Pelanggan PSKUPP adalah seperti berikut
a) Pelanggan Dalaman b) Pelanggan Luaran
LAPORAN PROJEK INOVASI
SISTEM eCLAIM BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN & KEWANGAN
1.0 PENGENALAN
1.1 Latar belakang ringkas perkhidmatan
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan yang terbahagi daripada beberapa unit iaitu
KP1, KP2, UPP, Kompleks, Dewan Sri Pinang & Kewangan. Unit Kewangan merupakan
salah satu komponen pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri P. Pinang, yang
menguruskan hal ehwal pengurusan kewangan dan sebagai Pusat Tanggungjawab (PTJ)
Mengurus (B01). Dengan kekuatan anggota seramai 22 orang, Unit Kewangan telah berjaya
meraih pelbagai anugerah di antaranya, Naib Johan Anugerah Inovasi Pengurusan
Kewangan (AIPK) 2010, Peringkat Negeri P. Pinang, Indeks Akauntabiliti 2011 bertaraf 4
Bintang, ISO 9001:2008.
INSIDE / OUTSIDE
Ketua Menteri, Jab. Kewangan Negeri, EXCO, ADUN, semua Jab. Negeri,
Pihak Berkuasa Tempatan, Badan Berkanun Negeri &
Penjawat Awam Negeri. Perbendaharaan Malaysia,
Pej. Akauntan Negara Malaysia, Jab. Ketua Audit Negara & lain-lain
Jab. Persekutuan yang berkaitan
Institusi kewangan, syarikat pertubuhan, kontraktor, pembekal & individu.
Visi
Menjadikan Pejabat Ketua Menteri & Setiausaha Kerajaan sebagai sebuah Jabatan Negeri
yang cemerlang dalam pengurusan kewangan.
Misi
Meningkatkan kemahiran & pengetahuan dalam Pengurusan Kewangan melalui pematuhan
Prosedur & Tatacara Kewangan yang telah ditetapkan dengan berkesan
Memastikan semua bahagian / unit & Jawatankuasa MMK mengikut peraturan & panduan
mengenai Pengurusan Kewangan yang telah ditetapkan dengan teratur.
Objektif & Matlamat
Mengendali urusan kewangan Pejabat Ketua Menteri & Pejabat Setiausaha Kerajaan
bersesuaian dengan 3 teras utama iaitu :-
Efisien — Menjalankan tugas dengan cepat & berkesan
Produktiviti — Value for Money
Integriti — Cekap, Akauntabiliti, Telus
Piagam Pelanggan Unit Kewangan
Unit Kewangan sentiasa komited dan mengamalkan budaya kerja yang cekap,
bertanggungjawab dan menepati masa. Maka Piagam Pelanggan kami adalah:
Memastikan urusan pembayaran gaji dan elaun kepada anggota di Pejabat Ketua
Menteri dan Setiausaha Kerajaan Negeri dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
oleh Jabatan Kewangan Negeri.
• Memastikan urusan penyediaan baucar bayaran bagi bekalan dan perkhidmatan serta
tuntutan diproses tidak melebihi daripada 10 hari bekerja.
• Memaklumkan keputusan Pembelian Bekalan/Perkhidmatan diberikan dalam tempoh
tidak melebihi 3 hari bekerja daripada tarikh permohonan diterima.
• Memastikan Pesanan Tempatan dikeluarkan dalam tempoh 5 hari dari tarikh
permohonan diterima.
• Memaklumkan keputusan Jawatankuasa Sebutharga kepada pihak berkenaan dalam
tempoh 3 hari selepas Jawatankuasa bermesyuarat.
• Memastikan cek tuntutan pegawai diedarkan dalam tempoh 3 hari dari tarikh cek
diterima.
• Menjawab surat akuan terima dalam tempoh 3 hari.
• Memastikan Waran Peruntukan & Waran Peruntukan Kecil dihantar kepada Jabatan
Kewangan Negeri & Jabatan berkenaan dalam tempoh 3 hari dari kelulusan diterima.
2.0 LAPORAN NOVAS! (Nayatakan secara ringkas yang mana yang berkaitan)
2.1 Tujuan Inovasi
Bahagian Khidmat Pergurusan dan Kewangan telah mengambil insiatif serta berfikir di luar
kotak dengan mengemukakan cadangan perlaksanaan inovasi dalam proses kerja bahagian
pada tahun 2009. Cadangan tersebut adalah membangunkan Sistem Tuntutan Elaun
Perjalanan (eClaim) yang akan memudahkan permohonan tuntutan sekaligus
mempercepatkan proses pembayaran tuntutan. Justeru itu, Bahagian Khidmat Pergurusan
dan Kewangan dengan kerjasama Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi Negeri telah
berganding bahu dalam merealisasikan cadangan tersebut. Kewujudan sistem ini nyata telah
membuahkan hasil dengan penggunaan yang menyeluruh oleh semua anggota Pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri Pulau Pinang bagi membuat permohonan tuntutan perjalanan
secara online pada tahun 2011. Walau pun sistem dibangunkan dan siap pada penghujung
tahun 2009, penggunaan sistem pada tahun 2010 masih di peringkat perlaksanaan secara
selari. Hal ini bermakna Bahagian Khidmat Pergurusan dan Kewangan masih menerima
permohonan tuntutan yang tidak dibuat melalui sistem.
