Transcript
Page 1: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 1/96

FAIL MEJA

 JAWATAN DAN GRED :

 Jabatan Pelajaran Negeri Melaka

NAMA AGENSI :

 ALAMAT :

NO.TELEFON :

NO.FAKS :

LOGO SEKOLAH

NAMA SEKOLAH

Page 2: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 2/96

EMEL :

 ISI KANDUNGANBIL TAJUK MUKA

SURAT

  Kulit

Isi Kandungan

1.0 Maklumat Pegawai

2.0 Latar Belakang Sekolah

3.0 Visi dan Misi Sekolah /Asrama

4.0 Objektif Sekolah / Asrama

5.0 Carta Organisasi Sekolah

6.0 Carta Organisasi Asrama

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama

8.0 Perincian Senarai Tugas

9.0 Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai

10.0 Proses Kerja Utama, Carta Aliran & Senarai Semak

10.1 Pendaftaran Dan Kemasukan Murid10.2 Pengurusan Bilik-Bilik Khas

10.3 Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)

10.4 Pengurusan Aset Dan Inventori

10.5 Pengurusan Kewangan Asrama

10.6 Pengurusan Buku Tunai Asrama

10.7 Pengurusan Pembelian

10.8 Pengurusan Pembayaran

10.9 Pengurusan Pelupusan Aset

10.10Pengurusan Yuran Asrama

10.11Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

10.12Pengurusan Kontrak Pembersihan / Kawalan

Keselamatan

10.13Pegurusan Kesihatan

10.14Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /

Peralatan

Page 3: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 3/96

Objektif Jabatan/Pejabat

Senarai Tugas Harian Objektif Bahagian/Unit

Carta Aliran Kerja

Senarai Seak/Che!klistPr"ses Kerja

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi Ke#u#ukan Pega$ai

Senarai Tugas/Kuasa %an Hubungan

Peraturan&Peraturan Penta#biranSenarai Un#ang&Un#ang/Peraturan

Senarai Ja$atankuasa 'ang %iangg"tai

Senarai B"rang&B"rang 'ang %igunakan

 ("ra Kerja

FAIL MEJA

11.0 Norma Kerja

12.0 Senarai Undang-undang / Peraturan

13.0 Pekeliling Perbendaharaan dan Perkhidmatan14.0 Senarai Borang Yang Digunakan

15.0 Senarai Tugas Harian

KANDUGAN FAIL MEJA

Page 4: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 4/96

1.0MAKLUMAT PEGAWAI PENYELIA ASRAMA

NAMA

 JAWATAN HAKIKI

Page 5: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 5/96

GRED JAWATAN

BAHAGIAN / UNIT

 TARIKH LANTIKANKE JAWATANSEKARANG

2.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH

Page 6: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 6/96

3.O VISI DAN MISI SEKOLAH(ASRAMA)

 VISI SEKOLAH

Page 7: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 7/96

MISI SEKOLAH

4.0 OBJEKTIF SEKOLAH

Page 8: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 8/96

Page 9: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 9/96

Page 10: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 10/96

5.0 Carta Organisasi Sekolah

Page 11: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 11/96

6.0 Carta Organisasi Asrama

Page 12: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 12/96

7.0 Carta Organisasi Exco Asrama

PENGETUA /

GURU BESAR 

PK 

HEM

KETUA

 WARDEN

KETUA

PENYELIA

PENYELIA WARDEN PEMBANTU

PENGURUSAN

MURID

Page 13: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 13/96

EXCO

PEMBANGUNAN

PATRIOTISME

EXCO

PEMBANGUNAN

TEKNOLOGI

EXCO

PEMBANGUNAN

KOKURIKULUM

EXCO

PEMBANGUNAN

SAHSIAH

EXCO

PEMBANGUNAN

AKADEMIK 

MURID ASRAMA

Page 14: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 14/96

8.0 PERINCIAN SENARAI TUGAS

PENYELIA ASRAMA

1. PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID

Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan kriteria kemasukan

murid

ke asrama.

Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama (Lampiran 1).

Menerima senarai penempatan murid baru daripada

Pengetua/PK

HEM.

Menghantar Borang Kemasukan Asrama kepada murid baru dan

memberi borang tawaran semula kepada murid lama.

Menerima borang kemasukan asrama yang telah dilengkapkan

untuk

proses pemilihan dan simpanan rekod.

Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid masuk asrama.

Menyediakan senarai nama murid yang diterima dan

ditolak.(lampiran 2, lampiran 3).

Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang diperlukan

mengikut

 jumlah murid yang ditetapkan.

Menguruskan penempatan murid di dorm-dorm yang telah

Page 15: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 15/96

ditetapkan.

Memberi senarai inventori (KEW-PA 7) kepada ketua dorm untuk

ditandatangani.

2.PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan.

Memastikan perabot dan peralatan mencukupi.

Menyediakan senarai inventori (KEW-PA 7), Carta Organisasi Exco

Bilik dan senarai tugas serta pelan kebakaran.

Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yang ditentukan.

 

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

Mengemaskini fail-fail maklumat murid untuk rujukan.

Memasukkan data murid.

Mengemaskini data murid dari masa ke semasa.

Menghantar data kepada JU pada tarikh yang ditetapkan bersama

dengan Lampiran Pengesahan yang telah disahkan oleh

Pengetua/Guru Besar.

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

Page 16: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 16/96

Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK).

Menerima bekalan daripada Pegawai Aset bersama dengan Sijil

 Akuan Penerimaan (SAP).

Melabel bekalan mengikut nombor siri yang telah ditetapkan oleh

Pegawai Aset semasa menempatkan peralatan di asrama.

Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut lokasi yang ditetapkan

di

asrama dalam dua salinan.

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMAMenganggotai jawatankuasa pengurusan kewangan

sekolah/asrama.

Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa mengurus kewangan

asrama

dari Pengetua/Guru Besar.

Menyediakan cadangan anggaran belanja mengurus (LPBT,

Bantuan

Makanan Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

Menyediakan kertas kerja (lampiran 4) cadangan aktiviti/program

asrama.

Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat AJK kewangan.

Menghantar permohonan pembelian (Nota Minta) untuk kelulusan

Pengetua/Guru Besar.

Mengurus pembelian dan bekalan keperluan asrama.

Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

Page 17: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 17/96

6.PENGURUSAN BUKU TUNAI

Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku Cek, Buku Resit Pejabat,

Buku Subsidiari dan Daftar Bil.

Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam Buku Tunai.

Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit Pejabat, Buku

Subsidiari dan Daftar Bil berdasarkan urusniaga yang dibuat.

Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

Menghantar untuk semakan dan tandatangan Juruaudit

Dalaman.

Mendapatkan perakuan pengesahan daripada Pengetua/Guru

Besar.

Menyimpan Buku Tunai di dalam almari berkunci.

7.PENGURUSAN PEMBELIAN

Memastikan tahap stok.

Menentukan kaedah pembelian.(pembelian terus atau secara

sebutharga).

Mendapatkan sebutharga dari beberapa syarikat untuk

perbandingan

harga dan kualiti barang.

Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan kelulusan Pengetua.

Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan kepada pembekal.

Page 18: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 18/96

Menerima dan menyemak barang yang diterima serta

menandatangani pada invois.

Menyerahkan barang-barang yang dibeli kepada Pegawai Aset

untuk

direkod ke dalam Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

Menerima bil dari pembekal dan memastikan Borang Pesanan

 Asal

disertakan bersama bil.

Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

Menyediakan baucer dan cek bayaran.

Merekod dalam Buku Tunai.

Menghantar untuk semakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Mendapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua/Guru Besar.

Menyerahkan cek kepada pembekal dan mendapatkan resit

pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

Memastikan semua barang-barang untuk pelupusan mempunyai

kad

daftar inventori dan harta modal.

Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada Pegawai Aset.

Page 19: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 19/96

Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat pengesahan dua orang

 wakil lembaga pemeriksa aset sekolah.

Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15 ke Unit Am

 JPNM/Bahagian SBP/Bahagian Teknik bagi mendapatkan

kelulusan

pelupusan.

