buku panduan 5s - laman web rasmi majlis ugama islam · pdf filemenyebarkan metodologi 5s...
TRANSCRIPT
1
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang
Buku Panduan AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S))
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaajjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllliiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiissssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssss UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUgggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggggaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaammmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaammmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddddaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaattttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttttt RRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRRReeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeessssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaammmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm M l P h
Buku Panduan 5S 2
KELULUSAN PENERBITAN PANDUAN
DATO’ SRI HAJI WAN ABDUL WAHID BIN HAJI WAN HASSAN SSAP.,SIMP., DSAP., SAP., JSM., AMP. TIMBALAN YANG DIPERTUA MAJLIS UGAMA ISLAM & ADAT RESAM MELAYU PAHANG
Buku Panduan 5S 2 2 1. Apakah itu 5S ?
5S merupakan satu amalan budaya daripada masyarakat Jepun, dengan fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang mampu memastikan standard yang ditetapkan serta menerapkan semangat untuk penambahbaikan berterusan. 5S merupakan singkatan kepada perkataan Jepun iaitu:
S
Bahasa Jepun
Bahasa Melayu
Bahasa Inggeris
1 Seiri Sisih Sort
2 Seiton Susun Systemize
3 Seiso Sapu Sweep
4 Seiketsu Seragam Standardize
5 Shitsuke Sentiasa Amal Self-Discipline
Sisih
Seragam Sentiasa
Amal
Susun
Sapu
Kitaran Amalan 5S
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
Buku Panduan 5S 3 2. Apakah maksud 5S?
Sisih Mengasingkan barang atau dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja
untuk disisihkan dan dilupuskan secara sistematik Susun Menyusun barang-barang yang diperlukan secara teratur dan sistematik
supaya ianya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat setelah digunakan Sapu Membersih dan memeriksa tempat kerja secara berkala dan menyeluruh
supaya tiada habuk atau kekotoran di atas lantai, mesin dan peralatan Seragam Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan
menekankan kebersihan dan kekemasan pada setiap masa Sentiasa Amal Melatih pekerja mematuhi sistem persekitaran berkualiti secara berterusan
supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam organisasi
3. Kenapa 5S?
Tempat kerja lebih bersih dan tersusun Tempat kerja lebih selamat Hasilnya mudah dilihat oleh semua orang Menjana pemikiran kreatif kakitangan Meningkatkan disiplin secara semulajadi Kakitangan berbangga dan menghargai tempat kerjanya Meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap perkhidmatan yang diberikan
4. Apakah 5 perkara utama yang diberikan fokus dalam 5S ?
Kebersihan Kekemasan Kemudah- kesanan
Keselamatan Komunikasi
5. Apakah langkah-langkah permulaan bagi melaksanakan 5S ?
Menubuhkan Jawatankuasa 5S Menetapkan zon-zon 5S dan jawatankuasa kerja bagi setiap zon Menyebarkan metodologi 5S melalui program-program latihan dan kesedaran Melancarkan 5S melalui penetapan Polisi, Objektif atau Slogan 5S
4 Buku Panduan 5S 6. Apakah Polisi A m a l a n 5S Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam
Melayu Pahang ?
“Memastikan persekitaran kerja berkualiti sebagai amalan utama melalui permuafakatan, inovasi dan istiqomah”
7. Apakah Objektif 5S Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang ?
i. Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas dan sistematik untuk keselesaan kakitangan;
ii. Meningkatkan kerjasama antara kakitangan dalam melaksanakan tugasan harian;
iii. Mewujudkan displin yang tinggi dan berhemah di kalangan kakitangan;
iv. Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap kakitangan; dan
v. Meningkatkan mutu perkhidmatan melalui penerapan budaya kaizen (inovasi).
8. Apakah Moto 5S Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu
Pahang?
“___________________________________” 9. Apakah Logo 5S Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu
Pahang?
Penyertaan yang memenangi Pertandingan Mencipta Logo 5S
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
Buku Panduan 5S 5 10. Apakah struktur organisasi bagi amalan 5S Majlis Ugama
Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang?
