dokumen versi 1.0 tarikh cetak 9hb januari 2009moh.spab.gov.my/eapps/web/help/utilities.pdf ·...

Dokumen Versi 1.0

Tarikh Cetak 9hb Januari 2009

iSPAAA - ver 1.0 (Utiliti Sistem) 2

Kandungan

A. Sistem Pemantauan Aduan Agensi Awam Bersepadu– iSPAAA..............................................3

B. Pengawai Daftar Masuk ................................................................................................................3

C. Laman Utama Pengguna ...............................................................................................................4

D. Shortcut ..........................................................................................................................................9 1.0 Tambah Kegemaran (Favorite) ..................................................................................... 10

2.0 Panel Kawalan ............................................................................................................... 11

3.0 Kegemaran (Favorite) ................................................................................................... 11

4.0 Kemaskini Kegemaran (Favorite).................................................................................. 12

4.0 Kalender ......................................................................................................................... 13

5.0 Dashboard...................................................................................................................... 13

6.0 Kemaskini Akaun Peribadi ............................................................................................ 14

7.0 Laman Utama................................................................................................................. 14

8.0 Muka Surat Bantuan ...................................................................................................... 15

9.0 Log Keluar ..................................................................................................................... 15

10.0 Side-bar .......................................................................................................................... 16

E. Utiliti Sistem .................................................................................................................................20

1.0 Mesej Melalui Sistem ........................................................................................................20

1.1 Paparan Mesej & Pesanan ........................................................................................... 21

1.2 Menghapus Mesej dan Pesanan ................................................................................... 23

1.3 Balas Mesej ................................................................................................................... 23

1.4 Menghantar Mesej & Pesanan ..................................................................................... 27

1.5 Buku Alamat ................................................................................................................. 29

2.0 Perancangan Kerja ...........................................................................................................31 2.1 Tambah Perancangan Kerja ........................................................................................ 32

2.2 Kemaskini Rancangan Kerja ........................................................................................ 33

3.0 Pencontoh Dokumen (Peribadi) / Document Template ..............................................36

4.0 Kalender..............................................................................................................................40

4.1 Tambah Peristiwa ......................................................................................................... 41

4.2 Tambah Pengumuman ................................................................................................. 44

4.3 Tambah Temujanji ........................................................................................................ 47

5.0 Helpdesk .............................................................................................................................50

5.1 Log Baru ........................................................................................................................ 51

5.2 Kemaskini Log............................................................................................................... 52


A. Sistem Pemantauan Aduan Agensi Awam Bersepadu– iSPAAA

Panduan pengguna ini adalah khas untuk pegawai yang bertanggugjawab menguruskan maklumbalas.

Proses memasuki sistem adalah menerusi langkah berikut:

1. Klik icon .

2. Taip alamat url sistem iSPAAA bagi kementerian anda yang telah dibekalkan oleh BPA dan tekan

butang “Enter”.

3. Skrin berikut akan dipaparkan.

B. Pengawai Daftar Masuk

1. Klik “Pengawai Daftar Masuk”.

2. Masukan ID Pengguna dan Kata Laluan.

3. Tekan butang .


C. Laman Utama Pengguna

1. Selepas berjaya daftar masuk, skrin Laman Utama akan dipaparkan.

2. Skrin Laman Utama akan memaparkan informasi terkini mengenai kerja peribadi dan pejabat.

3. Klik untuk memaparkan keseluruhan informasi di setiap seksyen.

4. Klik untuk menyimpan keseluruhan informasi di setiap seksyen.


5. Bahagian Profil Peribadi, memaparkan huraian informasi pengguna.

6. Ringkasan Maklumbalas menghuraikan jumlah maklumbalas dengan status yang berbeza.

7. Paparan Maklumbalas Huraian ini boleh dikonfigurasi di penyelenggaran portlet.

8. Skrin berikut menunjukkan Kalendar Peribadi dari halaman utama pengguna. Peristiwa-peristiwa


hari itu akan dipaparkan di sebelah kalendar.

9. Semua Pengumuman yang dihantar kepada pengguna akan dipaparkan seperti di bawah.


10. Perancangan Kerja yang telah di masukkan oleh pengguna akan dipaparkan di bahagian yang

dibulatkan seperti di bawah.

