download pedoman pelaporan pelanggaran

26
PEDOMAN SISTIM PELAPORAN PELANGGARAN (WHISTLE BLOWING SYSTEM) GOOD CORPORATE GOVERNANCE (GCG)

Upload: buinhan

Post on 12-Jan-2017

235 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

PEDOMAN SISTIM PELAPORAN PELANGGARAN

(WHISTLE BLOWING SYSTEM)

GOOD CORPORATE GOVERNANCE (GCG)

Page 2: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran
Page 3: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran
Page 4: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran
Page 5: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

1

DAFTAR ISI DAFTAR ISI 1

BAB I PENDAHULUAN 2 1. Latar Belakang 2 2. Maksud Dan Tujuan 3 3. Acuan Pedoman 4. Ruang Lingkup 5. Daftar Istilah

3 4 4

BAB II KEBIJAKAN KEWENANGAN 7 1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan

Pelanggaran 7

2. Kewenangan Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran 7 BAB III PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN

9

1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran 2. Proses Penanganan Pelaporan 3. Administrasi Pelaporan 4. Tindak Lanjut dan Pemantauan 5. Penyampaian Tanggapan 6. Publikasi dan Sosialisasi

9 10 12 12 13 13

BAB IV PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI 14 1. Perlindungan Pelaporan dan Terlapor 2. Apresiasi Pelapor 3. Sanksi

14 15 15

BAB V PENUTUP 16 BAB VI LAMPIRAN 1. Berita Acara Penelahaan Awal/Klarifikasi 2. Berita Acara Hasil Investigasi 3. Skema Proses Pelaporan Pelanggaran PT Askrindo (Persero)

17

i ii

iii

Page 6: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

2

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Perusahaan Perseroan (Persero) PT Asuransi Kredit Indonesia disingkat dengan PT Askrindo (Persero) atau Perusahaan berkomitmen untuk meningkatkan kualitas penerapan Good Corporate Governance (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan dengan berpedoman pada peraturan dan perundangan yang berlaku, maka dalam pelaksanaan penerapan GCG sebagaimana dimaksud, Direksi menyusun mekanisme pelaporan atas dugaan penyimpangan pada PT Askrindo (Persero).

Dalam proses menjalankan kegiatan usahanya PT Askrindo (Persero) senantiasa memperhatikan kepentingan setiap pemangku kepentingan Perusahaan (stakeholders), berdasarkan atas asas kewajaran dan kesetaraan sesuai prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) yaitu transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independen dan kewajaran.

Adanya pelaporan pelanggaran dari pihak stakeholders sebagai akibat dari kurang diperhatikannya hak-hak stakeholders dengan baik atau bahkan kadang-kadang terabaikan oleh pihak Perusahaan, dapat berdampak negative atas reputasi dan kepercayaan masyarakat pada Perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut maka penyelesaian pelaporan pelanggaran dari stakeholders sangatlah diperlukan dalam rangka menjamin hak-haknya dalam berhubungan dengan Perusahaan dan menjamin penanganan yang memenuhi ketentuan dan persyaratan yang ditetapkan oleh Perusahaan, pemerintah dan aparat berwajib.

Mekanisme penanganan pelaporan pelanggaran yang jelas merupakan hal yang mutlak diperlukan, agar tidak terjadi perselisihan atau potensi sengketa yang berlarut-larut antara pihak stakeholders dengan Perusahaan. Secara internal Perusahaan, pelaporan pelanggaran menjadi cara untuk mendorong Karyawan Perusahaan untuk lebih berani bertindak dalam mencegah terjadinya kecurangan dan korupsi dengan melaporkannya ke pihak yang dapat menanganinya. Hal ini berarti, mengurangi budaya “diam” menuju ke arah budaya “kejujuran” “kepedulian” dan “keterbukaan”.

Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) ini merupakan sistem yang dapat dijadikan media bagi saksi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai tindakan pelanggaran yang diindikasi terjadi di dalam Perusahaan. Mekanisme ini dapat menjadi cara yang efektif apabila dilakukan dengan struktur dan proses yang benar dan jelas, karena para pelapor memerlukan rasa aman dan jaminan keselamatan untuk berpartisipasi dalam mencegah kecurangan dan tindak pidana korupsi.

Pelaporan yang diperoleh dari mekanisme pelaporan pelanggaran (Whistleblowing) ini perlu mendapatkan perhatian dan tindak lanjut, termasuk juga pengenaan hukuman yang tepat agar dapat memberikan efek jera bagi pelaku pelanggaran dan juga bagi mereka yang berniat melakukan hal tersebut.

