Download - LPJ Executive Meeting 2010 Terbaru
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
LEMBAR PENGESAHAN
Presiden BEM
Haikal Aulia RahmanNIM 208131011
Ketua Pelaksana
Muhammad Rifqi Abdurrakhim
NIM 209135016
Menyetujui,
Pudir. Bidang Kemahasiswaan
Dadan Heryada W, ST.MT.NIP. 196206141989031002
1
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
LATAR BELAKANG
Kegiatan kemahasiswaan merupakan suatu keniscayaan yang menjadi bagian
dari tolok ukur kehidupan kampus yang dinamis. Ragam kegiatan terkait dengan
keorganisasian, merupakan salah satu ajang dalam melatih mahasiswa bekerjasama
dan bertoleransi dalam pergaulan masyarakat luas. Namun demikian, harus ada suatu
integrasi harmonis antara kemampuan akademik dan berorganisasi.
Dengan beragamnya elemen organisasi di Politeknik Manufaktur Negeri Bandung
yang mewadahi kreatifitas kegiatan dalam berbagai bentuk untuk menunjang minat,
bakat dan aktifitas sosial budaya serta religi. Organisasi kemahasiswaan memiliki
peran sentral sebagai penyiapan tenaga potensial dalam mengungkit denyut nadi
pemberdayaan bangsa. Keberhasilan sebuah organisasi, lebih utama dikarenakan
keberhasilan manajemen organisasi, kredibilitas kepengurusan dan kreatifitas kegiatan
yang dimiliki.
Oleh karena itu, perlu adanya sebuah kegiatan untuk memantau dan mengaudit
setiap organisasi-organisasi mahasiswa di Politeknik Manufaktur Negeri Bandung, agar
tujuan dan kelangsungan dari organisasi tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien
dan efektif.
NAMA KEGIATAN
POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
TEMA KEGIATAN
Together We Stand, For a Better Polman Bandung
AGENDA KEGIATAN
Rapat evaluasi kineja program kerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung
Rapat pembahasan AD / ART HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung
Rapat perencanaan program kerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung
2
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Rapat pembahasan regenerasi HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung
Rapat pembahasan kaderisasi HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung
Rapat persiapan PORSENI POLITEKNIK NASIONAL dari UKM POLMAN Negeri
Bandung
MAKSUD DAN TUJUAN
Mengevaluasi dan memberi arahan untuk kinerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri
Bandung
Merumuskan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga setiap HMJ dan UKM
POLMAN Negeri Bandung
Memberi arahan untuk regenerasi dan kaderisasi setiap HMJ dan UKM
Mengukur kesiapan dan persiapan dari UKM POLMAN Negeri Bandung untuk
mengikuti PORSENI POLITEKNIK NASIONAL
SASARAN KEGIATAN
Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ)
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)
WAKTU DAN TEMPAT
Hari & Tanggal : Senin, 17 Mei 2010 s/d Jumat, 22 Mei 2010
Waktu : Pukul 16.00 WIB s/d selesai
Tempat : Ruang UKM dan Ruang HIMA Lt. 3
Kampus Politeknik Manufaktur Negeri Bandung
JADWAL KEGIATAN
Hari Senin : - UKM Futsal
- UKM Tenis Meja
- UKM Basket
- UKM Bulu Tangkis
3
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
- UKM Tenis
Hari Selasa : - UKM (MANUSIA)
- UKM Paduan Suara Mahasiswa (PSM)
- UKM Persatuan Minang Sayo (PMS)
- UKM Keluarga Mahasiswa Islam (KMI)
- UKM Persatuan Mahasiswa Kristen (PMK)
Hari Rabu : - UKM Voli
- UKM Catur
- UKM Taekwondo
- UKM Hilarious Club (Hi-C)
- UKM Grune Techniker
Hari Kamis : - UKM Robotic Engineers Society of Polman (RESP)
- UKM Ammateurs Technology and Information (ATI)
- UKM PERS
- UKM Programmable Logic Control - Computer Numerical Control
(PLC-CNC)
- UKM Otomotif
Hari Jumat : - Himpunan Mahasiswa Teknik Manufaktur (HMTM)
- Himpunan Mahasiswa Teknik Perancangan (HMTP)
- Himpunan Mahasiswa Teknik Pengecoran Logam (HMPL)
- Himpunan Mahasiswa Teknik Otomasi Manufaktur & Mekatronika
(HIMAMO)
PELAKSANA KEGIATAN
Pelaksana kegiatan ini adalah panitia-panitia yang terdiri dari anggota Badan Eksekutif
Mahasiswa (BEM) POLMAN Bandung tingkat I.
