[buku panduan] kjp role sekolah v.5

7/26/2019 [Buku Panduan] KJP Role Sekolah v.5

1/27

Buku PanduanSISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA PINTAR

Pusat Perencanaan Dan PengendalianPendanaan Pendidikan Personal danOperasional (P6O)

[email protected]

Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta


2/27

[ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................................................. i

PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 1

ROLE SEKOLAH ....................................................................................................................... 2

Login .......................................................................................................................................... 2

Administrasi Sekolah.................................................................................................................. 3

Download Dokumen ................................................................................................................... 5

Blokir Sekolah ............................................................................................................................ 5

Pendaftaran KJP ........................................................................................................................ 8


3/27


PENDAHULUAN

Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar (KJP) merupakan sistem informasi terintegrasi untuk

menatalaksanakan program KJP secara efektif, efisien dan akuntabel.

Setiap stakeholder yang terlibat dalam penatalaksanaan KJP akan mendapat akses ke sistem

sesuai dengan hak dan perannya masing-masing.

Aplikasi ini digunakan antara lain untuk melakukan input proses Pendaftaran penerima KJP,

Verifikasi, Persetujuan dan Pelaporan penerima KJP. Aplikasi ini sepenuhnya terintegrasi,

terpusat dan real-timeberbasis web.


4/27


ROLE SEKOLAH

Login

Untuk masuk ke aplikasi web KJP dapat diakses diwww.kjp.jakarta.go.id:

1 1. Halaman Beranda, dihalamanberanda terdapat menu

Masuk Sistem KJP untuk

Login.

22. Tampilan form Login. Untuk

masuk ke Sistem KJP

sebagai berikut :

a. Isi field Username

(menggunakan NPSN

Sekolah) dan Password.

b. Ketikan Verification

Code.

c. Klik Login.
http://www.kjp.jakarta.go.id/http://www.kjp.jakarta.go.id/http://www.kjp.jakarta.go.id/http://www.kjp.jakarta.go.id/


5/27


Terdapat 4 Modul dalam Role sekolah yaitu Administrasi Sekolah, Download

Dokumen, Pemblokiran Sekolahdan Pendaftaran KJP.

Administrasi sekolahberfungsi untuk mengubah data sekolah dan mengelola

data Verifikator.

Download dokumenberfungsi untuk mendownload Buku Panduan Sistem KJP. Pemblokiran sekolahberfungsi untuk Memblokir siswa yang melanggar aturan

KJP.

Pendaftaran KJPberfungsi untuk Pendaftaran KJP dari mulai daftar hingga

persetujuan Kepsek.

Administrasi Sekolah

11. Tampilan Awal Role Sekolah.

22. Pilih modul Administrasi

Sekolah, Maka muncul list

data verifikator.

3. Klik tombol Ubah untuk

mengubah data verifikator.

4. Klik tombol Hapus untuk

menghapus data verifikator.

5. Klik tombol Tambah Data

Verifikator untuk menambah

data verifikator.

6. Klik tombol Data Pokok

Sekolah untuk mengubah

data pokok sekolah.


6/27


77. Tampilan form Tambah Data

Verifikator/Ubah Data

Verifikator. Untuk

menambah/mengubah data

verifikator sebagai berikut :

a. Isi field NIPdan Nama.

b. Klik tombol Simpan untuk

menambah/mengubah

data verifikator.

c. Klik tombol Batal untuk

membatalkan.

8

8. Tampilan form Data Pokok

Sekolah. Untuk mengubah

data pokok sekolah sebagai

berikut :

a. Isi semua field Data

Sekolah.

b. Isi semua field Data

Kepala Sekolah.

c. Klik tombol Simpan untuk

mengubah data pokok

sekolah.

d. Klik tombol Batal untuk

membatalkan.


7/27


Download Dokumen

11. Pilih modul Download

Dokumen, Maka muncul list

dokumen.

2. Klik tombol Download untuk

mendownload dokumen.

Blokir Sekolah

1 1. Pilih modul Pemblokiran -Sekolah, Maka muncul list

siswa yang diblokir.

