Transcript
Page 1: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

MANUAL

AMALAN 5S

Page 2: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

1

KANDUNGAN

MUKA SURAT

1 Prakata 2

2 Jawatankuasa Amalan 5S JKR Bentong

2.1 Jawatankuasa Induk Amalan 5S JKR Bentong 2.2 Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S JKR Bentong

3 - 4

3 Pengenalan 5

4 Dasar 5S JKR Bentong 5

5 Slogan 5S JKR Bentong 5

6 Falsafah Amalan 5S 5

7 Tujuan 6

8 Objektif Amalan 5S JKR Bentong 6

9 Faedah Pelaksanaan 5S 7

10 Kunci Kejayaan 5S 7

11 Definisi Operasi 8

12 Konsep Amalan 5S 8

12.1 Sisih (Seiri) 9

12.2 Susun (Seiton) 10

12.3 Sapu (Seiso) 11

12.4 Seragam (Seiketsu) 11

12.5 Sentiasa Amal (Shitsuke) 12

13 Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S 13 - 16

14

15

16

17

Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa

Amalan 5S

Kreteria Audit

Penutup Lampiran

17 - 18

19 - 26

27

28 - 32

Page 3: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

2

PRAKATA

Assalamualaikum warahmatullahiwabarakatuh dan Salam 1Malaysia

Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi meningkatkan tahap

penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat

melalui pengenalan Amalan 5S. Amalan 5S merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat

kerja yang lebih seragam dan sistematik. Amalan 5S dapat membantu Warga Jabatan Kerja Raya

Bentong untuk bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang lebih kondusif dan selesa.

Selain itu, Manual Amalan 5S ini juga dapat mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih,

dan tersusun. Hal ini sekali gus dapat meningkatkan produktiviti kerja dengan lebih berkualiti.

Jika Amalan 5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan

pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan

penglibatan warga Jabatan Kerja Raya Bentong dalam pelaksanaan Amalan 5S merupakan asas

kepada peningkatan kualiti dan produktiviti di Jabatan Kerja Raya Bentong ini.

Dengan adanya Amalan 5S ini diharap akan mampu membentuk disiplin diri yang baik,

semangat kerja berpasukan di samping mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat

kerja.

Page 4: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

3

JAWATANKUASA AMALAN 5S JKR BENTONG

JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S JKR Bentong

Page 5: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

4

JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN 5S

JKR DAERAH BENTONG

PENGERUSI

En. Mohd Shahril Bin Mohd Said

PENYELARAS

En. Noor Irwan Bin Othman

SETIAUSAHA

Pn. Hasniza Binti Mohamed Mokhtar

JAWATANKUASA PROMOSI

En. Mohd Farisyal Bin Mohd Alias

JAWATANKUASA LATIHAN

Cik Aqilah Bt. Sazali

JAWATANKUASA AUDIT

En. Sohairi Bin Abd Majid

JAWATANKUASA ZON

Semua Ketua Zon ( 6 Zon )

1. Zon Back Hoe

Pn. Norasiah Binti Ayob

2. Zon Excavator

En. Noor Azman Bin Nordin

3. Zon Kren

En. K. Sugunanathan

4. Zon Forklift

Pn. Rohana Binti Musa

5. Zon Grader

En. Tay Choon Jin

6. Zon Dozer

En. Irwan Yamin B. Wahab

Page 6: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

5

PENGENALAN

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun

bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat.

Amalan 5S JKR Daerah Bentong bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S JKR Daerah Bentong yang berkesan

dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan

penggunaan ruang kerja yang optimum.

Selain memberi keutamaan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan proses

kerja yang cekap, Amalan 5S JKR Daerah Bentong juga berupaya memperkukuhkan lagi

Sistem Pengurusan Bersepadu ( SPB ) JKR berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 dalam

mencapai visi JKR sebagai pemberi perkhidmatan bertaraf dunia dan pusat kecemerlangan

dalam bidang pengurusan aset, pengurusan projek dan kejuruteraan untuk pembangunan

infrastruktur negara berteraskan modal insan yang kreatif dan inovatif serta teknologi terkini.

DASAR AMALAN 5S JKR Bentong

“Amalan 5S JKR Bentong bertujuan membentuk budaya kerja yang

lebih bersistematik dan selamat ke arah peningkatan produktiviti

dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan.”

