contoh report li jabatan perdagangan

JABATAN PERDAGANGAN

LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

(19DAT12F2052)

ACHI JAYA PLANTATIONS SDN BHD

LOT 677 JALAN KILANG,

85400 CHAAH,

JOHOR

JUN 2014

BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

OLEH

AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

(19DAT12F2052)

DI

ACHI JAYA PLANTATIONS SDN BHD

LOT 677 JALAN KILANG,

85400 CHAAH, JOHOR

Buku Laporan Ini Dikemukakan Kepada

Pensyarah Penilai Di Jabatan Perdagangan

Sebagai Memenuhi Sebahagian Dari

Syarat Penganugerahan

Diploma Perakaunan

POLITEKNIK MUADZAM SHAH

JUN 2014

i.

PERAKUAN

PELAJAR

“Saya akui laporan ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan

yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya.”

Tandatangan : ...................................................

Nama Pelajar : AHMAD SHAFIQ BIN JAMIAN

No Pendaftaran : 19DAT12F2052

Tarikh :

ii.

PENGHARGAAN

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera

Syukur Alhamdulillah dengan limpah kurnia-Nya, dapat saya menamatkan

latihan industri selama empat (4) bulan dan lima belas (15) hari ini dengan jayanya di

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd yang terletak di Chaah Johor bermula pada 23 Jun

hingga 7 November 2014. Pada masa yang sama berjaya menyempurnakan laporan

latihan industri ini sepertimana yang telah ditetapkan bagi memenuhi syarat utama

penganugerahan Diploma Perakaunan.

Pertama sekali saya ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada kedua

ibubapa saya yang banyak memberi dorongan kepada saya sepanjang menjalani latihan

industri ini. Di sini juga saya ingin mengambil kesempatan untuk mengucapkan terima

kasih yang tidak terhingga kepada pihak pengurusan latihan industri di Politeknik

Muadzam Shah khususnya pihak Jabatan Perdagangan dalam menguruskan hal-hal

berkaitan dengan pelajar.Sejuta penghargaan juga kepada penyelia/Financial Controller

syarikat iaitu Encik Safuddin Bin Aspan dan juga akauntan syarikat, Cik Faizah Binti

Hj Zaiden yang begitu mengambil berat tentang perkembangan saya sepanjang saya

menjalani latihan di syarikat tersebut.

Tidak lupa juga kepada seluruh kakitangan syarikat ini yang banyak memberi

tunjuk ajar kepada saya tentang perjalanan syarikat ini beroperasi yang selama ini tidak

saya ketahui. Ia juga banyak mengajar saya tentang betapa pentingnya perhubungan di

dalam kumpulan ketika menjalankan tugas dengan wujudnya semangat berkumpulan.

iii.

Segala latihan yang saya peroleh tidak mungkin dapat saya kutip sekiranya tanpa

kerjasama yang baik daripada seluruh kakitangan. Terima kasih kepada semua warga

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd kerana sudi meluangkan masa untuk memberi tunjuk

ajar walaupun sibuk menjalankan tugas harian. Ucapan terima kasih sekali lagi kepada

Encik Safuddin Bin Aspan selaku penyelia dan juga Cik Faizah Binti Hj Zaiden selaku

penyelia 2.

Segala nasihat dan juga tunjuk ajar yang telah diberikan oleh semua warga kerja

syarikat ini akan saya jadikan pedoman dan manfaatkan sebaik mungkin. Semoga

segala ilmu akan diberkati Allah S.W.T hendaknya. Beribu kemaafan saya pohonkan

sekiranya terdapat kesilapan sepanjang saya menjalani latihan di sini.

Akhir sekali kemaafan dipinta kepada rakan seperjuangan yang bersama-sama

dengan saya menjalani latihan industri di sini iaitu Mohd Hafizuddin Bin Sharingat

daripada UTEM yang banyak memberi kerjasama dan perbincangan sepanjang kami

berada di sini. Walaupun banyak dugaan dan getir yang kami tempuhi, akhirnya kami

selamat juga menamatkan latihan kami.

Sekian, Wassalam.

iv.

ABSTRAK

Laporan ini menerangkan tentang aktiviti yang saya lakukan sepanjang saya

menjalani latihan industri selama empat (4) bulan lima belas (15) hari di Achi Jaya

Plantations Sdn Bhd . Syarikat ini menjalankan operasi menjual minyak sawit, isirum

kelapa sawit dan juga elektrik hasil daripada kaedah biogas.

Di dalam laporan ini menerangkan secara terperinci mengenai latarbelakang

syarikat, pengurusan admin dan kewangan ( finance and admin management ),

pengurusan komersial ( commercial management ), dan pengurusan estet ( estate

management ) syarikat, dan juga aktiviti yang dilakukan sepanjang tempoh latihan,

masalah-masalah dihadapi serta komen dan cadangan membina untuk pihak organisasi

dan pihak politeknik sendiri.

Semoga setiap maklumat yang diterangkan akan memuaskan hati pembaca

sekaligus dapat memberi manfaat kepada diri saya dan pihak organisasi itu sendiri. Di

samping itu juga, ia dapat memberikan saya panduan dan kekuatan dalam menghadapi

segala permasalahan yang bakal saya tempuhi ketika saya berada di alam pekerjaan

nanti.

Insya Allah.

v.

SENARAI KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKASURAT

Halaman Judul i

Perakuan ii

Penghargaan iii

Abstrak v

Senarai Kandungan vi

Senarai Rajah viii

Senarai Lampiran ix

BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pengenalan Latihan Industri 1

1.2 Objektif Latihan Industri 2

1.3 Objektif Laporan Latihan Industri 4

1.4 Kepentingan Latihan Industri 5

BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi 6

2.2 Sejarah Penubuhan Organisasi 7

2.3 Aktiviti Organisasi 8

2.4 Carta Organisasi 10

vi

BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN ORGANISASI

3.1 Pengenalan 11

3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Organisasi 12

BAB 4 LAPORAN TEKNIKAL

4.1 Pengenalan Perakaunan 24

4.4 Sistem Pemfailan 38

BAB 5 KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan 44

BAB 6 KOMEN DAN CADANGAN

6.1 Komen Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd 46

6.2 Cadangan Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd 48

BIBLIOGRAFI / RUJUKAN

LAMPIRAN

vii

BAB 1

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pengenalan Latihan Industri

1.1.1 Pendahuluan

Latihan industri merupakan salah satu syarat wajib yang perlu dilalui oleh setiap

pelajar Politeknik seluruh Malaysia sebelum diperakukan untuk penganugerahan

Diploma Politeknik KPTM. Tempoh Latihan Industri adalah selama satu semester (20

minggu). Sepanjang tempoh tersebut para pelajar perlu menimba ilmu pengetahuan

serta pengalaman dan kemahiran daripada pelbagai bentuk kerja yang dilakukan. Para

pelajar juga dapat mengaplikasikan segala teori yang telah dipelajari kepada bentuk

praktikal. Di samping itu, ia bertujuan untuk memberi peluang kepada pelajar untuk

mengaitkan teori-teori yang dipelajari semasa berada di Politeknik dengan cara kerja

yang sebenar. Ia juga dapat meningkatkan kemahiran berkomunikasi di samping

menyemai semangat kerja dengan produktif dan perhubungan yang baik sesama

pekerja.