11. Untuk mengemaskini Perancangan Kerja, klik pada tajuk perancangan kerja tersebut.

12. Paparan skrin seperti di bawah akan kelihatan.

13. Kemaskini butiran-butiran rancangan kerja tersebut pada ruang yang disediakan.

14. Tekan butang untuk menyimpan rekod.


15. Bagi mesej-mesej yang telah diterima tetapi belum di baca oleh pengguna, ia akan dipaparkan pada

ruang Masej – Belum Dibaca.

16. Untuk membaca mesej tersebut, klik pada tajuk yang berkenaan.

17. Paparan skrin Mesej Melalui Sistem akan kelihatan.

18. Pada paparan skrin ini, pengguna boleh membaca semua masej tersebut.

19. Untuk panduan penuh penggunaan skrin Mesej Melalui Sistem, sila rujuk pada panduan Utiliti

Sistem-Mesej Melalui Sistem.


D. Shortcut

1. Sistem menyediakan fungsi ‘Shortcut’ untuk memudahkan pengguna sistem.

2. Ikon-ikon berikut akan wujud di setiap paparan halaman utama.

3. Ikon hanya akan terpapar pada skrin yang dibenarkan untuk ditambah sebagai

kegemaran(favorite).

4. Manakala ikon (Panel Kawalan) pula hanya wujud pada pengguna tertentu sahaja iaitu

pengguna yang diberi kebenaran untuk melakukan sebarang penyelenggaraan dan perubahan pada

sistem.


1.0 Tambah Kegemaran (Favorite)

1. Ikon hanya akan wujud pada halaman skrin yang dibenarkan untuk ditambah ke dalam

kegemaran(favorite).

2. Untuk mencipta Kegemaran bagi paparan halaman yang diinginkan, tekan butang sewaktu

berada di halaman skrin tersebut. Lihat contoh di bawah.

3. Paparan skrin berikut akan kelihatan.


5. Tekan butang untuk keluar dari skrin tersebut.


2.0 Panel Kawalan

1. Shortcut bagi ikon digunakan untuk memasuki skrin Panel Kawalan.

2. Ikon ini hanya diberi kepada pengguna yang telah diberi kebenaran untuk melaksanakan

penyelenggaraan dan pembaikan sistem.

3. Klik pada ikon dan skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

3.0 Kegemaran (Favorite)

1. Senarai halaman kegemaran akan dipaparkan apabila penunjuk(‘cursor’) berada di atas ikon .

2. Pengguna boleh memilih dan memasuki laman yang tertera pada senarai kegemaran(favorite)

dengan cara menekan nama laman yang berkenaan.


4.0 Kemaskini Kegemaran (Favorite)

1. Ikon (Kemaskini) digunakan untuk mengemaskini senarai kegemaran.

2. Klik ikon , skrin berikut akan dipaparkan.

3. Untuk membuang senarai Kegemaran, tekan butang .


4.0 Kalender

1. Klik pada ikon .

2. Paparan berikut akan kelihatan.

3. Ikon adalah merupakan shortcut bagi paparan Kalender.

* Sila Rujuk Panduan Kalender pada Utiliti Sistem – Kalender.

5.0 Dashboard

1. Klik pada butang .



6.0 Kemaskini Akaun Peribadi



7.0 Laman Utama

1. Tekan butang .

2. Skrin Laman Utama akan dipaparkan.


8.0 Muka Surat Bantuan

1. Tekan butang .

2. Muka Surat Bantuan akan wujud di semua halaman.

3. Butiran mengenai bidang-bidang yang perlu diisi dan bahagian-bahagian akan dipaparkan mengikut

halaman di mana ikon tersebut ditekan.

9.0 Log Keluar

1. Untuk keluar dari sistem, klik .

2. Dengan itu, halaman masuk ke sistem akan dipapar.


10.0 Side-bar

1. Klik anak panah ISPAAA berikut untuk memaparkan side-bar di sebelah kiri.


3. Side-bar membenarkan pengguna mengemaskini maklumbalas dengan segera.


4. Masukkan ID maklumbalas di ruangan tersebut dan tekan butang .

5. Skrin Keterangan maklumbalas akan dipaparkan.

6. Jika maklumbalas yang dicari tidak wujud atau tidak dibenarkan akses, halaman berikut akan

dipaparkan.