Jawatankuasa Induk Amalan 5S
Penasihat YDH Dato Sri’ Wan Hj. Abdul Wahid bin Wan Hassan SSAP.,SIMP., DSAP., SAP., JSM., AMP. Timbalan Yang Dipertua
Pengerusi Encik Zaman Azam bin Mohamat Sarif@Ahmat, AAP Setiausaha
Penyelaras Encik Mohd Rozaini bin Jumali Pegawai Teknologi Maklumat
Ketua Jawatankuasa Latihan
Encik Saiful Rizan bin Hamdan Penolong Pegawai Tadbir
Ketua Jawatankuasa Promosi
Encik Muhammad Asyraf Farhan bin Saharil Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
Ketua Jawatankuasa Audit Dalam
Puan safura binti Shodin Penolong Pustakawan
Fasilitator Encik Zulhelmi bin Abdul Halim Akauntan Encik Izhar bin Ahmad Pegawai Ehwal Ekonomi
Ketua-Ketua Zon Puan Norazlina binti Yaakub Pegawai Undang-Undang Ibu Pejabat, PEKAN Cik Suhaida binti Sulaiman Akauntan Ibu Pejabat, PEKAN Encik Mohd Faitullah Bin Sa'adon Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah KUANTAN Encik Mohd Hafis Bin Mohd Saad Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah ROMPIN Encik Mat Daud Bin Awang Kassim Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah MUADZAM SHAH
6 Buku Panduan 5S
Encik Mohd. Azahari Bin Md. Saad Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah TEMERLOH Encik Nik Ahmad Tarmizi Bin Nik Lam Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah MARAN Encik Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah BERA Encik Hazwan Hafiz Bin Abdul Jalil Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah KUALA LIPIS Encik Ab. Halim Bin Chik Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah RAUB Encik Jamaluddin Bin Daud Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah JERANTUT YH Dato Bakar bin Mamat Pengurus Kompleks Asnaf Encik Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah PEKAN Encik Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah BENTONG Encik Pegawai Hal Ehwal Islam Pejabat Cawangan Daerah JENGKA
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
11. Apakah senarai zon -zon 5S yang terdapat di Majlis
Ugama Islam Dan Adat Resam Malayu Pahang?
Secara keseluruhannya, terdapat 15 Zon 5S di Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang seperti berikut:-
Bil. Bahagian/Unit Zon 5S
1
Unit Pentadbiran, Zakat, Dakwah, Masjid, Undang-Undang – Ibu Pejabat
Zon A
2 Unit Kewangan, Teknologi Maklumat, Teknikal – Ibu Pejabat
Zon B
3 Pejabat Cawangan Daerah Kuantan Zon Kuantan
4 Pejabat Cawangan Daerah Pekan Zon Pekan
5 Pejabat Cawangan Daerah Rompin Zon Rompin
6 Pejabat Cawangan Daerah Muadzam Shah Zon Muadzam Shah
7 Pejabat Cawangan Daerah Temerloh Zon Temerloh
8 Pejabat Cawangan Daerah Rompin Zon Rompin
9 Pejabat Cawangan Daerah Maran Zon Maran
10 Pejabat Cawangan Daerah Bera Zon Bera
11 Pejabat Cawangan Daerah Kuala Lipis Zon Lipis
12 Pejabat Cawangan Daerah Raub Zon Raub
13 Pejabat Cawangan Daerah Jerantut Zon Jerantut
14 Pejabat Cawangan Daerah Bentong Zon Bentong
15 Pejabat Cawangan Daerah Jengka Zon Jengka
16 Pejabat Saham Wakaf Kuantan Zon Saham Wakaf
Buku Panduan 5S 7 12. Apakak struktur jawatankuasa kerja yang ditubuhkan di
peringkat zon?
Fasilitator
Ketua Zon
Ketua Jawatankuasa
Promosi (Senarai AJK)
Ketua Jawatankuasa
Latihan (Senarai AJK)
Ketua Jawatankuasa Audit Dalam (Senarai AJK)
13. Apakah fungsi setiap jawatankuasa yang di tubuhkan?
JAWATANKUASA INDUK
Menentukan arah keseluruhan pelaksanaan 5S Membentuk pelan pelaksanaan Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan Menetapkan polisi / peraturan serta garis panduan Menetapkan sistem ganjaran Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit Mengawal pelaksanaan 5S dengan pembentukan standard yang sesuai
JAWATANKUASA LATIHAN
Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman kepada semua warga kerja Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada kakitangan Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan dan pembekal / kontraktor Memastikan setiap warga kerja diberikan peluang untuk menghadiri latihan
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013,
8 Buku Panduan 5S
JAWATANKUASA PROMOSI
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S Memastikan pelaksanaan pelan promosi kea rah membina kesedaran Amalan 5S kepada semua warga kerja Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pelaksana / Induk
JAWATANKUASA AUDIT DALAM
Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian Melantik juruaudit dalaman 5S Menentukan kekerapan aktiviti audit Tentukan bilangan sticker SISIH, SUSUN, SAPU, CEMERLANG yang perlu diberikan Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan
14. Apakah tugas dan peranan setiap anggota jawatankuasa
yang dilantik?
FASILITATOR
Memastikan perjalanan sistem 5S seperti yang dirancang Bertindak sebagai wakil dalam Jawatankuasa Pemandu / Induk 5S Jabatan Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pengurusan atasan Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan 5S
PENYELARAS
Bertindak sebagai wakil dalam Jawatankuasa Pelaksana 5S Jabatan Bertindak sebagai pemudahcara dengan tujuan mengkoordinasi program Menghebahkan maklumat terkini perjalanan program 5S dalam organisasi Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti pelaksanaan Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat Menyimpan rekod / minit mesyuarat
Buku Panduan 5S 9
KETUA ZON
Memberikan latihan kepada ahlinya Mengadakan mesyuarat pendek dengan kumpulan mengenai Amalan 5S Menggalakkan ahli supaya terlibat dengan mesyuarat dan aktiviti 5S Mewujudkan peraturan / disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh ahli
AHLI ZON
Menghadiri mesyuarat yang diadakan Menyertai aktiviti 5S secara aktif Bekerjasama dalam kumpulan Sentiasa memperbaiki dan menambahbaik di tempat kerja
15. Apakah hubungkait antara Amalan Persekitaran Berku aliti
(5S) dan Kitaran PDCA ( Plan-Do-Check-Action)?