Berdasarkan penghasilan Sistem eClaim, sistem ini dapat membantu pengguna bagi
memudahkan pengiraan tuntutan dalam dan luar negara mengikut kelayakan yang termaktub
dalam pekeliling perkhidmatan. Pengguna hanya perlu memasukkan maklumat-maklumat
perjalanan dan seterusnya sistem akan membantu membuat pengiraan tuntutan perjalanan
secara automatik berdasarkan pekeliliIng yang berkuatkuasa.
Melalui penggunaan Sistem eClaim, kadar kesalahan pengiraan tuntutan dapat diminimakan
serta mempercepatkan proses pembayaran oleh Unit Kewangan.
2.2 Proses Pelaksanaan Inovasi
Projek Inovasi ini dilakukan secara out-source.
Penyemak Unit
Ketua Jabatan
Kuiri
}
20 minit
Tidak Lengkap
UNIT KEWANGAN
Penyemakan dokumen (20 minit) 1) Terima dokumen tuntutan secara manual.
2) Penyemakan ke atas tuntutan. (Kenyataan, kadar kelayakan, jumlah
perbatuan, pengiraan jumlah Tuntutan) (20 minit)
31 Dokumen lenokao. Penvediaan baucar.
4) Tuntutan Lengkap
SPEKS
1 Semak
Lulus
)KN
Lengkap
j
PENUNTUT
Penyediaan dokumen (45 minit) 1) Menyediakan kenyataan tuntutan
(5 minit) 2) Menyemak kadar kelayakan
(30 minit) 3) Melengkapkan tuntutan dengan
pengiraan kelayakan tuntutan (10 minit)
Tidak Lengkap
Lengkap
SPEKS
Semak
Lulus
4) Tuntutan Lengkap
Kuiri
Penyemak Unit
Ketua Jabatan
JKN
EFT
PENUNTUT
Penyediaan dokumen (20 minit) 1) Menyediakan kenyataan tuntutan
(5 minit) 2) Menyemak kadar kelayakan
(5 minit) 3) Melengkapkan tuntutan dengan
pengiraan kelayakan tuntutan (10 minit)
UNIT KEWANGAN
Penyemakan dokumen (10 minit) 1) Terima dokumen tuntutan secara manual.
2) Penyemakan ke atas tuntutan. (Kenyataan, kadar kelayakan, jumlah
perbatuan, pengiraan jumlah Tuntutan) (10 minit)
3) Dokumen lenokap. Penvediaan baucar.
2.3 Proses sebelum dan selepas
EFT
Rajah 1.1 Proses Kerja Sebelum Inovasi
Rajah 1.2 Proses Kerja Selepas Inovasi
2.4 Elemen penurunan kuasa (jika ada)
- Tiada
2.5 Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan/agensi/Negara:
i) Elemen Inovatif/Kreativiti
Elemen mempermudahkan / penyelesaian masalah melalui inovasi Sistem eClaim kepada
Pengguna dan Pemilik Sistem adalah seperti jadual berikut:
Pengguna
[Manual eClaim
Pengguna perlu mengisi butiran dan
makiumat peribadi setiap kali mengisi
dokumen tuntutan.
Pengguna perlu menghubungi Unit
Kewangan bagi mendapatkan status
dokumen tuntutan
Memudahkan pengisian dokumen tuntutan
kerana butiran dan makiumat peribadi telah
disimpan di dalam sistem tanpa perlu
dimasukkan semula oleh pengguna.
Semakan status tuntutan boleh dilakukan terus
melalui sistem tanpa perlu menghubungi Unit
Kewangan
Kesilapan dalam pengisian dokumen Pengguna hanya perlu memasukkan butiran
tuntutan seperti kadar elaun makan, lojing
dan lain-lain sering berlaku
tuntutan sahaja tanpa perlu memasukkan
kadar elaun kerana is telah ditetapkan di
dalam sistem.
Penghantaran borang secara manual Pengguna Iebih celik IT kerana perlu
menggunakan aplikasi eClaim dan menghantar
dokumen tuntutan secara online
Pengguna menghantar tuntutan melebihi Tuntutan dapat dikemukakan sebelum tarikh
tarikh penghantaran tutup penghantaran tuntutan.
Jadual 1.1
Pemilik
Manual
eClaim
Laporan yang diperlukan sukar dicari dan Kemudahan Audit Log dan laporan yang
memerlukan masa yang lama disediakan di dalam Sistem eClaim
menjadikan kerja-kerja menjana laporan yang
diperlukan lebih mudah dan cepat.
Rujukan pekeliling perlu dilakukan untuk Segala maklumat berkaitan kadar elaun dan
menyemak kelayakan, elaun dan lain-lain kelayakan berdasarkan pekeliling dimasukkan
ke dalam sistem bagi memudahkan
permohonan tuntutan.
