Download - Lampiran

LAMPIRAN1

(MINIT

MESYUARAT)

MINIT MESYUARAT SEMARAK KASIH

KELAB BIOKIMIA 2014/2015

BIL 1

Tarikh: 6 Mac 2015

Tempat : Bilik Mesyuarat PMFST

Masa: 8.30pm – 10.00 pm

Kehadiran:

Raja Mohd Azlan Bin Raja Ali Ketua Pengarah Nur Farahin Binti Mohamed Yaziz T.Ketua Pengarah 1 Mohd Mustaqim Bin Abas T. Ketua Pengarah 2 Nur fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Qurratu Aini Akmal Binti Ishak AJK program Hanim Binti Ahmad AJK program Anna fira Binti Ahmad Fizal AJK Pemasaran Haziq Hamizan Bin Khalim AJK Pemasaran Muhd. Firdaus Bin Mohammad AJK Pemasaran Muhamad Ahnaf Fudhail Bin Maznun AJK Pemasaran Ain Suraya Hanum Binti Saparuddin AJK Kebajikan Nurul Nadzirah Binti Nazarudin AJK Jamuan Nurul Nadiah Binti Rusli AJK Cenderamata Nur Dalila Nabihan Binti Ahmad Tajuddin AJK Teknikal

BIL PERKARA TINDAKAN

1 Ucapan alu – aluan dari Timbalan Ketua Pengarah 1

Timbalan Ketua Pengarah membuka majlis dengan Ummul Kitab bagi yang Muslim dan yang bukan Muslim dengan cara masing-masing.

Agenda yang dibincangkan : - Pembentangan gerak kerja setiap pos yang hadir.

Timbalan Ketua Pengarah 1

- Hasil penambahan idea untuk tema.

- Perkara yang berbangkit.

Memaklumkan hadirin bahawa ketua pengarah berkemungkinan akan tiba lewat sedikit berikutan hal yang tidak dapat dielakkan.

2 Pengumuman dari Timbalan Ketua Pengarah

Semarak Kasih akan berlangsung pada 11 April 2015

Program akan berlangsung di Rumah Anak Yatim Mak Ngah,Rawang, Selangor.

Seramai 38 orang anak yatim serta 120 orang pelajar tahfiz akan terlibat.

Timbalan Ketua

Pengarah

3 Pembentangan Gerak Kerja Setiap Pos. 3.1 Program

Menerangkan tentatif program yang telah dirangka.

Menerangkan setiap permainan yang akan diadakan semasa program.

Mesyuarat bersetuju:

Jenis permainan hendaklah bersesuaian dengan umur anak-anak yatim tersebut.

Permainan “musical chair” kurang sesuai untuk pelajar tahfiz dan permainan hendaklah menjaga batas pergaulan antara lelaki dan perempuan.

AJK Program

3.2 Pemasaran

Syarikat-syarikat luar sukar untuk memberi sumbangan berikutan tiada akaun kelab kerana takut duit sumbangan disalahgunakan.

Bercadang untuk melakukan “street marketing” dan sedang mencari tarikh yang sesuai.

Melancarkan tabung sumbangan serta meminta sumbangan di dalam dewan kuliah sebagai salah satu alternatif.

Memerlukan surat kelulusan daripada fakulti untuk melancarkan tabung dana tersebut.

Mesyuarat Bersetuju:

Meneruskan apa yang telah dicadangkan.

Mendapatkan persetujuan tarikh secepat yang mungkin bagi mengelak daripada masa yang bertembung dengan ujian pertengahan semester.

AJK Pemasaran

3.3 Media dan teknikal

Rekaan baju untuk program telah disiapkan dan hanya memerlukan persetujuan semua pihak akan warnanya sahaja.

AJK Media dan teknikal

Setiap baju berharga RM20 untuk sepasang dan berkemungkinan akan dapat lebih murah sekiranya menempah 50 pasang dan ke atas.


Teruskan perancangan dan usaha.

3.4 Kebajikan

Telah mendapat peti kecemasan untuk dibawa semasa program.

