Download - Contoh Fail Meja

Transcript
Page 1: Contoh Fail Meja

KANDUNGAN FAIL MEJA BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Carta Organisasi Jabatan/Pejabat 1

2. Carta Organisasi Bahagian/Unit 2

3. Objektif Jabatan/Pejabat 3

4. Objektif Bahagian/Unit 4

5. Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-pegawai Lain 5 - 8

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti 9

7. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai 10

8. Carta Aliran Kerja 11

9. Senarai Semak/Checklist 12

10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 13

11. Senarai Undang-undang Dan Peraturan Yang Diperlukan 14

12. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 15

13. Norma Kerja 16

14. Senarai Tugas Harian 17

Page 2: Contoh Fail Meja
Page 3: Contoh Fail Meja
Page 4: Contoh Fail Meja

JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU

OBJEKTIF JABATAN

Objektif utama JKR Kuala Terengganu adalah :-

“ Menyerahkan projek yang menepati kualiti,

masa dan kos yang ditetapkan ”

Page 5: Contoh Fail Meja

JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU

OBJEKTIF

UNIT PENTADBIRAN

DAN KEWANGAN

Objektif Unit Pentadbiran dan Kewangan JKR Kuala Terengganu adalah :-

“ Memberi Perkhidmatan Bantuan Dalam

Urusan-Urusan yang Berkaitan dengan Pentadbiran,

Perkhidmatan, Kewangan dan Menyelaras, Perjalanan

Aktiviti-Aktiviti dalam Jabatan ”

Page 6: Contoh Fail Meja

NAMA : NORIZAN BINTI MALEK

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED

N22 (KUP)

BERTANGGUNG

JAWAB KEPADA : KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

SENARAI TUGAS :

1. Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan.

2. Memproses dokumen kakitangan baru dan bertukar.

3. Memproses dokumen pengesahan jawatan kakitangan.

4. Memproses kenaikan gaji kakitangan (Kew.8).

5. Memproses dokumen kemasukkan ke dalam berpencen.

6. Memproses perletakkan jawatan dan pelepasan dengan izin.

7. Memproses kenaikan pangkat kakitangan.

8. Memproses rayuan pelarasan gaji.

9. Menyelia dan mengemaskini rekod cuti.

10. Membantu menyediakan Laporan Prestasi Tahunan.

11. Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan Perjawatan

Persekutuan/SEPAKAT.

12. Memproses kursus, seminar dan peperiksaan.

13. Memproses borang pengisytiharaan harta kakitangan persekutuan.

14. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

Page 7: Contoh Fail Meja

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP)

TUGAS PEGAWAI ATASAN

YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG

DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI

LAIN YANG ADA HUBUNGAN

SERTA JENIS HUBUNGAN

JURUTERA DAERAH

Kelulusan dan pengesahan

semua urusan perkhidmatan

pegawai yang dijalankan di

Unit Pentadbiran & Kewangan

di Jabatan Kerja Raya Kuala

Terengganu.

KETUA PEMBANTU TADBIR

(KANAN)

Semakan semua urusan

perkhidmatan pegawai yang

dijalankan di Unit Pentadbiran

& Kewangan di Jabatan Kerja

Raya Kuala Terengganu.

1. Menjaga dan

mengemaskini Buku

Rekod Perkhidmatan.

2. Memproses dokumen

kakitangan baru dan

bertukar.

3. Memproses dokumen

pengesahan jawatan

kakitangan.

4. Memproses kenaikan

gaji kakitangan

(Kew.8).

5. Memproses dokumen

kemasukkan ke dalam

berpencen.

6. Memproses

perletakkan jawatan

dan pelepasan dengan

izin.

7. Memproses kenaikan

pangkat kakitangan.

8. Memproses rayuan

pelarasan gaji.

Menderaf dan taip

surat, sedia borang-

borang, dokumen

diperlukan dan fail

berkaitan.

PEMBANTU TADBIR

Proses berkaitan Laporan

Kenaikan Gaji (Kew.8).