Page 7: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

3

2. Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Pedoman Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran sebagai dasar atau pedoman pelaksanaan dalam menangani Pelaporan Pelanggaran dari stakeholders untuk menjamin terselenggaranya mekanisme penyelesaian pelaporan pelanggaran yang efektif dalam jangka waktu memadai oleh stakeholders.

Tujuan dari Pedoman ini adalah menyediakan suatu panduan bagi organisasi untuk:

a. Membangun dan menerapkan Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS),

b. Mengelola pelaporan yang masuk dalam Sistem Pelaporan Pelanggaran (WBS) dan

melakukan evaluasi atas efektivitasnya,

c. Meminimalisasi tingkat resiko fraud,

d. Memberikan manfaat bagi peningkatan pelaksanaan Corporate Governance di perusahaan,

e. Meningkatkan tingkat partisipasi karyawan dalam melaporkan pelanggaran,

f. Acuan dalam tata cara pengelolaan penanganan pengaduan/penyingkapan (Whistleblowing

System) bagi Dewan Komisaris, Direksi, Karyawan serta pihak yang berkepentingan dalam

berhubungan dengan perusahaan, agar setiap laporan yang disampaikan terjaga

kerahasiannya dan kasus yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan serta dapat

ditindaklanjuti,

g. Membangun infrastruktur untuk melindungi pelapor dari kemungkinan adanya balasan pihak

internal maupun eksternal yang dirugikan oleh laporan yang diajukan,

h. Meningkatkan efektifitas tata kelola, pengendalian intern, dan kinerja pegawai maupun kinerja

perusahaan,

i. Mendukung budaya dan etos kerja perusahaan,

j. Meningkatkan reputasi perusahaan.

3. Acuan Pedoman a. Undang-Undang No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban.

c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2000 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.

e. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 2/POJK.05/2014 tentang Tata Kelola Perusahaan Yang Baik Bagi Perusahaan Perasuransian

Page 8: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

4

f. Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor PER-09/MBU/2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara BUMN PER-01/MBU/2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) pada Badan Usaha Milik Negara.

g. Anggaran Dasar PT Askrindo (Persero).

h. Pedoman Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) tahun 2008 oleh Komite Nasional Kebijakan Governance (KNKG).

i. Pedoman Good Corporate Governance (GCG) PT Askrindo (Persero). Pedoman Etika Bisnis & Etika Kerja (Code of Conduct) PT Askrindo (Persero). Pedoman Displin Pegawai (PDP) PT Askrindo (Persero).

4. Ruang Lingkup

Pedoman Pelaporan Pelanggaran ini diberlakukan bagi Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, Direksi, Organ Pendukung Direksi dan seluruh Karyawan di lingkungan PT Askrindo (Persero) dalam menjalankan tugas sehari-hari sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) serta para pemangku kepentingan (stakeholders) lainnya.

5. Prinsip Pengelolaan

a. Perlindungan Kerahasiaan Informasi Seluruh informasi pelaporan pelanggaran beserta identitas pelapor yang ada di saluran WBS merupakan informasi yang bersifat rahasia. Dokumen pelaporan harus dijaga dan ditempatkan pada tempat yang aman dengan pembatasan akses dan penggandaan dokumen tersebut.

b. Anonim Kebijakan untuk tidak mengungkap identitas pelapor dalam penanganan pelaporan pelanggaran.

c. Integritas, Profesional dan Independen. Penanganan pelaporan pelanggaran dengan integritas yang tinggi, prinsip praduga tidak bersalah, tidak bersifat memihak, dan tanpa intervensi pihak manapun.

6. Daftar Istilah

a. Whistleblow ing System adalah sistem yang mengelola pelaporan/penyingkapan mengenai perilaku melawan hukum, perbuatan tidak etis/tidak semestinya secara rahasia, anonim dan mandiri (independent) yang digunakan untuk mengoptimalkan peran serta insan Perusahaan dan mitra kerja dalam mengungkap pelanggaran yang terjadi di lingkungan perusahaan.

b. Whistleblow er adalah Karyawan, customer, vendors, supplier atau orang lain yang berkepentingan dengan eksistensi Perusahaan/organisasi.

c. Insan Perusahaan terdiri dari anggota Dewan Komisaris, Sekretaris Dewan Komisaris, semua anggota komite di bawah Dewan Komisaris, anggota Direksi, Karyawan serta tenaga-tenaga yang diperbantukan dalam pengelolaan Perusahaan.

