Download - FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
1/77
NAMA ROZI BINTI TAMIN
NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR
GRED N41
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR
TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006
TARIKH PENEMPATAN(Tarikh penempatan di Bahagian /Seksyen / jabatan berkenaan)
27 MAC 2006
NO. TELEFON 03-8947 2027
EMAIL [email protected]
FAKS 03-8942 6468
TARIKH DIBUKA
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI -
FAIL MEJA
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
2/77
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atauportfolio tugas.
FAIL MEJA Halaman: 2
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
3/77
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
(a) Maklumat organisasi;
(b) Struktur organisasi;
(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(d) Struktur organisasi PTJ;
(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawaipegawai lain;
(f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);
(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);
(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan;
(i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);
(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;
(k) Senarai borang-borang yang digunakan;
(l) Norma-norma kerja;
(m) Senarai tugas dan tanggungjawab;
(n) Senarai tugas harian.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan
jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masapertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua PusatTanggungjawab (PTJ) .
4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail inidikaji semula dan dikemaskini:-
(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan
(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA Halaman: 3
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
4/77
ISI KANDUNGAN
Bil Perkara Halaman
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
1.1 Latar belakang UPM
1.2 Punca kuasa
1.3 Objektif penubuhan UPM
1.4 Visi UPM
1.5 Misi UPM1.6 Matlamat UPM
1.7 Piagam pelanggan UPM
5
5
6
6
6
6
7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
3.1 Latar belakang PTJ
3.2 Fungsi utama
3.3 Dasar Kualiti
3.4 Wawasan
3.5 Misi
3.6 Matlamat
3.7 Piagam Pelanggan
9
9
10
10
10
10
12
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ
4.1 Carta Organisasi PTJ
4.2 Objektif Kualiti PTJ
13
14
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAIDENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
18
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30
FAIL MEJA Halaman: 4
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
5/77
Bil Perkara Halaman
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50
9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANGDIPERLUKAN
65
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69
13.0 NORMA-NORMA KERJA 71
14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75
FAIL MEJA Halaman: 5
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
6/77
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1.1 LATAR BELAKANG
Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti
Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya
adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan
Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu
Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan
dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikantumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam
bidang pertanian dan bidang yang berkaitan.
Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada
kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan
sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan
sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang
sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya
kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana
Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu
langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi
yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping
berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi
kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.2 PUNCA KUASA
1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);
1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)
1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan
1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.
FAIL MEJA Halaman: 6
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
7/77
1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN
Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang
berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti
penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuahnegara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia
tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan
Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.
1.4 VISI
Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5 MISI
Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang
memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan
dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia
dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
UPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan
wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu
dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap
objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan
masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan
berusaha untuk terus maju;Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan
kemahiran insaniah;
Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang
terkemuka;
Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan
pendidikan dan penyelidikan pertanian;
Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
FAIL MEJA Halaman: 7
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
8/77
cemerlang;Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
amalan terbaik;Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti
secara cekap dan berkesan;Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; danMatlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni
1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI
Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan
budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan
profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam
aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan
perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik
yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana
pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan
ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang
dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara
secara menyeluruh;
Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan
serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan
kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk
membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan
kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua
warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama
untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.
FAIL MEJA Halaman: 8
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
9/77
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM
TIMBALAN NAIB
CANSELOR (AKADEMIKDAN ANTARABANGSA)
NAIB CANSELOR
TIMBALAN NAIBCANSELOR
(PENYELIDIKAN DANINOVASI)
TIMBALAN NAIB
CANSELOR (HAL EHWALPELAJAR DAN ALUMNI)
TIMBALAN NAIBCANSELOR (JARINGAN
INDUSTRI DANMASYARAKAT)
PENDAFTAR
KETUA PUSTAKA
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
10/77
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR
Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras denganpenubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagianyang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yangmelibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.
Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakanfungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yangterbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusansumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya
kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi,Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalampengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistempenyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapatdisediakan.
3.2 FUNGSI UTAMA
Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, PejabatPendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:
a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia,akademik dan pentadbiran umum di Universiti;
b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan denganPelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syaratPerkhidmatan pekerja Universiti;
c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusansumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am diUniversiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran
mengenainya;
d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yangmelibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;
e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakansebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengansewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah danPeraturan.
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
11/77
3.3 DASAR KUALITI
Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasarkualiti Universiti Putra Malaysia.
Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem PengurusanKualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia,perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan,perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dankerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagimenyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesionalmelalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untukmemenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008
3.4 WAWASAN
Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlangdengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan,perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dankesenian selaras dengan wawasan UPM.
3.5 MISI
Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumbermanusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan
serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.
3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR
(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja
dengan cemerlang;i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga
kerja yang cemerlang pada semua peringkat
Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara
kontrak yang lebih berdaya saing untuk
menarik individu berpengalaman luas
dalam industri;
Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;
Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai
akademik adjung dan tenaga pakar;
Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut
skim perkhidmatan;
Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai
FAIL MEJA Halaman: 11
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
12/77
yang lebih berkesan; dan
Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara
dua hala pada peringkat antarabangsa
(Pembangunan Staf).
ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat,sihat, kondusif dan ceria.
Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek
kebajikan kerja yang lebih terjamin;
Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk
pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan
persekitaran kerja;
Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh
menjamin keselamatan dan kesihatan
staf; dan
Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan
psikologikal untuk persekitaran kerja
yang sihat/ceria.
(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti
berteraskan amalan terbaik.
i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban
dan kecekapan
Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti
dalam pengurusan kewangan dan
pentadbiran entitiii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti
Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang
diselaraskan dengan kriteria AKPM
FAIL MEJA Halaman: 12
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
13/77
3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR
a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;
b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;
c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;
d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepatimasKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohonselewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik diterima;
e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohonselewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;
f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada pesertadalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerimakelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai KursusInduksi;
g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calonselewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehidaripada PPU/KPT;
h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelumbersara;
i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14
bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yangditetapkan;
j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas
melapor diri; dan
k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawabselewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.
FAIL MEJA Halaman: 13
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
14/77
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
15/77
4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Objektif Kualiti
1. Kawalan Dokumen Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya
sekali dalam setahun
2. Audit Dalaman Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman
berkurangan 20% dari tahun sebelumnya
3.TindakanPembetulan
Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangkapanjang) dari tarikh surat diedarkan.
5.TindakanPencegahan
Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
6.
Kepuasanpelanggan,analisa,pengukuran danpeningkatan
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalamanpada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaranpada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)
8.
Perolehan danpembayaran(Bekalan,Perkhidmatan danKerja)
Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4kali setahun
Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagianalisis penilaian prestasi pembekal
10.
