perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id laporan kuliah .../laporan...perpustakaan.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN SISTEM

DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Sebutan Profesi

Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

Agus Setyawan

D1809002

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2012


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan

Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada hari : Senin

Tanggal : 28 Mei 2012

Dosen Pembimbing

Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si

NIP. 19510717 198303 1 001


commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN

ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Program Studi

Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas

Sebelas:

Nama : Agus Setyawan

NIM : D1809002

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir:

Judul : PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI

PENDEKATAN SISTEM DALAM LAYANAN

SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT

AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Pembimbing : Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si

Tanggal Diuji : 06 Juni 2012

Adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa

saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-

olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan

yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya

peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, Juni 2012

Agus Setyawan

NIM D1809031


commit to user

iv

PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI

TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang

bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Agus Setyawan

NIM : D1809002

Program Studi : Diploma III Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan

kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

(Nonexclusive Royalty Fee Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:

PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN SISTEM

DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT

AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan,

mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data

(database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap

mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai

co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan

tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : Juni 2012

Yang Membuat Pernyataan

Agus Setyawan

D1809002


commit to user

v

PENGESAHAN

Telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Tugas Akhir Program Studi

Diploma III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret, Surakarta, dan diterima untuk memenuhi persyaratan dalam

memperoleh sebutan profesi Ahli Madya (A.Md.)

Pada hari : Rabu

Tanggal : 06 Juni 2012

Tim Penguji

Penguji I Penguji II

Sudarto, M.Si Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si

NIP. 19550202 198503 1 006 NIP. 19510717 198303 1 001

Disahkan oleh:

Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Prof. Drs. Pawito, Ph. D

NIP. 19540805 198503 1 002


commit to user

vi

HALAMAN MOTTO

1. Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua.

(Aristoteles)

2. Ilmu terasa bermanfaat untuk diri sendiri, jika ilmu itu bermanfaat untuk

orang lain.


commit to user

vii

HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya ini saya persembahkan untuk :

1. Ayah dan Ibu tercinta yang menjadi

orang terhebat di hidup saya.

2. Kakak saya tersayang.

3. Teman-teman D III Perpustakaan FISIP

UNS angkatan 2009.

4. Almamater tercinta.


commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa selalu

memberikan karunia dan anugerahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir yang berjudul “PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI

PENDEKATAN SISTEM DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT

PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)

SURAKARTA” sesuai batas waktu yang telah ditentukan.

Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima

kasih kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs Alexius Ibnu Muridjal, M.Si, selaku pembimbing dalam

penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Erland Cahyo S.Sos M.Hum, selaku Kepala UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan

Kuliah Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

3. Seluruh staff dan karyawan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta yang telah

membantu dan membimbing penulis dalam melaksanakan Kuliah Kerja

Pusdokinfo di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

4. Teman-teman D III Perpustakaan 2009 yang membantu memberi referensi

untuk penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh

karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi

terciptanya sebuah karya tulis selanjutnya yang lebih baik.

Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, Juni 2012

Penulis,


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii

PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH .................................. iii

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... v

MOTTO .......................................................................................................... vi

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vii

KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiii

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xv

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ...................................................................... 4

1.3 Tujuan ........................................................................................ 4

1.4 Metodologi Pengumpulan Data .................................................. 5

1.4.1 Wawancara ...................................................................... 5

1.4.2 Observasi (Pengamatan) ................................................. 5

1.4.3 Studi Dokumentasi .......................................................... 6

1.4.4 Studi Riset Kepustakakaan .............................................. 6

BAB II. LANDASAN TEORI ......................................................................... 7

2.1 Perpustakaan .............................................................................. 7

2.1.1 Pengertian Perpustakaan ................................................ 7

2.1.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan ...................................... 8

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................................. 9

2.2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi .................... 9

2.2.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ......... 11


commit to user

x

2.3 Layanan Sirkulasi ....................................................................... 12

2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi.......................................... 12

2.3.2 Tujuan Layanan Sirkulasi ............................................... 13

2.3.3 Syarat Layanan Sirkulasi ................................................ 14

2.3.4 Jenis Tugas Layanan Sirkulasi ........................................ 14

2.3.5 Sistem Layanan Sirkulasi ................................................ 16

2.4 Software SIPRUS ...................................................................... 17

2.4.1 Keunggulan SIPRUS....................................................... 18

2.4.2 Users SIPRUS ................................................................ 19

2.4.3 Modul SIPRUS ............................................................... 19

2.4.4 Customer SIPRUS .......................................................... 20

BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI .................................................. 22

3.1 Profil Perpustakaan ..................................................................... 22

3.2 Sejarah dan Dinamika ................................................................. 22

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan ................................................................ 25

3.3.1 Visi .................................................................................. 25

3.3.2 Misi ................................................................................. 25

3.3.3 Tujuan ............................................................................. 25

3.4 Keorganisasian ............................................................................ 26

3.4.1 Struktur organisasi .......................................................... 26

3.4.2 Sumber Daya Manusia .................................................... 28

3.5 Tata Ruang Perpustakaan ............................................................ 28

3.6 Keanggotaan .............................................................................. 29

3.6.1 Mahasiswa ....................................................................... 29

3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta .................... 29

3.6.3 Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta ........................ 30

3.7 Koleksi ....................................................................................... 30

3.7.1 Koleksi tercetak .............................................................. 31

3.7.2 Koleksi digital ................................................................. 31

3.7.3 Klasifikasi ....................................................................... 31

3.7.4 Penggunaan ..................................................................... 32


commit to user

xi

3.8 Layanan ...................................................................................... 34

3.8.1 Layanan bahan pustaka ...................................................... 34

3.8.2 Layanan cybernet ............................................................ 38

3.8.3 Layanan peminjaman loker ............................................. 38

3.9 Sanksi dan Denda ........................................................................ 41

3.10 Bebas Pustaka ............................................................................. 41

3.11 Pengembangan ............................................................................ 42

3.12 Kerjasama Perpustakaan ............................................................. 42

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ................................................... 43

4.1 Penggunaan Software SIPRUS sebagai Pendekatan Sistem dalam

Layanan Sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Surakarta ......................................................................... 43

4.2 Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam Layanan Sirkulasi di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

.................................................................................................... 54

4.3 Upaya Mengatasi Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam


(IAIN) Surakarta ......................................................................... 57

BAB V PENUTUP ........................................................................................... 62

3.13 Simpulan ..................................................................................... 62

3.14 Saran ........................................................................................... 63

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 ....... 28

Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam .......... 31

Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/

2012 ............................................................................................ 33

Tabel 4.1 Statistik peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bulan Mei

dan April 2012 di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta .............. 53


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Halaman depan OPAC ............................................................. 18

Gambar 4.1 Halaman hasil pencarian dengan kata kunci “strategi belajar” 45

Gambar 4.2 Halaman pengimputan buku ..................................................... 46

Gambar 4.3 Halaman untuk input buku ....................................................... 46

Gambar 4.4 Halaman setelah barcode buku diinput ..................................... 47

Gambar 4.5 Halaman setelah penginputan barcode anggota saat transaksi

pengembalian buku ................................................................... 48

Gambar 4.6 Halaman transaksi pengembalian yang terkena denda ............. 49

Gambar 4.7 Halaman data jenis anggota ...................................................... 50

Gambar 4.8 Halaman statistik peminjaman data pustaka............................. 51

Gambar 4.9 Halaman statistik pengembalian buku perpustakaan ................ 52

Gambar 4.10 Keterangan status buku yang sedang dipinjam ........................ 56

Gambar 4.11 Halaman pencarian buku .......................................................... 59

Gambar 4.12 Halaman spesifik data buku yang dicari ................................... 60


commit to user

xiv

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Jasa Perpustakaan ....................................................................... 11

Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun

2012 ........................................................................................... 27

Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. .. 35

Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta ............. 36


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Tugas

Lampiran 2 Surat Keterangan Penerimaan Magang

Lampiran 3 Penilaian Kuliah Kerja Media Instansi/ Mitra

Lampiran 4 Daftar Hadir Mahasiswa Magang

Lampiran 5 Laporan Periodik

Lampiran 6 Contoh Kartu Buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

Lampiran 7 Contoh Barcode Buku dan Label Buku di UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta

Lampiran 8 Hasil Wawancara

Lampiran 9 Data Mahasiswa Kuliah Kerja Media 2012


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi mempunyai fungsi

yang sangat penting dalam dunia perkembangan pendidikan di Indonesia.