Page 9: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

5

d. Dewan Komisaris adalah organ Perusahaan yang mewakili Pemegang Saham untuk melakukan pengawasan dan memberikan arahan/nasihat kepada Direksi dalam pengelolaan Perusahaan serta menjalankan fungsi untuk memperkuat citra Perusahaan.

e. Direksi adalah organ Perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengelolaan Perusahaan, untuk kepentingan dan tujuan Perusahaan, serta mewakili Perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar, tunduk pada semua peraturan yang berlaku terhadap BUMN dan tetap berpegang pada penerapan prinsip Good Corporate Governance.

f. Organ Pendukung Dewan Komisaris adalah organ yang membantu Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan perusahaan, yaitu Komite Audit, Komite Kebijakan Risiko, dan dapat juga membentuk Komite Nominasi dan Remunerasi dan/atau Komite Kebijakan Tata Kelola Perusahaan serta Sekretaris Dewan Komisaris.

g. Organ Pendukung Direksi adalah organ yang membantu Direksi dalam melaksanakan pengelolaan Perusahaan sesuai struktur organisasi yang ditetapkan oleh Perusahaan;

h. PT Askrindo (Persero), yang selanjutnya disebut Perusahaan, adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sebagaimana diatur dalam Undang-undang Nomor 19 Tahun 2003, yang seluruh modalnya dimiliki negara berupa kekayaan negara yang dipisahkan dan tidak terbagi atas saham.

i. Karyawan adalah pegawai yang telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat sebagai karyawan tetap dengan ketetapan Perusahaan yang diberikan hak dan kewajiban menurut ketentuan yang berlaku di Perusahaan.

j. Penerima Pelaporan Pelanggaran adalah Direksi dan Dewan Komisaris.

k. Pelaporan Pelanggaran adalah pengungkapan tindakan pelanggaran atau perbuatan melawan hukum.

l. Pelanggaran adalah perbuatan tidak etis/tidak bermoral atau perbuatan lain yang dapat merugikan Perusahaan maupun para pemangku kepentingan (stakeholders), yang dilakukan oleh Karyawan atau pimpinan Perusahaan kepada Perusahaan atau lembaga lain yang dapat mengambil tindakan atas pelanggaran tersebut. Pengungkapan ini umumnya dilakukan secara rahasia (confidential).

m. Pelapor adalah pihak internal yaitu Karyawan Perusahaan, dan tidak tertutup adanya pelapor berasal dari pihak eksternal yaitu pemegang polis, pemasok, regulator dan stakeholders yang lainnya.

n. Terlapor adalah orang yang dilaporkan/diadukan atas adanya indikasi/dugaan melakukan pelanggaran hukum dan ketentuan yang berlaku.

o. Perwakilan stakeholders adalah perseorangan, lembaga dan atau badan hukum yang bertindak untuk dan atas nama stakeholders dengan berdasarkan surat kuasa khusus dari stakeholders.

p. Stakeholders adalah para pihak yang berkepentingan dengan Perusahaan.

Page 10: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

6

q. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran adalah tim yang terdiri dari anggota Satuan Pengawasan Intern (SPI), Divisi Sumber Daya Manusia (SDM) dan unit kerja lain yang berada di bawah kewenangan Direksi berdasarkan Keputusan Direksi.

r. Pelanggaran Disiplin adalah perbuatan yang melanggar ketentuan Pedoman Disiplin Pegawai perusahaan.

s. Sidang Disiplin adalah sidang yang diadakan untuk memutuskan perkara atas pelanggaran disiplin.

t. Tindak Pidana adalah perbuatan yang dilarang oleh suatu aturan hukum dimana larangan tersebut disertai ancaman atau sanksi bagi yang melanggarnya sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (KUHP).

u. lnvestigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor, yang telah dilaporkan melalui Tim.

v. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum oleh Dewan Komisaris, Direksi, dan Karyawan yang bekerja untuk dan atas nama PT Askrindo (Persero), yang bertentangan dengan kepentingan Perusahaan atau penyalahgunaan wewenang jabatan/kepercayaan yang diberikan kepadanya dengan tujuan memperkaya diri sendiri, atau orang lain atau korporasi yang dapat merugikan Perusahaan.

w. Kecurangan adalah perbuatan tidak jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain penipuan, pemerasan, pemalsuan, penyembunyian atau penghancuran dokumen/laporan atau menggunakan dokumen palsu, yang dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang yang menimbulkan potensi kerugian ataupun kerugian nyata terhadap Perusahaan atau orang lain.

x. Menyuap adalah perbuatan seseorang berupa memberi uang sogok/menyogok/ memberi hadiah atau janji yang diberikan atau diterima dalam bentuk apapun kepada seseorang yang berpengaruh atau berhubungan dengan jabatannya dengan tujuan ingin mendapatkan sesuatu untuk kepentingan pribadi ataupun korporasi.

y. Benturan Kepentingan adalah sebuah situasi dimana seseorang dihadapkan pada perbedaan kepentingan yaitu antara kepentingan pribadi atau Perusahaan, sehingga harus memilih dan mendahulukan kepentingan Perusahaan di atas kepentingan pribadinya.

z. Pencurian adalah mengambil barang atau sesuatu, baik seluruhnya atau sebagian kepunyaan orang lain, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum.