Proses semakan tuntutan mengambil masa Proses semakan tuntutan hanya mengambil
20 minit bagi setiap satu tuntutan masa 10 minit bagi setiap satu tuntutan
Penghantaran dokumen tuntutan sering
mendapat teguran dan query daripada audit
kerana melebihi 10 haribulan.
Penghantaran dokumen tuntutan di dalam
sistem tidak lagi lewat kerana tarikh akhir
penghantaran telah ditetapkan di dalam
sistem. Permohonan tuntutan tidak boleh
dihantar sekiranya 10 haribulan.
Kesilapan pengiraan dan tulisan yang sukar Pengiraan lebih mudah dilakukan dan tiada isu
difahami mengenai tuntutan yang sukar dibaca.
Jadual 1.2
ii) Elemen Keberkesanan
Keberkesanan penggunaan Sistem eClaim selama tiga tahun telah memberi ilham
kepada Bahagian Khidmat Pergurusan dan Kewangan untuk meneruskan inovasi terhadap
proses kerja yang lain melalui Sistem eClaim. Proses kerja tersebut adalah proses
permohonan, penyemakan dan pengesahan tuntutan kerja lebih masa. Justeru itu, kerjasama
antara Bahagian Khidmat Pergurusan dan Kewangan dan Pusat Teknologi Maklumat dan
Komunikasi Negeri dilihat dalam membangunkan modul baru bagi menggantikan kaedah
manual permohonan tuntutan kerja lebih masa pada tahun 2014.1a merupakan satu lagi
langkah yang diambil bagi meluaskan lagi penggunaan Sistem eClaim kepada pengguna.
Proses tuntutan bagi modul Tuntutan Kerja Lebih Masa (e0T) adalah sama seperti modul
elaun perjalanan tetapi berbeza dari segi format pengiraan.
KEBERKESANAN
Keberkesanan pembangunan Sistem eClaim dapat dilihat dari segi dan aspek seperti
di bawah :
a) Proses Tuntutan Lebih Cepat
Jika sebelum pembangunan Sistem eClaim, tempoh masa semakan tuntutan adalah
selama 20 minit bagi setiap tuntutan. Selepas dibangunkan Sistem eClaim tempoh
semakan hanya mengambil masa 10 minit bagi setiap tuntutan. Penjimatan masa
sebanyak 50% telah berjaya dicapai melalui Sistem eClaim.
Hal ini membuktikan bahawa pembangunan Sistem eClaim sangat relevan melalui
penjimatan masa yang dapat dibuat bagi pemprosesan tuntutan. Pengguna juga tidak
perlu menunggu lama bagi mendapatkan bayaran tuntutan.
b) Peningkatan Jumlah Baucar Bayaran
Kewujudan Sistem eClaim secara tidak langsung telah menarik minat banyak
pengguna untuk membuat tuntutan berbanding dengan kaedah manual yang terlalu
rumit. Hal ini telah menunjukkan peningkatan jumlah baucar bayaran setiap bulan.
Selain itu, kesedaran pengguna untuk membuat tuntutan turut meningkat.
Tuntutan melalui Sistem eClaim
100 86.31 79.82
80 56.54
60
40
20 45.
0 Jan Feb Mac
87.79
46.75
April
Perihal 2012 2013 Peningkatan %
Jumlah Baucar di bayar bagi tempoh suku tahun pertama
3,342 3,724 382 11.43 %
Jadual 1.3 : Statistik Baucar Bayaran 2012-2013
c) Pendedahan ICT
Pembangunan Sistem eClaim juga memberikan ruang dan peluang kepada pengguna
untuk menjadi lebih celik kepada penggunaan komputer dan internet. Ini akan
menambahkan lagi kemahiran dan pengetahuan pengguna kerana is sedikit sebanyak
akan mendedahkan pengguna kepada ICT.
Bulan
e-Claim 2012
e-Claim 2013
Peningkatan Permohonan Tuntutan Melalui eClaim
d) Penghantaran Dokumen Tuntutan Sebelum Tarikh Tutup Penghantaran
Melalui Sistem eClaim, pengguna boleh menghantar dokumen tuntutan dengan cepat
kerana Sistem eClaim membenarkan pengguna menyimpan sebagai draf atau
menghantar dokumen tuntutan bagi bulan tuntutan semasa.
Hal ini membolehkan pengguna untuk memasukkan butiran semasa tuntutan dan
menyimpan sebagai draf. Sistem juga menyediakan kemudahan kepada pentadbir
sistem untuk menetapkan tarikh penghantaran permohonan tuntutan bagi setiap bulan.
Kemudahan ini membolehkan semua permohonan tuntutan dihantar selewat-lewatnya
sebelum 10 haribulan setiap bulan.