PERLENGKAPAN KEGIATAN
4
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Ruang HIMA dan Ruang UKM
SUSUNAN KEPANITIAAN
PELINDUNG : Direktur Polman Bandung
Prof. Dr. Ir. Isa Setiasyah Toha, M.Sc.
PENGARAH : Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan
Dadan Heryada W, ST., MT.
PENANGGUNG JAWAB : Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa
Haikal Aulia Rahman (2MEA)
KETUA PELAKSANA : Muhammad Rifqi Abdurrakhim (1AEA)
WAKIL KETUA : Yanuar Pratiwa (1MEA)
BENDAHARA : Acep Sopian (1MEA)
SEKRETARIS : Kharisma Pribadi (1AEA)
DIVISI ACARA
Koordinator : Chaerul Hamid (1DEA)
Anggota : Randha A (1MEB)
Adam Faris (1FEB)
Yuga Agung Pratama (1AEA)
Aas Siti Aisah (1MEA)
Widya Nur Rizana (1MEB)
DIVISI LOGISTIK& KONSUMSI
Koordinator : Ibrahim Abdulkhair (1FEB)
Anggota : Rian Yulianto (1MEB)
5
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
M. Zayd (1MEB)
M. Hamzah S. (1DEA)
Tedy Ahmad (1MEB)
Aretomadha E. A. (1DEA)
DIVISI HUMAS, PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI
Koordinator : Ilman Hadid (1MEA)
Anggota : Bagus Achmad (1MEC)
Dika Juhada (1AEA)
Muhamad Hanif Ridha (1AEA)
Darryl Valentino (1MEA)
Aldinar Yusaf (1MEB)
DESKRIPSI KERJA
1. KETUA PELAKSANA
Bertanggung jawab terhadap kelangsungan acara Executive Meeting 2010.
Mengatur tugas-tugas serta pembagian kerja tiap-tiap divisi.
Mengawasi kinerja dari tiap-tiap divisi selama kegiatan berlangsung.
2. WAKIL KETUA
Membantu dan menyertai ketua pelaksana dalam mengawasi kinerja dari tiap-
tiap divisi selama acara berlangsung.
Mengambil alih tugas dan kewajiban dari ketua pelaksana bilamana ketua
pelaksana berhalangan hadir selama acara berlangsung.
Bertanggung jawab secara langsung di lapangan.
3. SEKRETARIS
Membuat dan mempersiapkan surat-surat yang diperlukan selama kegiatan
Executive Meeting 2010 berlangsung.
Mengarsipkan dan mendokumentasikan surat-surat yang telah dibuat.
6
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Mempersiapkan dan membuat laporan kegiatan Executive Meeting 2010.
4. BENDAHARA
Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana, baik penerimaan
maupun pengeluaran dengan bukti-bukti yang jelas dan konkrit.
5. DIVISI ACARA
Bertanggung jawab untuk mengatur pelaksanaan acara dari awal kegiatan
hingga kegiatan berakhir.
6. DIVISI KONSUMSI
Bertanggung jawab dalam pengadaan konsumsi (minuman dan makanan
ringan).
7. DIVISI LOGISTIK
Menyiapkan semua kebutuhan barang-barang selama kegiatan Executive
Meeting 2010 berlangsung.