Sebagai lembaga profesional, perpustakaan haruslah memberi layanan yang

optimal agar kebutuhan penggunaanya dapat terpenuhi. Walaupun

perpustakaan adalah sebagai lembaga nirlaba, tetap saja harus

mengutamakan pelayanan terlebih di era global. Kebutuhan masyarakat

akan semakin kompleks dengan intensitas yang tinggi seiring perkembangan

Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), menyebabkan kebutuhan

informasi akan semakin tinggi. Dengan kebutuhan informasi yang tinggi

akan berimbas pada kebutuhan masyarakat terhadap perpustakaan.

Memasuki era modern, perpustakaan harus cepat beradaptasi dengan

perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Hal itu

tercermin dengan perkembangan otomasi perpustakaan dan perpustakaan

digital. Pada tahapan otomasi perpustakaan, perpustakaan memakai produk

TIK seperti pemakaian software tertentu pada program komputer di bagian

pengolahan bahan pustaka dan layanan sirkulasi. Otomasi perpustakaan

cenderung memberi kesan pada kemudahan akses layanan di dalam gedung

perpustakaan. Sedangkan di sisi lain, perpustakaan digital lebih diarahkan

pada kesan kemudahan akses layanan ke luar perpustakaan dengan ditandai


commit to user

2

masyarakat dari luar perpustakaan dapat mengakses informasi tanpa harus

datang ke perpustakaan.

Dengan faktor itulah perpustakaan harus menyiasati kebutuhan

pengguna dengan sebaik mungkin. Perpustakaan harus memberi layanan

yang optimal dalam setiap jenis layanan yang diberikan. Salah satunya

adalah memberi layanan yang optimal pada bagian layanan sirkulasi.

Layanan sirkulasi adalah layanan yang berhadapan langsung dengan

pengguna, karena bagian ini diposisikan di garda paling depan. Bagian

sirkulasi tidak sebatas pada layanan peminjaman atau pengembalian bahan

pustaka, tetapi bagian sirkulasi ini dapat berfungsi juga untuk mengetahui

keterlambatan pengembalian dan denda, registrasi anggota, dan mengetahui

statistik perkembangan perpustakaan.

Hampir semua perpustakaan setingkat universitas sudah menerapkan

otomasi perpustakaan, terutama di bagian sirkulasi. Dengan adanya otomasi

dalam layanan sirkulasi, diharapkan layanan yang berhubungan langsung

dengan pengguna akan semakin mudah dan cepat. Tidak seperti masih

manual, di mana petugas atau pengguna harus menulis judul buku, tanggal

pinjam, tanggal kembali, dan nama peminjam untuk melakukan transaksi

bahan pustaka. Atau pembuatan statistik dengan manual yang dapat

menghabiskan waktu yang lama. Otomasi perpustakaan ditandai dengan

penggunaan software dalam program komputer, antara lain SIPUS,

SIPRUS, SIPERPUS, KOHA, UNSLA, dan sebagainya.


commit to user

3

Dengan otomasi perpustakaan akan mempermudah kerja petugas

sehingga sangat efektif untuk diterapkan pada masa kini. Salah satunya

adalah UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

yang memakai software SIPRUS untuk meningkatkan layanannya, terutama

di layanan sirkulasi. Mengingat jumlah mahasiswa yang melakukan

transaksi peminjaman dan pengembalian di UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta tiap harinya selalu ramai.

Melihat kenyataan yang diuraikan di atas, penulis tertarik untuk

memaparkan layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta yang sudah menerapkan otomasi perpustakaan

dengan memakai software SIPRUS. Hal ini diwujudkan oleh penulis dengan

pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul

“PENGGUNAAN SOFTWARE SIPRUS SEBAGAI PENDEKATAN

SISTEM DALAM LAYANAN SIRKULASI DI UPT PERPUSTAKAAN

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA”. Adapun

sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada

masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung

sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April 2012.


commit to user

4

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana penggunaan software SIPRUS sebagai pendekatan sistem

dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta?

2. Apa kendala penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di

UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?

3. Bagaimana upaya mengatasi kendala penggunaan software SIPRUS

dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui bagaimana penggunaan software SIPRUS sebagai

pendekatan sistem dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?

2. Untuk mengetahui apa kendala penggunaan software SIPRUS dalam

layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri

(IAIN) Surakarta?

3. Untuk mengetahui bagaimana upaya mengatasi kendala penggunaan

software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta?


commit to user

5

1.4 Metodologi Pengumpulan Data

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jl. Pandawa, Pucangan,

Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah, dilaksanakan pada tanggal 13 Februari

sampai 13 April pada hari dan jam kerja, yaitu:

Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB

Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB

Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL ) ini, penulis mencari dan

mengumpulkan data untuk penulisan Tugas Akhir. Adapun metode

pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:

1.4.1 Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan

langsung kepada pimpinan dan staf UPT Perpustakaan Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta secara lisan yang

dilaksanakan pada tanggal 3 April 2012.

1.4.2 Observasi (Pengamatan)

Dalam penyusunan laporan ini ini penulis melakukan

pengamatan langsung yang terjadi di lapangan dan juga terlibat

langsung dalam kegiatan di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri (IAIN) Surakarta.


commit to user

6

1.4.3 Studi Dokumentasi

Data dikumpukan dengan cara mempelajari dokumen dan

arsip seperti Data Statistik dan Buku Panduan UPT Perpustakaan

Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta.

1.4.4 Studi Riset Kepustakakaan

Adapun sumber informasi yang penulis gunakan adalah

buku-buku yang berkaitan dengan topik Tugas Akhir ini.


commit to user

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakaan

2.1.1 Pengertian Perpustakaan

Menurut IFLA (dalam Muljani A. Nurhadi, 1983:3)

menegaskan, “Perpustakaan merupakan unit kerja yang

mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan mengelola

pemanfaatan koleksi untuk para pemakainya”.

Selanjutnya, Soejono Trimo (1992:1) menyatakan,

“Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program

pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap

lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan”.

Dalam buku yang berjudul Petunjuk Praktis Pengelolaan

Perpustakaan Masjid dan Lembaga Islamiyah, Lasa Hs. (1994:1)

menerangkan pengertian perpustakaan sebagai berikut:

“Pengertian perpustakaan adalah kumpulan bahan informasi

yang terdiri dari bahan buku/ book materials dan bahan

nonbuku/ nonbook materials yang disusun dengan sistem

tertentu dipersiapkan untuk diambil manfaatnya/ pengertiannya,

tidak untuk dimiliki sebagian maupun keseluruhannya”.

