A d i S u s w a n t o , S . P d Page 1

CD PEMBELAJARAN

Untuk Kalangan Sendiri tidak diperjual belikan .

Diperuntukan untuk SMK BISMEN Administrasi Perkantoran kelas X

SMK NEGERI 1 BAWANG BANJARNEGARA

Copy Right by ADI SUSWANTO,S.PD

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 2

KATA PENGANTAR

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Maha Kuasa yang telahmelimpahkan pada kita semua kesehatan dan keselamatan sehingga kamidapat menyelesaikan penulisan CD pembelajaran ini.

CD pembelajaran ini diperuntukan untuk para siswa SMK BISMEN programkeahlian Administrasi Perkantoran, dan sebagai reverensi untuk pelajaranBekerjsama dengan kolega dan pelanggan.

Penulis menyadari masih banyak sekali kekurangan disana sini dan perlu adanyapenyempurnaan CD pembelajaran ini.CD Pembelajaran ini diperuntukan untuk kalangan sendiri khususnya dilingkunganSMK Negeri 1 Bawang Banjarnegara. Kelas X Administrasi Perkantoran.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada DirektoratPembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal ManajemenPendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional yang telahmemberikan banyak bahan dalam penyususnan CD ini. Harapan penulissemoga CD ini bermanfaat bagi para siswa dan guru mata pelajaran produktifadministrasi perkantoran.

Penulis

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 3

BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DANPELANGGAN

KompetensiKompetensi : Menjaga standar keamanan penampilan pribadiIndikator : Setelah mempelajari materi ini diharapkan dapat :

1. Menjelaskan pengertian grooming

2. Menyebutkan fungsi grooming

3. Menguraikan bagaimana menjaga standar keamanan penampilan pribadi

MateriPengantar

Penampilan Diri (Grooming)

Penampilan diri penting artinya bagi seseorang

dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi

mereka yang bekerja sebagai tenaga

pelayanan, seperti : pegawai negeri, pelayan

toko, tenaga penjualan, kalangan eksekutif

bisnis, para pengajar atau instruktur dan

sebagainya.

Untuk berpenampilan serasi, menarik, resmi,

sopan, luwes, sesuai dengan etiket dan tata

krama pergaulan kantor, maka anda perlu

mempelajari kompetensi berikut ini.

Pengertian Grooming

Sebelum anda mengetahui bagaimana menjaga

standar keamanan penampilan pribadi, terlebih

dahulu anda mengetahui arti kata grooming, dari

pendapat para ahli yang dinyatakan di dalam

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 4

bukunya masing-masing. Di bawah ini terdapat arti kata grooming, yang dikutip antara lain:

1. Kata groom menurut Kamus Bahasa Inggris Indonesia, artinya mengurus, merawat, rapi atau

pelihara.

2. Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri.

3. Grooming dalam penampilan prima adalah, penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu

bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan.

4. Penampilan diri (grooming), sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi yang

bekerja sebagai tenaga pelayanan, seperti pegawai negeri, pelayan toko, tenaga penjualan,

kalangan eksekutif bisnis, dan lain-lain, mereka tentu saja perlu berpenampilan serasi dan

menarik.

5. Well groomed istilah Bahasa Inggris, yang digunakan untuk menggambarkan, orang

berbusana resmi dengan baik menarik. Busana yang baik dan resmi itu berarti penampilan

yang rapi, sopan, luwes, serasi dan menarik (personal apperance) sesuai dengan etika dan

tata krama pergaulan.

6. Jadi pengertian grooming, secara singkat adalah, penampilan seseorang, dimulai dari cara

berpakaian sampai dengan tutur kata dan sopan santun.

7. Jadi kecantikan atau ketampanan, bukan hanya dilihat dari luar saja, tapi juga harus diiringi

dari dalam (inner-beauty). Oleh karena itu, perilaku juga harus diperhatikan dalam

berpenampilan.

Fungsi GroomingDalam kehidupan sehari-hari, apapun kegiatan kita selalu dihadapkan pada tata aturan

dalam melakukan sesuatu yang diuraikan dalam tahap-tahap kegiatan atau langkah-langkah

pelaksanaan suatu kegiatan. Setiap kantor memiliki tata aturan pelaksanaan kegiatan yang

berbeda-beda sesuai dengan jenis aktivitasnya, tetapi secara umum sering pula dijumpai

kesamaan dalam langkah-langkah mengenai sesuatu kegiatan, inilah yang kita sebut

dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Tata aturan yang dimaksud, diantaranya termasuk

pentingnya grooming bagi perusahaan,

terbukti grooming dapat mempengaruhi para

pelanggan atau pengunjung,

karena grooming bertujuan antara lain:

1. Penampilan pegawai mengatas-namakan suatu

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 5

lembaga atau perusahaan, sehingga penampilan pegawai harus disukai oleh orang lain atau

pelanggan.

2. Penampilan pegawai mencerminkan kepribadian yang baik dan memberikan kesan positif

dari pelanggan perusahaan.

3. Penampilan para pegawai, agar selaras dengan nilai-nilai keindahan dan tata krama yang

berlaku dalam kehidupan seluruh lapisan masyarakat.

4. Menyadari bahwa kecantikan bukan semata-mata dari bentuk wajah saja, tetapi dari hati

nurani yang tulus dan ikhlas, sehingga keluar pancaran kecantikan dari dalam (inner-beauty)

Menjaga Standar Keamanan Penampilan Pribadi

Untuk menjaga standar keamanan penampian pribadi, penggunaan pakaian kerja yang sesuai

akan mengurangi kemungkinan terjadi kecelakaan atau luka. Berikut ini beberapa tips

memilih jenis pakaian kerja yang aman.1. Pilih bahan dengan teliti, cari bahan yang nyaman dipakai, hindari bahan yang mudah

terbakar atau panas dipakai.2. Pilih model pakaian, disesuaikan dengan keadaan jasmani, warna kulit, keperluan, iklim,

jenis pekerjaan, serasi, bersih, tidak terlalu sempit dan tidak terlalu longgar, karena akanmengganggu gerakan dalam bekerja.

3. Hindari celana panjang yang terlalu panjang dan terlalu lebar di bagian bawah, karena akanmengganggu ketika berjalan, bahkan mudah terkait atau jatuh.