Menyiapkan kebersihan dan kerapihan lingkungan setiap harinya pada saat
kegiatan Executive Meeting 2010 berlangsung.
8. DIVISI HUMPUBDOK
Bertanggung jawab dalam mempublikasikan dan mendokumentasikan seluruh
kegiatan yang dilaksanakan selama kegiatan Executive Meeting 2010
berlangsung.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
1. KETUA PELAKSANA
a. Hambatan
Sulitnya mengatur kelancaran koordinasi antar divisi yang ada sehingga
seringkali terjadi kesalahan-kesalahan komunikasi antar divisi.
7
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Sulitnya mengoordinasi tugas-tugas yang harus dilakukan tiap-tiap divisi
karena seringkali sulit untuk mengumpulkan tiap-tiap anggotanya.
Perwakilan dari UKM tidak hadir sesuai jadwal
b. Penanggulangan Hambatan
Sebelum acara berlangsung, sebaiknya semua anggota panitia harus sering
dikumpulkan dengan tujuan untuk membahas program kerja yang akan
dilakukan sehingga akan lebih mudah mengoordinasi segala sesuatunya saat
acara berlangsung.
Pastikan setiap divisi beserta anggota-anggotanya sudah mengetahui dan
memahami tugasnya masing-masing.
Perwakilan UKM dihubungi lagi untuk menghadiri rapat esok harinya.
2. WAKIL KETUA PELAKSANA
a. Hambatan
Sulitnya mengatur kelancaran koordinasi antar divisi yang ada sehingga
seringkali terjadi kesalahan-kesalahan komunikasi antar divisi.
Sulitnya mengoordinasi tugas-tugas yang harus dilakukan tiap-tiap divisi
karena seringkali sulit untuk mengumpulkan tiap-tiap anggotanya.
b. Penanggulangan Hambatan
Lebih sering untuk mengkoordinasikan segala sesuatunya dengan ketua
pelaksana sehingga pada pelaksanaan acara tidak terjadi miss-komunikasi.
Koordiansi dengan semua divisi yang ada sehingga jika ada perubahan acara
dan yang lainnya bisa langsung tersampaikan dengan mudah.
3. SEKRETARIS
a. Hambatan
Kurangnya koordinasi dengan panitia-panitia di bidang lain sehingga sering
terjadinya pengulangan pengetikan surat serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Penanggulangan Hambatan
8
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Selalu membawa file-file Executive Meeting 2010 yang telah disimpan di
dalam flash disk.
Membuat pengulangan pengetikan.
Membuat catatan untuk menghindari pengulangan pengetikan.
4. BENDAHARA
a. Hambatan
Kurangnya koordinasi antar panitia mengenai rencana anggaran masing-
masing divisi sehingga pengeluaran kurang terencana dengan baik dan
terkesan mendadak.
Kurang tertibnya pencatatan dan pemberian bukti pembayaran dari
beberapa divisi mengakibatkan kesulitan yang cukup berarti dalam
membuat rekap laporan keuangan.
Pembuatan laporan keuangan yang tersendat akibat dari kurang cepatnya
laporan dari setiap divisi.
b. Penanggulangan Hambatan
Sebelum acara berlangsung sebaiknya semua rencana pengeluaran dana
telah tersusun dengan baik.
Pastikan setiap anggota divisi untuk selalu membuat bukti pembayaran
setiap telah melakukan transaksi keuangan.
Seluruh divisi dalam kepanitiaan wajib membuat laporan keuangan yang
dilampiri dengan bukti-bukti pembayaran.
5. DIVISI ACARA
Secara keseluruhan kegiatan ini dapat dinilai berjalan dengan lancar meskipun
terdapat pelaksanaan yang tidak sesuai dengan rencana. Kegiatan ini dilaksanakan
selama 5 hari yaitu, 17 April – 21 Mei 2010 dengan rincian terlampir.