7. Side-bar berikutnya pula menunjukkan jumlah mesej yang belum dibaca.

8. Klik pada butang seperti contoh di atas.

9. Pengguna akan dibawa terus ke paparan Masej Melalui Sistem.


10. Seterusnya adalah bahagian Perancangan Kerja.

11. Bahagian ini akan memaparkan jumlah perancangan kerja yang masih berada di dalam status

‘Baru’.

12. Klik pada butang yang berkenaan.

13. Paparan skrin akan dibawa ke halaman Perancangan Kerja.


E. Utiliti Sistem

Setiap pegawai yang bertanggunjawab menguruskan maklumbalas akan diberi akses untuk

menggunakan modul yang terdapat di dalam Utiliti Sistem.

1.0 Mesej Melalui Sistem

1. Pilih menu dan klik pada menu .

2. Paparan skrin Mesej Melalui Sistem adalah seperti berikut.

3. Sebelah kanan adalah skrin untuk memasukkan mesej dan pesanan baru yang ingin dihantar.

4. Sebelah kiri skrin adalah untuk melihat senarai mesej dan pesanan yang telah diterima dan dihantar.


1.1 Paparan Mesej & Pesanan

(Bahagian sebelah Kiri Skrin)

1. Mesej dan pesanan boleh dipaparkan mengikut tarikh dan masa dengan cara, tekan butang dan

pilih tarikh yang dikehendaki.

2. Mesej dan pesanan juga boleh dipaparkan mengikut folder sama ada (i) Terima atau (ii) Hantar. Klik

pada butang dan pilih folder yang dikehendaki.

3. Setelah membuat pemilihan tarikh dan folder yang dikehendaki, tekan ikon (refresh muka surat)

untuk mendapatkan senarai tersebut.

4. Ikon menunjukkan terdapat lampiran fail pada mesej yang diterima.

5. Klik pada tajuk mesej yang ingin dibaca seperti di atas. Paparan berikut akan kelihatan.


6. Klik pada tajuk Lampiran untuk melihat paparan penuh fail yang telah dilampirkan bersama dengan

mesej tersebut.

7. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

8. Sekiranya pengguna ingin menyimpan fail yang dilampirkan, tekan butang . Paparan skrin

seperti berikut akan kelihatan.

9. Tentukan lokasi di mana fail tersebut ingin disimpan. Tekan butang untuk meneruskan

transaksi penyimpanan fail.

10. Jika sekiranya pengguna hanya ingin membuka dan membaca terus fail yang telah dilampairkan,

tekan butang .

11. Selain daripada masuk ke dalam menu Mesej Melalui Sistem untuk membaca mesej, mesej baru juga

boleh dilihat dan dibaca menerusi Skrin Utama (‘Home Skrin’) melalui ruangan Mesej – Belum

Dibaca seperti di bawah.


1.2 Menghapus Mesej dan Pesanan

1. Mesej dan pesanan boleh dihapuskan dengan cara klik pada ‘check box’ pada sebelah kiri mesej

dan tekan butang (hapus mesej yang dipilih).

2. Skrin di bawah akan dipaparkan.

3. Sekiranya rekod tersebut ingin dihapuskan klik butang . .

4. Mesej & Pesanan juga boleh dihapuskan terus dengan menekan butang sewaktu paparan

penuh mesej dan pesanan .

5. Mesej: ** Rekod dihapus ... akan dipaparkan.

1.3 Balas Mesej

1. Untuk membalas mesej, tekan butang , paparan skrin berikut akan kelihatan.

2. Pada skrin ini, ruangan Tajuk dan Kepada telah pun diisikan.


3. Pengguna hanya perlu mengisi ruangan berikut:

a. Masej

b. CC

c. BCC

4. Sekiranya pengguna ingin menambah alamat e-mel pada ruangan Kepada, CC atau BCC, taipkan

alamat e-mel tersebut pada ruangan Tambah E-mel.

5. Kemudian, tekan salah satu daripada butang-butang berikut (yang mana berkenaan).

a. .

b. .

c. .