Perkhidmatan
TeknologiMaklumat
Memastikan tempoh baikpulih dalaman untukperkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untukperkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas(15) hari bekerja
Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminantempoh baikpulih
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi
server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasidilakukan selewat-lewatnya 4 jam
Memastikan baikpulih akibat gangguan operasiaplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lainboleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukanselewat-lewatnya 2 hari bekerja
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasikerosakan yang serius serta memerlukan pertukaranaliran serta fungsian sistem atau pemasanganperalatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam
tempoh lima (5) hari bekerja16. Latihan Staf Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang
menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari
FAIL MEJA Halaman: 15
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
16/77
Bil. Proses Objektif Kualitisetahun
Memastikan 80% latihan yang dijalankanmengikut takwim tahunan
18. Pelantikan staf
Memastikan tempoh iklan dikeluarkandalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima
Pengiklanan jawatan kosong (Akademik)dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Pengiklanan jawatan kosong (BukanAkademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Memastikan surat tawaran dikeluarkanselewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerjaselepas tarikh menerima petikan minit mesyuaratPihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasamelantik
Memastikan pengisian kekosongan jawatankerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongantersebut.
Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah94% dari waran yang diterima.
Kadar pengisian jawatan (BukanAkademik) adalah 94% dari waran yang diterima.
24.Pengesahan Dalam
Jawatan
Memastikan staf dapat disahkan jawatandalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelahmemenuhi semua syarat yang ditetapkan
25. Persaraan Memastikan pesara mendapat GCR padagaji terakhir sebelum bersara
26. Kenaikan Pangkat
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6hari bekerja selepas waran diterima
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat(bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes
persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kespenamatan perkhidmatan
Surat pemakluman kenaikan pangkat (BukanAkademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5)hari bekerja selepas menerima petikan MinitMesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (PihakPengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti)atau arahan Pihak Berkuasa Melantik
Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik)dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerjaselepas menerima petikan Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik (Pihak PengurusanUniversiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan PihakBerkuasa Melantik
FAIL MEJA Halaman: 16
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
17/77
Bil. Proses Objektif Kualiti
30. Kursus Induksi
Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kalisetahun
Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri
Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh
10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerimakelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orangPanel Penilai Kursus Induksi
33. Cuti belajar Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50%
daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi
34. Kaunseling Staf
Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kesyang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepaspenerimaan kes
Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang
dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalamtempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir
Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling padatahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk
Menganjurkan program berbentuk pencegahan,pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6kali dalam setahun
38.Buku rawatanperubatan
Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan
buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan
39.
Perhidmatan
Perundang-undangan
Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrakperkhidmatan dengan menghantar notis tuntutandalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerjasetelah menerima arahan yang lengkap daripadaSeksyen Latihan Akademik
Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidaktertunggak bagi kes pelanggaran kontrakperkhidmatan bagi penama yang telah bersetujuuntuk membuat pembayaran secara ansuran
Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadirbertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpasebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerjasetelah menerima laporan bertulis yang lengkapdaripada PTJ
Memaklumkan keputusan dan melaksanakanhukuman yang diputuskan oleh JawatankuasaTatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 haribekerja setelah keputusan Mesyuarat JawatankuasaTatatertib dibuat.
FAIL MEJA Halaman: 17
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
18/77
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
Ketua SeksyenPuan Rozi Tamin
Penolong Pendaftar, N41
Cik Mahmudah AunudinPenolong Pegawai Tadbir, N27
Pn. Kasmaria Zawawi
Pem. Tadbir (P/O), N17
En. Mohd. Shafie MuhamadPem. Tadbir (P/O), N17
Pn. Siti Rohay
Pem. Tadbir (P
Pn. NoorainiPem. Tadbir (P
En. Michael Pitte
PengurusanKualiti
Pengurusa
& Reko
En. Wan Azman Wan OmarPendaftar
FAIL MEJA Halaman: 18
SEKSYEN JAMINAN KUALITI
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
19/77
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
1. Pendaftar / WakilPengurusanMerancang pelaksanaanSistem PengurusanKualiti (SPK) MS ISO9001:2000
Mengurus, menyelaras danmelaksanakan aktiviti SistemPengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:
a) Audit Dalaman dan AuditPersijilan SIRIM;b) Mesyuarat SemakanPengurusan (MSP) /Jawatankuasa Jaminan Kualiti(JKJK) Induik, MesyuaratJawatankuasa Dokumentasi,Mesyuarat JawatankuasaKepuasan Pelanggan;c) Latihan dan BengkelPenyediaan/semakan Dokumen.
Tiada Penyelaras Audit/(PA)/Timbalan PA Merancang program audit
dan memastikan auditdilaksanakan mengikutperancangan.
Memastikan tindakanpembetulan/pencegahan bagiLaporanKetidakpatuhan(NCR)/Cadangan penambahbaikan (OFI)dilaksanakan mengikuttempoh yang ditetapkan.
Ahli JKJK Induk/MSP Menyediakan laporan
mengikut agenda yangditetapkan.
Penyelaras Latihan Staf(PLS)/Timbalan PLS Membuat analisis
keberkesanan latihan stafyang menghadirilatihan/bengkel.
FAIL MEJA Halaman: 19
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
20/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
menyelaras danmelaksanakan aktiviti SistemPengurusan Kualiti PejabatPendaftar
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Memastikan persediaan
audit, mesyuarat, latihan danbengkel dilaksanakan denganlancar.
FAIL MEJA Halaman: 20
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
21/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
2. Pendaftar / WakilPengurusanMeluluskan danmengesahkan DokumenMS ISO 9001:2008
Mengurus, mengawal, menyelenggaradan memantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008dan sistem ISO INTRANET.
Tiada Timbalan Pegawai KawalanDokumen (TPKD) Mengurus, mengawal,
menyelenggara danmemantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO9001:2008 di entiti masing-masing.
Ketua Seksyen/Unit Menyedia/menyemak
dokumen operasi masing-masing dan membuatpermohonan pindaandokumen kepada PKD/TPKD.
Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus,mengawal, menyelenggara danmemantau dokumen SistemPengurusan Kualiti MS ISO9001:2000 dan sistem ISOINTRANET.
Penolong Pegawai TeknologiMaklumat Penambahbaikan sistem
ISO INTRANET.
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyelenggara dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti MSISO 9001:2008
FAIL MEJA Halaman: 21
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
22/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
3. Pendaftar / WakilPengurusanMemastikanmaklumbalas pelanggandiuruskan mengikutprosedur yangditetapkan supayaperkhidmatan dapatditingkatkan.
Mengurus, menyelaras danmenganalisa maklumbalas pelanggan
Tiada Timbalan PenyelarasKepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus, menyelaras
dan menganalisamaklumbalas pelanggan dientiti masing-masing
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
menyelaras dan menganalisamaklumbalas pelanggan
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyemak dan
merekodkan maklumbalas.
