contoh fail meja

KANDUNGAN FAIL MEJABIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Bahagian/Unit Objektif Jabatan/Pejabat Objektif Bahagian/Unit Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-pegawai Lain Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai Carta Aliran Kerja Senarai Semak/Checklist Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai Senarai Undang-undang Dan Peraturan Yang Diperlukan Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Norma Kerja Senarai Tugas Harian KANDUNGAN MUKA SURAT 1 2 3 4 5-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU

OBJEKTIF JABATAN

Objektif utama JKR Kuala Terengganu adalah :-

Menyerahkan projek yang menepati kualiti, masa dan kos yang ditetapkan

JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU

OBJEKTIF UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGANObjektif Unit Pentadbiran dan Kewangan JKR Kuala Terengganu adalah :-

Memberi Perkhidmatan Bantuan Dalam Urusan-Urusan yang Berkaitan dengan Pentadbiran, Perkhidmatan, Kewangan dan Menyelaras, Perjalanan Aktiviti-Aktiviti dalam Jabatan

NAMA JAWATAN BERTANGGUNG JAWAB KEPADA

: :

NORIZAN BINTI MALEK PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP) KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

:

SENARAI TUGAS

:

1. Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan. 2. Memproses dokumen kakitangan baru dan bertukar. 3. Memproses dokumen pengesahan jawatan kakitangan. 4. Memproses kenaikan gaji kakitangan (Kew.8). 5. Memproses dokumen kemasukkan ke dalam berpencen. 6. Memproses perletakkan jawatan dan pelepasan dengan izin. 7. Memproses kenaikan pangkat kakitangan. 8. Memproses rayuan pelarasan gaji. 9. Menyelia dan mengemaskini rekod cuti. 10. Membantu menyediakan Laporan Prestasi Tahunan. 11. Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan Perjawatan Persekutuan/SEPAKAT. 12. Memproses kursus, seminar dan peperiksaan. 13. Memproses borang pengisytiharaan harta kakitangan persekutuan. 14. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP)

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

JURUTERA DAERAH Kelulusan dan pengesahan semua urusan perkhidmatan pegawai yang dijalankan di Unit Pentadbiran & Kewangan di Jabatan Kerja Raya Kuala Terengganu.

KETUA PEMBANTU TADBIR (KANAN) Semakan semua urusan perkhidmatan pegawai yang dijalankan di Unit Pentadbiran & Kewangan di Jabatan Kerja Raya Kuala Terengganu.

1. Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan. 2. Memproses dokumen kakitangan baru dan bertukar. 3. Memproses dokumen pengesahan jawatan kakitangan. 4. Memproses kenaikan gaji kakitangan (Kew.8). 5. Memproses dokumen kemasukkan ke dalam berpencen. 6. Memproses perletakkan jawatan dan pelepasan dengan izin. 7. Memproses kenaikan pangkat kakitangan. 8. Memproses rayuan pelarasan gaji.

Menderaf dan taip surat, sedia borangborang, dokumen diperlukan dan fail berkaitan.

PEMBANTU TADBIR Proses berkaitan Laporan Kenaikan Gaji (Kew.8).

PEMBANTU AM PEJABAT Edar surat serta fail kepada Pembantu Tadbir Rendah penghantaran untuk edaran

PEMBANTU AM PEJABAT (FAIL) Simpan fail ke dalam rak fail berkaitan

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

9. Menyelia dan mengemaskini rekod cuti. 10. Membantu menyediakan Laporan Prestasi Tahunan. 11. Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan Perjawatan Persekutuan/SEPAKAT. 12. Memproses kursus, seminar dan peperiksaan. 13. Memproses borang pengisytiharaan harta kakitangan persekutuan. 14. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGAN

HUBUNGAN LUAR i. Cawangan Keselamatan, Jabatan Kerja Raya Malaysia. ii. Cawangan Pendidikan & Pengajian Tinggi, Jabatan Kerja Raya Malaysia. iii. Cawangan Pengurusan Korporat, Jabatan Kerja Raya Malaysia. iv. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Kerja Raya, Malaysia.

6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

1. Peraturan Pentadbiran bagi urusan Meyediakan semua urusan persaraan pegawai dan Kakitangan Negeri. 1.1. Perintah-perintah Am Bab A- 64 - Umur Persaraan 1.2. Peraturan-peraturan Pencen 1980 - Pemberian Pencen dan Ganjaran - Tempoh-tempoh Perkhidmatan yang boleh dimasuk kira. - Kad Persaraan. 1.3. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1996 - Kiraan Pencen dan Ganjaran (Termasuk Pencen Terbitan dan Ganjaran Terbitan)