Lebih lanjut Muljani A. Nurhadi (1983:4) menambahkan

perlu adanya lima unsur dalam pengertian perpustakaan itu, yaitu:

1. Tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara bahan

pustaka;

2. Koleksi bahan pustaka itu dikelola dan diatur secara

sistematis dengan cara tertentu;

3. Untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya;


commit to user

8

4. sebagai sumber informasi; dan

5. Merupakan suatu unit kerja.

2.1.2 Tugas dan Fungsi Perpustakaan

Dalam buku Perpustakaan dan Masyarakat, Sutarno NS

(2003:71-72) memberi keterangan tentang tugas perpustakaan, yaitu:

“Tugas perpustakaan artinya suatu kewajiban yang telah

ditetapkan untuk dilakukan di dalam perpustakaan.setiap

perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagaimana yang telah

diberikan oleh lembaga induk yang menaunginya. Pada

dasarnya sebuah perpustakaan tidak berdiri sendiri, melainkan

berada di dalam suatu ruang lingkup atau di bawah koordinasi

suatu organisasi”.

Selanjutnya tugas-tugas sebuah perpustakaan dapat

dijabarkan ke dalam fungsi-fungsi sesuai dengan ruang lingkup

kegiatan organisasi yang bersangkutan. Satu hal yang penting adalah

dalam rangka melayani dan memenuhi kebutuhan informasi

pemakai.

Sutarno NS (2003:72) menyatakan, “Fungsi atau fungsi-

fungsi perpustakaan adalah suatu tugas atau jabatan yang harus

dilakukan di dalam perpustakaan tersebut”.

Selanjutnya fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dalam bidang

layanan dirinci sebagai berikut (Sutarno NS, 2003:58):

1. Sirkulasi (peminjaman dan pengembalian)

2. Keanggotaan

3. Referensi

4. Bimbingan dan penyuluhan kepada pemakai

5. Layanan pembaca

6. Layanan unit perpustakaan keliling (perpustakaan umum)

atau layanan ekstensi

7. Penelitian

8. Layanan lain yang mungkin dilakukan


commit to user

9

9. Pendidikan pemakai

Keberadaan tugas dan fungsi perpustakaan yang telah

dilaksanakan tersebut dimaksudkan dan diarahkan untuk melayani

masyarakat pemakai. Pada umumnya layanan perpustakaan bersifat

sosial atau nirlaba.

2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi

2.2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Ada berbagai pendapat dari beberapa ahli mengenai

pengertian perpustakaan perguruan tinggi. Secara kasat mata,

perpustakaa perguruan tinggi adalah perpustakaan yang didirikan di

sebuah perguruan tinggi yang masyarakat pengunanya dalah

mahasiswa dan pengajar di perguruan tinggi yang bersangkutan

tersebut.

Dalam bukunya yang berjudul Periodisasi Perpustakaan

Indonesia, Sulistyo Basuki (1994:65) menerangkan pengertian

perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut :

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang

berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi

dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai

tujuannya. Dalam pengertian ini, perguruan tinggi adalah

universitas, fakultas, jurusan, institut, sekolah tinggi dan

akademi serta berbagai badan bawahannya seperti lembaga

penelitian”.

Perpustakaan perguruan tinggi bisa dikatakan mirip dengan

perpustakaan sekolah, yang mana tujuan didirikannya perpustakaan


commit to user

10

adalah untuk membantu sivitas akademika dari sekolah/perguruan

tinggi tersebut. Namun, tetap saja antara keduanya terdapat

perbedaan yang menyebabkan ruang lingkup perpustakaan

perguruan tinggi lebih luas.

Ditinjau dari segi jasa perpustakaan maka terdapat perbedaan

mencolok antara perpustakaan perguruan tinggi dengan perpustakaan

sekolah. Dalam buku yang berjudul Pengantar Ilmu Perpustakaan,

Sulistyo Basuki (1993:51) mengemukakan perbedaan perpustakaan

sekolah dengan perpustakaan perguruan tinggi, yaitu :

“Kalau pada perpustakaan sekolah, pustakawan merupakan

jembatan antara guru dengan murid, maka pada perpustakaan

perguruan tinggi terdapat bentuk yang berlainan karena

mahasiswa sudah dianggap mandiri dalam hal bacaan,

penelusuran informasi, maupun kegiatan membaca lainnya”.

Sulistyo Basuki (1993:52) menyimpulkan dari apa yang

dijelaskan mengenai perbedaan perpustakaan sekolah dengan

perpustakaan perguruan tinggi tersebut, yaitu bahwa pada

perpustakaan perguruan tinggi terdapat ciri khas yaitu adanya

hubungan segitiga antara pustakawan, mahasiswa maupun pengajar.

Hal ini tidak terdapat pada perpustakaan lain. Hubungan segitiga ini

menunjukkan bahwa mahasiswa maupun pengajar berhubungan

langsung dengan pustakawan dalam hal mencari informasi dan

penelusuran informasi. Karena sifat hubungan langsung ini maka

pustakawan perguruan tinggi haruslah orang yang ahli dalam sebuah

subjek ditambah pendidikan kepustakawanan yang sesuai dengan


commit to user

11

standar profesi perpustakaan. Pada perpustakaan sekolah,

pustakawan merupakan jembatan antara guru dengan murid karena

pustakawan dapat bertindak selaku guru dalam pemilihan bahan

bacaan dan penelusuran informasi. Karena sifat sebagai perantara

ini, maka sifat ketergantungan murid pada pustakawan lebih

menonjol.

Bagan 2.1

Jasa Perpustakaan

Pada Perpustakaan Sekolah

Guru Pustakawan Murid

Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi

Pengajar Pustakawan

Mahasiswa

2.2.2 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi didirikan tentunya dengan

memiliki fungsi utama, yaitu mendukung akademik di perguruan

tinggi yang bersangkutan.


commit to user

12

Sulistyo Basuki (1994:67) menyatakan untuk dapat

memenuhi fungsinya, perpustakaan perguruan tinggi mempuyai

tugas yaitu :

1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan

kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasisa atau

pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.

2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan

mudah dapat dipergunakan oleh pemakai.

3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara

yang efisien.

4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan

dan memakai bahan pustaka yang diperlukan dalam bentuk

program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat

resmi/kurikuler maupun secara perorangan.

5. Menyelenggarakan kerjasama antarperpustakaan dengan

memanfaatkan jaringan informasi yang ada dalam rangka

meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masing-

masing perpustakaan.

2.3 Layanan Sirkulasi

2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan

peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi

sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan

yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk pengguna

perpustakaan.

Dalam bukunya yang berjudul Jenis-jenis Pelayanan

Informasi Perpustakaan, Lasa Hs. (1995:1) menerangkan pengertian

layanan sirkulasi sebagai berikut :

“Layanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan, pekerjaan

perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun


commit to user

13

pengembalian. Kegiatan ini antara lain meliputi; syarat

keanggotaan, peraturan, prosedur, prosedur peminjaman dan

pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan

maupun statistik pengunjung.”

Bagian ini merupakan kelanjutan dari bagian pengolahan ini

telah banyak dikenal oleh masyarakat pemakai dan pada umumnya

mereka mengenal jasa ini dari suatu perpustakaan.

2.3.2 Tujuan Layanan Sirkulasi

Lasa Hs. (1995:2) menyatakan jenis pelayanan yang dekat

dengan pengunjung ini merupakan bagian penting suatu

perpustakaan dengan tujuan:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut

semaksimal mungkin.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana

alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan

demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain, agar

segera diketahui alamat peminjaman dan dinantikan pada waktu

pengembalian.

3. Terjadinya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.

Dengan demikian keamana bahan pustaka akan terjaga.

