................ 46
5
Sistem e-Rekod
TANDA REKOD ......................................................................................................................................... 46 LOG KELUAR ........................................................................................................................................... 48 HALAMAN TIDAK DIBENARKAN AKSES .......................................................................................................... 48
5. MASALAH DAN BANTUAN ..................................................................................................................... 50
6
Sistem e-Rekod
RAJAH Rajah 1 Icon Google Chrome .................................................................................................. 10
Rajah 2 Address Bar ................................................................................................................ 10 Rajah 3 Halaman Mula ............................................................................................................ 11 Rajah 4 Penerangan Halaman Mula ......................................................................................... 11 Rajah 5 Pengisian Log Masuk ................................................................................................. 12 Rajah 6 Halaman Utama Sistem .............................................................................................. 13
Rajah 7 Notifikasi Gagal Log Masuk ...................................................................................... 13 Rajah 8 Penerangan Halaman Utama ...................................................................................... 14 Rajah 9 Menu ........................................................................................................................... 14 Rajah 10 Senarai Menu Berdasarkan pilihan pengguna .......................................................... 15
Rajah 11 Nama Pengguna ........................................................................................................ 15 Rajah 12 Tajuk Halaman ......................................................................................................... 15 Rajah 13 4. Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca ......................................... 16 Rajah 14 Footer ........................................................................................................................ 16 Rajah 15 Carta Alir Sistem ...................................................................................................... 17
Rajah 16 Menu Tawan Rekod .................................................................................................. 19 Rajah 17 Halaman Tawan Rekod ............................................................................................ 19 Rajah 18 Carian Lokasi ............................................................................................................ 21
Rajah 19 Lokasi Yang Telah Dipilih ....................................................................................... 21 Rajah 20 Kod Dijana ................................................................................................................ 21
Rajah 21 Kod Fail .................................................................................................................... 21 Rajah 22 Kod Fail .................................................................................................................... 22 Rajah 23 Senarai Carian Pengguna Daripada .......................................................................... 23
Rajah 24 Paparan Nama Daripada ........................................................................................... 23
Rajah 25 Pilihan Daripada Agensi Luar .................................................................................. 24 Rajah 26 Ruangan Baru Agensi Luar ...................................................................................... 24 Rajah 27 Alamat Agensi Luar Yang Diisi ............................................................................... 24
Rajah 28 Pemilihan Kepada Kakitangan ................................................................................. 26 Rajah 29 Pemilihan Kepada Lokasi ......................................................................................... 26 Rajah 30 Pemilihan Kepada Jawatan ....................................................................................... 26
Rajah 31 Pemilihan Kepada Agensi Luar ................................................................................ 27 Rajah 32 Pemilihan Ruangan Kepada Lebih Dari Satu ........................................................... 27
Rajah 33 Pop-up Sandaran ....................................................................................................... 28 Rajah 34 Sandaran Yang Telah Dipilih ................................................................................... 28 Rajah 35 Sandaran Yang Telah Ditetapkan Pengguna ............................................................ 28
Rajah 36 Salinan Kepada Yang Telah Diisi ............................................................................ 29 Rajah 37 Notifikasi Tawan Fail Berjaya .................................................................................. 30
Rajah 38 Notifikasi .................................................................................................................. 31 Rajah 39 Notifikasi Rekod Dimuat Naik Bagi Pihak Pengguna .............................................. 31
Rajah 40 Notifikasi Untuk Pengesahan ................................................................................... 31 Rajah 41 Notifikasi Penerimaan .............................................................................................. 31 Rajah 42 Notifikasi Salinan Kepada ........................................................................................ 32 Rajah 43 Notifikasi Pentadbir Fail ........................................................................................... 32
Rajah 44 Menu Senarai Rekod ................................................................................................ 33 Rajah 45 Halaman Senarai Rekod ........................................................................................... 34
7
Sistem e-Rekod
Rajah 46 Ruangan Carian ........................................................................................................ 34
Rajah 47 Keputusan Carian / Senarai Rekod ........................................................................... 35 Rajah 48 Checkbox Isihan ....................................................................................................... 35 Rajah 49 Carian Kod Fail ........................................................................................................ 36 Rajah 50 Carian Lokasi ............................................................................................................ 36
Rajah 51 Carian Tarikh ............................................................................................................ 36 Rajah 52 Maklumat Rekod ...................................................................................................... 38 Rajah 53 No Rujukan ............................................................................................................... 39 Rajah 54 Log Rekod ................................................................................................................ 40 Rajah 55 Aplikasi PDF ............................................................................................................ 41
Rajah 56 Nota .......................................................................................................................... 41 Rajah 57 Pop-up Pengesahan ................................................................................................... 42 Rajah 58 Nota Pengesahan ....................................................................................................... 43 Rajah 59 Tindakan Penerimaan / Serah / Nota ........................................................................ 43 Rajah 60 Nota Terima / Nota ................................................................................................... 44
Rajah 61 Pilihan Nama Penerima ............................................................................................ 44 Rajah 62 Pilihan Nama Penerima Yang Dipilih ...................................................................... 45
Rajah 63 Pilihan Nama Penerima Lebih Dari Satu .................................................................. 45 Rajah 64 Ruangan Ulasan Pop-up Tindakan ........................................................................... 45
Rajah 65 Nota dan tindakan Serah Kepada .............................................................................. 46 Rajah 66 Senarai Rekod Dengan Status Baca .......................................................................... 46
Rajah 67 Senarai Penanda Rekod Di Halaman Utama ............................................................ 47 Rajah 68 Menu Penanda Rekod ............................................................................................... 47 Rajah 69 Halaman Penanda Rekod .......................................................................................... 47
Rajah 70 Padam Penanda Rekod ............................................................................................. 48 Rajah 71 Notifikasi Log Keluar ............................................................................................... 48
Rajah 72 Paparan Halaman Tidak Dibenarkan Akses ............................................................. 49
8
Sistem e-Rekod
1. MENGENAI SISTEM
Gambaran Sistem
Sistem yang dinamakan sebagai Sistem e-Rekod ini adalah sebuah sistem yang akan membantu
memastikan pengurusan kualiti AIM di dalam Proses Kawalan Rekod disediakan secara
teratur, tersusun serta menyeluruh dengan lebih sistematik.