Bersedia untuk membantu pos-pos lain sekiranya diperlukan.



AJK Kebajikan

2.8 Cenderamata

Sijil yang akan diberikan kepada AJK sebanyak 30 keping

Memerlukan kepastian daripada pos program akan jumlah hadiah dan hamper yang akan diberikan kepada anak-anak yatim.

Meminta surat daripada setiausaha untuk memohon plak kepada JPPEL.


Sijil-sijil hendaklah bertaip nama dan kad pengenalan sebelum dihantar ke dekan.

AJK Cenderamata

Penutupan Majlis

Ketua Pengarah berharap agar semua Jawatankuasa Program dapat memberikan komitmen terhadap tugas masing-masing Tanpa baik.

Majlis ditutup dengan Tasbih Kifarah dan Surah Al Asr.

Ketua Pengarah

Disediakan oleh, _________________ Nur Fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Semarak Kasih, Kelab Biokimia 2014/2015

Disemak oleh, _________________ Raja Mohd Azlan bin Raja Ali Ketua Pengarah, Semarak Kaih, Kelab Biokimia 2014/2015



BIL 2

Tarikh: 27 Mac 2015


Masa: 8.30pm – 10.00 pm

Kehadiran:

Raja Mohd Azlan Bin Raja Ali Ketua Pengarah Nur Farahin Binti Mohamed Yaziz T.Ketua Pengarah 1 Mohd Mustaqim Bin Abas T. Ketua Pengarah 2 Nur fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Qurratu Aini Akmal Binti Ishak AJK program Hanim Binti Ahmad AJK program Muhammad Fudhail bin Muhammad Azlan AJK program Anna fira Binti Ahmad Fizal AJK Pemasaran Haziq Hamizan Bin Khalim AJK Pemasaran Muhd. Firdaus Bin Mohammad AJK Pemasaran Muhamad Ahnaf Fudhail Bin Maznun AJK Pemasaran Ain Suraya Hanum Binti Saparuddin AJK Kebajikan Nurul Nadzirah Binti Nazarudin AJK Jamuan Nurul Nadiah Binti Rusli AJK Cenderamata Nur Dalila Nabihan Binti Ahmad Tajuddin AJK Teknikal



Timbalan Ketua Pengarah membuka majlis dengan Ummul Kitab Al-fatihah.

Agenda yang dibincangkan : - Pembentangan gerak kerja setiap pos yang hadir.


- Hasil penambahan idea untuk tema.



Mengarahkan gerak kerja dilakukan lebih giat lagi bagi mengelak masalah besar timbul sewaktu program berlangsung.

Mengumumkan pegumpulan dana bagi setiap kolej.

Timbalan Ketua

Pengarah


Menerangkan tentatif program yang telah diperbaiki.

Menerangkan setiap permainan yang akan diadakan semasa program.


Jenis permainan hendaklah bersesuaian dengan umur anak-anak yatim tersebut.

Permainan “explorace” perlu di rangka kembali akan masa dan jenis permainan yang hendak dimainkan oleh kerana faktor masa yang terhad.

AJK Program

3.2 Pemasaran

“street marketing” untuk dana tambahan tidak dapat dilaksanakan berikutan masa ajk semarak kasih yang terhad.

Melancarkan tabung sumbangan di kolej kediaman sebagai salah satu alternative tambahan.

Mendapat dana daripada pusat zakat dan zarr bakery Mesyuarat Bersetuju:


Mencari lebih banyak dana sebagai tambahan.

AJK Pemasaran


Rekaan baju berwarna oren telah mendapat persetujuan semua pihak untuk dijadikan baju kelab.

Rekaan untuk “banner” program sedang dalam proses untuk disiapkan




3.4 Kebajikan

Telah mendapat peti kecemasan untuk dibawa semasa program.

Bersedia untuk membantu pos-pos lain sekiranya diperlukan.

AJK Kebajikan



3.5 Cenderamata

Semua surat permohonan sijil,plak dan sebagainya telah dihantar ke JPPEL dan PTSL

PTSL telah memberikan satu kotak berisi buku-buku ilmiah untuk didermakan kepada anak-anak yatim.