4. PendaftarWakil PengurusanMemastikan kajiankepuasan pelanggandiuruskan mengikutprosedur yangditetapkan supaya
perkhidmatan dapatditingkatkan.
Merancang, mengurus, menyelarasdan menganalisa Kajian kepuasanpelanggan dalaman dan luaran PejabatPendaftar
Tiada Timbalan PenyelarasKepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus Kajian
kepuasan pelanggan dalamandan luaran Pejabat Pendaftardi entiti masing-masing
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan
menganalisa kajian kepuasanpelanggan
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mengedar dan
merekodkan borang kajiankepuasan pelanggan.
FAIL MEJA Halaman: 22
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
23/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
5. PendaftarMemastikan sistempengurusan rekodPejabat Pendaftardilaksanakan dengansistematik
Merancang, mengurus dan memantausistem pengurusan rekod PejabatPendaftar
Tiada Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus danmemantau sistem pengurusanrekod Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir(Perkeranian dan Operasi)Menyelenggara dan memeliharafail dan rekod
Pembantu Am PejabatMembantu menyelenggara danmemelihara fail dan rekod
Pekerja AwamMembantu menyelenggara danmemelihara fail dan rekod
6. Pendaftar/WakilPengurusan/KetuaPTJ/Timbalan WakilPengurusanMemastikan semuatindakan yang diambil
bagi tindakanpembetulan, tindakanpencegahan danketidakpatuhanproduk/perkhidmatanadalah berkesan dantidak berulang.
Mengumpul, menyelaras danmengambil tindakan susulan bagilaporan tindakan pembetulan,tindakan pencegahan, danketidakpatuhan produk/perkhidmatan
Tiada Timbalan Wakil PengurusanMelaporkan status tindakanpembetulan, pencegahan danketidakpatuhan di entiti masing-masing
Ketua Seksyen/Unit Merekodkan tindakan
yang dibuat danmenyerahkan kepada WPatau TWP masing-masing.
FAIL MEJA Halaman: 23
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
24/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,
menyelaras dan mengambiltindakan susulan bagi laporantindakan pembetulan,tindakan pencegahan, danketidakpatuhanproduk/perkhidmatan,tindakan pencegahan dantindakan ke atasketidakpatuhanproduk/perkhidmatan.
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Menyedia dan
merekodkan borang-borangyang telah lengkap kedalamfail-fail yang berkaitan.
FAIL MEJA Halaman: 24
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
25/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
7. Naib CanselorMempengerusimesyuarat PIN, JKP danPPMKB danmengesahkan laporanuntuk dihantar ke KPTM
PendaftarMemastikan
pelaksanaan pelaporanPIN, JKP dan PPMKB diUPM berjalan lancar.
Mengumpul/menyediakan, menyelarasdan memantau pengurusan pelaporan(*PIN, JKP, dan PPMKB) keKementerian Pengajian Tinggi
* PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: JawatankuasaKeutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: PasukanPetugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
Tiada Pegawai Pelapor di PTJ Menyediakan laporan dan
mengambil tindakan di setiapPTJ masing-masing melaluiSistem Pelaporan IntegrasiUPM (SPIN).
Ketua Bahagian/SeksyenPejabat Pendaftar Menyediakan laporan aktiviti
berkaitan.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu
mengumpul/menyediakan,menyelaras dan memantaupengurusan pelaporan (*PIN,JKP, dan PPMKB) keKementerian PengajianTinggi.
8. Naib CanselorMemantau kemajuanUPM ke arah AKPM 2010
dan menerima laporanpelaksanaan.
PendaftarMempengerusikanmesyuaratJawatankuasa AKPM danmemastikanpelaksanaan aktivitimengikut kriteria AKPM.
Mengurus, memantau danmengemaskini maklumat pelaksanaantindakan berkaitan kriteria Anugerah
Kualiti Perdana Menteri (AKPM)
Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM Mengumpul, melapor dan
melaksanakan aktiviti
berdasarkan kriteria AKPM.
Ketua Bahagian/SeksyenPejabat Pendaftar Mengumpul, melapor dan
melaksanakan aktivitiberdasarkan kriteria AKPM.
FAIL MEJA Halaman: 25
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
26/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
memantau danmengemaskini maklumatpelaksanaan tindakanberkaitan kriteria AnugerahKualiti Perdana Menteri(AKPM).
9. Naib CanselorMengesahkan danmeluluskan PelanIntegriti Organisasi(PIO) UPM yangdibangunkan untukdilaksanakan
PendaftarMemantaupembangunan PIO UPMsupaya selaras denganPelan Integriti Nasionaldan PIO Kementerian
Pengajian TinggiMalaysia
Membangunkan dan memantaupelaksanaan Pelan Integriti Organisasi(PIO) UPM
Tiada Ketua PTJ UPM Memastikan pelaksanaan dan
memantau aktiviti/programselaras dengan PIO.
Pegawai Pelapor di PTJ Melaporkan pelaksanaan PIO
di PTJ pada setiap sukutahun.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu membangunkan
dan memantau pelaksanaanPelan Integriti Organisasi
(PIO) UPM.
Pembantu Am Pejabat Mengedarkan PIO yang telah
diluluskan oleh Jawatankuasake semua PTJ UPM
FAIL MEJA Halaman: 26
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
27/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
10.
PendaftarMemastikan semua stafUPM mempunyai FailMeja
Memantau ke atas pengwujudan danpelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM
Tiada Ketua PTJ/WakilPengurusan Memantau pelaksanaan fail
meja staf PTJ .
Pegawai Pelaksana Fail Mejadi PTJ Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail mejasetiap staf di PTJ masing-masing.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu memantau ke
atas pengwujudkan danpelaksanaan fail meja di UPM
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini
rekod dan statuspenyediaan / kemaskini failmeja staf UPM
FAIL MEJA Halaman: 27
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
28/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
11.
PendaftarMemastikan semua stafPejabat Pendaftarmempunyai Fail Meja
Mengurus, melaksana dan memantaupenyediaan Fail Meja (FM) staf PejabatPendaftar
Tiada Ketua Bahagian PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan fail
meja staf bahagian .
Ketua Seksyen PejabatPendaftar Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail mejasetiap staf di PTJ masing-masing
Membuat analisis statuspenyediaan fail meja danmenghantar kepada urussetia
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
melaksana dan memantaupenyediaan Fail Meja (FM)staf Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi)
Membantu mengemaskinirekod dan statuspenyediaan / kemaskini failmeja staf Pejabat Pendaftar
FAIL MEJA Halaman: 28
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
29/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
12.
