1
Rujukan Kami : MQA 07/02 (30) Tarikh : 30 November 2010
ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 2/2010
PERATURAN PENANGGUNGAN KERJA BAGI KEKOSONGAN JAWATAN DI AGENSI KELAYAKAN
MALAYSIA (MQA)
Semua Pengarah Bahagian
Semua Ketua Unit
Semua warga MQA
1. TUJUAN
1.1 Arahan Pentadbiran ini bertujuan untuk menetapkan
peraturan urusan penanggungan kerja bagi
kekosongan jawatan di Agensi Kelayakan Malaysia
(MQA).
1.2 Arahan Pentadbiran ini menjelaskan tatacara urusan
penanggungan kerja apabila seseorang pegawai
dikehendaki menanggung kerja tugas jawatan lain
2
demi kepentingan perkhidmatan tertakluk kepada
kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Urusan penanggungan kerja di MQA dirujuk pada
Arahan Pentadbiran Bilangan 5/2009 (AP 5/2009) yang
disesuaikan daripada Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 17 Tahun 2007. Penanggungan kerja yang
dibenarkan melalui AP 5/2009 adalah untuk
kekosongan jawatan yang disebabkan pegawai cuti
bersalin.
2.2 MQA telah mengkaji semula peraturan penanggungan
kerja bertujuan untuk menambah baik
pelaksanaannya.
3. TAFSIRAN
Bagi maksud pemakaian Arahan Pentadbiran ini;
3.1 Hubungan taraf tinggi rendah ialah pertalian antara
jawatan dalam satu susunan kuasa (span of control)
yang berbeza taraf atau grednya. Jawatan yang lebih
tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia
jawatan yang lebih rendah.
3.2 Ketua Jabatan ialah mana-mana pegawai yang
bertanggungjawab mengetuai atau yang diarahkan
3
mengetuai bahagian termasuk unit-unit di Pejabat
Ketua Pegawai Eksekutif.
3.3 Pihak Berkuasa Melulus ialah pegawai yang diberi
kuasa meluluskan penanggungan kerja di MQA
berdasarkan Arahan Pentadbiran ini.
3.4 Kekosongan hakiki ialah kekosongan jawatan yang
wujud secara mutlak iaitu jawatan yang tidak
mempunyai penyandang kerana kenaikan pangkat,
bersara, meninggal dunia, meletak jawatan, dibuang
kerja, ditamatkan perkhidmatan, dilantik ke skim
perkhidmatan lain atau bertukar.
3.5 Kekosongan operasi ialah kekosongan jawatan
secara sementara kerana penyandangnya bercuti,
menjalankan tugas rasmi di luar pejabat, berkursus,
dipinjamkan atau ditukar sementara, memangku,
ditahan/digantung kerja atau tidak hadir bertugas dan
tidak dapat dikesan kecuali kekosongan kerana
pegawai bercuti melanjutkan pelajaran.
3.6 Penanggungan kerja ialah pelaksanaan tugas suatu
jawatan oleh seseorang pegawai di samping
melaksanakan tugas jawatannya sendiri bagi suatu
tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus.
4
4. PELAKSANAAN URUSAN PENANGGUNGAN KERJA
4.1 Penanggungan kerja bagi jawatan dari Gred 1 hingga
Gred 40 boleh dilaksanakan jika terdapat kekosongan
hakiki atau kekosongan operasi seperti di Lampiran A.
4.2 Penanggungan kerja bagi jawatan Gred 41 dan ke atas
hanya boleh dilaksanakan bagi kekosongan operasi
yang disebabkan cuti bersalin sahaja.
4.3 Arahan penanggungan kerja hendaklah dibuat secara
bertulis oleh Ketua Jabatan. Sekiranya kekosongan
melibatkan jawatan Ketua Jabatan arahan
penanggungan kerja hendaklah dibuat oleh pegawai
atasannya.
4.4 Tempoh penanggungan kerja hendaklah tidak melebihi
enam (6) bulan. Sekiranya ada keperluan, Ketua
Jabatan hendaklah membuat permohonan semula
kepada Pihak Berkuasa Melulus supaya pegawai
diluluskan untuk terus menanggung kerja.
4.5 Ketua Jabatan boleh memperakukan kepada Pihak
Berkuasa Melulus untuk penamatan penanggungan
kerja seseorang pegawai atau mengarahkan pegawai
lain untuk menanggung kerja jika difikirkannya perlu.
4.6 Jika penanggungan kerja pegawai terputus selama 14
hari atau lebih berturut-turut, Ketua Jabatan hendaklah
membuat perakuan baru kepada Pihak Berkuasa
5
Melulus sama ada meneruskan penanggungan kerja
pegawai berkenaan atau memperakukan pegawai lain.
