BIDANG PENGURUSAN PANITIA

Berdasar

Pekeliling

Ikhtisas

4/1986

3

• Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk

PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat

pendedahan mengenai pengendalian

MESYUARAT YANG BERKUALITI.

• Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang

GAGAL mengendalikan MESYUARAT

secara berkesan.

• Keadaan semasa amat memerlukan

pelaksanaan MESYUARAT yang

BERKUALITI dengan memberi penekanan

terhadap tatacara yang lebih praktikal.

4

• Memberi pendedahan tentang beberapa

fenomena mesyuarat.

• Membicarakan pelaksanaan

MESYUARAT YANG BERKUALITI dari

segi tatacara dan kos efektif.

• Mempertingkatkan KUALITI Pengurusan

Mesyuarat melalui PKPA.

Perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih

untuk mencapai objektif bersama melalui proses

komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza diantara satu

dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan

objektifnya

Mesyuarat diadakan untuk membincangkan & menyelesaikan masalah, membuat keputusandisamping untuk merancang sesuatu kegiatan. Spesifikasinya ialah:

1. Penyampaian dan pertukaran maklumat

2. Kerjasama, penyelarasan dan komunikasi

3. Penyelesaian konflik

4. Halacara dan perancangan masa depan

5. Memperbaiki prestasi kerja semasa

6. Latihan dan pembangunan

7

• Pemahaman, Penerimaan dan Amalan

Mesyuarat.

• Pemikiran, Sikap, Persepsi, dan Reaksi

terhadap Amalan Mesyuarat.

• Gelagat Ahli-Ahli Mesyuarat dan Implikasi

terhadap organisasi.

• Kebijaksanaan Pengerusi

8

• Mesyuarat merupakan komunikasi lisan

yang paling popular dan paling baik untuk

melaksanakan sesuatu kerja supaya

menjadi lebih mudah.

• Pengurusan Mesyuarat sebenarnya

memerlukan gabungan TEORI dan

PRAKTIKAL.

9

• Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa

sudut.

• Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA

• PERSEDIAAN URUSETIA

• Kewibawaan Pengerusi

• Kesediaan Untuk Bermesyuarat

• Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.

10

• Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat

mengikut kelapangan dirinya sendiri.

• Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan

secara “ad hoc”, dan urusetia tidak

mempunyai banyak masa untuk membuat

persiapan, tidak efisien.

• Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman

mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi

pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan

tatacara mesyuarat yang sepatutnya.

11

• Urusetia megedarkan minit mesyuarat

pada hari mesyuarat berkenaan

berlangsung.

• Banyak terdapat kesilapan minit :

format, ejaan dan fakta.

• Tempat mesyuarat : tidak teratur,

peralatan yang tidak berfungsi, dan

suasana yang tidak selesa.

12

• Memonopoli keseluruhan perjalanan

mesyuarat, dan mengenepikan perasaan

ahli-ahli mesyuarat.

• Tidak mengikut agenda dan mengabaikan

peruntukan masa.

• Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana

melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang

tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan

tiada kejelasan keputusan.

13

• Pengerusi tidak begitu bersedia untuk

bermesyuarat, tetapi terikat dengan

penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa

yang memerlukan tindakan segera.

• Urusetia tidak dapat membuat persediaan

mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan

masa, tetapi perlu patuh keapada arahan

Pengerusi (Ketua Jabatan).

• Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana

kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan

agenda.

14

• Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan

untuk bermesyuarat, merungut terhadap

notis mesyuarat yang amat singkat, dan

dibuat secara “ad hoc”.

• Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang

dihadirinya sebagai membuang masa kerana

kelemahan tatacara mesyuarat .

• Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang

diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak

membawanya semasa menghadiri mesyuarat.

15

• Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu,

masalah atau persoalan.

• Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian

terhadap perjalanan mesyuarat :

mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya.

• Ahli Mesyuarat mempunyai agenda

persendirian yang berjadual dan mereka

tidak dapat memberi tumpuan

terhadap mesyuarat yang berlangsung.

17

• Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas

• Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak

• Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa

Mesyuarat

• Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif

• Peralatan : Tidak Berfungsi

• Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas

dan menjadi tempat melepaskan geram.

• Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari

segi masa dan emosi.

• Perjalanan Masa Terlalu Lama.

• Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan

Susulan.

Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan

pengadil mesyuarat. Komitmen pengerusi untuk;

Merancang dan mempengerusikan mesyuarat

Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhir

mesyuarat

Menggalakkan perbincangan dan penyertaan

Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli

Menentukan susunan agenda dipatuhi

Menjaga disiplin mesyuarat

Mengawal perjalanan masa

PERANCANGAN

Kenapa perlu diadakan mesyuarat

Apakah isu yang hendak dibincangkan. Hadkan isu.

Tentukan keutamaan isu

Apakah objektif mesyuarat. Apakah keputusan yang

hendak dicapai.

Siapa yang perlu hadir

Pilih tempat, tarikh dan waktu yang sesuai

Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan dan

bagaimana keputusan akan dibuat.

SEMASA MESYUARAT

1. Awal Mesyuarat

Datang awal untuk menyesuaikan dengan suasana dan ahli-ahli mesyuarat

Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan

Wujudkan suasana yang sesuai dengan mesyuarat denganucapan aluan dan memperkenalkan ahli sekiranya perlu

Maklumkan mengenai tujuan, objektif dan tempohmesyuarat

Maklumkan mengenai prosedur mesyuarat

Meluluskan minit mesyuarat lepas sekiranya ada

Menjelaskan perkara pentadbiran pada awal mesyuarat

SEMASA MESYUARAT2. Perbincangan

Mulakan perbincangan

mengemukakan soalan mengenai isu

menjemput pandangan mengenai isu

menjemput penjelasan/taklimat dari ahli berkenaan

Beri peluang yang sama kepada ahli yang ingin bercakap

Galakkan penyertaan dari semua ahli

Daptkan penjelasan berkenaan perkara tidak jelas

Menahan, menghalang perbincangan tidak berkaitan

Mengawal perjalanan waktu dan pembahagian masa

Mengawal masalah ahli mesyuarat - ahli pendian, banyakcakap, bersikap negatif

Kekalkan suasana harmonis/elak selisih faham

Buat kesimpulan dari masa ke semasa apa yang dibincangkan

SEMASA MESYUARAT

3. Penutup Ulas kembali perkara utama yang telah

dibincangkan

Maklumkan keputusan yang dibuat samadaditolak, diterima, diberi perhatian atau ditunda

Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil

Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuaratakan datang sekiranya perlu

Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telahdirancangkan

SEBELUM MESYUARAT

Menghantar notis

mesyuarat serta semua

dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang

mencukupi

Pastikan agenda mesyuarat serta dokumen untuk edaran

semasa mesyuarat

Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat

Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan

kepada pengerusi sebelum mesyuarat

Siapkan checklist isu-isu penting mesyuarat untuk

panduan pengerusi

Datang awal untuk pastikan semua persiapan

mesyuarat teratur

SEMASA MESYUARAT

Mencatatkan kehadiran ahli-ahli

Membuat catatan untuk penyediaan mesyuarat

Membantu pengerusi semasa mesyuarat

Memberi penjelasan yang diperlukan kepada

mesyuarat

Lain-lain tugas pentadbiran dan house-keeping

SELEPAS MESYUARAT

Menyediakan deraf minit mesyuarat untuk kelulusan

Pengerusi

Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli secepat

mungkin

Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang

dikehendaki

Menyimpan rekod dan dokumen mesyuarat

Berhati-hati menerima jemputan sekiranya anda tidak

jelas sumbangan yang dikehendaki

Sediakan diri lebih awal sekiranya anda perlu hadir

Rancang strategi mesyuarat lebih awal berdasarkan

sumbangan anda dan orang lain

Hadir ke bilik mesyuarat seawal yang boleh

Nilai suasana mesyuarat dan agenda yang tersorok

(hidden agenda) ahli lain

Tentukan timing sumbangan anda

Jangan biarkan masalah personaliti mengganggu

keberkesanan mesyuarat

KESILAPAN MESYUARAT TIDAK TEPATI MASA

MINTA MAAF SEBAB LEWAT

TAK BERSEDIA

RENDAH DIRI

EGO/TONJOL DIRI

DOMINASI MESYUARAT

SUKA CERITA KECEMERLANGAN SILAM

PANDANG REMEH IDEA AHLI

MEMALUKAN AHLI YANG BERI PANDANGAN

PENUGASAN YANG DIBERI TANPA AMBIL KIRA LIMITASI

BUAT KEPUTUSAN TANPA BERBINCANG

ISTILAH /PERKATAAN LUCAH

GAGAL KAWAL PERBINCANGAN

KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Tercabar dengan idea bernas