ACT
PLAN
- Menentukan polisi dan objektif - Memberikan latihan 5S - Menubuhkan jawatankuasa dan zon
DO - Menjadikan 5S sebagai budaya - Memberikan ganjaran dan pengiktirafan - Penambahbaikan berterusan
- Sisih - Seragam - Susun - Sentiasa Amal - Sapu
CHECK
- Audit Dalaman 5S - Penandaarasan
,
ajlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
10 Buku Panduan 5S
16. Apakah hubungkait di antara Amalan 5S dan 7 Kategor i Pembaziran di tempat kerja?
Amalan 5S boleh digunakan sebagai salah satu ‘tool’ bagi mengurangkan elemen pembaziran yang dikenalpasti daripada 7 kategori seperti berikut:-
BIL. KATEGORI DEFINISI CONTOH
1 Pembaziran disebabkan oleh pengeluaran berlebihan
Menjana lebih banyak maklumat daripada yang diperlukan oleh pelanggan
Mengeluarkan laporan yang tidak dibaca
Membuat salinan dokumen yang tidak diperlukan
2 Pembaziran disebabkan oleh kadar kecacatan meningkat
Hasil kerja yang mengandungi kesilapan,tidak lengkap, atau perlu dipinda
Kemasukan data yang salah
Maklumat yang tidak lengkap
Rekod yang hilang
3 Pembaziran disebabkan faktor masa menunggu/ lewat
Masa yang dibazirkan kerana menunggu peralatan / maklumat / sumber
Menunggu dokumen faks
Menunggu maklumbalas pelanggan dalaman / luaran
Menunggu penyelenggaraan peralatan pejabat
4 Pembaziran oleh faktor inventori
Lebihan maklumat, ataupun bahan yang tidak diperlukan
Alat tulis dan peralatan pejabat
Simpanan rekod yang tidak dirujuk / digunakan
5 Pembaziran oleh faktor pengangkutan
Pergerakan maklumat / peralatan yang tidak menambah nilai
Mencapai atau menyimpan fail
Pergerakan jauh untuk mendapatkan tandatangan pegawai
6 Pembaziran oleh sistem proses
Usaha yang tidak menambah nilai kepada pelanggan
Proses mendapatkan kelulusan
Menggunakan borang lama yang tidak mesra pengguna
Menggunakan perisian komputer yang tidak sesuai
7 Pembaziran oleh faktor pergerakan di tempat kerja
Pergerakan manusia yang tidak menambah nilai
Carian fail
Pengumpulan maklumat
Rujukan dalam manual / katalog/ kertas kerja
Buku Panduan 5S 11 17. Bagaimana warga Pejabat SUK Pahang melaksanakan SISIH-
SUSUN-SAPU-SERAGAM-SENTIASA AMAL?
SISIH-SEIRI
BAGAIMANA ‘SISIH’?
Semasa aktiviti seharian 3S (Sisih, Susun, Sapu) atau 15 minit sebelum balik, setiap orang cuba untuk membuang item / dokumen yang tidak perlu dan mengelak daripada mengumpul barang / bahan yang tidak diperlukan
Pada hari Gotong Royong / Hari 5S / Hari SISIH yang ditetapkan, setiap orang perlu mengenalpasti dan mengasingkan setiap barang / bahan / dokumen yang tidak diperlukan
Aktiviti ini adalah bertujuan untuk memastikan ruang yang terhad digunakan secara optimum dan ekonomikal
Perlu dilakukan di setiap ruang individu disamping tempat-tempat umum dalam pejabat
Kata Kunci: Kenal Pasti Barang Yang Tidak Perlu
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
12 Buku Panduan 5S
SUSUN - SEIKETSU
BAGAIMANA ‘SUSUN’?
Wujudkan tempat khas untuk item-item penting seperti cop dan alat tulis / peralatan pejabat yang sesuai Barang/bahan dan tempatnya ditunjukkan dengan label yang jelas Ikut kaedah ‘Masuk Dahulu Keluar Dahulu’ untuk menyimpan sesuatu Letakkan item di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan Letakkan barang/bahan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Elakkan menyimpan barang pelbagai jenis di satu tempat, gunakan rak atau bekas berasingan Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan rekabentuk yang serupa bersama Alatan yang kerap diguna diletakkan berdekatan dengan pengguna Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barang
Kata Kunci: Tempat Untuk Setiap Barang, Dan Setiap Barang Di Tempatnya
Buku Panduan 5S 13
SAPU - SEISO
BAGAIMANA ‘SAPU’?