Meminta senarai ajk-ajk semarak kasih yang terlibat bagi persiapan sijil untuk setiap ajk.



AJK Cenderamata

3.6 Jamuan

Mendapat tajaan makanan tengahari daripada salah satu restoran di kawasan rawang.

Mencadangkan menu untuk makan tengahari adalah nasi goring dan “nugget”.

Mendapat tajaan 3 biji kek daripada 3 buah kedai kek berdekatan.

Mendapat tajaan untuk sarapan pagi untuk ajk daripada zarr bakery.



AJK Jamuan

Penutupan Majlis

Ketua Pengarah berharap agar semua Jawatankuasa Program dapat memberikan komitmen terhadap tugas masing-masing dengan baik dan sekiranya ada masalah diminta merujuk kepada Majlis tertinggi program..


Ketua Pengarah





BIL 3

Tarikh: 3 April 2015


Masa: 8.30pm – 10.00 pm

Kehadiran:

Raja Mohd Azlan Bin Raja Ali Ketua Pengarah Nur Farahin Binti Mohamed Yaziz T.Ketua Pengarah 1 Mohd Mustaqim Bin Abas T. Ketua Pengarah 2 Nur fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Qurratu Aini Akmal Binti Ishak AJK program Hanim Binti Ahmad AJK program Muhammad Fudhail bin Muhammad Azlan AJK program Anna fira Binti Ahmad Fizal AJK Pemasaran Haziq Hamizan Bin Khalim AJK Pemasaran Muhd. Firdaus Bin Mohammad AJK Pemasaran Ain Suraya Hanum Binti Saparuddin AJK Kebajikan Nur Hanani binti nordin AJK Jamuan Nurul fatihah binti ismail AJK Jamuan Wan Sri Nuresya binti wan zaki AJK Cenderamata Nuru afiqah bt mohd Hamsan AJK Cenderamata Nur Dalila Nabihan Binti Ahmad Tajuddin AJK Teknikal




Agenda yang dibincangkan :


- Pembentangan gerak kerja setiap pos yang hadir.

- Hasil penambahan dana .



Mengarahkan gerak kerja disempurnakan sebelum mesyuarat terakhir berlangsung bagi mengelakkan ajk terganggu dengan ujian pertengahan semester.

Penambahbaikan dilakukan dengan segera.

Timbalan Ketua

Pengarah


Menerangkan tentatif program yang telah diperbaiki.

Menerangkan setiap permainan yang telah diperbaiki yang akan diadakan semasa program.


Permainan “explorace” perlu dibatalkan berikutan masalah ruang dan masa yang tidak mencukupi.

AJK Program

3.2 Pemasaran

Mendapat dana daripada pihak MARA.

Mendapat sumbangan daripada syarikat telaga biru.

Mendapat sumbangan berupa beras,makanan ruji dan pakaian daripada econsave.

Sumbangan berupa cek perlu diuruskan oleh bendahari. Mesyuarat Bersetuju:


Duit sumbangan diuruskan dengan segera.

AJK Pemasaran


Baju kelab tidak dapat disiapkan sebelum berlangsungnya program berikutan stok kain yang terhad.

Rekaan untuk “banner” program sudah siap dihantar bersaiz 3x8


Baju kelab hanya akan disiapkan dan diberik kepada ajk selepas program.



3.5 Cenderamata

Mendapat 2 plak daripada JPPEL dan 30 keping sijil

Mendapat 80 buku tulis dan 80 pen daripada JPPEL.

Memberikan pen lebihan daripada IBS semester lepas sebagai tambahan.

Mendapat 400 naskhah daripada 2 jilid yang berasingan untuk majalah solusi sumbangan daripada telaga biru.

Perlu membeli plastik “goodies”untuk meletakkan

AJK Cenderamata

semua hadiah untuk anak-anak yatim dan kanak-kanak tahfiz.



3.6 Jamuan

Menu untuk makanan tengahari adalah nasi goreng dan nugget.

Menu untuk minum petang adalah kek dan cupcake.