2. Klik tombol Pemblokiran

Baru untuk menambah data

siswa yang diblokir.

3. Klik tombol Lihat Alasan

Pemblokiran untuk melihat

alasan siswa yang diblokir.

4. Klik tombol Pemblokiran

untuk menyetujui pemblokiran

siswa oleh Kepala Sekolah.


8/27


5

6

5. Tampilan form Pemblokiran

Baru. Untuk menambah siswa

yang diblokir sebagai berikut :

a. Pilih siswa yang akan

diblokir.

b. Pilih minimal salah satu

Alasan Pemblokiran

Siswa (jika siswa yang

melakukan kesalahan).

Atau pilih minimal salah

satu Alasan

Pemblokiran Ortu (jika

orang tua yang

melakukan kesalahan).

c. Isi field Pelapor dan ID

Pelapor.

d. Klik tombol Pilih

File/Choose File untuk

Upload Bukti

Pelanggaran.

e. Klik tombol Simpanuntuk

menambah data siswa

yang diblokir.

f. Klik tombol Batal untuk

membatalkan.

6. Tampilan form Lihat Alasan

Pemblokiran.

7. Klik tombol Kembali untuk

kembali ke halaman utama

Pemblokiran Sekolah.


9/27


88. Tampilan form Pemblokiran.

Untuk menyetujui pemblokiran

siswa oleh Kepala Sekolah

sebagai berikut:

a. Klik tombol Pilih

File/Choose File untuk

Upload File Persetujuan

Kepsek.

b. Klik tombol Blokir untuk

menyetujui data siswa

yang diblokir.

c. Klik tombol Batal untuk

membatalkan.


10/27


Pendaftaran KJP

1

1. Pilih modul Pendaftaran KJP, Maka muncul list tab sebagai berikut :

Penerima Sebelumnya Untuk melihat data siswa penerima KJP tahunsebelumnya dan untuk mendaftarkan ulang kembali siswa penerima KJP tahun

sebelumnya.

SementaraUntuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah didaftarkan

dan siap diverifikasi.

VerifikasiUntuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah didaftarkan

dan untuk memverifikasi data siswa calon penerima KJP.

Rekomendasi Untuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah

diverifikasi dan untuk merekomendasikan data siswa calon penerima KJP secara

perorangan/kolektif agar dapat dibuatkan SKTM oleh pihak PTSP.

Kelengkapan BerkasUntuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah

direkomendasi dan untuk menginput Nomor Surat Rekomendasi Sekolah dan NO

SKTM dari PTSP.

Persetujuan KepsekUntuk melihat data siswa calon penerima KJP yang telah

melengkapi berkas dan untuk menyetujui/membatalkan data siswa calon penerima

KJP.

DisetujuiUntuk melihat data final siswa calon penerima KJP yang telah disetujui

oleh Kepala Sekolah.

Dibatalkan Untuk melihat data siswa yang dibatalkan untuk menjadi calon

penerima KJP.

Upload dan Cetak berkas Untuk mengupload berkas siswa yang diperlukan

untuk memenuhi persyaratan KJP, untuk mengupload form verifikasi & foto rumah

jika belum diupload, dan untuk mencetak BAP jika lupa mencetak BAP.

Arsip Data PenerimaUntuk melihat arsip data penerima KJP.

2. Klik tombol Input Data Siswauntuk menginput data siswa calon penerima KJP.


11/27


3

3. Tampilan tab Penerima Sebelumnya. Untuk mendaftarkan ulang data siswa

penerima sebelumnya Klik tombol Daftar Ulang.

44. Tampilan form Input Data Siswa/Daftar

Ulang/Edit Data Siswa. untuk

menginput data siswa calon penerima

KJP sebagai berikut :

a. Isi field Input NIKdan Input Nomor

KK.

b. Klik tombol Cek NIK untuk

pengecekan NIKke server dukcapil.

c. Pendataan KJP dalam satu tahun

dibuat menjadi 2 tahap, Untuk

Tahap 1 hanya dilakukan

pengecekan dukcapil, apabila siswa

terdaftar di data kependudukan

Prov. DKI Jakarta maka siswa

dapat menjadi penerima KJP.