4. Dasi, dapat digunakan untuk pekerjaan yang dilakukan di kantor ataubagian pemasaran barang atau jasa, bukan di pabrik bagian produksikarena juntaian dasi dapat tergulung pada benda yang berputar atauterjepit.

5. Pilihlah sepatu yang nyaman dipakai, gunakan sepatu untuk mengamankan kaki dari bendajatuh atau benda tajam kecil atau tergelincir pada waktu kerja. Penggunaan model sepatudisesuaikan dengan jenis pekerjaan.

6. Perhiasan atau aksesoris, seperti cincin, kalung, gelang, jam tangan, sebaiknya tidak dipakai

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 6

pada waktu kerja di dalam bengkel atau ruang produksi, sebab benda tersebut mudah

sekali terkait oleh peralatan yang berputar atau bergerak pada alat elektrik yang

bermagnet, terutama dapat menyebabkan tidak bebasnya bergerak, serta mengakibatkan

rasa sakit pada waktu tangan atau jari menggunakan peralatan.

7. Sarung tangan, digunakan untuk membantu pekerjaan yang berhubungan dengan panas,

tajam atau licin juga digunakan sebagai sarana isolator untuk pekerjaan listrik.

8. Kacamata, digunakan untuk melindungi mata dari bahaya sinar yang tajam, serpihan benda

kerja dan debu. Gunakan kacamata sesuai dengan jenis pekerjaan.

Selain pakaian, di bawah ini terdapat beberapa tips penampilan pribadi yang baik dilakukan:

1. Perawatan tubuh, karena tubuh yang terawat akan memancarkan keindahan, pesona dan

kecantikan.

2. Kosmetika, dibutuhkan oleh pekerja wanita. Gunakan kosmetik seperlunya, jangan terlalu

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 7

berlebihan. Pekerja pria pun perlu kosmetik, agar penampilannya lebih segar dan terawat.

Kosmetik pria biasanya berupa, deodorant, parfum dan minyak rambut.

3. Pekerja wanita maupun pria, haruslah mengetahui dan menerapkan dalam kehidupannya,

dengan etika pergaulan dan etika dalam bekerja (kode etik). Secara umum seorang pekerja

haruslah sabar, jujur, loyal, sopan, penuh inisiatif, ramah, tulus, mematuhi hukum dan

norma yang berlaku, baik norma agama maupun norma-norma yang diyakini oleh

masyarakat. Tidak suka memuji diri sendiri, mau mendengarkan orang lain, peduli,

menghormati pendapat orang lain, memiliki pendirian yang kuat, berpikir objektif dan

rasional.

4. Duduk yang baik yakni, dapat mengatur badan

sedemikian rupa, jangan menyandarkan punggung sambil

kaki menjulur ke bawah. Khusus untuk wanita lutut

harus selalu berdekatan. Usahakan tidak membungkuk

waktu menulis dan duduk. Jangan pula duduk kaku

seperti papan, karena itu akan cepat lelah.

5. Mengangkat dan memindahkan barang atau peralatan,

maupun macam-macam bahan dengan cara dan posisi

yang tidak benar, akan mengakibatkan terkilir atau sakit

punggung atau anggota badan lainnya. Untuk itu, jika

mengangkat benda yang cukup berat usahakan posisi

punggung lurus dan pergunakan otot paha sebagai tumpuan. Banyak kecelakaan atau

kesakitan dan kelainan pada punggung, yang disebabkan oleh kesalahan pada waktu

mengangkat benda yang kurang tepat maupun dalam posisi yang salah.

Di bawah ini terdapat beberapa cara mengangkat barang yang benar, sehingga dapat

terhindar dari kecelakaan, antara lain :

a. Mengangkat dengan punggung yang rata tidak boleh melengkung.

b. Mengangkat dengan posisi punggung miring dan kepala tetap tegak.

c. Mengangkat benda di lantai, mulailah dari bawah dengan posisi jongkok.

d. Sedapat mungkin mengangkat benda dekat dengan badan.

e. Posisi berdiri dalam keadaan aman.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 8

f. Posisi memegang benda kerja cukup kuat.

g. Badan dalam posisi bebas bergerak.

Sikap Terhadap Keselamatan

Banyak kecelakaan atau kesakitan dan kelainan pada tubuh, yang disebabkan oleh kesalahan

pada waktu bekerja, oleh karena itu perlu anda mengetahui sikap terhadap keselamatan, di

bawah ini ada dua tafsiran keselamatan, yakni:

1. Tafsiran operasional, yakni meliputi keselamatan yang kompleks reaksi tenaga kerja

terhadap pekerjaan dan lingkungannya. Misalnya usaha-usaha pimpinan perusahaan atau

petugas keselamatan kerja, yang didasarkan atas suasana serasi antara pengusaha dan

tenaga kerja. Seperti : Jamsostek, Asuransi Jiwa, Undang-Undang Kecelakaan, dan

sebagainya.

2. Tafsiran psikologis, yakni meliputi keselamatan psikologis. Misalnya tekanan emosi,

kelelahan atau konflik-konflik kejiwaan yang tak selesai. Faktor ini sangat berperan

timbulnya kecelakaan.

si.net] Keterampil

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 9

BEKERJASAMA DENGAN KOLEGADAN PELANGGANa

sar BerkomunikasiKompetensi

Kompetensi : Indentifikasi komunikasi di tempat kerja

Sub Kompetensi : Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

Indikator :

Setelah mempelajari materi ini diharapkan Siswa dapat

1. Menjelaskan pengertian komunikasi

2. Menyebutkan media komunikasi

3. Mengidentifikasi jenis-jenis media komunikasi

4.

MateriPengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berasal dari bahasa Latin yakni : Communicare berarti

berpartisipasi atau memberitahukan. Sedangkan di dalam Ensiklopedi Administrasi, arti

kata komunikasi (communication) adalah : Suatu proses penyampaian ide dari suatu

sumber berita ke suatu tempat tujuan. Sedangkan pengertian komunikasi menurut Phil

Astrid Susanto, dalam buku Komunikasi Dalam Teori Dan Praktik, menuliskan

kata komunikasi adalah : Proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

Lain halnya pendapat dari seorang tokoh bernama Keith Davis, dalam buku Human Relation

at Work, menuliskan bahwa komunikasi adalah : Proses jalur informasi dan pengertian

dari seseorang ke orang lain.