6. Alamat e-mel akan dimasukkan pada ruangan, seperti mana yang dikehendaki.

7. Jika pengguna ingin membuang alamat e-mel atau mesej dari ruangan Kepada, CC dan BCC, klik

alamat e-mel atau mesej yang ingin dibuang pada ruangan tersebut, kemudian tekan butang .

8. Sekiranya pengguna ingin memasukkan lampiran pada mesej yang akan dihantar, tekan pada butang

. .



Skrin B

Skrin A

10. Pada paparan skrin A, tekan butang .

11. Pilih fail yang ingin dilampirkan dan tekan butang pada paparan seperti di Skrin B.

12. Masukkan tajuk bagi lampiran tersebut dan klik butang .(seperti di Skrin A).

13. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

14. Setelah selesai muat naik lampiran yang dikehendaki, tekan butang .


15. Sekiranya pengguna ingin membalas mesej kepada semua penerima mesej, tekan butang

………… ……………... . . Paparan berikut akan kelihatan.

16. Senarai nama di ruangan Kepada telah diisi dengan nama kesemua penerima masej termasuk

penghantar.

17. Isikan pada ruangan yang disediakan bagi:

a. Masej

b. CC (jika perlu)

c. BCC (jika perlu)

18. Tekan butang untuk menghantar mesej.


1.4 Menghantar Mesej & Pesanan

(Bahagian Sebelah Kanan Skrin)

1. Tekan butang untuk menghantar mesej.

2. Pada paparan di atas, isikan tajuk dan mesej yang hendak disampaikan pada ruangan Tajuk dan

Mesej/Pesanan.

3. Klik pada butang untuk memasukkan lampiran.


5. Pada paparan skrin di atas, tekan butang , pilih fail yang ingin dilampirkan.

6. Masukkan tajuk bagi lampiran tersebut dan klik butang .

7. Setelah selesai muat naik lampiran yang dikehendaki, tekan butang .

Klik, untuk senarai

buku alamat


8. Pilih nama penerima pada ruangan Kepada, dengan cara klik pada butang .

9. Cara yang sama digunakan untuk ruangan CC dan BCC.

10. Paparan berikut akan kelihatan:

11. Pilih kementerian yang berkaitan dengan penerima dan pilih tab pengguna untuk mendapatkan

senarai nama.

12. Pada tab, klik ‘check box’ pada senarai nama penerima yang dikehendaki, pilih sama ada untuk

menghantar mesej (jika ingin menghantar mesej melalui system) atau e-mail (jika ingin menghantar

mesej melalui outlook).

13. Tekan butang untuk memasukkan senarai nama penerima ke dalam ruangan Kepada.

14. Sekiranya ingin melakukan pemilihan sekali lagi, tekan butang .

15. Tekan butang untuk keluar dari skrin tersebut.

16. Pada skrin Mesej Dalaman, tekan butang untuk menghantar mesej/e-mail.

17. Mesej: ** Rekod dikemaskini ... akan dipaparkan.

18. Sekiranya ingin menghantar mesej lain selepas menghantar mesej sebelumnya, tekan butang

………….. .


1.5 Buku Alamat

1. Buku alamat merupakan satu seksyen yang akan membantu pengguna mempercepatkan proses carian

nama penerima-penerima mesej yang selalu dihantar.

2. Penerima mesej akan dikumpulkan dalam kumpulan tertentu berdasarkan keperluan dan kesesuaian.

3. Tekan butang dan paparan Penyelenggaraan Buku Alamat adalah seperti berikut.

4. Masukkan Nama dan Butiran pada ruangan yang disediakan.

5. Nama merujuk kepada nama kumpulan bagi sekumpulan penerima mesej, contohnya Unit ICT,

Pegawai Aduan, Pengarah Cawangan dan lain-lain.

6. Butiran merujuk kepada keterangan untuk nama kumpulan tersebut contohnya, Nama Kumpulan :

Unit ICT, Butiran : Pegawai dan kakitangan unit ICT di Kementarian Kerja Raya.


7. Pada ruangan Pengguna, klik butang untuk pilih nama penerima yang dikehendaki dan

memenuhi kriteria kumpulan yang dibuat.

8. Tekan butang untuk menyimpan rekod yang telah dibuat.


10. Untuk menambah rekod Buku Alamat, tekan butang .

11. Sekiranya ingin mengemaskini senarai penerima bagi kumpulan yang telah dibuat, klik pada nama

kumpulan tersebut.

