1

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM 1 - 2

LAPOR DIRI 3 - 6

URUSAN KAD MATRIK 7

PENJANAAN EMEL 7

PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM) 8

PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN 8

SISTEM PENILAIAN PRESTASI 9

PENGESAHAN DALAM JAWATAN 10

PERGERAKAN GAJI 10

KELAYAKAN CUTI REHAT 11

PILIHAN FAEDAH PERSARAAN 12

PERTUKARAN STAF 12

SISTEM UTMHR 13

PETA 14

GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR 15 - 16

RUJUKAN 17

PENGHARGAAN 18

2

SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM

Sejarah penubuhan Universiti Teknologi Malaysia (UTM) bermula pada tahun 1904.

Uniknya, UTM bermula dari sebuah sekolah teknik yang dikenali sebagai Sekolah Teknik

Treacher di Weld Road, Kuala Lumpur. Nama sekolah ini diambil sempena nama Sir William

Treacher, Residen General Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Tujuan penubuhan sekolah ini

untuk melahir tenaga kerja yang mempunyai pengetahuan dalam bidang teknikal bagi

pembangunan ekonomi Tanah Melayu. Sekolah ini menyediakan latihan teknikal kepada

Pembantu Teknik Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Keretapi.

Sekolah ini turut membuka pintunya kepada kakitangan Jabatan Ukur untuk

mendapatkan latihan. Usaha untuk memperkembangkan Sekolah Teknik Treacher dan

mengambil lebih ramai pelajar bagi memenuhi keperluan semasa terbantut berikutan

tercetusnya perang Dunia Pertama pada tahun 1915. Sekolah ini terpaksa ditutup dan dibuka

semula pada tahun 1918.

Pada tahun 1942 Sekolah Teknik Treacher telah dinaikkan taraf menjadi Maktab

Teknik. Bagaimanapun, usaha berkenaan terpaksa ditangguh kerana berlaku Perang Dunia

Kedua. Selepas Jepun menyerah kalah pada 16 September 1946, Maktab Teknik dibuka

semula dan pengambilan pelajar yang pertama selepas perang dilakukan pada tahun 1947.

Selepas itu, pada tahun 1949 kerajaan British telah memperkenalkan polisi baru

untuk membangunkan pendidikan teknikal di negara-negara Komanwel. Sehubungan itu,

menerusi tabung kebajikan dan pembangunan kolonial, kerajaan British telah

memperuntukkan RM4.85 juta untuk membangunkan infrastruktur dan penyediaan pelbagai

prasarana.

Melalui peruntukan tersebut Jabatan Pendidikan dengan kerjasama Jabatan Kerja

Raya telah membina Maktab Teknik yang baru di kawasan seluas 47 ekar di Jalan Gurney

(kini Jalan Semarak), Kuala Lumpur pada tahun 1951. Pada 1 Mac 1955 Maktab Teknik yang

baru dibuka secara rasmi oleh Pesuruhjaya Tinggi British, Sir Donald MacGillivray.

Apabila Tanah Melayu mencapai kemerdekaan, kerajaan telah menjadikan Maktab

Teknik sebagai institusi pendidikan dan latihan dalam bidang profesional. Pada sesi

1958/1959 seramai 320 orang pelajar diambil bagi mengikuti pengajian di peringkat diploma

dalam bidang kejuruteraan awam, mekanikal, elektrik dan radio, ukur, seni bina bangunan,

ukur bahan dan kursus khas kejuruteraan automobil untuk pegawai penguatkuasa

pengangkutan.

Pada tahun 1960, Maktab Teknik membuka lembaran baru apabila menawarkan

kursus di peringkat ijazah sarjana muda. Maktab Teknik terus mencipta sejarahnya yang

tersendiri apabila dinaikkan taraf menjadi institut yang bertaraf universiti. Pada 14 Mac 1972,

DYMM Seri Paduka Baginda Yang diPertuan Agong telah mengisytiharkan penubuhan Institut

Teknologi Kebangsaan (ITK) dan En. Ainuddin Wahid telah dilantik sebagai Rektor pertama.