SLOGAN AMALAN 5S JKR Bentong

AMALAN 5S KEUTAMAAN KAMI

FALSAFAH AMALAN 5S JKR Bentong

Produktiviti Menjana Kualiti

Page 7: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

6

TUJUAN

Manual Amalan 5S JKR Bentong merupakan satu dokumen yang menerangkan

tentang konsep Amalan 5S JKR Bentong secara umum dan diguna pakai untuk

memberikan kefahaman kepada seluruh warga JKR Bentong . Ia juga menjadi panduan

asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S JKR Bentong yang dapat

merealisasikan misi dan visi JKR di samping dapat membantu warga JKR Bentong

memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil

1/2010. (Rujuk Lampiran)

OBJEKTIF AMALAN 5S

Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun,

dan teratur serta selamat

Menyediakan persekitaran kerja yang

lebih kondusif dan mudah untuk

diselenggarakan

Meningkatkan motivasi dan disiplin

Memupuk semangat berpasukan

Menerap nilai tanggungjawab terhadap

kemudahan pejabat

Penambahbaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti

organisasi

Page 8: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

7

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S Faedah pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut:

KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S JKR BENTONG

Kunci kejayaan 5S JKR BENTONG bergantung kepada perkara berikut:

SOKONGAN PADU PENGURUSAN

PELAN PELAKSANAAN

LATIHAN AMALAN 5S

KEFAHAMAN KESEDARAN

Page 9: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

8

DEFINISI OPERASI

Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S JKR BENTONG adalah seperti berikut:

Zon : Terdapat 6 zon telah ditetapkan.

FIFO : “FIRST- IN-FIRST-OUT”

5W1H : Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

1. Who - Siapa yang bertanggungjawab?

2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan?

3. When - Bila perlu dilakukan?

4. Where - Di mana perlu dilaksanakan?

5. What - Apa tindakan yang perlu diambil?

6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?

KONSEP AMALAN 5S

5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam

Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep amalan 5S ini

seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:

Page 10: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

9

SISIH (Seiri)

SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

SISIH secara berkesan:

Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan

kaedah Tag Kuning

Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:

Kaedah Tag Merah

Kaedah Tag Kuning

Kesan kejayaan SISIH boleh diukur melalui:

Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.

Page 11: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

10

SUSUN (Seiton) SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya. SUSUN secara berkesan:

" Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya. "

Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)

Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod

Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori

Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai

Kaedah SUSUN :

Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:

Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:

Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen dalam tempoh 30 saat.

Page 12: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

11

SAPU (Seiso) SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan. SAPU secara berkesan

Mengagihkan tugasan pembersihan

Menentukan hak milik (ownership) ruang / peralatan bagi setiap ahli

Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan

Melaksanakan kerja pembersihan

Tindakan Sapu :

Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat

Keadaan persekitaran lebih bersih

Kos penyelenggaraan lebih rendah

SERAGAM (Seiketsu) SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau

peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai

SERAGAM secara berkesan:

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori

Mengadakan prosedur kerja pembersihan

Mengadakan jadual penyelenggaraan

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

Page 13: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

12

SERAGAM Yang Berkesan

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik

Mempunyai impak visual yang positif

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)

SENTIASA AMAL (Shitsuke)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan

Seiketsu

di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di Jabatan.

Panduan Mengekalkan Amalan 5S

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan

mengadakan latihan yang berterusan

Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala

Memastikan aktiviti promosi berterusan

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga JKR Bentong.

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Page 14: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

13

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S JKR BENTONG Langkah-langkah pelaksanaan 5S JKR BENTONG adalah terdiri daripada 5 langkah iaitu:

PERSEDIAAN

Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S JKR BENTONG dilakukan bertujuan menjamin

objektif 5S tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:

PERSEDIAAN

PELANCARAN

PELAKSANAAN

AUDIT

PENGIKTIRAFAN

Mendapatkan Komitmen

Pengurusan terhadap

Perlaksanaan 5S

Menubuhkan JK Induk 5S

dan JK Perlaksanaan

5S JKR Bentong

Menyenarai Peranan JK 5S

Menyediakan Pelan

Tindakan 5S

Menghadiri Kursus 5S

Dan Lawatan

Page 15: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

14

PELANCARAN Pelancaran Amalan 5S JKR Bentong dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara

seperti yang dinyatakan dalam jadual di bawah:

PELAKSANAAN AMALAN 5S JKR BENTONG

Amalan 5S JKR Bentong dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi

perkara-perkara berikut :-

Merasmikan Amalan 5S

Mempromosikan Amalan 5S melalui poster, bunting dan sebagainya

Mengadakan Benchmarking Amalan 5S

Menyediakan Manual Amalan 5S untuk warga organisasi

•Pelan Perancangan

•Arahan J/Kuasa Pelaksana Amalan 5S Melaksanakan 5S

berdasarkan :

•JKR Bentong membuat pembahagian zon berdasarkan bahagian-bahagian yang terdapat pada sistem pentadbiran JKR.

•Terdapat 6 Zon berdasarkan bahagian yang terdapat di JKR Bentong

Pembahagian Zon 5S

•Dipilih Berdasarkan nama-nama jentera yang digunapakai dalam kerja-kerja di JKR Bentong Nama Zon 5S

•Menubuhkan J/kuasa 5S

•Ketua Zon membentang laporan dan aktiviti zon pada setiap dua (2) minggu dalam mesyuarat induk 5S

Jawatankuasa Pelaksana Zon 5s

•Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan 5S kepada warga JKR Bentong

•Berimej korporat tanpa hiasan yang berlebihan Sudut 5S di setiap zon 5S

Page 16: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

15

KANDUNGAN SUDUT 5S Bil Perkara

1 Polisi / Objektif / Matlamat Amalan 5S 2 Carta Organisasi J/Kuasa 5S 3 Carta Gantt 4 Pelan Lokasi / Pelan Lantai Zon 5S 5 Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu 5S 6 Slogan 5S 7 Buletin berkaitan 5S (jika berkenaan) 8 Maklumat bagi tujuan promosi 5S di JKR Bentong 9 Nama Kumpulan mengikut Zon 5S 10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan

(Jadual 4P) 5S 11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti 12 Jadual Mesyuarat / Perjumpaan Zon 5S

AUDIT 5S Proses audit 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam 2 peringkat:

JKR BENTONG

•Rujuk Lampiran 3

•Rujuk Pelan

•Perancangan 5S Induk

•Laporan 5S oleh Ketua Zon

MAMPU

• Badan Pensijilan Audit Luar

Page 17: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

16

PENGIKTIRAFAN

Pengiktirafan 5S JKR Bentong di peringkat JKR Bentong diumumkan dalam setiap

perhimpunan bulanan, manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam

Pelan Perancangan Amalan 5S JKR Bentong. Rajah pengiktirafan 5S JKR Bentong adalah

seperti berikut:

JKR BENTONG

•3 Zon Terbaik

•3 Kategori Terbaik

MAMPU

•Sijil Amalan 5S

Page 18: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

17

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA INDUK 5S

1. PENGERUSI

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S.

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.

Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).

2. PENYELARAS

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S.

Menyelaraskan program Amalan 5S.

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S.

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan 5S dalam

organisasi

Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh

amalan terbaik.

3. JAWATANKUASA

PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S.

Mengenalpasti aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S

dalam kalangan warga JKR Bentong

4. JAWATANKUASA

AUDIT

Menyediakan kriteria audit dalaman 5S.

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S.

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S.

Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa

mengikut keperluan.

5. JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk

amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi.

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa

bagi mengukuhkan aktiviti Amalan 5S.

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan

5S secukupnya.

Page 19: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

18

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli

kumpulan.

Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan.

6. SETIAUSAHA

Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan

Amalan 5S.

Membantu Penyelaras bagi pengurusan aktiviti promosi, latihan

dan audit.

7.KETUA ZON 5S

Mewujudkan subzon bagi Zon A5S masing-masing

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan.

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti

A5S.

Merancang aktiviti kumpulan.

Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan

5S kepada fasilitator.

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

8. AHLI-AHLI KUMPULAN

Memberikan komitmen secara berterusan.

Menyertai aktiviti 5S secara aktif.

Bekerjasama dalam kumpulan.

Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

Page 20: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

19

Kriteria Audit

KOMPONEN A: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA

KATEGORI NO PERKARA

MARKAH SKOR CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

1 2 3 4 5

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP)

A1) DASAR 5S

1) Disediakan selaras dengan matlamat agensi.

2) Dipaparkan & disebar kepada warga agensi.

3) Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh

4) Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.

5) Dasar dijelaskan & difahami oleh semua warga agensi.

6)

Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan & keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

A2) CARTA AGENSI 5S

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP)

7) Carta disediakan dengan jelas & semua jabatan/bahagian menjadi ahli.

8) Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik

9) Fasilitator 5S dilantik & ditunjukkan dalam carta tersebut.

10) Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan secara teratur serta diedarkan

JAWATANKUASA LATIHAN

11) Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan

12) Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan)

13) Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan).

Page 21: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

20

JAWATANKUASA PROMOSI

14) Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan.

15) Pelan promosi mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).

16) Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).

JAWATANKUASA AUDIT

17) Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan.

18) Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).

19) Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan)

20) Maklumat mengenai latihan, promosi & audit yang telah dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi.

A3) PETA KAWASAN

KERJA KUMPULAN 5S

21) Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua kumpulan 5S.

22) Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S

A4) REKOD AKTIVITI 5S

23) Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan kepada dasar & justifikasi untuk kawasan mereka.

24) Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan.

25) Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S.

26) Terdapat bukti gambar sebelum & selepas aktiviti Amalan 5S dilakukan

A5) MINIT MESYUARAT

27) Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya.

28) Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/ Bahagian/Zon/Unit diadakan & rekod disimpan untuk rujukan & tindakan.

29) Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan.

A6) GARIS

PANDUAN 5S DI AGENSI

30) Garis Panduan disediakan selaras dengan Dasar Amalan 5S agensi.

31) Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi.

32) Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada semua warga untuk dijadikan panduan A5S

Page 22: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

21

33) Kandungan buku panduan ini lengkap & sesuai dijadikan buku panduan.

A7) AUDIT DALAMAN

34) Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman

35) Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau tempat seperti yang telah ditentukan

36) Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman semua warga agensi

37) Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan & aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik

A8) PENGIKTIRAFAN

38) Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S.

39) Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi.

40) Rekod aktiviti pengiktirafan dikemaskini.

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

Page 23: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

22

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN

KATEGORI NO PERKARA MARKAH SKOR

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) 1 2 3 4 5

B1) KUMPULAN PELAKSANA 5S

1) Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan.

2) Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga dipaparkan.

3) Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik.

B2) SUDUT 5S

4) Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah strategik.

5) Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik.

6) Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam keadaan baik.

7) Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan untuk mengamalkan aktiviti 5S.

B3) LANTAI

8) Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.

9) Ada tempat pembuangan sampah yang khas.

10) Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya.

B4) SUSUN ATUR

PERALATAN

11) Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja.

12) Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat.

13) Susunan mengikut label yang seragam.

14) Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas.

15) Teknik susunan mempermudahkan carian / capaian dalam tempoh 30 saat.

B5) KEADAAN PERALATAN

16) Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci atau dalam rak simpanan.

17) Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.

18) Tidak berdebu, bersih dan kemas.

19) Tidak terdapat peralatan rosak.

20) Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/perabot.

B6) PENDAWAIAN 21)

Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan sempurna, teratur dan tidak berserabut.

Page 24: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

23

B7) LAMPU 22) Label petunjuk pada suis lampu.

23) Bersih dan tiada lampu yang rosak.

B8) SUSUNAN FAIL

24) Susunannya fail kemas & selamat.

25) Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad.

26) Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat.

27) Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan dengan baik.

28) Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta secara sistematik.

B9) PERHIASAN

29) Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan persekitaran pejabat.

30) Tiada hiasan yang usang.

31) Tidak berdebu dan berkeadaan baik.

B10) PELABELAN

32) Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja.

33) Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.

B11) KEADAAN PERSEKITARAN

DALAMAN 34) Persekitaran dalam yang kemas dan selamat.

B12) RUANG MENUNGGU

35) Perabot dan bahan bacaan disediakan & tersusun.

36) Bersih, kemas dan selamat.

37) Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian.

B13) BILIK MESYUARAT

38) Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

39) Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat.

40) Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.