Fungsi utama Sistem e-Rekod adalah membantu pengguna mengedarkan rekod, memberikan
kod kepada rekod, memfailkan rekod secara elektronik, melupuskan rekod, dan membuat
carian rekod.
Sistem ini dibangunkan menggunakan pengaturcaraan PHP, Javascript, CSS dan HTML
dengan menggunakan framework Laravel 5.1. Sistem ini adalah sistem berasaskan web base
dimana pengguna boleh mengakses sistem melalui pelayar web sahaja tanpa perlu memasang
aplikasi lain.
Sistem ini disimpan di server AIM dan boleh diakses melalui rangkaian dalaman atau luaran
melalui Internet. Sistem ini di selenggara sendiri oleh AIM.
9
Sistem e-Rekod
2. RINGKASAN SISTEM
Sistem e-Rekod adalah sebuah aplikasi berasaskan web menggunakan bahasa pengaturcaraan
PHP. Untuk menggunakan sistem ini pengguna tidak perlu memasang aplikasi tambahan
kecuali Google Chrome iaitu sebuah aplikasi pelayar web.
Konfigurasi Sistem Sistem ini boleh diakses melalui url http://erekod.aim.my/ dengan menggunakan
pelayar Google Chrome.
Akses Pengguna Sistem e-Rekod boleh dicapai oleh semua warga kerja Amanah Ikhtiar Malaysia
menggunakan nombor kakitangan dan kata laluan yang sama dengan sistem
epenyelenggaraan.aim.my
10
Sistem e-Rekod
3. PENGENALAN SISTEM
Akses Kepada Sistem & Log Masuk
3.1.1. Akses Sistem e-Rekod
Untuk mengakses sistem e-Rekod pengguna perlulah menggunakan Google Chrome
sebagai pelayar.
1. Klik pada icon Google Chrome seperti Rajah 1 Icon Google Chrome di desktop anda
Rajah 1 Icon Google Chrome
2. Pada bahagian address bar seperti Rajah 2 Address Bar, taipkan alamat url sistem e-
Rekod (http://erekod.aim.my/)
Rajah 2 Address Bar
3. Halaman mula akan dipaparkan seperti Rajah 3 Halaman Mula
11
Sistem e-Rekod
Rajah 3 Halaman Mula
3.1.2. Penerangan Halaman Mula
Rajah 4 Penerangan Halaman Mula
1. Banner Sistem
2. Ruanagn No Kakitangan
Untuk log masuk pengguna perlu mengisi no kakitangan di bahagian ini sebagai id
sistem
1
2
3
4
12
Sistem e-Rekod
e-Rekod
3. Input Kata Laluan
Kata laluan diambil dari sistem e-Penyelenggaraan. Oleh itu id dan kata laluan adalah
berdasarkan sistem e-Penyelenggaraan. Sekiranya menghadapi masalah log masuk sila
rujuk sistem e-Penyelenggaraan.
4. Butang Log Masuk
Digunakan untuk log masuk sistem setelah melengkapkan borang log masuk iaitu no
kakitangan dan kata laluan.
3.1.3. Cara Log Masuk
1. Setelah mengakses sistem pengguna akan dibawa ke halaman mula (rujuk 3.1.1
Akses Sistem e-Rekod ms 10).
2. Isi borang log masuk berkenaan seperti Rajah 5 Pengisian Log Masuk
Rajah 5 Pengisian Log Masuk
3. Klik butang Log Masuk untuk log masuk sistem
4. Sekiranya berjaya log masuk pengguna akan dibawa ke halaman utama sistem
seperti Rajah 6 Halaman Utama Sistem
13
Sistem e-Rekod
Rajah 6 Halaman Utama Sistem
5. Sekiranya gagal sistem akan memberikan notifikasi log masuk gagal seperti Rajah 7
Notifikasi Gagal Log Masuk dan pengguna perlu cuba untuk log masuk lagi.
Rajah 7 Notifikasi Gagal Log Masuk
6. Sekiranya masih gagal log masuk, semak dan pastikan kekunci caps lock ditutup
dan cuba log masuk semula.
7. Sekiranya masih gagal sila set semula kata laluan pengguna melalui sistem e-
Penyelenggaraan
14
Sistem e-Rekod
Halaman Utama
Halaman utama adalah halaman yang dipaparkan selepas pengguna log masuk sistem.
Rajah 8 Penerangan Halaman Utama
3.2.1. Menu
Rajah 9 Menu
Navigasi utama sistem. Menu adalah berbeza mengikut akses yang telah ditetapkan
oleh pentadbir sistem.
Sebahagian dari menu apabila di sasarkan akan memaparkan sub-menu di bawahnya
seperti Rajah 10 Senarai Menu
15
Sistem e-Rekod
Rajah 10 Senarai Menu Berdasarkan pilihan pengguna
3.2.2. Nama Pengguna
Rajah 11 Nama Pengguna
Nama pengguna akan dipaparkan di setiap halaman.
3.2.3. Tajuk Halaman
Rajah 12 Tajuk Halaman
Memberitahu pengguna halaman semasa.
3.2.4. Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca
16
Sistem e-Rekod
Rajah 13 4. Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca
Notifikasi dan sebagainya akan dipaparkan di bahagian ini.
3.2.5. Footer seperti
Rajah 14 Footer
Footer di bahagian bawah setiap halaman memaparkan versi sistem dan hakcipta
17
Sistem e-Rekod
4. MENGGUNAKAN SISTEM
Carta Alir Sistem
Tawan Fail
Melalui ?
Pengesahan Melalui
Ya
Penerima
Tidak
Notifikasi Pengendali Fail
Penerima Berikutnya
Serah ?
Ya
Mula
Salinan Kepada
Tindakan / Nota
Rajah 15 Carta Alir Sistem
4.1.1. Tawan Fail Bermula dengan pengguna menawan fail.
4.1.2. Melalui? Sekiranya pengguna yang menawan fail meletakkan penerima melalui maka rekod
tersebut perlu disahkan oleh penerima melalui sebelum sampai kepada penerima.
18
Sistem e-Rekod
Sekiranya tidak diletakkan penerima melalui maka rekod akan sampai kepada
penerima.