Page 11: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

7

BAB II KEBIJAKAN DAN KEWENANGAN

1. Kebijakan Perusahaan Menerima dan Menyelesaikan Pelaporan Pelanggaran.

a. Perusahaan wajib menerima pelaporan pelanggaran dari pihak internal maupun eksternal.

b. Perusahaan wajib menerima dan menyelesaikan pelaporan pelanggaran baik dari pelapor yang mencantumkan identitasnya maupun yang tidak.

c. Perusahan menyediakan 2 (dua) alternatif pengelolaan pelaporan, yaitu melalui jalur Direksi dan jalur Dewan Komisaris sesuai dengan level pelaku pelanggaran.

2. Tanggung jawab dan kewenangan Pengelolaan Pelaporan Pelanggaran

Para pihak yang memiliki kewenangan untuk menindaklanjuti pelaporan/pengungkapan berdasarkan kategori Terlapor adalah:

a. Direksi, jika terlapor adalah Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi.

b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah Direksi, Dewan Komisaris dan Organ Pendukung.

Keterangan: a. Tanggung jawab dan kewenangan Direksi

1) Direksi bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan pelaporan terhadap pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi.

2) Direksi membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari Satuan Pengawasan Intern (SPI), Divisi Sumber Daya Manusia (SDM), dan Divisi Hukum dan Pemulihan Aset (HUPA) serta pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan Surat Keputusan Direksi.

3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran sebagaimana nomor a.2 di atas adalah Kepala Satuan Pengawasan Intern (SPI).

b. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran sebagaimana nomor a.2 di atas bertugas untuk menindaklanjuti Pelaporan Pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi Tanggung jawab dan kewenangan Dewan Komisaris.

1) Dewan Komisaris bertanggung jawab atas terlaksananya pengelolaan pelaporan terhadap pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris, sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan ini.

2) Dewan Komisaris membentuk Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran yang beranggotakan perwakilan dari Komite Audit dan pihak lain yang diperlukan sesuai dengan kompetensi dan keahliannya berdasarkan keputusan Dewan Komisaris.

3) Ketua Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran sebagaimana nomor b.2 di atas adalah Ketua Komite Audit.

Page 12: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

8

4) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran sebagaimana nomor b.2 di atas bertugas untuk menindaklanjuti pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan, yang berada di bawah kewenangan Dewan Komisaris berdasarkan Surat Keputusan Dewan Komisaris.

Page 13: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

9

BAB III

PENGELOLAAN PELAPORAN PELANGGARAN

Lingkup pelaporan/penyingkapan yang dapat ditindaklanjuti oleh Tim meliputi:

1) Korupsi

2) Suap

3) Benturan Kepentingan

4) Pencurian

5) Kecurangan

6) Melanggar hukum dan peraturan perusahaan

Lingkup ini tidak termasuk permasalahan yang terkait dengan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L), SDM dan fasilitas perusahaan. Pelaporan/penyingkapan yang mendapat prioritas untuk ditindaklanjuti adalah kasus yang terjadi 2 (dua) tahun terakhir.

1. Penerimaan Pelaporan Pelanggaran

a. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi ditujukan kepada Direksi PT Askrindo (Persero).

b. Pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris ditujukan kepada Dewan Komisaris PT Askrindo (Persero).

c. Apabila penerima pelaporan pelanggaran bukan Direksi atau Dewan Komisaris, maka yang bersangkutan wajib meneruskan pelaporan pelanggaran tersebut kepada Direksi atau Dewan Komisaris.

d. Perusahaan menerima setiap pelaporan pelanggaran yang diajukan dari stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun tertulis.

e. Perusahaan dalam hal ini Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran, memberikan penjelasan mengenai kebijakan dan prosedur penyelesaian pelaporan pelanggaran pada saat stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders mengajukan pelaporan pelanggaran.

f. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Insan Perusahaan selain Dewan Komisaris dan Direksi dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut:

1) Melalui website perusahaan www.askrindo.co.id.