4.7 Pegawai yang layak diperakukan menanggung kerja
ialah:
4.7.1 Pegawai yang telah disahkan dalam
perkhidmatan;
4.7.2 Sekiranya tiada pegawai yang telah
disahkan dalam perkhidmatan, pegawai yang
telah berkhidmat sekurang-kurangnya setahun
boleh diperakukan; dan
4.7.3 Keutamaan untuk penanggungan kerja
hendaklah diberi kepada pegawai yang paling
layak dari segi pengalaman, kelayakan,
kemahiran, kepakaran dan berprestasi baik.
4.8 Jawatan yang dibenarkan untuk penanggungan kerja
ialah:
4.8.1 Jawatan yang diwujudkan dalam Waran
Perjawatan;
4.8.2 Jawatan yang hendak ditanggung kerja itu tidak
melangkau dua (2) gred yang lebih tinggi dan
bidang tanggungjawab jawatan ditanggung kerja
tidak terlalu berat dibandingkan dengan
6
kebolehan dan gred hakiki pegawai yang
diperakukan untuk menanggung kerja. Pegawai
yang lebih tinggi grednya boleh diperakukan
penanggungan kerja jawatan yang lebih rendah
grednya, dengan syarat jawatan yang hendak
ditanggung kerja itu tidak ada hubungan taraf
tinggi rendah. Pihak Berkuasa Melulus semasa
menimbangkan sesuatu perakuan
penanggungan kerja hendaklah mengambil kira
faktor ‘kemunasabahan’ dan ‘beban
tanggungjawab’ jawatan yang hendak
ditanggung kerja;
4.8.3 Jawatan yang ditanggung kerja hendaklah
berada dalam struktur organisasi dan lokasi yang
sama. Dalam keadaan tertentu jika organisasi
berada di lokasi berlainan tetapi dalam
lingkungan 25km, perakuan khas Pihak
Berkuasa Melulus diperlukan terhadap perakuan
penanggungan kerja dengan mengambil kira
keperluan dan keberkesanan pelaksanaan
tugas secara tanggung kerja; dan
4.8.4 Bagi jawatan yang memerlukan kemahiran
khas, kelayakan kepakaran, lesen, pentauliahan,
sijil kemahiran khusus dan lain-lain yang
ditetapkan oleh skim perkhidmatan atau
undang-undang yang berkenaan, pegawai yang
7
diarahkan menanggung kerja hendaklah
memenuhi syarat dan keperluan tersebut.
4.9 Jawatan yang tidak dibenarkan penanggungan kerja
ialah:
4.9.1 Jawatan yang tiada senarai tugas secara
khusus contohnya jawatan kumpulan;
4.9.2 Jawatan yang pelaksanaan tugasnya mengikut
giliran atau syif contohnya Pengawal
Keselamatan; dan
4.9.3 Jawatan yang bentuk tugasnya tidak
membenarkan atau tidak praktikal dilakukan
secara penanggungan kerja contohnya
Pemandu Kenderaan.
4.10 Kuasa melulus penanggungan kerja
Penanggungan kerja seseorang pegawai yang diarah
menanggung kerja boleh dipertimbang oleh Pihak
Berkuasa Melulus yang disenaraikan dalam Lampiran
B.
8
4.11 Elaun Penanggungan Kerja (EPK)
4.11.1 Bagi melayakkan pembayaran EPK,
tempoh kekosongan jawatan yang perlu
penanggungan kerja mestilah tidak kurang
daripada 28 hari.
4.11.2 Pegawai yang telah diluluskan
penanggungan kerja seterusnya boleh
dibayar EPK tertakluk kepada syarat-syarat
berikut:
(i) Telah melaksanakan tugas jawatan
yang ditanggung kerja selama 28
hari berturut-turut termasuk hari cuti
mingguan, kelepasan am dan
juga cuti rehat atas sebab
kecemasan serta cuti sakit
secara terkumpul tidak melebihi
daripada lima (5) hari bekerja;
(ii) Seseorang pegawai yang sedang
menanggung kerja tetapi
meninggalkan tugas jawatan yang
ditanggung kerja itu selama 14 hari
atau lebih berturut-turut iaitu
termasuk cuti mingguan dan
kelepasan am maka pembayaran
EPK hendaklah dihentikan;
9
(iii) Seseorang pegawai yang pernah
diluluskan menanggung kerja
kemudian diluluskan menanggung
kerja jawatan yang sama, boleh
dibayar EPK sekiranya tempoh
penanggungan kerja kali kedua dan
seterusnya tidak kurang 14 hari
berturut-turut termasuk cuti
mingguan dan kelepasan am.
