buku panduan rekod peribadi - pengurus sumber manusia

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

BUKU PANDUAN LATIHAN (PENGURUSAN REKOD

PERIBADI – REKOD PERIBADI)

PENGURUS / PENTADBIR

SUMBER MANUSIA

Versi F1.0

DOKUMEN PROJEK HRMIS KERAJAAN MALAYSIA - TERHAD

BUKU KERJA PESERTA – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0

Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009 Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 2 dari 55

© Kerajaan Malaysia 2006 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia (EG-HRMIS) sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

BUKU PANDUAN LATIHAN – PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0

Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini : 04/08/2009 Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 3 dari 55

KANDUNGAN

OBJEKTIF KURSUS ..................................................................................................................... 4 1.0 PENGENALAN ..................................................................................................................... 5 1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ........................................... 6 1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................................. 7 1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ................................... 8 1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI .... 11 1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD) .................................... 14 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..... 14 2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ................. 15 2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI ............................. 16

2.1.1 RUANG NAVIGASI ..................................................................................................... 19 2.1.2 RUANG KEPALA ........................................................................................................ 22 2.1.3 RUANG KANDUNGAN ............................................................................................... 23

2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI ......................................................... 25 2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD

INFORMATION) ........................................................................................................ 29 2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI ......................................................... 30

2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) .................................... 36 2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) ................................ 41 2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI ........................................... 47 2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI .................................................................................. 51 3 PENUTUP .......................................................................................................................... 55

BUKU PANDUAN LATIHAN - PENGURUSAN REKOD PERIBADI Versi : F1.0

Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009 Buku Panduan Latihan F1.0 Mukasurat 4 dari 55

OBJEKTIF KURSUS Di akhir modul ini, peserta akan dapat: • Menerangkan Objektif, Ciri-Ciri, Fungsi dan Kepentingan Modul Pengurusan

Rekod Peribadi • Menyenaraikan Data dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi • Menjelaskan Peranan Pengurus/Pentadbir Sumber Manusia dalam

Menguruskan Modul Pengurusan Rekod Peribadi • Menggunakan Aplikasi Modul ini iaitu:

− Memaparkan rekod − Mengemaskini rekod − Mengesahkan rekod − Menambah rekod − Menghapus rekod − Mencetak laporan


Pengurusan Rekod Peribadi Tarikh pengemaskinian terkini :04/08/2009 Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 5 dari 55

1.0 PENGENALAN

Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah modul yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan peribadi Warga Kerja Perkhidmatan Awam seperti maklumat peribadi, maklumat keluarga, maklumat akademik, maklumat kecacatan, maklumat bahasa, maklumat pengalaman bekerja, maklumat persatuan dan lain-lain maklumat yang berkaitan.

Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah penting kerana ianya merupakan data asas yang akan digunakan oleh modul-modul EG-HRMIS yang lain.

58Dokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD

Formulasi dan PenilaianStrategy

Formulasi dan Formulasi dan PenilaianPenilaianStrategyStrategy

Perolehan SumberManusia

Perolehan SumberPerolehan SumberManusiaManusia

Pengurusan Komunikasi &Tatatertib Pekerja

Pengurusan Komunikasi Pengurusan Komunikasi &&Tatatertib PekerjaTatatertib Pekerja

PengurusanRekod

Peribadi

PengurusanPengurusanRekodRekod

PeribadiPeribadi

PenamatanPerkhidmatanPenamatanPenamatan

PerkhidmatanPerkhidmatanPengurusan

KerjayaPengurusanPengurusan

KerjayaKerjaya

PembangunanPembangunanPembangunan Penilaian KompetensiPenilaian Penilaian

KompetensiKompetensi

Pengurusan Saraan,Faedah & Ganjaran

Pengurusan SaraanPengurusan Saraan,,Faedah Faedah & & GanjaranGanjaran

K7

K1

K5

K3

K2

K4 K6

Hubungan Pengurusan Rekod PeribadiHubungan Pengurusan Rekod Peribadi

Faedah yang layakditerima oleh

keluarga, individual kurang upaya dan

lain-lain

Pendidikan/pengalamanbekerja yang berkaitan

dengan prestasi

PengurusanKerjaya

PengurusanPengurusanKerjayaKerjaya

Waris yang terdekat jika

individual tersebut

meninggal

MaklumatPeribadi/Keluarga yang

memberi kesan terhadappenukaran tugas

Record Editor, Record Verifier dan HR Administrator (Personal Record) bersama-sama bertanggungjawab dalam memastikan maklumat yang terdapat dalam Rekod Peribadi adalah tepat dan terkini. Ianya penting bagi mengoptimakan proses membuat keputusan yang berkaitan dengan Pemilik Kompetensi seperti pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain.



1.1 OBJEKTIF MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi dibentuk berdasarkan objektif-objektif yang berikut:

Memudahkan perolehan dan pengemaskinian rekod peribadi

seseorang Pemilik Kompetensi.

Perkongsian maklumat sesama fungsi serta antara organisasi.

Membolehkan Pemilik Kompetensi mencapai dan memastikan ketepatan rekod peribadi mereka secara elektronik.

Membolehkan Pemilik Kompetensi mengemaskinikan rekod-rekod

peribadi mereka secara terus.

Membolehkan organisasi mengumpulkan dan membuat analisis maklumat yang terkini dan tepat secara terus.