2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Direksi, dengan cara diantar langsung atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat:

Page 14: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

10

Direksi PT ASKRINDO (Persero) u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran

Jalan Angkasa Blok B 9 Kav. No.8 Kemayoran Jakarta Pusat 10610

3) Melalui email WBS yaitu [email protected]

g. Penyampaian pelaporan pelanggaran yang diduga dilakukan oleh Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud pada ayat 1 butir b dalam bab ini dilakukan secara tertulis dengan mekanisme sebagai berikut :

1) Melalui website perusahaan yaitu www.askrindo.co.id. 2) Menyampaikan surat resmi yang ditujukan kepada Dewan Komisaris, dengan cara

diantar langsung, atau melalui pos ke perusahaan dengan alamat:

Dewan Komisaris PT ASKRINDO (Persero) u.p Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran

Jalan Angkasa Blok B 9 Kav. No.8 Jakarta Pusat 10610

h. Pelaporan pelanggaran secara tertulis dilengkapi fotokopi identitas dan bukti pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

i. Pelaporan pelanggaran secara tertulis tanpa identitas wajib dilengkapi bukti pendukung seperti dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang dilakukan dan/atau pelaporan pelanggaran yang akan disampaikan.

j. Perusahaan wajib memberikan tanda terima jika pelaporan pelanggaran diajukan secara tertulis beridentitas.

k. Apabila pelaporan pelanggaran diajukan oleh perwakilan stakeholders, maka selain dokumen di atas juga diserahkan dokumen lainnya yaitu: 1) Fotokopi bukti identitas stakeholders dan perwakilan stakeholders. 2) Surat Kuasa dari stakeholders kepada perwakilan stakeholders yang menyatakan bahwa

stakeholders memberikan kewenangan bertindak untuk dan atas nama stakeholders. 3) Jika perwakilan stakeholders adalah lembaga atau badan hukum, maka harus

dilampiri dengan dokumen yang menyatakan bahwa pihak yang mengajukan pelaporan berwenang untuk mewakili lembaga atau badan hukum tersebut.

l. Perusahaan wajib menyampaikan bukti tanda terima pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang mengajukan pelaporan.

2. Proses Penanganan Pelaporan

a. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran melakukan penelaahan atas laporan yang masuk. Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran akan memutuskan perlu tidaknya dilakukan audit khusus/investigasi atas pelaporan pelanggaran dalam waktu paling lama 20 (dua puluh) hari kerja dan dapat diperpanjang paling lama 20 (dua puluh) hari kerja apabila

Page 15: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

11

dipandang perlu.

b. Apabila hasil penelaahan sebagaimana dimaksud pada angka 2.a menunjukkan bahwa pelaporan tidak benar dan tidak ada bukti, maka tidak akan diproses lebih lanjut.

c. Apabila hasil penelaahan menunjukkan adanya indikasi pelanggaran yang disertai bukti-bukti yang cukup, maka pelaporan disampaikan kepada Direksi/Dewan Komisaris sesuai dengan kewenangan.

d. Terkait pelaporan pelanggaran yang memerlukan pendalaman lebih lanjut, wajib ditindaklanjuti oleh Direksi/Dewan Komisaris melalui Satuan Pengawasan Intern/Komite Audit untuk dilakukan audit khusus/investigasi.

e. Pelaku pelanggaran yang telah terbukti berdasarkan hasil audit khusus/investigasi, akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

f. Apabila audit khusus/investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Insan Perusahaan, maka dapat ditindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku.

g. Apabila hasil audit khusus/investigasi terbukti adanya pelanggaran oleh Insan Perusahaan yang mengarah ke tindak pidana, maka dapat ditindaklanjuti proses hukum yang berlaku kepada lembaga penegak hukum dengan Direksi sebagai pelapor.

h. Skema Proses Pelaporan Pelanggaran sebagaimana terlampir.

i. Audit Khusus/Investigasi (Pendalaman)

Semua laporan mengenai pelanggaran yang masuk dilakukan penelaahan, dengan tujuan untuk sedapat mungkin mengumpulkan bukti awal yang cukup memadai, sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan apakah laporan pelanggaran tersebut benar adanya atau bahkan sebaliknya ditemukan tidak cukup bukti untuk diteruskan pada tahap audit khusus/investigasi.

Proses audit khusus/investigasi atas suatu laporan harus dilakukan dengan tetap memegang azas praduga tidak bersalah dan objektifitas. Hasil dari proses audit khusus/investigasi berupa laporan hasil audit khusus/investigasi yang disertai beberapa bukti pendukung yang merupakan bukti fisik serta bukti non fisik. Hasil laporan audit khusus/investigasi tidak berupa opini atau pendapat tapi berupa kesimpulan akhir mengenai hasil audit khusus/investigasi yang digunakan sebagai dasar putusan pengambilan tindakan.