Pastikan setiap tempat / peralatan / kawasan hendaklah disapu / dibersih / dijaga secara berkala (setiap jam / setiap hari / sekali seminggu / sekali sebulan / tiga bulan sekali / enam bulan sekali / setahun sekali) Gabungkan aktiviti pembersihan dengan pemeriksaan bagi memudahkan penyelenggaraan serta memastikan jangka hayat peralatan pejabat Tugaskan penjaga setiap mesin (ownership) Amalkan SEISO di ruang individu 5 – 10 minit setiap hari
Kata Kunci: Membersih Dan Memeriksa
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
14 Buku Panduan 5S
SERAGAM - SEIKETSU
BAGAIMANA ‘SERAGAM’? Wujudkan peraturan mudah untuk diikuti dan diamalkan dalam kerja harian Wujudkan panduan untuk rujukan pekerja bagi menjamin kualiti dan standard yang telah ditentukan Antaranya “Standard Operation Procedure” (SOP), “Work Instruction” (WI), Buku Panduan, Carta Alir – “Process flow”, Gambar atau contoh fizikal (dilihat) ataupun Sistem Visual yang jelas Mewujudkan prosedur dan senarai semak harian yang dipamerkan di setiap tempat kerja Memperluaskan konsep tanggungjawab dalam tempat kerja (ownership) Wujudkan prosedur pembersihan dan jadual penyelenggaraan yang dipatuhi oleh semua pekerja dan kontraktor pembersihan yang dilantik
CONTOH 1 CONTOH 2
ETIKA BILIK MESYUARAT BILIK MESYUARAT
PERSON-IN-CHARGE (PIC) (Nama)
Kata Kunci: Cara Terbaik Untuk Melaksanakan Sesuatu
Buku Panduan 5S 15
SENTIASA AMAL – SHITSUKE
BAGAIMANA ‘SENTIASA AMAL’?
Membina kesedaran tentang pentingnya 5S melalui latihan semula Memberikan ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan oleh pekerja Gunakan pendekatan / teknik / strategi untuk mengekalkan aktiviti Memastikan audit dalaman 5S dilaksanakan mengikut jadual Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik Menggunakan kitaran PDCA secara aktif
Kata Kunci: Sentiasa Melaksanakan Kitaran 5S 18. Apakah kunci kejayaan melaksanakan 5S?
Sokongan dan komitmen berterusan daripada pihak pengurusan Bermula dengan kesedaran dan latihan, diikuti dengan pemantauan dan penilaian Pelan tindakan pelaksanaan 5S disediakan oleh setiap jawatankuasa kerja Status pencapaian aktiviti 5S dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan untuk makluman dan tindakan Semua orang mengamalkan 5S dan tiada yang terkecuali Ulangi kitaran 5S supaya ianya menjadi sebahagian daripada budaya kerja
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
16 Buku Panduan 5S
19. Apakah program – program Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) yang telah dijalankan sebelum ini?
Kronologi Program Amalan Persekitaran Berkualiti (5S)
TARIKH
PROGRAM/AKTIVITI
TEMPAT
7 Januari 2013 Taklimat Kesedaran Amalan 5S Dewan Teater, MUIP
8 Januari 2013 Perlantikan Jawatankuasa & Ketua Zon MUIP
15 Januari 2013 Mesyuarat Jawatankuasa Induk Amalan 5S kali pertama
Bilik Mesyuarat Utama, MUIP
18-20 Februari 2013
Kursus Amalan Persekitaran Berkualiti 5S Impiana Resort, Cherating Kuantan
25 Februari 2013
Pengubalan Polisi, Objektif dan Piawaian Amalan 5S Bilik Mesyuarat, Ibu Pejabat
17 Buku Panduan 5S
PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN
AMALAN 5S
Majlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang | 2013
1
PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI MAJLIS UGAMA ISLAM DAN ADAT RESAM MELAYU PAHANG
KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN 1. TUJUAN
1.1 Tujuan bahagian ini ialah sebagai garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang bolehdilaksanakan oleh warga MUIP dalam pelaksanaan Amalan 5S di MUIP.
2. LATAR BELAKANG
Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan 5S MUIP ialahseperti berikut:
2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa pada tahap
yang bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan.
2.2 Keseragaman pelabelan:
2.2.1 tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat;
2.2.2 tulisan (font) Arial dan di bold;
2.2.3 Saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikutkategori pelabelan);
2.2.4 saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm;
2.2.5 warna pelabelan (diperuntukan dalam garis panduan hitam putih adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan
2.2.6 material adalah bersesuaian.