Memudahkan perkongsian maklumat di antara agensi-agensi

Kerajaan



1.2 CIRI-CIRI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai ciri-ciri yang berikut:

Ruang Mandatori – Memastikan semua ruang mandatori telah diisi. Penduaan Kod – Memastikan tiada penduaan kod berlaku. Menggunakan Format Tarikh – Kalendar untuk mengawal

kemasukan tarikh dengan mudah dan tepat. Pengesahan Keutuhan – Rekod dihubungkan secara aktif dengan

rekod lain, ia tidak boleh dihapuskan sehingga hubungan telah diputuskan di antara rekod. Contoh; jika pengguna mahu menghapuskan data peribadi, maklumat-maklumat lain seperti Pendidikan, keluarga, dll akan dihapuskan secara automatik.

Pengesahan Ruang Kemasukan Format – Format masuk adalah dalam keadaan tetap, contoh;

Format kad pengenalan baru mesti mempunyai 12 angka.

SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS

Rekod peribadi disimpan dalam Buku Perkhidmatan.

Rekod Peribadi dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi sendiri.

Kemaskini data peribadi dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) dari masa ke semasa.

Pengesahan Rekod – untuk memastikan data yang betul dimasukkan.

Sesetengah rekod peribadi disimpan dalam fail sulit peribadi, yang juga telah dikemaskini oleh HR System Administrator (Personal Record).

Rekod peribadi disimpan di dalam Pangkalan Data HRMIS dan dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi sendiri

Fungsi-fungsi lain mungkin menyimpan maklumat peribadi yang tidak terdapat dalam Buku Perkhidmatan dan Fail peribadi, contohnya: Pengurusan Prestasi menyimpan maklumat bahasa dan anugerah.

Rekod Peribadi mengandungi semua maklumat peribadi yang diperlukan oleh fungsi-fungsi lain; seperti Lesen, Pasport, Permit Kerja dll. yang mana kebiasaannya tidak disediakan.



SENARIO SEKARANG SENARIO EG-HRMIS

Rekod Peribadi hanya digunakan sekali, bagi fungsi ini.

1.3 FUNGSI UMUM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi mempunyai fungsi umum yang membolehkan Pentadbir Modul melaksanakan aktiviti-aktiviti berikut:

Papar Rekod Peribadi – Paparan ciri-ciri terperinci dalam rekod

sedia ada. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Kemaskini Rekod Peribadi – Mengemaskini rekod sedia ada. (Rujuk

Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi) Status Penghantaran Rekod – Menyemak status maklumat yang

dihantar untuk pengesahan. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi)

Laporan – Profil Pemilik Kompetensi – Memapar keseluruhan maklumat Pemilik Kompetensi.

Pengesahan Rekod Peribadi – Mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini oleh Record Editor.

Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini – Carian rekod sedia ada berdasarkan beberapa kriteria carian.

Laporan Rekod Peribadi – Memaparkan senarai Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi

Tambah Rekod Peribadi – Sekali sahaja untuk setiap Pemilik Kompetensi.

Hapus Rekod Peribadi – Hapus keseluruhan rekod sedia ada atau elemen yang dipilih sahaja.



Rajah 1.3-1: Fungsi-Fungsi Utama Modul Pengurusan Rekod Peribadi

Rajah 1.3-2: Fungsi-Fungsi bagi Selenggara Jadual Rujukan Pengurusan Rekod

Peribadi



Rajah 1.3-3: Fungsi-Fungsi Bagi Selenggara Rekod Pengurusan Rekod Peribadi



1.4 ELEMEN-ELEMEN DATA DALAM MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Modul Pengurusan Rekod Peribadi mengandungi paparan maklumat peribadi seperti berikut:

Jadual 1.4-1: Keterangan Kategori Data

No Elemen Perincian Elemen Kaitan dengan Lain-Lain Fungsi

1 Data Peribadi Nama No Kad Pengenalan Tarikh Lahir Kewarganegaraan Status Perkahwinan No. Telefon Alamat Gambar, dll.

Semua Fungsi Sumber Manusia

2 Pendidikan Nama Sijil Tahap Pendidikan Nama Institusi Lokasi Institusi Bidang Kursus Gred, dll.

Perolehan Sumber Manusia

Pembangunan Penilaian Kompetensi Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan,

Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi

3 Persatuan /

Pertubuhan Nama Badan Profesional Jenis Keahlian Tarikh Sertai Yuran Jawatan, dll.


Pembangunan Penilaian Kompetensi Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan,

Faedah dan Ganjaran Pengurusan Prestasi

4 Pengalaman

Bekerja Nama Organisasi Jenis Organisasi Jenis Badan Korporat Tarikh Mula / Tamat Jawatan Terdahulu, dll


Pembangunan Pengurusan Kerjaya Pengurusan Saraan,

Faedah dan Ganjaran

5 Keluarga Nama Hubungan + Data

Peribadi Penerima Pencen

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

Penamatan Perkhidmatan





Status Waris Status Kecacatan, dll


6 Anugerah Jenis Anugerah

Nama Anugerah Gelaran Negeri Penganugerah, dll

Pengurusan Prestasi Perolehan Sumber

Manusia

7 Bahasa Nama Bahasa Penguasaan Bahasa –

Lisan, Penulisan, dll

Pengurusan Prestasi Perolehan Sumber

Manusia Penilaian Kompetensi Pembangunan Pengurusan Kerjaya.

