Rujukan Kami : MQA 07/02(13)
Tarikh : 15 Oktober 2008
ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 12/2008
FORMAT MEMO DAN SURAT RASMI DI AGENSI KELAYAKAN
MALAYSIA
Semua Pengarah Bahagian, Semua Ketua Unit, Semua Warga MQA,
1.0 TUJUAN
1.1 Tujuan arahan pentadbiran ini ialah untuk memaklumkan
mengenai format memo dan surat rasmi yang perlu
digunakan di Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan
Pengurusan Pejabat, Bahagian 6 yang menjelaskan
tatacara urusan surat - menyurat kerajaan. 3.0 FORMAT MEMO DAN SURAT RASMI
3.1 MEMO
3.1.1 Pengelasan Warna
a) Merah Jambu – Memo yang ditandatangani oleh
Ketua Pegawai Eksekutif;
b) Kuning – Memo yang dikeluarkan oleh Bahagian
Jaminan Kualiti;
c) Biru Muda – Memo yang dikeluarkan oleh
Bahagian Pengurusan; dan
d) Peach – Memo yang dikeluarkan oleh Unit –Unit
di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif
3.1.2 Format
a) Font – Arial saiz 12
b) Perenggan – single spacing
c) Penggunaan bahasa English hendaklah
menggunakan tulisan condong (font style Italic).
3.1.3 Penyediaan memo hendaklah mengandungi elemen
– elemen berikut :-
(a) logo MQA dan perkataan MEMO;
(b) gelaran jawatan penerima;
(c) gelaran jawatan pengirim;
(d) gelaran jawatan salinan kepada (jika perlu);
(e) nombor rujukan fail;
(f) tarikh memo;
(g) tajuk memo;
(h) penomboran perenggan dan lampiran;
(i) slogan kualiti MQA yang terkini;
(j) tandatangan dan nama pengirim; dan
(k) nombor telefon pengirim.
(contoh seperti di Lampiran A)
3.2 SURAT RASMI
3.2.1 Format
a) Font – Arial saiz 12;
b) Perenggan – single spacing; dan
c) Penggunaan bahasa English hendaklah
menggunakan tulisan condong (font style Italic).
3.2.2 Penyediaan surat rasmi MQA hendaklah
mengandungi elemen – elemen berikut :
a) alamat pengirim;
b) alamat penerima;
c) nombor rujukan;
d) tarikh surat;
e) tajuk surat;
f) permulaan dan pengakhiran surat;
g) penomboran perenggan, muka surat dan
lampiran;
h) nombor telefon, nombor faks dan e-mel pengirim;
dan
i) pada akhir surat nyatakan ”sila catatkan rujukan
jabatan ini apabila berhubung”.
(contoh seperti di Lampiran B, C, D dan E)
3.2.3 Huraian bagi setiap elemen ialah seperti berikut :
a) Alamat pengirim :
Muka surat pertama hendaklah menggunakan
kepala surat yang mengandungi nama, alamat,
nombor telefon dan nombor faksimile MQA.
b) Alamat penerima :
Alamat penerima dalam surat rasmi hendaklah
dibuat seperti berikut :
(i) Agensi Kerajaan
- Surat kepada sesebuah agensi Kerajaan
hendaklah dialamatkan kepada ketua
agensi berkenaan mengikut gelaran
rasmi jawatannya, manakala surat yang
khusus kepada ketua agensi hendaklah
didahului dengan kata hormat, gelaran
kebesaran, nama gelaran jawatan dan
alamat rasmi agensi berkenaan.
- Surat yang ditujukan kepada pegawai
tertentu hendaklah ditambah di bawah
alamat dengan perkataan ’untuk
perhatian’ (u.p. nama pegawai
berkenaan).
(ii) Orang Ramai / Individu
- Surat kepada orang ramai atau individu
hendaklah dialamatkan kepada nama
dan alamat individu berkenaan.
- Bagi individu yang mempunyai gelaran
kebesaran, kata hormat dan gelaran
hendaklah dinyatakan pada namanya.
(iii) Pihak Berkuasa Berkanun / Pertubuhan/
Firma
- Surat kepada Pihak Berkuasa Berkanun,
Pertubuhan atau Firma hendaklah
dialamatkan kepada ketua badan,
pertubuhan atau firma berkenaan
mengikut gelaran rasmi jawatannya,
diikuti dengan nama dan alamat
rasminya.
