complaint letter yang benar

5/12/2018 Complaint Letter Yang Benar - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/complaint-letter-yang-benar 1/4

Complaint Letter

Nama Kelompok :

Afriandi R (20108092)

Alvin Aditya H (20108174)

Nyoman Parwa Dinawan (21108479)

Fauziah (22108370)

Jettira (21108075)

Suranta R (21108888)



Complaint Letter

1. Penjelasan

2. Fungsi dari surat keluhan (Complaint Letter ) adalah untuk mengubah situasi yang tidak

dapat diterima. Menulis surat membutuhkan lebih banyak waktu daripada membuat

panggilan telepon. Orang yang mendapatkan surat keluhan ini, mereka benar-benar

membacanya. Tidak seperti voice mail yang sering diabaikan. Surat keluhan sering ditulis

untuk bisnis, organisasi, instansi pemerintah, sekolah dan departemen berita.

Surat keluhan (Complain Letter ) yang efektif harus :

1) singkat

2) authoritatif 3) faktual

4) konstruktif

5) ramah

Manfaat utama dari surat keluhan adalah menerangkan masalah anda. Sangat

penting bahwa surat pengaduan secara jelas menggambarkan masalah dan memberitahu

pihak penerima untuk bertanggung jawab. Tulislah tanpa bertele-tele. Deskripsikan fakta

tanpa amarah. Selanjutnya, memberikan jalan keluar kepada pihak penerima.Menawarkan solusi yang mungkin untuk masalah ini. Membuat yang masuk akal, seperti

meminta untuk pengembalian dana atau kredit.

Sedangkan pihak yang dikomplain harus menjawab surat keluhan dengan surat

jawaban keluhan/surat respon ( Response Letter ). Beberapa surat keluhan dari pelanggan

dibenarkan, dan beberapa bisa saja keterlaluan. Tanpa melakukan penyelidikan penuh,

perusahaan yang dikomplain tidak dapat mengetahui apakah keluhan sah atau tidak. Oleh

karena itu, setiap keluhan harus diteliti dengan seksama sebelum mencapai suatu

kesimpulan tentang situasi. Proses ini mungkin memakan waktu, maka mengirimkan

surat kepada pelanggan yang marah adalah cara yang ideal untuk menginformasikan

kepadanya bahwa pihak perusahaan telah menerima keluhan dan sedang menyelidiki

situasi.



3. Contoh Complaint Letter

65 Market StreetVal Haven, CT 95135

June 30, 2011

Customer Service

Cool Sports, LLC

8423 Green Terrace RoadAsterville, WA 65435

Dear Sir or Madam:

I have recently ordered a new pair of soccer cleats (item #6542951) from yourwebsite on June 21. I received the order on June 26. Unfortunately, when I opened

it, I saw that the cleats were used. The cleats had dirt all over it and there was a

small tear in front of the part where the left toe would go. My order number isAF26168156.

To resolve the problem, I would like you to credit my account for the amount

charged for my cleats; I have already went out and bought a new pair of cleats atmy local sporting goods store so sending another would result in me having two pairs

of the same cleats.

Than you for taking the time to read this letter. I have been a satisfied customer of

your company for many years and this is the first time I have encountered aproblem. If you need to contact me, you can reach me at (555) 555-5555.

Sincerely,

Thomas

Ken Thomas

Supervisor

4. Contoh Response Letter

8423 Green Terrace Road

Asterville, WA 65435



July 2, 2011

SupervisorAston Soccer Shop

65 Market StreetVal Haven, CT 95135

Dear Ken Thomas,

Thank you for taking time to contact Cool Sports, LLC to explain the issues that have occurred

recently. We regret any inconvenience you have experienced, and we assure you that we are

anxious to retain you as a satisfied customer.

Our Customer Satisfaction Team is reviewing the information you sent us and conducting a full

investigation in order to resolve this matter fairly.

If you need further assistance, you may contact us at (777) 777-7777.At the conclusion of our investigation, we will contact you about our findings. Thank you for

giving us the opportunity to assist you.

Sincerely,

Harry

Harry Nilson

Customer Service

sumber :

http://www.ehow.com/about_4565684_complaint-letter-writing.html

http://www.businessballs.com/complaintsletters.htm

complaint letter yang benar

Documents