Audit khusus/investigasi dilakukan oleh Tim Audit khusus internal berdasarkan instruksi Direksi/Dewan Komisaris, dalam hal diperlukan dapat ditunjuk Investigator Independen (eksternal) berdasarkan persetujuan Direksi/Dewan Komisaris. Tim audit khusus/investigasi internal mencakup namun tidak terbatas pada Satuan Pengawasan Intern (SPI). Perusahaan harus dapat memilih dan menyediakan Auditor/investigator yang berintegritas untuk menjaga objektifitas hasil audit khusus/investigasi, sehingga kepercayaan terhadap WBS dapat dijaga. Proses audit khusus/investigasi harus bebas dari bias dan dilakukan tidak tergantung dari siapa yang melaporkan ataupun siapa yang terlapor. Terlapor harus diberi kesempatan

Page 16: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

12

penuh untuk memberikan penjelasan atas bukti-bukti yang ditemui, termasuk pembelaan bila diperlukan.

3. Administrasi Pelaporan

a. Seluruh proses pelaporan pelanggaran diadministrasikan secara baik oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.

b. Catatan penerimaan pelaporan pelanggaran memuat sekurangnya:

1) Nomor registrasi.

2) Tanggal penerimaan.

3) Petugas penerima.

4) Deskripsi singkat.

c. Pengelola WBS membuat laporan secara periodik (mingguan dan bulanan), antara lain meliputi jumlah pelaporan/penyingkapan, kategori pelaporan/penyingkapan dan saluran yang digunakan oleh Pelapor serta menyampaikannya kepada Direksi.

4. Tindak lanjut dan Pemantauan Tindak Lanjut

a. Tindak Lanjut Untuk mempercepat dan mempermudah proses tindak lanjut pelaporan/ penyingkapan, maka Pelapor:

1) Dapat memberikan informasi mengenai data diri, sekurang-kurangnya memuat: alamat, nomor telepon, faksimili, email (atau dengan pilihan anonim).

2) Harus memberikan indikasi awal yang dapat dipertanggungjawabkan, yang meliputi:

a. Masalah yang diadukan

Pokok pelaporan/penyingkapan yang ingin diungkapkan dan jumlah kerugian jika bisa ditentukan. Akan lebih baik apabila satu pelaporan/ penyingkapan hanya untuk satu masalah saja sehingga fokus.

b. Pihak yang terlibat

Siapa yang seharusnya bertanggung jawab atas kejadian tersebut termasuk saksi dan siapa/pihak mana yang diuntungkan/dirugikan.

c. Lokasi Kejadian

Lokasi lapangan/unit operasi mana masalah tersebut terjadi dengan spesifik menyebutkan nama, tempat atau fungsi yang dimaksud.

d. Waktu Kejadian

Periode kejadian dari masalah tersebut baik berupa bulan, tahun atau tanggal tertentu saat masalah tersebut terjadi.

e. Bagaimana terjadinya dan apakah ada bukti

Page 17: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

13

f. Apakah kasus ini pernah dilaporkan kepada orang/pihak lain

g. Apakah kasus ini pernah terjadi sebelumnya

b. Pemantauan Tindak Lanjut:

1) Pemantauan tindak lanjut pelaporan pelanggaran dilakukan oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran.

2) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Ketua Tim Pengelola Pelaporan (SPI) harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Direksi setiap saat diperlukan.

3) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran dibawah pimpinan Komite Audit harus menginformasikan pelaporan pelanggaran yang masuk, yang diinvestigasi, dan yang dianggap selesai kepada Dewan Komisaris setiap saat diperlukan.

5. Penyampaian Tanggapan

a. Perusahaan melalui Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran menginformasikan dan/atau memberikan tanggapan atas status proses penyelesaian pelaporan pelanggaran kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan kepada Perusahaan mengenai pelaporan pelanggaran yang diajukannya.

b. Untuk pelaporan pelanggaran tanpa identitas, Perusahaan memberikan tanggapan kepada stakeholders dan/atau perwakilan stakeholders yang meminta penjelasan apabila diperlukan.

6. Publikasi dan Sosialisasi

Tim melaporkan penanganan pelaporan/penyingkapan yang ditindak lanjuti maupun yang tidak dapat ditindaklanjuti kepada Direktur Utama minimal 3 (tiga) bulan sekali dan dipublikasikan ke dalam media Perusahaan maupun media lainnya.

