buku panduan bem stie wp 2013

Panduan Pelaksanaan Badan Eksekutif Mahasiswa

PANDUAN PELAKSANAAN

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI WIDYA PRAJA TANAH GROGOT

TAHUN AKADEMIK 2012/2013

Disusun oleh

PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN MAHASISWA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

STIE WIDYA PRAJA TANAH GROGOT

BESERTA MENTERI DAN STAFF AHLI TAHUN AKADEMIK 2012/2013


PENGESAHAN BUKU PANDUAN PELAKSANAAN



TAHUN AKADEMIK 2012/2013

TANAH GROGOT, 16 Desember 2012

PRESIDEN DAN WAKIL PRESIDEN MAHASISWA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA STIE WIDYA PRAJA TANAH GROGOT

BESERTA MENTERI DAN STAFF TAHUN AKADEMIK 2012/2013

Hormat Kami,

Ketua DLM,

IKRA NIM. 10011513

Presiden Mahasiswa,

DEDY DARMAWAN NIM. 10011513

Mengetahui,

Pembantu Ketua Bidang

Kemahasiswaan

Ahmad Baihaqi, SE

Ketua STIE Widya Praja

Drs. H. Ishak Usman, MM


KATA PENGANTAR

Alhamdulillah rabbil alamin, segala puji hanya bagi Allah SWT, Shalawat

dan salam senantiasa kami sampaikan kepada junjungan kita Nabi Muhammad

SAW, beserta keluarga, para sahabat dan pengikutnya.

Badan Eksekutif Mahasiswa atau yang sering kita singkat dengan BEM

merupakan suatu badan Organisasi kemahasiswaan tertinggi dalam wilayah

kampus. Hal ini diseabkan karena besarnya tanggung jawab yang harus dijalankan

oleh organisasi itu sendiri dan dinilai perlu adanya pusat koordinasi agar tidak

terjadi diskomunikasi atau benturan kegiatan yang terjadi antara satu organisasi

dengan organisasi lainnya.

Sebagai sarana mahasiswa ke arah perluasan wawasan, peningkatan

kecendekiawanan, dan integritas kepribadian untuk mencapai tujuan perguruan

tinggi, Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja

Tanah Grogot diharapkan dapat mengelola kegiatan dengan baik. Pengelolaan

kegiatan yang baik dan optimal dapat terjadi bila koordinasi antara perguruan tinggi

sebagai lembaga struktural dan organisasi kemahasiswaannya sebagai kelengkapan

non struktural terjalin dengan baik.

Dengan terpilihnya kami sebagai pemimpin Badan Eksekutif Mahasiswa

(BEM) Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot Tahun Akademik

2012 - 2013 maka dipandang perlu adanya Panduan Pelaksanaan BEM sebagai

pedoman dalam melaksanakan kegiatan, sehingga kegiatan yang akan dilaksanakan

memiliki arah dan tujuan yang jelas.

Semoga Panduan Pelaksanaan BEM ini bermanfaat bagi semua pihak.

Dengan harapan kegiatan kemahasiswaan yang mandiri, kreatif, dan bermutu yang

diselengggarakan di STIE Widya Praja Tanah Grogot dapat terwujud.

Penyusun Presiden Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa STIE WIDYA PRAJA TANAH GROGOT Tahun Akademik 2012-2013


BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Manusia diciptakan memiliki akal untuk bisa memikirkan hal-hal yang

luar biasa di sekelilingnya hingga menyadari betapa Agungnya Sang

Pencipta, yang telah menciptakan segala sesuatu tanpa sia-sia, maka

pantaslah puji dan syukur senantiasa kita lantunkan pada Sang Khalik Allah

SWT, Dzat yang Maha Melihat dan Maha Mengetahui apa yang tersembunyi.

Badan Eksekutif Mahasiswa sebagai lembaga kemahasiswaan yang

dipercaya menjalankan amanah besar mahasiswa STIE Widya Praja Tanah

Grogot membutuhkan sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman

kerja selama satu periode kepengurusan. Manajemen yang baik sangat

diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuat

sebuah Buku Panduan Pelaksanaan BEM.

Panduan Pelaksanaan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot adalah

standar tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan oleh BEM STIE Widya

Praja Tanah Grogot untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang

bertujuan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif, efisien,

akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan mekanisme kinerja

organisasi dan mekanisme kinerja dari pelaksanaan program-program kerja

yang telah disahkan maupun belum pada saat rapat kerja.

Panduan Pelaksanaan perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan

oleh para pelaksana yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama

Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja

Tanah Grogot. Panduan Pelaksanaan dibuat secara tertulis sebagai panduan

untuk mempersiapkan, melaksanakan dan mempertanggungjawabkan

sebuah program kerja yang dilaksanakan Badan Eksekutif Mahasiswa

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot.


BAB II

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

B. SEJARAH

Keberadaan lembaga mahasiswa menjadi sangat penting apabila kita

menyadari peran dan fungsi lembaga tersebut terkontribusi dalam

mengimplementasikan ilmu yang di peroleh di bangku perkuliahan kepada

masyarakat luas. Lembaga kemahasiswaan sebagai miniatur lembaga-

lembaga kampus maupun masyarakat juga merupakan suatu wadah untuk

melanjutkan cita-cita kemahasiswaan yaitu menjadikan seluruh kegiatan

lembaga kemahasiswaan sebagai proses pengkaderan yang diharapkan akan

menghasilkan manusia yang intelek, humanis, sosialis dan dinamis.

Salah satu unsur terpenting dalam perguruan tinggi adalah mahasiswa.