3

ITK mempunyai tiga buah fakulti iaitu Fakulti Kejuruteraan, Fakulti Seni Bina dan

Fakulti Ukur di samping sebuah pusat pengajian bertaraf fakulti yang dikenali sebagai Pusat

Pengajian Sains dan Kemanusiaan. ITK terus mengalami perkembangan pesat dan namanya

telah ditukarkan kepada Universiti Teknologi Malaysia (UTM) pada 1 April 1975. Sehubungan

itu, jawatan Rektor dinaikkan taraf kepada Naib Canselor.

Oleh kerana keluasan kampus UTM di Jalan Semarak terhad, manakala permintaan

terhadap tenaga kerja profesional dalam bidang sains dan teknologi terus meningkat kerajaan

telah mengambil keputusan supaya kampus baru dibina di Skudai, Johor. Usaha awal

pembinaan kampus di kawasan seluas 1,177 hektar bermula sejak 1978. Bermula 1 April

1985, proses perpindahan peringkat pertama ke kampus baru di Skudai melibatkan

sebahagian kakitangan Pejabat Hal Ehwal Pelajar dan Pejabat Pendaftar. Perpindahan

seterusnya membabitkan kakitangan Perpustakaan, Fakulti Alam Bina, Fakulti Ukur, Fakulti

Sains dan Pusat Pengajian Kemanusiaan. Pada 16 September 1985 DYMM Seri Paduka

Baginda Yang DiPertuan Agong Sultan Iskandar Ibni Almarhum Sultan Ismail, selaku Canselor

UTM yang kedua telah membuka kampus UTM di Skudai yang bernilai lebih RM1 billion.

Selepas itu, pada sesi 1989/1990, dua buah fakulti terbesar iaitu Fakulti Kejuruteraan Awam

dan Fakulti Kejuruteraan Jentera mula berpindah ke Skudai. Berikutan itu, pada 1 September

1989 UTM Skudai diisytiharkan sebagai kampus induk manakala kampus di Jalan Semarak

sebagai kampus cawangan.

4

1.0 LAPOR DIRI

1.1 Semua calon yang dilantik adalah tertakluk kepada syarat-syarat tawaran dan

sekiranya diterima, semua calon yang melapor diri hendaklah memenuhi

dokumen keperluan yang telah ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Modal

Insan untuk melengkapkan dan mengemukakan borang-borang berikut semasa

melapor diri:

a) Surat penerimaan jawatan dan pengakuan

b) Menandatangi Perakuan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (Lampiran E)

c) Melengkapkan dan menandatangani Surat Akuan Sumpah

d) Surat Aku Janji

e) Borang Pemeriksaan Kesihatan (Lampiran A – Pind./2013)

f) Borang Mengkreditkan Gaji Bulanan (Lampirkan sesalinan muka

hadapan buku bank)

g) Borang Butiran Peribadi Staf (UTMHR)

h) Melengkapkan Borang Kad Matrik Staf

i) Borang Pendaftaran Rawatan Klinik Panel

j) Borang Perisytiharan Harta (Online – UTMHR)

1.2 Staf dikehendaki melapor diri di Bahagian Pengurusan Modal Insan (PSM) yang

terdapat di Pusat Tanggungjawab (PTJ) staf yang ditempatkan.

1.3 Semua borang seperti di Perenggan 1.1 hendaklah lengkap diisi dan dihantar

kepada PSM masing-masing bagi tujuan melapor diri.

1.4 Semua staf dikehendaki mengisi borang perisytiharan harta secara online di

laman web https://hrfin.utm.my/smu/ bagi kelulusan pihak Universiti dalam

tempoh tiga (3) bulan mulai tarikh melapor diri.

1.5 Bahagian Pengurusan Modal Insan yang terdapat di UTM Kuala Lumpur.

5

PEJABAT PENDAFTAR

UTM SPACE

6

UTM RAZAK SCHOOL

UTM IBS

7

Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT)

8

2.0 URUSAN KAD MATRIK

2.1 Setiap staf di UTM perlu mempunyai kad pengenalan diri, atau dikenali sebagai

kad matrik. Sekiranya telah melapor diri dan menerima nombor pekerja dari

Bahagian Modal Insan, urusan kad matrik boleh didapatkan di Blok J3 yang

beroperasi pada hari Rabu dari jam 10.00 hingga 04.00 petang dan hari Jumaat

dari jam 10.00 hingga 04.00 petang

3.0 PENJANAAN EMEL

3.1 Komunikasi melalui emel adalah dianggap rasmi oleh Pengurusan UTM dan

setiap staf adalah diwajibkan mempunyai emel individu. Oleh itu, staf perlu

berurusan dengan pihak CICT bagi tujuan penjanaan emel UTM.

