buku panduan dan latihan submodul pengurusan gaji - hrmis

BUKU PANDUAN LATIHAN

APLIKASI HRMIS SUBMODUL

PENGURUSAN GAJI:

FUNGSI PERUBAHAN

GAJI

KANDUNGAN

1.0

Carta Fungsi Perubahan Gaji & Potongan Peribadi

1-2

2.0 Slaid Penetapan Peranan 3 – 4

3.0 Senarai Semak Peranan 5

4.0 Slaid Penetapan Aliran Kerja 6 - 11

5.0 Senarai Semak Aliran Kerja 12 - 13

Manual Pengguna Perubahan Gaji

6.0 Penerimaan Penyata Perubahan Gaji 14 – 16

7.0 Proses Penyata Perubahan 17 – 22

8.0 Penyediaan Perubahan Gaji 23 – 26

9.0 Pengesah Perubahan Gaji 27 – 29

10.0 Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji 30 – 33

11.0 Potongan Peribadi 34 – 43

CARTA FUNGSI PERUBAHAN

GAJI

Dokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD

OUTPUT

INPUT

SIJIL GAJI AKHIR

MENGURUS TUNTUTAN BAYARAN BALIK UNTUK

PERTUKARAN AGENSI

MAKLUMAT BAUCER JURNAL

MAKLUMAT TUNTUTAN BAYARAN BALIK

PENGIRAAN PEMBAYARAN GAJI

MENGURUS BAUCER JURNAL UNTUK

PERTUKARAN AGENSI

Legend:Kerajaan Persekutuan/Kerajaan Negeri

Agensi Lain

PROCESS

Kesemua Kumpulan Agensi

PENYATA PERUBAHAN

ARAHAN POTONGAN

MAKLUMAT PERUBAHAN GAJI MAKLUMAT

GAJI/BAUCAR JURNAL/BAUCAR BAYARAN

PEMPROSESAN PERUBAHAN GAJI

ARAHAN BAYARANMAKLUMAT YANG BERKAIT DENGAN

GAJI

FUNGSI SUBMODUL GAJI SECARA UMUM

Dokumen Projek HRMIS Kerajaan Malaysia - TERHAD 10

FUNGSI PEMPROSESAN GAJI (PENYATA PERUBAHAN GAJI)

PentadbirPengurusanSaraan

Pentadbir Pengurusan Gaji

PenyemakPengurusanSaraan

PengesahPengurusanSaraan

RBR -> Pengurusan Gaji -> Pemprosesan Gaji -> Penyata Perubahan -> Penerimaan Penyata Perubahan

RBR -> Pengurusan Gaji -> Pemprosesan Gaji -> Penyata Perubahan -> Proses Penyata Perubahan

PY-424

PY-411

Perlu Pembetulan Kew. 8

Pembetulan Penyata Perubahan Gaji

Semakan Penyata Perubahan Gaji

Pengesahan Penyata Perubahan Gaji

Penyediaan Penyata Perubahan Gaji

Agihan Bahagian Khidmat Pengurusan di JPA Bhg lain di agensi yang memproses perubahan gaji.

Capaian: Pemprosesesan Gaji• Penyata Perubahan• Pemprosesan Perubahan Gaji• Senarai Paparan Pemprosesan Gaji• Fail Induk Gaji

Cadangan Pemegang PerananPembantu Tadbir

SUBMODUL PENGURUSAN SARAAN

APY-401


FUNGSI PEMPROSESAN GAJI (PERUBAHAN GAJI SG20)

A

RBR -> Pengurusan Gaji -> Pemprosesan Gaji -> Pemprosesan Perubahan Gaji ->Penyediaan Perubahan Gaji (SG20)

RBR -> Pengurusan Gaji -> Pemprosesan Gaji -> Pemprosesan Perubahan Gaji ->Pengesahan Perubahan Gaji (SG20)

RBR -> Pengurusan Gaji -> Pemprosesan Gaji -> Pemprosesan Perubahan Gaji ->Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji

PenyemakPengurusan Gaji

PengesahPengurusan Gaji

Pentadbir Pengurusan Gaji

PY-403

Perlu Pembetulan SG20

PY-424

PY-425

Data Dihantar ke GFMAS


Capaian: Pemprosesesan Gaji• Penyediaan Perubahan Gaji (SG20)



