MANUAL
AMALAN 5S
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
1
KANDUNGAN
MUKA SURAT
1 Prakata 2
2 Jawatankuasa Amalan 5S JKR Bentong
2.1 Jawatankuasa Induk Amalan 5S JKR Bentong 2.2 Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S JKR Bentong
3 - 4
3 Pengenalan 5
4 Dasar 5S JKR Bentong 5
5 Slogan 5S JKR Bentong 5
6 Falsafah Amalan 5S 5
7 Tujuan 6
8 Objektif Amalan 5S JKR Bentong 6
9 Faedah Pelaksanaan 5S 7
10 Kunci Kejayaan 5S 7
11 Definisi Operasi 8
12 Konsep Amalan 5S 8
12.1 Sisih (Seiri) 9
12.2 Susun (Seiton) 10
12.3 Sapu (Seiso) 11
12.4 Seragam (Seiketsu) 11
12.5 Sentiasa Amal (Shitsuke) 12
13 Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S 13 - 16
14
15
16
17
Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa
Amalan 5S
Kreteria Audit
Penutup Lampiran
17 - 18
19 - 26
27
28 - 32
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
2
PRAKATA
Assalamualaikum warahmatullahiwabarakatuh dan Salam 1Malaysia
Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi meningkatkan tahap
penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat
melalui pengenalan Amalan 5S. Amalan 5S merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat
kerja yang lebih seragam dan sistematik. Amalan 5S dapat membantu Warga Jabatan Kerja Raya
Bentong untuk bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang lebih kondusif dan selesa.
Selain itu, Manual Amalan 5S ini juga dapat mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih,
dan tersusun. Hal ini sekali gus dapat meningkatkan produktiviti kerja dengan lebih berkualiti.
Jika Amalan 5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan
pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan
penglibatan warga Jabatan Kerja Raya Bentong dalam pelaksanaan Amalan 5S merupakan asas
kepada peningkatan kualiti dan produktiviti di Jabatan Kerja Raya Bentong ini.
Dengan adanya Amalan 5S ini diharap akan mampu membentuk disiplin diri yang baik,
semangat kerja berpasukan di samping mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat
kerja.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
3
JAWATANKUASA AMALAN 5S JKR BENTONG
JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S JKR Bentong
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
4
JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN 5S
JKR DAERAH BENTONG
PENGERUSI
En. Mohd Shahril Bin Mohd Said
PENYELARAS
En. Noor Irwan Bin Othman
SETIAUSAHA
Pn. Hasniza Binti Mohamed Mokhtar
JAWATANKUASA PROMOSI
En. Mohd Farisyal Bin Mohd Alias
JAWATANKUASA LATIHAN
Cik Aqilah Bt. Sazali
JAWATANKUASA AUDIT
En. Sohairi Bin Abd Majid
JAWATANKUASA ZON
Semua Ketua Zon ( 6 Zon )
1. Zon Back Hoe
Pn. Norasiah Binti Ayob
2. Zon Excavator
En. Noor Azman Bin Nordin
3. Zon Kren
En. K. Sugunanathan
4. Zon Forklift
Pn. Rohana Binti Musa
5. Zon Grader
En. Tay Choon Jin
6. Zon Dozer
En. Irwan Yamin B. Wahab
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
5
PENGENALAN
Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun
bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat.
Amalan 5S JKR Daerah Bentong bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S JKR Daerah Bentong yang berkesan
dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan
penggunaan ruang kerja yang optimum.
Selain memberi keutamaan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan proses
kerja yang cekap, Amalan 5S JKR Daerah Bentong juga berupaya memperkukuhkan lagi
Sistem Pengurusan Bersepadu ( SPB ) JKR berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 dalam
mencapai visi JKR sebagai pemberi perkhidmatan bertaraf dunia dan pusat kecemerlangan
dalam bidang pengurusan aset, pengurusan projek dan kejuruteraan untuk pembangunan
infrastruktur negara berteraskan modal insan yang kreatif dan inovatif serta teknologi terkini.
DASAR AMALAN 5S JKR Bentong
“Amalan 5S JKR Bentong bertujuan membentuk budaya kerja yang
lebih bersistematik dan selamat ke arah peningkatan produktiviti
dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan.”