2.3 Terkeluar dari pe persekitaraan taska atau tadika ;
2.4 Keseragaman warna penandaan; dan
2.5 Keseragaman material.
2
3. TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S
Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di MUIP iaitu:
3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan;
3.2 Ruang Pejabat;
3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai;
3.4 Bahagian Pengeluaran;
3.5 Tempat Penyimpanan/Stor;
3.6 Tempat Umum;
3.7 Kawasan Persekitaran Jabatan;
3.8 Keupayaan Sumber Manusia; dan
3.9 Keselamatan Persekitaran.
4. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
4.1 Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S;
4.2 Carta Organisasi Amalan 5S;
4.3 Carta Perbatuan/Gant Chart;
4.4 Nama-nama Kumpulan;
4.5 Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action);
4.6 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S(gambar);
4.7 Info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi;
4.8 Slogan Amalan 5S;
4.9 Buletin berkaitan Amalan 5S;
4.10 Zon 5S;
4.11 Jadual Giliran bertugas;
3
4.12 Jadual perjumpaan kumpulan;
4.13 Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di sudut 5S mengikut jadual yangdirancang;
4.14 Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan
atau berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika;
4.15 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan
4.16 Kaedah penyaluran penyampaian:
a. Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding /papan kenyataan); b. Secara maya; dan c. Kedua-dua di atas (a) dan (b).
5. RUANG PEJABAT
5.1 Lantai
5.1.1 Lantai tidak basah dan sentiasa bersih dari sebarang kekotoran;
5.1.2 Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudutatau di bawah peralatan perabot dan perhiasan;
5.1.3 Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang
berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan
5.1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.
5.2 Peralatan Pejabat
5.2.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa bolehdigunakan dengan selamat;
5.2.2 Cermin tingkap sentiasa bersih, manakala yang pecah segera
diganti;
5.2.3 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
5.2.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan
isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dandiasingkan; dan
4
5.2.5 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkanmengikut kesesuaian
5.3 Susun Atur Peralatan Pejabat
5.3.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaanbaik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
5.3.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya
dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
5.3.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses
sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampirandengan work station pegawai.
5.4 Susunan Fail
5.4.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
5.4.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaiandalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail);
5.5 Hiasan Dalaman
5.5.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimatdiselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
5.5.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagampelanggan, dasar kualiti dsb);
5.5.3 Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih
serta ada penyelenggaraan berkala;
5.5.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
5.5.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);
5.5.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium
dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlupenyelengaraan dan berfungsi dengan baik);
5
5.5.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan
sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan
5.5.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
5.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
5.6.1 Tanda nama Bahagian/Unit yang berkaitan dengan aktivitipentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja;
5.6.2 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yangPADAM
pada plug lampu yang terbabit;
5.6.3 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilikpegawai; dan
5.6.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yangstrategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
5.7 Ruang Kerja Terperingkat
5.7.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal danKawasan Kerja Larangan;
5.7.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, dan
selesa;
5.7.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan denganmemenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkandalam peraturan keselamatan);
5.7.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
5.7.5 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
5.8 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))
5.8.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dandipamerkan di ruang yang strategik;
5.8.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks;
6
5.8.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan
tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutannombor siri fail;
5.8.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum
tamat waktu bekerja;
5.8.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesananfail yang sedang digunakan;
5.8.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet
besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;
5.8.7 Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual;
5.8.8 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
5.8.9 Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan failterperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;
5.8.10 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat
dan diparkirkan; dan
5.8.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
5.9 Ruang Kaunter
5.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
5.9.2 Persekitaran kaunter sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas;
5.9.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yangstrategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
5.9.4 Maklumat korporat MUIP atau bahagian boleh dipamerkan tetapi
tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan);
5.9.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
5.9.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
7
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;
5.9.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan (optional); dan
5.9.8 Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:
5.9.1.1 Buku kedatangan pelawat;
5.9.1.2 Telefon;
5.9.1.3 Set computer dan capaian Internet;
5.9.1.4 Direktori telefon pegawai MUIP; dan
5.9.1.5 Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan.
5.10 Bilik Pemandu
5.10.1 Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstationpegawai;
5.10.2 Bilik pemandu:
5.10.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;
5.10.2.2 Perabot (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan
kemas dan teratur;
5.10.2.3 Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklahditutup apabila bilik tidak digunakan;
5.10.2.4 Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah
sentiasa dijaga;
5.10.2.5 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan
5.10.2.6 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi;
5.10.3 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
8
6. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
6.1 Lantai
6.1.1 Pastikan lantai tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; dan
6.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas
lantai di sekitar ruang kerja.
6.2 Meja (Di atas Meja)
6.2.1 Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan;
6.2.2 Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan
(optional);
6.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
6.2.4 Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling; dan
6.2.5 Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat).Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
6.2.6 Alat tulis diletakkan di dalam bekas dengan kuantiti
yang munasabah; dan
6.2.7 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
6.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)
6.3.1 dan perlu memastikannya tidak berbau dan bersih;
6.3.2 Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak
sepasang kasut dan sepasang selipar;
6.3.4 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan denganmenggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabelcasing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok;
6.3.5 CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja
9
atau di sisi meja; dan
6.3.6 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secaragunasama.