PendaftarMemastikanpelaksanaan danpematuhan ke ataspiagam pelanggan danobjektif kualitidilaksanakan denganberkesan
Mengumpul, mengemaskini danmemantau pengukuran dan analisisPiagam Pelanggan dan objektif kualiti
Tiada Ketua Bahagian PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan dan
memastikan tindakanpembetulan danpenambahbikan dilaksanakan
Ketua Seksyen PejabatPendaftar Memantau pelaksanaan dan
menyediakan laporan secaraberkala
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,
mengemaskini danmemantau pengukuran dananalisis Piagam Pelanggandan objektif kualiti
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mengemaskini data-data
pengukuran piagam
pelanggan dan objektif kualitidan memaklumkan mengenaisebarang pindaan/semakan.
FAIL MEJA Halaman: 29
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
30/77
Bil.Tugas pegawai
atasan yang adahubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberiTugas pegawai lain yang ada
hubungan serta jenishubungan
13.
PendaftarMengesahkan senaraitugas dan cartaorganisasi PejabatPendaftar
Mengemaskini dan memantau senaraitugas dan carta organisasi PejabatPendaftar
Tiada Ketua Bahagian/KetuaSeksyen Menyemak dan
menyerahkan senarai tugasyang terkini untukdirekodkan.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengemaskini
dan memantau senarai tugasdan carta organisasi PejabatPendaftar
Pembantu Tadbir(Perkeranian/Operasi) Mendapatkan senarai
tugas yang terkini daripadaKetua Bahagian/KetuaSeksyen.
FAIL MEJA Halaman: 30
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
31/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABATPENDAFTAR
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/WakilPengurusan
2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran danKewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yangdisenaraikan pada tahun berkenaan.
Ketua SeksyenPentadbiran dan
Kewangan
3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan
4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahundan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluansemasa.
5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkanpada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.
6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu :
(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa
Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat JawatankuasaDokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa KepuasanPelanggan;
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
FAIL MEJA Halaman: 31
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
32/77
(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Indukentiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftardan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun
WakilPengurusan/Penyelaras
Audit
2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit DalamanPejabat Pendaftar.
Penyelaras Audit
3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkandiedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftarmengikut tempoh yang ditetapkan
4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yangakan dijalankan.
5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselarasdan tersedia.
6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikutjadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas
7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua JuruauditDalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian
8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perludiambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.
9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupanketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi
FAIL MEJA Halaman: 32
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
33/77
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCRkepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan
Pendaftar/WakilPengurusan
11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihakSIRIM selepas proses audit dijalankan.
12. Kemaskini rekod-rekod audit.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, MesyuaratJawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuaratSPK.
Pendaftar/WakilPengurusan
2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untukmesyuarat disediakan dan lengkap.
3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telahditetapkan
4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.
(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)
FAIL MEJA Halaman: 33
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
34/77
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yanghendak diadakan bagi keperluan SPK
Pendaftar/WakilPengurusan
2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 haribekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.
3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaiankeberkesanan latihan diakhir program
4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telahdiisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaianpeserta dan tindakan selanjutnya.
5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dandiselenggara
(* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)
FAIL MEJA Halaman: 34
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
35/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumendan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperticop Dokumen Terkawal). Tempat simpanan ini adalah diPusat Dokumen dan Rekod.
Pendaftar
2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utamadokumen terkawal.
3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualitisebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen(UPM/PEND/P001).
Pendaftar/WakilPengurusan
Standard MS ISO9001:2008
4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalamsistem ISO INTRANET.
5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANETmengunakan perisian macromedia.
Pen. Peg. TeknologiMaklumat
6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalamserver melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.
7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaandokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)
FAIL MEJA Halaman: 35
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
36/77
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
37/77
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu
i. Sahkan tindakan pembetulan yangtelah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatianatau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.
ii. Maklumkan kepada pengadu danrekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepadapengadu pada Bahagian D dalam Borang MaklumbalasPelanggan (PEND/BR01/MP).
5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log PenerimaanAduan (PEND/BL01/ADUAN)
6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan danpertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadanganatau pertanyaan yang dinyatakan pada BorangMaklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.
7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan suratkepada staf yang berkenaan.
8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam SenaraiUtama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).
9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftaruntuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)
FAIL MEJA Halaman: 37
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
38/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARANPEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman
Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau BorangKajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar(PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.
2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran PejabatPendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luarPejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu
(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terusdi kaunter perkhidmatan.
(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM
3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan PejabatPendaftar dan rekodkan dalam Log RekodPenyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan(PEND/BL01/KKP).
4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidikyang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data(UPM/PEND/P009).
5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.
FAIL MEJA Halaman: 38
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
39/77
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakantindakan pembetulan atau tindakan pencegahan denganMerujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005)atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).
7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan PelangganDalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atauBorang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabatpendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).
8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan diMesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa JaminanKualiti Induk Pejabat Pendaftar.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)
FAIL MEJA Halaman: 39
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
40/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABATPENDAFTAR
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
(a) Peminjaman Fail dan Rekod
1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagiproses peminjaman fail dan rekod.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduandan proses yang telah dikuatkuasakan.
3. Pantau proses peminjaman secara berkala denganmengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjamanfail dan rekod.
4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garispanduan peminjaman yang telah ditetapkan.
(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod
1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuaidan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun faildan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukandari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti diBilik Fail dan Bilik Arkib.
Pendaftar
2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secarafaktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.
FAIL MEJA Halaman: 40
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
41/77
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempatpenyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekodterpelihara dengan baik.
Penolong Pendaftar,Seksyen Pentadbiran &
Kewangan
(c) Pelupusan Rekod
1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacarapelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadualpemisahan rekod.
Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekodyang telah diasingkan.
Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendakdilupuskan.
Pendaftar Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari ArkibNegara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacarayang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari ArkibNegara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara2003 (Akta 629)
FAIL MEJA Halaman: 41
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
42/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN,TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan
pencegahan.2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan
Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang LaporanTindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).
3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) danbentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.
4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulanberdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telahditetapkan.
Pendaftar/WakilPengurusan
5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan padaSenarai Utama Status Tindakan Pencegahan(PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status TindakanPembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).
6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat
JKJK (PTJ).
7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalamMSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepadaProsedur Mesyuarat Semakan Pengurusan(UPM/PEND/P007) jika berkenaan.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan keatas Produk dan Perkhidmatan)
FAIL MEJA Halaman: 42
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
43/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DANPPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam
Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.
2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana diPTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.
3. Semak status penghantaran laporan dari PusatTanggungjawab melalui SPIN.
4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melaluiSPIN.
5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepadaPTJ.
6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahanmesyuarat.
7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jikaada).
Pendaftar
8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian TinggiMalaysia (KPT).