Mahasiswa dalam melaksanakan proses akademik tidak terlepas dari

pengaruh faktor internal. Factor internal yang dimaksud adalah kondisi

atmosfer akademik dalam kampus sedangkan untuk faktor eksternal sangat

dipengaruhi oleh kondisi sosial masyarakat, baik yang ada disekitar kampus

maupunn masyarakat secara keseluruhan.

Untuk mewadahi atau menfasilitasi kedua faktor tersebut mahasiswa

sebagai bagian dari civitas akademika yang ada di kampus perlu suatu

wadah dalam menjalankan aspirasinya, baik aspirasi untuk kepentingan

mahasiswa itu sendiri maupun aspirasi masyarakat secara keseluruhan.

Untuk itulah mahasiswa yang ada di Lingkungan STIE Widya Praja Tanah

Grogot perlu suatu wadah untuk menampung dan menjalankan aspirasi serta

memenuhi potensi atau bakat yang ada pada mahasiswa, sehingga

dibentuklah suatu wadah atau lembaga kemahasiswaan yaitu Badan

Eksekutif Mahasiswa ( BEM ).


Pendirian Badan Eksekutif Mahasiswa diawali dengan pembentukan

Musyawarah Keluarga Mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot yang

terdiri dari Perangkat Dewan Legislatif Mahasiswa (DLM) antara lain ;

Pengarah Said Zulkifli Yusuf (Ketua DLM Periode 2010-2011), Ikra (Ketua

DLM Periode 2011 - 2012), Sumilawati (Sekretaris DLM) dan Anggota DLM

STIE Widya Praja Tanah Grogot, BEM Demisioner, UKM (Unit Kegiatan

Mahasiswa) disertai dengan Unsur Perwakilan Kelas.

Sebagai lembaga formal dan independent dalam kampus STIE Widya

Praja Tanah Grogot pembentukan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) diawali

dengan dilakukannya Musyawarah Keluarga STIE Widya Praja Tanah Grogot

yang dilaksanakan pada tanggal 30 Juni – 01 Juli 2012 di kampus STIE Widya

Praja Tanah Grogot.

Melalui kesepakatan forum STIE Widya Praja Tanah Grogot,

terbentuklah Badan Eksekutif Mahasiswa yang ditandai dengan Surat

Keputusan Ketua STIE Widya Praja Tanah Grogot tentang Pembentukan

Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Widya Praja Tanah Grogot Tahun Akademik 2012 – 2013.

C. VISI, MISI, LAMBANG, MOTO DAN ATRIBUT

1. VISI

Mewujudkan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot sebagai Organisasi

Kemahasiswaan yang memiliki peran Ilmu dalam pembentukan kader-kader

yang Kreatif, Inovatif, professional, intelektual, religius dan berakhlak mulia

dalam membangun peradaban.

2. MISI

1. Wadah bagi Mahasiswa dalam menyalurkan aspirasi, bakat dan minat.

2. Membentuk karakter kepemimpinan masa depan dengan penguatan pada

aspek moralitas, intelektualitas, dan mentalitas religius.


3. Membangun profesionalisme dan komunikasi antara organisasi

kemahasiswaan dengan lembaga intra maupun ekstra di STIE Widya Praja

Tanah Grogot.

4. Mengembangkan potensi kreativitas dan keilmuan mahasiswa terhadap

perkembangan teknologi dan informasi.

5. Menjadi perekat seluruh elemen mahasiswa dalam kampus STIE Widya

Praja Tanah Grogot.

6. Mewujudkan serta mengembangkan pengabdian masyarakat dan

pelayanan advokasi untuk mahasiswa.

3. LAMBANG

Lambang BEM STIE Widya Tanah Grogot sebagai Berikut :

Lambang tersebut mengandung arti bahwa :

1. Tulisan Badan Eksekutif Mahasiswa dibagian atas melambangkan bahwa

BEM merupakan organisasi kemahasiswaan tertinggi di lingkungan STIE

Widya Praja Tanah Grogot

2. Sudut Segi Lima sama sisi melambangkan Pancasila yang menjadi azas

dan falsafah almamater.

3. Pohon Beringin melambangkan bahwa BEM Berada dibawah naungan

STIE Widya Praja Tanah Grogot.

4. Pena melambangkan kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan

untuk melaksanakan kegiatan yang terkait dengan pendidikan dan

pengembangan ilmu pengetahuan serta teknologi secara

bertanggungjawab dan mandiri.


5. Kitab atau buku dalam posisi terbuka melambangkan kesempatan kepada

seluruh masyarakat untuk mempelajari ilmu pengetahuan, teknologi serta

mengembangkan minat dan bakat.

6. Anjat melambangkan wadah bekal hidup, budaya dan patriotisme serta

kesiapsiagaan mahasiswa sebagai intelektual muda.

7. Pita dengan tulisan STIE WP melambangkan pengikat sebagai suatu

kebersamaan dan kekeluargaan seluruh Civitas Akademika Sekolah

Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja.

8. Lingkaran dengan tulisan : Badah Eksekutif Mahasiswa STIE Widya Praja

Tanah Grogot melambangkan identitas nama organisasi kemahasiswaan.

9. Warna :

a. Kuning gading : kejayaan, kebesaran, kesejahteraan, kebijaksanaan,

dan kecerdasan.

b. Hijau : kesuburan, kesungguhan.

c. Putih : suci dalam pikiran dan perbuatan.

d. Merah : semangat pengabdian yang tak kenal padam.

e. Coklat : Kekompakan, kekuatan, dan kemampuan.

f. Hitam : ketegaran.

10. Papan nama Badan Eksekutif Mahasiswa STIE Widya Praja ditempatkan

pada halaman belakang pagar.

4. MOTO

BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot memiliki motto “TOTAL DALAM

BEKERJA, KREATIF DALAM BERKARYA DAN LOYAL DALAM

MENGABDI”. Motto ini mengandung makna bahwa :

1. BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot bekerja selalu dengan sepenuh

hati.