4.1.3. Penerima Pengguna yang akan menerima rekod tersebut. Ditetapkan oleh pengguna yang
menawan rekod. Penerima boleh membuat nota pada rekod tersebut. Penerima juga
boleh melanjutkan rekod kepada pengguna yang lain.
4.1.4. Serah?
Serah adalah proses penerima melanjutkan rekod kepada pengguna berikutnya.
4.1.5. Salinan Kepada Rekod boleh dibaca/ diakses oleh pengguna yang diletakkan di bahagian Salinan
Kepada semasa proses penawanan rekod. Walau bagaimanapun berbeza dengan
penerima pengguna yang mendapat rekod salinan tidak boleh mengambil tindakan atau
melanjutkan rekod kepada pengguna lain.
4.1.6. Tindakan / Nota Nota / tindakan adalah proses yang dilakukan oleh penerima rekod dan pengesah rekod
sahaja. Di bahagian ini pengguna boleh meletakkan arahan, nota, pemberitahuan,
makluman dan sebagainya sebagai rujukan pengguna yang boleh mengakses rekod
tersebut.
4.1.7. Notifikasi Pentadbir Fail Notifikasi akan dipaparkan di halaman utama pentadbir fail sebagai makluman bahawa
pengguna/ kakitangan di bawah unit seliaan failnya menerima rekod untuk tindakan
atau makluman.
Tawan Rekod
4.2.1. Navigasi Halaman Tawan Rekod
Tawan rekod adalah proses permulaan sistem e-Rekod. Di sini pengguna akan memuat
naik rekod ke dalam sistem untuk diagihkan kepada penerima.
Untuk menawan rekod:
1. Navigasi ke halaman Tawan Rekod dengan memilih menu Rekod -> Tawan Rekod
seperti Rajah 16 Menu Tawan Rekod
19
Sistem e-Rekod
Rajah 16 Menu Tawan Rekod
2. Setelah pengguna klik pada menu Tawan Rekod pengguna akan dibawa ke halaman
Tawan Rekod seperti
Rajah 17 Halaman Tawan Rekod
20
Sistem e-Rekod
4.2.2. Mengisi Borang Tawan Rekod
Ruangan yang bertanda * ada wajib diisi oleh pengguna. Sebelum klik butang hantar
sila semak semua ruangan yang di tanda telah diisi.
1.Fail
Fail adalah rekod yang akan dimuat naik oleh pengguna. Klik pada butang
dan popup window akan dipaparkan. Kemudi ke fail/rekod yang mahu
ditawan dan pilih fail/rekod tersebut.
Nama fail/rekod akan dipaparkan setelah pengguna memilih
fail/rekod yang dikehendaki.
2.Lampiran
Lampiran adalah dokumen sokongan kepada fail/rekod yang akan ditawan. Seperti
pemilihan fail. Lampiran juga berfungsi seperti pemilihan fail.
Namun hanya satu lampiran dibenarkan. Oleh itu pengguna perlu zip/rar kan lampiran
yang mempunyai lebih dari satu sebelum memuat naik lampiran.
3.Rekod Dari
Rekod dari merujuk kepada rekod daripada AIM ataupun agensi luar. Pengguna perlu
menetapkan rekod tersebut adalah dari AIM sendiri ataupun agensi luar.
4.Syarikat
Syarikat telah pun ditetapkan kepada Amanah Ikhtiar Malaysia.
5.Lokasi
Lokasi adalah penentu kod fail yang akan dijana. Pengguna perlu memastikan kod
lokasi adalah sama seperti kod rekod yang telah siap ditandatangan.
Sebagai contoh: sekiranya kod rekod adalah AIM/UPKD/700-01/02 maka lokasi
perlulah Unit Pengurusan Kualiti Dan Dokumentasi.
Sekiranya rekod adalah daripada agensi luar, pengguna perlu memilih agensi luar di
bahagian lokasi. Kod yang akan diajana adalah seperti AIM/AGL/XXX-XX/XX
Lokasi telah ditetapkan kepada lokasi semasa pengguna.
Untuk memudahkan carian, pengguna boleh menaip carian lokasi kemudian pilih lokasi
yang diingini seperti contoh Rajah 18 Carian Lokasi
21
Sistem e-Rekod
Rajah 18 Carian Lokasi
Pastikan lokasi yang dipilih adalah betul. Pemilihan lokasi akan memberi impak kepada
kod fail yang akan dijana nanti. Contoh lokasi yang telah dipilih seperti Rajah 19 Lokasi
Yang Telah Dipilih
Rajah 19 Lokasi Yang Telah Dipilih
Kod yang akan dijana setelah pemilihan Syarikat dan lokasi seperti Rajah 20 Kod
Dijana
Rajah 20 Kod Dijana
Untuk makluman lokasi dan kod lokasi adalah berdasarkan sistem SMSM.
6. Kod Fail
Rajah 21 Kod Fail
Kod fail adalah kod yang telah ditetapkan oleh pentadbir sistem seperti dalam Prosedur.
Pengguna hendaklah memilih kod fail sebelum membuat penghantaran borang.
Kod fail terbahagi kepada 3 iaitu Fail, Urusan Utama dan Urusan Kecil seperti Senarai
Induk Fail Amanah Ikhtiar Malaysia.
22
Sistem e-Rekod
Pemilihan Fail akan menyisihkan Urusan Utama dan Urusan Kecil dan pemilihan
Urusan Utama akan menyisihkan Urusan Kecil bagi memudahkan pengguna membuat
pemilihan kod fail.
Seperti juga lokasi kod fail boleh dicari dengan menaip nama kelas fail yang
dikehendaki. Rujuk Rajah 18 Carian Lokasi.
Setelah membuat pemilihan kod fail. Kod fail akan dijana dan dipaparkan kepada
pengguna untuk menyemak kod fail tersebut seperti
7. Kod Fail
Kod fail adalah kod yang dijana setelah pengguna memilih syarikat, lokasi, dan kod
fail. Kod fail bertujuan pengguna menyemak semula kod yang akan dijana oleh sistem.
Pengguna perlu memastikan kod yang dijana adalah betul untuk mengelakkan
kesulitan.
Contoh kod yang dijana adalah seperti Rajah 22 Kod Fail
Rajah 22 Kod Fail
8. Kategori Fail
Kategori fail merujuk kepada fail tersebut merupakan kategori seperti Surat, email.