Makanan tengahari pihak sponsor akan menghantar makanan ke tempat program.

Memerlukan kenderaan untuk mengambil 3 biji kek sehari sebelum program.


Ana syakirah akan mengambil kek sehari sebelum program.


AJK Jamuan

Penutupan Majlis

Ketua Pengarah berharap agar semua Jawatankuasa Program dapat memberikan komitmen terhadap tugas masing-masing dengan baik dan sekiranya ada masalah diminta merujuk kepada Majlis tertinggi program..


Ketua Pengarah





BIL 4



Masa: 8.30pm – 10.00 pm

Kehadiran:

Raja Mohd Azlan Bin Raja Ali Ketua Pengarah Nur Farahin Binti Mohamed Yaziz T.Ketua Pengarah 1 Mohd Mustaqim Bin Abas T. Ketua Pengarah 2 Nur fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Syahirah banu binti mohd akram Bendahari Qurratu Aini Akmal Binti Ishak AJK program Hanim Binti Ahmad AJK program Muhammad Fudhail bin Muhammad Azlan AJK program Muhammad saufi bin roslee AJK program Faizah binti zulkifli AJK program Anna fira Binti Ahmad Fizal AJK Pemasaran Ana syakirah bt khairul ansor AJK Pemasaran Haziq Hamizan Bin Khalim AJK Pemasaran Muhd. Firdaus Bin Mohammad AJK Pemasaran Ain Suraya Hanum Binti Saparuddin AJK Kebajikan Nur Hanani binti nordin AJK Jamuan Nurul fatihah binti ismail AJK Jamuan Rasyida binti Abdul rasid AJK Jamuan Nurul Nadzirah binti nazarudin AJK Jamuan Wan Sri Nuresya binti wan zaki AJK Cenderamata Nuru afiqah bt mohd Hamsan AJK Cenderamata Mohamad aizad bin saad AJK Cenderamata Nur Dalila Nabihan Binti Ahmad Tajuddin AJK Teknikal Mohamad Azizi bin md said AJK pengangkutan


1 Ucapan alu – aluan dari Ketua Pengarah


Agenda yang dibincangkan : - Pembentangan gerak kerja terkini setiap pos yang

hadir buat kali yang terakhir.

- Penambahbaikan buat kali terakhir sebelum

berlangsungnya program.


Ketua Pengarah

2 Ucapan daripada Timbalan ketua pengarah

Peserta dan ajk hendaklah berkumpul di stesen bas Kolej Ungku Omar tepat pada jam 7 pagi.

Pakaian berwarna hitam dan menutup aurat.

Membantu mengangkat barang-barang sumbangan ke dalam bas pada hari kejadian.

Pos program dan Pos teknikal diminta pergi terlebih dahulu ke tempat program bagi menyediakan persiapan awal di rumah mak ngah.


Menerangkan tentatif program yang telah diperbaiki dan terkini.

Menerangkan setiap permainan dan masa yang telah ditetapkan bagi setiap permainan.

Memastikan semua ajk memahami peranan masing-masing dalam permainan yang telah ditetapkan bagi memastikan program berjalan lancar.


Memahami semua permainan yang telah ditetapkan.

Membatalkan slot “explorace” daripada tentative program.

AJK Program

3.2 Pemasaran

Mengumumkan jumlah dana yang terkumpul adalah sebanyak RM 2 435.85

Berterima kasih kepada semua pihak yang membantu dalam pencarian dana untuk program ini.


Duit sumbangan dalam bentuk cek dapat diuruskan dengan segera.

AJK Pemasaran


“Banner” program sudah siap bersaiz 3x8.

Tag nama untuk semua ajk dan peserta telah siap dan diagihkan dan sekiranya ada nama yang terlepas pandang menuntut tag nama yang berkaitan dengan ajk teknikal.


Tiada perkara berbangkit yang perlu diselesaikan.


3.4 Cenderamata

“Goodies” untuk anak-anak yatim dan kanak-kanak tahfiz telah siap dibungkus dan hanya memerlukan kotak untuk meletakkan barang tersebut supaya senang untuk diangkat ke tempat program.