8 Akaun Nama Akaun

Jenis Akaun Fungsi Akaun Nombor Akaun, dll


Senarai Gaji Penamatan

Perkhidmatan

9 Sejarah Perubatan Penyakit Rawatan Perubatan Tarikh Mula Rawatan Tarikh Tamat Rawatan dll



10 Maklumat Kecacatan

Jenis Kecacatan Sebab Kecacatan Tarikh Kecacatan Alat Bantuan yang

diberikan Tarikh Alat Bantuan

diberikan



11 Lesen Jenis Lesen Kelas Tarikh Luput Yuran Pembaharuan



12 Pasport Jenis Pasport

Tarikh Dikeluarkan Tarikh Luput Negeri Dikeluarkan, dll







13 Permit Kerja Nombor Permit Kerja Tarikh Dikeluarkan Tarikh Luput Nombor Rujukan

Imigresen, dll





1.5 PERANAN HR ADMINISTRATOR (PERSONAL RECORD)

HR Administrator (Personal Record) berperanan untuk:

Memastikan Modul Pengurusan Rekod Peribadi diuruskan dengan

baik.

Memaklumkan kepada Warga Perkhidmatan Awam tentang keperluan untuk mengemaskini maklumat peribadi dari masa ke semasa dan implikasi sekiranya maklumat tidak lengkap/tepat/terkini.

Berurusan dengan Bahagian Teknologi Maklumat dalam

mendapatkan sokongan teknikal untuk memastikan perjalanan sistem adalah lancar.

Menambah Pemilik Kompetensi baru dan menghapus rekod bagi

elemen-elemen Data Peribadi yang salah dimasukkan 1.6 PERANAN RECORD VERIFIER - MODUL

PENGURUSAN REKOD PERIBADI

Record Verifier berperanan untuk:

Memastikan semua maklumat yang dikemaskini adalah tepat.

Membantu Pemilik Kompetensi mengemaskini rekod mereka.



2.0 CARA-CARA MENGGUNAKAN MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Pengguna Modul Pengurusan Rekod Peribadi boleh melaksanakan fungsi-fungsi seperti berikut:

Paparan – Fungsi yang membolehkan Pengguna melihat maklumat peribadi masing-masing dan bagi Pemilik Kompetensi dibawah kawalannya. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi)

Mengemaskini – Fungsi yang membolehkan Pengguna mengemaskini maklumat peribadi masing-masing dan maklumat peribadi kakitangan bawahan (jika berkenaan). (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi)

Menyemak Status Penghantaran Rekod – Fungsi yang membolehkan

Pengguna menyemak semula rekod yang telah dikemaskini/ditambah, sebelum disahkan oleh Record Verifier. (Rujuk Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi)

Laporan - Profil Pemilik Kompetensi – Fungsi yang membolehkan

pengguna memapar laporan profil masing-masing atau mencari dan memapar laporan Profil kakitangan bawahan.

Mengesahkan – Fungsi yang membolehkan Pengguna mengesahkan

semua maklumat peribadi yang ditambah atau dikemaskini oleh kakitangan bawahan.

Carian – Fungsi yang membolehkan Pengguna mencari dan

mengemaskini rekod peribadi yang dikehendaki berdasarkan beberapa kriteria carian.

Laporan – Fungsi yang membolehkan Pengguna memaparkan

laporan Pemilik Kompetensi yang belum / telah mempunyai maklumat rekod peribadi

Menambah – Fungsi yang membolehkan Pengguna menambah rekod

baru seseorang Pemilik Kompetensi apabila rekod tersebut tidak terdapat di dalam sistem.



Menghapus – Fungsi yang membolehkan Pengguna menghapus keseluruhan rekod peribadi sedia ada yang tidak lagi aktif/Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan atau menghapus mana-mana rekod yang dipilih dari senarai rekod peribadi Pemilik Kompetensi.

2.1 CARA MENCAPAI MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI Di bawah adalah langkah-langkah untuk melaksanakan operasi-operasi yang disebutkan di atas.

LANGKAH TINDAKAN NILAI INPUT HASIL YANG DIHARAP

01. Klik “Microsoft Internet Explorer”

Paparan skrin Internet Explorer

02. Pada ruang “Address” taipkan alamat web

http://www.eghrmis.gov.my

Paparan Skrin EG-HRMIS – Sila rujuk Rajah 2.1-1

03. Klik pada pautan HRMIS Tiada Paparan skrin Log-On ke Sistem HRMIS – Sila rujuk Rajah 2.1-2

04. Pilih Bahasa dari senarai drop-down

Bahasa Malaysia

05. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan

− ID Pengguna − Kata Laluan

06. Klik Hantar untuk memasuki Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia

Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS) – Sila rujuk Rajah 2.1-3.

07. Jika klik Set Semula, masukkan semula ID Pengguna dan Kata Laluan dalam ruang berkenaan

− ID Pengguna − Kata Laluan

08. Jika klik Keluar, pengguna akan keluar dari sistem

09. Klik Pengurusan Rekod Peribadi dari Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Paparan Skrin Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi – Sila rujuk Rajah 2.1-4.



Rajah 2.1-1: Paparan Skrin EG-HRMIS

Rajah 2.1-2: Paparan Skrin Log-on Ke Sistem HRMIS

Klik pada pautan HRMIS



Rajah 2.1-3: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi

Rajah 2.1-4: Laman Utama Pengurusan Rekod Peribadi

Modul Pengurusan Rekod Peribadi

2

1 3



Secara amnya, laman-laman dalam modul ini dibahagikan kepada tiga bingkai (frame) (lihat Rajah 2.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1-1).

Jadual 2.1-1: Keterangan Nama BingkaiNo. Bingkai Nama Bingkai

1 Ruang Navigasi 2 Ruang Kepala 3 Ruang Kandungan

2.1.1 RUANG NAVIGASI

Ruang Navigasi mempunyai pilihan-pilihan pautan (link) utama yang dibahagikan kepada lima bahagian (lihat Rajah 2.1.1-1 dan keterangan di Jadual 2.1.1-1).