Capaian: Pemprosesesan Gaji• Pengesahan Perubahan Gaji• Senarai Paparan Pemprosesan Gaji• Fail Induk Gaji

Cadangan Pemegang PerananKetua Pembantu Tadbir/Penolong Pengarah


Capaian: Pemprosesesan Gaji• Penyediaan Perubahan Gaji (SG20)



FUNGSI PEMPROSESAN GAJI (POTONGAN PERIBADI)

RBR -> Pengurusan GajiPemprosesan Gaji ->Potongan Peribadi>Pentadbir Peribadi ->Memohon Peribadi

PY-301

PY-424

RBR -> Pengurusan GajiPemprosesan Gaji ->Potongan Peribadi>Pentadbir Potongan Peribadi ->Pengesahan Potongan Peribadi

PY-303

A

PY-302

PembatalanPotonganPeribadi

PentadbirPotongan Peribadi

PengesahPotongan Peribadi

Agihan Bahagian Khidmat Pengurusan di JPA Bhg lain di agensi yang memproses perubahan gaji.Tadbir

Capaian: • Pemprosesesan Gaji• Potongan Peribadi



Capaian: • Pemprosesesan Gaji• Potongan Peribadi

Cadangan Pemegang PerananKetua Pembantu Tadbir/Penolong Pengarah

SLAID

PENETAPAN PERANAN

SENARAI SEMAK PERANAN

TUGASAN 1

PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN (RBR) – SUBMODUL PENGURUSAN GAJI TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User Profile (Agensi/Agency)) dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN RINGKASAN TANGGUNG

JAWAB NAMA & KAD

PENGENALAN

1. Pentadbir Pengurusan Gaji [Payroll Administrator Faderal/State Gov]

Kod : [05]-> [0508] ->[165]

Penerimaan Penyata Perubahan Proses Penyata Perubahan Jadual Rujukan (Maklumat Perakunan)

2.

Pengesah Pengurusan Gaji [Payroll Verifier Faderal/State Gov]

Kod : [05]-> [0508] -> [307]

Semak Perubahan Gaji Penghantaran Transaksi Pembatalan Perubahan Gaji

3.

Pelulus Pengurusan Gaji [Payroll Endorser Faderal/State Gov]

Kod : [05]-> [0508] -> [166]

Pengesahan Perubahan Gaji Pembatalan Arahan Perubahan Gaji Yang Telah disahkan

4.

Pentadbir Potongan Tidak Wajib

Kod : [05]-> [0508] -> [313]

Memohon Potongan Tidak Wajib Membatalkan Potongan Tidak Wajib

5

Pengesah Potongan Tidak Wajib

Kod : [05]-> [0508] -> [315]

Pengesahan Potongan Tidak Wajib

6.

Pentadbir Pengurusan Gaji [Payroll Administrator Faderal/State Gov ]

Kod: [12]-> [1209]-> [120901] -> [165]

Offline Perubahan Gaji

7.

Pentadbir Aliran Kerja Pengurusan Gaji [Workflow Administrator Payroll]

Kod: [12]-> [1202]-> [157]

Mewujudkan aliran kerja pengurusan gaji mengikut fungsi-fungsinya.

5

SLAID PENETAPAN

ALIRAN KERJA

SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA

TUGASAN AKTIVITI : PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL RBR SUBMODUL

PENGURUSAN GAJI

TUGASAN: Setiap agensi perlu `Selenggara Aliran Kerja dan menetapkan aliran kerja mengikut templet yang telah disediakan oleh agensi yang berkaitan bagi perkara berikut dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

ALIRAN KERJA

KOD

ALIRAN KERJA

RINGKASAN TANGGUNG JAWAB

CATATAN

1. SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: Agency / BU/ AP Penerima: AP/Group

PY-301

[Pentadbir Potongan Tak Wajib] menghantar pemohonan Potongan Tidak Wajib Untuk tujuan Pengesahan kepada [Pengesah Potongan Tak Wajib]

Pentadbir Aliran Kerja Pengurusan Gaji [Workflow Administrator Payroll] [Kod: 157]


PY-303

Untuk membenarkan [Pengesah Potongan Tak Wajib] menghantar Potongan Tidak Wajib kepada [Pengesah Pengurusan Gaji]

-sama-


PY-302

Penghantaran Pembatalan Potongan Tidak Wajib dari [Pentadbir Potongan Tak Wajib] kepada [Pengesah Potongan Tak Wajib]

-sama-

4.

SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: Agency / BU/ AP Penerima: AP/Group

PY-424

Untuk membenarkan [Pentadbir Peng. Gaji] menghantar <Penyata Perubahan Gaji(KEW 8) > kepada [Pentadbir Peng. Gaji] untuk tujuan perkiraan emolumen.

-sama-

12

BIL

ALIRAN KERJA

KOD

ALIRAN KERJA

RINGKASAN TANGGUNG JAWAB

CATATAN

5. SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: AP Penerima: AP/Group

PY-411

Untuk membenarkan [Pentadbir Peng. Gaji] menghantar semula KEW 8 kepada [Pentadbir Peng. Saraan] untuk tujuan pembetulan.

Pentadbir Aliran Kerja Pengurusan Gaji [Workflow Administrator Payroll] [Kod: 157]

6.

SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: AP Penerima: AP/Group

PY-401

Untuk membenarkan [Pentadbir Peng. Gaji] menghantar <Penyata Perubahan Gaji > untuk disemak oleh [Pengesah Peng. Gaji]

-sama-


PY-403

Untuk membenarkan [Pengesah Peng. Gaji] menghantar <Perubahan Gaji> yang telah disemak kepada [Pelulus Peng. Gaji].

-sama-


PY-412 Untuk membenarkan [Pentadbir Peng. Gaji] menghantar <Perubahan Gaji> yang perlu pembetulan kepada [Pentadbir Saraan].

-sama-


PY-425 Untuk membenarkan [Pengesah SG20] menghantar <Perubahan Gaji> yang perlu pembetulan kepada [Penyedia SG20].

-sama-

13

MANUAL PENGGUNA

PERUBAHAN GAJI

PENERIMAAN PENYATA

PERUBAHAN

MANUAL PENGGUNA PEMPROSESAN GAJI A. PENERIMAAN PENYATA PERUBAHAN

1. Klik [Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran],

2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Penyata Perubahan]

dan [Penerimaan Penyata Perubahan].

14

3. Klik menu [Penerimaan Penyata Perubahan]

A. Semakan CO (Kad Pengenalan/COID) Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari].

B. Semakan CO Yang Tersenarai di Paparan Semakan.

Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada. Klik [No Rujukan] bagi CO yang telah dikenalpasti.

Carian mengikut Nama: Isikan nama CO pada ruang nama dan klik butang [Teruskan]. Sistem akan senaraikan CO yang berkaitan. Klik hyperlink Kad Pengenalan yang disenaraikan.

15

4. Pengguna perlu menyemak rekod yang diterima dari Pengesah Penyata Perubahan Gaji(Kew 8).

A. Tiada Pembetulan.

Jika tidak memerlukan pembetulan, terus klik butang [Hantar].

B. Perlu pembetulan:

Jika perlu pembetulan diperingkat ini, klik chek box ”Klik di sini sekiranya memerlukan pembetulan” dan masukkan mesej pada Catatan* yang perlu dibuat pembetulan. Klik butang [Hantar]. Kew 8 tersebut akan dihantar semula ke Pentadbir Saraan untuk pembetulan.

16

PROSES

PENYATA PERUBAHAN

B. PROSES PENYATA PERUBAHAN


2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Penyata Perubahan] dan [Proses Penyata Perubahan].

17

3. Klik menu [Proses Penyata Perubahan]

A. Semakan CO (Kad Pengenalan/COID) Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari]. Kemudia klik butang [Teruskan] seperti di bawah.

B. Semakan CO Yang Tersenarai di Paparan Semakan. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada. Klik [No Rujukan] bagi CO yang telah dikenalpasti.


