MANUAL MPK BIL : 71 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
URUSAN TANDATANGAN DOKUMEN
KONTRAK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN
MUKA
SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0
TUJUAN MANUAL 5
2.0
LATAR BELAKANG 7
3.0
DEFINISI 7 - 8
4.0
CARTA BAHAGIAN/ UNIT 8
5.0
SUMBER KUASA 9
6.0
SKOP KERJA 9
7.0
PROSES KERJA 10 – 12
8.0
CARTA ALIR 13
9.0
PENUTUP 14
10.0
LAMPIRAN 15
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka
menjadi tugas kita bersama sebagai wargakerja
MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan
agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu
tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum tibanya
pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Manual ini disediakan bertujuan untuk mempermudahkan lagi urusan
tandatangan dokumen kontrak supaya ianya lebih kukuh dan effisien di
dalam tindakan tandantangan dokumen kontrak. Oleh itu, penyediaan
manual ini akan membantu MPK dalam usaha pembaikan dari segi
kelemahan dan kecacatan di dalam urusan tindakan pendakwaan
supaya ia dapat dilaksanakan dengan cekap dan sempurna.
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dan mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan bin Mukri
Setiausaha Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Dengan lafaz Bismillahhirahmanrrahim….. Assalamualaikum
w.r.t. dan salam perpaduan saya ucapkan. Terlebih dahulu
saya ingin bersyukur ke hadrat ilahi atas limpah dan
kurnianya penyediaan manual ini dapat direalisasikan dan
Jabatan Undang-Undang dapat menyiapkan manual kerja
bagi Jabatan Undang-Undang mengikut format dan bentuk
yang lebih tersusun dan sistematik.
Sebelum diteruskan dengan lebih lanjut lagi, ingin saya merakamkan jutaan
terima kasih kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Undang-
Undang yang telah bekerjasama memikul tanggungjawab di dalam
menyediakan manual ini.
Adalah diharapkan agar manual ini dapat membantu pegawai dan kakitangan
di dalam menjalankan tugas dengan lebih cekap dan teratur seterusnya
menghasilkan kerja yang berkualiti tinggi. Adalah juga diharapkan agar
manual ini dapat memberi manfaat kepada kakitangan MPK seluruhnya. Akhir
sekali sebagai penutup bicara ingin saya kongsikan serangkap pantun:
“ Buah pelaga makan dihilir,
Di bawa orang dari hulu,
Sebarang kerja hendak digilir,
Supaya jangan mendapat malu”
Sekian, terima kasih.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik
Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga
MPK dan warga Klang.
1.3 Menyediakan langkah – langkah tindakan agar urusan
tandatangan dokumen kontrak teratur.
1.4 Menyelaraskan tindakan dengan jabatan – jabatan berkaitan lain
yang terlibat dengan urusan dokumen kontrak untuk memastikan
urusan tandatangan dokumen kontrak adalah teratur dan
mengikut perundangan yang tepat.
1.5 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga Majlis
Perbanadaran Klang dan warga Klang.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 6
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit kontrak, merupakan satu perjanjian yang diikat menerusi
undang – undang. Perjanjian ini timbul hasil daripada tawaran,
penerimaan dan balasan yang merupakan elemen – elemen
asas dalam pembentukan sesuatu kontrak.
2.2 Secara umumnya, tiada formaliti yang khusus perlu untuk
mewujudkan kontrak yang sah. Transaksi tertantuhanya sah
dilakukan dengan surat ikatan atau dengan bertulis dan lain –
lain cara yang tertentu menurut undang – undang boleh
dikuatkuasakan jika bukti bertulis.
2.3 Di Jabatan Undang – Undang urusan tandatangan dokumen
kontrak akan diuruskan oleh unit kontrak dimana unit ini
bertanggungjawab menguruskan tandatangan dan
penyempurnaan dokumen – dokumen kontrak berkaitan dari
Jabatan berkaitan seperti :
i. Jabatan Kejuruteraan.
ii. Jabatan Taman dan Rekreasi.
iii. Jabatan Perkhidmatan Persekitaran.
iv. JabatanTeknologi Maklumat.
v. Jabatan Khidmat Pengurusan.
vi. Jabatan Penilaian dan Pengurusan Harta.
vii. Jabatan Bangunan.
