buku panduan pengemaskinian rekod peribadi pemilik kompetensi

Proses Mengemaskini Rekod Peribadi1

PANDUAN MENGEMASKINI REKOD PERIBADI

PEMILIK KOMPETENSI

Jabatan Perkhidmatan AwamMalaysia

Proses Mengemaskini Rekod Peribadi

Disediakan oleh :Bahagian Pengurusan MaklumatJabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Julai 2009


KANDUNGAN

Pengenalan

Objektif Panduan

Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi

Kaedah Pelaksanaan

Capaian Laman Web HRMIS

Langkah-Langkah Kemas Kini Rekod Peribadi

Menyemak Status Penghantaran Rekod Peribadi

1

1

2

2

3

6

18


Rekod Peribadi mengandungisemua maklumat asas berkaitan denganperibadi penjawat awam atau dikenalisebagai pemilik kompetensi dalamHRMIS seperti maklumat peribadi,keluarga, akademik, kecacatan, bahasa,pengalaman bekerja sebelum menyertaiperkhidmatan awam, persatuan,anugerah yang diterima, akaun bankdan maklumat lain yang berkaitan.

PENGENALAN

Proses mengemaskini maklumat rekod peribadi ke dalam aplikasi

HRMIS perlu dilakukan oleh setiap pemilik kompetensi kerana ianya

adalah merupakan data asas bagi memastikan modul-modul yang lain

boleh dilaksanakan.

Objektif Panduan

Buku panduan ini bertujuan untuk membantu pemilik kompetensi

mengemaskini rekod peribadi masing-masing ke dalam HRMIS. Proses

pengemaskinian rekod peribadi ditunjukkan secara langkah demi

langkah supaya pemilik kompetensi dapat mengemaskini rekod melalui

konsep layan diri dengan mudah.

1


Tujuan Kemas Kini Rekod Peribadi

Kaedah Pelaksanaan

Setiap pemilik kompetensi perlu mengemaskini rekod peribadi

masing-masing ke dalam HRMIS kerana ia merupakan maklumat asas

kritikal bagi membolehkan modul-modul lain dapat dilaksanakan

secara berintegrasi. Contohnya maklumat akaun bank perlu

dikemaskini ke dalam HRMIS bagi membolehkan pelaksanaan Modul

Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran yang melibatkan proses

pengurusan gaji, pinjaman, imbuhan tahunan dan saraan.

Maklumat mengenai rekod peribadi

perlu dimasukkan oleh pemilik kompetensi

sendiri. Jika berlaku sebarang perubahan

kepada data peribadi, maklumat keluarga

dan maklumat lain, pemilik kompetensi

bertanggungjawab mengemas kini

maklumat tersebut pada bila-bila masa.

Maklumat yang telah dikemas kini perlu dihantar secara atas talian

atau ‘online’ kepada pegawai yang dilantik sebagai pengesah rekod

oleh Ketua Jabatan. Salinan dokumen berkaitan perlu dikemukakan

kepada pengesah rekod sama ada dalam bentuk ‘muat naik’ ke dalam

sistem atau pun dengan mengemukakan salinan dokumen bagi tujuan

pengesahan. Jenis dokumen sokongan yang wajib dikemukakan adalah

sijil perkahwinan/perceraian, sijil kelahiran anak dan sijil pencapaian

akademik pemilik kompetensi.

2


AKSES KE LAMAN WEB HRMIS

Dari skrin laman web HRMIS, klik

Skrin ID Pengguna dan Kata Laluan akan dipaparkan

Laman web HRMIS boleh dicapai melalui alamat berikut:

http:s//hrmis.eghrmis.gov.my

3

http://eghrmis.gov.my/


Masukkan No. Kad Pengenalan Baru anda pada ID Pengguna dan

Kata Laluan.

Klik

Sekiranya makluman di bawah muncul pada skrin, sila hubungiPentadbir Sistem atau Bahagian Sumber Manusia di Bahagian/Jabatananda bagi tujuan mengaktifkan ID Pengguna dan mewujudkan rekodanda.

Sekiranya ID Pengguna anda telah diwujudkan, mesej gesaan

berikut akan dipaparkan.

Klik untuk menukar kata laluan.