18

4. Pengguna boleh menyemak emolumen/potongan yang tersenarai. Klik butang [Teruskan] untuk proses seterusnya.

4.1 Klik pada [Papar Penyata Perubahan], [Papar Maklumat Kewangan], [Profil perkhidmatan] dan [Maklumat Peribadi]. Maklumat berkenaan dipaparkan pada hyperlink seperti di bawah. Kemudian klik [Teruskan] untuk meneruskan pengiraan bagi Jenis Perubahan Gaji CO tersebut.

19

4.2 Radio button dipaparkan. Secara defaultnya, sistem akan terus kepada [Paparan Terperinci]. Sekiranya klik pada [Paparan Ringkas], maklumat penyata perubahan akan dipaparkan. Klik pada [Paparan Terperinci], pengiraan bagi emolumen yang berubah akan dipaparkan seperti di bawah. Hyperlink Senarai Semak disediakan untuk dipaparkan.

20

5. Pengguna boleh edit pengiraan yang telah dijana oleh sistem samada Tambah, Hapus atau mengubah tarikh atau amaun seperti di bawah. Kemudian klik [Teruskan] untuk meneruskan proses.

Klik untuk jana semula pengiraan asal.

Klik untuk kemas kini

21

6. Pengguna boleh semak maklumat pendapatan, potongan dan pengiraan.Pada paparan di bawah, emolumen boleh di tambah, hapus dan ubah. Klik [Hantar] untuk menghantar perkiraan kepada Pengesah Pengurusan Gaji untuk tindakan menyediakan SG20.

22

PENYEDIAAN PERUBAHAN

GAJI

C. PENYEDIAAN PERUBAHAN GAJI


2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Pemprosesan Perubahan Gaji] dan [Penyediaan Perubahan Gaji].

23

3. Klik [Teruskan], senarai nama untuk Penyediaan SG20 dipaparkan. Klik butang [Cari] untuk membuat carian mengikut CO yang dikehendaki.

3.1 Klik [Teruskan], paparan seperti di bawah dipaparkan.

3.2 Klik [Cari] untuk membuat carian CO menggunakan No. KP , COID,Nama, No. Pasport.

24

4 Klik hyperlink No. Kad Pengenalan seperti di bawah untuk menyediakan SG20. Semak semua maklumat mandatori yang perlu diisi mengikut Jenis Tindakan dan Sebab Tindakan berdasarkan Jenis Perubahan. Kemudian klik butang [Hantar] untuk menghantar kepada Pengesah Perubahan Gaji.

25

4.1 Klik pada [Papar Penyata Perubahan] dan [Penyelarasan Gaji/Elaun] untuk memaparkan Penyata Perubahan dan Pelarasan Gaji/Elaun.

26

PENGESAHAN PERUBAHAN

GAJI

D. PENGESAHAN PERUBAHAN GAJI


2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Pemprosesan Perubahan Gaji] dan [Pengesahan Perubahan Gaji].

27

3. Klik [Teruskan] atau [Cari] untuk carian CO sama seperti di menu Penyediaan SG20.

4. Klik hyperlink No. Kad Pengenalan seperti di bawah untuk memaparkan Borang Perubahan Gaji.

A. Tiada Pembetulan. Jika tidak memerlukan pembetulan, terus klik butang [Simpan] untuk menghantar Perubahan Gaji tersebut kepada Integrasi.

28

B. Perlu pembetulan:

Jika perlu pembetulan diperingkat ini, klik check box ”Klik di sini sekiranya memerlukan pembetulan” dan masukkan mesej pada Catatan* yang perlu dibuat pembetulan. Klik butang [OK] dan [Simpan]. Perubahan Gaji tersebut akan dihantar semula ke Penyedia Perubahan Gaji untuk pembetulan.

28

PEMBATALAN PERUBAHAN

GAJI

E. PEMBATALAN PERUBAHAN GAJI


2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Pemprosesan Perubahan Gaji] dan [Pembatalan Perubahan Gaji].

29

3. Klik [Teruskan] atau [Cari] untuk carian CO sama seperti di menu Penyediaan SG20.

4. Klik hyperlink No. Kad Pengenalan seperti di bawah untuk memaparkan Borang Perubahan Gaji.

30

PENGHANTARAN TRANSAKSI

PERUBAHAN GAJI

F. PENGHANTARAN TRANSAKSI PERUBAHAN GAJI

1. Klik [Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran].

2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Pemprosesan

Perubahan Gaji] dan [Penghantaran Transaksi].