Pengguna perlu memilih kategori fail yang bersesuaian. Pengguna boleh rujuk Unit
Pengurusan Kualiti Dan Dokumentasi sekiranya mempunyai persoalan dengan kategori
fail.
9. Daripada
o Daripada AIM
Ruangan daripada tidak wajib diisi sekiranya orang yang memuat naik adalah orang
yang menandatangani rekod berkenaan. Sistem akan mengenal pasti pengguna sebagai
penghantar.
Sekiranya pengguna hanya memuat naik rekod bagi pihak pengguna lain maka
pengguna perlulah menaip nama penghantar dan senarai pengguna akan dipaparkan
seperti Rajah 23 Senarai Carian Pengguna Daripada
23
Sistem e-Rekod
Rajah 23 Senarai Carian Pengguna Daripada
Setelah nama yang dicari telah dipaparkan, klik pada nama tersebut atau tekan butang
‘Enter’ dan nama yang dipilih akan dipaparkan di atas ruangan carian seperti Rajah 24
Paparan Nama Daripada
Rajah 24 Paparan Nama Daripada
Andainya paparan nama yang dipaparkan tidak mengikut kehendak pengguna,
pengguna boleh membuangnya dengan menekan butang pangkah di sebelah nama
tersebut dan nama yang dipilih akan hilang dari paparan. Kemudian pengguna boleh
memilih semula nama daripada.
o Daripada Agensi Luar
Bagi kes rekod daripada agensi luar, di bahagian ruangan daripada ini pengguna
mestilah memilih ‘ALAMAT AGENSI LUAR’ sebagai pilihan seperti
Sekiranya rekod adalah daripada agensi luar, pengguna perlu memilih alamat agensi
luar di bahagian lokasi.
24
Sistem e-Rekod
Rajah 25 Pilihan Daripada Agensi Luar
Setelah pilihan ‘ALAMAT AGENSI LUAR’ dipilih, satu ruangan baru akan
muncul seperti Rajah 26 Ruangan Baru Agensi Luar
Rajah 26 Ruangan Baru Agensi Luar
Ruangan baru ini akan diisikan dengan maklumat alamat dan nama pengirim rekod
tersebut seperti Rajah 27 Alamat Agensi Luar Yang Diisi
Rajah 27 Alamat Agensi Luar Yang Diisi
Sekiranya berlaku kesalahan memilih pilihan ‘ALAMAT AGENSI LUAR’
pengguna boleh memadamkannya dengan menekan butang pangkah .
10. Kepada
25
Sistem e-Rekod
Kepada merujuk kepada penerima. Pengguna adalah diwajibkan memilih sekurang-
kurangnya satu penerima.
o Bahagian Kepada
Kepada terbahagi kepada lima bahagian iaitu:
Kakitangan
Semua kakitangan AIM yang masih bertugas. Pilihan ini lebih kepada
individu sahaja
Jawatan Semua jawatan yang wujud dalam AIM. Apabila pilihan pengguna
adalah jawatan maka kesemua kakitangan yang sedang menyandang
jawatan yang dipilih akan menjadi penerima.
Lokasi
Seperti jawatan lokasi merujuk kepada Unit, Bahagian, Zon, Jabatan,
Wilayah, Cawangan dan sebaginya. Pilihan ini akan menjadikan
kesemua kakitangan yang berada di lokasi tersebut dijadikan sebagai
penerima.
Kumpulan
Kumpulan akan diwujudkan oleh pentadbir sistem. Kumpulan boleh
terdiri dari mana-mana bahagian yang telah disebutkan di atas iaitu
Kakitangan, Jawatan dan Lokasi. Pengguna boleh memohon pentadbir
sistem untuk mewujudkan kumpulan khas bagi kegunaan masing-
masing sebagai contoh Jawatankuasa Pembangunan Sistem e-Rekod
Agensi Luar
Yang terakhir ialah ‘Agensi Luar’. Seperti mana daripada agensi luar ini
dipilih apabila rekod yang dihantar kepada adalah agensi luar, dan
ruangan untuk mengisi alamat dan penerima akan dipaparkan.
o Pemilihan Ruangan Kepada
Seperti juga ruangan daripada, pengguna perlu menaipkan nama daripada salah
satu dari lima bahagian yang telah diterangkan di atas dan senarai carian akan
dipaparkan seperti Rajah 28 Pemilihan Kepada Kakitangan, Rajah 29 Pemilihan
Kepada Lokasi, Rajah 30 Pemilihan Kepada Jawatan dan Rajah 31 Pemilihan
Kepada Agensi Luar
26
Sistem e-Rekod
Rajah 28 Pemilihan Kepada Kakitangan
Rajah 29 Pemilihan Kepada Lokasi
Rajah 30 Pemilihan Kepada Jawatan
27
Sistem e-Rekod
Rajah 31 Pemilihan Kepada Agensi Luar
Di ruangan kepada ini, pengguna boleh memilih lebih dari satu pilihan dan
paparannya adalah seperti Rajah 32 Pemilihan Ruangan Kepada Lebih Dari
Satu
Rajah 32 Pemilihan Ruangan Kepada Lebih Dari Satu
Sekiranya pengguna salah memilih pilihan ruangan kepada, pengguna boleh
memadam dengan klik pada butang pangkah dan pastikan pilihan tersebut
tiada dalam paparan di ruangan kepada.
o Meletakkan Sandaran
Pemilihan sandaran diperlukan apabila tindakan segera perlu diambil untuk
membuat maklum balas rekod yang dihantar. Ini kerana kemungkinan penerima
utama sedang bercuti dan tidak dapat mengakses rekod tersebut, maka
keperluan kakitangan lain untuk membuat tindakan / maklum balas untuk rekod
tersebut diperlukan.
Untuk membuat sandaran pengguna boleh klik pada perkataan sandaran
di sebelah nama kakitangan yang hendak disandarkan.
Paparan seperti Rajah 33 Pop-up Sandaran akan dipaparkan.