1

1.1.2 Objektif Latihan Industri

Objektif latihan industri adalah seperti berikut:

a) Keberkesanan komunikasi

Komunikasi yang berkesan dapat dipupuk semasa menjalani latihan industri.

Komunikasi dua hala yang berlaku bukan sahaja antara pelajar dengan pekerja malah

dari pelbagai pihak iaitu antara pelajar dengan majikan, pelanggan, pembekal, dan pihak

lain. Pelajar perlu bersedia menghadapi pelbagai situasi dan berkomunikasi dengan baik

supaya maklumat yang tepat dapat disampaikan dan diterima dengan jelas.

b) Mengamalkan etika kerja yang baik

Setiap organisasi mempunyai etika dan peraturan. Pelajar harus melaksanakan

tugas yang diberikan dengan sempurna dan mengikut masa yang telah ditetapkan

berdasarkan peraturan kerja yang telah ditetapkan. Pelajar mestilah bersedia menerima

arahan dari semasa ke semasa.

c) Memberi pendedahan kepada alam pekerjaan

Melalui latihan industri, pelajar secara tidak langsung dapat merasai dan

memahami situasi alam pekerjaan yang sebenar. Pelbagai pengalaman dapat ditimba

untuk manfaat pekerjaan di masa hadapan.

2

d) Membina personaliti individu

Latihan industri dapat membina keyakinan diri pelajar. Pelbagai situasi dan

ragam manusia perlu dihadapi dan skopnya lebih luas jika dibandingkan ketika situasi

pembelajaran di dalam kelas. Sedikit sebanyak pola pemikiran pelajar dapat digubal dan

perasaan malu untuk berkomunikasi dengan masyarakat dapat diatasi, secara tidak

langsung dapat membina personaliti individu yang berjaya.

e) Menghasilkan laporan Latihan Industri

Penyediaan laporan latihan industri ini dapat melatih pelajar menulis laporan

teknikal yang lengkap dan teratur.

3

1.1.3 Objektif Laporan Latihan Industri

Objektif latihan industri adalah:

a) Bukti kepada latihan yang diikuti

Setiap gerak kerja yang dilakukan oleh pelajar direkodkan dalam buku laporan

harian sebagai bukti bagi latihan yang diikuti. Dengan terhasilnya laporan ini, pihak

Politeknik dapat membuat penilaian terhadap pelajar berdasarkan kefahaman dan

prestasi pelajar sepanjang tempoh latihan.

b) Mendokumenkan aktiviti-aktiviti sepanjang latihan

Laporan latihan industri perlu disediakan oleh pelajar sebagai satu cara

mendokumentasikan gerak kerja dan aktiviti sepanjang tempoh latihan. Pengalaman

serta pengetahuan baru dapat dijana melalui laporan yang dibuat oleh pelajar.

c) Laporan yang berguna di masa hadapan

Pengalaman adalah salah satu syarat utama yang dipertimbangkan oleh sesebuah

organisasi dalam mencari pekerja. Perakuan daripada pihak organisasi semasa latihan

industri boleh dijadikan bukti pelajar tersebut mempunyai pengalaman dalam bidang

yang diceburi.

4

1.1.4 Kepentingan Latihan Industri

Latihan industri adalah bertujuan memberikan peluang kepada para pelajar untuk

lebih memahami alam pekerjaan yang sebenar. Pelajar diberi peluang untuk

mempraktikkan ilmu yang diperolehi semasa sesi pembelajaran iaitu teori kepada

praktikal. Teori dan praktikal merupakan dua perkara yang sama penting untuk

diadaptasi. Para pelajar dapat berfikir di luar kotak pemikiran bahawa teori tidak

semestinya sama dengan praktikal, dengan kata lain apa yang kita pelajari tidak

semestinya sama dengan situasi sebenar. Antara kepentingan latihan industri adalah:

a) Pelajar dapat mempraktikkan suasana kerja yang sebenar.

b) Pelajar dapat mengamalkan peraturan-peraturan keselamatan

dalam industri.

c) Dapat mengetahui masalah-masalah yang timbul dan cara

penyelesaian.

d) Dapat menambahkan lagi pengalaman dalam bidang yang

diceburi.

e) Dapat memperluaskan pergaulan dengan pekerja di organisasi.

5

BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi

2.1.1 Pendahuluan

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd merupakan salah sebuah syarikat swasta

di dalam sektor perladangan sawit di Malaysia dan mempunyai 3 buah

ladang iaitu Johor Labis Estate, Sungai Gerchang Estate serta Claire

Estate dan juga memproses minyak sawit di sebuah kilang kepunyaan

syarikat untuk dijual kepada pelanggan seperti Palmaju Edible, Keck

Seng, Mewaholeo Industries, Felda Marketing Service S/B dan

sebagainya. Syarikat ini beroperasi di Lot 677, Jalan Factory, 85400

Chaah, Johor Darul Takzim, Malaysia.

a. Memungut hasil sawit dan hantar ke kilang milik syarikat

b. Memproses buah sawit tersebut untuk dijadikan minyak mentah

c. Minyak mentah pula akan dijual kepada syarikat yang lain

d. Isirum,tempurung dan juga minyak yang telah busuk (sludge oil)

akan dijual kepada pelanggan kami

6

2.1.2 Visi Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i) Sebuah organisasi yang membekalkan minyak

mentah sawit yang berjaya di Malaysia

2.1.3 Misi Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i) Memberi perkhidmatan yang berkualiti dan

berintegriti dalam membangunkan sektor swasta

yang efektif dan berkaliber

2.1.4 Objektif Penubuhan Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

i) Menjadi pembekal minyak mentah sawit yang

berkualiti tinggi

ii) Membina jaringan atau mewujudkan kolaborasi pelaburan

bersama pelabur tempatan dan juga pelabur asing

iii) Melabur dan mengukuhkan nilai rantaian pengedaran

melalui tindakan mengkomersialkan produk bermargin

tinggi di seluruh Malaysia

2.2 Sejarah Penubuhan Syarikat

Achi Jaya Plantations Sdn Bhd (AJ Plantations) 538814-H merupakan sebuah

syarikat perladangan tanaman sawit dan juga memproses minyak mentah sawit

sendiri. Syarikat ini pada awalnya telah bekerjasama sebagai Achi Jaya Services

Sdn Bhd pada 10 Februari 2001. Kemudian syarikat ini telah bertukar nama

kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd pada 3 Disember 2003. Pada 1 Jun 2004,