Melupuskan barang mengikut laporan dan cadangan yang

disyorkan

pada borang Kew.PA-17.

Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19) dan mendapatkan

pengesahan pengetua.

Menghantar hasil jualan kepada Perbendaharaan Negara.

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

Mengemaskini stok dan membuat catatan seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat jawatankuasa

kewangan asrama.

10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit Pendaftaran Sekolah

 JPNM untuk tahun hadapan.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip yuran.

10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut keperluan dan mendaftar

dalam Buku Daftar Resit.

10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan resit murid.

Page 20: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 20/96

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir

Kewangan dan mendapatkan resit pejabat.

10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.

10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu bapa murid yang

tidak menjelaskan yuran.

10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan mengemaskini rekod.

11. PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan sebelum kontrak

 bermula.

11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk diserahkan

kepada kontraktor yang baru dilantik.(lampiran 5).

11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan

kontraktor.

11.5 Mempamerkan senarai bahan kering (Lampiran G) pada stor bahan kering.

11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan mengikut senarai

lampiran G dan mencukupi untuk tiga hari bekalan.

11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48 jam sebelum

sajian.

11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah dari segi kuantiti

dan kualiti setiap hari.

11.9 Proses penyediaan makanan bermula.

11.10Menilai mutu masakan.

Page 21: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 21/96

11.11Menyediakan Laporan Harian (Format 1) dan Laporan Kendiri

Dewan Makan.

11.12Memastikan pembersihan dilakukan selepas dua jam dari

 waktu sajian.

11.13Menghantar laporan bulanan ke JPNM (Format 2).

11.14Menghantar laporan (Format 3) ke KPM/JPNM tiga bulan

sekali.

11.15Menyemak peralatan yang dikembalikan oleh Kontraktor

kepada Sekolah.

11.16Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan Deposit Cagaran

Syarikat setelah kontraktor membaiki kerosakan peralatan

dapur dan juga menjelaskan bil-bil yang tertunggak (Format

20) apabila kontrak tamat.

12.  PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN / KAWALANKESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada Syarikat.

12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah bersama dengan

kontraktor.

12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum kontrak

 bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada JPNM.

12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut jadual yang

ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi peraturan dan

undang-undang Syarikat.

Page 22: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 22/96

12.8 Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

12.1 Menerima laporan.

12.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan awal.

12.3 Menyediakan borang rawatan.

12.4 Mengiringi murid ke klinik semasa ketiadaan warden.12.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir sekiranya murid

dimasukkan ke wad.

12.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama semasa

ketiadaan warden.

12.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik sakit sekiranya

mendapat cuti sakit.

14. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DAN

PERALATAN

14.1 Menyediakan borang / buku laporan kerosakkan.

14.2 Menerima aduan kerosakkan daripada ketua dorm asrama.

14.3 Membuat pemeriksaan susulan bagi mengetahui jenis

kerosakkan.

14.4 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.

14.5 Melaporkan kerosakkan kepada Pengetua/Guru Besar jika

kerosakan besar laporan akan dihantar ke PPD / JPNM /

Bahagian SBP dan Teknik.14.6 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan dilaksanakan.

14.7 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru Besar setelah kerja

siap dengan sempurna

Page 23: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 23/96

Page 24: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 24/96

9.0SENARAI TUGAS DAN KUASA PENYELIA ASRAMA

SERTA HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan

 Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Diberi Tugas PegawaiLain Yang Ada

Hubungan

Pengetua

PK HEM

PK HEM

Ketua Warden

1.PENDAFTARAN DAN KEMASUKAN MURID1.1 Menjadi ahli mesyuarat bagi menentukan

kriteria kemasukan murid ke asrama

1.2 Menyediakan Borang Kemasukan ke asrama

(Lampiran 1)

1.3 Menerima senarai penempatan murid baru

daripada Pengetua/PK HEM.

1.4 Menghantar borang kemasukan asrama kepada

  murid baru dan memberi borang tawaransemula kepada murid lama.

1.5 Menerima borang Kemasukan ke asrama yang

telah lengkap untuk proses pemilihan dan

simpanan rekod.

1.6 Menganggotai jawatankuasa pemilihan murid

masuk asrama

Menentukan bilik-

 bilik dorm

Pembantu Am

Rendah

 Warden

Pembantu Am

Rendah

Page 25: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 25/96

1.7 Menyedia senarai nama murid yang diterima

dan

ditolak.

1.8 Menentukan bilangan dorm dan peralatan yang

  diperlukan mengikut jumlah murid yang

ditetapkan.1.9. Mengurus penempatan murid di dorm-dorm

 yang telah ditetapkan.

1.10. Memberi senarai Inventori (Kew PA 7) kepada

ketua dorm untuk ditandatangani.

2. PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS2.1 Menentukan peruntukan bilik yang diperlukan

2.2 Memastikan perabot dan peralatan mencukupi

2.3 Menyediakan Senarai Inventori (KEW PA7) ,

carta organisasi, Exco bilik , senarai tugas dan

plan kebakaran

2.4 Memastikan tahap kebersihan bilik-bilik yangditentukan.

Menentukan bilik-

 bilik

Pekerja swasta

pembersihan

Page 26: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 26/96

PENGETUA

GPK HEM

GPK KOKO

GPK PENTADBIRAN

3. PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA

(SMA)3.1 Merujuk fail-fail maklumat murid.

3.2 Memasukkan data murid

3.3 Mengemaskini data murid dari masa ke

semasa.

3.4 Menghantar data kepada JU pada tarikh yangditetapkan bersama dengan Lampiran

Pengesahan yang telah disahkan oleh

Pengetua/Gurubesar.

SU Peperiksaan

SU Sukan

Guru Disiplin

 Warden

4. PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

4.1 Menjadi AJK Pengurusan Aset Alih Kerajaan

(JKPAK)

4.2 Menerima bekalan daripada Pegawai Aset

 bersama Sijil Akuan Penerimaan (SAP)

4.3 Melabel bekalan mengikut nombor siri yang

telah ditetapkan oleh Pegawai Aset semasamenempatkan peralatan asrama.

4.4 Menyediakan Borang KEW.PA 7 mengikut

lokasi yang ditetapkan di asrama dalam dua

salinan.

Page 27: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 27/96

Pengetua

PK HEM

5. PENGURUSAN KEWANGAN ASRAMA

5.1 Menganggotai jawatankuasa pengurusan

kewangan sekolah/asrama.

5.2 Mendapatkan Surat Penurunan Kuasa

mengurus kewangan asrama dari

Pengetua/Guru Besar.

5.3 Menyediakan cadangan anggaran belanja

mengurus (LPBT, Bantuan Makanan

 Asrama,Yuran Makan, WLMA dan Pelbagai).

5.4 Menyediakan kertas kerja (lampiran 4)

cadangan aktiviti/program asrama.

5.5 Mendapatkan kelulusan di dalam mesyuarat

 AJK kewangan.

5.6 Menghantar permohonan pembelian (Nota

Minta) untuk kelulusan Pengetua/Guru

Besar.

5.7 Mengurus pembelian dan bekalan keperluan

asrama.

1.Menyemak

Buku Tunai

2.Menentukan

perancangan /

aktiviiti yang

diperlukan

Ketua Warden

Ketua Pembantu

 Tadbir

Page 28: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 28/96

5.8 Menyimpan rekod kewangan dengan baik.

1.Pengetua

2.GPK HEM

3.GPK Pentadbiran

6. PENGURUSAN BUKU TUNAI

6.1 Mendapatkan Buku Tunai Asrama, Buku

Cek, Buku Resit Pejabat, Buku Subsidiari

dan Daftar Bil.

6.2 Merekodkan baki tahunan terdahulu dalam

Buku Tunai.6.3 Merekod Buku Tunai, Buku Cek, Buku Resit

Pejabat, Buku Subsidiari dan Daftar Bil

 berdasarkan urusniaga yang dibuat.