4. Diperoleh data kegitan perpustakaan terutama yang berkaitan

dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

( kata kegitan pada poin “4” seharusnya kegiatan)


commit to user

14

2.3.3 Syarat Layanan Sirkulasi

Lasa Hs. (1995:2) menyatakan syarat-syarat dalam sirkulasi

antara lain:

1. Pencatatan kegiatan itu dilakukan secara teratur. Sebab

keteraturan ini sangat membantu kelancaran tugas-tugas

kepustakawanan.

2. Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak

menimbulkan masalah.

3. Pekerjaan-pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan

mudah. Sebab peminjam akan lebih senang apabila dapat segera

dilayani dalam waktu yang singkat.

4. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. Sebab buku dan

bahan pustaka lain berisi hasil pemikiran manusia yang harus

dijaga kelestarian dan keamanannya.

2.3.4 Jenis Tugas Layanan Sirkulasi

Lasa Hs. (1995:3-4) menyatakan dalam sirkulasi ini terdapat

sujumlah tugas yang saling terkait antar satu dengan yang lain.

Tugas-tugas itu antara lain:

1. Peminjaman

Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada

sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat.


commit to user

15

2. Pengembalian

Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan

satu dengan bagian peminjaman. Akan tetapi, bagi

perpustakaann yang besar ini dapat berdiri sendiri. Petugas di

bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi

pelanggaran, misalnya: keterlambatan dalam pengembalian,

penyobekan halaman, terdapat coretan, dan pemalsuan tanggal

kembali.

3. Penagihan

Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas

kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan

dengan surat maupun lisan. Sering terjadi pada kelompok

masyarakat tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli

pemanfaatan koleksi.

4. Sanksi

Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat

mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka iti juga

diperlukan orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada

jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa

denfa, peringatan peenggantian sanksi administrasi.

5. Bebas Pinjam

Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka

untuk setiap anggota yang habis masa keanggotannya atau untuk


commit to user

16

keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan

bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah

kembali semua atau belum.

6. Statistik

Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui

perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk

mengetahui sejumlah pengunjung, peminjam, buku yang dibaca

di tempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).

2.3.5 Sistem Layanan Sirkulasi

Lasa Hs. (1995:5-6) menyatakan agar pengguna jasa

perpustakaan dapat memanfatkan koleksi perpustakaan dengan baik,

maka diperlukan sistem sirkulasi yang jelas. Dengan adanya sistem

ini pengguna akan mengetahui peraturan dan tata tertib yang berlaku.

Pustakawan dan pengguna akan menegetahui hak dan kewajiban

masing-masing.

Sistem sirkulasi yang dikenal ada dua (2), yakni sistem

pinjam tertutup/ closed access dan sistem pinjam terbuka/ open

access.

1. Sistem pinjam tertutup/ Closed Access

Suatu cara peminjaman yang tidak dapat memungkinkan

pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi

perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui

daftar/ katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh


commit to user

17

petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di

samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan

pengguna. Mereka hanya sering menyebutkan subjek atau

perorangan saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya

menyebutkan warna adan ukuran buku tanpa menegetahui judul

maupun pengarangnya.

2. Sistem pinjam terbuka/ Open Access

Suatu cara pinjam yang memungkinkan pengguna untuk masuk

ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi

yang sesuai. Untuk itu mereka harus mengenal sistem

pengelompokan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa

mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi

rak-rak buku hanya untuk menemukan satu judul misalnya.

2.4 Software SIPRUS

SIPRUS adalah Sistem Informasi Perpustakaan yang dirancang dan

dibangun dengan arsitektur khusus, bertujuan untuk menyelesaikan

pekerjaan operasional di UPT (Perpustakaan). SIPRUS dikembangkan oleh

PT. Prima Cipta Informatika (PCI) yang beralamat di Jl. Wulung No.6,

Papringan, Yogyakarta.

SIPRUS digunakan dalam pengolahan data bibliografi, penelusuran

sampai proses melayankan koleksi, dengan tujuan meningkatkan efektivitas

dan efisiensi kerja. SIPRUS difungsikan dengan memakai jaringan internet


commit to user

18

dan hanya bisa diakses di dalam gedung perpustakaan karena berbasis

localhost. Alamatnya adalah http:// 172.16.1.251/ untuk di UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta, biasanya fitur yang digunakan adalah Internet

Explorer karena dianggap SIPRUS lebih cocok diakses di internet explorer

daripada Mozilla Firefox atau Google Chrome.

Gambar 2.1

Halaman depan SIPRUS

2.4.1 Keunggulan SIPRUS

Keunggulan SIPRUS dibandingkan dengan software yang

lain adalah sebagai berikut:

1. Informasi tersaji dengan cepat, tepat dan akurat.

2. Menggunakan standar perpustakaan nasional

3. Barcode system.

4. Berbasis Client-Server.

5. Web base application.


commit to user

19

6. Multiplatform (Linux, Windows)

7. User Friendly.

8. Logging Activity.

9. Mengikuti perkembangan Teknologi dan kebijakan

Perpustakaan.

2.4.2 Users SIPRUS

Users SIPRUS antara lain:

1. Administrator

Adalah orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab

tertinggi dalam pengelolaan SIPRUS.

2. Operator

Adalah orang yang bertugas dalam operasional kerja

Perpustakaan dan terdiri dari operator pengadaan, pengolahan,

sirkulasi dan pemeliharaan.

3. Umum

Meliputi anggota perpustakaan, baik anggota khusus (dosen/

guru/ karyawan) maupun umum mahasiswa/ siswa) dan para

pengunjung perpustakaan, baik yang berstatus anggota ataupun

tamu.

2.4.3 Modul SIPRUS

Modul SIPRUS antara lain:

1. Administrator

2. Inventaris/ Pengolahan


commit to user

20

3. Keanggotaan

4. Sirkulasi

5. Pelaporan

6. Statistik

7. On-line Public Access Catalog (OPAC)

8. Absensi Pengunjung

2.4.4 Customer SIPRUS

Customer SIPRUS antara lain:

1. Magister Management Universitas Indonesia (MM-UI), Jakarta

2. Fakultas Ekonomi Universitas TRISAKTI, Jakarta

3. Universitas Islam Negeri-Sunan Kalijaga (UIN-SUKA),

Yogyakarta

4. Universitas Pembangunan Nasional (UPN) Veteran, Yogyakarta

5. Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), Purwokerto

6. Universitas Malikussaleh, Nangroe Aceh Darussalam

7. Universitas Muhammadiyah Magelang (UMM), Magelang

8. Universitas Cokroaminoto, Yogyakarta

9. PT. International Nickle Indonesia Tbk (PT. INCO), Sulawesi

Selatan

10. IKIP PGRI Semarang

11. IST Akprind, Yogyakarta

12. STIE - AMA Salatiga

13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Jember


commit to user

21

14. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta

15. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Salatiga

16. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Kudus

17. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Purwokerto

18. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Pekalongan

19. Pondok Pesantren Modern Islam (PPMI) As-Salam, Surakarta

20. Madrasah Muállimin Muhammadiyah Yogyakarta


commit to user

22

BAB III

GAMBARAN UMUM INSTITUSI

3.1 Profil Perpustakaan

- Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam

Negeri Surakarta

- Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura,

Sukoharjo, Jawa Tengah

- Telepon : (0271) 781516

- Fax : (0271) 782774

- E-mail : [email protected]

- Website : http://garden.iain-surakarta.ac.id

- Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan

- Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum

- Jumlah Staff : sembilan (9) staff

3.2 Sejarah dan Dinamika

Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari

sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta

adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta.

Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari

fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus.

Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh

menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo

http://id.wikipedia.org/wiki/Sukoharjo

http://id.wikipedia.org/wiki/Jawa_Tengah

mailto:[email protected]


commit to user

23

di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan

Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang

pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan

membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan

perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas

Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi

cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta.

Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan

IAIN Walisongo Semarang dengan stempel. Perpustakaan IAIN Walisongo

Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui

fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah

dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta,

begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun 1997.

Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di

Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi

STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah

dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari

induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama

STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun 1997. Sejak

itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin

digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.

Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan

dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam


commit to user

24

pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi

Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS,

selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin

pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan)

dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi

bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada

tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi

Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan

data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai

fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat

dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu

SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet).

Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan

digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk

sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden.

Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3 Januari

2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri

(STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri

(STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta

dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN Surakarta


commit to user

25

oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama

perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

3.3 Visi, Misi, dan Tujuan

3.3.1 Visi

Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai

Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam

3.3.2 Misi

1. Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, meliputi

bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian

pada masyarakat serta menunjang kegiatan belajar mengajar di

lingkungan IAIN Surakarta.

2. Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan

menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis

komputer dan mengikuti perkembangan teknologi informasi.

3.3.3 Tujuan

Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas

pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian

pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan

menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN

Surakarta.

http://garden.iain-surakarta.ac.id/info.php?id=2


commit to user

26

3.4 Keorganisasian

3.4.1 Struktur organisasi

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan

tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta

pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.


commit to user

27

Bagan 3.1

Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta Tahun 2012

Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta.

Kepala

Perpustakaan

Bidang

Administrasi

Bidang Pengadaan

dan

Pengembangan

Koleksi

Bidang

Pengolahan

Bahan Pustaka

Bidang Layanan

Sirkulasi

Pembantu Rektor I Bidang Akademik

Rektor IAIN

Surakarta

Bidang

Pemeliharaan dan

Perbaikan Buku

Bidang Layanan

Koleksi

Referensi dan

Tandon

Bidang Teknologi

Informasi


commit to user

28

3.4.2 Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

saat ini memiliki sembilan (9) orang.

Tabel 3.1

Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

No. Nama Jabatan Pendidikan

1. Erland Cahyo Saputro, S.Sos,

M.Hum

Kepala

Perpustakaan

Pustakawan Muda

S2 Ilmu

Perpustakaan

2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S.,

M.Hum

Pustakawan Muda S2 Ilmu

Perpustakaan

3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan

Pertama

S1 Ilmu

Perpustakaan

4. Triningsih, SIP Pustakawan

Pertama

S1 Ilmu

Perpustakaan

5. Nushorul Hasanah R. A,Md.,

S.Pd.

Pustakawan

Pelaksana Lanjutan

D3 Ilmu

Perpustakaan

6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA

7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi

Islam

8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu

Perpustakaan

9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu

Perpustakaan

Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012

3.5 Tata Ruang Perpustakaan

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai

dua, dengan luas 750 m2

dengan pembagian ruang sebagai berikut :

Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang

baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker,


commit to user

29

toilet, ruang cybernet, ruang Javacorner dan ruang kepala

perpustakaan

Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan

mushola.

3.6 Keanggotaan

Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas

akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan.

3.6.1 Mahasiswa

1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota.

2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga

lembar.

3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 25.000,00.

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya

dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.2 Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta



lembar.



commit to user

30

4. Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan

IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya

dapat dilakukan herregristrasi.

3.6.3 Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta

Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat

memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan

ketentuan:

1. Mengisi daftar buku tamu.

2. Melakukantransaksi administrasi sebagai persyaratan masuk

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi berupa:

a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan

mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada saat hari

kunjungan.

b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp 20.000,00 dan

mendapatkan kartu baca yang berlaku tiga bulan sejak

kontrak administrasi dilakukan.

c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat atau

fotokopi.

3.7 Koleksi

Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta, yaitu:


commit to user

31

3.7.1 Koleksi tercetak

Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang

penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu.

3.7.2 Koleksi digital

Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa

(skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis lewat

internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu.

Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu,

berdasarkan klasifikasi dan berdasrkan penggunaan.

3.7.3 Klasifikasi

Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey

Decimal Classification).

2. Klasifikasi Islam yang menggunakan sistem DDC versi Islam.

Tabel 3.2

Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam

Klasifikasi Umum Klasifikasi Islam

000 KARYA UMUM

100 FILSAFAT

200 AGAMA

300 ILMU-ILMU SOSIAL

400 BAHASA

500 ILMU-ILMU MURNI

600 ILMU TERAPAN

700 KESENIAN DAN OLAHRAGA

800 KESUSASTRAAN

900 SEJARAH DAN GEOGRAFI

2X0 ISLAM (UMUM)

2X1 AL QUR’AN

2X2 HADITS

2X3 ILMU KALAM

2X4 FIQIH

2X5 AKHLAK DAN TASAWUF

2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM

2X7 FILSAFAT ISLAM

2X8 ALIRAN DAN SEKTE

2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI

Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012


commit to user

32

3.7.4 Penggunaan

Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu:

1. Koleksi Sirkulasi

Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat dipinjam

oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota Perpustakaan

dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk koleksi berbahasa

Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa dibaca ditempat atau

difotokopi. Kode koleksi ini adalah “SR” (untuk buku yang

berbahasa Indonesia dan Inggris) dan “AS” (untuk buku yang

berbahasa Arab).

2. Koleksi Referensi

Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya dapat

dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini seperti kamus,

ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain. Kode koleksi ini

adalah “RF” (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris)

dan “R” (untuk buku yang berbahasa Arab).

3. Koleksi Serial

Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala yang

dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalh dan hasil

penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat atau

difotokopi.


commit to user

33

4. Koleksi Tandon

Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1(C.1) yang dimiliki

oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Koleksi ini juga

dilayankan untuk difotokopikan petugas.

5. Koleksi Skripsi

Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan hasil karya

mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang telah dilakukan

guna memperoleh gelar sarjana. Kode koleksi ini adalah “SK”.

6. Makalah dan Laporan Penelitian

Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari dosen.

Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian dosen yang

didokumentasikan di perpustakaan.

Tabel 3.3

Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

tahun 2011/2012

No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar

1. Buku Teks dan Kitab 10.022 36.212

2. Buku Refernsi 292 1.523

3. Skripsi dan Tesis 3.810 3.810

4. Jurnal 173 516

5. Majalah 4 48

6. Laporan Penelitian Dosen 571 571

7. Surat Kabar 3 -

8. E-Books/ CD Room 77 77

9 Koleksi Digital 1.411 1.411

Jumlah 16.362 44.156

Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012


commit to user

34

3.8 Layanan

Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta terhadap

pemustakanya di antaranya:

1. Layanan bahan pustaka

Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan

kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan

pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open

acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil

buku yang dikehendaki.

1. Peminjaman

Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam bahan

pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan.


commit to user

35

Bagan 3.2

Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta


2. Pengembalian

Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka setelah batas

waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai aturan yang telah

ditetapkan.

Periksa

katalog

perpustakaan

Periksa

buku/

browsing

Input ke

dalam

siprus

Ambil

slip

pinjam

Hubungi

petugas

Koleksi

tandon

Cap tanggal

kembali

Serahkan

kartu anggota

perpustakaan

Bawa ke

meja

sirkulasi

selesai

selesa

i Jumlah 1 Ada?