2. BEM STIE Widya Praja akan selalu kreatif dalam memberikan karya

yang bermanfaat bagi civitas akademika dan masyarakat disekitarnya.

3. BEM STIE Widya Praja akan selalu loyal dan gigih dalam

memperjuangkan ilmu, mengabdi kepada bangsa, negara dan agama.




4. Badan Eksekutif Mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot mampu

memberikan sumbangsih dalam mengatasi permasalahan –

permasalahan yang dihadapi oleh bangsa dan umat manusia, sehingga

eksistensi BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot sebagai Lembaga

Kemahasiswaan semakin kuat mengakar.

5. ATRIBUT

Atribut BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot adalah bendera berwarna

Kuning, bergambar lambang BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot disertai

dengan Rumbai berwarna Emas.


BAB III

STRUKTUR ORGANISASI DAN JOB DESCRIPTION

Struktur organisasi BEM merupakan gambaran terstruktur dan garis

koordinasi BEM sedangkan Job Description menggambarkan tentang rincian

tugas Badan Eksekutif Mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot.

A. STRUKTUR BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA STIE WIDYA PRAJA

TANAH GROGOT TAHUN AKADEMIK 2012/2013

PRESIDEN MAHASISWA

DEDY DARMAWAN

WAKIL PRESIDEN

ROHMAT AHSAN JARIYAH

MENTERI - MENTERI

PENELITIAN &

PENGEMBANGAN

Said Zulkifli Yusuf

STAFF

Julianto

Wildan Hanif

INFORMASI &

KOMUNIKASI

M. Ali Zharfan

STAFF

Muhammad Nasir

Kholisoh Niamilah

PENDIDIKAN &

KEBUDAYAAN

Abd. Halim Tanjung

STAFF

Abdul Syahril

Nurma Indriyo. W

AKSI & ADVOKASI

Abu Bakar

STAFF

Mahyudin

Jamaluddin

AGAMA

Darmansyah Putra

STAFF

Ernawati

Andri Sulistyo

OLAHRAGA

Miduan

STAFF

Zakaria

Iin Karlina

PEMBERDAYAAN

PEREMPUAN

Syifi Fauziah

STAFF

Najmah

Elita Nurfadillah

KEAMANAN &

HAM

Setio Jatmiko

STAFF

Muhammad Hairi

Rahmatullah

MENTERI KEUANGAN

Rohmat Ahsan Jariyah

STAFF AHLI

Syarifah Maesyaroh

MENTERI KEUANGAN

Rohmat Ahsan Jariyah

STAFF AHLI

Syarifah Maesyaroh


B. JOB DESCRIPTION/TUGAS DAN WEWENANG

1. Presiden Mahasiswa Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas dan kinerja Badan Eksekutif

Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot

selama satu periode kepengurusan.

Sebagai koordinator kebijakan Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot, baik internal maupun eksternal

Menjalankan fungsi kepemimpinan lembaga kemahasiswaan di kegiatan BEM

tingkat STIE Widya Praja Tanah Grogot

Memberikan pengarahan dan pendampingan dalam berjalannya roda organisasi.

Membuat kebijakan strategis Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi

Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot.

Memberikan mandate, mengangkat, dan memberhentikan pengurus serta badan

kepanitiaan lainnya.

Mengkoordinasikan seluruh program dan kegiatan lembaga mahasiswa yang

ada dibawah koordinasi Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu

Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot

Mengkoordinasikan fungsi atau kementerian sehingga tercipta sinergitas

kementerian.

Bertanggung jawab terhadap seluruh kebijakan yang dikeluarkan oleh Badan

Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah

Grogot

2. Wakil Presiden Bertanggung jawab penuh membantu Presiden selama satu periode

kepengurusan serta berwenang dalam membantu menjalankan roda organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot

Menjalankan fungsi koordinasi dan komunikasi antar perangkat kelembagaan

Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot

Melakukan Pendampingan, Pemantauan dan Evaluasi pelaksanaan kegiatan

Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Widya Praja Tanah Grogot

Membantu pelaksanaan fungsi dan tugas Presiden apabila berhalangan. Bertanggung jawab kepada Presiden BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot.

3. Menteri Sekretaris Kabinet Menggantikan fungsi dan kerja Presma dan Wapresma ketika berhalangan Mengatur keadaan internal BEM Melakukan proses pengarsipan terhadap semua kegiatan di BEM


Membangun rasa kekeluargaan dan kesolidan untuk Pengurus Harian BEM

Bekerja sama dengan Staff Ahli Menteri terkait Pengarsipan dan tata kerja Kesekretariatan di BEM

Mengontrol setiap kegiatan dan kebijakan yang ada di BEM Meningkatkan kapasitas dan integritas Pengurus Harian BEM Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi

tiap akhir bulan.

3.1 Staf Ahli Menteri Sekretaris Kabinet Bertanggung jawab dalam pengelolaan fisik kesekretariatan BEM sehingga

terasa nyaman Pengelolaan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot Center sebagai

penampung aspirasi. Memberikan pelayanan kepada mahasiswa dan masyarakat terkait dengan

advokasi. Memberikan laporan secara tertulis kepada Menteri Sekretaris Kabinet dan

Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.

4. Menteri Keuangan Mengatur sistem pengelolaan keuangan BEM Melakukan pengawasan dan pengontrolan terhadap penggunaan dana

BEM. Membentuk komunitas Bendahara lembaga di kampus yang memiliki

moralitas, intelektualitas, dan mentalitas yang baik Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi

tiap akhir bulan

4.1 Staf Ahli Menteri Keuangan Membangun kultur berwirausaha di BEM secara khusus dan kampus

secara umum. Mengadakan kegiatan yang berorientasi keuntungan secara halal dan

tidak mengikat untuk memberikan tambahan dana bagi kegiatan BEM Meningkatkan kemampuan Enterpreneur. Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan

evaluasi tiap akhir bulan.