Rajah 2.1.1-1: Ruang Navigasi

1

2

Nota: Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta .



Jadual 2.1.1-1: Keterangan Ruang NavigasiNo. Item Tajuk Keterangan

1. Logo HRMIS /Kerajaan Malaysia

Animasi logo Kerajaan Malaysia dan logo projek HRMIS.

2. Menu Menu mempunyai butang-butang pautan berikut: • Papar Rekod Peribadi (View

Personal Record) • Kemaskini Rekod Peribadi

(Update Personal Record) • Status Penghantaran Rekod

(Record Submission Status) • Laporan – Profil Pemilik

Kompetensi (Report – Competency Owner Profile)

• Laporan Rekod Peribadi (Personal Record Report)

• Pengesahan Record Peribadi (Verify Personal Record)

• Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (Search Competency Owner For Update)

• Laporan Pemilik Kompetensi (Competency Owner Records)

• Perisytiharan Harta (Asset Declaration) – Rujuk Buku Kerja Perisytiharan Harta

• Bantuan (Help) • Laman Utama (Main Page)



2.1.2 RUANG KEPALA

Ruang Kepala terletak di bahagian atas laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada lima bahagian (Lihat Rajah 2.1.2-1 dan keterangan di Jadual 2.1.2-1)

Rajah 2.1.2-1: Ruang Kepala

Jadual 2.1.2-1: Keterangan Ruang KepalaNo. Item Tajuk Keterangan

1. Logo Aplikasi Membezakan sesuatu aplikasi

2. Tarikh Tarikh semasa menunjukkan Hari, Haribulan / Bulan / Tahun

3. Masa Masa semasa dan akan berubah setiap kali laman ini dicapai (jam:minit:saat AM/PM)

4. Kata-kata Aluan Memaparkan animasi kata-kata aluan “Selamat Datang ke Halaman Pengurusan Rekod Peribadi”

5. Tajuk Aplikasi Tajuk modul yang dipaparkan

4 5 3 1 2



2.1.3 RUANG KANDUNGAN

Ruang Kandungan terletak di bahagian tengah laman modul ini. Ruangan ini terbahagi kepada tiga bahagian (lihat Rajah 2.1.3-1 dan keterangan di Jadual 2.1.3-1).

Rajah 2.1.3-1: Ruang Kandungan

1

3

2



Jadual 2.1.3-1: Keterangan Ruang Kandungan

No. Item Tajuk Keterangan

1. Kata-kata Aluan Memaparkan kata-kata aluan “Selamat Datang ke Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS”.

2. Logo HRMIS Logo HRMIS.

3. Kenyataan Paparan Sesuai

Memaparkan resolusi yang sesuai bagi melayari Laman ini.

Seksyen-seksyen berikut menerangkan lebih lanjut langkah-langkah untuk menggunakan semua fungsi-fungsi yang terdapat di dalam modul ini.



2.2 LAPORAN - PROFIL PEMILIK KOMPETENSI

AKTIVITI Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari, mencetak dan memapar laporan profil Pemilik Kompetensi lain. Pemilik Kompetensi juga boleh melihat profil diri masing-masing. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi). KEPERLUAN Laporan Profil Pemilik Kompetensi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh Record Verifier (Pemilik Kompetensi) apabila ingin melihat dan menyemak Laporan Profil Pemilik Kompetensi.

Rajah 2.2-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Laporan Profil Pemilik Kompetensi

‘INPUT’ PROSES

‘OUTPUT’

ID P e milik Kompetensi /

NO KP/ Nama

Carian Rekod Pemilik

Kompetensi

Laporan Profil Pemilik

Kompetensi Dipaparkan



Jadual 2.2-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Profil Pemilik Kompetensi


01. Klik butang Laporan – Profil Pemilik Kompetensi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-2)

02. Masukkan ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau terus ke Langkah 3. Jika pengguna ingin melihat laporan bagi dirinya sendiri, klik pada pautan di sini.

ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi Cth: Masukkan ‘No Kad Pengenalan’ = 771124065582

03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan.

Tiada Paparan skrin Hasil Carian Laporan - Profil Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-3)

04. Klik pada mana-mana pautan di ruangan Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan

Tiada Paparan skrin Laporan Profil Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.2-4)

05. Klik butang Set Semula untuk mengosongkan ruangan yang telah diisi

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk set semula?

06. Klik Yes untuk set semula, atau klik No untuk membatalkan proses set semula

Tiada Maklumat pada skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi akan dikosongkan

07. Klik butang Batal, untuk keluar daripada skrin

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk keluar?

08. Klik Yes untuk keluar daripada skrin, jika klik No proses carian boleh diteruskan

Tiada Keluar dari paparan sedia ada



Rajah 2.2-2: Paparan skrin Mencari Rekod Pemilik Kompetensi

Rajah 2.2-3: Paparan skrin Hasil Carian Laporan – Profil Pemilik Kompetensi

Langkah 1: Klik pada Status Penghantaran Rekod

Langkah 2: Klik pada pautan di sini untuk melihat laporan bagi dirinya sendiri .

Langkah 3: Isikan maklumat-maklumat ID Pemilik Kompetensi / No Kad Pengenalan / Nama Pemilik Kompetensi atau klik butang Teruskan

Langkah 4: Klik pada pautan Nama yang dikehendaki



Rajah 2.2-4: Paparan skrin Laporan Profil Pemilik Kompetensi

Klik pada butang untuk keluar daripada skrin

Gunakan Bar Tatal untuk melihat sambungan skrin

Klik pada butang yang berkenaan untuk melihat maklumat-maklumat lain Pemilik Kompetensi



2.3 PENGESAHAN REKOD PERIBADI (VERIFY PERSONAL RECORD INFORMATION) AKTIVITI Mengesahkan Maklumat Dalam Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mengesahkan maklumat yang telah dikemaskini atau ditambah oleh Record Editor dalam rekod peribadi masing-masing. Contohnya maklumat data peribadi, maklumat pendidikan dan lain-lain.