FAIL MEJA Halaman: 43
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
44/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DANOBJEKTIF KUALITI
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti PejabatPendaftar yang telah dibangunkan.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggankepada semua staf mengenai piagam pelanggan danobjektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster
3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektifkualiti setiap 6 bulan dan tahunan
4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektifkualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untukpenyediaan laporan
5. Terima data-data /laporan pencapaian objektifkualiti/piagam pelanggan.
6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telahdihantar oleh pegawai.
7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi
pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yangtidak mencapai sasaran.
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentangdalam mesyuarat
FAIL MEJA Halaman: 44
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
45/77
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat prosesperkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikutprosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan
10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaanpiagam pelanggan/objektif kualiti.
11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen,prosedur atau poster.
12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaanyang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yangsepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan
13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggaradengan baik.
FAIL MEJA Halaman: 45
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
46/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIAANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan
dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).
2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.
3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagijawatankuasa AKPM UPM.
Pendaftar
4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-halAKPM
5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepadapemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan,pengumpulan dokumen sokongan disediakan.
6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawaiyang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporankriteria AKPM
7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripadapegawai-pegawai yang bertanggungjawab
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentangdalam mesyuarat
FAIL MEJA Halaman: 46
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
47/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana failmeja dari semua PTJ di UPM.
2. Sediakan template format fail meja senarai semak dancarta analisis dan edarkan kepada semua pegawaipelaksana melalui email dan buletin.
3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepadapegawai pelaksana PTJ.
Pendaftar
4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semuapegawai pelaksana PTJ
5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail mejamengikut PTJ/UPM.
6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM padamesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti
FAIL MEJA Halaman: 47
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
48/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dancarta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua
bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.
2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail mejakepada ketua bahagian/seskyen.
3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketuabahagian/seksyen.
Pendaftar
4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail mejamengikut Bahagian/Seksyen.
5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftarpada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.
FAIL MEJA Halaman: 48
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
49/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.
Bil. Proses KerjaPegawai yang
Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-undang Peraturan
1.
Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk
membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM
2. Sediakan draf PIO
3.
Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikankeperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan IntegritiKementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelumdiserah kepada Jawatankuasa PIN UPM
4.Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPMuntuk semakan dan kelulusan
Naib Canselor,Pendaftar
5.Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh
jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semuastaf UPM
Pendaftar
6.
Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah
dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada stafUPM
Pendaftar
7.Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukandan tindakan
8.Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM padasetiap suku tahun
FAIL MEJA Halaman: 49
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
50/77
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yangMeluluskan/Dirujuk Seksyen Undang-undang Peraturan1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur
organisasi
2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yangberkaitan
Ketua Bahagian/KetuaSeksyen
3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, KetuaBahagian
4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagipenyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan failmeja
5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semuaperubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai
tugas mempunyai tarikh kuatkuasa
Pendaftar
6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepadastaf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan
7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggaradan dipelihara dengan baik
FAIL MEJA Halaman: 50
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
51/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
Perancangan AD
Buat pindaan berdasarkan
mesyuarat
Pindaan?
Sedia draf jadual aktivitiAD
Edar surat mesyuratkepada Jawatankuasa AD
Ya
Tida
k
Mesyuarat akanmengesahkan jadual AD
Edar surat makluman ADkepada juruaudit dan auditi
Buat persiapan untukproses AD
Majlis Pembukaan AD
Proses AD
Majlis Penutupan AD danpembentangan laporan AD
Kemaskini Rekod
Ambil tindakan pembetulan
Pastikan rekod AD lengkap
NCR ?
OFI
Tidak
Ya
1
Proses audit
Dapatkan maklumat pjuruaudit dan jadual a
pihak SIRIM
Edarkan jadual auditsemua staf
Ya
Buat persediaan audit(tempat mesyuarat, alatslide pembentangan, jamakan, papan tanda pr
dan lain-lain
Mesyuarat pembukaan
Mesyuarat penutupan
Dapatkan laporan adaripada Ketua Juru
Kenalpasti punca dlaksanakan tindak
pembetulan pada NCtindakan pencegahan p
Hantar laporan NCR kpihak SIRIM
Tindakanmemuaskan?
Buat pembayaran proskepada SIRIM (baha
pers ijilan)
Dapatkan sijil audit dar
Mula
(ii) AUDIT SIRIM(i) AUDIT
DALAMAN
2
3
10
9
8
7
6
5
4
11
15
14
13
12
17
FAIL MEJA Halaman: 51
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
52/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa JaminanKualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi,Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;
Mula
Keluarkan surat maklu
mesyuarat kepada semahli mesyuarat
Mesyuarat dapatdijalankan mengikut tarik
yang ditetapkan ?
Mesyuarat diadakandilaksanakan
Sediakan dokumen -dokumesyuarat yang diperlukan
Tentukan tarikh mesyuyang hendak dijalankan
Keluarkan Minit Mesyua
dalam tempoh 3 hari bekeselepas tarikh mesyuadijalankan
Edarkan minit mesyu
kepada semuamesyuarat dan petikan mimesyuarat untuk tinda
pegawai ybertanggungjawab
TIDAK
YA
5
Keluarkan suratmakluman penangguhanmesyuarat kepada semuaahli mesyuarat danmaklumkan penangguhantempahan bilik/makanan
FAIL MEJA Halaman: 52
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
53/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITISISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
Maklumkan kepada pesertamengenai Latihan/Bengkel kepada
peserta selewat -lewatnya 7 haribekerja
Menyediakan kelengkapan dankeperluan latihan/bengkel yang
akan diadakan
Tentukan tarikh, masa, tempat dan
penceramah (jika perlu) Latihan/Bengkel
Majukan borang penilaian
keberkesanan latihan kepada ketuaseksyen/PTJ peserta untuk tindakanselanjutnya (setelah tamat latihan/
bengkel yang diadakan ).
Laksanakan program mengikutjadual yang ditetapkan
Borang Penilaian KeberkesananLatihan (bagi latihan/bengkel)diedarkan kepada peserta
Mula
FAIL MEJA Halaman: 53
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
54/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAUDOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008DAN SISTEM ISO INTRANET
Mula
Sediakan tempat simpanan dokumen
Kenalpasti dan senaraikan dokumen
Kawal dan selenggara dokumen
Buat back-up softcopy dokumen
Buat pemantauan secara berkala
FAIL MEJA Halaman: 54
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
55/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALASPELANGGAN
Mula
Rekodkan Aduan
Aduan?Cadangan &Pertanyaan
Jika PenghaKeluarkanpenghar
Buat penjelasan danrekodkan pada
borang
Salurkan kepada TPKP/PYB
Jalankan siasatan
Sahih?