5. Menteri Penelitian dan Pengembangan Melakukan Perekrutan anggota BEM Membangun jaringan dengan

lembaga lain dalam proses kaderisasi Membentuk kelompok belajar bekerjasama di Lingkungan STIE Widya

Praja Tanah Grogot. Melakukan pendataan mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot,

Membentuk karakter kepemimpinan dengan penguatan pada moralitas, intelektualitas, dan mentalitas.

Melakukan pengawasan dan upgrading skill pengurus dan anggota BEM pada khususnya serta mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot pada umumnya


Bertanggung jawab atas kinerja dari bawahan. Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi

tiap akhir bulan.

6. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Mendukung iklim berbasis riset di kalangan mahasiswa STIE Widya Praja

Tanah Grogot bersama lembaga, dosen, dan managemen untuk mengembangkan kelimuan di lingkungan kampus.

Memberikan pelayanan yang bermanfaat dalam bidang riset dan teknologi untuk mahasiswa dan masyarakat.

Bersama dengan lembaga untuk menjaring potensi kreativitas dan keilmuan mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot.

Membangun kultur menulis di lingkungan BEM dan kampus. Membentuk Komunitas jurnalis di kampus Bekerja sama dengan

Kementerian/Staff Ahli terkait dalam hal pewacanaan dan propaganda isu-isu strategis

Menyalurkan dan mengembangkan minat dan bakat bidang Seni dan Budaya pengurus BEM, UKM maupun warga kampus.

Memberikan apresiasi bagi mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot yang memiliki prestasi dalam bidang Seni dan Budaya.

Bekerjasama dengan UKM dalam mengkordinir dan membina setiap kegiatan minat dan bakat mahasiswa

Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi tiap akhir bulan.

7. Menteri Komunikasi dan Informasi Membangun komunikasi dengan lembaga dan managemen STIE Widya

Praja Tanah Grogot Mempublikasikan permasalahan dan isu-sisu yang berkembang di dalam

atau luar lingkungan kampus Melakukan fungsi pencitraan untuk BEM Mengkordinir semua lembaga di

kampus agar dapat bekerja sama dengan baik Bekerja sama dengan semua Kementerian untuk menjalankan fungsi

kelembagaan Menginformasikan semua jenis kegiatan BEM melalui segala jenis media

yang ada Membuat dan memperkuat media online (FB,SMS,Blog,dll) untuk

mempermudah alur komunikasi dengan lembaga intra maupun ekstra kampus.


8. Menteri Aksi dan Advokasi Memberikan pewacanaan isu-isu strategis kepada semua pengurus BEM

maupun masyarakat kampus. Memberikan Pemahaman pentingnya berpolitik bagi seluruh mahasiswa



Bekerjasama dengan UKM mengkordinir dan membina setiap kegiatan minat dan bakat mahasiswa

Menumbuhkan kepekaan dan kepedulian Advokasi internal BEM serta Membangun jaringan yang dapat mendukung proses advokasi sehingga bisa dirasakan secara optimal

Membangun jaringan dengan lembaga eksternal kampus dan tokoh masyarakat

Meningkatkan pelayanan sosial dan kesejahteraan bagi mahasiswa dan masyarakat

Menumbuhkan rasa solidaritas dan kepedulian sosial di lingkungan Kampus


9. Menteri Agama Mengadakan Majelis Taqlim dalam mengembangkan potensi Keagamaan 2

(dua) Kali dalam 1 (satu) Bulan dan akan dijadikan Kalender Kegiatan Rutin.

Mengkoordinir kegiatan-kegiatan keagamaan dalam kampus Melakukan koordinasi dengan Pengurus Mushalla serta Para Penceramah

dalam pelaksanaan kegiatan keagamaan. Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan evaluasi

tiap akhir bulan.

10. Menteri Pemberdayaan Perempuan

Menyalurkan dan mengembangkan minat dan bakat Perempuan dalam Bidang Kewirausahaan

Memberikan apresiasi bagi mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot yang memiliki prestasi.

Bekerjasama dengan UKM dalam mengkordinir dan membina setiap

kegiatan minat dan bakat mahasiswa.

Memberikan laporan secara tertulis kepada Presma sebagai bahan

evaluasi tiap akhir bulan.

11. Menteri Olahraga

Menjadi fasilitator untuk menyalurkan/membentuk UKM bakat dan minat mahasiswa STIE Widya Praja.

Mengoptimalkan bakat dan minat civitas akademika STIE Widya Praja guna mencetak prestasi.

Menyalurkan aspirasi mahasiswa STIE Widya Praja di bidang bakat dan Minat serta berkordinasi dengan (UKM) Unit Kegiatan Mahasiswa.

Mempererat tali kekeluargaan anatara mahasiswa STIE Widya Praja melalui kegiatan rutin.


Memfasilitasi sarana dan prasarana yang menunjang pengembangan bakat dan minat mahasiswa STIE Widya Praja.

Mengedepankan nilai sportifitas dan kreativitas dalam pengembangan bakat dan minat.

12. Menteri Keamanan dan Hak Asasi Mahasiswa Meningkatkan kualitas dan kuantitas keamanan dan HAM yang

diharapkan dapat berkesinambungan yang menitik beratkan pada usaha-usaha meningkatkan pengetahuan, sikap dan perilaku mahasiswa terutama di bidang sosial sekaligus meningkatkan kepekaaan sosial mahasiswa.

Memberikan bantuan segera kepada mahasiswa dalam keadaan darurat dengan pengerahan segala potensi yang dimiliki civitas akademika.