12. Skrin untuk mengemaskini akan dipaparkan di sebelah kanan.

13. Nama penerima boleh ditambah atau dibuang dari senarai kumpulan sedia ada.

14. Setelah selesai, klik butang untuk menyimpan rekod yang telah dikemaskini.

15. Sekiranya ingin menghapuskan sesuatu kumpulan yang telah dibuat, klik butang .

16. Sekiranya ingin kembali ke skrin mesej atau membuat mesej baru, tekan butang ..


2.0 Perancangan Kerja

1. Perancangan kerja adalah satu modul yang akan membantu pengguna system merekodkan

setiap aktiviti atau kerja yang ingin dilakukanmengikut tempoh yang telah dirancang.

2. Sistem akan memberi peringatan kepada pengguna berkaitan perancangan kerja tersebut agar

pengguna sistem tidak akan terlepas pandang atau terlupa melakukan aktiviti kerja yang telah

dirancang.

3. Terdapat 2 cara untuk melihat rekod perancangan kerja, iaitu:

i. Pada Skrin Utama (Home Screen), di seksyen Perancanga Kerja.

ii. Tekan pada menu , pilih .

4. Paparan skrin Perancangan Kerja adalah seperti berikut:


5. Sekiranya pengguna ingin melihat senarai Perancangan Kerja mengikut tarikh, tekan butang ..

masukkan tarikh yang berkenaan dan tekan butang .

6. Bagi melihat senarai Perancangan Kerja mengikut Kepentingan atau Status, tekan butang ,

pilih yang mana berkenaan dan tekan butang .

7. Sekiranya ingin melihat kesemua senarai Perancangan Kerja tekan butang .

2.1 Tambah Perancangan Kerja

1. Sekiranya ingin menambah Perancangan Kerja, tekan butang .

2. Skrin seperti di bawah akan dipaparkan.

3. Masukkan Tarikh Mula dan Tarikh Tamat perancangan kerja tersebut dengan menekan butang ,

tukar waktu mula dan waktu tamat dengan menekan butang .

4. Pilih Kepentingan yang berkaitan perancangan kerja tersebut dengan menekan butang .

5. Isikan Tajuk dan Butiran pada ruang yang disediakan.

6. Tekan butang untuk menyimpan rekod atau tekan untuk ke menu

Perancangan Kerja.


2.2 Kemaskini Rancangan Kerja

1. Klik pada tajuk perancangan kerja yang ingin dikemaskini.

2. Paparan skrin Kemaskini Perancangan Kerja akan dipaparkan.

3. Kemaskini rekod yang berkaitan.

4. Tekan butang untuk menyimpan rekod yang telah dikemaskini.

5. Atau tekan untuk keluar semula dari skrin kemaskini.


6. Terdapat 2 cara untuk menukar status Perancangan Kerja kepada Selesai.

7. Pertama, klik pada ‘check box’ yang terdapat pada skrin (seperti di atas) dan tekan butang

…. . .

8. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

9. Tekan butang untuk meneruskan pertukaran status kepada Selesai.

10. Kedua, klik pada Tajuk rancangan kerja berkenaan.

11. Skrin Kemaskini Rancangan Kerja akan dipaparkan seperti di bawah.


13. Tukar status rancangan kerja terbabit kepada Selesai dan tekan butang .

14. Bagi setiap perancangan kerja yang berstatus selesai, sistem tidak akan memberi peringatan atau

‘alert’ di Skrin Utama (Home Screen).

15. Klik untuk keluar dari skrin.


3.0 Pencontoh Dokumen (Peribadi) / Document Template

1. Pencontoh dokumen / Document Template (Peribadi) adalah satu modul yang dibangunkan untuk

membantu memudahkan dan mempercepatkan gerak kerja yang dilakukan oleh pengguna.

2. Melalui pencontoh dokumen ini pengguna boleh mencipta sebarang pencontoh dokumen yang

dikehendaki yang diguna secara rutin oleh pengguna seperti surat, memo, e-mail dan sebagainya.

3. Dengan adanya pencontoh dokumen ini, pengguna tidak perlu menaip contohnya keseluruhan surat

setiap kali hendak menghantar surat.

