LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM ISO 9001:2015
PERPUSTAKAAN UTM 2017
Pn. Zaleha AtanKetua Juruaudit Dalam
Pasukan Juruaudit
Lantikan Baru :1. Siti Nisrin Mohd. Anis2. Haliza Zainal3. Syahranah A. Raqi
1. Nor Asikin Mohamad 2. Noraini Yahya3. Kamariah Mohamed Jong4. Haslina Nasir5. Mohd Nasir Ibrahim6. Zafarina Dol7. Junaidah Abdullah
8. Mohd Fuad Mohd Yusof9. Khairulbahiyah Yaakub10. Nik Masriza binti Zakaria11. Md Razib bin Karno12. Sarasyima binti Md Salleh13. Salina binti Shamsuri
Jadual Perlaksanaan Audit DalamAgenda Tarikh
Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam 17 September 2017
Proses Pengauditan 19 September –2 Oktober 2017
Pengauditan di PUTMKL 27 & 28 September 2017
Penyediaan Laporan Audit Dalam 3 – 4 Oktober 2017
Mesyuarat Penutup Audit Dalam 5 Oktober 2017
Follow-up Audit Dalam 2 November 2017
Jumlah Prosedur Diaudit2016 & 2017
2016 2017
37
38
Perbandingan NCR & OFI2016 & 2017
0102030405060708090
100
2016 2017
4 5
93 79
NCR OFI
Hasil Dapatan Audit DalamKeseluruhan : NCR
Elemen Isu
4 5
Hasil Dapatan Audit DalamKeseluruhan : OFI
01020304050607080
ELEMEN ISU
19
79
Hasil Dapatan : Elemen
Elemen Keterangan NCR OFI6.1.1 Perancangan: Tindakan menyatakan risiko dan
peluang1
6.2.1 (g) Objektif kualiti dan perancangan untukmencapainya
1
6.2.1 (b) Objektif kualiti dan perancangan untukmencapainya
2
6.2.2 (c) Objektif kualiti dan perancangan untukmencapainya : siapa yang bertanggungjawab
1
7.1.3 Prasarana 37.1.6 Pengetahuan organisasi 17.2 Kekompetenan 1 3
7.2 (a) Kekompetenan : menentukan kekompetenan 17.2 (b) Kekompetenan : pendidikan, latihan 1
7.4 Komunikasi 27.5.2 Mewujudkan dan mengemaskini 8
Hasil Dapatan : Elemen
Elemen Keterangan NCR OFI7.5.2 (b) Mewujudkan dan mengemaskini : format 1
7.5.2 (c) Mewujudkan dan mengemaskini : kajian semuladan kelulusan
3
7.5.3.1 Kawalan maklumat didokumentasikan 2
7.5.3.1 (a) Kawalan maklumat didokumentasikan : tersediadan sesuai digunakan
2
7.5.3.1 (b) Kawalan maklumat didokumentasikan : dilindungi secukupi
1
7.5.3.2 Kawalan maklumat didokumentasikan : mengawal maklumat didokumentasi
4
7.5.3.2 (b) Kawalan maklumat didokumentasikan : penyimpanan dan pemeliharaan
2
7.5.3.2 (c) Kawalan maklumat didokumentasikan : kawalanperubahan
1 1
Hasil Dapatan : ElemenElemen Keterangan NCR OFI
8.1(d) Perancangan dan kawalan operasi 1
8.2(c) Keperluan untuk produk dan perkhidmatan 1
8.2.1 Komunikasi dengan pelanggan 2
8.2.1 (c) Komunikasi dengan pelanggan : mendapatmaklumbalas pelanggan
1
8.4.1 Kawalan terhadap proses, produk danperkhidmatan sediaan luar
2
8.5.1 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan
1 9
8.5.1 (a) Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan: kesediaan maklumatdidokumentasi
2
8.5.1 (a)2 Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan: kesediaan maklumatdidokumentasi – hasil yang hendak dicapai
2
Hasil Dapatan : ElemenElemen Keterangan NCR OFI8.5.1 (c) Kawalan penyediaan pengeluaran dan
perkhidmatan: pelaksanaan aktiviti pemantauan5
8.5.1 (f) Kawalan penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan: pengesahan dan pengesahan semula secara berkala
2
8.5.2 Pengenalpastian dan kebolehkesanan 2
8.5.4 Pemeliharaan 1
8.5.6 Kawalan perubahan 1
9.1.3 Analisis dan penilaian 6
9.1.3 (f) Analisis dan penilaian : prestasi penyedia luar 2
10.2.1 (d) Ketakakuran dan tindakan pembetulan : menyemak semula keberkesanan apa-apatindakan pembetulan yang diambil
2
TOTAL 5 79
0
10
20
30
40
50
60
NCROFI
Prosedur
4
55
17
112
6010
80 2 7
PSZJB PRZS PSZKL WP
Hasil Dapatan Audit DalamKeseluruhan : Bangunan
NCR dan OFI dikeluarkan oleh JuruauditDalam dengan mengunakan BorangPermintaan Tindakan Pembetulan(PSZ 27.6(a)(Pin. 1/2014)).