6.4 Membuat imbangan di akhir setiap bulan.

6.5 Membuat Penyesuaian Bank dan Patskom.

1.Menentukan

perbelanjaan

mengikut

peruntukan

2.Menyimpan Buku

 Tunai ditempat yang

 berkunci

 Audit Dalaman

(Pemeriksa Kira-

kira)

Page 29: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 29/96

6.6 Mendapatkan pengesahan dan tandatangan

6.7 daripada Pengetua/Guru Besar.

6.8 Menyimpan Buku Tunai di dalam almari

 berkunci.

7. PENGURUSAN PEMBELIAN

7.1. Memastikan tahap stok.

7.2. Menentukan kaedah pembelian.(pembelian

terus atau secara sebutharga).

7.3. Mendapatkan sebutharga dari beberapa

syarikat untuk perbandingan harga dan

kualiti barang.

7.4. Menyediakan Nota Minta dan mendapatkan

kelulusan Pengetua.

7.5. Menyediakan Borang Pesanan dan serahkan

kepada pembekal.

7.6. Menerima dan menyemak barang yang

diterima serta menandatangani pada invois.

Page 30: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 30/96

7.7. Menyerahkan barang-barang yang dibeli

kepada Pegawai Aset untuk direkod ke dalam

Buku Stok /Harta Modal /Inventori.

8. PENGURUSAN PEMBAYARAN

8.1. Menerima bil dari pembekal dan memastikanBorang Pesanan Asal disertakan bersama bil.

8.2. Merekod bil ke dalam Buku Daftar Bil.

8.3. Menyediakan baucer dan cek bayaran.

8.4. Merekod dalam Buku Tunai.

8.5. Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua/Guru Besar.

8.6. Mendapatkan pengesahan dan tandatanganPengetua/Guru Besar.

8.7. Menyerahkan cek kepada pembekal dan

mendapatkan resit pembayaran.

9. PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

Page 31: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 31/96

9.1 Memastikan semua barang-barang untuk

pelupusan mempunyai kad daftar inventori

dan

harta modal.

9.2 Mendapatkan Borang Kew.PA 15 daripada

Pegawai Aset.

9.3 Mengisi Borang Kew.PA-17 dan mendapat

pengesahan dua orang wakil lembaga

pemeriksa

aset sekolah.

9.4 Menghantar Borang Kew.PA 17 dan Kew.PA 15

ke Unit Am JPNM/Bahagian SBP/Bahagian

 Teknik bagi mendapatkan kelulusan

pelupusan.

9.5 Melupuskan barang mengikut laporan dancadangan yang disyorkan pada borang

Kew.PA-17.

9.6 Mengisi Sijil Pelupusan barang (Kew.PA-19)

dan

mendapatkan pengesahan pengetua.

Page 32: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 32/96

9.7 Menghantar hasil jualan kepada

Perbendaharaan Negara.

9.8 Mendapatkan resit dari Perbendaharaan.

9.9 Mengemaskini stok dan membuat catatan

seperti yang disyorkan.

10. PENGURUSAN YURAN ASRAMA

10.1 Menentukan jenis kutipan dalam mesyuarat

 jawatankuasa kewangan asrama.

10.2 Memohon untuk kelulusan dari Unit

Pendaftaran Sekolah JPNM untuk tahun

hadapan.

10.3 Menerima surat kelulusan/kuasa mengutip

 yuran.

10.4 Mendapatkan Buku Resit mengikut

keperluan dan mendaftar dalam Buku

Daftar Resit.

10.5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkan

resit murid.

Page 33: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 33/96

10.6 Menyerahkan kutipan yuran kepada

Pembantu

 Tadbir Kewangan dan mendapatkan resit

pejabat.

10.7 Memberi laporan kepada Pengetua.

10.8 Menghantar surat peringatan kepada ibu

 bapa

murid yang tidak menjelaskan yuran.

10.9 Menyimpan Buku Resit Murid dan

mengemaskini rekod.

  PENGURUSAN KONTRAK BEKALAN

MAKANAN BERMASAK

11.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada JPNM.

11.2 Memastikan semua dokumen berkaitan

sebelum kontrak bermula.

11.3 Menyediakan senarai peralatan dapur untuk

diserahkan kepada kontraktor yang baru

Page 34: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 34/96

  dilantik.(lampiran 5).

11.4 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

 bersama dengan kontraktor.

11.5 Mempamerkan senarai bahan kering

(Lampiran G) pada stor bahan kering.

11.6 Memeriksa bahan-bahan kering dibekalkan

mengikut senarai lampiran G dan mencukupi

  untuk tiga hari bekalan.

11.7 Menyediakan Borang Pesanan (Format 8).48

 jam sebelum sajian.

11.8 Memeriksa spesifikasi bahan mentah basah

dari segi kuantiti dan kualiti setiap hari.

11.9 Proses penyediaan makanan bermula.

11.10 Menilai mutu masakan.

11.11 Menyediakan Laporan Harian (Format 1)

dan

Laporan Kendiri Dewan Makan.

Page 35: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 35/96

11.12 Memastikan pembersihan dilakukan selepas

dua jam dari waktu sajian.

11.13 Menghantar laporan bulanan ke JPNM

(Format 2).

11.14 Menghantar laporan (Format 3) ke

KPM/JPNM

tiga bulan sekali.

12.  PENGURUSAN PEMBERSIHAN / KAWALAN

KESELAMATAN

12.1 Mendapatkan Surat Setuju Terima daripada

Syarikat.

Page 36: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 36/96

 12.2 Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

 bersama dengan kontraktor.

12.3 Mendapatkan senarai dan skop kerja sebelum

kontrak bermula.

12.4 Menyediakan senarai maklumat pekerja.

12.5 Mendapatkan perjanjian kontrak daripada

 JPNM.

12.6 Memastikan kerja-kerja dijalankan mengikut

 jadual yang ditetapkan.

12.7 Memastikan pekerja-pekerja mematuhi

peraturan dan undang-undang Syarikat.

)*+, Menyediakan laporan prestasi Syarikat.

13. PENGURUSAN KESIHATAN

13.1 Menerima laporan.

13.2 Menjalankan pemeriksaan dan rawatan

Page 37: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 37/96

  awal.

13.3 Menyediakan borang rawatan.

13.4 Mengiringi murid ke klinik semasa

ketiadaan warden.

13.5 Memaklumkan kepada penjaga / pentadbir

sekiranya murid dimasukkan ke wad.

13.6 Membawa pulang murid dari wad ke asrama

semasa ketiadaan warden.

13.7 Menguruskan kemasukkan murid ke bilik

sakit sekiranya mendapat cuti Sakit.

14 PENGURUSAN PENYELENGGARAANBANGUNAN/PERALATAN

Page 38: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 38/96

-en.e#iakan b"rang / buku la"ran ker"sakkan+

14.1 Menerima aduan kerosakkan daripada

ketua dorm asrama.

14.2 Membuat pemeriksaan susulan bagimengetahui jenis kerosakkan.

14.3 Menyenaraikan jenis-jenis kerosakkan.

14.4 Melaporkan kerosakkan kepada

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan

 besar laporan akan dihantar ke PPD /

 JPNM / Bahagian SBP dan Teknik.

14.5 Memastikan kerja-kerja penyelenggaraan

dilaksanakan.

14.6 Memaklumkan kepada Pengetua/Guru

Besar setelah kerja siap dengan sempurna.

Page 39: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 39/96

Page 40: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 40/96

10.0 Proses Kerja Utama10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Proses Kerja Pegawai YangBertanggungjawab SeksyenUndang-Undang /Peraturan

1.Menjadi ahli mesyuarat bagi

menentukan kriteria kemasukan

murid ke asrama.

2.Menyediakan borang

kemasukan ke asrama (Lampiran

1).

3.Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua /

PK HEM.

4.Menghantar Borang Kemasukan

 Asrama kepada murid baru dan

memberi borang tawaran semula

kepada murid lama.

5.Menerima borang kemasukan

asrama yang telah dilengkapkanuntuk proses pemilihan dan

simpanan rekod.

6.Menganggotai jawatankuasa

pemilihan murid masuk asrama

7.Memproses Borang Permohonan

8.Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah murid yang ditetapkan.

9.