Jadi pengertian komunikasi adalah : Suatu tingkah laku atau perbuatan penyampaian

lambang-lambang yang mengandung arti dan makna dari satu individu ke individu lainnya

atau dari satu organisasi ke organisasi lainnya yang menimbulkan reaksi.

Pengertian komunikasi dapat diartikan : Suatu proses kegiatan pemindahan atau

penyampaian berita atau informasi yang mengandung arti dan makna dari satu pihak

kepada pihak lain dalam usaha untuk saling pengertian.

Dari beberapa pengertian komunikasi di atas, dapat disimpulkan bahwa :

1. Komunikasi sebagai proses, artinya komunikasi dilakukan melalui tahap-tahap tertentu

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 10

yang harus dilalui.

2. Unsur manusia, artinya ada dua pihak atau lebih yang melakukan komunikasi. Yakni adanya

pihak pengirim (komunikator) dan pihak menerima (komunikan).

3. Unsur alat, artinya bahwa dalam komunikasi menggunakan media, baik langsung maupun

tidak langsung.

4. Unsur berita/informasi, artinya berita berupa bahasa, simbol, tanda-tanda, yang

disampaikan.

Selain dapat mengetahui pengertian komunikasi, Anda juga perlu mengetahui komponen-

komponen yang terdapat di dalam komunikasi. Adapun pengertian komponen itu sendiri

sebagaimana tercantum di dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah : Unsur, yang

berarti bagian yang berperan. Jadi komponen komunikasi, diartikan : Unsur atau bagian

yang berperan dalam proses komunikasi.

Adapun komponen komunikasi tersebut adalah :

1. Komunikator/Communicator : orang/alat penghubung, yakni : guru sedang memberikan

materi

2. Encode : menyajikan atau menulis dalam sandi, yakni : guru mempersiapkan materi

pelajaran untuk siswa

3. Pesan/Message : berita yang dapat disampaikan, yakni : isi materi pelajaran yang

disampaikan oleh guru

4. Media

5. Komunikan

6. Feedback

Jenis - Jenis KomunikasiSetelah memilih media yang sesuai, selanjutnya menggunakan media tersebut dalam

berkomunikasi. Adapun jenis-jenis komunikasi, dapat dikelompokan menjadi 2 jenis, yakni

1. Komunikasi secara perorangan.

Dalam kehidupan sehari-hari kita sering melakukan

komunikasi secara perseorangan atau secara

individual dengan orang lain. Komunikasi demikian

ini sering disebut komunikasi tatap muka langsung,

disebut juga kontak pribadi, sehingga disebut

komunikasi antar pribadi (interpersonal

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 11

communication). Kelebihan dari komunikasi ini, antara lain komunikasi langsung sampai dan

dimengerti, karena bila tidak dimengerti dapat langsung ditanyakan, karena pemberi

pesan/berita ada dihadapan Anda.

2. Komunikasi secara berkelompok

Komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang

yang jumlahnya relatif banyak. Kelebihan dari

komunikasi ini, antara lain berita/pesan yang

disampaikan diberikan sekali untuk beberapa orang,

sehingga penyampaian berita/pesan tidak memakan

waktu panjang/banyak.

FUNGSI KOMUNIKASISetelah Anda mengetahui pengertian komunikasi, mengetahui macam-macam media

komunikasi dan jenis-jenis komunikasi, selanjutnya Anda perlu mengetahui fungsi

komunikasi dalam kegiatan sehari-hari, antara lain :

1. Mengungkapkan buah pikiran seseorang, misalnya : pendapat, argumentasi.

2. Membangkitkan minat mendengar dan membaca, misalnya : seorang guru memberi tugas

kepada siswanya, maka siswa mencari dan mengerjakan tugas tersebut.

3. Alat hubungan kemanusiaan (human relation) yang baik, misalnya : dengan komunikasi

orang dapat menceritakan keinginannya atau kebutuhannya.

4. Mempelajari sifat-sifat manusia, misalnya : dengan berkomunikasi Anda dapat mengetahui

budaya, adat istiadat, bahasa maupun agama.

5. Memperlancar kerja sama antar manusia dan lingkungannya, misalnya: dengan komunikasi

Anda dapat saling tolong menolong dan sebagainya.

6. Mempermudah memahami berita atau informasi, misalnya : dengan komunikasi orang mudah

mengerti dan mau menerima segala persoalan yang sedang dihadapi.

Media KomunikasiPenggunaan media komunikasi didalam berkomunikasi, dapat dirasakan penyampaian

informasi lebih efektif, oleh karena itu memilih dan menggunakan media komunikasi harus

sesuai atau tepat, adapun media komunikasi dapat dibedakan ke dalam tiga kelompok yakni

:

1. Media pendengaran (audio) antara lain : kentongan, radio, bel, sirine, pluit, tepuk

tangan

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 12

2. Media penglihatan (visual) antara lain : poster, surat, papan iklat, slide, OHP

3. Media pendengaran dan penglihatan

(audiovisual) antara lain : televisi, film,

handphone.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 13

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 14

BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DANPELANGGAN

Kompetensi : Mengikuti Prosedur KerjaIndikator :

1. Dapat menjelaskan pengertian budaya kerja.

2. Dapat menyebutkan faktor-faktor psikologis dalam budaya kerja.

3. Dapat menjelaskan hal-hal yang harus diperhatikan dalam memelihara dan menjagabudaya kerja di lingkungan kerja.

Materi

Budaya Kerja

Pengertian Budaya KerjaMerupakan seperangkat sistem yang nampak dalam nilai-nilai kerja, yang diperjuangkan dan

diwujud-nyatakan menjadi satu tatanan manajemen yang berkualitas. Hal ini akan tercermin darisikap yang menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita, pendapat dan tindakan yang diwujudkan di

dalam bekerja.

Manfaat Budaya KerjaBudaya kerja yang dilaksanakan secara baik dapat mengubah sikap dan perilaku Sumber DayaManusia ( SDM ) dalam pencapaian produktivitas kerja yang lebih tinggi.