Ada?

mulai

Hanya

untuk di

copy selesai


commit to user

36

Bagan 3.3

Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

Ya

Tidak

Tidak

Ya


3. Pemesanan bahan pustaka

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan layanan

pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan dengan cara:

mulai

Buku

dikembalikan

Kembalikan

kartu

anggota

sanksi

Perpanjangan

dalam siprus

Cap tanggal

kembali yang

baru

Terlambat?

Perpanjangan? selesa

i

selesai


commit to user

37

1.8 Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke

perpustakaan

1) Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang

dikehendaki.

2) Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/

pesanan.

3) Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah tersedia,

langsung konfirmasi ke nomor pemesan buku dan buku

bisa langsung dipinjam.

1.9 Pemesanan bahan pustaka lewat SMS

a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan format

pengetikan yang telah ditentukan dan dikirim ke nomor

085740929805.

Format pengetikan:

Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _ NIM

_ tanggal akan meminjam

b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah dipesan.

Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke pemesannya.

c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta.

d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/ pesanan

dan buku bisa langsung dipinjam.


commit to user

38

Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan

menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software

khusus, yaitu SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet.

4. Jam buka layanan

Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta Nomor

310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu (Jam Kerja)

dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN Surakarta maka,

jam buka layanan perpustakaan mulai 1 Desember 2011 adalah

sebagai berikut :

Senin – Kamis : 08.00 - 15.30 WIB

Jum'at : 08.00 - 11.00 WIB

5. Jangka waktu dan jumlah peminjaman

a. Koleksi Sirkulasi

a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode yang

berkode “SR” dan ”AS”

b. Jumlah koleksi yang dipinjam

- 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non skripsi

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi

- 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa munaqasyah

- 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar

- 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan


commit to user

39

c. Masa peminjaman

- 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat

diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa

- 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak dapat

diperpanjang bagi dosen dan karyawan tetap

- 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar

b. Koleksi Referensi

a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang telah

disediakan.

b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau Kartu

Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa IAIN

Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi

administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN Surakarta.

c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau

difotokopi.

d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul sampai

Bab I.

e. Layanan fotokopi akan dilakukanoleh petugas dengan

cara:

- Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang akan

difotokopi kemudian mengisi slip yang disediakan.

- Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari waktu

penyerahan.


commit to user

40

- Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/

lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/ lembar

untuk koleksi skripsi.

c. Koleksi Tandon

Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan ketentuan:

1) Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu eksemplar.

2) Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan

bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar.

3) Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin petugas.

2. Layanan cybernet

Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang

dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota

perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai

Kamis pukul 08.00 – 13.00 dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/

jam.

3. Layanan peminjaman loker

Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman

tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena barang-

barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke dalam

perpustakaan. Untuk mendapatkan kuncu loker, pemustaka wajib

menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan masa

pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan dikenakan

sanksi Rp 2.000,00/ hari.


commit to user

41

3.9 Sanksi dan Denda

1. Anggota akan dikenakan sanksi atau denda:

1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/ ekssemplae Rp

300,00.

2. Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang

difotokopi perhari/ ekssemplae Rp 500,00.

2. Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang

sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku tersebut dan

ditambah membayar peoses buku sebesar Rp 5.000,00.

3. Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera

melapor ke petugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan

biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota.

4. Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi tanpa

melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya sebagai

anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis.

5. Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak

mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan.

6. Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer

dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan.

3.10 Bebas Pustaka

Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti

Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan:


commit to user

42

1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya.

2. Menyerahkan kartu anggota

3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD).

4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.

3.11 Pengembangan

Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan dikembangkan

menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research merupakan basis

untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para dosen atau

mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi yang

dibutuhkan untuk kepentingan research.

3.12 Kerjasama Perpustakaan

1. Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Agam Islam

(FKPPTAI) Kementerian Agama RI.

2. Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (FKP2TN)

3. Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI).

4. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI) Kota Surakarta.


commit to user

43

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Penggunaan Software SIPRUS sebagai Pendekatan Sistem dalam


(IAIN) Surakarta

Software SIPRUS mulai digunakan oleh UPT Perpustakaan IAIN

Surakarta sejak 2005. Pada tahun itulah tahapan penginstalan SIPRUS dan

pengolahan bahan pustaka secara perlahan. Pengolahan bahan pustaka

tersebut memerlukan waktu yang cukup lama, mengingat koleksi yang harus

dimasukkan dalam data base mencapai ribuan. Hingga pada tahun 2007,

SIPRUS resmi dipublikasikan kepada pengguna yang ditandai dengan

adanya katalog online, automasi di layanan sirkulasi, dan pengolahan buku

beserta kelengkapannya. Selama pengolahan dua tahun itu, layanan

sirkulasi dilakukan secara manual.

SIPRUS sebagai pendekatan sistem dalam layanan sirkulasi

mempunyai makna bahwa SIPRUS merupakan kesatuan yang utuh dalam

mendukung kegiatan sirkulasi beserta komponen-komponennya. Dengan

demikian, seluruh kegiatan yang berada di bawah koordinator layanan

sirkulasi akan lebih efektif dengan penggunaan SIPRUS tersebut.

Penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Memudahkan dalam penelusuran informasi melalui OPAC.


commit to user

44

2. Memudahkan petugas dan pengguna untuk melakukan transaksi

peminjaman dan pengembalian.

3. Lebih cepat mengetahui jumlah keterlambatan dan penarikan denda.

4. Lebih mudah dalam penambahan keanggotaan perpustakaan.

5. Untuk koleksi yang rusak, dapat diubah statusnya melalaui menu

penyiangan (weeding) sehingga buku tersebut tidak bisa dilayankan.

6. Lebih mudah dalam pembuatan data statistik perpustakaan.

Penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta meliputi sistem temu kembali, peminjaman,

pengembalian, penarikan denda, keanggotaan, penyiangan, dan statistik.

4.1.1 Sistem Temu Kembali (OPAC)

Setelah penerapan SIPRUS, pengguna diberi kemudahan

untuk menelusur informasi melalui sitem temu kembali. Sistem temu

kembali adalah sarana untuk menelusur informasi dengan lebih cepat

dan akurat. Sistem temu kembali informasi ini biasa disebut katalog

online atau OPAC (Online Public Acces Catalog).

Cara penelusuran informasi dengan OPAC adalah :

1. Masuk ke menu OPAC

2. Masukkan kata kunci, bisa judul, pengarang atau subyek di

menu pencarian buku

3. Lihat keterangan apakah buku yang dicari ada atau tidak.

4. Catat nomor klasifikasinya.

5. Cari buku di rak.


commit to user

45

Gambar 4.1

Halaman hasil pencarian dengan

kata kunci “strategi belajar”

4.1.2 Peminjaman

Layanan peminjaman di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

masih semi automasi. Bagi mahasiswa yang ingin meminjam buku

harus mengisi blanko transaksi yang telah disediakan petugas,

kemudian menulis judul buku dan barcodenya. Setelah itu

mahasiswa menyerahkan buku yang akan dipinjam, blangko

transaksi, dan kartu anggota perpustakaan untuk dilakukan transaksi

peminjaman.

1. Masuk ke menu sirkulasi.

2. Sorot barcode kartu anggota.

3. Input buku yang akan dipinjam.


commit to user

46

Gambar 4.2

Halaman pengimputan buku

4. Klik submit pada lembar “Nomor barcode Buku akan Dipinjam”

Gambar 4.3

Halaman untuk input buku


commit to user

47

5. Klik submit

Gambar 4.4

Halaman setelah barcode buku diinput

4.1.3 Pengembalian

Seperti halnya peminjaman, pengembalian buku di layanan

sirkulasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta juga sederhana.

Langkah-langkahnya hampir sama dengan peminjaman.