10.Menguruskan penempatan murid

di dorm-dorm yang telah

ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori

Ketua Warden

Penyelia Asrama

 Warden

Ketua Warden

Ketua Warden

Penyelia asrama

Penyelia Asrama

Ketua warden

 Warden

 Warden KEW-PA 7

Page 41: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 41/96

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm

untuk ditandatangani.

10.0 Carta Aliran Kerja10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

-ULA

Mengadakan mesyuarat pengurusan

asrama kemasukan murid

Menyediakan borang tawaran

kemasukan murid

Mengagihkan borang permohonan

tidak

Mengisi semua

 borang

Lengkap ?

 Ya

Memberi surat tawaran kepada

murid yang berjaya

Mengumpul dokumen peribadi murid

asrama yang tinggal di asrama

Menentukan bilik penginapan

pelajar

Mengedarkan senarai inventori kepada

murid asrama

Pelajar menerima peralatan dan

menandatangani borang inventori

Page 42: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 42/96

10.0 Senarai Semak10.1 Aktiviti Pendaftaran Dan Kemasukan Murid

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi ahli mesyuarat bagi

menentukan kriteria

kemasukan murid ke asrama.

2. Menyediakan borang

kemasukan ke asrama

(Lampiran 1).

3. Menerima senarai penempatan

murid baru daripada Pengetua /

PK HEM.

4. Menghantar Borang Kemasukan

 Asrama kepada murid baru dan

memberi borang tawaran

semula kepada murid lama.

5. Menganggotai jawatankuasapemilihan murid masuk asrama

6. Menganggotai jawatankuasa

pemilihan murid masuk asrama

7. Memproses Borang Permohonan

Penghuni dibawa ke bilik oleh pengawas

asrama / warden/ penyelia asrama

TA-AT

Page 43: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 43/96

8. Menentukan bilangan dorm dan

peralatan mengikut jumlah

murid yang ditetapkan.

9. Menguruskan penempatanmurid di dorm-dorm yang

telah ditetapkan.

10. Memberi senarai inventori

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm

untuk ditandatangani.

10.0 Proses Kerja Utama10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Proses Kerja Pegawai YangBertanggungjawab

Seksyen Undang-Undang/Peraturan

1.Menentukanperuntukan bilik yang

diperlukan.

2.Memastikan perabot

dan peralatan

mencukupi.

3.Menyediakan senarai

inventori (KEW-PA 7),

Carta Organisasi ExcoBilik dan senarai

tugas serta pelan

kebakaran.

4.Memastikan tahap

kebersihan bilik-bilik

 yang ditentukan.

Penyelia Asrama

Ketua

 Waden/Warden

  Warden

 Warden

Page 44: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 44/96

10.0 Carta Aliran Kerja10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

-ULA

Mengenalpasti bilik yang

Page 45: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 45/96

10.0 Senarai Semak10.2 Aktiviti Pengurusan Bilik-Bilik Khas

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Memberi senarai inventori

-elengkakan erab"t #an alatkelengkaan

-enguul #an en.ian rek"#

 elajar 

-en.elia kebersihan0 ke!eriaan #an susunaneralatan serta erab"t bilik khas

-ebersihkan0 en.usun #an

en!eriakan seula Puas Hati1

-en.elia bilik #ari asa keseasa

-ULA

Page 46: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 46/96

(KEW-PA 7) kepada ketua dorm

untuk ditandatangani.

2. Memastikan perabot dan

peralatan mencukupi.

3. Memastikan tahap kebersihan

 bilik-bilik yang ditentukan

4. Menyediakan senarai inventori

(KEW-PA7), carta organisasi exco

 bilik, senarai tugas dan pelan

kebakaran

10.0 Proses Kerja Utama10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama

(SMA)

Page 47: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 47/96

Proses kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /Dirujuk

Seksyen Undang-

Undang / Peraturan

1.Merujuk fail-fail maklumat

murid

2.Memasukkan data murid

3.Mengemaskini data murid dari

masa ke semasa.

4.Menghantar data kepada JU

pada tarikh yang ditetapkan

 bersama dengan Lampiran

Pengesahan yang telah

disahkan oleh Pengetua /Guru Besar

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia asrama

 JU SMA

10.0 Carta Aliran Kerja

Page 48: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 48/96

10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama(SMA)

10.0 Senarai Semak

-ULA

Menyediakan maklumat individu murid dan

Memasukkan data

Mendapatkan

maklumat dari

Mengemaskini data

Menghantar data kepada JU pada tarikh

 yang ditetapkan (Jan, Julai & Oktober)

TA-AT

Page 49: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 49/96

10.3 Aktiviti Pengurusan Sistem Maklumat Asrama(SMA)

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan maklumat individu

2. Memasukkan data pelajar

3. Mengemaskini data pelajar

4. Menghantar data kepada JU

Page 50: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 50/96

10.0 Proses Kerja Utama10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

Proses KerjaPegawai Yang

Meluluskan/DirujukSeksyen Undang-Undang / Peraturan

)+ Menjadi AJK

Pengurusan Aset Alih

Kerajaan (JKPAK).

*+ Menerima bekalan

daripada Pegawai Aset

 bersama dengan Sijil

 Akuan Penerimaan

(SAP).

2+ Melabel bekalan

mengikut nombor siri

 yang telah ditetapkan

oleh Pegawai Aset

semasa menempatkan

peralatan di asrama

 yang telah ditetapkan.

3+ Menyediakan Borang

KEW.PA 7 mengikut

lokasi yang ditetapkan di

asrama dalam dua

salinan.

Pengetua

Penyelia Asrama

Pegawai Aset

Pengawai Aset /

Penyelia Asrama

Page 51: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 51/96

10.0 Carta Aliran Kerja

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

-ULA

Memastikan Penyelia Asrama

terlibat didalam AJK PAK

Memastikan pegawai asetmasih dalam tempoh sah

Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset

Melabelkan peralatan mengikut no.siri

 yang ditetapkan

Memastikan Penyelia Asrama terlibat

didalam AJK PAK

TA-AT

Page 52: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 52/96

10.0 Senarai Semak

10.4 Aktiviti Pengurusan Aset Dan Inventori

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menjadi AJK Pengurusan Aset

 Alih Kerajaan (JKPAK).

2. Menerima bekalan daripada

Pegawai Aset bersama dengan

Sijil Akuan Penerimaan (SAP).

3. Melabel bekalan mengikut

nombor siri yang telah

ditetapkan oleh Pegawai Aset

semasa menempatkan peralatan

di asrama.

4. Menyediakan Borang KEW.PA 7

mengikut lokasi yang ditetapkan

di asrama dalam dua salinan.

Page 53: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 53/96

10.0 Proses Kerja Utama10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama

Proses kerjaPegawai Yang

Meluluskan / DirujukSeksyen Undang-Undang / Peraturan

1.Menganggotai jawatankuasa

pengurusan kewangan

sekolah / asrama.

2.Mendapatkan SuratPenurunan Kuasa mengurus

kewangan asrama dari

Pengetua / Guru Besar.

3.Menyediakan cadangan

anggaran belanja mengurus

(LPBT, Bantuan Makanan

 Asrama (BMA), Yuran

Makan, WLMA, dan

Pelbagai.

4.Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan

aktiviti / program asrama.

5.Mendapat kelulusan

didalam mesyuarat AJK

kewangan.

6.Menghantar permohonan

pembelian (Nota Minta)

untuk kelulusan Pengetua /

Guru Besar.

7.Mengurus pembelian dan

 bekalan keperluan asrama.

Pengetua

Pengetua

Penyelia asrama /

 Warden

 Warden

Pengetua

Pengetua

Penyelia Asrama

Page 54: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 54/96

8.Menyimpan rekod kewangan

dengan baik.

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama

-ULA

-engangg"tai ja$atankuasa

 engurusan sek"lah

-en#aatkan surat enurunan kuasa

-en.e#iakan !a#angan anggaran belanja engurus

LPBT0B-A0'uran -akan04L-A #an Pelba ai+

-en.e#iakan kertas kerja !a#anganakti5iti / r"gra+

Ti#ak  -en#aat kelulusan 1

'a

Page 55: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 55/96

10.0 Senarai Semak10.5 Aktiviti Pengurusan Kewangan Asrama

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menganggotai jawatankuasapengurusan kewangan

sekolah/asrama

2.