Keluar dari tajuk mesyuarat

Agenda tiada keutamaan

Meyalahkan orang lain

Keputusan yang tidak mahu di ubah

Anggap perubahan sebagai beban

Suasana tegang dan tidaak selesa

Tidak konseptual

Emosi pengerusi tak stabil

Gelaran yang tidak dihargai

Tiada nama atas meja

Ahli mesyuarat sesat

Ahli kurang keazaman

KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Banyak perkara tertangguh bawa ke hadapan

Ganguan mas amesyuarat

Gangguan momentum

Rahsia tapi bincang terbuka

Dipendek kerana r n r

Penampilan tak senonoh

Etika di cabuli

Terlalu ramai ahli

Ahli penting tak hadir tanpa pengganti

Tiada kemudahan tandas

Bilik mesyurat sempit

Banyak pergerakan dalam bilik mesyuarat

Skrin tak sesuai

KESILAPAN MESYUARAT…samb.. Bilik telus

Bilik berbau

Peemriksaan keselamatan tak di buat

Tiada bilik rehat

Maksud: kertas yang menyenaraikan

perkara yang akan dibincangkan dalam

mesyuarat.

Panduan 1: pengerusi berbincang dengan

setiausaha tentang isi kandungan agenda.

Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda

jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak

pengurusan; dapat dilaksanakan secara

bersurat atau melalui telefon.

3 Agenda

Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.

Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka

ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada

ruangan kosong di bahagian tepi kertas

agenda untuk catatannya.

Salinan Setiausaha … Sama dengan yang

dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi

memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

BENTUK AGENDA

Pendapat yang mengatakan agenda boleh

dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat

adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan

orang yang serius melakukan persediaan

sebelum mesyuarat.

Contoh yang disediakan berasaskan PKPA

2/1991, standard kualiti yang pernah

diamalkan dan pengalaman personal.

Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar

dan perkembangan semasa.

Dapat disusun semula berdasarkan

tanggungjawab individu dalam urus setia.

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

1.Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat

mesyuarat bersama pengerusi.

2. Merancang peruntukan masa setiap agenda.

3. Menempah bilik mesyuarat.

4. Menempah minuman.

5. Menyediakan fail.

6.Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda

dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.

7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).

9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh

1 hari sebelum mesyuarat.

10. Menyediakan salinan kertas kerja.

11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan

pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang

lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas

kerja, hal-hal lain, dan penutup.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi

maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh

dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa

dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,

jenis pakaian.

14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput

dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan,

jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen

berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum

mesyuarat.

16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih

dan kemas.*

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi

disediakan dan jika perlu.*

18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli

mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *

19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan

berfungsi. *

20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,

jika perlu. *

21. Memastikan overhead projector dan peralatannya

disediakan, jika perlu. *

22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah

dibuat. *

*Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran

23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk

menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir.

24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari

sebelum mesyuarat diadakan.

25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan

bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul,

dua hari sebelum mesyuarat.

26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara

memberi penghormatan (address) kepada pengerusi

dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.

27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu

pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat

meninggalkan mesyuarat.

Bil. Butiran

1. Mengedarkan buku kehadiran.

2. Menyimpan buku kehadiran.

3. Mencatat minit mesyuarat.

4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima.

5. Memastikan minuman diterima pada masanya.

6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli

terpilih, jika perlu.

7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh

pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil

sesuatu di pejabat.

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Bil. Butiran

1. Memastikan peralatan dan sisa minuman

dikemaskan.

2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas

mesyuarat.