Manfaat dari budaya kerja antara lain :

1. Menjamin hasil kerja dengan kualitas yang terbaik.2. Membuka seluruh jaringan komunikasi, keterbukaan, kebersamaan dan kekeluargaan.3. Lebih mudah untuk menemukan kesalahan dan cepat untuk memperbaikinya.4. Cepat menyesuaikan diri dengan dunia luar.5. Mengurangi laporan berupa data dan informasi yang salah.6. Meningkatnya kepuasan di dalam bekerja.7. Membuat pergaulan menjadi lebih akrab.8. Meningkatnya tingkat kedisiplinan di dalam kerja.9. Mengurangi pengawasan secara fungsional.10.Mengurangi tingkat absensi dan pemborosan.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 15

Faktor-faktor Psikologis1. Diri Manusia yang mampu berubah

Menurut Stephen Covey dalam buku First Thinks First menjelaskan adanya potensikemampuan manusia sebagai prasyarat mewujudkan sebuah komitmen, artinya manusiasebagai makhluk yang dinamis sehingga mempunyai kemampuan untuk melakukansuatu perubahan terhadap dirinya sendiri dan lingkungannya. Hal ini disebabkan oleh :

a. Kesadaran diriSetiap manusia yang ingin berubah harus memiliki kesadaran mengintrospeksidiri sendiri dan diarahkan pada nilai-nilai maupun kepentingan sosial.

b. Hati nuraniSetiap manusia memiliki hati nurani, sehingga manusia mampu membedakanmana yang baik dan mana yang buruk.

c. Kehendak bebasSebagai pribadi yang otonom, masing-masing manusia mempunyai kehendakbebas untuk melakukan sebuah tindakan, tapi tidak identik dengan kebebasan.Kehendak bebas lebih menunjuk pada situasi kemandirian, tidak terkekang dandilakukan atas dasar tanggung jawab.

d. Imajinasi kreatifDalam diri manusia terdapat imajinasi kreatif, dimana seseorang mampumeramalkan keadaan dimasa yang akan datang, dengan menciptakan ide-idebaru secara kreatif dan inovatif.

Ke 4 faktor psikologis manusia yang diberikan Tuhan perlu dibina dan dilatihsehingga menjadi suatu prilaku nyata yang dapat disesuaikan dengan kondisitertentu.

1. Nilai-nilai Menjadi Kenyataan Perilakuadalah aspek potensi kekuatan budaya untuk mendukung manajemen, yaitu

a. Aspek kekuatanSangat ditentukan oleh individu yang menduduki posisi penting dalam suatuperusahaan.

b. Aspek peranMenentukan setiap individu saling berintekrasi sesuai dengan jabatan, prosedurperaturan dan profesional.

c. Aspek tugasAgar dapat melakukan penelitian dan pengembangan tugas.

d. Aspek pribadiSecara pribadi individu dalam struktur kolektif dapat menentukan kerja sama.

e. Aspek ketepatanSetiap individu mampu mempertemukan budaya dengan tuntutan eksternal danhambatan internal yaitu selaras, serasi dan seimbang.

2. KepemimpinanUntuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, kedudukan pimpinan dalam suatuorganisasi sangat menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam pencapaian tujuan,karena itu orang selalu mencari model kepemimpinan yang sesuai dengan organisasiyang bersangkutan

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 16

Ciri-ciri kepemimpinan yang baik yaitu :1. Tidak mengenal kemenangan atas dasar mayoritas.2. Terjadinya kerjasama antara atasan dan bawahan.3. Atasan dan bawahan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.4. Dapat memecahkan masalah dengan cara musyawarah dan mufakat.5. Pergaulan di lingkungan kerja didasari rasa kekeluargaan dan kasih sayang.

Kerja Sama Melalui KelompokUntuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif diperlukan kerja sama, sehingga

mereka akan berhasil menciptakan iklim yang baik bagi pertumbuhan dan perkembangantersebut secara vital sehingga berpengaruh pada perkembangan organisasi dan usahanya.

Back To Basic ManagementArtinya kembali kepada manusia itu sendiri, karena SDM pada dasarnya mampu melakukansuatu perubahan terhadap dirinya sendiri dan lingkungannya.

SinergiMerupakan keterpaduan seluruh sumber daya organisasi yang selaras, serasi dan seimbanguntuk mencapai tujuan yang optimal secara efektif, efisien dan memuaskan.

DisiplinDisiplin harus mampu ditanamkan pada seluruh SDM dengan cara sebagai berikut :

1. Mengenal dirinya sendiri.2. Mendisiplinkan diri.3. Memimpin dengan keteladanan.4. Menanamkan semangat kemandirin.5. Menghindari sikap dan prilaku negatif.6. Menganggap disiplin sebagai cerminan ibadah.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 17

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Budaya KerjaPengertian Lingkungan KerjaYaitu kondisi atau keadaan yang mempengaruhi orang-orang untuk dapat bekerja dengan lebihbaik dan produktif .

Jadi untuk mencapai tujuan organisasi, perlu diciptakan lingkungan kerja yang kondusif agarsetiap individu mampu mengaktualisasikan diri berdasarkan pada nilai-nilai yang disepakati danmengarah pada tujuan organisasi.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memelihara dan menjaga budaya kerja di lingkungan kerjaadalah :

Adanya suatu tantangan, keterlibatan dan kesungguhan. Adanya suatu kebebasan di dalam mengambil keputusan. Adanya waktu yang tersedia untuk memikirkan ide-ide baru. Memberikan suatu kesempatan atau peluang untuk mencoba ide baru. Tinggi rendahnya tingkat konflik. Keterlibatan di dalam tukar pendapat. Kesempatan untuk mengeluarkan humor, bercanda dan bersantai. Tingkat saling kepercayaan dan keterbukaan. Keberanian menanggung resiko.

Contoh:Seorang pimpinan harus bisa mengendalikan sifat egois pegawainya, dengan tidak bersikap pilihkasih dan berusaha bersikap professional dalam pembagian kerja. Jika terjadi perselisihan dalamlingkungan kerja, maka pimpinan harus bisa bersikap bijaksana dalam menyelesaikan masalahyang ada, sehingga tidak muncul hal-hal yang membuat pegawai merasa tidak nyaman danmalas masuk kerja.