Tindakan Hasil Audit
8.1 (c)/8.1 (d) : Perancangan dan Kawalan OperasiProses pemantauan dan pengawalan kepada pembekalan bahan-bahan untuk keperluan perkhidmatan perlu diberi perhatian seriusbagi memastikan kelancaran perkhidmatan tidak terjejas danmemenuhi keperluan pelanggan.
a) 727 CD tesis masih belum ditampal CD strip di Unit KoleksiKhas – (Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan danPerkhidmatan - AKT(P)/8.4)
b) Tuntutan Majalah Popular Economist vol. 422:No.9031 (2017)pada 16 Ogos 2017 tidak berjaya kerana telah melampauitempoh tuntutan yang ditetapkan pembekal – (ProsedurMengurus Perolehan Jurnal dan Media Elektronik -AKT(JME)0/8.4)
Rumusan - NCR
7.5.3.2 (c) : Kawalan Maklumat DidokumentasikanPerubahan rekod kualiti hendaklah di pantau dan dikawal secaramenyeluruh.- Penggunaan Borang Maklumbalas Pelanggan yang luput tarikh.
(versi tahun 2010). – (Prosedur Penerbitan Buletin dan BukuPanduan Perpustakaan - AKT(MPRZS) / 8.2.1)
8.5.1 : Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan PerkhidmatanProses bagi penyediaan perkhidmatan tidak dikawal denganberkesan bagi pembekalan bahan jilidan yang memberi kesan danmenjejaskan pengeluaran dan perkhidmatan.- 655 bahan jilid yang telah siap dijahit masih gagal dikeluarkan
kerana bekalan bahan jilidan terputus. – (Prosedur MengurusPerolehan Bekalan dan Perkhidmatan - AKT(P)/8.4)
Rumusan - NCR
7.2 : KekompetenanPenentuan kekompetenan staf yang melasanakan proses/aktivitibaharu atau mejalankan tugas staf lain perlu mengambilkirakeupayaan berdasarkan pendidikan, latihan atau pengalaman yangsesuai supaya tidak memberi kesan kepada prestasi dankeberkesanan SPK.- Pemindahan pengetahuan dan kemahiran tidak berlaku dengan
lancar bagi kerja-kerja penerbitan buletin menyebabkankeluaran Julai-September 2016, Oktober-Disember 2016 lewatditerbitkan manakala keluaran Januari-Mac 2017, April-Jun2017 dan Julai-September 2017 belum diterbitkan. – (ProsedurPenerbitan Buletin dan Buku Panduan Perpustakaan -AKT(PBPP)/8.2)
Rumusan - NCR
6.1.1 : Tindakan menyatakan risiko dan peluangPemantauan dan kawalan risiko dalam Dashboard PengurusanRisiko bagi keseluruhan proses SPK pada klausa 4.1 dan 4.2standard ISO 9001:2015 tiada tindakan susulan terhadappeluang penambahbaikan dilaksanakan secara menyeluruh.Namun begitu, kawalan semasa terhadap tahap risiko high dansignificant telah dikenalpasti dan risiko tersebut perlu dinilaisemula untuk membangunkan profil risiko bagi merangkapeluang penambahbaikan. - (Prosedur Pengurusan Risiko –P(PR)/6.1)
Rumusan - OFI
7.1.6 : Pengetahuan OrganisasiOrganisasi hendaklah menentukan pengetahuan yang diperlukanuntuk operasi prosesnya dan bagi mencapai keakuran produkdan perkhidmatan. Perkongsian pengetahuan dan pengalamanstaf tidak berkesan seperti di perkara 6.3.7. Di mana hanya dua(2) daripada lima belas (15) aktiviti dilaksanakan. – (ProsedurLatihan – P(L)/7.1.2)
Rumusan - OFI