Dalam kepanitiaan Executive Meeting 2010, Divisi Acara ini terbagi menjadi
beberapa Sub-divisi antara lain :
9
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
a. UKM BASKET
Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Ardia Kusdiana (2MEB)
Struktur kepengurusan sudah ada
AD-ART Belum ada ( 2 minggu lagi )
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 80%
Hambatan :
Kesulitan Dana.
Fasilitas lapangan (lampu) kurang mendukung.
Membutuhkan papan jadwal lapangan.
Solusi :
Lampu sudah diperbaiki.
Akan dibuatkan papan jadwal lapangan, namun sebelumnya harus
berkoordinasi dengan pengguna Lapangan Atas lainnya.
Menanggapi kesulitan dana yang dihadapi, diharapkan untuk yang akan
datang agar lebih baik lagi dalam berkoordinasi dan berkomunikasi
pembimbingm pihak kampus dan BEM
b. UKM BULU TANGKIS
Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, M
Faisal (2MEB)
Struktur kepengurusan : Ada
AD-ART : Belum ada ( 2 minggu lagi )
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 50 %
Hambatan :
Tidak memiliki pelatih.
10
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Kekurangan dana.
Penyewaan lapang kurang.
Solusi :
Menanggapi kesulitan dana yang dihadapi, diharapkan untuk yang akan datang
agar lebih baik lagi dalam berkoordinasi dan berkomunikasi dengan pembimbing
dan BEM.
Segera mencari pelatih, terlebih akan menghadapi PORSENI.
Untuk menghadapi PORSENI, persiapannya lebih dimatangkan lagi agar
mencapai hasil yang maksimal.
c. UKM TENIS MEJA
Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Farid Fawwaz Iqbar (1DEB)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 40%
Hambatan :
Kekurangan Fasilitas ( meja pingpong) dikarenakan kuantitas anggota baru
yang meningkat.
Kekurangan Fasilitas ( Bet dan Bola ).
Solusi :
Segera berkoordinasi untuk pengadaan peralatan, karena agar persiapan
PORSENI lebih matang lagi.
Untuk menghadapi PORSENI, persiapannya lebih dimatangkan lagi agar
mencapai hasil yang maksimal. Terutama pertandingan persahabatan dengan
Perguruan Tinggi lain.
11
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
d. UKM PADUAN SUARA MAHASISWA
Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Faris Iqbal (2MEB)
Struktur kepengurusan : Ada
AD-ART : Belum ada ( 2 minggu lagi )
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Pop Song (75%)
Puisi (20%)
Hambatan :
Tempat pelatihan belum ada yang tetap.
Dana belum keluar.
Solusi :
Mulai sekarang dapat menggunakan ruang UKM di Lt.3
Lebih berkoordinasi lagi dengan BEM dan pembimbing mengenai masalah
dana.
e. UKM PERSATUAN MINANG SAYO
Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Nosa Riko NA (2AEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak Ikut
Hambatan :
Susah Berkumpul.
Dana belum keluar.
12
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Semakin sedikit mahasiswa dari minang
Solusi :
Untuk masalah dana, alokasinya sudah ada. Dapat menanyakan dan
mengajukan proposalnya ke pihak kampus.
Untuk sosialisasi open recruitmentnya lebih baik lagi, terutama penekanan
kepada mahasiswa non-Minang bahwa UKM ini merupakan UKM mengenai
budaya Minang d.l.l.
f. UKM PERSATUAN MAHASISWA KRISTEN
Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Andreas Setiawan (2DEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Belum Ada (2 minggu lagi)
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Sulit mengkoordinasi anggota-anggota.
Kurang kesiapan saat mengajukan acara sewaktu liburan.
Solusi :
Untuk masalah pertemuan tiap pekan harap segera diatasi dan dicari
solusinya.
Untuk pengajuan acara ketika liburan diharapkan dipersiapkan lebih dini
agar acara dapat terlaksana dengan lancar.
g. UKM KELUARGA MAHASISWA ISLAM
Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Iman Rahmansyah Tayibnapis (2AEA)
13
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 80%
Hambatan :
Divisi Keputrian tidak jalan karena tidak ada anggota.