Dengan terciptanya lingkungan kerja yang kondusif, maka akan terbuka suatu kesempatan yangsangat luas untuk berkembangnya proses belajar atau saling belajar satu sama lain dalambekerja. Mereka akan lebih bersemangat di dalam memecahkan semua persoalan yang timbul,baik dari dalam maupun luar organisasi.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 18

BEKERJASAMA DENGAN KOLEGA DAN PELANGGANBERKOMUNIKASI DITEMPAT KERJA

A. PENGERTIAN KOMUNIKASIDitinjau dari asal kata dan bahasa, pengertian komunikasi dapat dilihat dari beberapasumber diantaranya :1. Dari bahasa latin Communicare yang artinya memberitahu.2. Dari bahasa Inggris Comunication yang artinya proses pertukaran informasi,

konsep ide, perasaan, dan lain-lain antara dua orang atau lebih.3. Dari kosakata bahasa Indonesia yang berarti pengiriman dan penerimaan pesan

atau berita antara dua orang atau lebih, sehingga pesan yang dimaksud dapatdipahami, hubungi, kontak atau perhubungan.

4. Menurut buku communicative skill, komunikasi adalah suatu proses yangmelibatkan 3 konsep yaitu komunikator adalah seseorang yang mampumemindahkan arti, simbul yang berfungsi untuk memindahkan arti dan penerimaadalah seorang yang menerima simbul dan menterjemahkan artinya.

5. Menurut Barbara Barelson dan Gary A. Stainer dalam bukunya Human Behaviourkomunikasi adalah penyampaian informasi, gagasan, emosi, ketrampilan dansebagai nya dengan menggunakan lambang-lambang kata-kata, gambar dan lain-lainnya.

6. Menurut Astrid S. Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam teori dan praktikdidefinisikan sebagai proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

B. UNSUR-UNSUR KOMUNIASIDalam melakukan komunikasi ada bagian yang berperan dalam proses komunikasi,apabila salah satu bagian dari komunikasi tidak ada maka ada kemungkinan proseskomunikasinya dapat tidak berjalan dengan lancar/terganggu.Unsur-unsur komunikasi yang kita kenal selama ini diantaranya :1. Komunikator, adalah orang yang menyampaikan pesan atau informasi baik secara

individu atau kelompok.2. Komunikan, adalah orang yang menerima pesan atau informasi, baik secara

perorangan maupun kelompok3. Pesan, adalah berita yang mengandung arti atau inti yang disampaikan

komunikator. Pesan dapat berupa lambang-lambang komunikasi.4. Media, adalah alat atau saluran yang digunakan untuk menyampiakan

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 19

pesan/informasi baik secara langsung maupun tidak langsung5. Feedback, adalah tanggapan dari pihak komunikan terhadap pesan yang

dismpaikan oleh komunikator.Jenis-jenis feedback diantaranya :a. Zero feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator

tidak dapat dimengerti oleh komunikanb. Positive feedback, yaitu pesan yang disampaikan dapat diterima dan

dimengerti oleh komunikan.c. Negative feedback, yaitu umpan balik yang menghentikan reaksid. Internal feedback,e. Eksternal feedback

KOMUNIKATOR

JENIS FEEDBACKPositiveNegativeEksternalInternal

zerro

MEDIAKOMUNIKAN

PESANFEEDBACK

BAGAN PROSES KOMUNIKASI

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 20

C. PROSES KOMUNIKASIProses komunikasi pada dasarnya menenkankan hubungan antara pihak-pihaktertentu, yaitu seebagai berikut : Hubungan antara satu orang dengan orang lain Hubungan antara satu orang dengan orang banyak/kelompok Hubungan antara satu kelompok dengan kelompok lain.Menurut arahnya, proses komunikasi dibedakan menjadi : Komunikasi satu arah (one way communication)

Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihakmonikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untukmemberi respon atau tanggapan.Keuntungan komunikasi satu arah :o Lebih cepat dan efisieno Dapat memberi kepuasan kepada komunikatoro Dapat menjaga kewibawaan dari komunikator (pimpinan)Kelemahan komunikasi satu arah :o Tidak memberi kepuasan kepada komunikano Memberi kesan otoritero Dapat menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakjelasan

Komunikasi dua arah (two ways communication)komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik darikomunikator mapun komunikan. Dapat terjadi secara vertikal, horizontal dandiagonal.Keuntungan dari komunikasi dua arah, diantaranya :o Menimbulkan kepuasan antara dua pihako Informasi yang diterim lebih jelaso Memunculkan rasa kekeluargaan,keakraban dan iklim demokrasio Menghindari kesalahpahamanKelemahan dari komunikasi dua arah, diantaranya :o Kurang efisieno Keputusan tidak dapat diambil dengan cepato Suasana kerja kurang kondusifo Menimbulkan berbagai masalah yang tidak relevan.

Komunikasi ke segala arahKomunikasi yang berlangsung dri beberapa komunikator dan komunikan yangsaling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-

A

B

A

A

B

A

B

B

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 21

beda.

D. LAMBANG KOMUNIKASIadalah huruf atau tanda yang mengandung masksud tertentu yang digunakan dalamberkomunikasi, gunanya sebagai media yang digunakan komunikator untukmemengaruhi komunikan agar terbentuk pengertian yang sama, sehinggainformasi/pesan yang disampaikan komunikator menjadi lebih jelas.Macam lambang komunikasi diantaranya : Lambang bahasa Lambang gerak Lambang suara Lambang warna Lambang gambar

E. MEDIA KOMUNIKASIMedia komunikasi adalah sarana atau alat yang digunakan untuk mempermudahproses penyampaian pesan dari komunikator untuk mencapai tujuan tertentu.1. Fungsi media komunikasi, diantaranya : Menimbulkan motivasi bagi komunikan Menimbulkan daya tarik Mengefektifkan proses penyampaian pesan Mempercepat waktu Memperjelas isi dan maksud pesan yang disampaiakan

2. Jenis-jenis media komunikasi, diantaranya : Media visual, jenis media yang dapat dilihat Media audio, jenis media yang dapat didengar Media audia-visual. Jenis media yang dapat dilihat dan didengar Media masa Media nirmasa