No Kad Pengenalan baru telah ditetapkan sebagaiNo ID Pengguna kepada semua pemilik kompetensi.No kad pengenalan baru juga telah disetkansebagai kata laluan anda ketika pertama kalimemasuki laman web HRMIS.

4

!


Tukar kepada Kata Laluan Baru

Klik Hantar

Mesej makluman berikut akan dipaparkan di skrin

Klik OK

Seterusnya Laman Utama Aplikasi HRMIS dipaparkan di skrin

5


LANGKAH-LANGKAH MENGEMAS KINI REKOD PERIBADI

Klik

Laman utama Pengurusan Rekod Peribadi akan dipaparkan pada skrin anda.

Klik Kemaskini Rekod Peribadi pada bahagian kiri Menu —Pengurusan Rekod Peribadi.

Klik Kemaskini Rekod Peribadi

Paparan Kemaskini RekodPeribadi akan muncul di skrinseperti di bawah menunjukkanelemen-elemen rekod peribadiuntuk tujuan kemaskini.

LANGKAH 1

LANGKAH 2

6


Klik pada tajuk rekod peribadi yang anda ingin kemas kini. Andaboleh memilih untuk mengemaskini mana-mana maklumat rekodperibadi yang berkaitan dengan diri anda sahaja. Jika sekiranyamaklumat seperti persatuan, kecacatan, anugerah dan permit kerjatidak berkaitan dengan diri anda, sila abaikan.

1. Klik Data Peribadi

Kemas kini Maklumat

Kemas kini semua maklumat data peribadi anda dengan mengisiruangan yang disediakan. Pastikan anda merujuk dari dokumen-dokumen berkaitan seperti Surat Beranak bagi memastikan tidakberlaku kesilapan maklumat ketika memasukkan data.

Contoh maklumat data peribadi yang telah dikemaskini

a. Kemas Kini Data Peribadi

LANGKAH 3

7


b. Kemaskini Maklumat Keluarga

1. Klik Keluarga

2. Klik

Skrin Tambah Maklumat Keluarga akan dipaparkan

8


3. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah lengkap.

Mesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin

Mesej gesaan seperti berikut akan muncul di skrin

5 Klik Yes

Paparan berikut akan muncul di skrin

4. Klik OK

! Maklumat Umur tidak perlu dikemas kini. Sistem akanmengira umur secara automatik setelah maklumat tarik lahirdimasukkan.

Status Perkahwinan telah disetkan secara default sebagaiBelum Berkahwin kepada setiap pemilik kompetensi.Maklumat ini hanya akan ditukarkan secara automatikstatusnya apabila rekod keluarga (isteri/suami) dikemaskini,dihantar dan disahkan oleh Pengesah Rekod yang dilantikoleh Ketua Jabatan anda.

9


Buat pilihan untuk mengemaskini maklumat ahli keluarga dari senaraipilihan yang disediakan. Anda dinasihatkan untuk mengemaskinimaklumat suami/isteri anda terlebih dahulu.

b. Kemas kini Maklumat Ahli Keluarga

1. Klik Hantar, apabila semua maklumat berkenaan telah dikemaskini

Paparan berikut akan muncul di skrin

2. Klik Yes

3. Klik OK

! Maklumat mengenai anak kandung masih belumdapat dikemaskini sehingga maklumat mengenaiisteri/suami telah disahkan oleh Pengesah Rekod. Apabilamaklumat isteri/suami telah disahkan, barulah maklumattentang anak kandung boleh dikemaskini.

10


Seterusnya paparan berikut akan keluar di skrin memaklumkan statusmaklumat yang telah berjaya dihantar kepada Pengesah Rekod.

4. Klik Keluar

Skrin akan kembali kepada paparan asal Kemaskini Rekod Peribadi.

Ulangi prosedur yang sama untuk mengemaskini maklumat rekod

peribadi yang lain.

11

Semua maklumat yang baru dikemaskini tidak akanberubah serta-merta secara automatik dalam paparanskrin sebaik saja anda mengemaskininya. Ini adalahkerana maklumat yang telah dikemaskini dan dihantarsedang melalui proses untuk pengesahan oleh PengesahRekod. Maklumat yang baru dikemas kini hanya akandipaparkan setelah maklumat tersebut disahkan olehPengesah Rekod. Anda dapat menyemak maklumattersebut melalui Papar Rekod Peribadi di bawah Menu –Pengurusan Rekod Peribadi.