7

syarikat ini telah mempunyai 3 buah estet yang menjalankan tanaman sawit

iaitu Johore Labis Estate (JLE), Sungei Gerchang Estate (SGE), dan juga Claire

Estate (CLE) yang berjumlah 12,000 hektar di dalam kawasan Chaah. Kesemua

tiga-tiga buah estet ini telah digabungkan antara satu sama lain dan terdapat

sebuah kilang yang memproses minyak mentah sawit terletak di dalam Johor

Labis Estate (JLE). Tambahan pula, kilang memproses minyak sawit tersebut

dianggarkan telah menghasilkan sebanyak 250,000 tan buah sawit (FFB) setiap

tahun. Buah sawit / Fresh Fruit Bunches (FFB) ini telah diproses di kilang Johor

Labis dimana kapisiti untuk memproses buah sawit adalah sebanyak 60 tan

setiap satu jam. Kilang ini juga dapat memproses minyak mentah sawit / Crude

Palm Oil (CPO) dalam anggaran 58000 tan serta 16000 tan isirum sawit / Palm

Kernel (PK) setiap tahun. Secara keseluruhannya minyak mentah (CPO) dan

juga isirum sawit (PK) ini akan dijual kepada kilang penapisan minyak mentah

dan juga kilang pemprosesan isirum sawit untuk pemprosesan yang seterusnya.

2.3 Aktiviti Organisasi

a) Pengumpulan Buah Sawit

Buah sawit (FFB) yang baru sampai dari ladang adalah berbentuk

setandan atau biji yang telah terlerai. Untuk memastikan proses berjalan

dengan lancar, jumlah kuantiti buah yang dikumpul akan diperiksa di

tempat pengumpulan tersebut sebelum dihantar ke tempat pemprosesan

buah.

b) Pensterilan Buah Sawit

Pensterilan bermaksud penggunaan wap panas yang bersuhu tinggi yang

8

dikenakan pada buah tersebut. Tujuan penstrilan ini adalah untuk

melembutkan buah sawit tersebut supaya mudah untuk meleraikan bahan

yang berserat serta isi dalamnya semasa proses peleraian biji sawit yang

berikutnya. Buah sawit (FFB) akan dikenakan wap panas tersebut selama

90 minit.

c) Proses Meleraikan Biji Sawit Daripada Tandan

Setelah selesai melalui proses pensterilan buah, buah tersebut akan

dileraikan dengan memasukkan ke dalam tangki pemotongan biji sawit

supaya biji tersebut dapat dileraikan daripada tandan sawit. Tandan buah

sawit diasingkan supaya proses memerah minyak daripada biji sawit

mudah dilaksanakan.

d) Proses Memerah Minyak

Biji sawit yang telah dileraikan akan diperah untuk mengeluarkan

minyak dengan menggunakan mesin pemampat (compressor machine).

Minyak tersebut akan dikumpul dan seterusnya akan dimasukkan ke

dalam tangki penapisan dengan tujuan untuk menapis minyak tersebut

sehingga bersih.

e) Penyimpanan Minyak

Minyak yang telah ditapis akan disimpan di dalam tangki penyimpanan

dan sedia untuk dihantar kepada pembeli seperti Keck Seng Sdn Bhd dan

juga Mewaholeo Industries Sdn Bhd.

9

2.4 Carta Organisasi Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

10

DIRECTOR/CEO

Kasim Nani

FINANCE & ADMINISTRATION

Safuddin Aspan

Financial Controller

COMMERCIAL

Khairul Anuar Ahmad

Commercial Manager

PALM OIL MILL

Yong Sieng Poh

Mill Manager

ESTATE DEPARTMENT

Wee Kow Ngoh

Senior Manager -Estates

Sg. Gerchang Estate

Muhammad Feizal

Franslin Abdullah

Johore LabisEstate

Ahmad Nazri Hashim

Claire Estate

ShukreeOsman

BAB 3

RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Pengenalan

Pelajar yang menjalani latihan industri perlu mencatatkan segala aktiviti

sepanjang tempoh latihan indusri di dalam buku Jurnal Refleksi yang telah

dibekalkan kepada para pelajar sebelum menjalani latihan industri. Buku Jurnal

Refleksi perlu dicatatkan aktiviti setiap hari oleh para pelajar. Laporan yang

ditulis perlu mendapatkan tandatangan pengarah setiap minggu untuk disahkan.

Melalui buku jurnal tersebut, pengarah atau pengurus sesebuah syarikat dapat

memberikan komen atau cadangan yang bernas dalam produktiviti yang

dihasilkan pelajar selama mereka menjalani latihan indutri sekali gus dapat

memberi peluang kepada para pelajar memperbaiki hasil kerja dari hari ke hari.

11

3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

Bulan Aktiviti

Jun

(23/06/2014 – 28/06/2014)

1) Melapor diri di Achi Jaya Plantations

Sdn Bhd

2) Memperkenal diri dalam suai kenal

dengan staf Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

3) Menerima penerangan kerja-kerja yang

perlu dilakukan semasa tempoh latihan

industri

4) Melihat contoh ringkasan akaun secara

keseluruhan yang disediakan untuk CEO

pada setiap bulan

5) Memfailkan segala dokumen yang

berkenaan dengan GST yang bakal

dilaksanakan pada April 2015

12

5) Mengumpul segala maklumat

berkenaan GST di laman web Kastam

Diraja Malaysia

6) Melihat cara penyediaan akaun untuk

diaudit dan pengiraan cukai

7) Mengemaskini Imbangan Duga / Trial

Balance

8) Membuat semakan invois dan

menyusun mengikut nombor invois untuk

bulan Jun

Julai

(01/07/2014 – 26/07/2014)

1) Melihat dan mempelajari Jurnal Am

yang dibuat pada setiap bulan untuk

syarikat

2) Mengenal pasti kedudukan prepayment

di dalam catatan bergu / double entry

3) Mengemaskini dan menyusun atur

baucar tunai bagi bulan Jun

13

4) Memfailkan baucar bayaran tunai dan

baucar pembayaran bagi bulan Jun

5) Merekod data baucar bayaran tunai di

dalam buku tunai bagi bulan Jun

6) Mencetak TT Form untuk melakukan

pembayaran bagi ketiga – tiga estet iaitu

JLE, SGE dan CLE

7) Mencari kod di dalam akaun bulan Jun

untuk disemak semula

8) Menyusun atur semula segala dokumen

ECP/SGP bagi bulan Januari, Februari dan

Mac serta memfailkan dokumen tersebut

9) Merekod data dan amaun cek di dalam

buku cek bagi bulan Julai

10) Mengisi borang perangkaan sawit

dengan menggunakan mesin taip

14

11) Membantu membuat persiapan untuk

Majlis Berbuka Puasa di Achi Jaya

Plantations Sdn Bhd

12) Mengfakskan surat RHB untuk

disemak oleh CEO

Ogos

(02/08/2014 – 30/08/2014)