28
Sistem e-Rekod
Rajah 33 Pop-up Sandaran
Taip nama pada ruangan Sandaran kepada dan pilih nama kakitangan yang akan
disandarkan seperti Rajah 34 Sandaran Yang Telah Dipilih
Rajah 34 Sandaran Yang Telah Dipilih
Kemudian isi ruangan tempoh hari yang akan dijadikan pengukur sebelum
rekod diserahkan kepada sandaran sekiranya penerima utama tidak mengakses
fail tersebut.
Klik butang simpan dan paparan seperti Rajah 35 Sandaran Yang Telah
Ditetapkan Pengguna akan dipaparkan di bahagian ruangan kepada.
Rajah 35 Sandaran Yang Telah Ditetapkan Pengguna
29
Sistem e-Rekod
Sekiranya pengguna salah memilih sandaran maka, pengguna hanya perlu klik
butang pangkah di sebelah sandaran yang telah dipilih untuk
memadamnya.
11. Salinan Kepada
Salinan kepada seperti mana juga rekod biasa, akan membuatkan salinan kepada
penerima yang diletakkan pada ruangan salinan kepada.
Untuk memilih penerima salinan kepada seperti mana juga memilih penerima kepada,
pengguna perlu membuat carian lima bahagian yang telah disebutkan di atas.
Gunakan cara yang sama seperti membuat pilihan ruangan Daripada dan ruangan
Kepada.
Rajah 36 Salinan Kepada Yang Telah Diisi
12. Melalui
Melalui adalah satu fungsi supaya rekod yang dihantar mendapat pengesahan daripada
penerima melalui sebelum penerima mendapatnya.
Penerima melalui boleh melebihi dari satu dan setiap penerima melalui perlu
mengesahkan rekod yang dihantar sebelum rekod itu diterima oleh penerima.
Untuk memilih penerima melalui di ruangan melalui ulangi langkah yang diambil di
ruangan kepada kecuali di bahagian ini pengguna hanya boleh memilih kakitangan AIM
sahaja.
13. Tajuk
Pengguna mestilah mengisi tajuk rekod di ruangan tajuk. Tajuk akan dijadikan
metadata untuk carian dan digunakan untuk nama rekod.
14. Tarikh
Tarikh adalah tarikh yang tertera di rekod. Tarikh dimuat naik telah pun dicatat secara
automatik oleh sistem
15. Penerangan
30
Sistem e-Rekod
Penerangan adalah metadata carian penerangan. Pengguna boleh mengisi ruangan ini
mengikut rangkap kedua rekod yang dimuat naik.
16. Kata Kunci
Kata kunci juga bertindak sebagai metadata carian kata kunci bagi memudahkan
pengguna membuat carian.
4.2.3. Menghantar Borang Tawan Rekod
Setelah kesemua ruangan wajib diisi, pengguna boleh menghantar borang tawan
rekod dengan klik butang Hantar .
Tunggu sehingga pengguna menerima notifikasi seperti Rajah 37 Notifikasi Tawan
Fail Berjaya
Rajah 37 Notifikasi Tawan Fail Berjaya
Untuk tujuan keselamatan pengguna dinasihatkan supaya membuat semakan di
bahagian Senarai Rekod atau Senarai Induk bagi memastikan fail yang pengguna
tawan wujud di dalam sistem bagi mengelakkan terjadinya dua salinan untuk rekod
yang sama.
Notifikasi
Setiap fail yang ditawan akan mewujudkan notifikasi. Notifikasi bertujuan memberitahu
pengguna bahawa rekod telah ditawan dan pengguna sama ada perlu membuat pengesahan,
menerima, menerima salinan, atau sekiranya pengguna adalah pentadbir fail, pengguna
dimaklumkan supaya memberi peringatan kepada penerima rekod/fail untuk mengambil
tindakan. Notifikasi akan dipaparkan di halaman utama sistem seperti Rajah 38 Notifikasi.
31
Sistem e-Rekod
Rajah 38 Notifikasi
4.3.1. Notifikasi Rekod Dihantar Bagi Pihak Pengguna
Sekiranya ada pengguna lain yang menawan rekod menggunakan nama pengguna,
maka pengguna akan menerima notifikasi bahawa rekod telah dimuat naik bagi
pihaknya. Notifikasi ini bertujuan mengelakkan pengguna menyalah guna sistem
dengan memuat naik rekod menggunakan nama pengguna lain.
Rajah 39 Notifikasi Rekod Dimuat Naik Bagi Pihak Pengguna
4.3.2. Notifikasi Pengesahan Rekod
Notifikasi pengesahan rekod akan muncul di notifikasi pengguna sekiranya pengguna
dilietakkan sebagai pengesah rekod.
Rajah 40 Notifikasi Untuk Pengesahan
4.3.3. Notifikasi Penerimaan Rekod
Notifikasi penerimaan rekod akan dipaparkan di notifikasi sekiranya pengguna
diletakkan sebagai penerima atau rekod diserahkan kepada pengguna oleh penerima
sebelumnya.
Rajah 41 Notifikasi Penerimaan
32
Sistem e-Rekod
4.3.4. Notifikasi Penerimaan Salinan Rekod
Sekiranya pengguna diletakkan sebagai penerima salinan kepada maka notifikasi
salinan kepada akan wujud di bahaian notifikasi.
Rajah 42 Notifikasi Salinan Kepada
4.3.5. Memadam Notifikasi Dari Halaman Utama
Pengguna boleh memadam notifikasi daripada halaman utama pengguna. Pengguna
hanya perlu klik pada perkataan di sebelah notifikasi yang ingin dipadam.
Notifikasi yang dipadam tidak akan menjejaskan rekod. Hanya nitifikasi sahaja yang
akan dipadam.
Notifikasi juga akan dipadam sekiranya pengguna membuat 4.9 Tanda Dibaca rekod
atau tindakan terhadap rekod tersebut.
4.3.6. Notifikasi Pentadbir Fail
Pentadbir fail akan mempunyai notifikasi khas seperti Rajah 43 Notifikasi Pentadbir
Fail.
Rajah 43 Notifikasi Pentadbir Fail
Semua rekod yang masuk di penempatan bawah seliaan pentadbir fail akan
dipaparkan di sini.
Ini bertujuan bagi memaklumkan kepada pentadbir fail bahawa ada rekod masuk.
Pentadbir fail perlu buka dan maklumkan kepada penerima di bawah seliaan beliau
bahawa ada rekod baru.