Ubahsuai Maklumat Tempoll Tuntutan
Bulan Tuntutan: Jar ■„3ri
Bulan Mule
Haribulan Mula
Bulan Tamat: April
Haribulan Tamat: 10
Simpan I Kemball ke Carian
Skrin Penetapan Tarikh Permohonan dan Penghantaran Tuntutan
e) Carian dan Penjanaan Laporan
Pentadbir Unit/Jabatan atau Pentadbir Kewangan dapat membuat carian dan menjana
laporan seperti Dokumen Tuntutan, Laporan Statistik, Laporan Tindakan, Laporan
Status Permohonan dan Laporan Kewangan dengan pantas kerana is telah tersedia di
dalam Sistem eClaim.
Ketua Unit atau Jabatan juga boleh menjana laporan yang diperlukan melalui Sistem
eClaim mengikut Unit atau Jabatan masing-masing bagi tujuan penyediaan bajet dan
sebagainya.
Tabun : 20:1
liulan
Deaf Baru Sernakan Unit
Diluluskan Ditolak
Status Per rnultorkin
Lulus
Diluluskan Ditolak
lulus Di spek
Diluluskan Die::.
Lulus Una Semakdn kewangdn
Diluluskan Ditoldk Di lul,skdn Ditolak
linuary 39.20 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 666.20 0.00
February 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 000 0.00 1,005.72 0.00
Match 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 382.20 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 2,512.45 0.00
May 0.00 0.00 000 0.00 0.00 000 0.00 0.00 0.00 0.00 1,669.42 0.00
June 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 559.40 0.00
July 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0 00 0.00 0.00 0.00 0.00 584.10 0.00
August 1.96 000 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 198.40 0.00
September 0.00 0.00 D.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 475.24 0.00
October 0.00 0.00 000 0.00 0.00 000 0.00 0.00 0.00 0.00 990.10 0.00
November 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 510.12 0.0D
December 101.50 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 3,506.41 0.00
Jumlall 142.66 000 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 13,059.76 0.00
Laporan Permohonan Tuntutan
f) Semakan Status Penghantaran Dokumen Tuntutan Lebih Cepat
Pengguna juga boleh membuat semakan kepada dokumen tuntutan yang telah
dihantar secara atas talian melalui Sistem eClaim dan sejarah penghantaran dokumen
terdahulu juga turut disimpan di dalam Sistem eClaim.
Pengguna juga tidak lagi perlu menghubungi Unit Kewangan bagi mendapatkan
status permohonan tuntutan kerana semakan boleh dilakukan secara online.
Tankh Permohonan
Dokumen Tuntutan Bag' Bulan Jumlah Besar Tuntutan
Status Permohonan
"intlakan
148
2014-10-10 10 48 01
2015-01-01 12 15:42
OCtOber 2014
March 2015
December 2014
February 2015
Padam
Ubahsuai
Padam Ubahsuai
Padam Ubahsuai
Padam Ubahsuai
21 62
DD,AZ
Skrin Semakan Status Permohonan
g) Kronologi
Sistem eClaim juga turut memaparkan kronologi permohonan tuntutan bagi
memudahkan semakan oleh pengguna. Butiran seperti tarikh dan masa turut
dipaparkan pada kronologi permohonan tuntutan.
Kronolog
2015-03-09 14:53:18 BARU SHAZERINA FERWEENA BIND MOHAMED IDRIS
2015-03-10 10:25:41 QUERY OLEH PENYEMAK UNIT Tarikh punch kad pada 26 Februari 2015 bdak disertakan. Harap maklum.TO Noor Aida Bing Md Satar
2015-03- 101621:08 Ubahsuai Dokument SHAZERINA FERWEENA BINTI MOHAMED IDRIS
2015-03-10 16:21:41 BARU Telah di lampirkan bersama punch kad tersebut SHAZERINA FERWEENA BINTI MOHAMED IDRIS
2015-03. 1016:41:08 DISEMAK OLEH UNIT Noor Aida Binh Md Satar
2015-03-10 17:1838 DISAH OLEH UNIT MOHD FARULIZAM BIN CHE MEH
Skrin Kronologi Semakan dan Pengesahan
h) Format Dokumen Tuntutan Kerja Lebih Masa Dapat Diseragamkan
Sebelum dibangunkan modul tuntutan kerja lebih masa di dalam Sistem eClaim,
format bagi dokumen tuntutan kerja lebih masa adalah tidak seragam. Selepas
pembangunan modul tuntutan kerja lebih masa di dalam Sistem eClaim, semua unit
1 75
Kansa PaInonon
No KA,
lawatan
Karns Bonk
PM
Pena:Ay Pagawm Talmolosp Maklunlat
CIMB
Noraza Bart, Munimnrna0 Syair
No Akaun Bank
Gap 5MALAan
Gap Saaam
pA. I KC 0- I
NAKTU BCKLitJA JUSILAN LES.. MASA
1.515,n NA. .M.05.451.5 rugAS
• 12 I11 15
Jumlah
Tuntutan
2,277
Tahun Jumlah
Tuntutan
(Manual)
Jumlah
Tuntutan
(eClai )
2011 1267 1,010
2012 1246 1,384 2,630
2013 2,235 2,235
2014 2,300 2,300
2015 338 338
(sehingga
Februari)
dan bahagian menggunakan format yang sama bagi permohonan tuntutan kerja
lebih masa. Penggunaan format dokumen yang seragam memudahkan pemohon
dan pentadbir sistem dalam proses permohonan, semakan dan pengesahan
dokumen permohonan.