1) Membuat semakan untuk invois bagi

bulan Ogos dan menyusun atur mengikut

nombor invois tersebut

2) Mengemaskini baucar bayaran tunai

dan menyusun atur mengikut tarikh serta

meletakkan kod pada setiap baucar

tersebut

3) Membuat senarai nama penerima cek

dengan menggunakan Microsoft Excel


buku cek bagi bulan Ogos

15

5) Memfailkan baucar bayaran tunai dan

baucar pembayaran bagi bulan Julai

6) Merekod segala data baucar bayaran

tunai di dalam buku tunai bagi bulan Julai

7) Mencetak TT Form untuk pembayaran

bagi ketiga – tiga estet iaitu JLE, SGE dan

CLE untuk bulan Ogos

8) Membuat semakan Bank Remittance

bagi bulan Ogos

9) Membuat kad ucapan untuk menjemput

staf Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

sempena Majlis Sambutan Hari Raya

Aidilfitri yang berlangsung di Kelab St

Rhodes

10) Menyusun atur dan memfailkan

dokumen ringkasan gaji pekerja bagi

setiap estet untuk bulan Ogos

16

11) Menghadiri taklimat bantuan

kecemasan / Fist Aid di bilik seminar

anjuran unit OSH

12) Mencetak TT Form untuk

pembayaran kepada Public Bank bagi

bulan Ogos

13) Membuat semakan dan menyusun

atur invois bagi bulan Ogos

14) Mengfakskan surat RHB yang

memiliki jumlah amaun pengeluaran sawit

kepada cawangan KL untuk disemak oleh

CEO

September

(02/09/2014 – 30/09/2014)

1) Menyusun atur segala invois pada

bulan Ogos dan membuat semakan amaun

dan nombor invois tersebut

2) Mengemaskini baucar bayaran tunai

bagi bulan Ogos serta meletakkan kod

mengikut spesifikasi baucar tersebut

17


buku cek bagi bulan September



5) Menyusun atur dan memfailkan

dokumen ringkasan gaji pekerja bagi

setiap estet untuk bulan September

6) Mencetak TT Form untuk membuat

bayaran bagi Johore Labis Estate (JLE)

dan Claire Estate (CLE) untuk bulan

September

7) Menyusun atur dan memfailkan baucar

bayaran tunai dan baucar pembayaran bagi

bulan Ogos


bayaran bagi Sungei Gerchang Estate

(SGE) untuk bulan September

18


tunai bagi bulan Ogos di dalam buku tunai



bulan September

11) Membuat semakan nombor

pendaftaran bagi pekerja asing yang telah

diperbaharui

12) Menaip maklumat syarikat di dalam

borang untuk dihantar kepada Suruhanjaya

Syarikat Malaysia (SSM)

14) Meletakkan cop pada dokumen

pekerja estet untuk disahkan oleh Senior

Manager Estate (SME)

15) Membuat semakan invois bagi bulan

September untuk memastikan amaun

adalah tepat dan mengikut susunan

19

16) Fotostat biodata diri pekerja asing

untuk disimpan oleh unit Human Resource

(HR)

17) Menyusun atur kesemua invois bagi

bulan September supaya mengikut

susunan yang betul

Oktober

(01/10/2014 – 31/10/2014)

1) Menaip data di dalam borang

menggunakan mesin taip untuk dihantar

kepada pihak Kementerian Malaysia



(HR)

3) Menyusun atur dan meletakkan kod

mengikut spesifikasi pada baucar bayaran

tunai bagi bulan September


buku cek bagi bulan Oktober

20

5) Mencetak TT Form untuk bayaran bagi

Johore Labis Estate (JLE) dan Claire

Estate (CLE) untuk bulan Oktober

6) Menyusun atur serta memfailkan

baucar bayaran tunai dan baucar

pembayaran bagi bulan September


tunai di dalam buku tunai bagi bulan

September


bayaran Sungei Gerchang Estate (SGE)

bagi bulan Oktober



10) Mengisi borang perangkaan sawit

dengan menggunakan mesin taip

21

11) Mengisi biodata diri pekerja asing

untuk disemak oleh Jabatan Imigresen di

dalam Microsoft Excel

12) Membuat pengiraan cukai yang

dikenakan GST untuk disemak oleh CEO

13) Mengikat / binding dokumen yang

perlu dihantar kepada CEO



bulan Oktober

15) Membuat semakan invois untuk

melihat amaun dan nombor invois adalah

tepat bagi bulan Oktober



(HR)

22

November

(01/11/2014 – 07/11/2014)

1) Membuat kad jemputan sempena Hari

Sukaneka Achi Jaya untuk dihantar kepada

pengarah dan tetamu VIP

2) Menyusun atur serta meletakkan kod

pada baucar bayaran tunai mengikut

spesifikasinya bagi bulan Oktober


buku cek bagi bulan November

4) Binding dokumen daripada unit OSH

yang menerangkan berkenaan penggunaan

bahan kimia untuk para pekerja di makmal



6) Menyusun atur serta memfailkan

baucar bayaran tunai bagi bulan Oktober

23

BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1 Pengenalan Perakaunan

Perakaunan merupakan salah satu proses yang wajib dilakukan oleh setiap

syarikat yang berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

Perakaunan merujuk kepada merekod, meringkas, mentafsir atau menganalisis

sesebuah perniagaan. Perakaunan merupakan proses yang tidak statik, dimana ia

boleh berubah mengikut kesesuaian jenis perniagaan. Perakaunan digunakan di

dalam perniagaan untuk melihat gambaran sama ada sesebuah perniagaan

mendapat keuntungan atau kerugian. Perbentangan Laporan Kewangan

merupakan salah satu hasil daripada proses perakaunan selepas merekod

maklumat-maklumat yang diperolehi ke dalam sistem.

Perbentangan Laporan Kewangan amat diperlukan untuk :-

a) Pemilik Perniagaan

b) Pihak Pengurusan Perniagaan

c) Pengguna Luaran

d) Penghutang dan Pemiutang

e) Kerajaan (LHDN)

f) Kesatuan Sekerja

24

4.1.1 Definisi Perakaunan

Perakaunan merupakan proses mengasingkan maklumat, merekod

maklumat, meringkas, mentafsir, dan menganalisis maklumat sesebuah

perniagaan dengan melibatkan beberapa prinsip yang perlu dipatuhi oleh

individu yang melakukan proses perakaunan.