Record Verifier akan meneliti maklumat yang telah dimasukkan dan menyemak dokumen sokongan yang disertakan, seterusnya mempertimbangkan untuk mengesahkan maklumat berkenaan.

PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN

Pengesahan maklumat dalam rekod peribadi perlu dilakukan apabila rekod peribadi Pemilik Kompetensi telah dikemaskini atau maklumat baru telah dimasukkan.

Rajah 2.3-1: Carta Aliran Aktiviti Pengesahan Maklumat Dalam Rekod Peribadi

‘INPUT’ PROSES ‘OUTPUT’

Penyemakan

Dokumen Sokongan

Rekod Telah

Disahkan

Kemasukan Rekod Baru /

Kemaskini Rekod Sedia

Pengesahan Dokumen Sokongan



2.3.1 PENGESAHAN MAKLUMAT DATA PERIBADI (VERIFY PERSONAL DATA INFORMATION)

Dalam fungsi ini Record Verifier boleh mengesahkan maklumat seperti yang terpapar di skrin. Sebagai contoh, Data Peribadi:

• Nama (Baru / Lama) (Name) (New / Old) • Gelaran (Baru / Lama) (Title) (New / Old) • Tarikh Lahir (Baru / Lama) (Birth Date) (New / Old) • Umur (Baru / Lama) (Age) (New / Old) • Negeri Kelahiran (Baru / Lama) (State Of Birth) (New / Old) • Negara Kelahiran (Baru / Lama) (Country of Birth) (New / Old) • Nombor Surat Beranak (Baru / Lama) (Birth Certificate

Number) (New / Old) • Jantina (Baru / Lama) (Gender) (New / Old) • Status Warganegara (Baru / Lama) (Nationality Status) (New /

Old) • Kewarganegaraan (Baru / Lama) (Nationality) (New / Old) • Bangsa (Baru / Lama) (Race) (New / Old) • Etnik (Baru / Lama) (Ethnic) (New / Old) • Status Bumiputera (Baru / Lama) (Bumiputera Status) (New /

Old) • Agama (Baru / Lama) (Religion) (New / Old) • Kumpulan Darah (Baru / Lama) (Blood Group) (New / Old) • Status Perkahwinan (Baru / Lama) (Marital Status) (New / Old) • Status Uniform (Baru / Lama) (Uniform Status) (New / Old) • Nombor Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Number)

(New / Old) • Nombor Telefon Pejabat (Baru / Lama) (Office Telephone

Number) (New / Old) • Sambungan (Baru / Lama) (Extension) (New / Old) • Status Telefon Bimbit (Baru / Lama) (Handphone Status) (New

/ Old) • Emel (Baru / Lama) (E-mail) (New / Old) • Sebab Kemaskini / Catatan (Update Reason / Remarks)



Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod Peribadi


01. Klik butang Pengesahan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Carian Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-2)

02. Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan

COID / No KP/Polis/Tentera / No Paspot/ Nama Pemilik Kompetensi

03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan

Tiada Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.3.1-3)

04. Klik pada pautan di bawah ruangan No KP/Polis/Tentera/Pasport bagi Pemilik Kompetensi yang berkenaan

Tiada Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod – Senarai Penghantaran Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.3.1-4)

05. Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod Contoh: Penghantaran Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan: Kemaskini Maklumat Alamat - Tetap

Tiada Paparan skrin Maklumat Pengesahan (rujuk Rajah 2.3.1-5)

06. Semak butir-butir data peribadi yang telah dikemaskini oleh Pemilik Kompetensi

Tiada

07. Pilih Status Pengesahan daripada senarai drop-down untuk mengesahkan rekod yang telah disemak

Sah / Tidak Sah dan Sebab-sebab Pengesahan

08. Klik butang Hantar untuk Sah / Tidak Sah rekod

Tiada Paparan Mesej Gesaan Anda pasti untuk menghantar rekod ini?

09. Klik Yes untuk mengesahkan rekod berkenaan atau klik No untuk menyemak semula rekod berkenaan

Tiada Paparan Mesej Makluman HRMIS – Pemberitahuan pengesahan kepada CO melalui HRMIS Inbox

10. Klik OK Tiada



Jadual 2.3.1-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Pengesahan Rekod Peribadi


11. Klik butang Set Semula untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi

Tiada

12. Klik Yes untuk mengosongkan maklumat yang telah diisi atau klik No untuk membatalkan operasi Set Semula

Tiada Ruangan maklumat akan dikosongkan

13. Klik butang Batal, proses pengesahan akan dibatalkan

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk batal?

14. Klik Yes untuk membatalkan proses pengesahan atau klik No untuk meneruskan proses pengesahan




Rajah 2.3.1-1: Paparan skrin Menu Pengurusan Rekod Peribadi

Rajah 2.3.1-2: Paparan skrin Carian Senarai Pemilik Kompetensi

Langkah 1: Klik pada Pengesahan Rekod Peribadi

Langkah 2: Masukkan ID pemilik Kompetensi / No KP/Polis/Tentera / No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau klik butang Teruskan



Rajah 2.3.1-3: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi

Rajah 2.3.1-4: Paparan Maklumat Pemilik Rekod – Senarai Penghantaran Rekod Peribadi

Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP/Polis/Tentera/Pasport yang dikehendaki.