!


Seterusnya paparan Mesej Aliran Kerja berikut akan muncul di skrinmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod.

Skrin akan kembali kepada menu Kemaskini Rekod Peribadi —Keluarga seperti di bawah

5. Klik Keluar

Teruskan dengan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain.

12


d. Kemaskini Maklumat Lesen

1. Klik Lesen

2. Klik Tambah

3. Kemas kini maklumat

Masukkan semua maklumat lesen memandu anda pada ruangan yangdisediakan.

4. Klik Hantar, apabila semua maklumat telah diisi.

13


Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut akan dipaparkanmemaklumkan status maklumat yang telah berjaya dihantar kepadaPengesah Rekod.


14

Klik Yes

Klik OK


1. Klik Akaun

2. Klik Tambah

3. Kemaskini Maklumat

Kemaskini maklumat akaun bank anda pada ruangan yang disediakan. Pastikan anda merujuk buku akaun bank bagimemastikan tiada kesilapan maklumat berlaku.

Contoh maklumat akaun bank yang telah dikemaskini


d. Kemas kini Maklumat Akaun

15


Seterusnya Mesej Aliran Kerja seperti berikut dipaparkan

4. Klik Keluar

Paparan akan kembali semula ke menu Kemaskini Rekod Peribadi —Lesen.

e. Kemaskini Maklumat Peribadi Yang Lain

Teruskan mengemaskini maklumat rekod peribadi yang lain sekiranyaada dengan mengikuti langkah-langkah seperti berikut::

1) Klik elemen maklumat rekod peribadiyang hendak dikemaskini di bawah menuKemaskini Rekod Peribadi

2) Klik Tambah

3) Kemaskini semua maklumat dalamruangan yang disediakan

4) Klik Hantar

5) Klik Keluar

16


BAHASAMaklumat mengenai bahasa-bahasa yang diketahui(contoh: Bahasa Inggeris/Arab/Mandarin/Jepun/.......)

KECACATANMaklumat kecacatan tubuh badan yang boleh memberi kesan dari segipenempatan tempat bertugas(contoh: buta/kudung/pekak/........)

ANUGERAHMaklumat mengenai anugerah yang diterima semasa berkhidmatdalam perkhidmatan awam(contoh: AMN/Anugerah Perkhidmatan Cemerlang/Pekerja Cemerlang/........)

PENDIDIKANMaklumat mengenai taraf pendidikan tertinggi yang dicapai(contoh: Sijil Tinggi Pelajaran/Ijazah Sarjana/Diploma ........)

PENGALAMAN KERJAPengalaman kerja sebelum memasuki perkhidmatan awam(contoh: Pegawai Bank/Penyelia Kilang Elektronik/...... )

PERSATUANMenganggotai persatuan bertaraf profesional yang ada kesanlangsung kepada dalam perkhidmatan Pemilik Kompetensi dari segifaedah dan kelayakan yang diterima sebagai ahli persatuan tersebut(contoh: Persatuan Arkitek Malaysia/Persatuan PTD/Ahli Majlis .......)

SEJARAH PERUBATANMaklumat mengenai penyakit yang pernah dan sedang dialami bagimemudahkan urusan penempatan di masa akan datang.(contoh: lemah jantung/darah tinggi/lelah/........)

PERMIT KERJA Dan PASPORTMaklumat permit kerja dan pasport khusus untuk Pemilik Kompetensiyang bukan warga negara Malaysia

Penerangan Maksud Data ElemenRekod Peribadi

17


Menyemak Status Penghantaran

Klik Status Penghantaran Rekod di bawah Menu — Pengurusan RekodPeribadi

Klik Status Penghantaran Rekod Peribadi

Maklumat Status Penghantaran Rekod seperti di bawah akandipaparkan pada skrin. Maklumat dengan ‘tab’ yang berwarna birumuda adalah merupakan maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod.

Klik mana-mana ‘tab’ elemen rekod peribadi yang berwarna biru mudauntuk melihat perincian maklumat yang telah dihantar kepadaPengesah Rekod.

18

Proses Mengemaskini Rekod Peribadi1

Nota….

buku panduan pengemaskinian rekod peribadi pemilik kompetensi

Documents