8.5.1/8.5.1(a)/8.5.1(a)2/8.5.1(c)/8.5.1(f): Kawalan Penyediaan Pengeluarandan PerkhidmatanProses penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan perlu dimantapkan bagimemastikan proses SPK tidak terganggu dan sentiasa dalam kawalan bagimemenuhi keperluan pelanggan. Tiada Salinan emel, kemaskini rekod, susulanmaklumbalas, rekod kualiti dan sebagainya melibatkan proses/aktiviti berikut:- Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Hadiah - AKT(BH)/8.4- Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan – AKT (PEN)/8.5.1- Prosedur Penerbitan Buletin dan Buku Panduan - AKT(PBPP)/8.2- Prosedur Pengendalian Maklum Balas Perkhidmatan Perpustakaan - AKT(MP)/8.2.1- Prosedur Menguruskan Perolehan Buku dan Bahan Pandang Dengar -AKT(BPD)/8.4- Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL) - AKT(ILLKL)/8.5.1- Prosedur Program Pendidikan Pengguna - AKT(PPKL)/8.5.1- Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan – AKT(PBP)/8.5- Prosedur Perkhidmatan Pangkalan Data - AKT(PD)/8.5.1- Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MPKL)/8.2.1
Rumusan - OFI
7.5.2/7.5.2 (b)/7.5.2 (c) : Mewujudkan dan Mengemas kiniRekod kualiti hendaklah sentiasa tersedia, terkini dan mengikutkeperluan prosedur SPK dengan menitikberatkan aspek identifikasi,deskripsi, format, media serta membuat semakan semula danpengesahan mengikut keperluan.- Prosedur Penyelenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran -AKT
(PMMP)/7.1.3- Prosedur Latihan - P(L)/7.1.2- Prosedur Mengurus Peminjaman Dan Pemulangan Bahan - AKT (PBB)/8.5.1- Prosedur Pengendalian Insentif Penerbitan Universiti - AKT(PIP)/8.5.1- Prosedur Pengurusan Bangunan -AKT(PB)/7.1.3- Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MB)/8.5.2- Prosedur Mengurus Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan - AKT(P)/8.4- Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan - AKT (PBB)/8.5.1
Rumusan - OFI
7.2/7.2(a)/7.2(b) : KekompetenanMemastikan staf yang dipertanggungjawabkan kepada proses/aktivitiperlu disahkan kelayakan, tahap pendidikan, latihan atau pengalamanyang sesuai dan disahkan.- Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyelenggaraan ICT
- AKT(PMMP)/7.1.3- Prosedur Latihan - P(L)/7.1.2- Prosedur Pengurusan Bangunan - AKT(PBRZS)7.1.3
Rumusan - OFI
9.1.3/9.1.3 (f) : Analisis dan PenilaianData dan maklumat hasil dari pemantauan dan pengukuran yangberkitan proses hendaklah dianalisa dan dinilai dengan berkesan bagimenunjukkan keakuran perkhidmatan/prodek, kepuasan pelanggan,penilaian prestasi pembekal luar dan keperluan terhadap tindakanpenambahbaikan kepada SPK.- Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyelenggaraan ICT - AKT (PMMP)/7.1.3- Prosedur Mengurus Peminjaman Dan Pemulangan Bahan - AKT (PBB)/8.5.1- Prosedur Menguruskan Penyusunan Bahan - AKT (PEN)/8.5.1- Prosedur Pengendalian Maklum Balas Perkhidmatan Perpustakaan
- AKT(MP)/8.2.1- Prosedur Pengurusan Bangunan - AKT(PBRZS)7.1.3- Prosedur Audit Dalam - P(AD)/92.2- Prosedur Mengurus Perolehan Buku Dan Bahan Pandang Dengar
- AKT(BKL)/8.4
Rumusan - OFI
Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadapaktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang cenderungke arah ketidakpatuhan.
Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadappemantuan dan pengawalan proses/produk secaramenyeluruh serta memberi perhatian terhadap semakansemula bagi proses/produk yang dilaksanakan.
Kesimpulan
Perpustakaan UTM telah melaksana danmengekalkan Sistem Pengurusan Kualiti denganversi 9001:2015 yang menekankan elemenpengurusan risiko dan sentiasa berusahamelaksanakan penambahbaikan berterusan bagiaktiviti yang terlibat secara langsung denganperkhidmatan dan penghasilan produk.
Penutup