Kenalpasti punca &tentukan tindakan
Laksanakan tindakanpembetulan
Sahkan tindakan danmaklumkan kepada
pengadu
Kemaskini log aduan
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Terima dan kenalpastiMaklumbalas
Sedia atau kemaskini
Serahkan kepadaPYB
Kembalikan borang
kepada PKP/TPKP
1
2
4
5
6
7
8
9
10
16
11
12
13
14
3
FAIL MEJA Halaman: 55
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
56/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASANPELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR
Mula
Terima dan KumpulBorang
Pengukuran danAnalisis
Tidak
Edaran Borang 1
2
3
4MemenuhiKepuasan
Pelanggan?
Ya
Rekod dan Failkan
6
Laksana tindakPembetulan/Pencegahan
FAIL MEJA Halaman: 56
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
57/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSANREKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.
Merancang dan memantau
peminjaman, pemeliharaan danpelupusan fail dan rekod
(A) Peminjaman faildan rekod
(B) Penyelengaraan/pemeliharaan
Daftar dan rekod
dalam Senarai Daftar
Rekod
Susun setiap rekoddengan sistematik
mengikut label yang
telah ditetapkansupaya mudahkesan
Semak rekod yangtamat tempoh sim
tindakan dan keluark
rak untuk tujuan pe
rekod (rujuk
pemisahan rekodberkait an)
Hantar dan susun
tamat tempoh simptindakan ke Bilik Arkib
Kenalpasti kaedah
tatacara pelupusan
(rujuk Akta Arkib Nega
Lakukan kaedah & ta
pelupusan rekoddibenarkan
Dapat Sijil Peng
Pelupusan rekod
Lengkapkan borang
Peminjaman Rekod (PEND/
BR01/PINJAM-REKOD)Jumlah maksimum fail
yang dibenarkan adalah20buah fail
Semak borang permohonan
& sediakan fail-fail yang
dipohon
Maklumkan kepada
pemohon/sta f bahawa fail-
fail telah tersedia
Rekodkan peminjaman kedalam Log Pinjaman
Dokumen dan Rekod
(PEND/BL01/PDR)
Semak log pinjaman yang
telah melebihi tempoh
pinjaman 10 hari bekerja
Kemaskini rekod pada LogPinjaman Dokumen dan
Fail telah
dipulangkan keBilik Fail?
Beri surat
peringatan kepadapeminjam
YA
TIDAK
Pinjaman > 5
buah fail?
Serahkan borangpeminjaman kepada
Petugas sel ewat-
lewatnya 1 hari
sebelum tarikh
peminjaman
YA
TIDAK
Serahkan borang
peminjaman rekod/failkepada Petugas
1
Mula
Lulus?
Tempat penyimpanan
dan pemeliharaan
rekod mencukupi
Buat penyenaraian re
Fail dan rekod
terpelihara dari
musuh-musuh rekod
(rujuk Arkib Negara)
Baikpul ih kerosakan/
kemusnahan pada
rekod/ tempat
simpanan
(C) Pelupusan
Mohon kelulusan peldari Arkib Negara
Kemaskini reko
proses pelupusan
YA
Sediakan garis panduan dan
dokumentasi peminjaman
fail dan rekod
2
8
7
6
5
3
12
10
9
4
11
1
2
6
5
3
i
Dapatkan ma
prosedur pelupusan
Arkib Negara
FAIL MEJA Halaman: 57
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
58/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKANSUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKANPENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN
Mula
Kenalpasti Punca (bagi tindakanpembetulan) dan tentukan
Tindakan pembetulan /
pencegahan
Perlu TindakanPembetulan/Pencegahan?
Laksanakan Tindakan
Ya
Tida
Tidak
Terima Maklumat untukTindakan Pembetulan ,
Pencegahan danKetidakpatuhan
1
2
3
4
6
Tindakan
Berkesan?
Ya
Laporan
5
FAIL MEJA Halaman: 58
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
59/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAUPENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KEKEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
Urus Setia mendaftar/mengemaskini maklumat pelapor
dalam SPIN
Ketua PTJ boleh menyemaklaporan yang disediakan olehpelapor menggunkan ID yang
sama
Sistem akan kenalpasti statuslaporan
Urus Setia semak, saring dan pilihlaporan dari PTJ
Urus Setia memaklumkan kepada
pelapor bagi penyediaan laporanmelalui SPIN
Pelapor memasukkan maklumatmelalui SPIN menggunakan ID
Pengguna yang diberi
Pelapor boleh meneruskan prosesTransmit (Hantar) kepada urus
Setia
Lengkap?
Ya
Pelapor semak mamana ruangan yang
lengkap
Tidak
Mula
Semakan dan kelulusan Mesyuarat
1
2
3
4
5
6
8
9
10
FAIL MEJA Halaman: 59
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
60/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DANANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI
Terima data-data /pencapaian objektif kualiti
Mula
Semak kecukupan laporandihantar. Jika tidak medapatkan maklumat laporan te
Tamat
Ambil tindakan yang bersterhadap analisis laporan peobjektif kualiti/piagam pelangg
tidak mencapai sasaran
Pantau tindakan pembetulapiagam pelanggan/objektif kualtidak mencapai sasaran
Kumpul dan sediakankeseluruhan untuk dibentanmesyuarat
Kemaskini rekod-rekod laporan dan
pencapaian berkaitan piagampelanggan dan objektif kualiti
Kenalpasti piagam pelangobjektif kualiti Pejabat Pendafttelah dibangunkan
Maklumkan kepada semumengenai piagam pelangobjektif kualiti yang terkiniedaran surat/memo/poster
Analisis pencapaian piagam pe& objektif kualiti setiap 6tahunan
Sediakan template laporankualiti / piagam pelanggaedarkan kepada pegawaiberkenaan untuk penyediaan l
YaIsi borang CPD dan justifikasisemakan/pindaan bagi proses
Terima borang CPD dan bawa keMesyuarat untuk dibincang dankelulusan pindaan
Lakukan pindaan pada piagampelanggan / objektif kualiti
Maklumkan kepada semua stafberhubung semakan dan pindaanpiagam pelanggan/objektif kualiti dantarikh kuatkuasa
Ada semakan /
Lulus?
Tidak
Ya
16
15
14
13
17
FAIL MEJA Halaman: 60
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
61/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMATPELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAHKUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
Urus Setia mendaftar /mengemaskinimaklumat Jawatankuasa dan Pegawai yangbertanggungjawab menyediakan laporan(pelapor) dalam Sistem AKPMonline
Masukkan atau kemaskini laporanberdasarkan Kriteria yang telah ditetapkan .Masukkan maklumat pada ruangan STATUSSEMASA dan CADANGAN /TINDAKANPENAMBAHBAIKAN
Hantar laporan kepada Urus Setia melaluiproses TRANSMIT
Urus Setia memasukkan maklumat kriteria ,sub-kriteria, wajaran (Markah), Bahagianyang bertanggungjawab (BYB) dan Sasaran(KPI) dalam Sistem AKPMonline
Pelapor memasukkan maklumat melaluiAKPMonline menggunakan ID Pengguna danpassword yang diberi
Muatturun dokumen melalui proses UPLOADdan seterusnya pilih Skor (Star Rating ) iaitumengikut Skala 1 5 berdasarkan STATUSSEMASA yang dilaporkan
Perlu muatturundokumen sokongan?