4. Sebaliknya pengguna hanya perlu mencari semula pencontoh dokumen surat yang telah dicipta dan

mengemaskini isi kandungan surat tersebut tanpa perlu menaip keseluruhan surat. Sila ikuti langkah-

langkah berikut.

5. Tekan butang , pilih butang .


6. Skrin Penyelenggaraan Pencontoh Dokumen akan terpapar seperti di bawah:

7. Sekiranya ingin mencari senarai Pencontoh Dokumen tertentu, pada barisan Kumpulan tekan

butang … dan pilih Kumpulan ataupun masukkan Nama yang berkaitan dan kemudian tekan

butang .

8. Senarai pencontoh dokumen akan dipaparkan di bahagian kiri skrin.

9. Sekiranya ingin memaparkan kesemua senarai Pencontoh Dokumen tekan butang .

10. Sekiranya ingin mencipta atau menambah pencontoh dokumen, sila rujuk di sebelah kanan skrin.

11. Klik dan pilih kumpulan yang berkaitan.

12. Taipkan kod pencontoh dokumen pada ruangan yang disediakan, contohnya Surat Akuan Terima,

Memo dan sebagainya mengikut kehendak pengguna.

13. Seterusnya klik pada butang , skrin berikut akan dipaparkan:


14. Masukkan Tajuk bagi pencontoh dokumen tersebut pada ruang yang disediakan. Contohnya jika

Kod pencontoh dokumen adalah “Memo”, contoh untuk Tajuk ialah “Memo kepada pegawai

penyiasat” dan sebagainya.

15. Terdapat 2 cara mencipta format pencontoh dokumen iaitu:

i. Pengguna mencipta sendiri format pencontoh dokumen yang dikehendaki secara umum.

- Sekiranya pengguna ingin mencipta sendiri format pencontoh dokumen dikehendaki, pengguna

hanya perlu menaip maklumat tersebut diruangan butiran dan boleh menggunakan ‘rich text’

untuk mencantikkan lagi format tersebut.

ii. Pengguna menggunakan pembolehubah untuk mencipta format pencontoh dokumen.

- Terdapat parameter bagi setiap pembolehubah yang disediakan.

- Parameter ini amat berguna untuk dimasukkan ke dalam format pencontoh dokumen kerana

parameter ini adalah tetap.

16. Sekiranya pengguna ingin menggunakan pembolehubah, sila rujuk skrin di bawah;

17. Sebagai contoh, taipkan ‘Memo’ pada ruangan kod, seterusnya klik , skrin seperti di

bawah akan dipaparkan.


18. Masukkan tajuk, contohnya; Memo kepada penyiasat, Taipkan format memo yang dikehendaki

seperti contoh di atas. Pilih pembolehubah dan parameter yang dikehendaki seperti di senaraikan.

19. Parameter yang dipilih adalah tetap dan secara automatic akan diisi oleh sistem, contohnya parameter

‘SIGNATURE’ seperti di atas. Setiap kali pengguna membuat memo baru, tandatangan yang sama

akan dipaparkan pada memo tersebut.

20. Setelah selesai, tekan butang dan skrin sebelumnya akan dipaparkan kembali seperti di

bawah.

21. Pada skrin ini, tekan butang untuk menyimpan pencontoh dokumen yang telah dicipta.


23. Sekiranya pengguna ingin menambah pencontoh dokumen yang baru, tekan butang .


4.0 Kalender

Modul in dibangunkan untuk membantu pengguna memiliki ‘Planner’ atau Kalender Perancang

Peribadi secara talian terus(on-line). Sila ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tekan pada menu , klik pada .

2. Skrin Kalender adalah seperti di bawah:

3. Paparan kalender boleh diubahsuai mengikut keperluan sama ada mengikut Hari, Minggu, Bulan,

Bulan dengan Jam atau Tahun dengan menekan butang yang disediakan.


4.1 Tambah Peristiwa

Tambah peristiwa adalah seksyen di mana pengguna memasukkan peristwa yang ingin

direkodkan ke dalam Kalender. Sila ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik butang . Skrin berikut akan dipaparkan.