Melaksanakan suatu program kegiatan yang terencana secara berkesinambungan untuk melakukan pembinaan terhadap suatu Komunitas, lingkungan dan juga sebagai salah satu sarana dalam peningkatan keterampilan dan kepekaan mahasiswa STIE Widya Praja.

Menjaga Keamanan serta Melakukan Koordinasi Kepada Presma serta Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan jika terjadi kegiatan di Luar kampus.


BAB III

PERANAN DAN FUNGSI

A. PERAN BEM STIE WIDYA PRAJA TANAH GROGOT 1. Peran Sosial

Sebagai lembaga publik yang bergerak di bidang sosial, BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot akan banyak bersinggungan dengan berbagai kebutuhan mahasiswa dan masyarakat terutama dalam perubahan sosial. Kepekaan dan kepedulian pengurus BEM akan menentukan tingkat pelayanan yang akan diberikan.

2. Peran Politik Dalam bidang politik, BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot akan tetap mengawal semua kebijakan politik baik dari pihak kampus maupun pemerintah. Dalam hal ini, bukan berarti BEM terlibat dalam kepentingan politik yang hanya mengejar kekuasaan, tapi lebih pada gerakan politik nilai. Yaitu, gerakan yang berorientasi terciptanya nilai-nilai ideal kebenaran, keadilan, humanism (kemanusiaan), profesionalitas, dan intelektualitas dalam seluruh aspek pengelolaan.

B. FUNGSI BEM STIE WIDYA PRAJA TANAH GROGOT 1. Pelayanan

BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot sebagai lembaga public, memiliki fungsi untuk meningkatkan pelayanan terhadap kebutuhan mahasiswa dan masyarakat. Bukan untuk memberikan kepuasan dari setiap keinginan mahasiswa, tapi berusaha untuk mewujudkan tingkat kebutuhan dengan skala prioritas yang paling tinggi. Hingga nantinya target besar BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot bisa tercapai dalam menjalankan fungsi pelayanan.

2. Kaderisasi Sebagai lembaga eksekutif di wilayah Kampus, maka semua kader BEM akan menjadi panutan atau teladan bagi mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot lainnya. Oleh karena itu, moral dan karakter semua kader BEM harus mengalami peningkatan melalui proses kaderisasi ini. Bukan hanya untuk internal BEM, tapi juga untuk membentuk karakter mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot secara keseluruhan.

3. Aspirasi Untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada mahasiswa dan masyarakat, BEM perlu mengetahui tingkat kebutuhan yang sangat prioritas. Dengan demikian maka kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan efektif dan efisien bagi mahasiswa dan masyarakat.


4. Kordinasi BEM sebagai lembaga tertinggi di lingkungan kampus memiliki tanggung jawab mengkordinir lembaga yang ada di bawahnya sehingga fungsi koordinasi yang bertujuan untuk pencapaian tujuan organisasi dapat tercapai.


BAB V

KOORDINASI PENGURUS DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

A. SISTEM KOORDINASI INTERN PENGURUS

1. Pendahuluan

Kepengurusan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot tidak akan berjalan

lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi dan evaluasi yang sangat kuat.

Untuk melaksanakan hal tersebut maka perlu dilaksanakan rapat, baik rapat

dilakukan dalam lingkup pengurus inti (Presiden, Wakil Presiden, Menteri

Sekretaris Kabinet dan Staff Ahli Menteri, Menteri Keuangan dan Seluruh

Menteri), maupun rapat-rapat lainnya seperti; rapat kementerian, rapat

koordinasi, rapat kerja.

2. Rapat

Rapat atau pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur

dan mengevaluasi kemajuan kerja Kementerian selama masa kepengurusan.

Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat

tersebut juga dimungkinkan dapat diketahui oleh semua pengurus BEM STIE

Widya Praja Tanah Grogot.

a. Pimpinan Rapat

1. Rapat pengurus inti dipimpin oleh Presiden BEM STIE Widya Praja

Tanah Grogot atau Menteri Sekretaris Kabinet atau pengurus inti yang

diberikan wewenang.

2. Rapat Kementerian dipimpin oleh Ketua Kementerian atau anggota

Kementerian yang diberikan wewenang.

3. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia

SC, Ketua Kementerian.

b. Undangan Rapat

1. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Menteri Sekretaris Kabinet

kemudian disebarkan Ketua Kementerian.

2. Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia dan

diserahkan kepada humas untuk disebarkan kepada anggota panitia.


3. Macam Rapat

Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Rapat kerja

Pelaksanaan rapat kerja dilaksanakan minimal 2 kali, yaitu pada awal

pembentukan kepengurusan dan Pertengahan kepengurusan BEM STIE


Agenda

a) Rapat Kerja I

Rekomitmen Pengurus Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Presiden BEM Stie Widya

Praja Tanah Grogot. Pembahasan Jobdescription pengurus BEM STIE Widya Praja Tanah

Grogot. Pembahasan Standart Operasional Prosedur BEM STIE Widya Praja Tanah

Grogot. Pembahasan Rencana Strategis BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program dan rencana Kerja. Pembahasan Anggaran Keuangan

b) Rapat Kerja II

Laporan pengurus selama setengah periode Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus Analisis dan Pembahasan Program

b. Rapat Pimpinan

1. Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan.

2. Agenda :

Menentukan kebijakan ditingkat STIE Widya Praja Tanah Grogot bila

tidak memungkinkan dilangsungkan rapat pleno pengurus.

Silaturahmi pengurus

Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan

Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

3. Diikuti seluruh pengurus inti


c. Rapat Kementerian

A. Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

B. Agenda :

Menentukan kebijakan teknis di tingkat Kementerian

Silaturahmi anggota Kementerian

Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.

Penjadwalan aktivitas Kementerian dalam dua pekan mendatang.