Jawatan yang sama bermaksud
jawatan yang pernah ditanggung
kerja sebelumnya;
(iv) Jika pegawai yang menanggung kerja
layak menerima Bayaran Lebih Masa
bayaran tersebut hanya boleh
dibayar bagi tugas yang dilaksanakan
selepas dua (2) jam lima belas
(15) minit daripada waktu bekerja
pejabat; dan
(v) Seseorang pegawai hanya boleh
dibayar satu EPK sahaja pada satu
masa.
4.11.3 Kadar Elaun Penanggungan Kerja (EPK)
ialah 25 peratus daripada gaji permulaan
jawatan yang ditanggung kerja. Formula
pengiraan adalah seperti berikut:
10
Elaun Penanggungan
Kerja (EPK)
= Gaji permulaan jawatan yang
ditanggung kerja
x 25/100
4.11.4 Walau bagaimanapun, pengiraan elaun
ini hendaklah dibuat berdasarkan
kedudukan dan gred jawatan yang
ditanggung kerja seperti berikut:
(i) Bagi jawatan yang menetapkan mata
gaji permulaan pelbagai, EPK dikira
berdasarkan gaji permulaan terendah
bagi jawatan skim perkhidmatan yang
berkenaan;
(ii) Penanggungan kerja jawatan yang
mempunyai gred fleksi, EPK dikira
berdasarkan gred gaji terendah. Gred
fleksi bermaksud jawatan yang
mempunyai lebih dari satu gred;
(iii) Bagi pegawai yang menanggung
kerja jawatan fleksi, EPK dikira
berdasarkan kepada skim
perkhidmatan yang mempunyai mata
gaji terendah. Jawatan fleksi
bermaksud keanjalan atau
kelonggaran yang diberi kepada satu-
satu jawatan yang memungkinkan
jawatan itu disandang oleh pegawai
11
daripada pelbagai skim
perkhidmatan;
(iv) Jika jawatan yang ditanggung kerja
itu adalah jawatan terbuka, EPK
dikira berdasarkan kepada gaji
permulaan skim perkhidmatan
pegawai yang menanggung kerja
jawatan terbuka; dan
(v) Jika jawatan yang ditanggung kerja
itu diwujudkan secara Khas Untuk
Penyandang (KUP) dan
penanggungan kerja dikira
berdasarkan kepada gred hakiki
jawatan.
(vi) Jika penanggungan kerja adalah
untuk jawatan pemangkuan, pegawai
yang diarah menanggung kerja akan
menanggung kerja atas jawatan
pemangkuan itu.
5. TATACARA URUSAN PENANGGUNGAN KERJA
5.1 Persediaan dan perakuan
Sekiranya Ketua Jabatan menjangkakan kekosongan
akan berlaku dalam bahagiannya, Ketua Jabatan
12
mengemukakan Borang Kekosongan Jawatan Di
Agensi Kelayakan Malaysia seperti Lampiran A
kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
(BPSM) untuk memulakan urusan penanggungan
kerja.
5.2 Pertimbangan dan penyampaian keputusan
BPSM mengemukakan Lampiran C kepada Pihak
Berkuasa Melulus untuk mendapatkan keputusan.
Keputusan Pihak Berkuasa Melulus disampaikan
kepada Ketua Jabatan supaya arahan penanggungan
kerja boleh dibuat kepada pegawai yang diperakukan
menggunakan format seperti Lampiran D.
5.3 Penamatan
Jika kekosongan jawatan telah diisi, Ketua Jabatan
hendaklah mengeluarkan arahan penamatan
penanggungan kerja dan disampaikan kepada pegawai
yang menanggung kerja menggunakan format seperti
Lampiran E. Pegawai yang menanggung kerja
menyediakan Nota Tugas Tanggung Kerja
menggunakan format Lampiran F untuk diserahkan
kepada Ketua Jabatan.
13
5.4 Pembayaran
Bagi tujuan pembayaran EPK, BPSM kemukakan
dokumen berikut kepada Bahagian Kewangan:
i. Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan
Seseorang Pegawai (Kew. 8-Pin. 10/96)
ii. Borang Perakuan Penanggungan Kerja Pegawai
Agensi Kelayakan Malaysia - Lampiran C
iii. Memo Arahan Penanggungan Kerja - Lampiran
D
iv. Memo Penamatan Penanggungan Kerja -
Lampiran E
v. Nota Tugas Tanggung Kerja - Lampiran F
5.5 Merekodkan keputusan
Kelulusan penanggungan kerja hendaklah direkodkan
dalam Kenyataan Perkhidmatan, Buku Perkhidmatan
pegawai.