1. Sorot barcode kartu anggota.

Setelah Menu Sirkulasi SIPRUS terbuka, barcode kartu anggota

disorotkan ke barcode reader.

2. Pilih tindakan

F9 untuk kembali semuanaya atau F10 untuk perpanjang

semuanya. Atau ubah status buku dengan memilih menu


commit to user

48

“Kembali”, “Pinjam” atau “Perpanjang”, kemudian klik

“submit”.

Gambar 4.5

Halaman setelah penginputan barcode anggota

saat transaksi pengembalian buku

4.1.4 Penarikan Denda

Ada kalanya beberapa mahasiswa tidak mematuhi aturan

perpustakaan. Yang sering terjadi adalah terlambat mengembalikan

buku. Karena sistem sudah diseting secara kompetitif, maka

keterlambatan dapat tredeteksi. Sistem sudah diprogram bahwa

denda untuk per hari tiap buku adalah Rp 300,00. Dengan demikian,

dapat pula diketahui stataistik jumlah denda yang ditarik oleh pihak

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tiap bulannya.


commit to user

49

Gambar 4.6

Halaman transaksi pengembalian yang terkena denda

4.1.5 Keanggotaan

Untuk menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus

melakukan regristrasi anggota ke petugas sirkulasi.

Caranya adalah



lembar.


Setelah pendaftaran, maka data anggota yang baru diinput ke

dalam SIPRUS oleh petugas. Pendaftaran anggota dibedakan

menjadi dua (2), yaitu regeristrasi dan herregristrasi. Regristrasi

digunakan untuk pendaftaran pertama kali calon anggota untuk


commit to user

50

menjadi anggota perpustakaan yang baru. Setelah terdaftar maka

dapat memanfaatkan layanan perpustakan. Masa aktif keanggotaan

ini hanya satu tahun, dan setelah itu harus melakukan hereggristrasi

untuk memperbaharui data keanggotaan.

Gambar 4.7

Halaman data jenis anggota

4.1.6 Penyiangan (weeding)

Ketika buku dikembalikan terkadang ada beberapa buku yang

kondisi fisiknya rusak, seperti sampul sobek, hilang, atau juga

kerusakan pada barcodenya. Untuk itu petugas dengan cekatan

melakukan perbaikan terhadap buku yang rusak atau disebut

penyiangan (weeding). Penyiangan ini bertujuan agar kerusakan

pada buku tidak semakin parah dan apabila dilayankan tetap pada

kondisi yang baik. Untuk itu petugas harus memisahkan antara buku

yang disiangi dengan buku yang akan dishelving. Kemudian


commit to user

51

mengubah status buku pada sistem dengan status buku sedang

disiangi. Dengan demikian apabila ada pengguna yang menelusur

dengan OPAC, maka akan ada keterangan bahwa buku tersebut

sedang dalam penyiangan atau diperbaiki.

4.1.7 Statistik

Penggunaan SIPRUS di layanan sirkulasi juga dapat untuk

mengetahui statistik perkembangan perpustakaan secara otomatis.

Statistik yang disediakan oleh SIPRUS memuat data antara lain

jumlah pengunjung perpustakaan, peminjam atau pengembalian

buku, lama keterlambatan, dan denda dalam waktu tertentu (per hari,

bulan, atau tahun).

Gambar 4.8

Halaman statistik peminjaman data pustaka


commit to user

52

Gambar 4.9

Halaman statistik pengembalian buku perpustakaan


commit to user

53

Tabel 4.1

Statistik peminjaman dan pengembalian bahan pustaka bulan Mei dan

April 2012 di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

Tanggal Jumlah Peminjaman Jumlah Pengembalian

April Mei April Mei

1 0 257 0 260

2 346 268 366 284

3 287 323 353 309

4 315 0 298 0

5 318 0 396 0

6 0 0 0 0

7 0 321 0 338

8 0 283 0 276

9 376 275 379 268

10 0 249 0 290

11 2 165 0 99

12 484 0 631 0

13 187 0 166 0

14 0 305 0 356

15 0 158 0 192

16 304 328 350 359

17 296 0 247 0

18 198 0 214 0

19 328 0 311 0

20 162 0 131 0

21 0 333 0 485

22 0 313 0 281

23 303 279 306 265

24 315 292 299 201

25 271 122 287 104

26 350 0 333 0

27 120 0 129 0

28 0 391 0 337

29 0 325 0 308

30 307 279 347 256

31 0 261 0 261

Total 5269 5527 5543 5529

Sumber : Data UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012


commit to user

54

4.2 Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam Layanan Sirkulasi di


Ada beberapa kendala penggunaan SIPRUS pada layanan sirkulasi

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, antara lain:

1. Barcode buku sering tidak terbaca oleh sistem.

Permasalahan yang sering muncul dari penerapan SIPRUS

adalah banyaknya barcode buku yang tidak dapat dibaca sistem yang

disebabkan karena beberapa hal, antara lain:

a. Kondisi barcode yang sudah rusak.

Ada kalanya barcode buku terkena kotoran dari luar, seperti debu,

tinta, dan lem sebagai perekatnya. Terlebih lagi untuk buku-buku

yang sering dipinjam yang membuat efek pada kondisi barcode

buku.

b. Barcode buku hilang.

Buku-buku yang sudah tua banyak yang no barcodenya hilang atau

memang tidak terpasang. Ada kecenderungan buku yang terbitan

lama tidak diberi barcode ulang, karena petugas lebih terkonsentrasi

pada pengolahan kelengkapan buku baru.

c. Barcode reader tidak peka terhadap barcode buku.

Karena termakan usia dan terlalu tinggi penggunaanya, barcode

reader menjadi tidak peka untuk menyorot nomor barcode. Hal ini

menyebabkan waktu menginput menjadi lama kerena harus menuggu

sistem membaca no. barcode buku.


commit to user

55

2. Kartu anggota tidak terdaftar dalam sistem.

Kartu Tanda Anggota (KTA) UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

hanya berlaku selama satu tahun. Apabila melewati jangka tersebut dan

pelanggan tidak melakukan hereggristrasi maka anggota akan ditolak

oleh sistem. Hal ini akan terlihat apabila anggota akan melakukan

transaksi peminjaman. Buku tidak dapat diinput karena anggota

terblokir.

3. Buku yang diinput ditolak sistem.

Saat melakukan transaksi peminjaman, ada kalanya terjadi buku

tidak dapat diinput ke dalam sistem. Yang sering adalah bahwa buku

yang hendak dipinjam yang benar-benar ada, tidak terdaftar dalam

sistem. Biasanya sistem akan memberi keterangan bahwa buku dengan

no. barcode tertentu sedang dipinjam, padahal bukunya ada. Hal ini

dapat disebabkan oleh kesalahan dalam melakukan tindakan terhadap

data buku. Saat transaksi pengembalian seharusnya staff itu melakukan

tindakan bahwa buku dikembalikan, tetapi karena kurang teliti bisa saja

belum ada tindakan. Sehingga selamnya buku tersebut masih berstatus

dipinjam. Hal lain yang juga terjadi adalah staff belum mengaktifkan

kembali status buku yang disiangi, sehingga buku tersebut tidak bisa

dipinjam.


commit to user

56

Gambar 4.10

Keterangan status buku yang sedang dipinjam

4. Sistem sering blank.

SIPRUS juga sering mengalami masalah terhadap sistemnya.