Perakaunan dapat menunjukkan tahap sesebuah perniagaan sama ada

untung atau rugi dan dapat menunjukkan sesebuah perniagaan aktif atau

pasif.

Sistem perakaunan yang dibuat akan menunjukkan aset, liabiliti, ekuiti

pemilik, pendapatan, kos , belanja dan untung rugi secara terperinci.

Dokumen yang diperlukan untuk membuat akaun sesebuah perniagaan

adalah :-

a) Buku Tunai

b) Baucar Pembayaran / Baucar Tunai

c) Invois / Inden

d) Resit

e) Kaki Cek / Keratan Cek

f) Penyata Bank

g) Senarai Perbelanjaan

h) Lain-lain

25

4.1.2 Penyediaan Akaun Pelanggan

Terdapat beberapa langkah dalam membuat sesebuah akaun perniagaan

sebelum penyata untung rugi dikeluarkan. Proses permulaan membuat

sesebuah akaun ini perlu dilakukan bagi memudahkan seseorang itu

merekod maklumat di dalam sistem dan juga mengelakkan sesebuah

akaun itu menjadi salah. Langkah-langkah yang dilakukan bagi membuat

akaun bergantung kepada individu tersebut dimana mengikut tahap

kesesuian dan keselesaan bagi menyiapkan akaun sesebuah perniagaan

dengan cepat sebelum tiba tarikh akhir untuk dihantar ke jabatan audit.

Di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd, selalunya tempoh menyiapkan akaun

akan diberikan selama sepuluh hari sahaja. Akaun yang dibuat perlulah

teratur dan tidak boleh tertinggal maklumat yang telah diberikan oleh

pelanggan semasa merekod. Kesalahan didalam akaun akan

menyebabkan kecacatan terhadap penyata kewangan kelak dan

menyebabkan proses membuat semula akaun dilakukan. Berikut

merupakan langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam membuat akaun

sesebuah perniagaan :-

a) Menyusun Maklumat

Menyusun maklumat merupakan langkah permulaan bagi

sesebuah perakaunan. Maklumat perlu disusun dengan kemas

mengikut tahun, bulan, dan tarikh. Hal ini perlu dilakukan supaya

memudahkan langkah seterusnya dalam membuat akaun.

Maklumat yang disusun selalunya yang berkaitan invois, bil, resit

dan memo.

26

b) Memahami jenis perniagaan

Selepas menyusun maklumat dengan kemas dan terperinci,

seseorang individu yang ditugaskan membuat akaun sesebuah

perniagaan perlu memahami selok-belok perniagaan sesebuah

syarikat. Hal ini perlu dilakukan supaya tidak membuat kesalahan

dalam merekod maklumat kelak. Tujuan memahami corak

perniagaan sesebuah syarikat adalah untuk mengelakkan salah

faham apabila tiba waktu merekod. Apabila merekod maklumat,

segala perbelanjaan atau pendapatan sesebuah syarikat perlulah

mengikut jenis perniagaan yang telah didaftarkan kepada

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).

Contoh :-

1) Jika sesebuah syarikat itu telah mendaftar dengan

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) untuk membuat

perniagaan yang berkaitan bidang kejuruteraan, maka segala

bentuk belanja, kos, dan pendapatan hanya perlu direkod

yang berkaitan bidang kejuruteraan sahaja. Untuk memahami

jenis perniagaan yang diceburi, seseorang itu perlu bijak

dalam membuat rujukan bagi perniagaan syarikat dimana

rujukan perlu dibuat melalui fail-fail dan rekod akaun

sebelumnya. Antara fail yang boleh dibuat rujukan adalah:-

i) Current Audit File (CAF)

ii) Permanent Audit File (PAF)

iii) Secretarial File (SF)

27

c) Merekod segala maklumat ke dalam sistem

Seterusnya, merekod maklumat ke dalam sistem merupakan

langkah yang perlu diambil perhatian dan perlu dilakukan dengan

berhati-hati untuk mengelakkan kesalahan dalam membuat

transaksi-transaksi. Proses ini selalunya mengambil masa

selewatnya-lewatnya seminggu sebelum disemak oleh Financial

Controller (FC) di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

Di syarikat ini, segala rekod dalam membuat sesebuah akaun akan

direkod menggunakan sistem ‘Peach Tree’. Pengrekodan

menggunakan sistem ini akan memudahkan proses menyiapkan

akaun. Merekod sesebuah maklumat merupakan langkah yang

memerlukan ketelitian dan kesabaran yang tinggi. Segala dokumen

yang direkod perlu mengikut susunan tarikh, bulan dan tahun. Hal

ini bagi mengelakkan akaun tersebut menjadi celaru dan serabut.

Selain itu, merekod maklumat mengikut susunan yang betol dapat

memberikan kesenangan kepada pihak audit kelak dalam membuat

semakan terhadap penyata kewangan sesebuah perniagaan. Ia juga

dapat memberikan kesenangan bagi individu tersebut dalam

memperbetol transaksi yang salah . Disamping itu, ia dapat

memudahkan dalam membuat penerangan kepada pengarah syarikat

tentang keadaan akaun bagi syarikat tersebut.

28

d) Penyediaan Imbangan Duga

Selepas proses merekod, diikuti pula langkah menyediakan

imbangan duga pada tempoh akhir perakaunan dengan

menyenaraikan baki semua akaun. Namun begitu, imbangan duga

yang disediakan ini bukanlah proses akhir kerana perlu dihantar

dan disemak oleh Financial Controller (FC) Achi Jaya

Plantations Sdn Bhd terlebih dahulu sama ada imbangan duga

tersebut perlu dibuat pelarasan atau tidak.

e) Pelarasan

Pelarasan perlu dibuat jika perlu sahaja iaitu jika terdapat konflik

dan masalah yang tidak sepatutnya terjadi kepada nilai dalam

imbangan duga. Sebagai contoh, pelarasan perlu dilakukan jika

sesebuah perniagaan itu mempunyai baki tunai atau bank yang

agak tinggi selepas proses memasukkan maklumat. Hal ini

menyebabkan belanja dan hasil akaun sesebuah perniagaan juga

akan dibuat pelarasan imbangan duga. Sebagai contoh, pelarasan

perlu dilakukan jika sesebuah perniagaan itu mempunyai baki

tunai atau bank yang agak tinggi selepas proses memasukkan

maklumat. Hal ini menyebabkan belanja dan hasil akaun sesebuah

perniagaan juga akan dibuat pelarasan.