PEJABAT BETIAUSA/40110ERAJAAN PULAJJ PINANG
luntulan Blinn Kw*. LA4501 Masa Baps &Jam Febn,ary 2015
o ,ant X V11.41 1 125 kab • 0 tarn yang catumar
O }am X mass 1.35 ka* 0 lam yang cabala'
O lam X masa 1.5 kab • 0 jam yang <Mama
O mm X meta 1 76 bab • 0 )ant Yang O.O.Y.•
o men X masa 2 kab • 0 pm yang catalyst
0 ,amkRM 10 81
JUMLAM TUNTUTAN laM
Not, • 'faint. Odds* 1 pen waktu ma/.an $.a rnalebth, Own baton...tuna
Dtakul bane*e acla1a0 perk, bag, pegawai yang Derkenesn Kaman. saleAn• weld, 1,01 050 .
Man Anacl dan Man KaMpasan AM
B - &aka
A . Sat, Gun Anad
K Cub Am
Laporan Tuntutan Elaun Lebih Masa
Statistik permohonan tuntutan perjalanan dan tuntutan kerja lebih masa adalah seperti
jadual yang berikut :
Jadual 1.4 : Permohonan Tuntutan Perjalanan
Jumlah
Tuntutan
1,585
Tahun
Jumlah
Tuntutan
(Manual)
Jumlah
Tuntutan
(eClaim)
2011 1,585
2012 1,964 1,964
2013 1,969 1,969
2,101
451
2014*
2015
(sehingga
Februari)
1,196 905
451
* Modul tuntutan kerja Iebih masa mula digunakan pada Oktober 2014
Jadual t5 : Permohonan Tuntutan Kerja Lebih Masa
Melihat kepada statistik penggunaan Sistem eClaim melalui permohonan tuntutan perjalanan
dan kerja Iebih masa, pertambahan bilangan permohonan tuntutan menunjukkan bahawa
kesedaran pengguna untuk membuat tuntutan secara atas talian meningkat. Justeru itu,
Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan sebagai pemilik sistem komited dalam usaha
berterusan bagi menambah baik sistem dan mempelbagaikan penggunaanya di PSUKPP.
rt.slanntor Poeta." 1 Hot MA.
Linton Perlatonne. I loan 1 tarn Waal/Clown 'Bayamon Sewa
Kaneteroon Ponyonakalon Harlan
lunlattan Barynrnn Sewn Hale
an & Korajaan: 110% n
Kolayakon
Moon nr.rjnlnllnn LIMO,, Petignnqhotan bun Ink An } lama 1laysfame Hotel ituntutan
Kenderonn Askant lllarian / Elallal.Olg leayaran
Tontolan Flaynrnn Sewn Hotel (0sn)Mlnuo lojinq
Bayaran ki4arga Ikesq). Kelausan
ittus
P nthsdrnatan 6 CIAa, Kerajaan . (10.4 • 65.) k Kelayak,
Fe,
Han POnyinapan: Han
I attipirne
Male"
Sea urat tampon. Mesyliarat/Kursus/Serninar sebeturn simpan.
NM Mai Halle S15110
1 Sila pastikan Maklumat Pegawai (Pendapatan,Alamat&kendmaan) Dtkemaskim oleh Pentadtur Unit
Masing-Masing.
2 Sila pastikan pengesahan tuntutan disahkan oleh Penyelia/Ketua Unit/Ketua Bahagian sahaja.
iii) Elemen Signifikan
Maklum balas yang diterima dari pengguna sistem, paparan sistem yang lebih mesra
pelanggan telah ditambah baik.
Moklunint Perkero luntotnn
Penambahbaikan paparan bagi mengatasi kekeliruan dalam mengisi tuntutan hotel / lojing.
rwar,, Wharnad Srdui Mn Rosie Batman, Palma: I Kam
Nana enaaawnan. Caron. speak.. Senkawn lkewenow• LAM. Lotman.
Ruang paparan baru bagi menunjukkan maklumat terkini
Semakan atas pengiraan,kadar, dokumen perlu
dilakukan
Lulus
RAJAH 1.1 Hanya semakan dokumen perlu
dilakukan RAJAH 1.2
JKN
EFT
- Penjimatan masa/kos/sumber manusia
rE.,11.1priih p.J1J.j EYIEJLIJbli E.]:.;.111
10 minit
Sebelum Inovasi (Rajah 1.1)
Penyediaan dokumen (45 minit) 1) Menyediakan kenyataan tuntutan
(5 minit) 2) Menyemak kadar kelayakan
(30 minit) 3) Melengkapkan tuntutan dengan
pengiraan kelayakan tuntutan (10 minit)
4) Tuntutan Lengkap
Selepas Inovasi (Rajah 1.2)
Penyediaan dokumen (10 minit) 1) Menyediakan kenyataan tuntutan
(5 minit) 2) Menyemak kadar kelayakan
(TIADA) 3) Melengkapkan tuntutan dengan
pengiraan kelayakan tuntutan (5 minit)
4) Tuntutan Lengkap
Penyemakan dokumen (20 minit) 1) Terima dokumen tuntutan secara manual. 2) Penyemakan ke atas tuntutan. (Kenyataan, kadar kelayakan, jumlah perbatuan, pengiraan jumlah Tuntutan) (20 minit) 3) Dokumen lengkap. Penyediaan baucar.