7.0 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI

7.1 PROSES KERJA BAGI URUSAN MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK PERATURAN YANG BERKAITAN

BIL

PROSES KERJA

1 2

Menerima Buku Rekod Perkhidmatan. Mencatit apa-apa perubahan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Hantar kepada Jurutera Daerah untuk semakan dan ditandatangi. Semak samada Buku Rekod Perkhidmatan telah ditandatangi. Simpan Buku Rekod Perkhidmatan ke dalam Bilik Fail. Ketua Pem.Tadbir Pem.Tadbir (Perkhidmatan) Jurutera Daerah

3

4

Jurutera Daerah

5

Pem.Tadbir (Perkhidmatan)

8.0 CARTA ALIRAN KERJA

8.1 CARTA ALIRAN KERJA BAGI MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN KAKITANGAN PERSEKUTUAN.

Terima Buku Rekod Perkhidmatan dan Dokumen Sokongan.

Mencatit apa-apa perubahan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan.

Hantar kepada Jurutera Daerah untuk semakan dan ditandatangani

Tidak Ya

Semak Buku Rekod Perkhidmatan samada telah ditandatangani.

Proses kerja selesai

9.0 SENARAI SEMAK / CHECKLIST

9.1

SENARAI SEMAK/CHECKLIST BAGI MENGEMASKINI REKOD PERKHIDMATAN KAKITANGAN PERSEKUTUANTANDAKAN () CATATAN

BIL 1. 2.

TINDAKAN Memeriksa Buku Rekod Perkhidmatan bagi Kakitangan Persekutuan bagi Kumpulan Sokongan. Mencatit apa-apa perubahan yang berlaku ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. 2.1 Pergerakkan Gaji Tahunan. 2.2 Keputusan Peperiksaan. 2.3 Pengesahan Dalam Jawatan. 2.4 Kemasukkan ke dalam Jawatan Baru dan Berpencen. 2.5 Kelulusan Lanjutan Tempoh Percubaan. 2.6 Berlakunya Pertukaran dan Perlantikan Baru. 2.7 Kenaikan Pangkat dan KPSL. 2.8 Pengurniaan Pingat dan Tindakan Tatatertib. 2.9 Kelulusan Pinjaman Komputer/Kenderaan/Perumahan dan Kelulusan Pengisytiharan Harta. 3.0 Kehadiran Kursus. 3.1 Kelulusan Tanggung Kerja.

3. 4. 5.

Dapatkan pengesahan dan tandatangan Jurutera Daerah. Semak samada Buku Rekod Perkhidmatan telah ditandatangani. Menympan Buku Rekod Perkhidmatan dalam Bilik Fail.

10.0 SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI 1. Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan Kakitangan Persekutuan. 1.1 Kenyataan Perkhidmatan. 2. Memproses Dokumen Kakitangan Baru dan Pertukaran. 2.1 2.2 2.3 2.4 Surat Tawaran Perlantikan Kakitangan Baru. Borang Perihal Peribadi. Borang Kew.8 bagi penyediaan gaji Kakitangan Baru dan Bertukar. Sijil Gaji Akhir.

11.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN

1.

Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Di Peringkat Persekutuan , Negeri Dan Daerah.

2.

Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Siri 2 No. 1 Tahun 2000 Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Garispanduan Pelaksanaan Dan Mekanisme Sistem Penyeliaan Program-Program Nilai Murni

3.

P.U.(A) 176/2005 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 Perintah Am Bab B (ELAUN-ELAUN DALAM PERKHIDMATAN), Perintah Am Bab C (CUTI), Perintah Am Bab E (RUMAH DAN BANGUNAN PEJABAT KERAJAAN, Perintah Am Bab F (PERUBATAN) dan Perintah Am Bab G (WAKTU BEKERJA DAN LEBIHMASA) P.U.(A)395/1993 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 Tonggak Dua Belas Penerapan Nilai, Norma Dan Etika Perkhidmatan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi anggota Perkhidmatan Awam Malaysia Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentara Dan Anggota Polis) Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

4.

5. 6. 7.

8.

9.

10. Pekeliling-Pekeling Perkhidmatan 11. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan 12. Surat-Surat Pekeliling Perkhidmatan, Perbendaharaan, Jabatan Perdana Menteri dan lain-lain.

12.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

-

TIADA

13.0 NORMA KERJA

BIL 1

JENIS KERJA

Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan. Memproses dokumen kakitangan baru dan bertukar. Memproses dokumen pengesahan jawatan kakitangan. Memproses (Kew.8). kenaikan gaji kakitangan

MASA YANG DIAMBIL UNTUK SEMINGGU 30 minit

JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN DALAM SEMINGGU 15 Unit

2

30 minit

Ikut Keperluan

3

45 minit

9 Unit

4

60 minit

6 Unit

5

Memproses dokumen kemasukkan ke dalam berpencen. Memproses perletakkan pelepasan dengan izin. jawatan dan

30 minit

6 Unit

6

30 minit

6 Unit

7 8 9 10

Memproses ken