29

f) Penyediaan Akhir Imbangan Duga

Jika terdapat pelarasan dalam akaun sesebuah syarikat, maka

penyediaan imbangan duga perlulah disediakan semula. Selepas

imbangan duga yang terakhir dikeluarkan, ia akan diserahkan

kepada audit untuk diauditkan dan akan dibuat cukai.

g) Penyediaan Penyata Pendapatan

Penyediaan penyata pendapatan merupakan langkah kedua

terakhir dalam proses perakaunan. Ia dikeluarkan pada tempoh

akhir perakaunan sesebuah perniagaan. Di sinilah, tahap prestasi

sesebuah perniagaan diukur sama ada perniagaan tersebut

mengalami keuntungan atau kerugian. Selepas proses perakaunan

disiapkan, invois akan dikeluar untuk menyatakan nilai sesebuah

penyata kewangan kepada wakil syarikat yang menjadi pelanggan

Achi Jaya Plantation Sdn Bhd. Penyata pendapatan ini,

menyenaraikan semua hasil dan perbelanjaan dalam sesebuah

perniagaan. Ia merupakan formula lengkap untuk mengetahui

sesebuah perniagaan itu mengalami untung atau kerugian.

h) Penyediaan Kunci Kira-kira

Penyediaan kunci kira-kira merupakan proses terakhir dalam

proses membuat akaun.

30

RM RM RM

Jualan

Tolak : Pulangan Jualan

Jualan Bersih

Tolak : Kos Jualan

Stok Awal

Belian

Tolak : Pulangan Belian

Belian Bersih

Tambah : Angkutan Masuk

insuran atas Belian

Tolak : Stok Akhir

Untung Kasar @ Rugi Kasar

Tambah : Hasil

Tolak : Belanja

Untung Bersih @ Rugi Bersih

XXX

(XXX)

XXX

XXX

XXX

XXX

(XXX)

XXX

XXX

XXX

(XXX)

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

(XXX)

XXX

Rajah 1 menunjukkan kaedah pengiraan penyata pendapatan

31

4.1.3 Dokumen yang diperlukan untuk membuat akaun

a) Nota Kredit

Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod

transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat

pulangan barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun

perlu direkodkan kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah

hutang.

b) Kaki cek

Kaki cek merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh pihak

pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek

merupakan keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas

sesuatu cek tersebut digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk

mengetahui jumlah wang yang digunakan dalam perniagaan bagi

sesebuah perniagaan. Ia perlu ditulis dengan ringkas dan tepat supaya

seseorang yang membuat sesuatu akaun itu memahami jenis perbelanjaan

yang dilakukan.

c) Slip Bank

Slip bank merupakan satu salinan kecil yang diterima selepas

memasukkan tunai ke dalam akaun. Ia merupakan bukti bahawa wang

tunai sudah dimasukkan ke dalam akaun. Slip bank juga mempunyai

bukti masa dan tarikh di mana wang kita dimasukkan ke dalam akaun. Di

dalam proses merekod maklumat, slip bank dirujuk sama ada pihak bank

telah merekod di penyata bank atau tidak.

32

e) Invois

Invois merupakan satu dokumen ringkas yang diberikan penjual kepada

pembeli. Secara khasnya, ia disediakan sebagai nota serahan yang

diberikan kepada pembeli untuk disahkan. Ia juga disediakan kepada

pelanggan untuk menyatan nilai sesuatu barangan yang telah dibeli.

Invois dikeluarkan bagi transaksi yang melibatkan hutang sahaja. Bagi

transaksi tunai tidak dikeluarkan invois.

f) Baucar Pembayaran

Baucar pembayaran merupakan dokumen yang dikeluarkan bagi

pembayaran menggunakan cek. Ia dikelurkan setelah pelanggan

membayar hutang sesuatu barang kepada pembekal barangan.

g) Baucar Tunai

Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia

dikeluarkan untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada

pembekal. Ia juga boleh dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu

barang tersebut.

h) Penyata Bank

Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu

diberi oleh pihak bank kepada unit kewangan Achi Jaya Plantation. Pada

setiap akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi

akaun sesebuah perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa

perniagaan antara pihak bank dengan pelanggan. Pihak yang membuat

akaun sesebuah perniagaan sangat memerlukan dokumen penyata bank

33

ini untuk menyemak ketepatan catatan buku tunai serta baki wang tunai

di dalam akaun.Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod

setiap transaksi cek keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan.

Secara terperincinya, apabila pihak planggan memasukkan aliran wang

ke dalam akaun, maka pihak bank akan merekodkan transaksi tersebut

dibahagian kredit. Bagi transaksi tersebut, pihak pelanggan akan

merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran wang tunai

dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di

bahagian debit untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula,

rekod tersebut perlu dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur

bank. Antara tujuan lain penyata bank diperlukan adalah :-

i) Menyesuaikan baki di buku tunai dan bai di penyata bank.

ii) Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai.

iii) Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai

dan baki di penyata bank.

4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank

a) Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di

dalam penyata bank.

i) Kesilapan di dalam buku tunai

ii) Cek belum di ‘clear’ kan.

34

b) Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di

dalam buku tunai.

i) Cek tidak laku

ii) Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank

iii) Pembayaran oleh pihak bank

4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman)

Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat guaman,

akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada ‘stakeholder’. Surat

tuntutan iaitu ‘Certified by Architect’ sangat diperlukan dalam proses membuat

akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat akaun

harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa

peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan

kawalan syarikat guaman.

Antara langkah-langkah tersebut ialah :-

a) Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah

dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu ‘office account’ tetapi

sekiranya yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia

lebih mudah untuk terus dimasukkan ke bank iaitu ‘Client Account’.

Selain itu, bayaran ‘disbursement’ juga adalah lebih mudah di masukkan

ke dalam ‘Client Account’.

35

b) Bayaran ‘disbursement’ lebih mudah dimasukkan teros ke akaun ‘Client

Account’.

c) Penerimaan wang daripada ‘stakeholder’ iaitu daripada bank, atau pihak

kerajaan hendaklah dikeluarkan ‘official receipt’ sebagai bukti

penerimaan pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke

dalam ‘Client Account’.

d) Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada

‘Office Account’, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada

‘disbursement’ untuk dipindahkan dari ‘Client Account’ ke ‘Office

Account’. Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran

guaman.

e) Oleh itu, kesemua wang ‘disbursment’ sahaja tanpa dicampur dengan

yuran guaman sahaja boleh dipindahkan ke ‘Office Account’.

f) Selepas dibuat pindahan ke ‘Office Account’, baucar akan dikeluarkan

dan disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail

mengikut peringkat keperluan.

g) Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail

pelanggan iaitu ‘closing file’ dengan menyenaraikan beberapa butiran

dan beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar

pembayaran dan terus difailkan ke dalam ‘Office Account’ berserta slip

bank selepas dibuat pembayaran tersebut.