Perusahaan wajib mempublikasikan serta mensosialisasikan Pedoman Pengelolaaan Pelaporan Pelanggaran kepada seluruh Karyawan PT Askrindo (Persero) maupun stakeholders melalui berbagai media Perusahaan, seperti:

a. Mencetak dan mendistribusikan dokumen Pedoman ini.

b. Website perusahaan.

c. Forum internal Karyawan.

d. Banner Whistle Blowing System (WBS).

Page 18: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

14

BAB IV PERLINDUNGAN, APRESIASI DAN SANKSI

1. Perlindungan Pelapor dan Terlapor

Perlindungan Pelapor dimaksudkan untuk memberikan jaminan atas kerahasiaan identitas Pelapor dan perlindungan dari tindakan yang merugikan Pelapor. Bagi Perusahaan, perlindungan Pelapor akan menumbuhkan rasa aman bagi Insan Perusahaan dan pelapor lainnya.

Kebijakan perlindungan Pelapor dimaksudkan pula untuk mendorong setiap Insan Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk berani melaporkan pelanggaran.

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi Pelapor yang beritikad baik dan Perusahaan patuh terhadap segala peraturan perundangan yang terkait serta best practices yang berlaku dalam penyelenggaraan sistem perlindungan Pelapor.

Perusahaan tidak memberikan sanksi bagi pelapor pelanggaran yang tidak sesuai dengan maksud dan tujuan kebijakan ini; misalnya fitnah, pelaporan palsu atau pelaporan lainnya. Semua laporan pelanggaran dijamin kerahasiaan dan keamanannya oleh Perusahaan. Pelapor dijamin haknya untuk memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atas laporannya.

Pelapor dapat mengadukan bila mendapatkan balasan berupa tekanan atau ancaman atau tindakan pembalasan lain yang dialaminya. Pengaduan harus disampaikan kepada Tim Perusahaan melalui mekanisme yang telah ditetapkan Perusahaan. Dalam hal masalah ini tidak dapat dipecahkan secara internal, Pelapor dijamin haknya untuk membawa ke lembaga independen di luar Perusahaan, seperti misalnya mediator, lembaga perlindungan saksi dan korban atas biaya Perusahaan.

Perusahaan memberikan perlindungan kepada Pelapor, atas kemungkinan dilakukannya hal-hal sebagai berikut :

a. Pemecatan; b. Penurunan jabatan atau pangkat; c. Pelecehan atau diskriminasi dalam segala bentuknya; d. Catatan yang merugikan dalam file data pribadinya (personal file record);

Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor yang beritikad baik, Perusahaan juga menyediakan perlindungan hukum, sejalan dengan yang diatur Undang Undang No. 15 tahun 2002 serta perubahan terakhir Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang, Undang Undang No.13 tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban, Peraturan Pemerintah No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi dalam Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu:

a. Perlindungan dari tuntutan pidana dan/atau perdata; b. Perlindungan atas keamanan pribadi, dan/atau keluarga Pelapor dari ancaman fisik dan/atau

mental; c. Perlindungan terhadap harta Pelapor; dan/atau

Page 19: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

15

d. Pemberian keterangan tanpa bertatap muka dengan Terlapor, pada setiap tingkat pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran tersebut masuk pada sengketa pengadilan.

Dalam hal Pelapor merasa perlu, maka ia juga dapat meminta bantuan pada Lembaga Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai Undang Undang No.13 tahun 2006.

2. Apresiasi Pelapor

a. Perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada Pelapor atas pelanggaran yang dibuktikan sehingga aset/keuangan Perusahaan dapat diselamatkan.

b. Bentuk penghargaan yang diberikan oleh Perusahaan dapat berupa kenaikan pangkat/jabatan atau penghargaan lainnya.

3. Sanksi

Bentuk sanksi kepada Terlapor yang terbukti bersalah diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Page 20: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

16

BAB V PENUTUP

1. Pedoman Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System) ini disusun untuk dapat menjadi acuan Direksi, Dewan Komisaris, Organ Pendukung Dewan Komisaris dan Kepala Unit Kerja dari Organ Pendukung Direksi dan Karyawan di lingkungan PT Askrindo (Persero).

2. Pedoman Pelaporan Pelanggaran ini terintegrasi dengan Pedoman Audit Khusus dan Peraturan Disiplin Pegawai.

3. Pedoman Pelaporan Pelanggaran dapat diubah/direvisi secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

4. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris PT Askrindo (Persero).

5. Setiap perubahan Pedoman Pelaporan Pelanggaran dinyatakan berlaku sejak ditetapkan oleh Direksi PT Askrindo (Persero).