Penyemakan dokumen (10 minit) 1) Terima dokumen tuntutan secara manual. 2) Penyemakan ke atas tuntutan. (Kenyataan, kE kelayakan, jumlah perbatuan, pengiraan jumlah Tuntutan) (10 minit) 3) Dokumen lengkap. Penyediaan baucar.
PENJIMATAN SEBANYAK 10 minit
Unit Kewangan dengan pendekatan inovasi kepada penyediaan tuntutan elaun perjalanan,
bersama-sama PTMKN telah memperkenalkan Sistem Tuntutan Elaun Perjalanan (eClaim)
bagi memudahkan kakitangan membuat tuntutan sekaligus mempercepatkan proses bayaran
tuntutan pada tahun 2009. Namun begitu, penggunaan Sistem eClaim bagi mengganti
kaedah manual ketika itu, kurang mendapat sambutan rentetan dari pelbagai masalah yang
timbul antaranya sistem tidak stabil dan kesukaran akses kepada sistem. Justeru itu kaedah
manual membuat tuntutan masih digunakan.
Tuntutan lambat diproses dari segi tempoh masa menyedia dan memproses
ditunjukkan pada Proses Aliran Kerja pada Rajah 1.1
Semua urusan berkaitan tuntutan perjalanan bagi PSUKPP dilakukan secara manual oleh
Unit Kewangan sebelum kewujudan Sistem eClaim. Masalah utama yang dihadapi ialah
apabila tiada keseragaman dari segi tulisan dan pengiraan tuntutan sekaligus menyukarkan
proses semakan dan pengesahan. Dokumen tuntutan juga perlu dikira secara manual oleh
pemohon sebelum dihantar kepada Unit Kewangan.
Masalah ini juga memberi kesan terhadap tempoh proses pembayaran kepada
pemohon. Selain itu, Unit Kewangan turut mengambil masa yang lama untuk menyediakan
laporan-laporan kewangan yang berkaitan dengan tuntutan.
Rentetan kepada masalah yang dihadapi, Unit Kewangan PSUKPP telah mengambil
inisiatif dengan mencadangkan pembangunan Sistem eClaim pada tahun 2007. Sistem
eClaim telah dibangunkan pada Oktober 2008 dan dilancarkan pada tahun 2009. Unit
Kewangan telah melaksanakan penggunaan eClaim secara berfasa pada tahun 2011 di
mana permohonan dokumen diterima secara atas talian dan manual.
Proses penambahbaikkan dan pengukuhan sistem dibuat secara berterusan
sepanjang tempoh perlaksanaan secara berfasa. Bermula pada tahun 2013, penggunaan
sistem secara keseluruhan telah dibuat dengan penguatkuasaan penghantaran dokumen
permohonan tuntutan hanya diterima melalui Sistem eClaim.
Pembangunan sistem ini sekaligus mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh
Unit Kewangan di mana pengiraan tuntutan dibuat secara automatik melalui sistem. Selain
itu, semua permohonan dokumen tuntutan diseragamkan dan permohonan dibuat melalui
sistem. Keseragaman permohonan dan pengiraan tuntutan secara automatik dalam sistem
banyak membantu Unit Kewangan membuat semakan dan pengesahan. Unit Kewangan juga
dapat mengelak dari menyemak dan mengesah tuntutan yang dimohon pegguna dengan
menggunakan pelbagai jenis tulisan dan pengiraan yang silap.
Selain semakan dan pengesahan dokumen tuntutan, sistem eClaim juga berupaya
untuk menjana laporan tahunan atau bulanan amaun tuntutan berdasarkan permohonan
tuntutan yang diterima. Penjanaan laporan secara atas talian adalah lebih cepat dan tepat
berbanding kaedah penyediaan laporan secara manual. Manfaat ini juga bukan sahaja
dinikmati oleh pemilik sistem malah kemudahan ini juga memberi manfaat kepada Unit /
jabatan dalam penyediaan anggaran bajet tuntutan berdasarkan permohonan tuntutan yang
diterima oleh sistem. Permohonan tuntutan kaedah manual berjaya dikurangkan dari 468
pada suku tahun pertama 2012 kepada 189 pada suku tahun pertama 2013.