2.4 Antara jenis – jenis dokumen kontrak yang diuruskan oleh Unit
Kontrak adalah:
a. Jabatan Kejuruteraan;
(i) Kerja – kerja menaiktaraf jalan – jalan Majlis,
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 7
(ii) Membaik pulih dewan dan bangunan Majlis,
(iii) Menaiktaraf lampu – lampu jalan Majlis,
(iv) Menyelenggara longkang dan parit Majlis,
(v) Kerja – kerja pembekalan bitumen premix, lantern
untuk Majlis.
b. Jabatan Taman danRekreasi;
(i) Kerja – kerja menaik taraf infrastruktur padang
permainan, landskap dan padang rekreasi dalam
kawasan Majlis.
c. Jabatan Perkhidmatan Persekitaran;
(i) Kerja – kerja pembersihan dan kutipan sampah Majlis.
d. Jabatan Khidmat Pengurusan;
(i) Kerja – Kerja Pembersihan bangunan pejabat Majlis.
3.0 DEFINISI
3.1 Kontrak adalah suatu dokumen yang mengandungi terma dan
syarat – syarat yang wajib di patuhi oleh kedua – kedua pihak
yang menandatangani dokumen tersebut. Ianya juga
menyenaraikan tanggungjawab pihak selain menetapkan
spesifikasi, harga kontrak, tempoh kontrak dan lain – lain yang
berkaitan.
3.2 Urusan adalah sesuatu yang diurus.
3.3 Tandatangan ialah tanda sebagai lambang nama yang ditulis
dengan tangan oleh orang itu sendiri sebagai penanda peribadi.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 8
3.4 Dokumen adalah suatu surat yang tertulis atau tercetak yang
dapat dipakai sebagai bukti keterangan.
4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT
4.0. Carta Organisasi Unit Cukai Taksir Jabatan Undang-Undang
adalah seperti berikut:-
KHIDMAT NASIHAT
& PERUNDANGAN
UNIT KONTRAK
ZULINA BINTI YAHYA
Pegawai Undang-Undang (L44) (T)
Pegawai Undang-Undang (L) 44)(T)
FATIN NABILA BINTI PAIZAN
Pembantu Tadbir (N17) (K)
HAIRIL ZAMRI BIN A. RASID
Pem. Am Pejabat (N1) (T)
Pembantu Tadbir (N 17)(T)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 9
5.0 SUMBER KUASA
5.1 Akta
i. Akta kontrak 1950 ( Akta 136 )
ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 )
iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)
iv. Akta Setem 1949 (Akta 378)
5.2 Pekeliling
i. Arahan Perbendaharaan
ii. Pekeliling Perbendaharaan (PP)
iii. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP)
iv. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)
6.0 SKOP KERJA
6.1 Memastikan dokumen kontrak yang diterima disemak dan diteliti
kandungannya mematuhi standard piawaian yang ditetapkan
oleh Majlis bagi memastikan ketelusan sesuatu dokumen
kontrak sebelum disempurnakan dan dimetrai oleh Kontraktor,
Setiausaha, Ahli Majlis dan Pegawai Majlis.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 10
7.0 PROSES KERJA
7.1 Menyemak dokumen – dokumen kontrak yang diterima.
7.2 Menerima arahan daripada Pegawai bersama - sama dokumen
kontrak yang lengkap seperti:
a. Cagaran Kerja (CAR POLISI)
b. Cagaran Pekerja (WORK POLISI)
c. Surat daripada Jabatan Berkaitan.
d. 4 Set Buku Kontrak
7.3 Menyemak semula dokumen-dokumen kontrak yang diterima.
Sekiranya tidak lengkap, sediakan surat kepada Jabatan
berkaitan untuk pembetulan.
7.4 Sekiranya lengkap, daftar fail dan memberi nombor fail.
7.5 Menyediakan surat panggilan menandatangani buku kontrak
yang akan ditandatangani oleh pegawai.
7.6 Menghubungi kontraktor untuk menetapkantarikh dan masa bagi
menandatangani dokumen kontrak.
7.7 Kontraktor hadir bersama dokumen-dokumen asal syarikat
berserta salinannya dan Pengarah/Pengurus (surat wakil
(Resolusi) sekiranya tidak dapat hadir).
7.8 Saksi pihak kontraktor
7.9 Cop syarikat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 11
7.10 Kad Pengenalan Pengarah /Pengurus dan saksi (salinan)
7.11 Merujuk kepada Pegawai dokumentasi dan kad pengenalan
pihak kontraktor untuk pengesahan.
7.12 Memastikan setiap muka surat buku kontrak yang perlu
ditandatangani oleh kontraktor telah dilengkapkan dan dicop
syarikat.