9

4.0 PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM)

4.1 Program ini telah diperkenalkan oleh Kerajaan bagi mengantikan Kursus

Induksi dan telah mula dilaksanakan oleh UTM mulai pada tahun 2013. Semua

staf dikehendaki mengikuti PTM dengan jayanya sebelum genap tempoh tiga (3)

tahun berkhidmat di UTM.

4.2 PTM merupakan salah satu syarat pengesahan dalam perkhidmatan yang

disyaratkan kepada staf dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

Kumpulan Pelaksana. Staf yang belum disahkan dalam perkhidmatan

hendaklah sentiasa berhubung dengan PSM di PTJ masing-masing agar nama

disenaraikan untuk dihantar kepada Bahagian Pembangunan Modal Insan

(HCD), UTM Johor Bahru bagi program ini.

5.0 PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN

5.1 Peperiksaan Perkhidmatan Universiti diadakan bagi tujuan:-

i. Memenuhi salah satu syarat bagi pengesahan jawatan bagi skim-skim

berkaitan

ii. Kenaikan pangkat

iii. Berkelayakan staf menerima elaun (cth: elaun BITK)

5.2 Peperiksaan ini diadakan dua kali setahun dan staf perlu memohon secara atas

talian di laman web UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah

aturan permohonan secara atas talian melalui UTMHR:

Smuhr -> Perkhidmatan -> Kompetensi -> Peperiksaan Perkhidmatan -> Permohonan

5.3 Bagi UTM, Peperiksaan Perkhidmatan Staf diadakan dua (2) kali setahun. Staf

digalakkan untuk sentiasa berhubung dengan Pengurusan Sumber Manusia

dibahagian masing-masing bagi mengetahui tarikh-tarikh peperiksaan yang

akan dijalankan. Selain itu, staf boleh jua merujuk pada Bahagian Pengurusan

Modal Insan (HCM) UTMJB di talian 07-5530423 bagi maklumat lanjut

mengenai peperiksaan.

5.4 Staf yang telah menduduki dan lulus Peperiksaan Am Kerajaan sebelum ini

boleh dipertimbangkan untuk dikecualikan dengan menyertakan bersama

maklumat keputusan peperiksaan Am Kerajaan yang telah diduduki dalam

perkhidmatan lama. Walau bagaimanapun keputusan pengecualian adalah

tertakluk kepada keputusan pihak Universiti.

10

6.0 SISTEM PENILAIAN PRESTASI

6.1 Sistem Penilaian Prestasi UTM diwujudkan untuk mencapai matlamat

organisasi. Ianya melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan,

penilaian rakan sekerja dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa

tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.

6.2 Hasil penilaian ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan,

pertimbangan dan keputusan berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan

kerjaya pegawai iaitu:-

i. menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi,

kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;

ii. menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,

pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;

iii. menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang

kebesaran serta pemberian surat penghargaan;

iv. mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan

v. memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat

prestasi serta motivasi pegawai.

6.3 Terdapat tiga (3) jenis Penilaian Prestasi:

i. e-LPPT : merupakan satu platform pengesahan sumber data rekod

7P

dan penilaian staf akademik UTM.

ii. e-LNPT : merupakan satu platform penilaian bagi semua staf bukan

akademik untuk menilai prestasi mereka pada tahun

semasa yang ingin dinilai.

iii. 360 darjah : melibatkan kepada staf UTM gred 41 ke atas sahaja. Bagi

staf UTM yang terlibat dengan proses penilaian 360 darjah

ini, mereka mempunyai pegawai penilai tambahan yang

dikenali sebagai Pegawai Penilai Rakan Sekerja (PPR) dan

Pegawai Penilai Subordinat (PPS)

6.3 Staf perlu sentiasa bersedia untuk mengisi borang penilaian prestasi secara

tahunan UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah aturan

permohonan secara atas talian melalui UTMHR:

Smuhr -> Sumber Manusia -> Penilaian eLPPT/eLNPT ->eLNPT->Kemasukan SKT

11

7.0 PENGESAHAN DALAM JAWATAN

7.1 Staf yang menerima opsyen di bawah Sistem Saraan Malaysia boleh

dipertimbangkan untuk disahkan dalam jawatan selepas memenuhi tempoh

percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun dan memenuhi semua syarat

pengesahan dalam jawatan seperti berikut:-

i. Lulus Program Transformasi Minda dengan jayanya

ii. Lulus Peperiksaan Perkhidmatan dan peperiksaan lain yang disyaratkan

oleh universiti untuk sesuatu jawatan (jika ada);

iii. Markah penilaian prestasi tahunan mestilah sekurang-kurangnya

melebihi 80% dalam tempoh 3 tahun.

iv. Diperakukan oleh Ketua Jabatan

7.2 Lanjutan tempoh percubaan boleh dipertimbangkan kepada staf yang tidak

memenuhi syarat yang ditetapkan untuk pengesahan dalam jawatan apabila

genap tiga (3) tahun perkhidmatan. Tempoh yang boleh dipertimbangkan

adalah tidak melebihi dua (2) tahun. Jika staf masih belum disahkan dalam

jawatan selepas tempoh tersebut pihak Universiti berhak menamatkan tempoh

perkhidmatan staf.

8.0 PERGERAKAN GAJI

8.1 Pergerakan gaji diberi berasaskan pencapaian kerja tahunan staf iaitu Januari,

April, Julai dan Oktober. Pergerakan Gaji ialah pergerakan gaji daripada

matagaji semasa ke matagaji berikutnya di peringkat yang sama tertakluk

kepada syarat mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh Ketua

Jabatan.

TARIKH LANTIKAN TARIKH PERGERAKAN GAJI

1 JANUARI HINGGA 31MAC 1 JANUARI TAHUN YANG BERIKUTNYA

1 APRIL HINGGA 30 JUN

1 APRIL TAHUN BERIKUTNYA

1 JULAI HINNGA 30 SEPTEMBER

1 JULAI TAHUN BERIKUTNYA

1 OKTOBER HINGGA 1 DISEMBER

1 OKTOBER TAHUN BERIKUTNYA

12

9.0 KELAYAKAN CUTI REHAT

9.1 Cuti rehat bagi sesuatu tahun adalah terhad mengikut kelayakan cuti rehat

seseorang staf.

Contoh : Lapor diri pada 2 Februari 2013 jawatan Pembantu Tadbir (P/O)

kelayakan adalah 18 hari setahun. Sebulan staf hanya layak cuti dua

(2) hari sahaja.

9.2 Staf perlu mengambil maklum bahawa Ketua Jabatan berhak untuk

membatalkan dan mengarahkan staf untuk bertugas semula pada tempoh staf

cuti rehat.

9.3 Kadar Cuti Rehat bagi staf lantikan 1 Januari 2009 mengikut Pekeliling

Perkhidmatan Bil 14 Tahun 2008 adalah seperti berikut :-

**PYM – Perkhidmatan Yang Melayakkan

KELAYAKAN CUTI REHAT

LANTIKAN MULAI 1 JANUARI 2009

(PP 14/2008)

13

10.0 PILIHAN FAEDAH PERSARAAN

10.1 Staf yang dilantik bagi kali pertama dalam Perkhidmatan Sektor Awam

dikehendaki mencarum dengan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)

semasa dalam tempoh percubaan di atas kadar yang dikuatkuasakan oleh

pihak KWSP.

10.2 Sebelum disahkan dalam jawatan, staf akan diberi opsyen memilih Skim

Pencen atau Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja. Bagi staf yang memilih

Skim Pencen Pemberian Taraf Pekerja Berpencen (PTB) akan diberi oleh pihak

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia setelah disahkan dalam jawatannya dan

genap tempoh perkhidmatan selama tidak kurang daripada tiga (3) tahun

perkhidmatan.

10.3 Manakala staf yang memilih Skim KWSP, caruman kepada pihak KWSP akan di

teruskan atas kadar yang dikuatkuasakan oleh KWSP.

10.4 Staf yang telah memilih opsyen Skim Pencen, telah disahkan dalam

perkhidmatan dan telah genap tempoh tiga (3) tahun berkhidmat, hendaklah

mengisi borang PTB dan menghantar kepada PSM bagi membolehkan caruman

dipindahkan ke Kumpulan Wang Pekerja (KWAP) untuk kemudahan persaraan.