31

3. Klik menu [Penghantaran Transaksi Perubahan Gaji]. Pilih [Bulan Pemprosesan Gaji] contohnya bulan Oktober, Pilih [Pusat Pembayar] contohnya 904 – KPPA Latihan Dan Saraan dan klik butang [Teruskan].

4. Senarai CO bagi Bulan Pemprosesan Gaji Oktober 2008 dipaparkan seperti di bawah. Klik butang [Hantar] untuk menghantar rekod Penyata Perubahan Gaji ke GFMAS.

31

32

5. Sebelum klik butang [Hantar], rekod CO boleh disemak dengan klik hyperlink No. Kad Pengenalan. Klik pada hyperlink No. Gaji, Pentadbir Gaji boleh menyemak semua maklumat kewangan CO sebelum dihantar dan diproses di GFMAS.

33

POTONGAN PERIBADI

A. POTONGAN PERIBADI


2. Klik menu [Pengurusan Gaji], [Pemprosesan Gaji], [Potongan Peribadi], [Pentadbir Potongan Peribadi] dan [Papar Maklumat Gaji Pemilik Kompetensi].

34

3. Pentadbir Potongan Peribadi

3.1 Papar Maklumat Gaji Pemilik Kompetensi

3.1.1 Klik menu [Papar Maklumat Gaji Pemilik Mompetensi]. Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari].


35

3.1.2 Klik pilihan [Papar Penyata Gaji].

36

3.2 Memohon Potongan Peribadi (Pentadbir Potongan)

3.2.1 Klik menu [Memohon Potongan Peribadi]. Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari].

3.2.2 Klik butang [Teruskan]. Klik butang [Tambah] jika hendak menambah Potongan Peribadi melalui Pentadbir Potongan.


37

3.2.3 Klik butang [Cari]. Klik senarai potongan yang berkenaan.

3.2.4 Pengguna boleh semak jumlah potongan sedia ada dan jumlah

pendapatan secara terperinci pada [Kelayakan Potongan Tidak Wajib(RM)]. Pilih [Bulan Mula Potongan]. Masukkan [Jumlah Potongan(RM)] dan [No. Akaun Potongan]. Jika No. Akaun potongan contohnya ”Tabung Haji” telah dimasukkan pada Modul Rekod Peribadi, pengguna perlu klik [No Akaun] untuk dapatkan maklumat tersebut. Jika telah selesai mengisi maklumat potongan, klik butang [Hantar]

38

3.2.5 Klik butang [Tambah] jika ingin menambah potongan.

39

3.3 Pengesahan Potongan Peribadi

3.3.1 Klik menu [Pengesahan Potongan Peribadi]. Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari].

3.3.2 Klik butang [Teruskan]. Maklumat Potongan Peribadi CO akan dipaparkan. Klik hyperlink [No. Rujukan Permohonan].


40

3.3.3 Pengesah Potongan Peribadi perlu pilih status iaitu [Disahkan/Tidak Disahkan] kemudian klik butang [Hantar]. Maklumat akan dihantar kepada Pengesah Pengurusan Gaji untuk tujuan pengesahan perubahan gaji(SG20) tersebut dan akan dihantar GFMAS (Rujuk langkah C: Semak Perubahan Gaji) .

41

3.4 Pembatalan Potongan Peribadi

3.4.1 Klik menu [Pembatalan Potongan Peribadi]. Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan memasukkan Kad Pengenalan/COID dan klik butang [Teruskan]. Carian melalui Nama juga boleh dilakukan dengan klik butang [Cari]. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa masukkan mana-mana nilai. Klik [No. Rujukan] yang berkenaan.


42

3.4.2 Masukkan maklumat [Status] iaitu ”Pembatalan Dihantar Untuk Disahkan”. Klik butang [Hantar]. Rujuk pekara ”D – Pengesahan Perubahan Gaji” untuk tindakan seterusnya.

43

buku panduan dan latihan submodul pengurusan gaji - hrmis

Documents