Mendapatkan Surat Kuasa

mengurus kewangan asrama

dari Pengetua/Guru Besar

3. Menyediakan cadangan

anggaran belanja LPBT, Bantuan

Makanan,Yuran Makan,WALMA

dan Pelbagai

4. Menyediakan kertas kerja

(Lampiran 4) cadangan

aktiviti/program asrama

5. Mendapatkan kelulusan di

-enghantar er"h"nan ebelian 6n"ta inta7 untuk

kelulusan kea#a Pengetua+

-engurus ebelian #an bekalan

-en.ian rek"#

TA-AT

Page 56: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 56/96

dalam mesyuarat AJK Kewangan

6.

Menghantar permohonan

pembelian (Nota Minta) untuk

kelulusan Pengetua/Guru Besar

7.

Mengurus pembelian dan

 bekalan keperluan asrama

8.

Menyimpan rekod kewangan

dengan baik

10.0 Proses Kerja Utama10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Proses Kerja Pegawai Yang

Bertanggungjawab

Seksyen Undang

Undang / Peraturan

Page 57: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 57/96

1.Mendapatkan Buku Tunai

 Asrama, Buku Cek, Buku

Resit pejabat, Buku

Subsidiari dan Daftar Bil.

2.Merekodkan baki tahunanterdahulu dalam Buku

 Tunai.

3.Merekod terimaan dan

 bayaran mengikut lajur

 yang ditetapkan.

4.Merekod Buku Tunai

 Asrama, Buku Cek, Buku

Resit Pejabat, BukuSubsidiari dan Daftar Bil

 berdasarkan urusniaga

 yang dibuat.

5.Membuat imbangan di

akhir setiap bulan.

6.Membuat Penyesuaian

Bank Dan Patskom.

7.Menghantar untuk

semakan dan tandatangan

 Juruaudit Dalaman.

8.Mendapatkan perakuan

pengesahan daripada

Pengetua / Guru Besar.

9.Menyimpan Buku Tunai

didalam almari berkunci.

(akta undang-undang)

Pengetua/ Guru

Besar

Pembantu tadbir /

Penyelia Asrama

Pembantu tadbir

/ Penyelia Asrama

Pembantu tadbir

/ Penyelia Asrama

Pembantu tadbir

/ Penyelia Asrama

Pembantu tadbir

/ Penyelia Asrama

Pembantu tadbir

/ Penyelia Asrama

Pengetua / Guru

Besar

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Page 58: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 58/96

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Dapatkan Buku Tunai Asrama

-ULA

%aatkan Buku Tunai0 %aftar Bil 8 BukuSubsi#iari

Catatkan baki tahunan ruangan eneriaan

-erek"#kan Buku Tunai0 Buku Cek0 Buku 9esitPe abat0Buku Subsi#iari #an %aftar Bil

-ebuat ibangan a#a akhir bulan

-ebuat Pen.esuaian Bank #an Patsk"

 

-ebuat

 ebetulan -en#aatkan engesahan Pengetua / Guru Besar 

 

-en.ian Buku Tunai

TA-AT

Page 59: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 59/96

2. Tulis/catatan baki awal tahun

pada setiap peruntukan

3. Ada terimaan? Catat terimaan

kedalam Buku Tunai

4. Ada bayaran? Catatkan bayaran

ke dalam buku tunai

5. Tutup urusniaga setiap bulan

 

6. Terima Penyata Bank

7. Sediakan Penyata Penyesuaian

Bank Dan Patskom

8. Tandatangan di Buku Tunai oleh

Penyelia / Pembantu Tadbir

9. Serah kepada Juru Audit

Dalaman Untuk disemak semula

10. Serah pada Pengetua/Guru

Besar untuk pengesahan dan

tandatangan.

10.0 Senarai Semak10.6 Aktiviti Pengurusan Buku Tunai

Page 60: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 60/96

10.0 Proses Kerja Utama10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan /

Dirujuk

Peruntukan Undang-undang Peraturan

1.Memastikan tahap stok.

2.Menentukan kaedah

pembelian.(pembelian terus

atau secara sebutharga).

3.Mendapatkan sebutharga

dari beberapa syarikat

untuk perbandingan harga

dan kualiti barang.

4.Menyediakan Nota Minta

dan mendapatkan

kelulusan Pengetua.

5.Menyediakan Borang

Pesanan dan serahkan

kepada pembekal.

6.Menerima dan menyemak

 barang yang diterima dan

pastikan ditandatangani

pada Invois.

7.Menyerahkan barang-

 barang yang dibeli kepada

Pegawai Aset untuk direkod

di Buku Stok / HartaModal / Inventori.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua / GPK 1

Pengetua

 Tatacara Pengurusan

Kewangan.

Surat pekeliling kewangan

 bil. 6 tahun 2006

KP.1573/17/F/C/

 JLD.13(32)

Buku Pesanan Kerajaan

(Am 75) 3 salinan

Page 61: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 61/96

Seak Taha St"k 

-enentukan kae#ah ebelian

-en#aatkan sebutharga #ari beberaa s.arikat

-en.e#iakan ("ta -inta #an #aatkan kelulusan Pengetua/GurTi#ak lengka

lengka

-ebuat ebetulan

-eneria0 en.eak #an enan#atangani in5"is

-en.erahkan barang&barang kea#a Pega$ai Aset

TA-AT

-ULA

10.0 Carta Aliran Kerja10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Page 62: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 62/96

10.0 Senarai Semak10.7 Aktiviti Pengurusan Pembelian

Bil Tindakan Tandakan ( / )

Catatan

1 Memastikan tahap stok

2 Menentukan kaedah pembelian

(pembelian terus @ secara sebut harga)

3 Mendapatkan sebut harga dari beberapa

syarikat untuk perbandingan harga dan

kualiti barang

4 Menyediakan Nota Minta dan

mendapatkan kelulusan Pengetua/Guru

Besar

6 Menyediakan Borang Pesanan dan

serahkan kepada pembekal

7 Menerima dan menyemak barang yang

diterima serta menandatangan pada

invois.

8 Menyerahkan barang-barang yang dibeli

kepada Pegawai Aset untuk di rekod ke

dalam Buku Stok/Harta Modal dan

Inventori

Page 63: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 63/96

10.0 Proses Kerja Utama10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

Proses Kerja Pegawai yangmeluluskan /dirujuk

PeruntukanUndang-UndangPeraturan

1.Menerima bil dari pembekal danmemastikan Borang Pesanan Asal

disertakan bersama bil.

2.Menyemak jumlah pada bil supaya

 bersamaan dengan jumlah pada

Borang Pesanan dan memastikan

 barang dalam keadaan baik.

3.Merekod bil ke dalam buku Daftar

 bil.

4.Menyediakan baucer dan cek

 bayaran.

5.Merekod dalam Buku Tunai.

6.Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua / Guru Besar.

7.Mendapatkan pengesahan dan

tandatangan Pengetua / Guru Besar.

8.Menyerahkan cek kepada pembekal

dan mendapatkan resit pembayaran.

Pengetua /

GPK1

Page 64: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 64/96

10.0 Carta Aliran Kerja10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

-ULA

Menerima bil dari pembekal

Merekod bil kedalam Buku Daftar

Se#iakan Bau!er #an Cek Ba.aran

Merekod ke dalam Buku Tunai

-ebuat ebetulan

Ti#ak lulusSemakan oleh Pengetua/Guru Besar.