Langkah 5: Klik pada mana-mana pautan di bawah ruangan Jenis Penghantaran Rekod



Rajah 2.3.1-5: Paparan skrin Maklumat Pemilik Rekod – Maklumat Pengesahan

Langkah 7: Pilih Status Pengesahan

Langkah 8: Klik butang Hantar

Gunakan Bar Tatal untuk melihat keseluruhan skrin



2.4 TAMBAH REKOD PERIBADI (ADD PERSONAL RECORD) AKTIVITI Tambah Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) memasukkan maklumat peribadi seseorang Pemilik Kompetensi ke dalam sistem dan sistem seterusnya akan menetapkan ID bagi Pemilik Kompetensi tersebut. Maklumat yang perlu dimasukkan dalam penambahan data baru adalah maklumat peribadi. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Tambah Rekod Peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila rekod peribadi seseorang Pemilik Kompetensi tidak terdapat di dalam sistem.

Rajah 2.4-1: Carta Aliran Aktiviti Tambah Rekod Peribadi


Rekod Baru

Kemasukan Rekod Baru dan

Penentuan ID Pemilik

Kompetensi

Rekod Baru

Wujud



Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod Peribadi


01. Pada paparan Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem

Tiada Paparan skrin Laman Utama Pentadbiran Sistem HRMIS

02. Klik Penyelenggaraan Rekod dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Penyelengaraan Rekod HRMIS

03. Klik Pengurusan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod)

04. Klik Tambah Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama (rujuk Rajah 2.4-3)

05. Masukkan No KP Lama/ No KP Baru/ No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan

No KP Lama/ No KP Baru/ No Pasport/ Nama Pemilik Kompetensi Cth: 771124065582

06. Klik butang Teruskan untuk meneruskan carian, jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan

Tiada Jika rekod Pemilik Kompetensi wujud di dalam Pangkalan Data / maklumat tepat, pengguna akan melihat paparan skrin Hasil Carian (rujuk Rajah 2.4-4), jika tidak Mesej Makluman Maaf. Tiada rekod dijumpai dan Mesej Gesaan Adakah Andakah anda pasti maklumat ini tepat? Ya atau Tidak (rujuk Rajah 2.4-5)

07. Klik Tidak jika maklumat yang dimasukkan tidak tepat.

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda mahu mencari semula?

08. Klik Yes untuk meneruskan carian. Jika klik No, proses carian akan dibatalkan

Tiada Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama



Jadual 2.4-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Tambah Rekod Peribadi


09. Dari langkah 06, klik Ya jika maklumat yang dimasukkan tepat.

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda mahu menambah rekod baru CO?

10. Klik Yes untuk menambah rekod baru. Jika klik No, tiada rekod baru yang akan ditambah

Tiada Paparan skrin Tambah Maklumat Peribadi (rujuk Rajah 2.4-6)

11. Masukkan rekod baru dengan mengisi ruang-ruang yang disediakan

Maklumat-maklumat data peribadi

12. Klik butang Hantar untuk menghantar data peribadi yang baru dimasukkan

Tiada Paparan mesej gesaan Adakah anda pasti untuk menghantar rekod ini?

13. Klik Yes untuk meneruskan penghantaran, jika klik No, proses penghantaran akan dibatalkan

Tiada Paparan mesej makluman Berjaya Dihantar.

14. Klik OK Tiada 15. Jika klik butang Set Semula,

tambah semula rekod baru Tiada Paparan Mesej Gesaan

Adakah anda pasti untuk set semula?

16. Klik Yes untuk tambah semula rekod baru, jika klik No proses set semula akan dibatalkan

Tiada Paparan skrin Tambah Rekod Peribadi

17. Jika klik butang Batal, proses tambah akan dibatalkan

Tiada Paparan Mesej Gesaan Adakah anda pasti untuk batal?

18. Klik Yes untuk membatalkan proses tambah, jika klik No proses tambah boleh diteruskan




Rajah 2.4-2: Menu Penyelenggaraan Rekod – Pengurusan Rekod Peribadi – Tambah

Rekod Peribadi

Rajah 2.4-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi Baru dan Lama

Rajah 2.4-4: Paparan skrin Hasil Carian

Langkah 4: Klik menu Tambah Rekod Peribadi

Klik pada pautan untuk melihat Paparan Rekod Peribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi – 2.2 Papar Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya)

Langkah 6: Klik pada butang Teruskan



Rajah 2.4-5: Paparan Mesej Makluman

Rajah 2.4-6: Paparan skrin Tambah Maklumat Peribadi

Langkah 7: Klik Tidak jika maklumat yang dimasukkan tidak tepat

Langkah 9: Klik Ya jika maklumat yang dimasukkan tepat.


Langkah 12: Klik butang Hantar



2.5 HAPUS REKOD PERIBADI (DELETE PERSONAL RECORD) AKTIVITI Hapus Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) menghapus maklumat yang dipilih dari rekod peribadi Pemilik Kompetensi seperti Data Peribadi, Bahasa, Latarbelakang Pendidikan, Pekerjaan Dahulu, Jawatan Dahulu untuk Pekerjaan Dahulu, Perubatan Dahulu, Perincian Keluarga, Maklumat Alamat, Maklumat Kecacatan, Bantuan Kecacatan, Maklumat Kecacatan Keluarga, Bantuan Kecacatan Keluarga, Anugerah, Pertubuhan Profesional, Permit Kerja, Lesen, Perincian Pasport dan Maklumat Akaun. Penghapusan rekod peribadi juga perlu dilakukan apabila terdapat rekod sedia ada yang tidak lagi aktif atau Pemilik Kompetensi menamatkan perkhidmatan. Rekod peribadi Pemilik Kompetensi berkenaan seterusnya akan diarkibkan. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record).