Taklim keputrian tidak berjalan.
Solusi :
Untuk Ta’lim Putri yang belum terlaksana, harap disosialisasikan lebih luas
dan lebih persuasif. Untuk tahun ajaran baru, dapat dikembangkan lagi open
recruitmentnya, khususnya bagi akhwat.
h. UKM SEPAK BOLA
Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Randi Rivalda (2MEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 40%
Hambatan :
Untuk latihan rutin malam terbentur hujan.
Dana susah turun.
Dana hanya dapat dipergunakan untuk biaya pelatih saja.
Lapangan bawah masih belum dapat dipakai.
Solusi :
14
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Menanggapi kesulitan dana selama ini, diharapkan untuk kedepannya lebih
baik lagi dalam hal komunikasi dan prosedurial dengan pihak kampus, seperti
pembimbing d.l.l.
Untuk pembuatan jadwal Lapangan Atas, harap dikoordinasikan dengan
pengguna lapangan lainnya, karena akan dibuatkan papan jadwal/utilitas di
Lapangan Atas.
Persiapan PORSENI lebih dimatangkan lagi agar dapat mencapai hasil yang
maksimal.
i. UKM TAEKWONDO
Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Ryan Arwan W (1MEB)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 80%
Hambatan :
Kejelasan Prosedurial tentang perijinan mahasiswa yang magang
Kekurangan atlit dalam beberapa kelas
Solusi :
Menanggapi kekurangan atlet dalam beberapa kelas, diharapkan mencari dahulu
dan dibicarakan dengan pembimbing, instruktur olahraga, dan juga persuasif ke
pihak mahasiswa untuk dapat mengikuti kejuaraan.
Perizinan lomba bagi seluruh mahasiswa D3AT dan D3KT harus mengikuti
prosedur yang ada. Pembimbing membuat daftar pemain yang selanjutnya
diserahkan ke pihak kampus untuk dibuatkan Surat Tugas yang dapat digunakan
untuk izin dalam kegiatan perkuliahan.
15
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
j. UKM HILARIOUS CLUB
Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Aldinar Yusaf (1MEB)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Perizinan mahasiswa yang magang.
Mahasiswa kurang berminat.
Solusi :
Perizinan lomba bagi seluruh mahasiswa D3AT dan D3KT harus mengikuti
prosedur yang ada. Pembimbing membuat daftar pemain yang selanjutnya
diserahkan ke pihak kampus untuk dibuatkan Surat Tugas yang dapat
digunakan untuk izin dalam kegiatan perkuliahan.
Lebih persuasive lagi untuk open recruitmentnya agar lebih banyak yang
berminat dalam UKM tersebut.
k. UKM INOVASI BISNIS
Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri oleh perwakilan UKM, yaitu Taufik
Nasrul Albi (2MEA). Ketuanya adalah Rifky Fratama (3DEA)
Struktur Kepengurusan : Belum ada
AD-ART : Belum Ada ( 2 minggu lagi )
Program Kerja : Belum Ada ( 2 minggu lagi )
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Anggot kurang loyal.
Belum ada OR dan Regenerasi.
16
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Solusi :
Segera meregenerisasi UKM dan segera melakukan Open Recruitment.
Perbanyak kegiatan agar anggotanya aktif dan loyal terhadap UKM.
l. UKM PLC-CNC
Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri oleh Bagus A. Satrio (1MED) yang
menjabat Wakil Ketua. Ketua Organisasinya Bayu Maulana (2MEB)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Pendanaan Workshop terhambat.
Pendanaan operasional terhambat.
Solusi :
Lebih ditingkatkan lagi koordinasi dengan pembimbing dan juga BEM untuk
masalah pendanaan.
m. UKM ATI
Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Dendi Ruswandi (2AEA)
Struktur Kepengurusan : Belum ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Dana belum cair hingga OR terhambat
17
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Solusi :
Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang
akan datang lebih baik lagi berkomunikasi dan berkoordinasi dengan
pembimbing, Pak Dadan, dan juga BEM.