(iv) Surat Melalui Peguam
- Surat kepada orang awam atau firma
melalui peguam hendaklah dialamatkan
kepada peguam yang dilantik bagi
menguruskan hal ehwal awam atau firma
berkenaan.
c) Nombor Rujukan :
- Surat hendaklah mempunyai nombor
rujukan failnya supaya mudah dikesan
untuk tindakan lanjut.
- Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan
di ruang atas sebelah kiri surat sebagai
rujukan kami.
- Surat jawapan kepada surat yang
diterima hendaklah juga dicatatkan
nombor rujukan fail pengirim sebagai
rujukan tuan di atas rujukan kami.
d) Tarikh Surat :
- Tarikh surat hendaklah dicatatkan di
bahagian atas sebelah kiri.
e) Tajuk Surat :
- Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara)
yang dapat menggambarkan kandungan
surat berkenaan.
- Setiap surat hendaklah seboleh-
bolehnya dihadkan kepada satu tajuk
(atau perkara) sahaja.
- Bagi surat jawapan, tajuk yang sama
hendaklah digunakan.
f) Permulaan surat :
- Surat yang ditujukan kepada jabatan /
agensi Kerajaan hendaklah dimulakan
dengan ’Tuan’ manakala kepada orang
ramai hendaklah dimulakan dengan
’Tuan’ atau ’Puan’.
- Surat yang khusus kepada Ketua
Jabatan / Agensi / Pihak Berkuasa
Berkanun / Pertubuhan / Firma yang
mempunyai gelaran kebesaran
hendaklah didahului dengan kata hormat
dan gelaran kebesarannya. Begitu juga
bagi surat kepada orang awam yang
mempunyai gelaran kebesaran.
g) Pembuka Kata dan Akhir Surat :
- Surat boleh dimulakan dengan cara yang
sesuai.
- Setiap surat Ketua Pegawai Eksekutif
hendaklah dimulakan dengan perkataan
’Dengan hormatnya saya merujuk
kepada perkara di atas’ sebelum isi
kandungan perenggan kedua dan
diakhiri dengan perkataan ’Yang ikhlas’
di sudut kiri sebelah bawah surat
sebelum ditandatangani Ketua Pegawai
Eksekutif.
- Setiap surat pegawai hendaklah
dimulakan dengan perkataan ’Dengan hormatnya saya diarah merujuk
kepada perkara di atas’ sebelum isi
kandungan perenggan kedua dan
diakhiri dengan perkataan ’Saya yang
menurut perintah’ di sudut kiri sebelah
bawah surat sebelum ditandatangani
pegawai yang berkenaan.
- Jika pegawai yang menandatangani
surat itu bukan Ketua Pegawai Eksekutif,
pegawai berkenaan hendaklah
menandatangani bagi pihak (b.p.) Ketua
Pegawai Eksekutif. Nama pegawai itu
hendaklah menggunakan huruf besar di
sudut kiri surat di bawah
tandatangannya.
- Setiap surat yang menyatakan salinan
kepada hendaklah menggunakan kepala
surat rasmi jabatan dan disertakan
bersama-sama dengan salinan lampiran.
- Setiap surat yang dikeluarkan
hendaklah disimpan satu salinan di
dalam fail yang berkaitan dan fail timbul
(float file).
h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan
Lampiran :
- Semua perenggan dalam surat, kecuali
perenggan pertama, hendaklah
dinomborkan secara berturutan.
- Surat yang mengandungi lebih daripada
satu muka surat hendaklah juga diberi
nombor yang berturutan.
- Lampiran kepada surat hendaklah
dinomborkan di bahagian atas sebelah
kanan, misalnya Lampiran 1 atau
Lampiran A dan nombor lampiran ini
mestilah sama dengan nombor yang
dirujuk dalam surat.
i) Nombor telefon, nombor faks dan e-mel pengirim
- Setiap surat hendaklah menyatakan
nombor telefon, nombor faks dan e-mel
di sudut kiri sebelah bawah surat selepas
ditandatangani pegawai yang berkenaan.
j) Nota kaki surat
- Setiap surat hendaklah menyatakan ”sila
catatkan rujukan jabatan ini apabila
berhubung” di akhir surat.