KEPERLUAN

Hapus rekod peribadi perlu dilakukan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila terdapat kesilapan maklumat yang tidak sepatutnya dimasukkan ke dalam sistem.



Rajah 2.5-1: Carta Aliran Aktiviti Hapus Rekod Peribadi

Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod Peribadi


01. Pada paparan Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS), klik menu Pentadbiran Sistem

Tiada Paparan skrin Laman Utama Pentadbiran Sistem HRMIS

02. Klik butang Penyelenggaraan Rekod dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Penyelengaraan Rekod HRMIS

03. Klik butang Pengurusan Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Pengurusan Rekod Peribadi HRMIS (Penyelenggaraan Rekod)

04. Klik Hapus Rekod Peribadi dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-3)

05. Masukkan Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi yang berkenaan, jika perlu.

Kategori Unit Organisasi / Nama Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi


Kategori Unit Organisasi / Nama

Unit Organisasi / Skim Perkhidmatan / ID

Pemilik Kompetensi / No. KP Baru / Nama Pemilik Kompetensi

Menghapus Rekod Pencarian Maklumat

Rekod telah dihapuskan



Jadual 2.5-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Hapus Rekod Peribadi


Cth: Masukkan 771124065582 diruangan No. KP Baru

06. Klik butang Teruskan untuk meneruskan carian, jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan

Tiada Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi (rujuk Rajah 2.5-4)

07. Semak Nama, COID dan No. KP Baru Pemilik Kompetensi untuk memastikan rekod yang hendak dihapuskan adalah rekod yang betul

Tiada

08. Klik pada pautan di ruangan Nama untuk melihat maklumat yang ingin dihapuskan

Tiada Paparan skrin Hapus Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.5-5)

09. Pilih maklumat untuk dihapuskan. Sebagai contoh: Klik pada Data Peribadi --> Maklumat Alamat

Tiada Paparan skrin Papar Data Peribadi – Maklumat Kad Pengenalan – Maklumat Alamat (rujuk Rajah 2.5-6 dan Rajah 2.5-7)

10. Pilih alamat yang hendak dihapuskan dan klik butang Hapus

Tiada Paparan Mesej Gesaan Anda pasti untuk menghapus rekod ini?

11. Klik Yes untuk menghapuskan rekod berkenaan. Jika klik No, operasi hapus akan dibatalkan

Tiada Paparan Mesej Makluman Berjaya dihapus.

12. Klik OK Tiada Rekod yang dipilih telah dihapuskan dan dikeluarkan dari senarai



Rajah 2.5-2: Menu Penyelenggaraan Rekod – Pengurusan Rekod Peribadi – Hapus Rekod

Peribadi

Rajah 2.5-3: Paparan skrin Kriteria Carian Pemilik Kompetensi

Langkah 4: Klik menu Hapus Rekod Peribadi

Langkah 6: Klik butang Teruskan



Rajah 2.5-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi

Rajah 2.5-5: Paparan skrin Hapus Rekod Peribadi

Langkah 9: Klik Data Peribadi

Langkah 8: Klik pada pautan di ruangan Nama



Rajah 2.5-6: Paparan skrin Papar Data Peribadi

Rajah 2.5-7: Sambungan paparan skrin Papar Data Peribadi


Langkah 10: Pilih alamat yang hendak dihapuskan dan klik butang Hapus



2.6 CARIAN PEMILIK KOMPETENSI UNTUK KEMASKINI

AKTIVITI Mencari Rekod Pemilik Kompetensi adalah aktiviti yang membolehkan Record Verifier mencari dan mengemaskini rekod peribadi Pemilik Kompetensi lain. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh Record Verifier. KEPERLUAN Mencari Rekod Pemilik Kompetensi perlu dilaksanakan apabila terdapat rekod yang perlu dikemaskini, disahkan, ditambah atau dihapus.

Rajah 2.6-1: Carta Aliran Aktiviti Carian Rekod Pemilik Kompetensi


Jawatan Sebenar(Kod, Tajuk) / UnitOrganisasi (Kod,Tajuk) / JawatanStandard (Kod,Tajuk) / No KP / No Passport / ID

Pemilik Kompetensi


Kompetensi

Tambah /Kemaskini

Rekod Pemilik Kompetensi


Dihantar Untuk Pengesahan


Jawatan Sebenar(Kod, Tajuk) / UnitOrganisasi (Kod,Tajuk) / JawatanStandard (Kod,Tajuk) / No KP / No Passport / ID

Pemilik Kompetensi


Kompetensi

Tambah /Kemaskini



Dihantar Untuk Pengesahan



Jadual 2.6-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Carian Rekod Pemilik

Kompetensi Untuk kemaskini


01. Klik Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini dari senarai menu di ruang navigasi (rujuk Rajah 2.6-2)

Tiada Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini (rujuk Rajah 2.6-3)

02. Masukkan Jawatan Sebenar (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi yang berkenaan atau terus ke Langkah 3

Jawatan Sebenar (Kod, Tajuk) / Unit Organisasi (Kod, Tajuk) / Jawatan Standard (Kod, Tajuk) / No KP / No Passport / ID Pemilik Kompetensi Cth: 771124065582

03. Klik butang Teruskan untuk mencari rekod Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika klik butang Batal, proses carian akan dibatalkan