Mengenai pengadaan peralatan, dapat dibicarakan terlebih dahulu dengan
pembimbing dan diajukan dalam TOR.
n. UKM TENIS LAPANG
Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Ajril Putra (3AEA)
Struktur Kepengurusan : Belum ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Kaderisasi sulit karena kurang peminat.
Belum ada regenerisasi
Solusi :
Menanggapi UKM yang belum diregenerisasi dan vakum, diharapkan segera
dilakukan regenerisasi agar UKM ini dapat terus bertahan.
Peminat kemungkinan ada dari tingkat 1 apabila open recruitment
disosialisasikan dan dikoordinasikan dengan pembimbing.
o. UKM JURASICMAN
Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Arwan Darwono (2AEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
18
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Bagian Peliputan
Hambatan :
Dana belum cair.
Peralatan tidak mendukung.
Regenerasi UKM terhambat dan kurang berjaln dengan baik
Solusi :
Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang
akan datang lebih baik lagi berkomunikasi dan berkoordinasi dengan
pembimbing dan juga BEM.
Mengenai pengadaan peralatan, dapat dibicarakan terlebih dahulu dengan
pembimbing dan diajukan dalam TOR.
p. UKM RESP
Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Rizky Pratama (2 AEC)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Hilang file-nya,2 minggu lagi
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Dana Macet
Bengkel Elektro Mekanik tidak dapat digunakan pada malam hari.
Solusi :
19
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang
akan datang lebih dini mengantisipasi masalah dana jika sulit turun. Seperti
mengajukan dana ke sponsor, mencari pinjaman dana, d.l.l.
Mengenai kesulitan penggunaan bengkel Elektro Mekanik, dapat didiskusikan
dengan pihak kampus dan warga agar mendapatkan solusinya.
q. UKM MANUSIA
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Yocky D. H. (3TM)
Struktur Kepengurusan : Belum Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Latihan harus diluar menggunakan uang pribadi.
Studio musik di kampus tidak dapat digunakan untuk kegiatan UKM
MANUSIA.
Belum regenerisasi karena tidak ada tempat latihan
Solusi :
Segera regenerisasi untuk keberlangsungan UKM kedepannya.
Untuk masalah tempat latihan akan dibicarakan lebih lanjut lagi.
r. UKM Otomotif
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Muhamad Ihsan Fauzi (3TM)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Hilang file-nya, 2 minggu lagi
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
20
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Hambatan :
Belum ada kaderisasi dan regenerisasi.
Terhambat di Modular, sehingga tidak sesuai rencana hasilnya.
Dana belum ada.
Solusi :
Segera kaderisasi dan regenerisasi.
Modular lebih dijadwalkan dan didisiplinkan lagi, agar tercapai hasil yang
maksimal dan efektif.
Segera selesaikan masalah dana yang ada.
s. UKM Voli
Pertemuan pada tanggal 27 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi,
Chandra Nuriman (1MEC)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Hilang softfile-nya, secepatnya
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : 70% untuk keikutsertaan, tetapi untuk penyelenggaraan 0%
Hambatan :
Koordinasi dalam UKM belum baik.
Pemakaian lapang belum maksimal.
Solusi :
Akan dibuatkan papan jadwal lapangan, namun sebelumnya harus
berkoordinasi dengan pengguna Lapangan Atas lainnya.
Segera atasi permasalahan dalam UKM, terutama persiapan
penyelenggaraan PORSENI harus secepatnya. Harap koordinasikan dengan
pembimbingnya.
21
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
t. HMTM
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua himpunan,
Rd. Farid (2MEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Kaderisasi susah, pembina memberikan lampu hijau tetapi dosen-dosen
senior tidak memberikan izin karena alasan prestasi mahasiswa menurun
Wisuda malam tidak mendapat dana dari kampus.