Tahap 2 selain mengecek siswa

terdaftar di dukcapil, juga mengecek

jenjang dan kelas siswa, apabila

siswa telah terdaftar di satu sekolah

dan mendaftar di sekolah lain

karena naik jenjang maka dilakukan

mutasi oleh pihak sekolah yang


12/27


d

baru, Sistem memberikan

peringatan bahwa siswa telah

terdaftar di sekolah lain dan

diharapkan melakukan mutasi, dan

siswa tersebut tetap akan mengikuti

proses verifikasi, kelengkapan

berkas dan proses lainnya.

d. Terdapat Pula pengecekan Umur,

apabila NIK yang didaftarkan

Berusia lebih dari 20 tahun atau

Kurang dari 6 tahun, maka akan

muncul peringatan, apakah yakin

NIKyang dimasukan sudah benar?

e. Setelah siswa berhasil melalui

Pengecekan NIK, maka akan tampil

form seperti di gambar f.


13/27


ff. Isi semua field Biodata

Siswa.

g. Isi semua field Data Pribadi

Siswa. Untuk field NPWP jika

tidak punya NPWPkosongkan

saja.

h. Isi semua field Data Wali

(nama yang akan menjadi

QQ di buku tabungan).

Untuk field NPWP jika tidak

punya NPWPkosongkan saja.

i. Isi semua field Kontak

Darurat (orang selain wali,

dan tidak boleh sama

dengan wali).

j. Klik tombol Simpan untuk

menyimpan data siswa yang

telah diinput. Setelah

tersimpan, data siswa

tersebut berada di tab

Sementara.

k. Klik tombol Batal untuk

membatalkan.


14/27


5

5. Tampilan tab Sementara.

6. Klik NIK siswa atau klik tombol Edituntuk mengedit data siswa.

7. Klik tombol Verifikasi/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab

Verifikasi, terdapat pesan apakah siswa akan diverifikasi ? klik tombol OK jika

siswa sudah siap untuk diverifikasi, dan klik tombol Batal jika siswa belum siap

untuk diverifikasi.Untuk pendataan KJP tahap 2 jika ada data siswa yang naik

jenjang setelah klik tombol Verifikasi/Ceklis Hijau, maka data siswa akan

langsung berada di tab Persetujuan Kepala sekolah, karena berasumsi siswa

tersebut telah diverifikasi, telah direkomendasi, dan telah melengkapi berkas.

8

8. Tampilan tab Verifikasi.

9. Klik NIK siswa untuk mengedit data siswa.

10. Klik tombol Kembaliuntuk kembali ke tab Sementara.

11. Klik tombol Input untuk menginput hasil verifikasi yang telah dilakukan oleh

verifikator yang mengunjungi siswa calon penerima KJP.

12. Klik tombol Formuntuk mencetak form verifikasi.

13. Klik tombol BAP untuk mencetak form BAP yang digunakan untuk bukti yang

menyatakan layak dan tidak layaknya siswa menerima bantuan KJP.

14. Jika siswa tersebut tidak layak klik tombol Bataluntuk memindahkan data siswa ke

tab Dibatalkan.

15. Jika siswa tersebut layak klik tombol Layak/Ceklis Hijauuntuk memindahkan data

siswa ke tab Rekomendasi.


15/27


16

16. Tampilan form Input Hasil Verifikasi. Untuk menginput hasil verfikasi sebagai berikut :

a. Isi semua kriteria Informasi Anggota Rumah Tangga sesuai Instrumen Tinjauan

Lapangan yang telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.

b. Isi semua kriteria Kondisi sosial-ekonomi sesuai Instrumen Tinjauan Lapangan

yang telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.

c. Isi semua kriteria Aset Rumah Tangga sesuai Instrumen Tinjauan Lapangan yang

telah diisi oleh verifikator berdasarkan hasil visitasi.

d. Pilih nama Verifikator yang telah melakukan visitasi kepada siswa calon penerima

KJP.

e. Klik tombol Pilih File/Choose File pada field Form Verifikasi untuk Upload File

Form Verifikasi/Instrumen Tinjauan Lapangan.

f. Klik tombol Pilih File/Choose File pada field Gambar Tempat Tinggal untuk

Upload Foto Rumah/Tempat Tinggal siswa calon penerima KJP.

g. Klik tombol Simpanuntuk menyimpan hasil verifikasi yang telah diinput.

h. Klik tombol Bataluntuk membatalkan.