A

B C D

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 22

Tabel kelebihan dan kekurangan media komunikasi

Jenis media Kelebihan Kekurangan

Audio Murah dan mudahpengadaannya

Programnya sudah diatur Bentuknya sederhana

dan mudah digunakan

Penyajian terikatpada jadwal

Kecepatanpenyampianinformasi tidakdapat dirubah

Biaya pemasanganrelatif mahal

visual Biaya relative murah Mudah dibuat dan

digunakan Pemeliharaanya

sederhan Mewujudkan ide abstrak

ke bentuk kongkrit Menimbulkan imajinasi

dan inspirasi

Hanya untuk indrapenglihatan

Tidak bergerak Menimbulkan rasa

bosan Memiliki

keterbatasanpemirsa

Dapat menimbulkanpenafsiran yangberbeda

Audio-visual

Informasi diterim sesuaidengan kenyataan

Tidak membosankan

Biaya relatif mahal Memerlukan

tempat yang luas

F. AZAS-AZAS KOMUNIKASIMenurut Geoffery Nills dan Oliver Standingfield ada 4 azas dalam berkomunikasi diantaranya :

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain.2. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannyan pada

suatu hal lain yang telah dimengerti.3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk embuat

dirinya dingerti.G. Orang tidk mengerti dalam menerima warta mempunyai kewajiban untuk meminta

penjelasan.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 23

H. TATA HUBUNGAN KOMUNIKASIMenurut William G. Scott dalam bukunya “human relation in management”, tatahubungan komunikasi adalah suatu proses yang mencakup penyampaian danpenyalinan yang cermat dari ide-ide dengan maksud untuk menimbulkan tindakan –tindakan guna mencapai tujuan organisasi secara efektif.Menurut pengertian lain. Tata hubungan komunikasi merupakan suatu rangkaianproses penyampaian warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang dinginkan.

Organsiasi/kantor/ instansi

KOMUNIKASI(UNSUR

KOMUNIKASI) TUJUANORGANISA

I

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 24

PENAMBAHAN MATERI UNTUK REVERENSI

Kerja SamaSalah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama

dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja danefisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’.

Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi,bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yangbersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin bekerjasendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan. Bagi ketigaprofesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam, yaitu:(i) Kerja sama denganpimpinan. (ii) Kerja samadengan kolega.(iii) Kerja sama dengan pelanggan.

(i) Kerja sama dengan pimpinan.Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya atasan,

dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan antarasekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam kantoradalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam arti hubunganatas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam arti menurutorganisasinya. Dengan demikian, kerja sama dengan pimpinan di dalamkantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan ketaatan kepada pimpinanatau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja yang tertulis, profesisekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi harus bekerjamengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasannya. Kepatuhandan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau atasanitulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan atau atasan. Segalapenyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan atau atasan tidakdibenarkan, tidak diizinkan sampai terjadi meskipun menurut hemat yangbersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang diartikan menjadihubungan vertikal struktural.(ii) Kerja sama dengan kolega

Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensibekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolegamemiliki arti “rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya didalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelasrekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuatuntuk bersama- sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainyatujuan bersama.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 25

Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaituhubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu,oleh karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerjasendiri untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolegamenjadi amat diperlukan. Kolega ada dua macam:

Kolega satu bagian atau satubidang.Kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yangsama atau mengenai bidang kerja yang sama.Kolega lain bidang atau lain bidang tapiberkaitan.Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak beradadi bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama,namun masih berkaitan.

(III) Kerja sama dengan pelangganSalah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu

kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukanpelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggrisyang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (“pelanggan adalah raja”).Pepatah Inggris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha ataudunia bisnis, pelanggan harus diistimewakan, harus diberi prioritas (hakdidahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usahayang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisatercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentanghal ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehinggasehingga mereka bisa mencapai kemajuan ekonomi seperti yang bisakita lihat saksikan bersama.

Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan,tanpa

pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankankelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsunganhidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalamikesusahan, para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaanyang parah bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja)yang amat merugikan para pegawainya.

Dengan demikian, kerja sama dengan para pelanggan sudahbukan

lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakankewajibandari setiap karyawan di dalam kantor itu. Secara garis besar ada tiga

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 26

macam pelanggan:

a) Pelanggan perorangan.Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan kantorpun secara pribadi.

b) Pelanggan kolektifPelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga hukumyang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yangmengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertiansecara kelompok atau ramai-ramai.

c) Pelanggan kantoranPelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum sepertiperusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembagaswasta yang lain.

Kerja samayang benar

Dengan pimpinanDengan kolegaDengan pelangganMematuhi/mentaatiBantu membantuMemberi servis

Pelanggan Customer is a king

Pelanggan PeroranganKolektifKantoran

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 27

Komunikasi dengan Pelanggan

Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yangmembeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barangdan jasa yang dibeli mempunyai manfaat.

Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjagahubungan baik dengan pelanggan, yaitu:

a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguh-sungguh terhadap pelanggan.

b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semuakebutuhan pelanggan.

c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yangdiberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agarmemberikan keputusan kepada pelangan.

d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.

e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktupembayaran (berhutang).

Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikapyang bijaksana dan tepat karena perusahaan akan lebih mampumengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apa pun kekecewaanpelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani. Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhantersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baiklagi bagi perusahaan.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 28

Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasivertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau kebawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai darimanajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.Kegunaannya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuandan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikaninformasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadipada tingkatan yang lebih rendah.

Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan daribawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh informasi,keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan yangakan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk informasiyang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya berupalaporan, keluhan, saran dan pendapat.

Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapatmeningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif danefisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasandilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yangharmonis.

Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahamiteknik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkanmenjadi komunikatif, efektif dan efisien, maka dapat dilakukan sebagaiberikut :

a. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.

b. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,saran dan unsur atau gagasan.

c. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.

d. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawanbicara.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 29

e. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.

f. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.

g. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.

h. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.

i. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.

j. Menghindari respon yang monoton.

Komunikasi dengan Kolega

Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapatdilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yangterjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau parapekerja pada organisasi yang sama atau perusahaan yang sama.Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi danpemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindariketerlambatan dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungandengan rekan mereka.