Solusi :
Segera membicarakan lebih lanjut mengenai masalah kaderisasi dengan
pihak jurusan
Lebih baik lagi dalam koordinasi untuk pengajuan dana kegiatan.
u. HMTP
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 diwakili oleh Gatra Kusuma (2DEA),
ketuanya Fauzul Nugraha (2DEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan : (belum dibahas)
Solusi : (belum dibahas)
22
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
v. HMPL
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua himpunan,
Ade Baehaki (2FEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
LDK3 vakum 2 bulan karena persetujuan dari dosen.
Vakum karena perpindahan kepengurusan.
Solusi :
Segera mengatasi kesalahpahaman dengan dosen-dosen jurusan
Segera mengaktifkan kembali kepengurusan
w. HIMAMO
Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 diwakili oleh Herry Adityo (2AEA), namun
dibahas lagi dengan ketua Organisasi, Imam Maulana (2AEA)
Struktur Kepengurusan : Ada
AD-ART : Ada
Program Kerja : Ada
Persiapan Porseni : Tidak ikut
Hambatan :
Pengambilan dana jaket himpunan sulit.
Dana kurang memadai.
Konsistensi anggota kurang baik.
Solusi :
23
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Lebih baik lagi dalam koordinasi untuk pencairan dana jaket himpunan
dan dana lainnya.
Untuk anggota yang tidak loyal, akan diberikan sanksi.
6. DIVISI KONSUMSI
a. Hambatan
Catering tempat pemesanan konsumsi tidak menyediakan jasa antar
barang pesanan sehingga konsumsi yang dipesan harus diambil sendiri
oleh panitia.
b. Penanggulangan Hambatan
Panitia perlu menyediakan kru yang siap untuk mengurus masalah
transportasi, sehingga apabila catering tidak menyediakan jasa antar
pesanan, maka panitia sudah siap untuk pergi mengambil pesanan
konsumsi itu sendiri.
7. DIVISI HUMPUBDOK
a. Hambatan
Pemakaian baterai yang cepat habis mengakibatkan pengambilan gambar
yang sedikit terhambat.
Pengambilan gambar terhambat akibat kurangnya panitia lapangan yang
tidak hadir saat rapat berlangsung.
b. Penanggulangan Hambatan
Penyediaan baterai dan kamera dalam jumlah lebih.
Menyiapkan panitia pengganti apabila sewaktu-waktu panitia lapangan
yang bertugas meliput tidak bisa hadir.
KESIMPULAN
24
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Rangkaian kegiatan Masa Executive Meeting 2010 dalam rangka Dies Natalis ke-33
yang dimulai sejak persiapan hingga pelaksanaanya yang terangkum dalam jangka
waktu kurang lebih lima hari dapat dinilai sukses dan berhasil. Beberapa alasan yang
dapat menguatkan penilaiannya tersebut antaranya :
Secara umum kinerja tiap divisi dapat dikatakan cukup baik, meskipun ada
beberapa divisi yang kami nilai mempunyai kinerja kurang baik. Namun
berkat kerja keras dan kerja sama tim panitia semua ini dapat diatasi.
Seluruh tugas dari tiap divisi dapat diselesaikan dengan cukup baik, dan
sesuai dengan jadwal yang ditentukan, meskipun banyak terdapat hambatan
dan perubahan-perubahan dari rencana awal.
Seluruh rangkaian kegiatan Executive Meeting 2010 dari persiapan hingga
pelaksaannya dapat dinilai telah memfasilitasi maksud dan tujuan kegiatan
itu sendiri. Tercapai atau tidaknya maksud dan tujuan itu sendiri tergantung
bagaimana setiap peserta memanfaatkan fasilitas-fasilitas tersebut.
Serangkaian kegiatan Executive Meeting 2010 telah dilaksanakan dengan
cukup baik dan tertib sesuai dengan jadwal, meskipun ada perubahan dalam
beberapa hal.