Page 21: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

17

BAB VI

LAMPlRAN

Lampiran 1 - Berita Acara Penelaahan Awal/Klarifikasi Lampiran 2 - Berita Acara Hasil Audit Khusus/Investigasi Lampiran 3 - Skema Proses Pelaporan Pelanggaran

Page 22: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

i

Lampiran 1.

BERITA ACARA No.BA- I 1200 .. . -

TENTANG

PENELAHAAN AWAL PELAPORAN PELANGGARAN

Pada hari ini, ……………….tgl …….. bulan ……………. tahun ………………, telah dilakukan presentasi atas Laporan Pengungkapan dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan ............................ Berdasarkan hasil ekspos/paparan, Laporan Pengungkapan atas pengaduan tersebut telah/tidak* sesuai dengan kriteria untuk ditindaklanjuti dengan Audit Khusus/Investigasi. Audit Khusus/Investigasi akan dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern/Tim Audit Khusus/Investigator Independen*. (apabila jawaban Laporan Pengungkapan telah sesuai dengan kriteria) Ketua TP3 (Nama Pejabat) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran (TP3): 1 …………………………… 2 …………………………… 3 …………………………… * Coret yang tidak perlu

Page 23: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

ii

Lampiran 2.

BERITA ACARA No.BA- I 1200 ... -

TENTANG

HASIL AUDIT KHUSUS/INVESTIGASI

Pada hari ini, ……………………..tgl ……………….. bulan ………… tahun…………, telah dilakukan ekspos/paparan atas Laporan Hasil Audit Khusus/Investigasi oleh Satuan Pengawasan Intern/Tim Audit Khusus/Investigator Independen * dari Whistle Blowing System (WBS) atas pengaduan……………………………… Berdasarkan ekspos/paparan Laporan Hasil Audit Khusus/Investigasi, Laporan Pengungkapan No…………………….. tersebut terbukti/tidak terbukti*. Ketua TP3 (Nama Pejabat) Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran (TP3): 1 . ……………………………. 2 . ……………………………. 3 . ……………………………. * Coret yang tidak perlu

Page 24: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

iii

SKEMA PROSES PELAPORAN PELANGGARAN PT ASKRINDO (Persero)

NO. PROSEDUR PELAPOR TIM DIREKSI KOMISARIS KETERANGAN 1

2

3

4

5

6

Pelapor menyampaikan adanya pengaduan yang disampaikan melalui media yang telah disediakan yaitu a. Website b. E-Mail c. Kotak Surat

Kemudian Tim menerima setiap pengaduan pelanggaran yang diajukan oleh stakeholders dan/

atau perwakilan stakeholders baik secara lisan maupun tertulis dan memverifikasi kebenaran

pelaporan/pengaduan pelanggaran berdasarkan bukti pendukung.

Apabila kategori pelanggaran diduga dilakukan oleh

Direksi, maka dilaporkan kepada Komisaris dan

apabila kategori dilakukan oleh Pegawai, maka

dilaporkan kepada Direksi

Dilakukan proses audit khusus, apabila hasilnya

Terlapor terbukti, maka dibuat ke dalam format

standard yang menghasilkan: a) Laporan penerimaan pelaporan/pengaduan sesuai

kategori lingkup pengaduan/pengungkapan. b) Laporan pengungkapan (disclosure report)

Menyampaikan laporan pengungkapan informasi

(disclosure report) dalam format web ke dalam e-

room, yang dapat diakses secara online oleh Tim/

Dewan Komisaris/Direktur Utama (sesuai dengan kategori Terlapor).

Berdasarkan hasil presentasi tersebut, Direktur Utama

(atau Direktur yang ditunjuk) memutuskan tindak

lanjut:

- Membuat Berita Acara

- Tanggapan

- Publikasi

Membuat: Berita Acara Tanggapan & Publikasi

Tim Audit khusus (Dekom) • Komite Audit • Pihak lain yang

diperlukan Tim Audit khusus (Direksi) • SPI (Ketua) • Divisi SDM • Pihak lain yang

diperlukan

Selesai Benar

Diduga dilakukan direksi

Proses Audit khusus

Proses Audit khusus

Terbukti

Terbukti

Diselesaikan Kasus ditutup

Diselesaikan

Selesai

Page 25: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

4

Page 26: Download Pedoman Pelaporan Pelanggaran

KANTOR PUSAT Jl. Angkasa Blok B-9 Kav. No. 8

Kota Baru Bandar Kemayoran, Jakarta 10610 E-Mail : [email protected], Website : www.askrindo.co.id