Ya
Tidak
Mula
Semak laporan yang dihantar oleh Pelapormelalui Sistem AKPMonline
Kemaskini maklumat /laporan yang dihantaroleh Pelapor dan semak juga skor yang dipilih
Perlu kemaskinimaklumat/laporan?
Ya
Tidak
4
5
9
1
FAIL MEJA Halaman: 61
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
62/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAILMEJA (FM) STAF UPM
Laksanakan kurus Fail Meja (F
Beri taklimat pengurusan FM kepPegawai Pelaksana FM
Beri taklimat kepada semua staf dmasing-masing
Dapatkan nama Pegawai Pelaksandari Pusat Tanggungjawab (PT
Sediakan template Format FM , Se
Semak, dan carta analisis
Senaraikan semua staf di PTJ mamasing dalam Senarai Semak ya
disediakan
Mula
Sediakan FM berdasarkan templyang diberi dengan bantuan Peg
Pelaksana FM PTJ
Buat analisis keseluruhan
Terima laporan?
Ya
Tidak
10
Buat pemantauan dan analisis stpenyediaan FM Staf di PTJ berdas
senarai semak yang disediaka
Hantar laporan analisis statupenyediaan FM staf PTJ kepada
Setia secara berkala
11Maklumkan kepadaPegawai Pelaksana FM
FAIL MEJA Halaman: 62
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
63/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA(FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR
Laksanakan kursus Fail Meja (
Beri taklimat pengurusan FMkepada Ketua Seksyen/Ketu
Bahagian
Beri taklimat kepada semua staBahagian/Seksyen masing-mas
Sediakan template Format FSenarai Semak, dan carta anali
Senaraikan semua staf Pejaba
Pendaftar dalam Senarai Semyang disediakan
Mula
Sediakan FM berdasarkan tempyang diberi dengan bantuan Ket
Seksyen
Buat analisis keseluruhan statpenyediaan FM mengikut bahagi
seks en
Terimalaporan?
Ya
Tidak 9
Buat pemantauan dan analisistatus penyediaan FM Staf Seksberdasarkan senarai semak ya
disediakan
Hantar laporan analisis statupenyediaan FM staf Seksyen
kepada Urus Setia secara berka
Maklumkan kepadaKetua Seksyen
FAIL MEJA Halaman: 63
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
64/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DANMEMANTAU PELAKSANAANNYA.
Mula
Kenalpasti dan kummaklumat/bahan-bahan unmembangunkan PIO UPM
Semak draf PIO yang teldibangunkan untuk memastikeperluan Pelan IntegNasional (PIN) dipenuhi
Draf lulus?
Sediakan dokumen PIO yatelah diluluskan undimaklumkan kepada PTJ dstaf UPM
Serah draf PIO kepaJawatankuasa PIN UPM unt
semakan dan kelulusan
Sediakan draf Pelan IntegOrganisasi (PIO) UPM
Beri taklimat mengenai Pkepada staf UPM
Edar PIO
YA
TIDAKlakukan pembetulan/penambahbikan padadraf PIO
6
FAIL MEJA Halaman: 64
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
65/77
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)(*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTAORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
Dapatkan pengesahanPendaftar
Buat pemantauan padaperubahan staf/struktur
organisasi
Dapatkan maklumat staf
dari seksyen yang berkaitan
Ya
Tidak
Kemaskini carta organisasi
1
5
9
8
4
3
2
Edar surat makluman kepadaKetua Bahagian/Seksyen
bagi penyediaan/pengemaskinian senarai
tugas
Edarkan senarai tugaskepada Ketua Bahagian /Seksyen dan staf yang
berkaitan untuk simpanan
Terima senaraitugas?
Hantar suratperingatan kepad
pegawai yangberkenaan
Mula
FAIL MEJA Halaman: 65
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
66/77
9.0SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANGDIPERLUKAN
BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen
1.-
Panduan Pengurusan Pejabat (PekelilingPerkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)
2.-
Quality Management Systems Requirements (ISO9001:2008, IDT)
3.- Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia
4.- Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
5. - Akta Arkib Negara 2003
6.- Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)
FAIL MEJA Halaman: 66
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
67/77
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAUDOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN
SISTEM ISO INTRANET
Bil PerkaraTandakan
( )Catatan
1. Terima Borang Cadangan Pindaan/TambahanDokumen (CPD)
2.Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan
3.Pindaan pada dokumen
4. Pindaan pada Senarai Utama DokumenTerkawal.
5. Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan danPendaftar pada muka hadapan dokumen
6.Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET
7.Cetakan
8. Pengedaran dan penarikan dokumen (LogPengedaran dan Penarikan Dokumen)
9. Rincih dokumen
10.
Semakan dan Pengesahan Pegawai KawalanDokumen (PKD)
FAIL MEJA Halaman: 67
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
68/77
8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSANREKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.
Bil PerkaraTandakan
( )Catatan
1.Senarai rekod untuk dilupuskan
2.Borang (4) Arkib Negara
3. Majukan borang permohonan pelupusan keArkib Negara
4.Surat kebenaran pelupusan
5.Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)
6. Pelupusan rekod mengikut kaedah yangdibenarkan
7. Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari ArkibNegara
FAIL MEJA Halaman: 68
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
69/77
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Bil Jawatankuasa Keanggotaan
1.Jawatankuasa Anugerah Kualiti PerdanaMenteri Universiti Putra Malaysia
Setiausaha / Urussetia
2.Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional(PIN) Universiti Putra Malaysia
Setiausaha
3.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) IndukPejabat Pendaftar
Setiausaha
4.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK)Bahagian Sumber Manusia, Pejabat
Pendaftar
Setiausaha
5.Jawatankuasa Dokumentasi PejabatPendaftar
Pengerusi / Pegawaikawalan Dokumen
6.Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP)Pejabat Pendaftar
Penyelaras kepuasanPelanggan
7.Jawatankuasa Audit Dalaman PejabatPendaftar
Setiausaha
8.Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif
(KIK) Pejabat Pendaftar
Ketua
9.Jawatankuasa Laporan Tahunan UniversitiPutra Malaysia
Ahli / Sidangpengarang
10. Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN)Universiti Putra malaysia
Urus setia
11.Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP)dan Pasukan Petugas Bagi MengurangkanKarenah Birokrasi (PPMKB) Universiti PutraMalaysia
Urus Setia
12. Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFIDUniversiti Putra Malaysia Ahli
13. Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFIDUniversiti Putra Malaysia
Pengurus Projek
FAIL MEJA Halaman: 69
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
70/77
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan
2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan
3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman
4. PEND/BR01/AD 04Senarai Kehadiran MesyuaratPembukaan/Penutupan Audit Dalaman
5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman
6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan
7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD
8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan
9. PEND/BR01/CPDBorang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen(CPD)
10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen
11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan
12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan
13. PEND/BR01/KAJIAN 01Borang Kajian Kepuasan Pelanggan DalamanPejabat Pendaftar
14. PEND/BR01/KAJIAN 02Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran PejabatPendaftar
15.PEND/BR01/ PINJAM-REKOD
Borang Pinjaman Rekod
16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail
17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen
18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan
19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod
20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal
21. PEND/SE01/TERKAWAL(PTJ)
Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
FAIL MEJA Halaman: 70
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
71/77
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
22.PEND/SU01/DOKUMEN01
Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualitidan Prosedur)
23.PEND/SU01/DOKUMEN02
Senarai Utama Dokumen Terkawal(Borang/Log/Senarai Semakan/GarisPanduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)
24.