Lulus

Dapatkan pengesahan dantandatangan Pengetua/GuruBesar 

TA-AT

Page 65: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 65/96

10.0 Senarai Semak10.8 Aktiviti Pengurusan Pembayaran

Bil Tindakan Tandakan( / )

Catatan

 1 Menerima bil dari pembekal danmemastikan Borang Pesanan Asal

disertakan bersama bil

2 Menyemak jumlah pada bil

supaya bersamaan dengan jumlah

pada Borang Pesanan dan

memastikan barang yang diterima

dalam keadaan baik

3 Merekod bil kedalam Buku DaftarBil

4 Menyediakan Baucer dan Cek

Bayaran

5 Merekod dalam Buku Tunai

6 Menghantar untuk semakan oleh

Pengetua/Guru Besar

7 Mendapatkan pengesahan

tandatangan Pengetua/Guru

Besar

8 Menyerahkan cek kepada

pembekal dan mendapatkan resit

pembayaran

Page 66: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 66/96

10.0 Proses Kerja Utama10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Proses kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /Dirujuk

Seksyen Undang-

Undang /Peraturan

1.Memastikan semua barang-barang

untuk pelupusan mempunyai kad

daftar inventori dan harta modal.

2.Mendapatkan borang Kew.PA-15

daripada Pegawai Aset.

3.Mengisi Borang Kew.Pa-17 dan

mendapat pengesahan dua orang

 wakil lembaga pemeriksa aset

sekolah.

4.Menghantar Borang Kew.PA-17 dan

Kew.PA-15 ke Unit Am JPNM/

Bahagian SBP / Bahagian Teknik

 bagi mendapatkan kelulusan

pelupusan.

5.Melupuskan barang mengikut

laporan dan cadangan yang

disyorkan pada borang Kew.PA-17.

6.Mengisi Sijil Pelupusan barang

(Kew.PA-19) dan mendapatkan

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Pengetua

Penyelia Asrama

 

Penyelia Asrama

Pengetua

Kew.PA-15

Pekeliling Tatacara

Pengurusan Aset

(5207)

Kew.PA-17

Page 67: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 67/96

pengesahan Pengetua / Guru

Besar.

7.Menghantar hasil jualan kepada

Perbendaharaan Negara.

8.Mendapatkan resit dari

Perbendaharaan.

9.Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang disyorkan.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Kew.PA-19

10.0 Carta Aliran Kerja10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

-ULA

Pastikan barang pelupusan mempunyai kad daftar inventori dan harta modal

Mengisi borang Ke.P! "#

Mengisi borang Ke$P! "% yang disahkan olehdua orang akil pemeriksa asset.

Menghantar Ke$P! "# dan "%

Melupuskan barang mengikut &adanganKe$P! "%

Mengisi Ke$P! "' dan mendapat pengesahanPen etua/ Guru Besar 

Menghantar hasil (ualan kepada Perbendaharaan)e ara

Page 68: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 68/96

10.0 Senarai Semak10.9 Aktiviti Pengurusan Pelupusan Aset

Bil Tindakan Tandakan

( / )

Catatan

 1 Memastikan semua barang-barang

untuk pelupusan mempunyai kad

daftar inventori dan harta modal

2 Mendapatkan borang Kew-PA 15

daripada pegawai aset

3 Mengisi borang Kew-PA 17 dan

mendapat pengesahan dua orang wakil

lembaga pemeriksa aset sekolah.

4 Menghantar borang Kew-PA 17 dan

Kew-PA 15 ke Unit Am JPNM/

Bahagian SBP/ Bahagian Teknik bagi

mendapatkan kelulusan pelupusan.

5 Melupuskan barang mengikut laporan

dan cadangan yang disyorkan pada

Mendapatkan resit dari Perbendaharaan

Mengemaskini stok dan membuat &atatan.

TA-AT

Page 69: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 69/96

 borang Kew-PA 17.

6 Mengisi sijil pelupusan barang (Kew-PA

19) dan mendapatkan pengesahan

Pengetua.

7. Menghantar hasil jualan kepada

Perbendaharaan Negara.

8. Mendapatkan resit daripada

Perbendaharaan Negara.

9. Mengemaskini stok dan membuat

catatan seperti yang di syorkan.

10.0 Proses Kerja Utama10.10

 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /

Dirujuk

Seksyen Undang-Undang / Peraturan

Page 70: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 70/96

1. Menentukan jenis kutipan dalam

mesyuarat jawatankuasa kewangan

asrama.

 

2. Memohon untuk kelulusan dari

Unit Pendaftaran Sekolah JPNMuntuk tahun hadapan.

3. Menerima surat kelulusan /

kuasa mengutip yuran.

4.Mendapatkan Buku Resit

mengikut keperluan dan mendaftar

dalam Buku Daftar Resit.

5. Menerima kutipan yuran danmengeluarkan resit murid.

6. Menyerahkan kutipan yuran

kepada Pembantu Tadbir Kewangan

dan mendapatkan resit pejabat.

7. Memberi laporan kepada

Pengetua.

8. Menghantar surat peringatan

kepada ibu bapa pelajar yang tidak

menjelaskan yuran.

9. Menyimpan Buku Resit Murid dan

mengemaskini rekod.

Pembantu

 Tadbir

Unit Pendaftar

sekolah

Pengetua

Pembantu

tadbir

Penyelia

 Asrama

Pembantu

 Tadbir

Penyelia

 Asrama

Penyelia

 Asrama

Penyelia

 Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja

Page 71: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 71/96

10.10

 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

-ULA

Menentukan (enis kutipan.

Menerima surat kuasa mengutip yuran

Mendapatkan Buku Resit dan Mendaftar ikut

Menerima kutipan yuran dan keluarkan resit

Menyerahkan kutipan yuran kepada Pembantu Tadbir 

Memberi laporan kepada Pengetua/Guru Besar 

 TidakMenghantar surat

peringatan kepada

ibu baa

Semakan tunggakan yuran murid

 Ya

Menyimpan Buku *esit Murid dan Mengemaskini

TA-AT

Page 72: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 72/96

10.0 Senarai Semak10.10

 Aktiviti Pengurusan Yuran Asrama

Bil Tindakan Tandakan( / )

Catatan

 1 Menentukan (enis kutipan yuran dalammesyuarat (aatan kuasa keanganasrama

 2 Memohon untuk kelulusan dari +nitPendataran Sekolah ,P)M untuk tahunhadapan.

 3 Menerima surat kelulusan kuasa mengutipyuran.

 4 Mendapatkan Buku *esit dan mendaftarmengikut keperluan.

 5 Menerima kutipan yuran dan mengeluarkanresit murid.

 6 Menyerahkan kutipan yuran kepada

Pembantu Tadbir Keangan danmendapatkan *esit Pe(abat..

7. Memberi laporan kepada Pengetua

8. Menghantar surat peringatan kepada ibubapa murid yang tidak men(elaskan yuran.

9. -en.ian Buku 9esit -uri# #an

-engeaskini 9ek"#+

Page 73: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 73/96

10.0 Proses Kerja Utama

10.11

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /Dirujuk

SeksyenUndang-Undang /Peraturan

1.Mendapatkan Surat Setuju Terima

daripada JPNM.

2.Memastikan semua dokumen

 berkaitan sebelum kontrak bermula.

3.Menyediakan senarai peralatan dapur

untuk diserahkan kepada kontraktor

 yang baru dilantik.(Lampiran 5).

4.Menganggotai mesyuarat pihak sekolah

 bersama dengan kontraktor.

5.Mempamerkan senarai bahan kering

(Lampiran G) pada stor bahan kering.

6.Memeriksa bahan-bahan kering

dibekalkan mengikut senarai Lampiran

G dan mencukupi untuk tiga hari

 bekalan.

7.Menyediakan Borang Pesanan

(Format 8).

8.Memeriksa spesifikasi bahan mentah

 basah dari segi kuantiti dan kualiti

setiap hari.

Proses penyediaan makanan bermula.

Menilai mutu masakan.

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

 Tukang Masak

Penyelia Asrama

48 jam

sebelum

sajian

Page 74: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 74/96

11.Menyediakan Laporan Harian (Format 1)

dan Laporan Kendiri Dewan Makan.

12.Memastikan pembersihan dilakukan

selepas dua jam dari waktu sajian.

13.Menghantar laporan bulanan ke JPNM

(Format 2).

14.Menghantar laporan (Format3) ke KPM /

 JPNM tiga bulan sekali.