6.4 Laci Meja
6.4.1 Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:
6.4.1.1 Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan
6.4.1.2 Laci 3/dibawah sekali bagi urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri menggunakan warna hitam putihbersaiz 18 Arial).
6.4.2 Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci;
6.4.3 Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja;
6.4.4 Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikutkesesuaian bagi mengisi alat tulis;
6.4.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, perlu diletakkan di
dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan
6.4.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barangyang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak bolehbercampur.
6.5 Dinding/patition pegawai
6.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing termasuk bilik pegawai: 6.5.1.1 Tanda Nama Penuh;
6.5.1.2 Jawatan;
6.5.1.3 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7);
6.5.1.4 Senarai tugas; dan
6.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh:nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail;
6.5.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur; dan 6.5.4 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A4 untuk
10
hiasan.
6.6 Kerusi
6.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;
6.6.2 Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas
di dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengankemas di belakang kerusi; dan
6.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
6.7 Komputer dan pencetak
6.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;
6.7.2 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan
6.7.3 Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporatJabatan/Bahagian khususnya yang kerap berurusan dengan pelanggan.
6.8 Sistem fail
6.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
6.8.2 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan didalam kabinet fail;
6.8.3 Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampal pada partition; dan
6.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur ;
6.9 Bilik Pegawai
6.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalahjuga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
6.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
6.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segikuantiti; dan
6.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan
11
teratur dan bersih.
6.10 Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot)
6.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alihhendaklah disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianyadisimpan;
6.10.2 Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan
berkenaan; dan
6.10.3 Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul sampah label dan pemakiran terletak di bawahtapak bakulsampah dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam seperti di Lampiran 1).
7. BAHAGIAN
PENGELUARAN
7.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi
7.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, silapastikan ia dibaiki dengan cepat;
7.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan
perlu dilabelkan dengan nama alatan;
7.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehidan disimpan semula;
7.1.4 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak
kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;
7.1.5 Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ketempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan;
7.1.6 Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/
perkhidmatan. Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual
12
boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja; dan
7.1.7 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
7.1.8 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah
dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
7.2 Mesin dan Peralatan
7.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja;
7.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak
berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia bolehmemendekkan jangka hayat mesin;
7.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
7.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) padabahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
7.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian;
7.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan
7.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk
pemantauan mesin. 8. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS))
8.1 Ruang Masuk Stor
8.1.1 Ruang masuk stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
8.1.1.1 Pelan lantai stor;
8.1.1.2 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang); dan
8.1.1.3 jelas;
8.2 Dalam Stor
13
8.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, dan tersusun kemas;
8.2.2 Lantai bersih, dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak diperlukan;
8.2.3 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/
komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
8.2.4 Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis;
8.2.5 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari;
8.2.6 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam
stor;
8.2.7 Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor;
8.2.8 Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuanatau arahan kepada pekerja lain;
8.2.9 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan
berfungsi (contoh: tangga dan troli);
8.2.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepadaperaturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan danpenyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
8.2.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
8.3 Simpanan Barang Stor
8.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalangkerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
8.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu
Keluar Dulu (MDKD/FIFO);
8.3.3 Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barangyang memerlukan:
8.3.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang
memerlukan suhu rendah;
8.3.3.2 Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedahkepada hawa panas; dan
14
8.3.3.3 Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi
mengelakkan stok tertentu menjadi keras.
8.3.4 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruangyang ada seperti berikut:
8.3.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang
seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;
8.3.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan
8.3.4.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur
kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
8.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dansebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
8.3.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama;
8.3.7 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;
8.3.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahanyang masih boleh digunakan;
8.3.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat
yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
8.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borangKew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan
8.3.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi memantau kebersihan bilik.
15
8.4 Simpanan Barang Toxic
8.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikutkawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
8.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan
simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
8.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidakdigunakan lagi;
8.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang
toxic berkeadaan baik;
8.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;
8.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan
8.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yangstrategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
8.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
8.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
8.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;
8.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan
8.5.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di dinding danberparkir;
8.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan
hose reel);
8.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;
8.5.4 Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defusergrill);
8.5.5 Emergency Light;
8.5.6 Addressable Speaker System;
8.5.7 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual;
8.5.8 dipamerkan dengan jelas; dan
16
8.5.9 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai danberparkir.