Tiada Paparan skrin Senarai Pemilik kompetensi (rujuk Rajah 2.6-4)

04. Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport bagi Pemilik Kompetensi yang berkenaan

Tiada Paparan skrin Menu - Kemaskini Rekod Peribadi (rujuk Buku Kerja - Pemilik Kompetensi)

05. Semak rekod peribadi Pemilik Kompetensi yang berkenaan. Jika rekod berkenaan ingin disahkan, sila rujuk Seksyen 2.3 pada Buku Kerja – Pemilik Kompetensi untuk mengemaskini rekod

Tiada



Rajah 2.6-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi

Rajah 2.6-3: Paparan skrin Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini

Langkah 1: Klik Carian Pemilik Kompetensi Untuk Kemaskini

Langkah 3: Isi kriteria carian yang dikehendaki dan klik butang Teruskan



Rajah 2.6-4: Paparan skrin Senarai Pemilik Kompetensi

Langkah 4: Klik pada pautan di ruangan No KP / Polis / Tentera / Pasport. (Rujuk pada Buku Kerja Peserta – Pemilik Kompetensi – 2.3 Kemaskini Rekod Peribadi untuk langkah-langkah seterusnya)



2.7 LAPORAN REKOD PERIBADI

AKTIVITI Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti yang membolehkan HR Administrator (Personal Record) mencari, memapar dan mencetak laporan senarai pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki. PENGGUNA Aktiviti ini perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record). KEPERLUAN Laporan Rekod Peribadi adalah aktiviti paparan yang perlu dilaksanakan oleh HR Administrator (Personal Record) apabila ingin melihat dan menyemak pemilik kompetensi yang belum / telah mempunyai rekod peribadi mengikut jenis maklumat yang dikehendaki untuk tindakan selanjutnya.

Rajah 2.7-1: Carta Aliran Aktiviti Papar Laporan Rekod Peribadi


Jenis Maklumat dan

Unit Organisasi

Carian Pemilik Kompetensi yang

(Belum / Telah) mempunyai

rekod peribadi mengikut jenis

maklumat

Laporan Senarai Pemilik

Kompetensi yang (Belum /

Telah) mempunyai

rekod peribadi mengikut jenis

maklumat



Jadual 2.7-1: Langkah-langkah Untuk Melaksanakan Aktiviti Paparan Laporan Rekod Peribadi


01. Klik Laporan Rekod Peribadi daripada senarai menu di ruang navigasi (Pengurusan Rekod Peribadi)

Tiada Paparan skrin Menu Laporan Rekod Peribadi (rujuk Rajah 2.7-3)

02. Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang Belum Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) atau Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang Telah Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat) dari senarai menu di ruang navigasi

Tiada Paparan skrin Kriteria Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4)

03. Pilih Jenis Maklumat dari senarai drop-down

Sebagai contoh: Alat Bantuan Kecacatan

04. Klik butang Cari untuk mencari Unit Organisasi yang berkenaan, jika perlu. Jika tidak, terus ke Langkah 5

Tiada Paparan skrin Pilih Unit Organisasi

05. Klik butang Teruskan Tiada Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Telah / Belum) Mempunyai Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih dari Langkah 3>> (rujuk Rajah 2.7-5)

06. Klik butang Keluar untuk keluar daripada skrin

Tiada Paparan skrin Kriteria Carian Laporan (rujuk Rajah 2.7-4)



Rajah 2.7-2: Menu Pengurusan Rekod Peribadi

Rajah 2.7-3: Paparan Menu Laporan Rekod Peribadi

Langkah 2: Klik Senarai Pemilik Kompetensi Yang (Belum / Telah) Mempunyai Rekod Peribadi (Mengikut Jenis Maklumat)

Langkah 1: Klik Laporan Rekod Peribadi



Rajah 2.7-4: Paparan skrin Kriteria Carian Laporan

Rajah 2.7-5: Paparan skrin Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Yang Mempunyai

Rekod Peribadi Mengikut Jenis Maklumat <<Jenis Maklumat yang dipilih>>

Langkah 3: Pilih Jenis Maklumat dari senarai drop-down

Langkah 4: Klik butang Cari untuk mencari Unit Organisasi yang berkenaan, jika perlu.

Langkah 5: Klik butang Teruskan


Langkah 6: Klik butang Keluar keluar daripada skrin



3 PENUTUP

Modul Pengurusan Rekod Peribadi adalah amat penting bagi memastikan rekod peribadi setiap Pemilik Kompetensi sentiasa kemaskini dan tepat. Ini kerana modul ini membolehkan Pemilik Kompetensi sendiri mengemaskini rekod peribadi masing-masing, dan seterusnya disahkan oleh Record Verifier bagi memastikan rekod tersebut sentiasa tepat. Data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi juga sangat penting dimana ianya akan digunakan kelak dalam modul-modul aplikasi HRMIS yang lain. Ianya turut membantu mengoptimakan proses pemilihan untuk kenaikan pangkat, pengagihan pampasan dan lain-lain. Pemilik Kompetensi dan Record Verifier berperanan penting bagi memastikan data-data yang terdapat di dalam modul Pengurusan Rekod Peribadi sentiasa tepat dan kemaskini. Manakala HR Administrator (Personal Record) pula berperanan untuk memastikan modul ini diselenggara dengan sebaik mungkin. Diharapkan panduan-panduan yang telah diberikan melalui modul latihan ini sedikit sebanyak membantu mereka untuk menyempurnakan tugas tersebut dengan lebih cekap dan berkesan.

buku panduan rekod peribadi - pengurus sumber manusia

Documents