15.Menyemak peralatan yang dikembalikan

oleh Kontraktor kepada Sekolah.

16.Menyediakan Surat Pengesahan

Pelepasan Deposit Cagaran Syarikat

setelah kontraktor membaiki kerosakan

peralatan dapur dan juga menjelaskan

 bil-bil yang tertunggak (Format 20)

apabila kontrak tamat.

Penyelia Asrama

 Tukang Masak

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Page 75: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 75/96

10.0 Carta Aliran Kerja10.11

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

-ULA

Mendapatkan surat setuju terima

Memastikan semua dokumen berkaitan

Menyediakan senarai peralatan dapur

untuk diserah keada kontraktor

Menganggotai mesyuarat dengan

kontraktor

Pamerkan senarai barang

Periksa bahan kering

Sediakan borang pesanan format 8

Memeriksa spesifikasi bahan mentah

Bahan mentahditolak / mintaganti

Tidak

Penyediaan makanan

Page 76: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 76/96

10.0 Senarai Semak10.1

1

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Bekalan Bermasak

Menilai mutu masakanYa

TA-AT

-ULA

Menyediakan laporan harian dan

laporan kendiri

Memastikan pembersihan dilakukan selepas 2

 jam dari waktu sajian

Menghantar laporan bulanan ke JPNM

Menghantar laporan format 3 ke KPM/JPNM

Menyemak peralatan yang dikembalikan

Menyediakan Surat Pengesahan Pelepasan

Deposit Cagaran Syarikat

TA-AT

Page 77: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 77/96

10.0 Proses Kerja Utama10.12

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / KawalanKeselamatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan Surat Setuju

 Terima daripada JPNM

2. Memastikan semua dokumen

 berkaitan sebelum kontrak

 bermula.

Perjanjian Kontrak/Buku

Pesanan/Buku Laporan

Harian/ Buku Laporan

Bulanan/Buku Laporan

Prestasi Kontraktor dan

Buku Daftar Denda

3. Menyediakan senarai peralatan

dapur untuk diserahkan kepada

kontraktor yang baru dilantik

(lampiran 5).

4. Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan

kontraktor.

5. Mempamerkan senarai bahan

kering (lampiran G) pada stor

Page 78: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 78/96

 bahan kering.

6. Memeriksa bahan$bahan keringyang dibekalkan mengikut senarailampiran G dan men&ukupi untuk

tiga hari bekalan.

7. Menyediakan borang pesanan

(Format 8) 48jam sebelum

sajian.

8. Memeriksa spesifikasi bahan

mentah basah dari segi kuantiti

dan kualiti setiap hari.

9. Proses penyediaan makanan

 bermula.

10 Menilai mutu masakan

11. Menyediakan laporan harian

(Format 1) dan laporan kendiri

dewan makan.

12. Memastikan pembersihan

dilakukan selepas dua jam dari waktu sajian.

13. Menghantar laporan bulanan

(Format 2) ke JPNM.

14. Menghantar laporan format 3 ke

KPM/JPNM tiga bulan sekali.

15. Menyemak peralatan yang

dikembalikan oleh kontraktorkepada sekolah.

16. Menyediakan Surat Pengesahan

Pelepasan Deposit Cagaran

Syarikat setelah kontraktor

membaiki kerosakan peralatan

dapur dan juga menjelaskan bil-

Page 79: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 79/96

 bil yang tertunggak (Format 20)

apabila kontrak tamat.

10.0 Proses Kerja Utama10.12

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / KawalanKeselamatan

Proses kerjaPegawai YangMeluluskan /

Dirujuk

SeksyenUndang-

Undang /Peraturan

Page 80: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 80/96

Mendapatkan Surat Setuju Terima.

2.Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan kontraktor.

3.Mendapatkan senarai dan skop kerjasebelum kontrak bermula.

4.Menyediakan senarai maklumat

pekerja.

5.Mendapatkan perjanjian kontrak

daripada JPNM.

6.Memastikan kerja-kerja

dijalankanmengikut jadual yangditetapkan.

7.Memastikan pekerja-pekerja

mematuhi peraturan dan undang-

undang syarikat.

8.Menyediakan laporan prestasi

syarikat.

Penyelia Asrama/

 Warden

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

Penyelia Asrama

10.0 Carta Aliran Kerja10.12

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / KawalanKeselamatan

Page 81: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 81/96

10.0 Senarai Semak10.12

 Aktiviti Pengurusan Kontrak Pembersihan / KawalanKeselamatan

-ULA

Mendapatkan surat setu(u

Menganggotai mesyuarat pihak sekolah dan (ugakontraktor 

Mendapatkan senarai dan skop ker(a

Menyediakan senarai maklumat peker(a

Mendapatkan per(an(ian kontrak

Memastikan ker(a$ker(a di(alankan mengikut (adual

Memastikan peker(a mematuhi peraturan danundang$undang syarikat

Menyediakan laporan prestasi syarikat

TA-AT

Page 82: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 82/96

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Mendapatkan surat setuju

terima daripada syarikat.

2. Menganggotai mesyuarat pihak

sekolah bersama dengan

kontraktor

3. Mendapatkan senarai dan skop

kerja sebelum kontrak bermula

.

4. Menyediakan senarai maklumat

pekerja.

5. Mendapatkan perjanjian

kontrak daripada JPNM.

6. Memastikan kerja-kerja

dijalankan mengikut jadual yang

ditetapkan.

7. Memastikan pekerja-pekerja

mematuhi dan undang-undangsyarikat

8. Menyediakan laporan prestasi

syarikat.

10.0 Proses Kerja Utama

Page 83: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 83/96

10.13

 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Proses kerjaPegawai Yang

Meluluskan / Dirujuk

Seksyen Undang-

Undang / Peraturan

Menerima laporan.

2.Menjalankan pemeriksaan

dan rawatan awal.

3.Menyediakan borang

rawatan.

4.Mengiringi murid ke kliniksemasa ketiadaan warden.

5.Memaklumkan kepada

penjaga / pentadbir

sekiranya dimasukkan ke

 wad.

6.Membawa pulang murid dari

 wad ke asrama semasa

ketiadaan warden.

7.Menguruskan kemasukkan

ke bilik sakit sekiranya

mendapat cuti sakit.

Ketua Pengawas

 Asrama

 Warden/Penyelia

 Asrama

 Warden/Penyelia

 Asrama

Penyelia Asrama/Warden

Doktor

Ketua Warden/Warden

 Warden/Penyelia

 Asrama

Page 84: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 84/96

10.0 Carta Aliran Kerja10.1

3

 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

-ULA

Pelajar membuat laporan.

 Terima laporan.

Tidak

Serius ?Rawatan

RinganYa

Isi borang rawatan ke klinik

Menghantar pelajar ke hospital / klinik

 Terima rawatan di hospital / klinik

TidakLengkap Masuk wad?

Hadir ke

sekolah

Ya

Maklumkan kepada ibu

 baa/enaa/entadbir

Pembedahan/Rawatan susulan

Ya

Cuti

rehat

sakit

 Tandatangankebenaran ebe#ahanTidak

Hantar peralatan / pakaian pelajar

 Terima lawatan / ziarah

Keluar$a#

Bilik sakit / rumah

TA-AT

Page 85: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 85/96

10.0 Senarai Semak

10.13

 Aktiviti Pengurusan Kesihatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menerima laporan.

2. Menjalankan pemeriksaan dan

rawatan awal.

3. Menyediakan borang rawatan.

4. Mengiringi murid ke klinik semasa

ketiadaan waden.

5. Memaklumkan kepada penjaga/

Pentadbir Sekolah sekiranya murid

dimasukkan ke wad.

6. Membawa pulang murid dari wad ke

asrama semasa ketiadaan waden.

7. Menguruskan kemasukan murid ke

Bilik Sakit sekiranya mendapat cuti

sakit

Page 86: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 86/96

10.0 Proses Kerja Utama10.14

 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /Peralatan

Proses kerja

Pegawai Yang

Meluluskan /Dirujuk

Seksyen Undang-Undang / Peraturan

1. Menyediakan borang /

 buku laporan kerosakan.