Permohonan tuntutan melalui Sistem eClaim menunjukkan peningkatan daripada
44.15 % pada suku tahun pertama 2012 kepada 78.69 % pada suku tahun pertama 2013 dan
keberkesanan penggunaan Sistem eClaim dapat dilihat melalui perbandingan seperti jadual
berikut :
Bulan Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam & LuarNegara
2012 2013
Jumlah Manual e-Claim Jumlah Manual e-Claim
Januari 172 94 78 191 83 108
Februari 191 95 96 219 44 175
March 229 148 81 264 36 228
April 246 131 115 213 26 187
Suku Tahun 838 468 370 887 189 698
Jadual 1.6 : Penurunan Jumlah Tuntutan Kaedah Manual
Bulan'
Tuntutan Elaun Perjalanan Dalam & Luar Negara (%)
2012 2013
Manual e-Claim Manual . e-Claim
Januari 54,65 45.35 43,46 56.54
Februari 49.74 50.26 20.09 79.91
March 64.63 35.37 13.64 86.36
April 53.25 46.75 12.21 87.79 .
Suku Tahun 55.85 44.15 21.31 78.69
Jadual 1.7 : Peningkatan Peratusan Tuntutan Menggunakan Sistem eClaim
Unit Kewangan selaku pemilik sistem telah bekerjasama dengan Pusat Teknologi Maklumat
dan Komunikasi sebagai pasukan teknikal sentiasa menambahbaik mengikut keperluan
semasa pengguna. Sistem ini dibangunkan khusus bagi membantu proses kerja di Unit
Kewangan dan ternyata sistem ini telah memberi impak yang positif kepada pengguna
PSUKPP selepas penggunaan sepenuhnya selama dua tahun.
iv) Elemen Relevan
- Sumbangan kepada agenda organisasi/nasional
Dengan terlaksananya inovasi terhadap projek Sistem eClaim yang melibatka
kakitangan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, masalah-masalah yang timbul dapat diatasi
dan ditangani segera. Selaras dengan hasrat Kerajaan Negeri Pulau Pinang yang dizahirkan
melalui Visi : Menjadi Sebuah Organisasi Awam Bertaraf Antarabangsa Menjelang Tahun
2015, eClaim telah dilihat sebagai salah satu platforam terbaik untuk merealisasikan visi
berkenaan. Sekaligus, berada di landasan ke arah kerajaan elektronik (e-government)
menjelang Wawasan 2020.
Bintang Tahap
Kurang Memuaskan
Memuaskan
Baik
Cemerlang
2.6 Pengiktirafan diterima
Perlaksanaan eClaim di peringkat PSUKPP telah sedikit sebanyak memberi ruang
penambahbaikan dan manfaat kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan dalam
pengurusan kewangan yang Iebih efisien. Justeru itu, Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Kewangan telah diberi banyak pengiktirafan dan penghargaan di atas usaha-usaha yang
telah dilaksanakan. Pengiktirafan yang diberikan membuktikan pengurusan kewangan di
bawah Bahagian Khidmat Pengurusan dan Kewangan berada di tahap yang membanggakan.
Berikut adalah antara pengiktirafan yang diterima oleh Bahagian Khidmat Pengurusan dan
Kewangan :
i) Anugerah Indeks Akauntabiliti
Anugerah Indeks Akauntabiliti telah diperkenalkan oleh Jabatan Audit Negara
pada tahun 2007 bagi mentranfomasikan pengurusan kewangan kementerian,
jabatan dan agensi di peringkat persekutuan dan negeri serta meningkatkan
persepsi awam terhadap peranan jaqbatan audit negara dalam memantapkan
akauntabiliti awam. Melalui penarafan ini setiap agensi kerajaan yang diaudit
akan diberi indeks seperti berikut :
PSUKPP telah berjaya memperolehi 4 bintang dalam Anugerah Indeks
Akauntabiliti selama tiga tahun berturut-turut pada tahun 2011, 2012 dan 2013.
ii) Anugerah Inovasi Pengurusan Kewangan (AIPK)
Kejayaan atau kejatuhan sesebuah organisasi itu bertunjangkan kepada
pengurusan kewangannya yang mantap. Sejajar dengan itu Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Pulau Pinang sentiasa memastikan pengurusan kewangannya
sentiasa konsisten dan berkembang maju sejajar dengan perkembangan
teknologi maklumat. Justeru itu, anugerah ini diberi sebagai salah satu
pengiktirafan secara formal kepada Agensi Kerajaan yang telah menunjukkan
hasil inovasi dalam pengurusan kewangan. PSUKPP telah dianugerahkan Naib
Johan bagi Anugerah Inovasi Sektor Awam Peringkat Negeri Pulau Pinang pada
tahun 2010.
iii) Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif Peringkat Pejabat Setiausaha
Kerajaan Negeri Pulau Pinang
Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) adalah bertujuan untuk
melahirkan warga PSUKPP yang berfikiran kreatif dan inovatif dalam
menghasilkan inovasi, memperkenalkan sistem dan cara kerja baru serta
menjana kecemerlangan organisasi melalui pendekatan kreativiti, inovasi dan
penciptaan nilai (value creation) serta memupuk kerjasama di kalangan warga
organisasi Justeru itu, kumpulan FAST TRACK dari Unit Kewangan telah
ditubuhkan dan memperolehi tempat ketiga serta persembahan terbaik dalam
anugerah tersebut di peringkat PSUKPP pada tahun 2013. Tajuk projek yang
dibentangkan adalah "Tuntutan Perjalanan Yang Lambat Diproses''. Kejayaan ini
membuktikan penggunaan Sistem tuntutan eClaim telah memperolehi
pengiktirafan di peringkat pengurusan PSUKPP sekaligus meninggalkan impak
positif terhadap pengurusan kewangan peringkat PSUKPP.