SLOGAN AMALAN 5S JKR Bentong
AMALAN 5S KEUTAMAAN KAMI
FALSAFAH AMALAN 5S JKR Bentong
Produktiviti Menjana Kualiti
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
6
TUJUAN
Manual Amalan 5S JKR Bentong merupakan satu dokumen yang menerangkan
tentang konsep Amalan 5S JKR Bentong secara umum dan diguna pakai untuk
memberikan kefahaman kepada seluruh warga JKR Bentong . Ia juga menjadi panduan
asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S JKR Bentong yang dapat
merealisasikan misi dan visi JKR di samping dapat membantu warga JKR Bentong
memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil
1/2010. (Rujuk Lampiran)
OBJEKTIF AMALAN 5S
Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun,
dan teratur serta selamat
Menyediakan persekitaran kerja yang
lebih kondusif dan mudah untuk
diselenggarakan
Meningkatkan motivasi dan disiplin
Memupuk semangat berpasukan
Menerap nilai tanggungjawab terhadap
kemudahan pejabat
Penambahbaikan berterusan di dalam peningkatan kualiti
organisasi
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
7
FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S Faedah pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut:
KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S JKR BENTONG
Kunci kejayaan 5S JKR BENTONG bergantung kepada perkara berikut:
SOKONGAN PADU PENGURUSAN
PELAN PELAKSANAAN
LATIHAN AMALAN 5S
KEFAHAMAN KESEDARAN
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
8
DEFINISI OPERASI
Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S JKR BENTONG adalah seperti berikut:
Zon : Terdapat 6 zon telah ditetapkan.
FIFO : “FIRST- IN-FIRST-OUT”
5W1H : Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.
1. Who - Siapa yang bertanggungjawab?
2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan?
3. When - Bila perlu dilakukan?
4. Where - Di mana perlu dilaksanakan?
5. What - Apa tindakan yang perlu diambil?
6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?
KONSEP AMALAN 5S
5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam
Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep amalan 5S ini
seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
9
SISIH (Seiri)
SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.
SISIH secara berkesan:
Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan
kaedah Tag Kuning
Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:
Kaedah Tag Merah
Kaedah Tag Kuning
Kesan kejayaan SISIH boleh diukur melalui:
Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
10
SUSUN (Seiton) SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya. SUSUN secara berkesan:
" Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya. "
Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)
Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod
Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori
Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai
Kaedah SUSUN :
Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:
Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:
Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen dalam tempoh 30 saat.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
11
SAPU (Seiso) SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan. SAPU secara berkesan
Mengagihkan tugasan pembersihan
Menentukan hak milik (ownership) ruang / peralatan bagi setiap ahli
Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan
Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan
Melaksanakan kerja pembersihan
Tindakan Sapu :
Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur melalui:
Produk dan hasil kerja yang berkualiti
Persekitaran kerja yang selesa dan selamat
Keadaan persekitaran lebih bersih
Kos penyelenggaraan lebih rendah
SERAGAM (Seiketsu) SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau
peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai
SERAGAM secara berkesan:
Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H
Mewujudkan senarai semak peraturan inventori
Mengadakan prosedur kerja pembersihan
Mengadakan jadual penyelenggaraan
Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
12
SERAGAM Yang Berkesan
Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:
Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik
Mempunyai impak visual yang positif
Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)
SENTIASA AMAL (Shitsuke)
SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan
Seiketsu
di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di Jabatan.
Panduan Mengekalkan Amalan 5S
Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan
mengadakan latihan yang berterusan
Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala
Memastikan aktiviti promosi berterusan
Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang
ditunjukkan oleh warga JKR Bentong.
Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
13
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S JKR BENTONG Langkah-langkah pelaksanaan 5S JKR BENTONG adalah terdiri daripada 5 langkah iaitu:
PERSEDIAAN
Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S JKR BENTONG dilakukan bertujuan menjamin
objektif 5S tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:
PERSEDIAAN
PELANCARAN
PELAKSANAAN
AUDIT
PENGIKTIRAFAN
Mendapatkan Komitmen
Pengurusan terhadap
Perlaksanaan 5S
Menubuhkan JK Induk 5S
dan JK Perlaksanaan
5S JKR Bentong
Menyenarai Peranan JK 5S
Menyediakan Pelan
Tindakan 5S
Menghadiri Kursus 5S
Dan Lawatan
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
14
PELANCARAN Pelancaran Amalan 5S JKR Bentong dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara
seperti yang dinyatakan dalam jadual di bawah:
PELAKSANAAN AMALAN 5S JKR BENTONG
Amalan 5S JKR Bentong dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi
perkara-perkara berikut :-
Merasmikan Amalan 5S
Mempromosikan Amalan 5S melalui poster, bunting dan sebagainya
Mengadakan Benchmarking Amalan 5S
Menyediakan Manual Amalan 5S untuk warga organisasi
•Pelan Perancangan
•Arahan J/Kuasa Pelaksana Amalan 5S Melaksanakan 5S
berdasarkan :
•JKR Bentong membuat pembahagian zon berdasarkan bahagian-bahagian yang terdapat pada sistem pentadbiran JKR.
•Terdapat 6 Zon berdasarkan bahagian yang terdapat di JKR Bentong
Pembahagian Zon 5S
•Dipilih Berdasarkan nama-nama jentera yang digunapakai dalam kerja-kerja di JKR Bentong Nama Zon 5S
•Menubuhkan J/kuasa 5S
•Ketua Zon membentang laporan dan aktiviti zon pada setiap dua (2) minggu dalam mesyuarat induk 5S
Jawatankuasa Pelaksana Zon 5s
•Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan 5S kepada warga JKR Bentong
•Berimej korporat tanpa hiasan yang berlebihan Sudut 5S di setiap zon 5S
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
15
KANDUNGAN SUDUT 5S Bil Perkara
1 Polisi / Objektif / Matlamat Amalan 5S 2 Carta Organisasi J/Kuasa 5S 3 Carta Gantt 4 Pelan Lokasi / Pelan Lantai Zon 5S 5 Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu 5S 6 Slogan 5S 7 Buletin berkaitan 5S (jika berkenaan) 8 Maklumat bagi tujuan promosi 5S di JKR Bentong 9 Nama Kumpulan mengikut Zon 5S 10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan
(Jadual 4P) 5S 11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti 12 Jadual Mesyuarat / Perjumpaan Zon 5S
AUDIT 5S Proses audit 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam 2 peringkat:
JKR BENTONG
•Rujuk Lampiran 3
•Rujuk Pelan
•Perancangan 5S Induk
•Laporan 5S oleh Ketua Zon
MAMPU
• Badan Pensijilan Audit Luar
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
16
PENGIKTIRAFAN
Pengiktirafan 5S JKR Bentong di peringkat JKR Bentong diumumkan dalam setiap
perhimpunan bulanan, manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam
Pelan Perancangan Amalan 5S JKR Bentong. Rajah pengiktirafan 5S JKR Bentong adalah
seperti berikut:
JKR BENTONG
•3 Zon Terbaik
•3 Kategori Terbaik
MAMPU
•Sijil Amalan 5S
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
17
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA INDUK 5S
1. PENGERUSI
Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S.
Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.
Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.
Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.
Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.
Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).
2. PENYELARAS
Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S.
Menyelaraskan program Amalan 5S.
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S.
Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan 5S dalam
organisasi
Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh
amalan terbaik.
3. JAWATANKUASA
PROMOSI
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S.
Mengenalpasti aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran
penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S
dalam kalangan warga JKR Bentong
4. JAWATANKUASA
AUDIT
Menyediakan kriteria audit dalaman 5S.
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S.
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S.
Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa
mengikut keperluan.
5. JAWATANKUASA LATIHAN
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk
amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi.
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa
bagi mengukuhkan aktiviti Amalan 5S.
Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan
5S secukupnya.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
18
Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli
kumpulan.
Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara
pihak pengurusan dengan kumpulan.
6. SETIAUSAHA
Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan
Amalan 5S.
Membantu Penyelaras bagi pengurusan aktiviti promosi, latihan
dan audit.
7.KETUA ZON 5S
Mewujudkan subzon bagi Zon A5S masing-masing
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli
kumpulan.
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti
A5S.
Merancang aktiviti kumpulan.
Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan
5S kepada fasilitator.
Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.
8. AHLI-AHLI KUMPULAN
Memberikan komitmen secara berterusan.
Menyertai aktiviti 5S secara aktif.
Bekerjasama dalam kumpulan.
Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi
menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
19
Kriteria Audit
KOMPONEN A: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA
KATEGORI NO PERKARA
MARKAH SKOR CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN
1 2 3 4 5
JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP)
A1) DASAR 5S
1) Disediakan selaras dengan matlamat agensi.
2) Dipaparkan & disebar kepada warga agensi.
3) Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh
4) Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik.
5) Dasar dijelaskan & difahami oleh semua warga agensi.
6)
Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan & keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.
A2) CARTA AGENSI 5S
JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP)
7) Carta disediakan dengan jelas & semua jabatan/bahagian menjadi ahli.
8) Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik
9) Fasilitator 5S dilantik & ditunjukkan dalam carta tersebut.
10) Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan secara teratur serta diedarkan
JAWATANKUASA LATIHAN
11) Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan
12) Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan)
13) Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan).
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
20
JAWATANKUASA PROMOSI
14) Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan.
15) Pelan promosi mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).
16) Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).
JAWATANKUASA AUDIT
17) Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan.
18) Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).
19) Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan)
20) Maklumat mengenai latihan, promosi & audit yang telah dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi.
A3) PETA KAWASAN
KERJA KUMPULAN 5S
21) Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua kumpulan 5S.
22) Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S
A4) REKOD AKTIVITI 5S
23) Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan kepada dasar & justifikasi untuk kawasan mereka.
24) Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan.
25) Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S.
26) Terdapat bukti gambar sebelum & selepas aktiviti Amalan 5S dilakukan
A5) MINIT MESYUARAT
27) Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya.
28) Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/ Bahagian/Zon/Unit diadakan & rekod disimpan untuk rujukan & tindakan.
29) Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan.
A6) GARIS
PANDUAN 5S DI AGENSI
30) Garis Panduan disediakan selaras dengan Dasar Amalan 5S agensi.
31) Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi.
32) Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada semua warga untuk dijadikan panduan A5S
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
21
33) Kandungan buku panduan ini lengkap & sesuai dijadikan buku panduan.
A7) AUDIT DALAMAN
34) Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman
35) Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau tempat seperti yang telah ditentukan
36) Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman semua warga agensi
37) Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan & aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik
A8) PENGIKTIRAFAN
38) Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S.
39) Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi.
40) Rekod aktiviti pengiktirafan dikemaskini.
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
22
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN
KATEGORI NO PERKARA MARKAH SKOR
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) 1 2 3 4 5
B1) KUMPULAN PELAKSANA 5S
1) Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan.
2) Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga dipaparkan.
3) Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik.
B2) SUDUT 5S
4) Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah strategik.
5) Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik.
6) Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam keadaan baik.
7) Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan untuk mengamalkan aktiviti 5S.
B3) LANTAI
8) Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.
9) Ada tempat pembuangan sampah yang khas.
10) Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya.
B4) SUSUN ATUR
PERALATAN
11) Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja.
12) Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat.
13) Susunan mengikut label yang seragam.
14) Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas.
15) Teknik susunan mempermudahkan carian / capaian dalam tempoh 30 saat.
B5) KEADAAN PERALATAN
16) Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci atau dalam rak simpanan.
17) Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.
18) Tidak berdebu, bersih dan kemas.
19) Tidak terdapat peralatan rosak.
20) Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/perabot.
B6) PENDAWAIAN 21)
Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan sempurna, teratur dan tidak berserabut.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
23
B7) LAMPU 22) Label petunjuk pada suis lampu.
23) Bersih dan tiada lampu yang rosak.
B8) SUSUNAN FAIL
24) Susunannya fail kemas & selamat.
25) Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad.
26) Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat.
27) Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan dengan baik.
28) Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta secara sistematik.
B9) PERHIASAN
29) Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan persekitaran pejabat.
30) Tiada hiasan yang usang.
31) Tidak berdebu dan berkeadaan baik.
B10) PELABELAN
32) Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja.
33) Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.
B11) KEADAAN PERSEKITARAN
DALAMAN 34) Persekitaran dalam yang kemas dan selamat.