Strategi pencapaian program.

C. Diikuti ketua Kementerian, dan seluruh staf Kementerian

d. Rapat Koordinasi Kegiatan

1. Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan

2. Agenda

Membahas hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan. Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan. Penyampaian Jobdesc oleh Ketua Panitia Pembahasan manajemen kegiatan Diakhir pelaksanaan kegiatan dilakukan evaluasi.

B. TATA LAKSANA ORGANISASI

1. Pelaksanaan

Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam

Peraturan Presiden dan Job Description yang disusun Presiden BEM STIE


2. Hierarki kepengurusan

Hierarki hubungan antara pimpinan dan staff kepengurusan adalah komando

sedangkan antar staff kepengurusan adalah koordinasi.

3. Mekanisme Laporan

Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada Presiden BEM STIE

Widya Praja Tanah Grogot paling lambat 2 (dua) minggu setelah kegiatan

dilaksanakan.


Pengurus BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot wajib melaporkan

kegiatan kepada DLM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan

kegiatan.

Jika dalam waktu yang ditentukan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot

tidak memberikan laporan, maka DLM berhak memberikan surat teguran.

4. Mekanisme peringatan

Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai

dengan aturan yang berlaku di BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot,

maka akan diberikan peringatan pertama secara lisan.

Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan

peringatan kedua berupa surat teguran tertulis.

Surat teguran tertulis panggilan akan diberikan jika 2 (dua) kali surat

teguran diabaikan.


BAB V

KEUANGAN

A. ADMINISTRASI KEUANGAN

1) Administrasi keuangan merupakan bagian penting dalam proses pencatatan

pengikhtisaran dan pelaporan keuangan suatu organisasi.

2) Laporan keuangan yang akurat hanya dapat disusun jika setiap transaksi

telah dicatat dengan tepat, maka dalam tahap pencatatan ini, setiap cash flow

yang masuk dan keluar dicatat dalam buku kas, buku tabungan serta

mendokumentasikan sumber asli dari transaksi-transaksi.

B. PENGELOLAAN DAN PENGGUNAAN DANA

1) Ketentuan Umum

a. Pengajuan dana sesuai Pagu Indikatif yang telah ditetapkan hanya dapat

dilakukan oleh Menteri Keuangan dan atau Presiden sepengetahuan

Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan.

b. Semua bentuk administrasi keuangan BEM harus melalui Menteri Keuangan

c. Semua pengeluaran dari BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot harus

menggunakan kwitansi dari Menteri Keuangan dan mendapat persetujuan

Presiden.

d. Hal – hal mengenai pengelolaan dan penggunaan dana BEM STIE Widya

Praja Tanah Grogot yang belum di atur dalam bab ini akan diputuskan

melalui Rapat Pengurus Harian.

2) Kas BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot

a) Dana BEM dikelola secara terpusat oleh Menteri Keuangan dan

Pembantu Ketua II Bidang Administrasi dan Keuangan yang

menyangkut Pertanggung Jawaba dana yang tersedia

b) Pengeluaran dana di luar proker dan bersifat insidental atas persetujuan

Presiden BEM dengan pertimbangan Menteri Keuangan.


c) Menteri Keuangan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot

mempertanggunggjawabkan hasil administrasi keuangan selama satu

periode kepengurusan kepada Kongres di akhir kepengurusan.

3) Dana Kepanitiaan

a. Setiap Menteri dan Staff yang akan menyelenggarakan kegiatan

memperoleh dana dari BEM melalui Menteri Keuangan.

b. Apabila terdapat dana sisa pasca kegiatan, maka seluruh dana yang masih

ada harus dikembalikan ke Menteri Keuangan.

c. Biaya pembubaran panitia diserahkan pada kebijakan Menteri Keuangan

dengan persetujuan Presiden.

d. Seluruh dana sosial disalurkan pada yang berhak menerima.

e. Peminjaman uang di luar kas BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot untuk

kepentingan pelaksanaan kegiatan harus sepengetahuan Menteri

Keuangan dengan dilampiri bukti tertulis.

4) Dana Pendelegasian

Dana dari STIE Widya Praja Tanah Grogot dan atau kas BEM STIE Widya

Praja Tanah Grogot yang digunakan untuk pendelegasian harus

dipertanggungjawabkan oleh delegasi yang bersangkutan dengan cara :

a. Delegasi harus membuat LPJ tertulis yang diserahkan pada Menteri

Sekretaris Kabinet.

b. Membuat laporan keuangan pada Bendahara maksimal 7 hari pasca

kegiatan

c. Sisa dana pendelegasian 100 % harus dikembalikan ke BEM STIE Widya

Praja Tanah Grogot.


BAB VI

ADMINISTRASI

A. PENDAHULUAN

Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan Menteri

Sekretaris Kabinet, baik itu Staff Ahli Menteri Sekretaris Kabinet maupun

skretaris dalam kepanitiaan. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen

yang paling penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan dalam

suatu organisasi. Selain kelancaran administrasi merupakan suatu tolak ukur

keberhasilan organisasi (dalam hal ini BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot).

Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu

dirapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administrative semakin

diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat

penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang

menunjukan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan

kinerja organisasi.

B. SURAT MENYURAT

1. Perlengkapan Surat

a. Kop Surat (Terlampir)

1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo BEM STIE

Widya Praja Tanah Grogot).

2) Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap

mungkin di bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk

mencantumkan nama kota, kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor

faximili (bila ada). penggunaan kertas (jenis dan ukuran kertas) harus

sama/standar setiap kali BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot mencetak

kop surat baru.