36

4.1.6 Kesimpulan

Perakaunan merupakan proses yang wajib dilakukan oleh semua perniagaan

yang berdaftar di bawah Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Proses

perakaunan merupakan salah satu proses awal di mana terhasilnya penyata

kewangan yang sangat diperlukan untuk mengira cukai perniagaan dan cukai

bagi seseorang individu melalui keuntungan yang diperolehi sepanjang tempoh

akaun sesebuah perniagaan. Oleh itu, setiap syarikat perlulah menyediakan

penyata kewangan syarikat mereka bagi mengelakkan kompaun atau denda oleh

kerajaan.

37

4.2 Sistem Pemfailan

Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan

maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari

dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada

tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada

perancangan dan pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang

membawa kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen

tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya

Plantations Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail.

Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :-

a. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang

diperlukan.

b. Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan

dalam tempoh masa yang panjang.

c. Sebagai bahan rujukan.

d. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.

e. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail

dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam

keadaan yang pantas, mudah dan selamat.

38

Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :-

a. Boleh diubah suai

b. Boleh dikemaskini

c. Kesamaan

d. Penjimatan Kos

e. Penyelarasan dan kawalan

f. Mudah dikesan atau dicari

4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan

Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.

Antara kelebihan tersebut adalah :-

a. Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan

semua tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan

maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod.

b. Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan

/ atau manual pengurusan fail dan rekod.

c. Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan

konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.

d. Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.

39

4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai

a. Rak Fail

Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada yang

firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut

abjad dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti

ruang untuk fail akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.

b. Alat Penebuk Lubang

Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa membuat

proses pemfailan.

c. Tali Hijau

Duganakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah

memperkemaskan dokumen dan surat.

d. Klip

Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumen-

dokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

e. ‘Stapler’

Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar dan

stapler kecil.

40

4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu kaedah

yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut tarikh

seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal ini

bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu.

Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali

di dalam fail.

4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara

Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan

kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-

perkara yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang

telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain

lagi. Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala

dokumen dan data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan

bersama bagi mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.

4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan

Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan dengan

dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja merekod

dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah :-

a. Baucar pembayaran

b. Jurnal baucar

c. Baucar tunai

d. Invois

e. Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan

41

4.2.6 Proses Pemfailan

i. Menyusun Salinan Resit Pembayaran

Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit

perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran akan

diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor resit

tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah membuat

penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit. Sistem

penyimpanan resit yang tidak sistematik akan meyukarkan kerja

pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh itu, segala salinan resit

atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan dengan teratur.

ii. Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail

Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun di dalam

cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan dariapad cek akan

direkod ke dalam baucar dan akan dibuat rujukan jika ada sebarang

masalah yang berlaku. Cek disusun di dalam fail mengikut tarikh, bulan

dan tahun.

42

4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan

Tempat Fail Disimpan.

Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk

lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam

sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak

simpanan fail.

Contoh :-

Rajah 2 menunjukkan rak simpanan fail

4.2.8 Kesimpulan

Sistem pemfailan yang dilakukan di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd sangat

penting untuk menjaga kualiti dokumen dan melindungi data-data perniagaan

daripada tercicir, bercampur-aduk atau hilang. Kaedah pemfailan yang

sistematik akan melanacarkan proses dalam melakukan proses perakaunan, audit

dan pengurusan. Oleh itu, adalah lebih baik jika syarikat-syarikat yang besar

atau yang kecil mengamalkan sistem pemfailan di dalam perniagaan supaya

dapat memudahkan semua untuk melakukan kerja-kerja merekod dan mencari

semula dokumen-dokumen yang lama jika perlu.

43

BAB 5

KESIMPULAN

5.1 Pengenalan

Setelah lebih kurang 4 bulan 15 hari saya menjalani latihan industri di Achi Jaya

Plantations Sdn Bhd, saya telah belajar pelbagai ilmu yang bermanfaat yang

dapat memberikan kebaikan kepada saya apabila saya bekerja kelak.

Pengalaman membuat latihan industri di firma ini mengajar saya bagaimana cara

untuk mengolah ilmu yang dipelajari di politeknik ke dalam pekerjaan yang

dilakukan. Secara keseluruhannya, saya dapati bahawa Achi Jaya Plantations

Sdn Bhd merupakan sebuah firma yang sesuai untuk para pelajar menimba ilmu

sebanyak mungkin sama ada di dalam bidang perakaunan, bidang kejuruteraan,

bidang teknologi maklumat dan pengurusan pejabat.Selaian itu,beberapa

pendedahan telah diberikan semasa menjalani latihan industri. Sebagai contoh,

saya telah diajar cara untuk merekod buku tunai, merekod buku cek serta

membuat ‘TT Form’. Perkara ini telah membantu pelajar berkeyakinan apabila

berhadapan dengan perkara yang sama pada masa hadapan. Perlu diingatkan

bahawa latihan industri merupakan satu insentif kepada pelajar untuk menimba

ilmu sebanyak mungkin di luar kelas. Selain itu, pemilihan tempat untuk latihan

industri juga perlu bersesuaian dengan kursus yang diambil agar para pelajar

dapat mengolah ilmu yang sedia ada ketika bekerja. Dengan adanya latihan

industri ini dapat melatih para pelajar mendedahkan diri mereka dengan

44

suasana pekerjaan kelak selain dapat memudahkan mereka menyesuaikan diri

mereka dengan pekerjaan yang dipilih pada masa akan datang. Hal ini kerana

suasana di alam pekerjaan sangat berbeza dengan suasana permbelajaran.

Sebagai seorang pelatih, sifat sabar dan merendah diri ketika ditegur apabila

membuat kesilapan sangat diperlukan untuk membantu kita meningkatkan

prestasi dan mutu kerja. Para pelajar perlulah berfikiran positif dan berusaha

sedaya upaya untuk mencari ilmu. Akhir sekali, latihan industri merupakan

tempat para pelajar menunjukkan kebolehan mereka ketika bekerja dan juga

merupakan tempat untuk pelajar mencari pengalaman dan ilmu yang sangat

berharga sebelum mendapat pengiktirafan dilpoma di dalam jurusan atau kursus

yang telah mereka pilih.