Klasifikasi Komunikasi

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitusebagai berikut :

Menurut Lawan Komunikasi

a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam:

1) Satu lawan banyakYaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikatordengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatuinformasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang lainnya.Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar dimana pimpinanrapat atau nara sumber memberikan informasi kepadasekelompok komunikan

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 30

2) Banyak lawan satuYaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikatordengan satu komunikan. Contoh para demonstran kasuspembebasan tanah menginginkan berbicara dengan walikota

3) Banyak lawan banyakYaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok komunikatordengan sekelompok komunikan. Contoh para demonstran yangakan memasuki istana presiden dihalangi oleh paraPASPAMPRES.

b. Komunikasi pribadi

Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satukomunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinyapembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi denganpasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahannya yang bersifatrahasia.

Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi 2 macam:

a. Komunikasi perseoranganKomunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator denganseorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasiabisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasiperorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive maupuntelepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan, biasanyadilakukan satu siswa dengan satu penguji.

b. Komunikasi dalam kelompokSeperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalampergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok rekannya.Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok orang untukmelakukan hubungan dengan seseorang atau dengan sekelompokorang lain.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 31

Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja seperti dalamrapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi tidak disengaja,seperti ngobrol di warung, di pinggir jalan, di lapangan olahraga, dihalaman rumah, di halaman kantor, dan lain sebagainya.

Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang tersebutdinamakan komunikasi kelompok (Group Communication). Sedangkanyang dimaksud dengan pengertian kelompok adalah sesuatu kumpulanmanusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dengansesamanya.

Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti komunikasi itudapat berlangsung antara seseorang komunikator dengan sekelompokorang yang jumlahnya lebih dari dua orang dan bersifat lebih terbukadalam membicarakan masalah-masalah yang menyangkut kepentinganorang banyak. Apabila jumlah orang di dalam kelompok komunikasisedikit, dinamakan komunikasi kelompok kecil (small group communi-cation), dan jika jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyakdinamakan komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).

Komunikasi kelompok kecil (small group communication) adalahditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan prosesnyaberlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi kelompok kecil maupunkomunikasi kelompok besar tidak berdasarkan hitungan banyak tidaknyajumlah orang yang berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitasproses komunikasinya.

Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar adalahkomunikasi yang ditujukan kepada perasaan komunikan dan prosesnyaberlangsung secara linier (lurus). Contohnya: untuk komunikasikelompok besar adalah rapat raksasa di sebuah lapangan atau ruanganyang cukup luas.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 32

Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam kehidupansehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian berkomunikasi dengankelompoknya. Hubungan yang baik antarmanusia adalah merupakanjembatan keberhasilan di dalam komunikasi kelompok.

Menurut Cara Penyampaiannyaa. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua:

1) Komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan secaralangsung dan tidak dibatasi oleh jarak, antara komunikator dankomunikan bertatapan langsung dalam pemberian danpenerimaan informasi secara lisan. Misalnya pada saat rapat,wawancara, seminar, dll.

2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang diatasioleh jarak, antara komunikator dan komunikan tidak bertatapanlangsung dalam memberikan dan menerima informasi secaralisan tapi dengan menggunakan media, misalnya televisi,telepon, radio, dll.

b. Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuksurat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.

Menurut Maksud KomunikasiKomunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang dilakukan

dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Memberi perintahKomunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikatoryang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikanmengenai tugas tugas yang harus dijalankan

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 33

b. Memberi nasehatKomunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan nasehatpada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib

c. BerpidatoSuatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalambentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh:pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar

d. Memberikan ceramahSuatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang komunikatordi hadapan banyak pendengar yang membicarakan suatu halberupa pengetahuan yang akan diberikan kepada komunikan.

e. RapatRapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang bersifattatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi,baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat (conference atau meet-ing) merupakan pertemuan antara para anggota lingkunganorganisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatumasalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f. PerundinganPerundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan karenadua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai kepentinganbersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan pasti akanmenimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang menjadipokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan kepada pihak-pihak yang terkait.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 34

g. PertemuanPertemuan adalah jenis media komunikasi audial visual dalamkomunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan merupakanjenis media yang sangat penting dalam organisasi baik dalamhubungan vertikal maupun horizontal

h. WawancaraWawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimanakomunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis mediakomunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal antara pihakatasan dengan bawahan.

Menurut KelangsungannyaBerdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat

dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

a. Komunikasi langsungKomunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak dibatasi olehjarak dan tanpa bantuan perantara atau media komunikasi, misalnya:tatap muka

b. Komunikasi tidak langsungKomunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang dibatasi olehjarak sehingga dalam pelaksanaannya membutuhkan bantuan me-dia komunikasi

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 35

Menurut PerilakuKomunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3 macam,

yaitu:

a. Komunikasi FormalKomunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkunganorganisasi yang secara resmi telah diatur dalam struktur organisasi.

Ciri-ciri komunikasi formal :

1. Informasi mempunyai sanksi resmi, tegas dan jelas.2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara

resmi.3. Ada prosedur tertentu.4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau

masalah proses penyelenggaraan kerja.5. Media yang sering digunakan adalah surat.6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai

wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangkapencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi.

b. Komunikasi InformalKomunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatuorganisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalamsuatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang adaterkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikanpun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.

c. Komunikasi Non FormalKomunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalampergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi nonformal juga merupakan komunikasi diantara para anggota organisasiatas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau peraturan-peraturantertentu.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 36

Ciri-ciri komunikasi non formal adalah :

1) Waktu dan tempat tidak menentu2) Tidak ada prosedur yang mengikat3) Tidak ada hierarki tertentu4) Objek pembicaraannya tidak menentu5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

Menurut Ruang LingkupMenurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam, yaitu:

a. Komunikasi internalKomunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalamlingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi inter-nal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu komunikasi vertikal,komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.

b. Komunikasi eksternalKomunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antaraorganisasi dengan masyarakat yang ada di luar organisasi atauperusahaan. Pelaksanaan komunikasi eksternal dilakukan dengancara menggunakan radio, televisi atau media lain. Komunikasieksternal ini berupa bakti sosial, sunatan massal, pengabdianmasyarakat, dsb.

Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:

1) Fungsi ke luar, yaitu menimbulkan kepercayaan dan bertujuanmendapatkan dukungan dari masyarakat.