16/27


17

18

17. Tampilan form Verifikasi yang siap dicetak.

18. Tampilan formBAP yang siap dicetak.


17/27


19

19. Tampilan tab Rekomendasi. Untuk membuat surat rekomendasi secara

kolektif/perorangan sebagai berikut :

a. Masukan no rekomendasi pada field Input No Rekomendasi.

b. Klik tombol Cetak Rekomendasi untuk mencetak surat rekomendasi. Satu no

rekomendasi dapat digunakan untuk banyak siswa/kolektif dan dapat digunakan juga

untuk perorangan. Contoh, dalam tab Rekomendasi terdapat 30 siswa yang siapdirekomendasikan. Masukan nomor rekomedasi, contoh AV14253637276156, lalu

klik Cetak Rekomendasi. Maka ke 30 siswa tadi memiliki nomor rekomendasi yang

sama. Apabila ada siswa yang tertinggal, cetak dengan no rekomendasi yang

berbeda.

c. Klik tombol Cetak Excel untuk mencetak daftar nama-nama siswa calon penerima

KJP yang berada pada tab Rekomendasi.

d. Klik tombol Kirim/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab Kelengkapan

Berkas dan untuk mengirim data siswa ke PTSP domisili sekolah sesuai dengan

Kelurahan yang telah dipilih pada Data Pokok Sekolah.

e. Setelah sukses mengirimkan data siswa ke PTSP, lalu kirimkan Surat

Rekomendasi dan Daftar Nama-nama Siswa yang telah direkomendasi dari pihak

Sekolahkepada pihakPTSP domisili sekolah sesuai dengan Kelurahan yang telah

dipilih pada Data Pokok Sekolah.

f. Klik tombol Kembaliuntuk kembali ke tab Verifikasi.


18/27


20

24

20. Tampilan tab Kelengkapan Berkas.

21. Klik tombol Kembaliuntuk memindahkan data siswa ke tab Rekomendasi.

22. Klik tombol Input Nomor Berkas untuk menginput Nomor Surat Rekomendasi

Sekolahdan No SKTM dari PTSP.

23. Klik Persetujuan Kepsek/Ceklis Hijau untuk memindahkan data siswa ke tab

Persetujuan Kepsek.

24. Tampilan form Input Nomor Berkas. Untuk menginput nomor berkas sebagai berikut :

a. Isi field Nomor Surat Rekomendasi Sekolah sesuai dengan nomor rekomendasi

yang diberikan pihak Sekolahkepada pihak PTSP.

b. Isi field No SKTM dari PTSP sesuai dengan nomor SKTM yang diberikan pihak

PTSPkepada pihak Sekolah.

c. Klik tombol Simpanuntuk menyimpan Nomor Surat Rekomendasi Sekolah dan No

SKTM dari PTSP yang telah diinput.

d. Klik tombol Tutupuntuk membatalkan nomor yang telah diinput.


19/27


25

31

25. Tampilan tab Persetujuan Kepsek.

26. Klik tombol Setujuuntuk menyetujui dan memindahkan seluruh data siswa yang berada

di tab Persetujuan Kepsekke tab Disetujui.

27. Klik tombol Kembaliuntuk memindahkan data siswa ke tab Kelengkapan Berkas.

28. Klik tombol Lihat Verifikasiuntuk melihat hasil verifikasi siswa.

29. Klik tombol Lihat Berkasuntuk melihat berkas-berkas siswa.30. Klik tombol Bataluntuk membatalkan data siswa calon penerima KJP.