45

BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

6.1 Komen Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

Pada pandangan saya sepanjang saya menjalani latihan industri ini sepanjang

empat bulan lima belas hari, Achi Jaya Plantations Sdn Bhd merupakan sebuah

firma yang sangat sesuai untuk para pelajar perdagangan membuat latihan

industri terutama bagi pelajar yang mengambil kursus akauntansi dimana mereka

boleh menimba ilmu yang banyak di dalam bidang perakaunan. Namun begitu,

terdapat beberapa kelemahan yang telah saya kesan ketika berada di firma ini.

Antara kelemahan-kelemahan tersebut adalah :-

a. Penggunaan Mesin Fotostat

Semua jabatan di dalam firma ini hanya menggunakan satu sahaja mesin

fotostat dimana mesin ini merupakan salah satu mesin fotostat serta

menjadi mesin faks yang telah dibeli oleh firma. Pada sesetengah waktu,

staf-staf di firma ini terpaksa berebut dan menunggu masa yang terlalu

lama untuk menggunakan mesin fotostat ini. Selain itu, mesin ini selalu

mengalami kerosakan apabila penggunaan yang kerap.

b. Penggunaan Waktu Bekerja Yang Salah

Waktu bekerja di firma ini adalah dari pukul 8.30 – 5.00. Penetapan

waktu tersebut sangat sesuai seperti waktu pejabat yang lain. Namun

begitu, kebanyakan pekerja tidak datang tepat dan tidak memulakan

46

pekerjaan dalam masa yang telah ditetapkan walaupun sistem ‘punch

card’ telah dilaksanakan. Hal ini telah menyebabkan firma ini selalu

memulakan waktu pekerjaan yang terlewat sedikit daripada waktu

bekerja sebenar. Hal ini sudah tentu akan mengganggu gugat kualiti hasil

kerja yang dilakukan seperti kelewatan menyiapkan hasil kerja sebelum

waktu yang ditetapkan.

c. Penggunaan Elektrik Yang Berlebihan

Secara keseluruhannya penggunaan barangan elektronik di dalam pejabat

ini akan menggunakan tenaga elektrik. Setelah selesai menggunakan

barangan elektronik seperti komputer, mesin fotostat, dan juga mesin

pencetak haruslah ditutup suisnya bagi tujuan penjimatan tenaga elektrik.

Kebanyakan staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan membiarkan

suis terbuka dan ‘plug’ tidak dicabut. Hal ini telah menyebabkan bekalan

elektrik kerap terputus di dalam pejabat kerana penggunaan voltan yang

berlebihan dan telah mengganggu kepada staf yang lain untuk

melaksanakan tugas-tugas mereka.

d. Penyalahgunaan Wang Firma

Setiap perbelanjaan yang berkaitan dengan firma akan menggunakan

wang firma. Oleh itu, staf tidak boleh sesuka hati untuk menggunakan

wang tersebut untuk perkara yang tidak begitu penting kepada firma.

Perkara ini hanyalah akan merugikan wang firma kerana setiap

perbelanjaan akan direkod pada setiap bulan untuk membuat perakaunan.

47

Sebagai contoh, setiap kali perjumpaan daripada unit OSH (Occupational

Safety And Health) akan membeli makanan dan minuman untuk

menjamu para pekerja kilang yang menghadiri taklimat tersebut. Hal

tersebut tidak perlu dilakukan kerana tidak memberi keuntungan kepada

firma malah hanyalah merugikan sahaja.

e. Permasalahan Internet

Penggunaan internet amatlah penting di dalam firma ini. Setiap kerja

yang dilakukan akan menggunakan internet kerana perlu diisi secara

‘online’. Masalah yang sering timbul di firma ini adalah talian internet

kerap kali terputus. Hal ini telah menyukarkan sesuatu tugas yang

memerlukan talian internet.

6.2 Cadangan Kepada Achi Jaya Plantations Sdn Bhd

Berdasarkan permehatian saya selama saya berada di firma ini, Saya ingin

memberikan sedikit cadangan terhadap masalah yang timbul di firma ini.

Antaranya adalah :-

a. Achi Jaya Plantations Sdn Bhd perlulah menyediakan sebuah lagi mesin

fotostat. Hal ini akan dapat memberikan penjimatan masa yang banyak

apabila mempunyai sebuah lagi mesin fotostat.

b. Masalah datang lewat ke tempat pekerjaan perlulah diberi perhatian yang

serius oleh semua staf di firma. Penggunaan sistem ‘punch card’ telah

dilaksanakan namun masalah terus berlaku kerana tiada siapa yang

menegur atau mengambil tindakan selanjutnya. Oleh itu, tugas pihak

atasan untuk mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap staf yang

48

sering lewat ke tempat kerja perlulah dilaksanakan dengan segera supaya

kelewatan ini tidak berlaku lagi.

c. Staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd perlulah mengambil perhatian

terhadap penggunaan elektrik di dalam pejabat. Perkara ini tidak boleh

diambil ringan kerana melibatkan seluruh bangunan pejabat terputus

bekalan elektrik. Oleh itu, setiap kali menggunakan sesuatu bahan

elektronik, perlulah ditutup suis dan menanggalkan ‘plug’ apabila telah

selesai menggunakannya. Penggunaan ‘plug’ yang berlebihan juga perlu

dikurangkan bagi mengambil langkah keselamatan warga staf di Achi

Jaya Plantations Sdn Bhd.

d. Perbelanjaan yang melibatkan firma perlulah digunakan dengan

sebaiknya bagi menjaga keuntungan syarikat. Barang atau perkara yang

tidak begitu penting kepada firma perlulah dielakkan kerana akan

menjadi pembaziran wang firma sahaja. Perkara seperti memberi juadah

kepada pekerja kilang pada setiap kali taklimat untuk keselamatan

perlulah dihentikan kerana taklimat tersebut diadakan dua kali dalam

sebulan. Hal ini telah merugikan firma sekiranya setiap kali taklimat

diadakan, makanan dan minuman akan dibeli menggunakan wang firma.

Oleh itu, ‘Financial Controller’ perlulah menghentikan perkara seperti ini

agar wang firma tidak dibazirkan begitu sahaja.

49

e. Talian internet di dalam pejabat tersebut perlu diambil berat oleh unit IT

supaya permasalahan ini dapat diatasi. ‘Modem’ wifi hendaklah diperiksa

selalu dan jika terdapat kerosakan perlulah diselenggara dengan segera

agar masalah ini tidak berulang lagi. Kerjasama antara staf amatlah

diperlukan agar perjalanan di dalam firma berjalan dengan lancar

sekiranya saling bantu membantu.

50

Lampiran A

Lampiran A menunjukkkan contoh Travelling Claim Form

Lampiran B

Lampiran B menunjukkan contoh Biodata Diri Pekerja Asing

Lampiran C

Lampiran C menunjukkan contoh Invois

contoh report li jabatan perdagangan

Education