Cenderamata untuk VIP juga telah siap dibungkus.

Plak untuk mak ngah dan wakil daripada pihak tahfiz

Penyampaian hadiah dilakukan selepas solat asar. Mesyuarat bersetuju:

Sijil hendaklah disiapkan selepas program berlangsung.

AJK Cenderamata

3.5 Jamuan

Semua makanan tengahari dan minum petang telah diuruskan dan tiada masalah berbangkit yang timbul.


Tiada masalah berbangkit yang timbul.

AJK Jamuan

3.6 Pengangkutan

Bas akan bertolak pada pukul 730 pagi.

Ajk dan peserta diminta berkumpul tepat pada pukul 0700 pagi untuk pendaftaran.

Bas akan bertolak balik UKM pada pukul 6.30 petang.

Penutupan Majlis

Ketua Pengarah berharap agar semua Ahli Jawatankuasa dapat memberikan komitmen terhadap tugas masing-masing dengan baik dan sekiranya ada masalah diminta merujuk kepada Majlis tertinggi program.

Ketua pengarah mengucapkan tahniah atas segala penat lelah atas gerak kerja yang telah dilakukan.

Ketua pengarah memberi kata-kata semangat agar bersama-sama menjayakan program yang telah dirancang dengan rapi.


Ketua Pengarah



LAMPIRAN2

(LAPORAN POST

MOTERM)

LAPORAN POST-MOTERM

SEMARAK KASIH


BIL 5



Masa: 8.30pm – 10.00 pm

Kehadiran:

Raja Mohd Azlan Bin Raja Ali Ketua Pengarah Nur Farahin Binti Mohamed Yaziz T.Ketua Pengarah 1 Mohd Mustaqim Bin Abas T. Ketua Pengarah 2 Nur fatin Afiqah Binti Zaidi Setiausaha Syahirah banu binti mohd akram Bendahari Qurratu Aini Akmal Binti Ishak AJK program Hanim Binti Ahmad AJK program Muhammad Fudhail bin Muhammad Azlan AJK program Muhammad saufi bin roslee AJK program Faizah binti zulkifli AJK program Anna fira Binti Ahmad Fizal AJK Pemasaran Ana syakirah bt khairul ansor AJK Pemasaran Haziq Hamizan Bin Khalim AJK Pemasaran Muhd. Firdaus Bin Mohammad AJK Pemasaran Ain Suraya Hanum Binti Saparuddin AJK Kebajikan Nur Hanani binti nordin AJK Jamuan Nurul fatihah binti ismail AJK Jamuan Rasyida binti Abdul rasid AJK Jamuan Nurul Nadzirah binti nazarudin AJK Jamuan Wan Sri Nuresya binti wan zaki AJK Cenderamata Nuru afiqah bt mohd Hamsan AJK Cenderamata Mohamad aizad bin saad AJK Cenderamata Nur Dalila Nabihan Binti Ahmad Tajuddin AJK Teknikal Mohamad Azizi bin md said AJK pengangkutan

Program

Masalah

Ahlijawatankuasa tidak memberi kerjasama mengenai pembahagian kumpulan.

Slot “ice breaking” mengambil masa yang terlalu lama.

Ajk program terpaksa masuk dalam kumpulan bagi memenuhi ruang fasi yang kosong.

Slot “explorace” terpaksa dibatalkan kerana kesuntukan masa dan ruang di tempat program.

Slot “teka peribahasa” juga terpaksa dibatalkan kerana kesuntukan masa.

Penambahbaikan

Ahlijawatankuasa perlu mengikut segala tentatif yang telah ditetapkan.

Slot ‘ice breaking’ perlu dilakukan di waktu selingan.

Memastikan ajk program tidak terlibat dalam pembahagian kumpulan supaya tentatif program berjalan dengan lancer.

Memastikan setiap slot habis pada waktu yang telah ditetapkan.

Masa untuk setiap aktiviti hendaklah ditetapkan selaras dengan tahap kesukaran dan kemampuan peserta untuk melaksanakannya.