4.0 TARIKH KUAT KUASA
Arahan pentadbiran ini adalah berkuatkuasa mulai tarikh ianya
dikeluarkan.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia 15 Oktober 2008
sk: Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
MEMO
Kepada : Semua Pegawai dan Kakitangan MQA Daripada : Pengarah Bahagian Pentadbiran Salinan Kepada : Ketua Pegawai Eksekutif Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) No. Rujukan : MQA 04/38/01 Jld.3 (33) Tarikh : 17 Januari 2008 Perkara : Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi Tahun 2008 Tuan/puan, Dengan hormatnya saya merujuk mengenai perkara di atas. 2. Selaras dengan keputusan Mesyuarat Pengurusan Bil. 1/2005 pada 5 Februari 2005, disertakan bersama-sama ini jadual kehadiran tuan/puan dan susunan atucara bagi Majlis Perhimpunan Bulanan Kementerian Tinggi Tahun 2008 untuk perhatian tuan/puan. Sekian. “PEKERJA PRODUKTIF ORGANISASI CEMERLANG” (AZMAN ABDULLAH) No. Tel:
LAMPIRAN A
ADM - 04
ENTER TWICE
ENTER TWICE
0.98
1.98
SINGLE PARAGRAPH
ENTER TWICE
ENTER TWICE
(sila catatkan rujukan jabatan ini apabila berhubung)
Ruj. Tuan : KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97)
Ruj. Kami : MQA 04/38/01 Jld. 3 (34)
Tarikh : 15 Januari 2008
Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi, Blok E3, Kompleks E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62505 Putrajaya. (u.p: Encik Md. Sani bin Latip) Tuan, PERHIMPUNAN BULANAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ANJURAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil. KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97) bertarikh 13 Januari 2008 mengenai perkara tersebut di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) akan memberi kerjasama sepenuhnya dalam penganjuran Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi bagi tahun 2008. Sekian, terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ” Yang ikhlas, ( DATO’ DR. SYED AHMAD HUSSEIN ) Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia No. Tel : 03-7968 7044 No. Faks : 03-7956 9496 E-mel : [email protected]
(sila catatkan rujukan jabatan ini apabila berhubung)
Ruj. Tuan : KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97)
Ruj. Kami : MQA 04/38/01 Jld. 3 (34)
Tarikh : 15 Januari 2008
Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi, Blok E3, Kompleks E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62505 Putrajaya. (u.p: Encik Md. Sani bin Latip) Tuan, PERHIMPUNAN BULANAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ANJURAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil. KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97) bertarikh 13 Januari 2008 mengenai perkara tersebut di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) akan memberi kerjasama sepenuhnya dalam penganjuran Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi bagi tahun 2008. Sekian, terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ” Saya yang menurut perintah, ( PROF. ZITA HJ. MOHD FAHMI ) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti) b.p. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia No. Tel : 03-7968 7043 No. Faks : 03-7956 9496 E-mel : [email protected]
(sila catatkan rujukan jabatan ini apabila berhubung)
Ruj. Tuan : KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97)
Ruj. Kami : MQA 04/38/01 Jld. 3 (34)
Tarikh : 15 Januari 2008
Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi, Blok E3, Kompleks E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62505 Putrajaya. (u.p: Encik Md. Sani bin Latip) Tuan, PERHIMPUNAN BULANAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ANJURAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil. KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97) bertarikh 13 Januari 2008 mengenai perkara tersebut di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) akan memberi kerjasama sepenuhnya dalam penganjuran Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi bagi tahun 2008. Sekian, terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ” Saya yang menurut perintah, ( SARANI DOLLAH ) Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan) b.p. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia No. Tel : 03-7968 7045 No. Faks : 03-7954 9215 E-mel : [email protected]
(sila catatkan rujukan jabatan ini apabila berhubung)
Ruj. Tuan : KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97)
Ruj. Kami : MQA 04/38/01 Jld. 3 (34)
Tarikh : 15 Januari 2008
Ketua Setiausaha, Kementerian Pengajian Tinggi, Blok E3, Kompleks E, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62505 Putrajaya. (u.p: Encik Md. Sani bin Latip) Tuan, PERHIMPUNAN BULANAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI ANJURAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA) Dengan hormatnya saya merujuk surat tuan bil. KPT/(KSU)/05/Jld. 11(97) bertarikh 13 Januari 2008 mengenai perkara tersebut di atas. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) akan memberi kerjasama sepenuhnya dalam penganjuran Perhimpunan Bulanan Kementerian Pengajian Tinggi bagi tahun 2008. Sekian, terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ” Saya yang menurut perintah, ( AZMAN ABDULLAH ) Bahagian Pembangunan Sumber Manusia b.p. Ketua Pegawai Eksekutif Agensi Kelayakan Malaysia No. Tel : 03-7968 7013 No. Faks : 03-7954 9215 E-mel : [email protected]