9. TEMPAT UMUM
Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:
9.1 Lobi Utama
9.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, bersih dan teratur;
9.1.2 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan
baik dan boleh digunakan dengan sempurna;
9.1.3 Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti,Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini ;
9.1.4 Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripadasebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api;
9.1.5 Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian;
9.1.6 Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition;
9.1.7 Keperluan Utama di kaunter adalah seperti berikut:
9.1.7.1 Buku kedatangan pelawat;
9.1.7.2 Telefon;
9.1.7.3 Set computer dan capaian Internet;
9.1.7.4 Direktori telefon pegawai-pegawai MUIP; dan
9.1.7.5 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan
9.1.8 Borang-borang yang berkaitan disediakan dengan teratur kemas dandilabelkan dengan menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;
9.1.9 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas
daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;
17
9.1.10 Sofa disediakan di ruang menunggu;
9.1.11 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGANAPI tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yangmelindunginya;
9.1.12 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya;
9.1.13 Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan;
9.1.14 Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporatdan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia adaboleh dikekalkan dan diselenggarakan);
9.1.15 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran
dan bau yang tidak menyenangkan; dan
9.1.16 Penyambut tetamu hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter LobiUtama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.
9.1.17 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi memantau kebersihan ruangan ini.
9.2 Bilik Rehat Pekerja
9.2.1 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaansempurna dan boleh digunakan dengan baik;
9.2.2 Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan;
9.2.3 Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja;
9.2.4 Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak bacaan;
9.2.5 Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan;
9.2.6 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi,informatif dan efektif; dan
9.2.7 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi memantau kebersihan bilik.
18
9.3 Bilik/Ruang Rehat/Menunggu Tetamu
9.3.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur danboleh digunakan dengan baik;
9.3.2 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, kemas dan
menyenangkan tetamu;
9.3.3 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi,informatif dan efektif; dan
9.3.4 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi memantau kebersihan bilik.
9.4 Surau/Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
9.4.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan dengan baik;
9.4.2 Sentiasa memastikan lantai tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;
9.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;
9.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
9.4.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
9.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan;
9.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling bilik solat
dengan jelas;
9.4.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
9.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
9.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
9.4.11 Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar;
19
9.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;
9.4.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
9.4.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan; dan
9.4.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi memantau kebersihan bilik.
9.5 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang
Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
9.5.1 Sentiasa memastikan lantai bersih dan tiada kekotoran;
9.5.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
9.5.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan
disusun kemas ketika tidak digunakan;
9.5.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
9.5.5 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perluada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumatpencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagampelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain);
9.5.6 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat
selesai;
9.5.7 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitamdiletakkan di tempat yang disediakan;
9.5.8 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
9.5.9 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
9.5.10 Makanan berkuah hendaklah dielakkan; dan
9.5.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
20
9.6 Perpustakaan/Pusat Sumber
9.6.1 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;
9.6.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) biladiperlukan;
9.6.3 Peralatan/kemudahan bersih dan dalam keadaan sempurna serta
boleh digunakan dengan baik;
9.6.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yangdisediakan mencukupi, informatif dan efektif;
9.6.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan
9.6.6 Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.
9.7 Tempat Makan/Kafeteria
9.7.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
9.7.2 Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih;
9.7.3 Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna
serta boleh digunakan dengan selamat;
9.7.4 Penyediaan makanan kepada pelanggan, hendaklah bersih, kemas, teratur serta memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;
21
9.7.5 Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih dan memenuhi cirikeselamatan dan kesihatan;
9.7.6 Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan;
9.7.7 Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk;
9.9.10 Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja /pelanggan boleh diletakkan di Papan Kenyataan di tempat yangsesuai; dan
9.9.11 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif.
9.10 Pantri
9.10.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
9.10.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratursetelah digunakan;
9.10.3 Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu
dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);
9.10.4 Peralatan yang dibenarkan di pantri:
9.10.4.1 Peti sejuk;
9.10.4.2 Microwave;
9.10.4.3 Cerek elektrik;
9.10.4.4 Pembakar roti;
9.10.4.5 Penapis air;
9.10.5.6 Periuk nasi elektrik (rice cooker);
9.10.5.7
Rak pinggan;
9.10.5.8
Water dispenser;
9.10.5.9
Frame Gambar (contoh:
buah-buahan,
poster
pemakanan seimbang); dan
9.10.5.10 Radio atau televisyen
22
9.10.5 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki
selepas digunakan;
9.10.6 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusundengan teratur di dalam almari/rak;
9.10.7 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
9.10.8 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
9.10.9 Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaanbersih (digalakkan menggunakan warna korporat);
9.10.10 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh :dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
9.10.11 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
9.10.12 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebasdaripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;
9.10.13 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan
bau yang tidak menyenangkan;
9.10.14 Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri;
9.10.15 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;
9.10.16 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadualtugasan, peraturan, pemebritahuan ataupun apa-apa arahan yangberkaitan;
9.10.17 Dilarang merokok di dalam pantri; dan
9.10.18 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan bilik.
9.11 Tandas/Tandas OKU
9.11.1 Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempatmengambil wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya;
23
9.11.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
9.11.2.1 Bekas sampah;
9.11.2.2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita);
9.11.2.3 Mesin penyembur pewangi;
9.11.2.4 Soap dispenser; dan
9.11.2.5 Kertas tisu.
9.11.3 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
9.11.4 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tilesdan pintu utama;
9.11.5 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidakbersawang;
9.11.6 Semua lampu berfungsi dengan baik;
9.11.7 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap denganpenyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
9.11.8 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan selamat;
9.11.9 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushingsystem berfungsi dengan sempurna;
9.11.10 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam
bilik air;
9.11.11 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;
9.11.12 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
9.11.13 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik;
9.11.14 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan
sentiasa ada sabun;
9.11.15 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;
9.11.16 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
24
9.11.17 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan
dilekatkan di dalam bilik air;
9.11.18 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
9.11.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan tandas.