Keberkesanan sistem eClaim juga turut mendapat perhatian daripada MAMPU
semasa pengauditan Star Rating. Hasil daripada saranan MAMPU, PSUKPP
telah menerima lawatan daripada PSUK Selangor untuk melihat keberkesanan
penggunaan eClaim di PSUKPP. Selain itu, PSUKPP juga menerima
permohonan daripada Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Pulau Pinang (JKSN),
Jabatan Audit Negara dan PSUK Terengganu untuk memberi taklimat berkaitan
keberkesanan penggunaan Sistem eClaim. Susulan sesi perkongsian dengan
KOMP.. AN FAST TRACK
PEMENANG TEMPAT KETIGA
ENSYEN KUMPUI AN INOVATII DAN KNEATIF PERINGKAT PFJARA I SLIP/131SM. KERAJAAN
NEGERI PULAU PINANG TAHUN 2013
61•1111/11
*0 :17,5.66,, ,u4A6RA .s.ecoANNA
;11 eft :412.61.010/166..11
106 6.16 .0111 -ars•zis-
Ry 14. JR11.63661916. A6 6161
yea odorwr-,....
111.111111006. 11111E611.11 16,66...16 PEN011671.FAM KEND.16 61/6.11.7.10■00111NLEY.0-60. YANG BERJAVA IRENCAPAI 11.161/611 MD.!
...AT NI. AAA rulum 6.6
2 ComiownAire Nox. Jon., eavam. ms.u. FF1 6.8,515.16661
Horni Porw6,-.. /16116•111 MUT... No ES7 Moor Saw.
66.666 1:11413 002 00 16610160110610 666.1 .41.4,41., 4.0.130. A....... re66 .... TO. ..A. ...AA • I.A.,
S.616611666 w4.16 666.1616..nan Fmmlay..6.61[FT
. 66KAA AKARATABArti.... 11.101101116,16 W..'
- . CM11=01•1 1.■1.1i1111.11.. [Mem.
ANUGERANKECE6JERIANGAN PENGURUS.IKEINNVGAN
FIERDASARKANINDEKSAKALINTABIL131 TAM. 2012
PEJABAT SI:TIM:SAHA KERAJA.AN NEGF.RI NAM, FINAAG
JKSN, pihak JKSN telah mula mengguna pakai eClaim dalam proses tuntutan
perjalanan di jabatan pada tahun 2014.
2.7 Gambar-gambar berkaitan
I
gFKAI601166P.FAUDOGAIGGGAAGGISUGUGGFKAGAJFS1GGF6666-.11
ANUGERAH KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN
BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI
TAHUN 2011
Pejabai Seiiausana herajaan Negeri Pulau Pinang **** BERTARAF 4 BINTANG
TAN SRI DAT& SETA NAJI .15.1 BIN BURRO
Netua Audrt Negara Malaysla
1 Woe 2012
2 dr,...,modofxwaurardrautzudix,oncradnumarx.,,,,,,dedexar:
KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG
Pdia- HRF7GfgfRN Dm-pan ...okovtorlyo
Yampa. Negen Pulou ISnano menoanuaantkon AV pARPARIORRA
Moped°
PEJABAT SETAUSAHA KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG
sehopoi
NASD JOHAN
i kologori
leAnuserah Inevaal MN/unman
Kowangan (AIM soon..
ANUGERAH NOVAS! SEKTOR AWAM PERINGKAT NEGERI PULAU PINANG
TAHUN 2010
IaBtAe
D., Faris. BM Dams 5.11. 666610..... 169.11 '
P661666 /660•66P
3.0 PENUTUP
Sistem eClaim yang dilaksanakan telah menjadi medium kepada Bahagian Khidmat
Pergurusan dan Kewangan melaksanakan inovasi terhadap proses kerja sedia ada. Selain
itu, Sistem eClaim juga telah berjaya mencapai sasaran yang ditetapkan sejajar dengan tiga
teras utama pengurusan kewangan, efisien, value for money dan CAT (Cekap, Akauntabiliti,
Telus) dalam memenuhi kehendak & kepuasan stakeholder serta mendukung hasrat kerajaan
ke arah kerajaan elektronik (e-government) secara amnya dan selangkah lebih dekat bagi
mencapai visi kerajaan negeri untuk menjadi sebuah organisasi awam bertaraf antarabangsa
menjelang tahun 2015 sekaligus ke arah Wawasan 2020.