33
Sistem e-Rekod
Pentadbir fail boleh menyemak sama ada kakitangan di bawah seliaan beliau sudah
maklum dengan rekod yang baru masuk dengan melihat log seperti Rajah 54 Log
Rekod.
Pentadbir fail boleh memadam notifikasi ini dengan klik pada bersebelahan
notifikasi yang ingin di pada. Seperti juga notifikasi yang lain sekiranya pengguna
memadam notikasi ini, ia tidak akan menjejaskan rekod.
4.3.7. Penerimaan Notifikasi Melalui e-mail.
Sistem e-Rekod mempunyai fungsi menerima noifikasi melalui email. Setiap kali
rekod baru diterima, sistem akan menghantar makluman melalui email kepada
pengguna.
Bagi membolehkan pengguna menerima notifikasi melalui email. Pengguna perlu
tanda pada ruang untuk membenarkan
sistem menghantar notifikasi kepada email pengguna.
Untuk makluman sitem hanya akan menghantar email kepada pengguna yang
mendaftarkan email di dalam sistem SMSM sahaja.
Senarai Rekod
Senarai rekod adalah modul carian rekod yang terdapat dalam sistem e-Rekod. Modul ini
dibangunkan bagi memudahkan pengguna mengakses rekod dengan lebih pantas dan
berkesan.
4.4.1. Navigasi Kepada Senarai Rekod
Navigasi ke halaman Senarai Rekod dengan meilih menu Rekod -> Senarai Rekod
seperti Rajah 44 Menu Senarai Rekod
Rajah 44 Menu Senarai Rekod
Setelah menu Senarai Rekod dipilih paparan seperti Rajah 45 Halaman Senarai Rekod
akan dipaparkan
34
Sistem e-Rekod
Rajah 45 Halaman Senarai Rekod
4.4.2. Menggunakan Fungsi Carian Rekod
Dalam sistem e-Rekod terdapat pelbagai cara untuk pengguna mencapai rekod yang
dikehendaki. Senarai rekod akan memaparkan senarai kesemua rekod yang boleh
diakses oleh pengguna. Oleh itu sistem e-Rekod menyediakan funsi carian.
Penerangan borang carian:
Ruang Carian
Rajah 46 Ruangan Carian
Pengguna boleh memasukkan kata kunci carian di ruangan ini dan klik butang
. Keputusan carian akan dipaparkan seperti Rajah 47 Keputusan Carian /
Senarai Rekod.
35
Sistem e-Rekod
Rajah 47 Keputusan Carian / Senarai Rekod
Carian ini bergantung kepada pemilihan checkbox yang telah ditanda oleh pengguna.
Checkbox Isihan
Rajah 48 Checkbox Isihan
Checkbox isihan akan membantu pengguna membuat carian. Carian akan berdasarkan
kepada metadata yang telah dimasukkan oleh pengguna yang menawan rekod. Kata kunci
carian mestilah sama dengan metadata yang telah dimasukkan.
Contohnya: Pengguna mengisi ruangan carian dengan kata kunci ‘laporan’ dan menanda
checkbox tajuk, sistem akan membuat carian rekod yang mempunyai tajuk ‘laporan’
- Tajuk: Membuat carian berdasarkan tajuk fail.
- Kata Kunci: Carian berdasarkan kata kunci
- Penerangan: Carian berdasarkan penerangan
- Penghantar: Carian berdasarkan nama penghantar
- Penerima: Carian berdasarkan nama penerima
Untuk checkbox Sudah Dibaca dan Belum Dibaca, carian akan berdasarkan status baca
pada rekod berkenaan.
Kod Fail
Carian menggunakan kod fail. Pastikan pengguna tanda pada checkbox bagi
membolehkan sistem carian menggunakan carian kod fail.
36
Sistem e-Rekod
Rajah 49 Carian Kod Fail
Carian kod fail seperti sedia maklum adalah carian berdasarkan kod fail. Pengguna boleh
mengecilkan kawasan carian berdasarkan kod fail yang telah dipilih.
Lokasi
Untuk makluman pengguna, carian mengikut lokasi adalah untuk pengguna yang
mengawal selia lebih dari satu. Contoh Pentadbir fail yang mengendalikan untuk Jabatan
Teknologi Maklumat dan beliau juga bertanggungjawab mengendalikan fail di Unit
Sistem Teknologi Maklumat.
Rajah 50 Carian Lokasi
Tarikh
Rajah 51 Carian Tarikh
Carian berdasarkan tarikh yang dipilih pengguna. Pengguna boleh mengecilkan lagi skop
carian dengan mengisi bahagian tarikh.
Setelah borang carian diisi pengguna boleh klik pada butang untuk melakukan
proses carian. Keputusan carian akan dipaparkan seperti Rajah 47 Keputusan Carian /
Senarai Rekod
4.5.1. Senarai Rekod
Setelah carian dibuat rekod akan disenaraikan seperti Rajah 47 Keputusan Carian /
Senarai Rekod
Tajuk
37
Sistem e-Rekod
Tajuk adalah tajuk rekod yang telah diisi oleh pemuat naik rekod. Kod fail pemuat
naik akan dipaparkan di sebelah tajuk sebagai rujukan pengguna untuk merujuk
semula rekod berkenaan.
Keluar / Masuk
Di sini rekod ditandakan keluar sekiranya kod rekod adalah sama dengan kod
penempatan pengguna. Rekod masuk pula adalah sebaliknya.
Sebagai contoh sekiranya kod penempatan pengguna ialah USTM dan kod rekod ialah
AIM/USTM maka rekod akan ditandakan rekod keluar. Ini kerana rekod tersebut
dikeluarkan oleh unit pengguna.
Tarikh
Tarikh di sini adalah tarikh rekod yang diisi oleh pemuat naik rekod.
Status Baca
Status baca adalah status 4.9 Tanda Dibaca. Sekiranya pengguna sudah membuat 4.9
Tanda Dibaca maka status di sini akan menjadi Sudah Dibaca. Sebaliknya pula status
akan menjadi Belum Dibaca.
Untuk makluman, status baca bukanlah status penerima sudah membaca rekod, tetapi
status pengguna sudah 4.9 Tanda Dibaca.