6. TARIKH KUAT KUASA
Arahan Pentadbiran ini berkuat kuasa mulai tarikh ia
dikeluarkan.
7. PEMBATALAN
Dengan berkuatkuasanya Arahan Pentadbiran ini, Arahan
Pentadbiran Bilangan 5 Tahun 2009 adalah dibatalkan.
14
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Ketua Pegawai Eksekutif
Agensi Kelayakan Malaysia
30 November 2010
s.k.: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti)
Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
15
BORANG KEKOSONGAN JAWATAN DI AGENSI
KELAYAKAN MALAYSIA
KEKOSONGAN HAKIKI TANDA (√)
Kenaikan pangkat
Bersara
Meninggal dunia
Meletak jawatan
Dibuang kerja
Ditamatkan perkhidmatan
Dilantik ke skim perkhidmatan lain
Bertukar
[Tidak dibenarkan penambahan perkataan / ayat selepas perenggan ini]
KEKOSONGAN OPERASI TANDA (√)
Bercuti
Menjalankan tugas rasmi di luar pejabat
Berkursus
Dipinjamkan
Ditukar sementara
Memangku
Ditahan/digantung kerja
Tidak hadir bertugas
Tidak dapat dikesan
[Tidak dibenarkan penambahan perkataan / ayat selepas perenggan ini]
LAMPIRAN A
16
PIHAK BERKUASA MELULUS MENGIKUT JAWATAN
YANG AKAN DITANGGUNG KERJA
BIL GRED JAWATAN YANG
DITANGGUNG KERJA
PIHAK BERKUASA MELULUS
1. 48 ke atas Ketua Pegawai Eksekutif
2. 27 hingga 44 Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif
(Pengurusan)
3. 1 hingga 26 Pengarah Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia
LAMPIRAN B
17
(BPSM 05)
BORANG PERAKUAN PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
Bahagian/Unit : 1. Butir-butir jawatan yang ditanggung kerja
(a) Nama/Gred Jawatan :
(b) Tempat : (c) Tarikh Kekosongan : (d) Sebab-sebab Kekosongan : Seperti di Lampiran A (e) Kelayakan/Kemahiran Yang Diperlukan :
2. Butir-butir pegawai yang menanggung kerja
(a) Nama Pegawai : (b) Nombor Kad Pengenalan :
(c) Tarikh Lantikan Jawatan Sekarang :
(d) Tarikh Sah Dalam Jawatan Sekarang :
(e) Jawatan/Gred :
(f) Tarikh Mula Bertugas Di Jawatan Sekarang :
(g) Tempat Bertugas :
(h) Tempoh penanggungan kerja bagi jawatan yang sama
sebelum ini dari ________________________ hingga ________________________ (Jika ada)
LAMPIRAN B LAMPIRAN C
18
3. Tempoh menanggung kerja yang diperakukan ___________ 4. Sertakan:
(i) Carta organisasi (kedudukan pegawai dan jawatan yang ditanggung kerja)
(ii) Senarai tugas jawatan ditanggung kerja dan pegawai
menanggung kerja 5. Pelangkauan dari segi kekananan *Ada/Tiada
Jika ada, nyatakan sebab-sebab pelangkauan:
--------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------
KELULUSAN PIHAK BERKUASA MELULUS
Saya *BERSETUJU/TIDAK BERSETUJU dengan perakuan di atas. Tarikh: ____________ Tandatangan: __________________
Nama: _______________________ Jawatan: ______________________
* Nota: Potong mana yang tidak berkenaan
19
MEMO Kepada : Puan Asmah binti Ali
Pegawai Eksekutif Gred N27 Unit Khidmat Pelanggan Bahagian Pentadbiran
Daripada : Pengarah Bahagian Pentadbiran Salinan Kepada : Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Nombor Rujukan : MQA 02/11 Jld. 7 (15) Tarikh : 25 Januari 2010 Perkara : Arahan Penanggungan Kerja Jawatan Pegawai Eksekutif Gred N27 Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa penanggungan kerja bagi Puan Salmah binti Abu telah diluluskan seperti butiran berikut:
2.1 Nama pegawai yang diluluskan: Puan Asmah binti Ali
2.2 Jawatan pegawai yang menanggung kerja:
Pegawai Eksekutif Gred N27 Unit Khidmat Pelanggan Bahagian Pentadbiran
2.3 Jawatan yang ditanggung kerja:
Pegawai Eksekutif Gred N27 Unit Khidmat Pelanggan Bahagian Pentadbiran
LAMPIRAN D
20
2.4 Tempoh mulai 30.1.2010. 3. Sehubungan itu, puan diminta mengambil perhatian kepada Arahan Pentadbiran Bilangan 2/2010, Peraturan Penanggungan Kerja Bagi Kekosongan Jawatan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) iaitu:
a) Bagi melayakkan puan dibayar Elaun Penanggungan Kerja (EPK), puan dikehendaki bertugas dua puluh lapan (28) hari berturut-turut ini termasuk hari cuti mingguan dan kelepasan am. Puan tidak boleh mengambil cuti rehat kecuali atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja;
b) Pembayaran EPK akan dihentikan sekiranya puan
meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja itu selama empat belas (14) hari atau lebih berturut-turut iaitu termasuk cuti mingguan dan kelepasan am; dan
c) Puan yang sedang menanggung kerja layak menerima
Bayaran Lebih Masa. Bayaran tersebut hanya boleh bagi tugas yang dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat.