3) Tipe huruf Konsisten menggunakan (Book Antiqua, 10) terutama untuk

nama BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot.


b. Memorandum

Yaitu suatu bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar

Kementerian/Staff Ahli). merupakan surat sederhana yang sifatnya formal,

dengan ukuran (terlampir).

c. Amplop Surat

Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat BEM

STIE Widya Praja Tanah Grogot, sebaiknya desain senada dengan kop surat,

dan ukuran standar amplop Kabinet.

d. Stempel/cap

Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang

dikeluarkan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot. Stempel harus

disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena menyangkut nama suatu

organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan kepanitiaan besar.

Pencantumannya dapat dilihat pada bagian wewenang pembuatan surat.

2. Pengelolaan Surat

Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun

berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab

mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah biro Kesekretariatan.

a. Surat Masuk

Standarisasi surat masuk

1) Penerimaan surat

Berkas surat yang diterima Menteri Sekretaris Kabinet terlebih dahulu di

sortir mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus

atau surat-surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan

diproses. Sebaiknya dilakukan lewat pemilahan sesuai tujuan surat

seperti surat bagi Presdien BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot, Menteri

Sekteraris Kabinet, Menteri Keuangan dan Seluruh Menteri.

2) Pencatatan surat

Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.

Berikut point-point yang dapat dicantumkan :


a) Nomor urut

b) Tanggal Masuk

c) Nama dan Alamat Pengirim / Asal Surat

d) Tanggal dan Nomor surat

e) Perihal/ditujukan untuk urusan

f) Pihak yang dituju

g) Lampiran

h) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

No Tanggal

masuk

Tgl & No.

Surat

Alamat

Pengirrim Perihal Penerima Lampiran Ket

3) Penyampaian surat

Setelah dicatat dalam buku registrasi Surat masuk. Lalu diparaf dan

dibubuhi stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal

penerimaaan. Kemudian dibuat lembar disposisi/digandakan, lalu

disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.

4) Penindaklanjutan surat

Bila pihak/Kementerian/Staff Ahli yang bersangkutan perlu membuat

surat balasan, pihak harus memberitahukan kepada Menteri Sekretaris

Kabinet, untuk dibuatkan surat balasan. Bila Kementerian/Staf Ahli yang

bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat sendiri dengan

format yang telah ditetapkan, Kementerian/Staff Ahli tersebut tetap

harus memberitahu Menteri Sekretaris Kabinet untuk meminta nomor

surat.

5) Penyimpanan surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :

a) Menteri Sekteraris Kabinet (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)

b) Kementerian/Staff Ahli yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).


b. Surat Keluar

Standarisasi surat Keluar

1) Pembuatan Surat Keluar

Surat Keluar yang membuat Sekretaris atau Menteri terkait yang sesuai

dengan maksud dan tujuan surat serta yang bertanda tangan di dalam

surat : Internal (Sekretaris atau Menteri Ybs, Presiden Mahasiswa dan

Pembantu Ketua Bidang Kemahasiswaan), Eksternal (Sekretaris atau

Menteri Ybs, Presiden Mahasiswa, Pembantu Ketua Bidang

Kemahasiswaan dan Ketua STIE Widya Praja Tanah Grogot), lalu dicatat

dalam buku registrasi surat Keluar. Berikut point-point yang dapat

dicantumkan :

a) Nomor urut

b) Tanggal Keluar

c) Nama dan Alamat

d) Tanggal dan Nomor surat

e) Perihal/ditujukan untuk urusan

f) Pihak yang dituju

g) Lampiran

h) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Keluar

No

Hari,

Tanggal

Surat

Nama dan

Alamat

Tanggal dan

Nomor Surat Perihal

Pihak

yang

dituju

Lampiran Ket

2) Penyampaian surat

Setelah dicatat dalam buku registrasi Surat Keluar. Lalu diparaf dan

dibubuhi stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal Surat

Keluar. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan.

3) Penyimpanan surat

Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh :

a) Menteri Sekteraris Kabinet (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)


b) Kementerian/Staff Ahli yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).

C. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Untuk memudahkan pengelolaan sistem administrasi dan kesekretariatan

yaitu pengelolaan surat menyurat, surat masuk, maupun surat keluar,

pengarsipannya dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem

pengarsipan surat menyurat perlu diatur sendiri. Unsur-unsur yang penting

untuk dicatat adalah:

1. Nomor urut surat

2. Nomor surat

3. Tanggal diterima

4. Tanggal dikeluarkan

5. Isi surat

6. Asal surat

7. Keterangan

D. PETUNJUK ADMINISTRASI

1. Berita Acara Rapat

a) Setiap Kementerian/Staff Ahli wajib membuat berita acara/risalah rapat

Kementerian/Staff Ahli

b) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Kementerian/Staff Ahli

Judul (sesuai nama Kementerian/Staff Ahli ) Tempat,tanggal Waktu Ketua Rapat Notulen Peserta Agenda Rapat Hasil rapat

c) Berita Acara Rapat Kementerian/Staff Ahli disimpan dan diserahkan pada

Sekteraris Jendral sebagai lampiran laporan bulanan tiap Kementerian/Staff

Ahli.

2. Laporan Bulanan Kementerian/Staff Ahli


1) Setiap Kementerian/Staff Ahli wajib membuat laporan bulanan secara

tertulis, yang diserahkan kepada Menteri Sekretaris Kabinet, Pada Awal

Bulan (SETIAP Tanggal 5)

2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut

a) Pendahuluan b) Laporan Perkembangan Menteri c) Kehadiran dan kinerja Staff Ahli Menteri d) Laporan keuangan e) Evaluasi f) Saran g) Lampiran: Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Menteri Berita Acara rapat Menteri

3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip BEM STIE Widya

Praja Tanah Grogot dan untuk dipublikasikan ke pengurus BEM STIE

Widya Praja Tanah Grogot lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk

print out dan file dalam Flash disc/CD.