PEND/SU01/DOKUMEN
03
Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen
Rujukan)
25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti
26. -Senarai Utama Juruaudit Dalaman PejabatPendaftar
27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan
28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan
29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan
FAIL MEJA Halaman: 71
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
72/77
13.0 NORMA-NORMA KERJA
Bil. Kerja / Aktiviti / Projek Petunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)
1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)dengan berteraskan penambahbaikan berterusan.
(a) Melaksanakan SPK di semua entiti PejabatPendaftar.
i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan
Pengurusan sekali setahun.
KuantitiSekali
ii. Melaksanakan tindakan pembetulanpada Laporan ketidakpatuhan (NCR)audit SIRIM dalam tempoh yangditetapkan.
Masa3 bulan
iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas
Cadangan Penambahbaikan (OFI) auditSIRIM.
Masa4 bulan
iv. Melaksanakan audit dalaman Induk
sekurang-kurangnya sekali setahun.
KuantitiSekali
v. Melaksanakan kajian kepuasan
pelanggan Pejabat Pendaftar sekalidalam tempoh setahun.
KuantitiSekali
vi. Memberi akuan penerimaan
maklumbalas kepada pengadu.
Masa3 hari bekerja
(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara danmemantau dokumen SPK
i. Melaksanakan semakan semula dokumenSPK dalam tempoh setahun KuantitiSekali
ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK
dan sistem ISO Intranet setiap kaliperubahan dokumen selewat-lewatnya padahari tarikh kuatkuasa.
Masa1 hari
FAIL MEJA Halaman: 72
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
73/77
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi
(Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)
11. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti denganberteraskan integriti, keutuhan,kebertanggungjawaban dan kecekapan.
(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalampengurusan pentadbiran
i. Memastikan Jawatankuasa Pelan
Integriti Nasional (PIN), JawatankuasaKeutuhan Pengurusan (JKP), JawatankuasaPasukan Petugas Bagi MengurangkanKarenah Birokrasi (PPMKB) dan LaporanKajian Semula Sistem dan Prosedur SertaUndang-undang Peraturan bermesyuarat
Kuantiti4 kali setahun
ii. Melaporkan usaha-usaha
penambahbaikan berkaitan pengurangankarenah birokrasi untuk memudahkansesuatu urusan kepada pelanggan
Kuantiti4 kali setahun
iii. Membuat penilaian keberkesananusaha-usaha penambahbaikan (Outcomekeberkesanan hendaklah jelas dan telahmelaksanakan survei terhadap keberkesananpenambahbaikan yang telah dilaksanakan)
Kuantiti1 kali setahun
(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat
universiti untuk dihantar ke KementerianPengajian Tinggi (KPT)
i. Menghantar laporan ke KPT
setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang
ditetapkan
Masa3 bulan sekali
12. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.
(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yangdiperlukan dalam Anugerah Kualiti PerdanaMenteri (AKPM)
i. Mendapatkan dan mengemaskini data
berkaitan kriteria yang diperlukan daripadaentiti terbabit
MasaSetiap kali mesyuarat
ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua staf
Pejabat Pendaftar disediakan(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPMA1.3.c)
Kuantiti100% staf Pejabat
Pendaftar
MasaNovember 2009
FAIL MEJA Halaman: 73
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
74/77
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi
(Kuantiti / Kualiti /Masa / Kos)
iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudandan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf disemua Pusat Tanggungjawab UPM(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM
A1.3.c)
MasaSetiap bulan
iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi(PIO)(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)
Kuantiti1 PIO
MasaDisember 2009
13. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod
(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan
melupus fail dan rekod
i. Merekodkan dokumen yang diterima ke
dalam fail (Secara berpusat)
MasaDalam tempohsehari / 10 hari
bekerja
ii. Memelihara fail dan rekod dengan
sempurna
KualitiTiada fail rosak
iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Faildan penggunaan Bilik Fail
KuantitiTiada kes kehilangan
fail
iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Failyang telah tamat tempoh simpanan ke BilikArkib Pejabat pendaftar
Masa2 bulan selepas tamat
tempoh simpanan
v. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah
tamat tempoh simpanan arkib
KuantitiSekali dalam tempoh
setahun
FAIL MEJA Halaman: 74
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
75/77
14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Nama PusatTanggungjawab (PTJ)
: Pejabat Pendaftar
Nama Pegawai dan No. KadPengenalan : Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
No. Staf : A03200
Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)
Bahagian/Seksyen /Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti
Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar
Pegawai Penilai Kedua : -
Senarai Tugas dan Tanggungjawab:
1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti
Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);
2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem
Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ISO INTRANET ;
3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat
Pendaftar;
4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan
dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;
5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail danArkib Pejabat Pendaftar.
6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:a. tindakan pembetulan;b. tindakan pencegahan;
c. kawalan ketidakpatuhan produk.
7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN,JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;
(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan,PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)
8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakanberkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);
9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantaupelaksanaanya;
FAIL MEJA Halaman: 75
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
76/77
10. Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;
11. Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf PejabatPendaftar;
12. Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis PiagamPelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.
13. Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi PejabatPendaftar.
14. Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawahtanggungjawab Pegawai.
15. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009
Tandatangan dan cop KetuaPTJ/Bahagian
:
FAIL MEJA Halaman: 76
-
8/7/2019 FAIL MEJA ROZI-UPDATED 5.8.09
77/77
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :Bil Tugas Catatan
Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi ataumana-mana log tugas harian