Semua ini dapat dilakukan karena adanya kepercayaan yang diberikan oleh institusi
kepada panitia Executive Meeting 2010 ,yang telah bekerja keras, memberikan
dedikasinya, loyalitas, kekompakan, serta kesabaran untuk melancarkan kegiatan ini.
SARAN
Setelah melalui semua proses, baik itu masa-masa persiapan hingga hari pelaksanaan,
banyak hal yang dapat kami ambil sebagai pelajaran, sehingga kami dapat melihat
kekurangan serta kelebihan dari acara ini. Oleh karena itu kami mengharapkan
kepanitian Executive Meeting berikutnya :
Dapat meningkatkan dan mengembangkan kreativitas, sehingga pada
Executive Meeting berikutnya , acara menjadi lebih baik lagi, baik dari konsep
maupun kualitas acaranya.
Dalam kepanitiaan, hal-hal yang mendetail harus diperhatikan sehingga
apabila terdapat perubahan-perubahan dari rencana awal, panitia dapat
mengatasi hambatan yang berarti.
25
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Dalam kepanitiaan, dari awal hendaknya ditekankan akan loyalitas dalam
kegiatan ini.
Melakukan koordinasi yang baik dengan pihak rekan panitia, serta segala
pihak yang terkait dengan kegiatan ini.
Human error harus dapat diperhitungkan dengan seksama sehingga tidak
berdampak pada kegiatan Executive Meeting tahun berikutnya.
Mempertahankan kerjasama dan kekompakan panitia.
Selalu berusaha mempertahankan sikap optimis tapi realistis dan jangan lupa
berdoa.
Selalu siap menghadapi kemungkinan terburuk.
PENUTUP
Kami seluruh panitia penyelenggara Executive Meeting 2010 menyampaikan
permohonan maaf pada institusi, peserta, pihak-pihak lain yang terlibat, apabila telah
merasa dikecewakan. Semua itu semata-semata disebabkan karena keterbatasan serta
kekurangan yang ada pada kami sebagai manusia.
Kami ingin mengucapkan terimakasih kepada institusi serta sponsor yang telah
mempercayai dan memberikan bantuan untuk membantu panitia dalam
menyukseskan acara Executive Meeting 2010 ini.
Semoga apa yang telah kita lakukan ini mendapat ridho dari Allah SWT, amin.
PENDANAAN KEGIATAN
Rencana sumber pendanaan untuk pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut :
Dana DIPA
Berikut ini adalah rincian anggaran kegiatan yang telah dilakukan :
No Uraian Kebutuhan Biaya Qty Satuan
Harga Satua
nJumlah Harga
1 Spanduk 1 bh100,00
0 100,000
26
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
2 Kesekretariatan 1Paket-
keg 87,500 87,500
3 Konsumsi25 box x 5
hari bh 6,500 812,500
Jumlah Pengeluaran 1,000,000
EVALUASI KEGIATAN
Evaluasi kegiatan ini ditujukan untuk mengukur sejauh mana organisasi
mahasiswa melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan, memantau AD/ART
organisasi mahasiswa dan mengoreksi kekurangan, kelemahan serta hambatan dalam
pelaksanaan kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan, sagar dapat diperbaiki dan
disempurnakan untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang akan datang. Lalu kegiatan
ini berfungsi untuk meningkatkan kualitas sumber daya mahasiswa di Politeknik
Manufaktur Negeri Bandung ini dengan kemampuan berorganisasi dan juga softskill
lainnya.
PENUTUP
Demikian Proposal ini dibuat dengan tujuan agar kegiatan ini bisa berjalan
dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan dan bermanfaat bagi semua
pihak yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, kerjasama dan bantuan dari berbagai
pihak sangat diharapkan terutama dari Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan
selaku Pembina Kemahasiswaan, agar anggaran yang kami ajukan dapat dipenuhi
sehingga kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Amin.
LAMPIRAN
27
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010
Dalam surat ini kami lampirkan :
28