3. Laporan Akhir Tiap Kementerian/Staff Ahli

Di akhir kepengurusan setiap Kementerian/Staff Ahli wajib membuat

laporan akhir Kementerian/Staff Ahli secara tertulis. Laporan akhir tiap

Kementerian/Staff Ahli diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai

berikut :

1) Pendahuluan

Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Kementerian/Staf Ahli, hal

yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan

dengan aktivitas Kementerian/Staff Ahli.

2) Deskripsi Tugas


Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Presiden BEM STIE

Widya Praja Tanah Grogot kepada Kementerian/Staff Ahli dalam rangka

mendukung keberlangsungan organisasi.

3) Kondisi Objektif

Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami Kementerian/Staff Ahli ,

biasanya berhubungan dengan kinerja Kementerian/Staff Ahli, jumlah

personil, kerja sama dan koordinasi anggota Kementerian/Staff Ahli serta

peran dan fungsi yang diemban Kementerian/Staff Ahli

4) Program Kerja

Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Kementerian/Staff

Ahli pada saat rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan

selama periode kepengurusan.

5) Realisasi Program Kerja

Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode

kepengurusan oleh Kementerian/Staff Ahli. Pada bagian ini dicantumkan

bagian-bagian berikut :

a) Nama Kegiatan b) Tujuan Kegiatan c) Waktu dan Tempat Kegiatan d) Peserta Kegiatan e) Nara sumber kegiatan f) Gambaran Kegiatan g) Alokasi Dana h) Hambatan-hambatan i) Evaluasi dan rekomendasi

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang

dilakukan untuk memperbaiki hal tersebut untuk memperbaiki kondisi,

fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Kementerian/Staff Ahli

garapannya.


7) Saran dan Rekomendasi

Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala

hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.

8) Penutup

Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.

Laporan akhir Kementerian/Staff Ahli diserahkan kepada Menteri Sekretaris

Kabinet 10 (Sepuluh) Hari sebelum Musyawarah dilaksanakan. Laporan

dikumpulkan dalam bentuk print out dan file dalam CD/Flash disc.


BAB VIII

KEGIATAN BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

A. PENDAHULUAN

Kegiatan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot merupakan realisasi dari

pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan oleh pengurus. Program Kerja

yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis dan

terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau Kementerian secara kepanitiaan

sebagai komponen pendukung berjalannya kegiatan Program Kerja BEM

STIE Widya Praja Tanah Grogot. Unsur sumber daya manusia yang

tergabung dalam tim kerja harus mengetahui ruang lingkup tugasnya

masing-masing selama pelaksanaan Program Kerja BEM STIE Widya Praja

Tanah Grogot, untuk mendukung hal tersebut maka dibutuhkan kejelasan

tugas dan teknis pelaksanaannya, yang dikenal dengan Panduan

Pelaksanaan.

B. PENGERTIAN

Panduan Pelaksanaan BEM merupakan Prosedur sistematis dan terorganisir

yang berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota tim

dalam suatu organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan

prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan keadministrasian yang menjadi

landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh seluruh pengurus BEM


C. TUJUAN

Adapun tujuan di tetapkannya Panduan Pelaksanaan adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas 2. Mengawasi kinerja Kementerian/Staff Ahli dan kepanitiaan agar tidak

terjadi tumpang tindih pekerjaan. 3. Memberi gambaran tugas spesifik sesuai manajemen Kepengurusan BEM



BAB IX

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN

A. PENYUSUNAN

Laporan Pertanggung jawaban yang selanjutnya disebut LPJ merupakan susunan

laporan kegiatan paska acara. LPJ paling lambat disusun 14 hari setelah

pelaksanaan kegiatan. LPJ dibuat rangkap dua, untuk arsip Menteri Sekretaris

Kabinet dan kampus. LPJ terdiri dari :

1. Halaman sampul

2. Lembar pengesahan

3. Pendahuluan

4. Nama kegiatan

5. Tema kegiatan

6. Tujuan kegiatan

7. Waktu dan Tempat Kegiatan (berdasarkan pelaksanaan kegiatan)

8. Deskripsi kegiatan

9. Sasaran kegiatan (kepada siapa kegiatan ditujukan, jumlah riil SDM yang

terlibat)

10. Penutup

11. Lampiran-lampiran

(Susunan panitia, Susunan Acara, dan Laporan Keuangan Kegiatan). Untuk memperkuat LPJ, maka Bukti Pengeluaran Dana, Pre/post Test, Daftar Hadir Peserta, Makalah, Biodata Pembicara, Daftar Surat Masuk/Keluar, dokumentasi (foto yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan, foto yang menunjukkan spanduk, baliho, pembicara, tempat kegiatan), dokumentasi sertifikat, piagam penghargaan.

atau hal-hal lain yang penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan HARUS dilampirkan.

Untuk LPJ kepada DLM tidak disertakan fotokopi bukti pengeluaran dana.


B. MEKANISME PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggung Jawaban dibuat secara tertulis dan disampaikan dalam

forum Musyawarah Keluarga Mahasiswa STIE Widya Praja Tanah Grogot

selanjutnya diberikan kepada pihak DLM.


BAB X

PENUTUP

Demikian Panduan Pelaksanaan BEM ini dibuat. Semoga dengan adanya

buku ini semua kegiatan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot dapat berjalan

dengan baik. Segala aturan yang belum tercantum dalam Panduan

Pelaksanaan Badan Eksekutif Mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi

Widya Praja Tanah Grogot akan diatur dikemudian hari dan semoga

Panduan Pelaksanaan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot ini digunakan

dengan sebaik-baiknya untuk kejayaan BEM STIE Widya Praja Tanah Grogot.

buku panduan bem stie wp 2013

Documents