2. Menerima aduan

 kerosakan daripada ketua

dorm asrama.

3. Membuat pemeriksaan

susulan bagi mengetahui jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis

kerosakan

5. Melaporkan kerosakkan

kepada Pengetua / Guru

Besar. Jika kerosakan besar

 laporan akan dihantar ke

 PPD / JPNM / Bahagian

SBP dan Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja

  penyelenggaraan

dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada

Page 87: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 87/96

 Pengetua / Guru Besar

setelah kerja siap dengan

sempurna.

8. Melaksanakan kerja

penyelenggaraan.

9. Menghantar laporan

penyelenggaraan.

10.0 Carta Aliran Kerja10.1

4

 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /Peralatan 

-ULA

 Ya

Periksaseula  Tidak

TA-AT Melaporkan kepada Pengetua setelah

kerja siap

Melaporkan kerosakan

Membuat pemeriksaan susulan untuk

mengetahui punca kerosakan

Menerima aduan kerosakan

Menyediakan buku laporan

Hantar laporan selepaspenyelenggaraanMemastikan kerja penyelenggaraandilaksanakan

Page 88: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 88/96

10.0 Senarai Semak10.14 Aktiviti Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan /

Peralatan

Bil Tindakan Tanda (√ ) Catatan

1. Menyediakan borang / Buku LaporanKerosakan.

2. Menerima aduan kerosakan daripada

ketua dorm

Page 89: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 89/96

3. Membuat pemeriksaan susulan bagi

mengetahui jenis kerosakan.

4. Menyenaraikan jenis-jenis kerosakan.

5. Melaporkan kerosakan kepada

Pengetua/Guru Besar jika kerosakan

 besar laporan akan dihantar ke

PPD/JPNM/Bahagian SBP dan

 Teknik.

6. Memastikan kerja-kerja

penyelenggaraan dilaksanakan.

7. Memaklumkan kepada

Pengetua/Guru Besar setelah kerja

siap dengan sempurna.

Page 90: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 90/96

11.0 NORMA KERJA

Bil Jenis Kerja Masa Yang

Diambil

(minit)

 Jumlah Unityang boleh

dijalankan

dalam

seminggu

 Jumlah

1 Membaca dan meneliti surat / memo yang masuk 3 25 75

2 Mengambil tindakakn ke atas surat / memo yang

masuk

10 15 150

3 Membuat panggilan / menjawab telefon berhubung

tugas yang perlu / sedang diuruskan

10 30 300

4 Menyediakan pelbagai laporan berhubung pengurusan

asrama

60 3 180

5 Memproses pelbagai permohonan dari pihak PPD dan

sekolah berhubung pengurusan asrama

30 10 300

6 Memproses pesanan kerajaan kepada pembekal 30 18 540

7 Menyediakan baucar bayaran 45 10 450

8 Menghadiri mesyuarat di peringkat PPD / JPNM/ KPM 120 1 120

9 Pengurusan Pejabat 40 5 200

Page 91: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 91/96

 Jumlah (minit) 2315

12.0 Senarai Undang - Undang & Peraturan

1.Melancarkan tender bekalan makanan bermasak ke sesebuah asrama sekolah hendaklah

dilaksanakan enam bulan dari tarikh sebelum sesuatu perjanjian kontrak sesebuah asrama itutamat.

2.Jualan dokumen tender bekalan makanan bermasak ke asrama sekolah hendaklah di buat

sekurang-kurangnya dalam 21 hari dari tarikh iklan dikeluarkan.

3.Salah seorang Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri dari kakitangan tetap kumpulan

 A.

4.Semua dokumen baerkaitan dengan tender bekalan makanan adalah SULIT.

5.Dokumen perjanjian kontrak dan Jaminan Bank hendaklah disempurnakan dalam masa satu

 bulan dari tarikh surat setujuterima ditandatangani.

6.Dokumen perjanjian kontrak hendaklah distamping dalam masa satu bulan dari tarikh kontrak

mula berkuatkuasa

7.Pengarah Pelajaran menandatangani bagi pihak kerajaan Malaysia bagi nilai kontrak yang

 berjumlah RM 1.5 juta ke bawah danbagi nilai kontrak yang melebihi RM 1.5 juta hendaklah

ditandatangani oleh Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia.

Page 92: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 92/96

8.Pembelian perabot dan alat ganti hendaklah dibuat kepada syarikat-syarikat yang telah dilantik

oleh Perbendaharaan iaitu kontrak berpusat kecuali item-item yang di luar senarai.

9.Kos selenggara dan baik pulih asrama yang melebihi RM 10,000 hendaklah dibuat secara

sebutharga dan kontraktor yang melaksanakan kerja-kerja ini mesti berdaftar dengan PKK.

13.0 Pekeliling – Perbendaharaan dan Perkhidmatan

Page 93: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 93/96

Bil Perkara1. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2002

Pemberian Bantuan Makanan Pelajar2. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)3. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/2009

Pinaan !uran Makan "srama#. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2008

Perseiaan Menghaa$i Sesi Penggal Persekolahan%. Surat Pekeliling Pentadbiran Bantuan Penuh

Pinaan Ke$aa Surat Pekeliling Pentabiran BPS& Bil.2'12. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/2009

Ba*aran+ba*aran Tambahan Persekolahan,. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Bantuan Makanan "srama KPM 2010)

-. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/2006&aris Panuan Penggunaan ang /ebihan ari$aa Pemberiaan Bantuan Makanan"srama

. Siaran Bahagian Kewangan (Pelaksanaan Program Persekolahan Tahun 2010)10. Surat Pekeliling Kewangan dan kaun Bil.2/1977

/antikan aen "srama11. Surat Pekeliling Kewangan dan kaun Bil.1/1982

laun aen12. Surat Pekeliling Kewangan Bil.6/1995

 Tataara /antikan aren "srama13. Surat Pekeliling Perkhid!atan Ke!enterian Pendidikan Bil."/1997

Kaar Baru laun Ketua aren "srama an aren "srama1#. Surat Bahagian Sumber Manusia KPM

(Pelantikan aren ikalangan &uru Sanaran Terlatih)1%. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.8/1996

Pen*alah &unaan nhalan1. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.5/1988

Pen*akit+$en*akit emam Ke$ialu(Ti4oi)5Taun(Kolera)5Pen*akit Kuning(6e$atitis ") anKeraunan Makanan

1,. Surat Pekeliling Kewangan Bil.5/1995Keraunan Makanan i Sekolah+sekolah

1-. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan #ala$sia Bl.10/2009Panemik (6171) 200 i Mala*sia

1. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan #ala$sia Bil.11/2010Pelaksanaan "kti8iti Penegahan an Pengawalan Panemik n9uen:a " (6171) iMala*sia

20. Surat Pekeliling Bahagian Pe!bangunan %an Bekalan Ke!enterian Pendidikan

Bil.2/199&Panuan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak i Sekolah+sekolah Berasrama

Page 94: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 94/96

14.0 Senarai Borang – Borang Yang Digunakan

1. Buku Pesanan Kerajaan

2. Borang Sebutharga

3. Borang SPK 6/95 dan Kew. 32. Pin.5/67

4. Borang Tawaran Tender Membekalkan Makanan Bermasak Ke Asrama Sekolah

5. Borang Prestasi Kontraktor Format 2

6. Borang Prestasi Kontraktor Format 3

7. Borang Pemeriksaan Bahan Kering Format 9

8. Borang Maklumat Pekerja Format 4

9. Jadual Pembukaan Tender

Page 95: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 95/96

10. Instrumen Penilaian Piawai Kualiti Asrama Harian (PKAH)

Page 96: 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

7/23/2019 053_fail meja_melaka Penyelia asrama.docx

http://slidepdf.com/reader/full/053fail-mejamelaka-penyelia-asramadocx 96/96

15.0 Senarai Tugas Harian

)ama Pegaai -

,aatan . Gred - P/)0/12! !S*!M!

Tarikh -

Bil Butir$butir Tugas 3atatan


Top Related