4. Diharapkan puan dapat menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diamanahkan. Sekian, terima kasih. "PEKERJA PRODUKTIF ORGANISASI CEMERLANG" (AHMAD FAUZI) No. Tel. : 03-7968 7000
21
MEMO Kepada : Puan Asmah binti Ali
Pegawai Eksekutif Gred N27 Unit Khidmat Pelanggan Bahagian Pentadbiran
Daripada : Pengarah Bahagian Pentadbiran Salinan Kepada : Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Nombor Rujukan : MQA 02/11 Jld. 7 (16) Tarikh : 1 Mac 2010 Perkara : Penamatan Penanggungan Kerja Jawatan Pegawai Eksekutif Gred N27 Sukacita saya merujuk kepada perkara di atas. 2. Dimaklumkan bahawa Puan Salmah binti Abu, Pegawai Eksekutif Unit Khidmat Pelanggan, Bahagian Pentadbiran Gred N27 telah kembali bertugas daripada Cuti Tanpa Gaji selama 30 hari mulai 30 Januari 2010. Sehubungan itu, tempoh penanggungan kerja puan ditamatkan pada 28 Februari 2010.
3. Puan diminta menyediakan Nota Tugas Tanggung Kerja yang dilampirkan bagi memastikan kesinambungan tugas-tugas yang dilaksanakan dalam tempoh seminggu daripada tarikh tanggung kerja puan ditamatkan. Nota Tugas Tanggung Kerja ini untuk proses pembayaran Elaun Penanggungan Kerja.
LAMPIRAN E
22
4. Kerjasama yang telah puan berikan semasa menjalankan tugas-tugas tersebut amat dihargai dan diucapkan ribuan terima kasih.
"PEKERJA PRODUKTIF ORGANISASI CEMERLANG" (AHMAD FAUZI) No. Tel. : 03-7968 7000
23
(BPSM 06)
NOTA TUGAS TANGGUNG KERJA
Nama Pegawai Yang Ditanggung Kerja : Jawatan : Nama Pegawai Yang Menanggung Kerja : Jawatan : Tempoh Tanggung Kerja :
Bil.
Tugas
Status tugas
Semasa serahan tugas
Tamat serahan tugas
(diisi oleh pegawai yang menanggung
kerja)
LAMPIRAN F
24
Tandatangan Pegawai Yang Ditanggung Kerja
Tandatangan Pegawai Yang Menanggung Kerja
…………………………….........
……….……….…………….....
Cap Jawatan:
Cap Jawatan:
Tarikh : Tarikh :
PERAKUAN PEGAWAI PENYELIA/KETUA BAHAGIAN
Diperakukan bahawa pegawai yang menanggung kerja telah mematuhi Peraturan 13 dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 iaitu: a) Pegawai telah bertugas dua puluh lapan (28) hari berturut-
turut termasuk hari cuti mingguan, kelepasan am dan juga cuti rehat atas sebab-sebab kecemasan serta cuti sakit secara terkumpul yang tidak melebihi daripada lima (5) hari bekerja; dan
b) Pegawai tidak/pernah meninggalkan tugas jawatan yang ditanggung kerja dalam tempoh empat belas (14) hari berturut-turut atau lebih.
Tandatangan Pegawai Penyelia/Ketua Bahagian
…………………………….........
Cap Jawatan:
Tarikh :
Nota: Tugas yang perlu disenaraikan adalah tugas yang diambil alih serta tugas baru yang diterima bagi pihak pegawai yang ditanggung kerja.