Aktiviti perlu dirancang dengan baik dan perlu menyediakan “backup plan”.

Pengangkutan

Masalah

Bas yang disediakan sampai ke lokasi terlalu awal semasa di penghujung program menyebabkan tentatif menjadi agak kelam-kabut untuk diselesaikan lebih awal daripada masa yang sepatutnya.

Penambahbaikan

Jawatankuasa pengangkutan perlu memberitahu pemandu bas masa sebenar untuk mengambil pelajar.

Pemasaran

Masalah

Proses pencarian dana tidak mendapat kerjasama daripada semua ahlijawatankuasa.

Dana daripada pihak Pusat Pembangunan Mahasiswa dan Perhubungan Alumni (PPMPA) tidak dapat dituntut sebelum berlangsungnya program untuk digunakan pada hari tersebut.

Dana yang telah didapati berbentuk cek dan tidak sempat untuk di akaunkan serta terpaksa mendahulukan duit daripada kelab.

Penambahbaikan

Meningkatkan kerjasama daripada semua ajk untuk program yang akan datang.

Jawatankuasa perlu melakukan aktiviti penjanaan dana lebih awal dan merancang pengurusan dana dan sumbangan dengan lebih tersusun

Pendaftaran

Masalah

Terdapat peserta yang memutuskan untuk tidak mengikuti program pada saat akhir.

Penambahbaikan

Memastikan setiap ahli jawatankuasa yang terlibat akan menghadiri program yang akan dilaksanakan.

Teknikal dan Publisiti

Masalah

Ahli jawtankuasa dari pos teknikal terpaksa bertolak lambat sedikit berbanding trip pos

program yang bertolak terlebih dahulu.

Pembesar suara tidak berfungsi dengan baik berikutan kehabisan bateri.

Penambahbaikan

Merancang perjalanan lebih awal dan bersedia dengan “back up plan” sekiranya terjadi apa-

apa masalah.

Pihak teknikal perlu memastikan semua peralatan teknikal berfungsi dengan baik.

Media

Masalah

Sesi fotografi bersama semua peserta ,AJK dan kesemua penghuni rumah anak yatim mak

ngah tidak dapat dijalankan kerana kekangan masa.

Baju kelab tidak sempat disiapkan pada hari yag sepatutnya untuk digunakan pada hari

tersebut.

Penambahbaikan

Pihak program perlu meyertakan sesi fotografi bersama semua pelajar ke dalam tentatif.

Perancangan dan respon daripada semua ahlijawatakuasa hendaklah cepat bagi

memudahkan segala urusan pos-pos lain.

Jamuan

Masalah

Makanan yang disediakan melebihi amaun jumlah yang sepatutnya lalu menjurus kepada

pembaziran.

Minum petang berlaku dalam keadaan yang sedikit kecoh berikutan masa yang terlalu

suntuk.

Penambahbaikan

Memastikan segala urusan telah diuruskan sehari sebelum program berlangsung.

Meningkatkan komunikasi dengan pihak rumah anak yatim bagi mengelakkan berlakunya

pembaziran.

Pos Jamuan hendaklah bekerjasama dengan pos program agar penjadualan waktu makan

berlaku pada waktu yang telah ditetapkan agar tidak mengambil masa untuk slot yang lain.

Sijil dan cenderamata

Masalah:

Kesuntukan masa menyebabkan 2 plak daripada pihak PPMPA hampir terlupa untuk

disampaikan kepada wakil rumah anak yatim mak ngah dan wakil dari pihak tahfiz.

Cenderamata kenang-kenangan daripada pihak kelab kepada ustaz, ustazah serta mak ngah

terlupa untuk disampaikan sendiri dan hanya memaklumkan mengenai cenderamata

tersebut melalui mesej.

Penambahbaikan

Ahli jawatankuasa pos sijil da cenderamata hendakla peka akan segala yang akan terjadi.

Mengingatkan sesama sendiri sekiranya ada barang yang terlupa untuk diberikan.



Download - Lampiran

Top Related