PEMBANTU AM PEJABAT

Edar surat serta fail kepada

Pembantu Tadbir Rendah

penghantaran untuk edaran

PEMBANTU AM PEJABAT

(FAIL)

Simpan fail ke dalam rak fail

berkaitan

Page 8: Contoh Fail Meja

TUGAS PEGAWAI ATASAN

YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG

DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI

LAIN YANG ADA HUBUNGAN

SERTA JENIS HUBUNGAN

9. Menyelia dan

mengemaskini rekod

cuti.

10. Membantu

menyediakan Laporan

Prestasi Tahunan.

11. Mengemaskini

Pengakalan Data

berkaitan Perjawatan

Persekutuan/SEPAKAT.

12. Memproses kursus,

seminar dan

peperiksaan.

13. Memproses borang

pengisytiharaan harta

kakitangan

persekutuan.

14. Tugas-tugas lain yang

diarahkan dari semasa

ke semasa.

Page 9: Contoh Fail Meja

TUGAS PEGAWAI ATASAN

YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG

DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI

LAIN YANG ADA HUBUNGAN

SERTA JENIS HUBUNGAN

HUBUNGAN LUAR

i. Cawangan Keselamatan,

Jabatan Kerja Raya Malaysia.

ii. Cawangan Pendidikan &

Pengajian Tinggi, Jabatan

Kerja Raya Malaysia.

iii. Cawangan Pengurusan

Korporat, Jabatan Kerja Raya

Malaysia.

iv. Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia,

Kementerian Kerja Raya,

Malaysia.

Page 10: Contoh Fail Meja

6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

1. Peraturan Pentadbiran bagi urusan Meyediakan semua urusan persaraan pegawai dan

Kakitangan Negeri.

1.1. Perintah-perintah Am Bab ‘A”- 64

- Umur Persaraan

1.2. Peraturan-peraturan Pencen 1980

- Pemberian Pencen dan Ganjaran

- Tempoh-tempoh Perkhidmatan yang boleh dimasuk kira.

- Kad Persaraan.

1.3. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1996

- Kiraan Pencen dan Ganjaran (Termasuk Pencen Terbitan dan Ganjaran Terbitan)

Page 11: Contoh Fail Meja

7.0 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI

7.1 PROSES KERJA BAGI URUSAN MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN

BIL PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN/

DIRUJUK

PERATURAN YANG

BERKAITAN

1 Menerima Buku Rekod Perkhidmatan.

Ketua Pem.Tadbir

2 Mencatit apa-apa perubahan ke dalam

Buku Rekod Perkhidmatan.

Pem.Tadbir

(Perkhidmatan)

3

4

5

Hantar kepada Jurutera Daerah untuk

semakan dan ditandatangi.

Semak samada Buku Rekod

Perkhidmatan telah ditandatangi.

Simpan Buku Rekod Perkhidmatan ke

dalam Bilik Fail.

Jurutera Daerah

Jurutera Daerah

Pem.Tadbir

(Perkhidmatan)

Page 12: Contoh Fail Meja

8.0 CARTA ALIRAN KERJA

8.1 CARTA ALIRAN KERJA BAGI MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN

KAKITANGAN PERSEKUTUAN.

Terima Buku Rekod Perkhidmatan dan

Dokumen Sokongan.

Mencatit apa-apa perubahan ke dalam Buku

Rekod Perkhidmatan.

Hantar kepada Jurutera Daerah untuk

semakan dan ditandatangani

Tidak

Ya

Semak Buku Rekod Perkhidmatan samada

telah ditandatangani.

Proses kerja selesai

Page 13: Contoh Fail Meja

9.0 SENARAI SEMAK / CHECKLIST

9.1 SENARAI SEMAK/CHECKLIST BAGI MENGEMASKINI REKOD PERKHIDMATAN

KAKITANGAN PERSEKUTUAN

BIL TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN 1. Memeriksa Buku Rekod Perkhidmatan bagi Kakitangan

Persekutuan bagi Kumpulan Sokongan.

2. Mencatit apa-apa perubahan yang berlaku ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. 2.1 Pergerakkan Gaji Tahunan. 2.2 Keputusan Peperiksaan. 2.3 Pengesahan Dalam Jawatan. 2.4 Kemasukkan ke dalam Jawatan Baru dan Berpencen. 2.5 Kelulusan Lanjutan Tempoh Percubaan. 2.6 Berlakunya Pertukaran dan Perlantikan Baru. 2.7 Kenaikan Pangkat dan KPSL. 2.8 Pengurniaan Pingat dan Tindakan Tatatertib. 2.9 Kelulusan Pinjaman Komputer/Kenderaan/Perumahan dan Kelulusan Pengisytiharan Harta. 3.0 Kehadiran Kursus. 3.1 Kelulusan Tanggung Kerja.

3. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Jurutera Daerah.

4. Semak samada Buku Rekod Perkhidmatan telah ditandatangani.

5. Menympan Buku Rekod Perkhidmatan dalam Bilik Fail.

Page 14: Contoh Fail Meja

10.0 SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI

1. Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan Kakitangan Persekutuan.

1.1 Kenyataan Perkhidmatan.

2. Memproses Dokumen Kakitangan Baru dan Pertukaran.

2.1 Surat Tawaran Perlantikan Kakitangan Baru. 2.2 Borang Perihal Peribadi. 2.3 Borang Kew.8 bagi penyediaan gaji Kakitangan Baru dan Bertukar. 2.4 Sijil Gaji Akhir.

Page 15: Contoh Fail Meja

11.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

1. Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998

Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan

Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Di Peringkat Persekutuan , Negeri Dan

Daerah.

2. Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Siri 2 No. 1 Tahun 2000

Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Garispanduan

Pelaksanaan Dan Mekanisme Sistem Penyeliaan Program-Program Nilai Murni

3. P.U.(A) 176/2005 – Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat Dan

Penamatan Perkhidmatan) 2005

4. Perintah Am Bab B (ELAUN-ELAUN DALAM PERKHIDMATAN), Perintah Am Bab C (CUTI), Perintah

Am Bab E (RUMAH DAN BANGUNAN PEJABAT KERAJAAN, Perintah Am Bab F (PERUBATAN) dan

Perintah Am Bab G (WAKTU BEKERJA DAN LEBIHMASA)

5. P.U.(A)395/1993 – Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993

6. Tonggak Dua Belas – Penerapan Nilai, Norma Dan Etika Perkhidmatan

7. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 – Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi anggota

Perkhidmatan Awam Malaysia

8. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 – Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan

Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan tugas Rasmi (Tidak Termasuk

Anggota Tentara Dan Anggota Polis)

9. Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

10. Pekeliling-Pekeling Perkhidmatan

11. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan

12. Surat-Surat Pekeliling Perkhidmatan, Perbendaharaan, Jabatan Perdana Menteri dan lain-lain.

Page 16: Contoh Fail Meja

12.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

- T I A D A –

Page 17: Contoh Fail Meja

13.0 NORMA KERJA

BIL

JENIS KERJA

MASA YANG DIAMBIL

UNTUK SEMINGGU

JUMLAH UNIT YANG BOLEH

DIJALANKAN DALAM

SEMINGGU

1 Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod

Perkhidmatan.

30 minit 15 Unit

2 Memproses dokumen kakitangan baru dan

bertukar.

30 minit Ikut Keperluan

3 Memproses dokumen pengesahan jawatan

kakitangan.

45 minit 9 Unit

4 Memproses kenaikan gaji kakitangan

(Kew.8).

60 minit 6 Unit

5 Memproses dokumen kemasukkan ke dalam

berpencen.

30 minit 6 Unit

6 Memproses perletakkan jawatan dan

pelepasan dengan izin.

30 minit 6 Unit

7 Memproses kenaikan pangkat kakitangan.

30 minit 6 Unit

8 Memproses rayuan pelarasan gaji.

30 minit 6 Unit

9 Menyelia dan mengemaskini rekod cuti.

60 minit 12 Unit

10 Membantu menyediakan Laporan Prestasi

Tahunan.

30 minit 6 Unit

11 Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan

Perjawatan Persekutuan/SEPAKAT.

30 minit 6 Unit

12 Memproses kursus, seminar dan

peperiksaan.

30 minit 6 Unit

13 Memproses borang pengisytiharaan harta

kakitangan persekutuan.

30 minit 6 Unit

Page 18: Contoh Fail Meja

14.0 SENARAI TUGAS HARIAN

Nama : NORIZAN BINTI MALEK

Jawatan : PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP)

Tarikh :

Bil.

Tugas Saya Hari Ini Catatan


Top Related