2. Pada paparan skrin Tambah Peristiwa, masukkan Nama dan Butiran pada ruang yang disediakan.

3. Masukkan pemilihan tarikh dengan menekan butang .

i. Tarikh Mula – Tarikh permulaan peristiwa

ii. Tarikh Tamat – Tarikh tamat peristiwa

iii. Mula Papar – Tarikh dan waktu paparan ke dalam kalender oleh sistem


4. Pilih Masa Mula, Masa Tamat dan Masa Papar dengan menekan butang .

5. Tekan butang untuk memilih Kelihatan (Jenis) peristiwa.

i. Peribadi - Peristiwa hanya untuk paparan di dalam kalender individu (Peribadi).

ii. Kumpulan - Peristiwa hanya akan dapat dilihat di dalam kalender oleh sekumpulan individu

tertentu yang dikehendaki oleh sahaja.

iii. Semua - Peristiwa yang akan dapat dilihat di dalam kalender oleh semua pengguna sistem.

6. Masukkan Teg dan URL (yang berkaitan dengan teg) pada ruang yang disediakan sekiranya perlu.

7. Kemudian, tekan butang masukkan Nama, Alamat, Bandar, Poskod dan Negeri di

ruangan yang disediakan.

8. Tekan butang dan klik pada (‘radio button’) yang berkaitan dengan peristiwa

berkenaan.

9. Tekan butang untuk membuat pilihan.

10. Tekan butang untuk memilih tarikh pada pilihan ruangan ‘Berlaku Semula Hingga’.


10. Sekiranya ingin menghantar jemputan, tekan butang . Paparan skrin seperti di bawah

akan kelihatan.

11. Masukkan alamat e-mail pada ruangan Hantar Jemputan.

12. Isi ruangan Ahli Kumpulan(nama penerima mesej) dengan menekan butang

(senarai buku alamat).

13. Sekiranya ingin membuang senarai nama penerima dari ruangan tersebut, klik pada nama berkenaan,

dan kemudian tekan butang .

14. Masukkan Masej Jemputan pada ruangan kosong yang disediakan. Klik pada ‘check box’ untuk

menghantar semula jemputan sekiranya berlaku sebarang pertukaran.

15. Tekan butang untuk menyimpan rekod ataupun tekan butang untuk keluar dari skrin.

16. Mesej: ** Rekod dikemaskini ... akan dipaparkan apabila rekod peristiwa berjaya disimpan.

17. Tekan butang untuk keluar dari skrin (setelah rekod berjaya disimpan).

18. Sekiranya ingin mengemaskini rekod peristiwa, ‘double-click’ pada peristiwa terbabit. Selesai

kemaskini tekan butang .

19. Jika ingin menghapus rekod peristiwa tekan butang .


4.2 Tambah Pengumuman

Pengumuman adalah seksyen di mana pengguna boleh terus membuat pengumuman di dalam

kalender. Sila ikuti langkah-langkah berikut:


2. Pada paparan skrin Tambah Pengumuman, masukkan Nama dan Butiran pada ruang yang

disediakan.


i. Tarikh Mula – Tarikh permulaan peristiwa.

ii. Tarikh Tamat – Tarikh tamat peristiwa.

iii. Mula Papar – Tarikh dan waktu paparan ke dalam kalender oleh sistem.



5. Masukkan Teg dan URL (yang berkaitan dengan teg) pada ruang yang disediakan sekiranya perlu.

6. Tekan butang untuk menyimpan rekod atau tekan butang untuk keluar dari skrin.

7. Kemudian, tekan butang , masukkan Nama, Alamat, Bandar, Poskod dan Negeri di


8. Tekan butang , pilih dan klik pada (‘radio button’) yang berkaitan dengan

pengumuman berkenaan. Tekan butang untuk membuat pilihan.

9. Tekan butang untuk memilih tarikh pada pilihan ruangan ‘Berlaku Semula Hingga’.


10. Sekiranya ingin menghantar jemputan, tekan butang .


12. Masukkan alamat e-mel pada ruangan Hantar Jemputan.



14. Sekiranya ingin membuang senarai nama penerima mesej dari ruangan tersebut, klik pada nama

berkenaan, dan kemudian tekan butang .