B14) BILIK LATIHAN

41) Peralatan berada dalam keadaan baik.

42) Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.

B15) KAUNTER

43) Kaunter adalah bersih dan kemas.

44) Pelanggan dilayan dengan mesra.

45) Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan seragam.

46) Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan.

Page 25: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

24

B16) STOR

47) Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun & kemas

48) Peralatan, kabinet & rak berada dalam keadaan teratur, baik & memuaskan

49)

Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/abjad)

50) Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai & terdapat etika penggunaan & peraturan dipatuhi warga kerja

51) Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan makulumat dikemaskini

52) Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan

B17) BILIK CETAK)

53) Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas

54) Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

55)

Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/abjad)

5) Dasar dijelaskan & difahami oleh semua warga agensi.

6)

Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan & keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)

Page 26: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

25

KOMPONEN C: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN

KATEGORI NO PERKARA MARKAH SKOR

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

1 2 3 4 5

C1) ASRAMA

1) Lantai sentiasa bersih dan kering

2) Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi

3) Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara mengikut jadual

3) Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan

4) Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu

C2) DEWAN MAKAN ASRAMA

5) Lantai sentiasa bersih dan kering

6) Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi

7) Kaunter berlabel dan sentiasa bersih

8) Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan

9) Kemudahan tanda arah yang jelas

C3) GIMNASIUM

10) Lantai sentiasa bersih dan kering

11) Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan selamat untuk digunakan

12) Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan

13) Kemudahan tanda arah yang jelas

14) Jadual penggunaan bilik dipamerkan

C4) SURAU / BILIK SOLAT

15) Peralatan di dalamnya berkeadaan baik & boleh digunakan

16) Bersih, teratur, kemas & menyenangkan

C5) PANTRI

17) Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun & boleh digunakan

18) Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas, etika & peraturan

19) Bersih, tidak berdebu & sentiasa dalam keadaan terurus

Page 27: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

26

C6) LALUAN UTAMA /

KORIDOR

20) Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih & teratur

21) Tiada halangan di semua laluan & di pintu kecemasan

22) Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah & kemas

C7) PAPAN TANDA

23) Papan tanda dalam keadaan baik & bersih

24) Saiz yang sesuai & senang difahami.

25) Mudah dilihat oleh orang & kedudukannya strategik

26) Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat & sebagainya.

C8) TANDAS

27) Peralatan & kemudahan dalam keadaan baik & selamat.

28) Sistem paip air & lampu dalam keadaan baik & selamat.

29) Mangkuk tandas bersih & kering.

30) Lantai bersih & kering.

31) Perhiasan tandas dalam keadaan baik & tiada notis usang dalam tandas.

32) Tidak berbau busuk.

33) Ada jadual pembersihan

C9) TEMPAT MELETAK KERETA

34) Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/pelawat.

35) Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

36) Berada dalam keadaan baik & bersih

37) Ada sistem kawalan keluar masuk.

C10) KAWASAN SEKITAR

38) Tiada sampah di merata-rata.

39) Tong sampah disediakan.

40) Cat bangunan di dalam & luar adalah kemas & tidak tertanggal

41) Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki kawasan pejabat

JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)

Page 28: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

27

Penutup

Pengalaman persekitaran kualiti yang lebih dikenali dengan nama 5S (mengikut Kaizen

Jepun) iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal adalah sangat penting dalam program

peningkatan kualiti pengurusan JKR Daerah Bentong yang dilaksanakan secara berterusan.

Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga kerja JKR Bentong seperti

bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja berpasukan, bangga dan sayang kepada

organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah sikap terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja

yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf JKR Bentong pada

keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa akan

memartabatkan perkhidmatan JKR Bentong dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan

daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S JKR Bentong akan berusaha memenuhi permintaan

pelanggan yang semakin mencabar.

Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat

mengharmonikan seluruh warga JKR Bentong tentang peranan dan tanggungjawab yang harus

dilaksanakan. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga

JKR Bentong menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat

yang satu.

Page 29: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

28

LAMPIRAN

Page 30: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

29

Page 31: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

30

Page 32: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

31

Page 33: MANUAL AMALAN 5S - · PDF fileProses audit 5S bagi ... Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh ... Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan

Manual Amalan 5S

JKR Daerah Bentong

32


Top Related