2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan untuk mengetahuisampai dimana keinginan dan tanggapan masyarakat tentangkegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 37

Menurut Arah InformasiKomunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi:

a. Komunikasi ke atasKomunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan untukmemperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan dapatjuga berupa laporan, pendapat atau saran.

b. Komunikasi ke bawahKomunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya ataudari manajemen puncak ke manajemen menengah kemudian kemanajemen bawah, informasi yang diberikan berupa perintah,petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas.

c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antarapegawai yang mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawabyang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesamapegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru.

d. Komunikasi DiagonalYaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkatkedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyaiwewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepalabagian keuangan.

e. Komunikasi satu arahKomunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitukomunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu darikomunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepadaorang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan reaksi.Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan penyampaian pesanuntuk diketahui, dipahami dan dilaksankan oleh komunikan.Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam suatu birokrasi, baikpemerintah maupun swasta, antara seorang pejabat yang memilikiwewenang tinggi kepada bawahannya, komunikasi jenis ini jugadapat berlangsung antara bawahan dan atasan.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 38

Keuntungan komunikasi satu arah:

1. Berlangsung top down, cepat dan efisien.2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan

kepuasan tersendiri dari pihak komunikator, karena pihakkomunikan tidak ada kesempatan untuk memberikan reaksi.

3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerimaberita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung ataumenilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahanpimpinan.

Kelemahan komunikasi satu arah:

1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, danpenerima berita dibiarkan dalam keadaan tidak jelas karena tidakada kesempatan untuk bereaksi.

2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter.3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga

menimbulkan ketegangan.

f. Komunikasi dua arah:

Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogisyaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimanakomunikator memberikan informasi kepada komunikan. Komunikandiberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan atau feedbacksehingga terdapat saling pengertian antara kedua belah pihak.Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai apakah komunikanmemperhatikan, mendengarkan, memahami, menyetujui ataumenolak pesan atau informasi yang disampaikan.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 39

Keuntungan komunikasi dua arah:

1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas.2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan

tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan.3. Kesalahpahaman dapat dihindari.4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban,

kekeluargaan dan demokratis.

Kelemahan komunikasi dua arah:

1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efisien.2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita

(komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator(pimpinan) yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidaksehat.

3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalahyang tidak ada relevansinya dengan persoalan yangsebenarnya.

4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehinggaakan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.

5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulitdiukur kebenarannya.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 40

Menurut Jaringan Kerjanyaa. Jaringan kerja rantai

Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau saluraninformasi melalui jaringan/rantai komando, melalui saluran hierarkiorganisasi. Dengan demikian dalam jaringan kerja rantai saluraninformasi mengikuti pola komunikasi formal.

b. Jaringan kerja lingkaranDisebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi melaluisaluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan kerja lingkaranmerupakan kebalikan dari jaringan kerja rantai. Saluran komunikasilebih singkat atau lebih pendek

c. Jaringan kerja roda/bintangSaluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat pendek.Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu sentral saja

d. Jaringan saluran totalJenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang dilakukan olehseseorang kepada pihak-pihak lain, atau jumlah hubungan yangdilakukan oleh seorang pemimpin dengan para bawahannya.

Sehubungan dengan hal tersebut, yang dipersiapkan danditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaankomputer membawa serta metode baru dalam pencatatan danpenyampaian informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasidikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yangmembutuhkannya.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 41

Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjangpengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudahwaktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologicanggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronisdapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau formatyang dapat diinterprestasikian komputer melalui wujud baca mesin.Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukuppekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal dapatdikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggung-jawabkan. Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakanpenggunaan komputer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah:1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan

komputer hanya pemborosan saja?2. Menentukan jenis komputer apa yang harus dipergunakan sesuai

dengan kebutuhan.3. Penggandaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara:

a. Membeli komputer.b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu pusat data.c. Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (time

sharing)

Karena komputer merupakan alat, sehingga tidak dapat mengganti-kan peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan. Supayakomputer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka disebutprogram. Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagaimakhluk yang dapt berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknyaorganisasi mencapai tujuannya dengan efisien. Tegasnya, berhasil atautidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia yangmerupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 42

DAFTAR PUSTAKA

Puspitasari D. & Aulia R., 2007, Berkomunikasi Melalui Telepon,Arya

Duta,Depok., 2007, Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ,

Arya Duta, Depok. Sato, Rieko, 2006, Sekkyaku No Kihon GaOmoshiroi Hodo Mi Ni

Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Cara Melayani Tamu),Chukei

Shuppan, Tokyo Japan.Sedarmayanti, 2001, Manajemen Perkantoran, Penerbit Mandar Maju,Bandung. Sukoco, Badri M., 2002, Manajemen AdministrasiPerkantoran Modern,

Erlangga, Jakarta.Suma’mur, 1987, Kesehatan Kerja dan Pencegahan Kesehatan, CV. HajiMas

Agung, Jakarta 1980, Sumpriana, Euis, 2004, MelakukanPekerjaan Surat Menyurat, CV. Armico, Bandung.Sumpriana, Euis, 2004, Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat, CV.

Armico, Bandung.Takashi, Ryuzaki, 2002, Giin Hisho (Sekretaris Anggota Parlemen),

PHP Kenkyuujo, Tokyo, Japan.Tim Administrasi Perkantoran, 2005, Administrasi Perkantoran 1 A, PTGalaxy

Puspa Mega, Jakarta.Tsubosaka, Tatsuya, 2005, Seirisuru Gijutsu Ga Omoshiroi Hodo Mi Ni

Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang Teknik MerapikanBarang), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.

UU no.1 Th 1970, Keselamatan dan KesehatanKerja. UU no.13 Th 2003, Ketenagakerjaan.Woworuntu, Tony, 1991, Manajemen Untuk Sekretaris, GramediaPustaka

Utama, Jakarta.Wuryantari, Sri, 2007, Melakukan Proses Administrasi Transaksi , Arya

A d i S u s w a n t o , S . P d Page 43

Duta, Depok., 2007, Melakukan Prosedur Administrasi, Arya Duta, Depok., 2007, Menggunakan Peralatan Kantor, Arya Duta, Depok.

Wuryantari S. & Puspitasari D., 2007, Keamanan, Keselamatan danKesehatan

Kerja, Arya Duta, Depok.Yoshihara, Yasuhiko, 2006, Fairingu No Kihon Ga Omoshiroi Hodo Mi

Ni Tsuku Hon (Buku Pedoman Menarik Tentang PengarsipanDokumen), Chukei Shuppan, Tokyo Japan.