31. Tampilan form Lihat Verifikasi.


20/27


32

35

32. Tampilkan form Lihat Berkas.

33. Klik tombol Tampilkanuntuk menampilkan berkas yang telah diupload.

34. Klik tombol Unduhuntuk megunduh berkas yang telah diupload.

35. Tampilan form Pembatalan Penerima KJP. Untuk membatalkan data siswa calon

penerima KJP isi alasan pembatalan pada field Alasan Pembatalan, lalu klik tombol

Simpan.


21/27


36

43

36. Tampilan tab Disetujui.

37. Klik tombol Cetak Persetujuanuntuk mencetak Surat Persetujuan Kepsekmengenai

daftar final siswa penerima KJP.

38. Klik tombol Cetak Daftar Calon Penerima untuk mencetak daftar nama-nama siswa

calon penerima KJP.

39. Klik tombol Cetak Berkas untuk mencetak daftar berkas-berkas siswa calon penerima

KJP.


41. Klik tombol Lihat Berkasuntuk melihat berkas-berkas siswa.

42. Untuk Sekolah Umumbawalah Surat Persetujuan Kepsek, Daftar Calon Penerima,

dan Daftar Berkas yang telah dicetak kepada Kasie Pendidikan Kecamatan untuk

diperiksa dan ditanda tangani. Untuk Madrasah diberikan kepada Kantor Kemenag

Kotauntuk diperiksa dan ditanda tangani.



22/27


44




47

47. Tampilan tab Dibatalkan.

48. Klik tombol Cetak Siswa Yang Dibatalkan untuk mencetak daftar nama-nama siswa

yang dibatalkan menjadi penerima KJP.49. Klik tombol Lihat Verifikasiuntuk melihat hasil verifikasi siswa.


51. Klik tombol Ubah Alasan untuk mengubah alasan pembatalan dan untuk menganulir

pembatalan.


23/27


52

53






24/27


56

56. Tampilan form Ubah Alasan. Untuk mengubah alasan dan menganulir pembatalan

sebagai berikut :

a. Isi field Alasan Pembatalan.

b. Klik tombol Perbaharui Alasan/Ceklis Hijau untuk menyimpan alasan pembatalan

yang telah diperbaharui.

c. Klik tombol Tutupuntuk membatalkan menyimpan alasan yang telah diperbaharui.

d. Klik tombol Anulir Pembatalan untuk menganulir pembatalan data siswa calon

penerima KJP, dan jika berhasil dianulir data siswa tersebut akan kembali ke tab

Sementara.


25/27


57

61

57. Tampilan tab Upload & Cetak Berkas.

58. Klik tombol Upload Berkas untuk mengupload berkas-berkas siswa calon penerima

KJP.

59. Klik tombol Upload Verifikasi untuk mengupload berkas verifikasi dan gambar tempat

tinggal/foto rumah siswa calon penerima KJP.

60. Klik tombol Cetak BAP untuk mencetak form BAP yang digunakan untuk bukti yang

menyatakan layak dan tidak layaknya siswa menerima bantuan KJP.

61. Tampilan form Upload Berkas. Untuk mengupload berkas-berkas siswa calon penerima

KJP sebagai berikut :

a. Klik tombol Pilih File/Choose Fileuntuk memilih berkas siswa yang akan diupload.

b. Klik tombol Uploaduntuk mengupload berkas siswa yang telah dipilih.

c. Klik tombol Tampilkanuntuk menampilkan berkas siswa yang telah diupload.

d. Untuk mengubah No Rekomendasidan No SKTM, masukan No Rekomendasi

atau No SKTMlalu klik tombol Uploaduntuk menyimpan No Rekomendasiatau No

SKTMyang telah diubah.


26/27


62

63

62. Tampilan form Cetak BAP.

63. Tampilan tab Arsip Penerima. Untuk mencari arsip data penerima KJP sebagai berikut :

a. Pilih Tahun KJP.

b. Pilih Tahap KJP.

c. Masukan NIKatau Nama Siswayang ingin dicari.

d. Klik tombol Cari untuk mencari data arsip siswa penerima KJP yang telah difilter

berdasarkan tahun, tahap, dan NIK atau Nama Siswa.




27/27

66

67





[buku panduan] kjp role sekolah v.5

Documents