Terkadang sistem logout sendiri saat sedang digunakan untuk transaksi

peminjaman atau pengembalian. Petugas sering kali harus melakukan

login ulang untuk dapat membuka SIPRUS. Hala yang demikian ini

akan menyebabkan pekerjaaan menjadi lebih lambat, terlebih apabila

layanan ramai. Hal yang terjadi lainnya adalah data-data transaksi tidak

tersimpan dalam database. Padahal jelas-jelas bahwa penginputan

peminjaman sudah benar. Hal ini dapat diketahui saat pengembalian

buku, ternyata data transaksi masih kosong.

5. Listrik padam.

UPT Perpustakaan IAIN Surakarta masih memanfatkan listrik

PLN dan belum memiliki alat cadangan listrik sendiri seperti jenset.


commit to user

57

Saat terjadi padam listrik, komputer tidak dapat bekerja. Pekerjaan

menjadi bermasalah. Apabila terjadi demikian, maka transaksi di

sirkulasi dilakukan secara manual, dengan mengecek kelengkapan slip

peminjaman. Hanya saja, saat listrik sudah hidup petugas harus

menginput buku yang dipinjam dengan melihat slip peminjaman. Jika

jumlahnya banayak dan saat itu kondisi ramai, tentunya akan membuat

pekerjaan menjadi bermasalah. Satu sisi petugas harus melayani

peminjaman yang akan dilakukan, di satu sisi petugas juga harus

menginput buku yang transaksinya dilakukan secara manual saat listri

padam tersebut.

4.3 Upaya Mengatasi Kendala Penggunaan Software SIPRUS dalam


(IAIN) Surakarta

1. Memperhatikan kelayakan no barcode

Pihak pengolahan buku UPT Perpustakaan IAIN Surakarta

berupaya meminimalisir kerusakan terhadap no. barcode buku. Upaya

yang dilakukan antara lain:

a. Lebih berhati-hati dalam menempelkan no. barcode buku baru.

Sedapat mungkin jangan sampai merusak no. barcode pada saat

penempelan, karena no. barcode sangat peka tarhadap kotoran, tinta

atau lem. Barcode dipasang dengan dilapisi isolatif agar terhindar


commit to user

58

dari sentuhan tangan peminjam yang mungkin sering membalik

halaman buku.

b. Intensif mengecek keberadaan no barcode.

Staff layanan sirkulasi intensif dalam mengecek keberadaan no

barcode saat melakukan transaksi. Saat menemukan no barcode buku

yang rusak atau hilang, maka buku diinput dengan menggunakan no

barcode yang berada di label buku secara ketik manual. Meskipun

barcodenya hilang, buku tetap dilayankan agar tidak mengecewakan

pengguna. Kemudian saat dikembalikan, buku-buku yang

barcodenya hilang atau rusak dipisahkan, untuk dilakukan

pencetakan barcode ulang.

c. Memancing barcode reader dengan menyorotkannya pada kertas.

Berkaitan dengan ketidaksensitifan barcode reader terhadap barcode

buku atau kartu anggota, untuk mengatasinya dapat dilakukan

dengan memancing barcode reader. Caranya adalah menyorotkan

barcode reader ke kertas biasa, misalnya kertas slip peminjaman.

Maka sinar barcode reader akan lebih cepat aktif daripada langsung

menyorotkan pada barcode buku atau kartu anggota.

2. Mengubah keterangan keanggotaan.

Kartu anggota yang belum diperpanjang akan terlihat apabila

akan melakukan transaksi peminjaman. Buku tidak dapat diinput karena

anggota terblokir. Maka pada saat itu juga staff sirkulasi mengubah data


commit to user

59

anggota pada sistem, dengan memilih menu herregristrasi anggota.

Maka kartu anggota sudah aktif dan dapat melekukan transaksi.

3. Mengubah status buku.

Masalah tentang buku yang tidak dapat dipinjam padahal

bukunya ada, dapat diatasi dengan mengubah status buku pada saat itu

juga. Caranya adalah memasukkan barcode buku tersebut ke dalam

menu pencarian, kemudian akan terlihat siapa yang meminjam.

Gambar 4.11

Halaman hasil pencarian buku


commit to user

60

Gambar 4.12

Halaman spesifik data buku yang dicari

Dari hal tersebut dapat diketahui peminjamnya dan barcode dari

si peminjam tersebut. Kembudian copy barcode peminjam tersebut ke

dalam menu transaksi, ubah status buku dengan kembali atau tekan F9.

Maka status buku tersebut menjadi kembali dan dapat diinput untuk

dipinjam oleh pengguna yang hendak meminjam berikutnya.

Sedangkan berkaitan dengan status buku yang belum diaktifkan

setelah selesai penyiangan, maka dapat langsung mengubah statusnya.

Maka buku siap dipinjamkan.

4. Memperbaiki sistem yang rusak

Seandainya terjadi kerusakan atau gangguan pada sistem dalam

skala kecil, dapat dilakukan secara mandiri oleh bagian teknis UPT

Perpustakaan IAIN Surakarta. Namun, apabila gangguan dalam


commit to user

61

tingkatan yang tinggi, pihak perpustakaan menghubungi sub bagian

pengembangan IT IAIN Surakarta.

5. Layanan sirkulasi dilakukan secara manual

Apabila terjadi pemadaman listrik, seluruh kegiatan transaksi

baik peminjaman atau pengembaliaan dilakukan dengan manual. Yaitu

dengan mengecek nama peminjam, tanggal pinjam dan kembali, judul

dan barcode buku secara kasat mata. Kartu anggota dan slip

peminjaman tersebut dipisahkan. Saat listrik hidup dilakukan

penginputan transaksi secara automasi.


commit to user

62

BAB V

PENUTUP

5.2 Simpulan

Sebagi penutup TA ini, penulis menyimpulkan beberapa hal yang

berkaitan dengan pokok permasalahan yang diuraikan di atas, yaitu:

1. Penggunaan software SIPRUS sebagai pendekatan sistem dalam


(IAIN) Surakarta meliputi sistem temu kembali, peminjaman,

pengembalian, penarikan denda, keanggotaan, penyiangan, dan

statistik.

2. Kendala penggunaan software SIPRUS dalam layanan sirkulasi di


antara lain barcode buku sering tidak terbaca oleh sistem (kondisi

barcode yang sudah rusak, barcode buku hilang, barcode reader

tidak peka terhadap barcode buku), kartu anggota tidak terdaftar

dalam sistem, buku yang diinput ditolak sistem, sistem sering

blank, listrik padam.

3. Upaya mengatasi kendala penggunaan software SIPRUS dalam


(IAIN) Surakarta antara lain memperhatikan kelayakan no barcode

(lebih berhati-hati dalam menempelkan no. barcode buku baru,

intensif mengecek keberadaan no barcode, memancing barcode

reader dengan menyorotkannya pada kertas), mengubah keterangan


commit to user

63

keanggotaan, mengubah status buku, memperbaiki sistem yang

rusak, layanan sirkulasi dilakukan secara manual.

5.3 Saran

Dalam penyusunan TA ini, penulis memberi saran kepada

pengelola UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai mitra magang sesuai

topik yang dibahas, antara lain:

1. Perlu menambah staff untuk bagian peminjaman buku agar

peminjam tidak terlalu antri karena idealnya adalah 2 (dua) staff

peminjamanan dan 2 (dua) staff pengembalian.

2. Perlu diadakan penyiangan (weeding) secara berkala agar koleksi

yang dipinjam tetap dalam kondisi baik dan kerusakan bahan

pustaka tidak berlanjut.

3. Untuk mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, sebaiknya

perlu diadakan usulan penggunaan Jenset sebagai pengganti listrik

PLN agar layanan sirkulasi tetap optimal.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id laporan kuliah .../laporan...perpustakaan.uns.ac.id...

Documents