Maklumat Rekod
Maklumat rekod adalah halaman di mana semua maklumat rekod dipaparkan. Di sini juga
pengguna boleh membuat 4.9 Tanda Dibaca,4.10 Tanda Rekod, 4.8.1 4.8.1Penerimaan /
Nota, melihat Rajah 54 Log Rekod dan sebagainya.
4.6.1. Navigasi Kepada Maklumat Rekod
Pengguna boleh mengakses halaman Maklumat fail melalui :
1. Notifikasi
Klik pada notifikasi dan pengguna akan dibawa ke maklumat rekod
tersebut.
2. Senarai Rekod
Klik pada senarai rekod yang berkenaan seperti Rajah 47 Keputusan
Carian / Senarai Rekod
3. Rekod Yang Ditanda
Klik pada rekod yang telah 4.10 Tanda Rekod oleh pengguna di 3.2.4
Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca
4. Rekod Belum Dibaca
38
Sistem e-Rekod
Klik pada Notifikasi, Penanda Rekod dan Rekod Belum Dibaca
Setelah antara satu dari empat cara di atas dilakukan, pengguna akan dibawa ke
halaman maklumat rekod seperti Rajah 52 Maklumat Rekod
.
.
Rajah 52 Maklumat Rekod
4.6.2. Penerangan Halaman Maklumat Rekod
1. Metadata rekod
Metadata rekod yang dipaparkan terdiri daripada Kategori Fail, No Rujukan,
Daripada, Kepada, Salinan Kepada, Sokongan Kepada, Melalui, Tajuk Tarikh Rekod,
Lampiran dan Status Baca.
2. No Rujukan
Untuk No Rujukan, sekiranya pengguna adalah pengirim maka hanya no rujukan
hantar sahaja yang akan tertera dengan warna merah. Sekiranya pengguna adalah
penerima, penerima sandaran, penerima melalui atau penerima salinan maka
39
Sistem e-Rekod
pengguna akan mendapat paparan no rujukan penghantar yang berawan merah dan
juga no rujukan penerima yang berwarna biru seperti Rajah 53 No Rujukan ms. 39
Rajah 53 No Rujukan
3. Tarikh Rekod
Tarikh rekod merujuk kepada tarikh rekod yang telah diisi oleh pengirim
4. Lampiran
Lampiran yang berbentuk zip/rar boleh dimuat turun oleh pengguna dengan klik
pada nama fail lampiran tersebut.
5. Tanda Dibaca / Buang Tanda Dibaca
Sila rujuk 4.9 Tanda Dibaca ms. 46.
6. Tanda Rekod / Buang Tanda Rekod
Sila rujuk 4.10 Tanda Rekod ms. 46
7. Log
Log pula ialah senarai pengguna yang telah mengakses rekod tersebut. Apabila
butang log di klik, pop-up Log akan dipaparkan seperti Rajah 54 Log Rekod ms.
40.
40
Sistem e-Rekod
Rajah 54 Log Rekod
Di sini akan tertera senarai pengguna yang telah mengakses rekod dan ditandai
sebagai buka /baca, pengguna yang memuat naik ditandai sebagai pemuat naik,
pengguna yang memuat turun rekod juga ditandai sebagai muat turun, pengguna
yang membuat pengesahan akan ditandai pengesahan.
Pengguna juga boleh membuat carian di bahagian Log ini. Carian adalah
berdasarkan nama, jenis log dan tarikh.
8. Muat Turun
Butang muat turun digunakan untuk memuat turun rekod ke dalam komputer
pengguna.
9. Rekod
41
Sistem e-Rekod
Rekod pula akan memaparkan rekod yang telah dimuat naik. Di sini pengguna
boleh membaca rekod tersebut. Aplikasi PDF akan membenarkan pengguna
mencetak, menyimpan, membesarkan / mengecilkan paparan dan sebagainya
seperti Rajah 55 Aplikasi PDF ms. 41
Rajah 55 Aplikasi PDF
10. Nota
Di bahagian nota pula akan dipaparkan tindakan / nota yang telah ditinggalkan
oleh pengguna. Contoh sekiranya pengguna menyerahkan rekod kepada pengguna
lain dan mencatat nota untuk rujukan maka paparannya akan dipaparkan di sini.
Nota boleh dilihat oleh semua pengguna yang mempunyai akses kepada rekod
tersebut.
Rajah 56 Nota
11. Tindakan
Butang tindakan akan membenarkan pengguna membuat tindakan sama ada memuat
pengesahan (rujuk 4.7 Pengesahan Rekod ms. 42), penerimaan, nota dan serah rekod
(rujuk 4.8 Penerimaan, Nota dan Serah Rekod ms.43).
42
Sistem e-Rekod
Butang ini hanya akan dipaparkan kepada pengguna yang layak iaitu penerima,
penerima melalui dan penerima sokongan sahaja.
Pengesahan Rekod
Pengesahan rekod hanya wujud sekiranya pengirim mengisi ruangan melalui. Rekod tidak
dapat akan diedarkan kepada penerima selagi rekod tidak mendapat kelulusan daripada
kesemua penerima melalui.
Untuk mengesahkan rekod.
1. Pengguna perlu pergi ke halaman maklumat rekod (rujuk 4.6 Maklumat Rekod ms.37)
2. Klik pada butang tindakan pop-up seperti Rajah 57 Pop-up Pengesahan
ms. 42 akan dipaparkan
Rajah 57 Pop-up Pengesahan
3. Isi bahagian nota sekiranya perlu dan pilih butang untuk sahkan dan
untuk batalkan.