3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.

4. Menaip draf minit.

5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas

mesyuarat.

6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk

mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari

selepas tarikh mesyuarat.

8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh

pengerusi.

9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.

10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam

tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.

11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang

tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang

diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua

minggu.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Bil. Butiran

12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada

mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit

mesyuarat diedarkan.

13. Mengutip semula borang tindakan susulan.

14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan

membuat ringkasan).

15. Menyemak tindakan susulan.

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi.

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada

semua ahli mesyuarat.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,

standard kualiti yang pernah

diamalkan dan pengalaman

personal perlu dijadikan panduan.

5 Minit

Format PKPA 2/1991 … Format minit

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan

Malaysia terdapat dalam Lampiran A

Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2

Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit

untuk kelulusan pengerusi hendaklah

dikemukakan kepada pengerusi untuk

mendapat persetujuan tidak lewat daripada

tiga hari selepas tarikh mesyuarat

diadakan.

Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang

telah disemak oleh Pengerusi hendaklah

diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak

lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat

diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus

sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.

Minit Padat … Minit direkodkan secara padat,

tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang

dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota

yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut

diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA

2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).* Ada kontroversi.

Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak

mencatatkan keperluan kolum untuk minit.

INTAN dan agensi kerajaan yang utama

mematuhi pekeliling itu.

Tindakan … Perkataan "Tindakan"

dihitamtebalkan dan dikanankan.

Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …

Tidak perlu nama dan tandatangan

setiausaha di akhir minit. Kenyataan

disemak oleh pengerusi, ruangan

tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam

senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan

oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh

pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau

gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam

kurungan dan angka Roman kecil dalam

kurungan.

Ada Sistem Pengesanan … Urus setia

bertanggungjawab mengesan pelaksanaan

keputusan mesyuarat dengan

menggunakan borang khas (Lampiran B).

PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).

Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi

bahagian penutup.

Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat

maklum balas.

Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

Catatkan petikan minit dan hantar kepada

semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat

yang berikutnya.

Dapatkan respons melalui telefon atau secara

bersemuka.

TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X

Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri

Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid

yang Diluluskan

Mesyuarat maklum, mengikut Surat

Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan

murid yang layak menerima RMT pada

tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan

ini sama dengan tahun 2000-2004.

Semakan audit mendapati pertambahan

murid yang layak sehingga tahun 2004

ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan

RMT dapat dimanfaatkan kepada semua

murid yang layak. JPN telah

mengurangkan bilangan hari RMT dari

190 hari kepada 92 hari sahaja.

JPN

Sabah

3.21 ….

TINDAKAN SUSULAN

MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X

Agenda Perkara Tindakan

1

1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidang-bidang lain.

Telah dimaklumkan kepada

staf akademik melalui memo

dalaman.

4

4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan

pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,

semua pihak perlu turun padang untuk

menangani masalah ini bermula pada hari

pertama persekolahan.

Isu ini diberi perhatian

dalam Projek Pensiangan-

Salinatan dan Teaching

School.

5

5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,

PPG, PPD dan juga pihak jabatan

pendidikan negeri perlu diperkemas agar

aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat

dilaksanakan dengan lebih berkesan.

Pemuafakatan maktab

dengan PPG dan PPD amat

baik. Semua program/projek

KPKM, Teaching School,

Pensiangan-Salinatan, dll.

tidak menghadapi masalah.

54

CABARAN PENGERUSI

MESYUARAT

BIJAKSANA MENGENAI TATACARA

MESYUARAT

BERKEPERIBADIAN : TENANG, PERAMAH,

JELAS dan BERPENGETAHUAN

BERWIBAWA

55

MESYUARAT BERKESAN

BERPAKAIAN KEMAS

BERSOPAN-SANTUN

MENYUMBANGKAN IDEA

TIDAK MENYAKITI HATI ORANG

LAIN

56

MESYUARAT BERJAYA

NYATAKAN TUJUAN dan HASIL

MESYUARAT

EDARAN AGENDA

PENGERUSI PERLU MENGAWAL

AGENDA MESYUARAT

TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT

KEPUTUSAN

Terima Kasih