7.13 Setelah selesai menandatangani kesemua buku kontrak, kad
daftar nombor kontrak diserahkan kepada kontraktor sebagai
pengesahan kontrak telah ditandatangani.
7.14 Menaip surat perakuan kontrak kepada Jabatan Kewangan
dan sesalinan kepada Jabatan berkaitan yang akan
ditandatangani oleh pegawai.
7.15 Menyerahkan Buku kontrak asal (buku 1 & 2) kepada
Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke Lembaga Hasil Dalam
Negeri (LHDN) bagi mendapatkan pengecualian dikenakan
bayaran setem dan ditampal ke dalam buku kontrak.
7.16 Menyediakan surat kepada Yang Dipertua / Setiausaha bagi
penghantaran buku kontrak untuk ditandatangi oleh beliau.
7.17 Menghubungi Ahli Majlis bagi membuat temujanji bagi
menandatangani buku kontrak.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 12
7.18 Buku Kontrak yang telah lengkap ditandatangani diserahkan
kepada Pegawai untuk menandatangan diruang saksi bagi pihak
Majlis.
7.19 Menyediakan surat edaran dokumen ke Jabatan berkaitan
berserta:
a. Salinan asal dan 3 salinan CAR Polisi dan Work Polisi.
b. Salinan asal dan 1 salinan Bon Perlaksanaan MPK atau
Insuran.
c. Buku kontrak ke 3 dan 4 diserahkan ke jabatan berkaitan,
Buku kontrak asal disimpan oleh Jabatan Undang-
undang, manakala buku kontrak ke 2 diedarkan kepada
Kontraktor.
7.20 Menyerahkan surat edaran yang telah ditandatangani oleh
pegawai berserta dokumen kepada Pembantu Am Pejabat
untuk penghantaran. Salinan surat akuan penerimaan
difailkan dan disimpan bersama buku kontrak asal.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 13
8 CARTA ALIR
Menguruskan Dokumen Kontrak Yang Perlu Ditandatangani Oleh
Kontraktor
Terima dokumen beserta buku kontrak daripada
Jabatan berkaitan.
Selesai menandatangani buku kontrak, kad daftar
nombor kontrak diserah kepada kontraktor sebagai
pengesahan.
Menyediakan surat perakuan kontrak kepada Jabatan
Kewangan dan sesalinan kepada Jabatan berkaitan yang
ditandatangan oleh pegawai.
Mula
Tamat
Daftar fail dan beri nombor kontrak. Hubungi
kontraktor dan sediakan surat panggilan
menandatangani kontrak yang akan ditandatangi oleh
pegawai
Kontraktor beserta saksi hadir ke Jabatan Undang -
Undang bersama dokumen-dokumen yang lengkap.
Lengkap?
Taip surat pembetulan
semula kepada Jabatan
berkaitan.
Tidak
Ya
Merujuk dokumen-dokumen dan kad pengenalan
kontraktor kepada pegawai untuk pengesahan.
Menyerahkan Buku kontrak asal (buku 1 & 2) kepada
Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke Lembaga Hasil
Dalam Negeri (LHDN) bagi mendapatkan pengecualian
dikenakan bayaran setem dan ditampal ke dalam buku
kontrak.
Menyediakan surat kepada Yang Dipertua /Setiausaha bagi penghantaran buku kontrak untuk ditandatangi dan surat ditandatangani oleh pegawai. Menghubungi Ahli Majlis bagi membuat temujanji
bagi menandatangani buku kontrak.
Buku Kontrak yang telah lengkap ditandatangani
akan diserahkan kepada Pegawai berkaitan untuk
menandatangani diruang saksi bagi pihak Majlis.
Menyediakan surat edaran bersama dokumen dan
buku kontrak yang telah ditandatangan pegawai, dan
diserahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk
dihantar ke Jabatan berkaitan. Surat akuan
penerimaan difailkan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 14
9 PENUTUP
Manual ini disediakan adalah untuk rujukan oleh warga Jabatan
Undang – Undang khasnya dan warga Majlis Perbandaran Klang
amnya. Manual ini disediakan adalah bagi memperkemas dan
menambahbaik tugasan jabatan agar dapat menghasilkan kerja yang
lebih efisyen dan berkesan untuk kepentingan Majlis khususnya.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 71 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Urusan Tandatangan Dokumen Kontrak 15
10.0 LAMPIRAN