4. Nota tindakan yang dihantar tadi akan dipaparkan di bahagian nota seperti ms. 43
43
Sistem e-Rekod
Rajah 58 Nota Pengesahan
Penerimaan, Nota dan Serah Rekod
4.8.1. Penerimaan / Nota
Untuk membuat penerimaan atau nota :
1. Pengguna perlu pergi ke halaman maklumat rekod (rujuk 4.6 Maklumat Rekod
ms.37)
2. Klik pada butang dan pop-up seperti Rajah 59 Tindakan Penerimaan /
Serah / Nota ms. 43 dipaparkan
Rajah 59 Tindakan Penerimaan / Serah / Nota
44
Sistem e-Rekod
3. Isi ruangan nota sekiranya perlu, tinggalkan ruangan tugaskan kepada
penerima berikutnya
dan klik butang
4. Pastikan nota anda dipaparkan di bahagian nota seperti Rajah 60 Nota Terima /
Nota ms. 44
Rajah 60 Nota Terima / Nota
4.8.2. Serah Rekod
Untuk membuat serahan rekod :
1. Pengguna perlu pergi ke halaman maklumat rekod (rujuk 4.6 Maklumat Rekod
ms.37)
2. Klik pada butang dan pop-up seperti Rajah 59 Tindakan Penerimaan /
Serah / Nota ms. 43 dipaparkan
3. Taip nama penerima di ruangan Serahkan Kepada seperti Rajah 61 Pilihan Nama
Penerima ms. 44
Rajah 61 Pilihan Nama Penerima
4. Klik pada nama penerima yang dikehendaki dan pilihan nama penerima akan tertera
di atas ruangan Serahkan kepada seperti Rajah 62 Pilihan Nama Penerima Yang
Dipilih ms. 45
45
Sistem e-Rekod
Rajah 62 Pilihan Nama Penerima Yang Dipilih
5. Pengguna boleh memilih lebih dari satu nama penerima seperti Rajah 63 Pilihan
Nama Penerima Lebih Dari Satu ms. 45
Rajah 63 Pilihan Nama Penerima Lebih Dari Satu
6. Sekiranya pengguna ingin memadam nama yang telah dipilih, pengguna hanya
perlu klik pada butang bersebelahan nama dan pastikan nama tersebut hilang
dari paparan.
7. Pengguna boleh meninggalkan nota di ruangan ulasan seperti Rajah 64 Ruangan
Ulasan Pop-up Tindakan ms. 45
Rajah 64 Ruangan Ulasan Pop-up Tindakan
8. Klik butang untuk hantar dan simpan.
9. Pastikan paparan di ruangan nota dikemaskini seperti Rajah 65 Nota dan tindakan
Serah Kepada ms.46
46
Sistem e-Rekod
Rajah 65 Nota dan tindakan Serah Kepada
Tanda Dibaca
Sekiranya rekod berstatus belum dibaca maka pengguna akan melihat butang
, dan sekiranya status rekod ialah sudah dibaca maka butang
akan menggantikan butang dan begitulah
sebaliknya.
Butang merupakan butang untuk pengguna menandai rekod sebagai
rujukan pengguna bahawa rekod tersebut belum dibaca oleh pengguna. Fungsi ini
hanyalah untuk kegunaan pengguna tersebut sahaja. Pengguna lain tidak boleh melihat
status ini.
Tanda Dibaca juga boleh menjadi aktif sekiranya pengguna membuat tindakan terhadap
rekod tersebut.
Butang berfungsi untuk pengguna menandai rekod yang berstatus
sudah dibaca sebagai belum dibaca.
Rajah 66 Senarai Rekod Dengan Status Baca
Tanda Rekod
47
Sistem e-Rekod
Tanda rekod pula berbeza dengan Tanda Dibaca. Tanda rekod berfungsi sebagai capaian
pantas pengguna di halaman utama atau pengguna menandai rekod yang masih
diperlukan untuk capaian tanpa perlu membuat carian.
Rekod yang ditandai akan diwujudkan capaian di halaman utama bahagian Penanda
Rekod seperti Rajah 67 Senarai Penanda Rekod Di Halaman Utama ms. 47 dan halaman
Penanda Rekod seperti Rajah 69 Halaman Penanda Rekod ms. 47
Rajah 67 Senarai Penanda Rekod Di Halaman Utama
Untuk akses ke halaman Penanda Rekod pengguna hanya perlu memilih menu Rekod ->
Penanda Rekod seperti Rajah 68 Menu Penanda Rekod ms. 47 dan halaman Penanda
Rekod seperti Rajah 69 Halaman Penanda Rekod ms. 47 akan dipaparkan
Rajah 68 Menu Penanda Rekod
Rajah 69 Halaman Penanda Rekod
48
Sistem e-Rekod
Untuk memadam penanda rekod pengguna boleh klik butang di
maklumat rekod atau klik pada di bahagian senarai Penanda Rekod di halaman
utama seperti Rajah 70 Padam Penanda Rekod ms. 48. Pengguna juga boleh membuang
penanda rekod dengan klik pada icon di halaman Penanda Rekod seperti Rajah 69
Halaman Penanda Rekod ms. 47
Rajah 70 Padam Penanda Rekod
Log Keluar
1. Untuk log keluar pengguna hanya perlu klik menu .
2. Paparan notifikasi seperti Rajah 71 Notifikasi Log Keluar ms. 48 akan dipaparkan.
Rajah 71 Notifikasi Log Keluar
3. Pengguna yang tidak aktif selama 30 minit juga akan dialog keluar oleh sistem.
Halaman Tidak Dibenarkan Akses
Kemungkinan pengguna akan berhadapan dengan paparan seperti Rajah 72 Paparan
Halaman Tidak Dibenarkan Akses ms. 49.
49
Sistem e-Rekod
Rajah 72 Paparan Halaman Tidak Dibenarkan Akses
Sekiranya pengguna menghadapi masalah seperti disebutkan, sila klik pada .
Sekiranya pengguna dibawa ke borang log masuk (rujuk Rajah 5 Pengisian Log Masuk
ms. 12), ini bermakna sesi log masuk pengguna tidak lagi aktif. Pengguna boleh log
masuk semula dan akses semula halaman tersebut.
Sekiranya setelah pengguna klik tetapi pengguna dibawa ke halaman utama
(rujuk Rajah 6 Halaman Utama Sistem ms. 13), ini bermakna pengguna tidak dibenarkan
mengakses halaman tersebut. Hubungi pentadbir sistem untuk memohon bantuan.
50
Sistem e-Rekod
5. MASALAH DAN BANTUAN
Sekiranya pengguna menghadapi masalah atau memerlukan bantuan pengguna digalakkan
mengisi aduan di sistem epenyelenggaraan.aim.my. Pengguna juga boleh menghubungi Unit
Pengurusan Kualiti dan Dokumentasi atau Unit Sistem Teknologi Maklumat.