11.0 PERTUKARAN STAF

11.1 Pertukaran staf bertujuan memberi pengalaman menyeluruh kepada seseorang

staf di samping mendedahkan staf kepada latihan sambil bertugas (in service-

training). Pertukaran staf terbahagi kepada dua (2) kategori iaitu:-

i. Pertukaran dalam kampus iaitu dari satu jabatan/pusat pengajian/unit

ke satu jabatan/pusat pengajian/unit yang lain dalam kampus yang

sama.

ii. Pertukaran antara kampus iaitu dari Kampus Induk, UTM Johor Bahru

ke Kampus UTM Kuala Lumpur atau sebaliknya.

11.2 Permohonan pertukaran akan dipertimbangkan, jika staf telah berkhidmat di

sesuatu tempat selama minimum lima (5) tahun berdasarkan keperluan /

kesesuaian staf mengikut tempat yang akan di tukar, kekosongan jawatan dan

alasan-alasan peribadi yang munasabah.

14

12.0 SISTEM UTMHR

12.1 Sistem UTMHR merupakan sistem pengkomputeran yang telah dibangunkan

oleh UTM untuk menyimpan semua rekod staf secara elektronik bermula tarikh

lapor diri sehingga ke tarikh staf meninggalkan perkhidmatan. Antara

maklumat yang diambil dan disimpan adalah seperti berikut:-

i. Maklumat Asas

ii. Maklumat Alamat

iii. Maklumat Pendidikan

iv. Maklumat Perjawatan

v. Maklumat Gaji

vi. Maklumat Sejarah Perkhidmatan Luar UTM

vii. Maklumat Penyakit Kronik

viii. Maklumat Keluarga

ix. Maklumat Kad Matrik

x. Maklumat Kesihatan Terperinci

12.2 Selain itu, terdapat juga maklumat berkenaan penilaian prestasi staf, kenaikan

pangkat akademik, senarai pekeliling universiti, peperiksaan perkhidmatan,

perubatan, perisytiharan harta, direktori staf, aduan keselamatan, perjalanan

luar Negara, rekod universiti penyelidikan, dan penyata perubahan pendapatan.

Sistem ini dibangunkan adalah bagi membantu bahagian Pengurusan Modal

Insan dalam mencapai maklumat bagi keperluan agensi – agensi kerajaan

khususnya JPA.

12.3 Staf digalakkan menghubungi Bahagian Pengurusan Modal Insan sekiranya

terdapat sebarang perubahan maklumat peribadi dengan membawa dokumen

asal dan salinan untuk disahkan perubahan tersebut dan seterusnya

dikemaskini dalam Sistem UTMHR.

12.4 Sebarang perubahan maklumat hanya boleh dikemaskini oleh PSM di PTJ

masing-masing.

15

13.0 PETA

13.1 PETA KUALA LUMPUR

16

14.0 GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR

DATARAN MERDEKA

MENARA KLCC

MENARA KUALA LUMPUR

TUGU NEGARA

17

SUNWAY LAGOON

TAMAN BURUNG KUALA LUMPUR

PETROSAINS KLCC

18

15.0 RUJUKAN

- Buku Perintah- Perintah Am dan Arahan Pentadbiran

- Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2008 - Kadar Cuti Rehat Tahunan dan

Tawaran Opsyen Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam

- Laman Web Jabatan Perkhidmatan Awam – www.jpa.gov.my

- Manual Pengguna di UTMHR – https://hrfin.utm.my

19

SETINGGI-TINGGI UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA:-

Ketua Bahagian

Pejabat Pendaftar

UTM Kuala Lumpur

Encik Nasir bin Osman

Puan Farahana binti Ahmad

Cik Ainul Adla binti Ab. Jalil

Puan Yanti Hajar binti Hamzah

Puan Nuridzati binti Mohd Noh

Cik Noreha binti Md Japah

Puan Mardiana binti Azis

Puan Noraimy binti Hj Kamisan

Encik Mohd Norazlan bin Mohd Nazari

Encik Mohd Rushidi bin Shaari

Pejabat Pendaftar,

UTM Kuala Lumpur

Serta semua pihak yang terlibat secara langsung mahu pun tidak langsung di dalam

penerbitan Buku Panduan Staf.

PENGHARGAAN