9.12 Laluan Utama/ Laluan Awam
9.12.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjanglaluan;
9.12.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika
ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
9.12.3 Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah
disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
9.12.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
9.12.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
9.13 Lif Umum/Lif Bomba/Lif Pemunggah
9.13.1 Lantai lif bersih, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah;
9.13.2 Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal;
9.13.3 Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik;
9.13.4 Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif danmikrofon perhubung berfungsi dengan baik);
25
9.13.5 Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan; dan
9.13.6 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
9.14 Dewan Serbaguna/Auditorium
9.14.1 Lantai bersih, tidak basah dan bersih dari sebarangkekotoran serta sampah;
9.14.2 Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan
selamat;
9.14.3 Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih danmemuaskan keadaanya;
9.14.4 Lampu berfungsi dengan baik;
9.14.5 Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yangmemenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;
9.14.6 Persekitaran bersih, kemas, teratur dan sentiasa dalam terkawal;
9.14.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif; dan
9.14.8 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan dewan.
26
10. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
10.1 Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk
10.1.1 Berada dalam keadaan baik dan sentiasa bersih;
10.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
10.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
10.1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
10.2 Media/Bahan Pameran
10.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notisatau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
10.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
10.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,berimej korporat, kemas dan teratur; dan
10.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah
digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
10.3 Tanaman Pokok
10.3.1 Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luarJabatan/Bahagian;
10.3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan
10.3.3 Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.
10.4 Lot Letak Kereta
10.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih;
10.4.2 Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai;dan
10.4.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan
orang ramai mencari kenderaan masing-masing.
27
10.5 Pos Pengawal
10.5.1 Pos pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, bersih dantidak berhabuk;
10.5.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan;
10.5.3 Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan
10.5.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa
membantu pelanggan.
10.6 Tempat Buangan Sisa
10.6.1 Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikutpiawaian dan keperluan peraturan;
10.6.2 Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan
persekitaran;
10.6.3 Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan buangan sisa;
10.6.4 Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan
pemandangan pekerja/pelanggan; dan
10.6.5 Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.
10.7 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi memantau kebersihan kawasan.
11. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
11.1 Dari segi penampilan diri dan imej:
11.1.1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yangnormal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.
11.2 Perhubungan dengan rakan sejawat;
11.2.1 Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong
royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.
11.3 Perhubungan dengan pelanggan; dan
11.3.1 Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkansenyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sediamembantu.
28
11.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
11.4.1 Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir danberpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.
12. KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerjayang selamat:
12.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang
tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya);
12.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan
tidak dihalang;
12.1.3 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
12.1.4 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
12.1.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);
12.1.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra
pelupusan);
12.1.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman MUIP (contoh :pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dansebagainya);
12.1.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan
segera;
12.1.9 Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklahdilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
12.1.10 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
13. PENUTUP
Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripadaPengerusi Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S MUIP.
29
LAMPIRAN 1
CONTOH PELABELAN DAN PEMAKIRAN
Label Atas Lantai / Parkir Yang Ditentukan
Kedudukan Label Tidak Selaras Di Bawah Bakul Sampah
Kedudukan Label Di Bawah Bakul Sampah Tidak Sepatutnya Kelihatan
30
LAMPIRAN 1
GAMBAR-GAMBAR TELADAN AMALAN 5S
31
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG KERJA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA
32
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG KERJA)
Ihsan : Tabung Haji Sumber : Internet
Sumber : JPA Ihsan : Tabung Haji
Sumber : JPA
33
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (STOR)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
34
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (BILIK FAIL)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
35
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (BILIK FAIL)
Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara
Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara
Ihsan: Jabatan Pendaftaran Negara
36
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (RUANG GUNASAMA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA
37
PERSEKITARAN YANG BOLEH DIIKUTI(RUANG GUNASAMA)
Sumber : JPA (INTAN SABAH) Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Ihsan: TNB, Port Dickson Ihsan: TNB, Port Dickson
38
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (LALUAN UTAMA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA Sumber : JPA
39
PERSEKITARAN UNTUK DICONTOHI (KEKEMASAN WAYAR)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA
40
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS
41
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG KERJA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA Sumber: JPA
42
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (STOR)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA Sumber: JPA
43
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (BILIK FAIL)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA Sumber: JPA
44
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (RUANG GUNASAMA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA
45
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (LALUANUTAMA)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
46
PERSEKITARAN YANG PERLU DIHAKIS (KEKEMASAN WAYAR)
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber : JPA Sumber : JPA
Sumber: JPA Sumber: JPA