B12) RUANG MENUNGGU
35) Perabot dan bahan bacaan disediakan & tersusun.
36) Bersih, kemas dan selamat.
37) Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian.
B13) BILIK MESYUARAT
38) Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
39) Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat.
40) Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.
B14) BILIK LATIHAN
41) Peralatan berada dalam keadaan baik.
42) Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.
B15) KAUNTER
43) Kaunter adalah bersih dan kemas.
44) Pelanggan dilayan dengan mesra.
45) Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan seragam.
46) Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
24
B16) STOR
47) Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun & kemas
48) Peralatan, kabinet & rak berada dalam keadaan teratur, baik & memuaskan
49)
Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/abjad)
50) Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai & terdapat etika penggunaan & peraturan dipatuhi warga kerja
51) Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan makulumat dikemaskini
52) Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan
B17) BILIK CETAK)
53) Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas
54) Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
55)
Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/abjad)
5) Dasar dijelaskan & difahami oleh semua warga agensi.
6)
Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan & keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.
JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
25
KOMPONEN C: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN
KATEGORI NO PERKARA MARKAH SKOR
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
1 2 3 4 5
C1) ASRAMA
1) Lantai sentiasa bersih dan kering
2) Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi
3) Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara mengikut jadual
3) Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan
4) Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu
C2) DEWAN MAKAN ASRAMA
5) Lantai sentiasa bersih dan kering
6) Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi
7) Kaunter berlabel dan sentiasa bersih
8) Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan
9) Kemudahan tanda arah yang jelas
C3) GIMNASIUM
10) Lantai sentiasa bersih dan kering
11) Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan selamat untuk digunakan
12) Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan
13) Kemudahan tanda arah yang jelas
14) Jadual penggunaan bilik dipamerkan
C4) SURAU / BILIK SOLAT
15) Peralatan di dalamnya berkeadaan baik & boleh digunakan
16) Bersih, teratur, kemas & menyenangkan
C5) PANTRI
17) Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun & boleh digunakan
18) Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas, etika & peraturan
19) Bersih, tidak berdebu & sentiasa dalam keadaan terurus
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
26
C6) LALUAN UTAMA /
KORIDOR
20) Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih & teratur
21) Tiada halangan di semua laluan & di pintu kecemasan
22) Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah & kemas
C7) PAPAN TANDA
23) Papan tanda dalam keadaan baik & bersih
24) Saiz yang sesuai & senang difahami.
25) Mudah dilihat oleh orang & kedudukannya strategik
26) Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat & sebagainya.
C8) TANDAS
27) Peralatan & kemudahan dalam keadaan baik & selamat.
28) Sistem paip air & lampu dalam keadaan baik & selamat.
29) Mangkuk tandas bersih & kering.
30) Lantai bersih & kering.
31) Perhiasan tandas dalam keadaan baik & tiada notis usang dalam tandas.
32) Tidak berbau busuk.
33) Ada jadual pembersihan
C9) TEMPAT MELETAK KERETA
34) Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/pelawat.
35) Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.
36) Berada dalam keadaan baik & bersih
37) Ada sistem kawalan keluar masuk.
C10) KAWASAN SEKITAR
38) Tiada sampah di merata-rata.
39) Tong sampah disediakan.
40) Cat bangunan di dalam & luar adalah kemas & tidak tertanggal
41) Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki kawasan pejabat
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
27
Penutup
Pengalaman persekitaran kualiti yang lebih dikenali dengan nama 5S (mengikut Kaizen
Jepun) iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal adalah sangat penting dalam program
peningkatan kualiti pengurusan JKR Daerah Bentong yang dilaksanakan secara berterusan.
Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga kerja JKR Bentong seperti
bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja berpasukan, bangga dan sayang kepada
organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah sikap terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja
yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf JKR Bentong pada
keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa akan
memartabatkan perkhidmatan JKR Bentong dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan
daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S JKR Bentong akan berusaha memenuhi permintaan
pelanggan yang semakin mencabar.
Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat
mengharmonikan seluruh warga JKR Bentong tentang peranan dan tanggungjawab yang harus
dilaksanakan. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga
JKR Bentong menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat
yang satu.
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
28
LAMPIRAN
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
29
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
30
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
31
Manual Amalan 5S
JKR Daerah Bentong
32