15. Masukkan Masej Jemputan pada ruangan disediakan.

16. Klik pada ‘check box’ untuk menghantar semula jemputan sekiranya berlaku sebarang pertukaran.


18. Mesej: ** Rekod dikemaskini ... akan dipaparkan apabila rekod pengumuman berjaya disimpan.


20. Sekiranya ingin mengemaskini rekod pengumuman, ‘double-click’ pada pengumuman terbabit.

Selesai melaksanakan kemaskini tekan butang . .

21. Manakala, untuk menghapus rekod pengumuman tekan butang .


4.3 Tambah Temujanji

Temujanji adalah seksyen di mana pengguna boleh membuat temujanji melalui sistem dan

temujanji tersebut akan terus di masukkan ke dalam kalender pengguna yang dikehendaki.

Sila ikuti langkah-langkah berikut:


2. Pada paparan skrin Temujanji, masukkan Nama dan Butiran pada ruang yang disediakan.


i. Tarikh Mula – Tarikh permulaan peristiwa

ii. Tarikh Tamat – Tarikh tamat peristiwa

iii. Mula Papar – Tarikh dan waktu paparan ke dalam kalender oleh sistem.



5. Tekan butang untuk memilih Kelihatan (Jenis) peristiwa.

i. Peribadi - Peristiwa hanya untuk paparan di dalam kalender individu (Peribadi).

ii. Kumpulan - Peristiwa hanya akan dapat dilihat di dalam kalender oleh sekumpulan individu

tertentu yang dikehendaki oleh sahaja.

iii. Semua - Peristiwa yang akan dapat dilihat di dalam kalender oleh semua pengguna sistem.

6. Masukkan Teg dan URL pada ruang yang disediakan.

7. Kemudian, tekan butang masukkan Nama, Alamat, Bandar, Poskod dan Negeri di


8. Tekan butang , pilih dan klik pada (‘radio button’) yang berkaitan dengan

pengumuman berkenaan. Tekan butang untuk membuat pilihan. Tekan butang untuk memilih

tarikh pada pilihan ruangan ‘Berlaku Semula Hingga’.


9. Sekiranya ingin menghantar jemputan, tekan butang .


11. Masukkan alamat email pada ruangan Hantar Jemputan.



13. Sekiranya ingin membuang senarai nama penerima mesej dari ruangan tersebut, klik pada nama

berkenaan, dan kemudian tekan butang .

14. Masukkan Masej Jemputan pada ruangan kosong yang disediakan.

15. Klik pada ‘check box’ untuk menghantar semula jemputan sekiranya berlaku sebarang pertukaran.


17. Mesej: ** Rekod dikemaskini ... akan dipaparkan apabila rekod temujanji berjaya disimpan.


19. Sekiranya ingin mengemaskini rekod temujanji, ‘double-click’ pada temujanji terbabit. Selesai

melaksanakan kemaskini tekan butang .

20. Manakala, untuk menghapus rekod temujanji tekan butang .


5.0 Helpdesk

Helpdesk adalah satu media untuk pengguna sistem berkomunikasi dengan administrator sistem

mengenai sebarang penambahbaikan ataupun permasalahan yang berkaitan dengan sistem. Sila

ikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik menu , tekan butang .



5.1 Log Baru

1. Sekiranya ingin membuat log baru, tekan butang .

2. Isi pada ruangan Subjek, Butiran dan Huraian.

3. Pada ruangan Aplikasi, Modul dan Kategori tekan butang (drop-down list) untuk membuat

pilihan.

4. Pilih dan tekan butang (‘radio button’) sama ada Ya atau Tidak pada Beritahu Atas Balasan

Mesej bagi membolehkan pengguna mendapatkan masej bagi maklumat tindakan yang akan/telah

dilaksanakan oleh administrator setelah mendapat log daripada pengguna.

5. Untuk menyimpan rekod, tekan butang .

6. Untuk keluar dari skrin, tekan butang .


5.2 Kemaskini Log

1. Bagi mengemaskini log, tekan pada nombor Log ID atau Subjek yang berkenaan.

2. Pada paparan skrin berikut, tekan butang .

3. Seterusnya skrin di bawah akan terpapar.

4. Setelah selesai mengemaskini log, tekan butang untuk menyimpan rekod.

5. Tekan butang untuk keluar dari skrin.

dokumen versi 1.0 tarikh cetak 9hb januari 2009moh.spab.gov.my/eapps/web/help/utilities.pdf ·...

Documents